O documento discute o que são formulários, definindo-os como instrumentos do processo administrativo constituídos de palavras, números, espaços e campos. Explica também os tipos de formulários, requisitos para sua elaboração, etapas para criação, características de um bom formulário e objetivos do controle de formulários.

1. FORMULÁRIOS
Adaptado de material do Prof. José Luis Carneiro

2. Formulário é um instrumento do processo administrativo
constituído de:
• Palavras e números
— Dados fixos – impressos no próprio formulário
— Dados variáveis – preenchidos posteriormente
• Espaços ou campos
• Linhas
• Colunas
• Formato
CONCEITOS (1/3)

3. – 3 –
CONCEITOS (2/3)
―Documento que possui campos delineados para
coleta e registro de dados e informações
necessários a sistemas administrativos.‖
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
―Documento que transporta dados e informações
de uma pessoa, ou unidade, para outra.
É a materialização do dado.‖
(ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001)

4. – 4 –
―Documento padronizado, estruturado segundo
sua finalidade específica, possuindo
características e campos apropriados,
destinado a receber, preservar e transmitir
informações, cujos lançamentos são
necessários para definir a natureza ou cobrir
um fluxo qualquer de trabalho, desde seu
início até sua conclusão.‖
(CURY, Antonio. Organização e Métodos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006)
CONCEITOS (3/3)

5. – 5 –
IMPORTÂNCIA DOS FORMULÁRIOS
 Exigências legais e governamentais;
 Importância dos dados e informações:
armazenamento do histórico da organização;
recuperação eficiente e eficaz de dados e
informações.
 Padronizar nas comunicações;
 Facilitar as funções de administração:
planejamento;
organização;
coordenação; e
controle.

6. – 6 –
 Proporcionar valor legal a determinadas operações;
 Uniformizar os procedimentos administrativos:
facilitar o controle dos processos.
 Estabelecer que dados devem ser utilizados em um
processo:
evitar repetição de dados;
facilitar o tratamento de dados e informações.
 Facilitar o fluxo de informações:
facilitar a compreensão dos dados e informações.
OBJETIVOS DOS FORMULÁRIOS

7. Formulários são
confeccionados de acordo
com os padrões internacionais
da International Organization
for Standartization (ISO) ou
de acordo com os padrões
nacionais da Associação
Brasileira de Normas Técnicas
(ABNT).
TIPOS

8.  Formulários Impressos: são confeccionados em
papel, e obedecem aos padrões internacionais
estabelecidos para a utilização em equipamentos
de impressão computadorizados.
TIPOS

9.  Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam
os padrões dos formulários anteriormente
apresentados em ambiente eletrônico, digital.
TIPOS

10.  Fichas: são confeccionadas em papel de maior
gramatura (cartão ou cartolina), obedecem aos
mesmos padrões dos formulários anteriores e são,
geralmente, destinadas ao registro de dados
sintéticos.
TIPOS

11. REQUISITOS para Elaborar Formulários (1/2)
Layout/Desenho
— Prover espaços suficientes;
— Manter distâncias convenientes para o preenchimento (seja
manual ou automatizado);
— Sequência racional/lógica de preenchimento;
— Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao conteúdo que
deve ser preenchido;
— Realçar os elementos principais, obrigatórios, opcionais etc.;
— Aparência ‗clean‘;
— Fonte, tamanho da fonte, nitidez da fonte, cor da fonte etc.
FORMULÁRIOS

12. REQUISITOS para Elaborar Formulários (2/2)
Controle Lógico
— Elaborar em uma sequência lógica, relacionado ao
desenvolvimento dos fluxos que compõem determinado
processo (do geral para o específico);
— Elaborar o formulário a partir das questões
essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do que
deverá ser preenchido, nem mais, nem menos;
— Evitar repetição de preenchimento;
— Elaborar o formulário de forma que seja
identificado, posteriormente, quem preencheu, quando
preencheu, qual é o setor responsável etc.
— Elaborar o formulário de forma que seja usado por todos os
funcionários da organização, quando àquela determinada
atividade/tarefa for desenvolvida.
FORMULÁRIOS

13. ETAPAS para Elaboração (1/3)
 Levantamento de análise das necessidades do setor, do
funcionário, da atividade/tarefa;
 Pensar no nome do formulário (real, caso exista algo similar e
qual é o melhor nome para identificá-lo posteriormente;
 Analisar e definir qual(is) é(são) o(s) objetivo(s) do formulário;
 Analisar se será um único formulário ou se será uma sequência
de formulários;
 Analisar o nível dos funcionários que irão utilizar o formulário;
 Analisar o consumo do formulário:
diário, mensal, anual, sazonal;
 Analisar o controle e avaliação: quem controla, quem avalia;
FORMULÁRIOS

14. ETAPAS para Elaboração (2/3)
 Elaboração do formulário (layout/desenho e do conteúdo de
forma lógica);
– Formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento etc.
 Analisar o custo/benefício do formulário;
 Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas vezes forem
necessárias;
 Submeter o formulário em uma aplicação piloto para detectar
possíveis falhas no preenchimento e controle;
 Reelaborar o formulário a partir da detecção de falhas e submetê-
lo novamente a nova aplicação piloto até que não haja mais
detecção de falha.
FORMULÁRIOS

15. ETAPAS para Elaboração (3/3)
 Inclusão de todos os tópicos necessários;
 Exclusão de todos os tópicos desnecessários;
 Uso de termos coerentes com o jargão da organização;
 Restringir o uso de abreviações e siglas;
 Uso de títulos lógicos que reflitam claramente o que se pretende;
 Observar a questão da numeração, paginação etc. que deve ser
padrão em todos os formulários da organização;
 Informações de identificação: data, nome, assinatura etc.
FORMULÁRIOS

16. – 16 –
PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS (1/2)
 Formulários oficiais x ―marginais‖
muitos tipos com poucas variações (multiplicidade);
usados em pequenas quantidades, baixo custo de produção.
 Pesquisa feita nos EUA
18 empresas;
52.677 modelos diferentes;
7.39
92.61
FORMULÁRIOS (%)
OFICIAIS
MARGINAIS

17. – 17 –
 A administração da empresa tem ―coisas mais importantes
em que pensar‖;
 O órgão de OSM foca:
problemas urgentes que geram papéis;
sistemas avançados de processamento de dados.
 Usuários produzem formulários de acordo com sua
necessidade, à revelia da direção;
 Concepção errônea de ―controle de formulários‖:
controle de estoque e planejamento de compras centralizado.
PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS (2/2)

18. – 18 –
CARACTERÍSTICAS DE UM BOM
FORMULÁRIO
 Uso agradável:
espaço suficiente nos campos;
sequência racional e fácil para preenchimento.
 Preenchimento prático:
sequência de preenchimento igual à origem dos
dados;
seções agrupadas do geral para o particular.
 Redução de erros de preenchimento;
 Redução de custos (processamento e
produção);
 Sistema eficiente de arquivamento.

19. – 19 –
 Levantamento das necessidades;
 Crítica do levantamento:
análise das normas, fluxogramas e informações obtidas por meio
de entrevistas, questionários e observação pessoal;
estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes.
 Planejamento da solução:
elaboração/racionalização de formulários; e
normas e fluxogramas que reflitam a nova situação.
 Apresentação e implantação.
SEQUÊNCIA PARA ELABORAÇÃO DE
UM FORMULÁRIO

20. – 20 –
CONSIDERAÇÕES PARA ESCOLHA
DO PAPEL
 Tipo e qualidade
importância;
uso ou finalidade do formulário;
durabilidade do formulário;
quantidade e destino das vias.
 Dimensões e gramatura
quantidade de cópias;
menores despesas postais;
menores custos (produção e arquivamento).

21. – 21 –
OBJETIVOS DO CONTROLE DE
FORMULÁRIOS
 Reduzir o número de modelos de
formulários;
 Evitar propósitos duplicados;
 Fundir formulários com
funcionalidade semelhante;
 Melhorar a diagramação dos
formulários;
 Definir o ponto de origem em um
processo;
 Padrões para produção/compra
econômica;
 Gerenciar a armazenagem e
distribuição;
 Supervisionar o uso para evitar
reincidência.