Este documento fornece instruções sobre funções de ordenação e pesquisa no Excel. Ele explica como aplicar filtros automáticos e avançados em uma planilha para ordenar e filtrar dados de forma a visualizar informações específicas. Também mostra como usar fórmulas e funções estatísticas nos critérios de filtro.

1. Excel
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2. Introdução
Objetivos de Aprendizagem
No final da lição deverá ser capaz de:
Aplicar operações ordenação e Pesquisa
Filtros automáticos e avançados

3. Funções de Ordenação e Pesquisa
De uma forma simplificada, pode afirmar-se que uma
base de dados é um conjunto de informação que está
armazenada sob a forma de linhas e colunas numa
tabela, em que as linhas correspondem aos registos e
os campos às colunas.
No exemplo seguido, está presente uma base de
dados composta por 11 campos, (categoria, código
artigo, artigo, preço custo, ..., quantidade
encomendar) e por 10 registos, que correspondem a
cada um dos artigos em stock.
Este modo de estruturar a informação permite
uma maior facilidade no
acesso e na gestão dos dados.

4. Funções de Ordenação e Pesquisa
O Excel possui comandos específicos, definidos no
agrupamento (menu)
DADOS [DATA], para o tratamento das bases de dados.
O primeiro comando deste
menu corresponde à ordenação ORDENAR [SORT].
Numa base de dados o nome dos campos deve
corresponder aos títulos das
colunas, indicadores da ordem de ordenação.
Ordene a tabela de artigos ascendentemente por
categorias e descendente-
mente por artigo...

5. Funções de Ordenação e Pesquisa
O Excel possui comandos específicos, definidos no
agrupamento (menu)
DADOS [DATA], para o tratamento das bases de dados.
O primeiro comando deste
menu corresponde à ordenação ORDENAR [SORT].
Numa base de dados o nome dos campos deve
corresponder aos títulos das
colunas, indicadores da ordem de ordenação.
Ordene a tabela de artigos ascendentemente por
categorias e descendente-
mente por artigo...

6. Funções de Ordenação e Pesquisa
Para visualizar unicamente os artigos a
encomendar, comece por selecionar a
totalidade da base de dados, B10:M20,
aceda ao separador DADOS [DATA]
e escolha o comando FILTROS [FILTER].
Surge automaticamente um botão de lis-
tagem em cada campo para facilitar a
criação de filtros. Pressione o botão de lis-
tagem do campo “Situação” e escolha o
valor “A Encomendar”. Automaticamente
a listagem fica reduzida à apresentação
dos artigos em situação de encomenda,
tal como apresentado na figura anterior.

7. Funções de Ordenação e Pesquisa
Para listar os artigos a encomendar,
pertencentes à categoria “CX” deve,
para além do filtro já criado, definir um
segundo filtro. Pressione o botão de lista-
gem, correspondente ao campo
“Categoria”, e seleccione o valor “CX”.
Como resultado deverá obter uma
pequena listagem composta pelos
artigos “Caixa
Organizer” e “Caixa Rolling 40lt”.
Para voltar a visualizar todos os
registos, pode optar por retirar os
filtros
aplicados em cada um dos campo ou
aceder à opção FILTROS [FILTERS] do sepa-
rador DADOS [DATA] e escolher o
comando LIMPAR [CLEAR].

8. Funções de Ordenação e Pesquisa
Os filtros automáticos também permitem
definir critérios mais precisos para a
extração de registos da base de dados.
Para listar os artigos cujo preço de custo
está compreendido entre 100 € e
500 € ative o botão de filtro do campo
“Preço Custo” e selecione a opção FIL-
TROS NUMÉRICOS/FILTRO
PERSONALIZADO [NUMBER
FILTERS/CUSTOM FILTER] (PER-
SONALIZAR [CUSTOM]). Surge a seguinte
caixa de diálogo:

9. Funções de Ordenação e Pesquisa
Uma vez que os filtros automáticos permitem apenas
personalizar duas
condições, torna-se impossível utilizá-los para visualizar
unicamente os registos
respeitantes aos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘ 401’. Por esse motivo
é necessário
recorrer a filtros avançados.
Nos filtros avançados é imprescindível a definição de um
intervalo de crité-
rios. Esse intervalo é definido com uma tabela composta por
duas ou mais
linhas. A primeira compreende o nome dos campos da base
de dados e a
segundo a definição dos filtros.
Para visualizar os registos dos quatro artigos pedidos comece
por copiar,
para as células B23: M23, a primeira linha da base de dados, com
o objetivo de definir a tabela de critérios, tal como apresentado
na figura anterior.
Uma vez que se pretende visualizar os artigos cujos códigos
correspondem
a ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ‘401’, preencha a coluna do código do
artigo, da tabela de
critérios, com esses valores tal como apresentado.

10. Funções de Ordenação e Pesquisa
Para a resolução deste problema
necessita de redefinir o intervalo de
critérios digitando em cada linha da
coluna “Situação” o texto “Em
Ruptura”:
Sempre que se utilizam várias linhas,
no intervalo de critérios, o Excel
aplica
a disjunção das condições
estabelecidas nas diferentes linhas e
conjunção no
interior de cada uma. Assim esta
redefinição dos critérios resulta na
listagem
dos artigos cujo código é ‘101’ E
estão “Em Ruptura” OU cujo código
é ‘201’ E
estão “Em Ruptura”, etc.

11. Funções de Ordenação e Pesquisa

12. Funções de Ordenação e Pesquisa
Retome a visualização de todos os registos da base
de dados pressionando
a opção LIMPAR [CLEAR] do agrupamento
ORDENAR E FILTRAR [SORT & FILTER] do
separador DADOS [DATA] (optando por MOSTAR
TUDO [SHOW ALL] do sub-menu FIL-
TROS [FILTERS] do menu DADOS [DATA]). Elimine
também os valores contidos na
tabela de critérios.
Para apresentar o registo da base de dados
correspondente ao artigo cujo
preço de custo é o mais elevado, deve começar
por calcular, no intervalo de ritérios, na célula
E24, o maior valor do preço de custo entre todos os
artigos. Para
isso, aceda à função estatística MÁXIMO [MAX] e
defina os seguintes parâmetros: Máximo (E11:E20)

13. Funções de Ordenação e Pesquisa

14. Funções de Ordenação e Pesquisa
Os filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extrac-
ção de determinadas combinações de dados. Essa situação implica o recurso a
filtros mais avançados. Os filtros avançados permitem seleccionar os dados a serem visualizados através da
aplicação de um intervalo de critérios, em que
apenas serão apresentados os registos que obedeçam a esses critérios.
Apresente somente os registos dos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘401’...

15. Funções de Ordenação e Pesquisa

16. Funções de Ordenação e Pesquisa
Os filtros automáticos podem eventualmente ser insuficientes para a extrac-
ção de determinadas combinações de dados. Essa situação implica o recurso a
filtros mais avançados. Os filtros avançados permitem seleccionar os dados a serem visualizados através da
aplicação de um intervalo de critérios, em que
apenas serão apresentados os registos que obedeçam a esses critérios.
Apresente somente os registos dos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘401’...

17. Funções de Ordenação e Pesquisa
Uma vez que os filtros automáticos permitem apenas personalizar duas
condições, torna-se impossível utilizá-los para visualizar unicamente os registos
respeitantes aos artigos ‘101’, ‘201’, ‘301’, ‘ 401’. Por esse motivo é necessário
recorrer a filtros avançados.
Nos filtros avançados é imprescindível a definição de um intervalo de crité-
rios. Esse intervalo é definido com uma tabela composta por duas ou mais
linhas. A primeira compreende o nome dos campos da base de dados e a
segundo a definição dos filtros.
Para visualizar os registos dos quatro artigos pedidos comece por copiar,
para as células B23: M23, a primeira linha da base de dados, com o objectivo de
definir a tabela de critérios, tal como apresentado na figura anterior.
Uma vez que se pretende visualizar os artigos cujos códigos correspondem
a ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ‘401’, preencha a coluna do código do artigo, da tabela de
critérios, com esses valores tal como apresentado.

18. Exercício
Para aplicar o filtro definido, aceda ao separador DADOS [DATA] e no agrupa-
mento ORDENAR E FILTRAR [sOrt & FILTER] seleccione a opção AVANÇADAS [ADVAN-
CED] (seleccione o comando FILTRO [FILTER] e escolha a opção FILTRO AVANÇADO
[ADVANCED FILTER]). Surge a seguinte caixa de diálogo:
Funções de Ordenação e Pesquisa

19. Funções de Ordenação e Pesquisa
Nesta caixa de diálogo, comece por definir o local onde pretende a apresen-
tação dos resultados a obter. Se optar por FILTRAR A LISTA NO LOCAL [FILTER THE
LIST IN-PLACE] a visualização do resultado, da aplicação do filtro, será efectuada
na própria base de dados. À semelhança dos filtros automáticos, são ocultados
os registos que não obedecem aos critérios definidos. Se optar por COPIAR PARA
OUTRO LOCAL [COPY TO ANOTHER LOCATION], o resultado ficará visível numa outra
área da mesma folha de cálculo. Esta última opção implica o preenchimento do
campo COPIAR PARA [COPY TO] com a indicação do intervalo de célula(s) para
onde devem ser copiados os registos que satisfaçam os critérios. Para este
exemplo opte pela primeira situação em que o resultado surge na própria base
de dados. No segundo parâmetro, INTERVALO DA LISTA [LIST RANGE], é solicitada a
indicação das células que compõem a base de dados. Preencha com os endere-
ços B10:M20. Para finalizar, indique o INTERVALO DE CRITÉRIOS [CRITERIA RANGE] inserindo
os endereços das células que compõem a tabela dos filtros a aplicar, B23:M27.
Pressione OK e deverá obter o resultado apresentado.

20. Funções de Ordenação e Pesquisa
Do conjunto dos artigos com o código ‘101’, ‘201’, ‘301’ e ’401’ seleccione os
que se encontram em situação de ruptura...
Para a resolução deste problema necessita de redefinir o intervalo de critérios digitando em cada linha da coluna
“Situação” o texto “Em Ruptura”:

21. Funções de Ordenação e Pesquisa
Sempre que se utilizam várias linhas, no intervalo de critérios, o Excel aplica
a disjunção das condições estabelecidas nas diferentes linhas e conjunção no
interior de cada uma. Assim esta redefinição dos critérios resulta na listagem
dos artigos cujo código é ‘101’ E estão “Em Ruptura” OU cujo código é ‘201’ E
estão “Em Ruptura”, etc.
Após completar a tabela de critérios, repita as operações anteriores para a
aplicação do novo filtro avançado. Deverá obter uma pequena listagem com-
posta pelos artigos 101 e 401.
Uma outra situação interessante é a possibilidade da utilização de fórmulas
no intervalo de critérios.

22. Funções de Ordenação e Pesquisa
Apresente o registo correspondente ao artigo com o preço de custo mais ele-
vado...
Retome a visualização de todos os registos da base de dados pressionando
a opção LIMPAR [CLEAR] do agrupamento ORDENAR E FILTRAR [SORT & FILTER] do
separador DADOS [DATA] (optando por MOSTAR TUDO [SHOW ALL] do sub-menu FIL-
TROS [FILTERS] do menu DADOS [DATA]). Elimine também os valores contidos na
tabela de critérios.
Para apresentar o registo da base de dados correspondente ao artigo cujo
preço de custo é o mais elevado, deve começar por calcular, no intervalo de critérios, na célula E24, o maior
valor do preço de custo entre todos os artigos. Para
isso, aceda à função estatística MÁXIMO [MAX] e defina os seguintes parâmetros:

23. Funções de Ordenação e Pesquisa
Pressione OK para obter a seguinte tabela de critérios: Pressione OK para obter a seguinte tabela de critérios:
Aplique os filtros avançados, para este novo critério, e deverá obter apenas o
registo do artigo 401 da categoria “Pastas e Arquivos”, correspondente ao artigo
cujo preço de custo é o mais elevado.
Uma vez que, o valor do preço de custo, apresentado na tabela de critérios,
depende da lista de artigos em causa, o resultado obtido é um valor variante.

24. Exercício
Crie, no Excel, uma base de dados para registar os automóveis usados disponíveis para venda, representada na figura da página
seguinte.
Introduza os dados formatados em conformidade com a figura. Ordene a tabela por ordem decrescente utilizando o critério ano do
veículo.
Utilize os filtros automáticos para visualizar apenas as viaturas com ano superior a 2000 e com preço base inferior a 15000 €.
Utilize os filtros avançados para visualizar os veículos de serviços com o ano superior a 2002 e os veículos de ocasião com preço
inferior a 2000.
Grave o ficheiro com o nome Exercício_9.

25. Exercício

26. Parabéns!
Completou este Tópico