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1. Curso Microsoft Excel Currículo Microsoft Excel Specialist 1

2. 2 PROGRAMA Criação de Dados e Conteúdo Análise de Dados Formatação de Dados e Conteúdo Gestão de Ficheiros Personalização do Excel Macros e VBA (Visual Basic for Applications)

3. Formador: Vasco Marques 3

4. 4 O QUE É O EXCEL? É uma folha de cálculo que pode ser utilizada para manipular tabelas de dados, especialmente numéricos e, assim, representar e analisar uma grande quantidade de informação quantitativa. Pertence ao Microsoft Office pelo que se pode integrar facilmente as tabelas de dados em qualquer aplicação como o Word ou PowerPoint.

5. 5 DADOS Podemos escrever em cada célula as cadeias de texto que quisermos, desde que não ultrapasse um determinado número de caracteres ( máximo 32630 ) Os dados podem ser de vários tipos e/ou formatos: números inteiros, positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, percentagens, notação cientifica, etc.

6. 6 O QUE É UMA CÉLULA? Ponto de intersecção de uma linha com uma coluna Exemplo: A1

7. 7 REFERÊNCIAS A CÉLULAS Uma referência de célula consiste no conjunto de coordenadas (coluna, linha) que identifica a célula da folha de cálculo. As referências a células podem ser utilizadas em fórmulas, sendo na prática substituídas pelos valores por elas contidos. Nas fórmulas e funções pode usar referências relativas, absolutas ou mistas sendo esta distinção importante para as operações de cópias de uma fórmula.

9. Se usou A1+B3 numa fórmula e copiou essa fórmula para outra célula e deseja que ela continue A1+ B3.

10. Para indicar este tipo de endereçamento, há que inserir o símbolo dólar antes dos indicadores de linha ou coluna (ou tecla F4).=$A$1+$B$3.

11. Referência mista:

12. $A1 (a coluna mantém-se variando apenas a linha)

16. 11 OPERADORES

17. 12 OPERADORES

18. 13 OPERADORES

19. 14 MENSAGENS DE ERRO

20. 15 FORMATAÇÃO Tipo e tamanho de letra Negrito; Itálico e Sublinhado Alinhamento na célula Moeda; Percentagem; Milhares; Arredondamento decimal Limites (ou bordas) Sombreados (ou padrões) Cor de letra

21. 16 INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOS Activar / desactivar conclusão automática Menu FERRAMENTAS -> OPÇÕES

23. Criar uma série de valores (FillSeries)Em células contíguas, digite os valores que irão definir a sequência; utilize a técnica de Auto Fill:

24. Por ordem crescente: arraste para baixo ou para a direita;

25. Por ordem decrescente, arraste para cima ou para a esquerdaCTRL+ENTER Seleccione o conjunto de células pretendido; digite o valor pretendido na célula activa; prima, simultaneamente as teclas CTRL e Enter.

26. 18 INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOS Activar / desactivar opções de colagem Menu FERRAMENTAS -> OPÇÕES

27. 19 CORRECTOR ORTOGRÁFICO Verificar ortografia – F7 Adicionar palavra desconhecida Aceitar sugestão Anular Refazer

28. 20 FLiP5 Inclui, para o português europeu, um corrector sintáctico e estilístico, um corrector ortográfico, oito dicionários temáticos, um hifenizador, um dicionário de sinónimos, um conjugador de verbos, quatro auxiliares de tradução e um editor de texto. Também já pode comprar o FLiP 5 por downloadwww.webboom.pt

29. 21 Dicionários e dúvidas de português priberam.pt/duvidas te.pt portoeditora.pt ciberduvidas.sapo.pt Flip.pt/online

30. 22 Fontes de conhecimento Pensador.info Wikipedia.org Wikiquote.org Infopedia.pt Archive.org Universal.pt b-on.pt Umi.com - 2 milhões de teses de Doutoramento e Mestrado, desde 1861 Bl.uk - british library – mais de 150 milhões de artigos científicos Bn.pt - Biblioteca nacional Ipq.pt - Norma portuguesa para referências bibliográficas Apastyle.org - Norma da APA para referências bibliográficas

31. 23 INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOS Novo no Office 2003 Dicionário de sinónimos Traduções Enciclopédia Sites de pesquisa Sites de comércio e finanças Outros recursos

32. 24 Sites de tradução worldlingo.com babelfish.com askoxford.com thefreediciotnary.com freetranslation.com/ translation2.paralink.com/ babelfish.altavista.com/ translation-guide.com/free_online_translations.htm dictionary.reference.com/ wikipedia.org

33. 25 Software de tradução www.trados.com www.systransoft.com

34. 26 NAVEGAR PARA CONTEÚDO ESPECÍFICO DE UMA CÉLULA Localizar Substituir Ir para

35. 27 NAVEGAR PARA CONTEÚDO ESPECÍFICO DE UMA CÉLULA Novo no Office 2003 Localizar por formato Dica: utilize formatação diferente para dados susceptíveis de alterações

36. 28 LOCALIZAR, SELECCIONAR, E INSERIR INFORMAÇÃO DE AJUDA Inserir e localizar comentários Clique direito > inserir comentário Mostrar / ocultar comentário Células com comentários Editar > Ir para > Especial

37. 29 INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENS Bom negócio - boa imagem Usar logótipo da empresa em todos os documentos Imagem corporativa Publicidade Estimula contacto e comunicação

38. 30 INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENS INSERIR -> IMAGEM -> DO FICHEIRO

39. 31 INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENS Quando inserir uma imagem irá aparecer a Barra de Ferramentas de Imagem Esta barra possui botões para ajustes diversos Contraste Brilho, etc

40. 32 INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENS Poderá aceder à janela de formatação detalhada através de: FORMATAR -> IMAGEM ou Clique com botão direito -> formatar imagem

41. 33 INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENS Alterar tamanho através da imagem ou da caixa de diálogo FORMATAR IMAGEM Pode definir imagem de fundo em FORMATAR -> FOLHA -> FUNDO

42. 34 FILTRAR LISTAS USANDO FILTRO AUTOMÁTICO Limitar quantidade de informação a ser visualizada Filtro automático seleccionando a célula e depois no menu DADOS -> FILTRO AUTOMÁTICO Convém ter um cabeçalho que identifique a coluna

43. 35 ORDENAR LISTAS Permite saber maior ou menor facturação Analisar dados Quando ordenamos uma coluna, as outras serão reordenadas correspondentemente Ordenação com mais de um critério através da caixa de diálogo ORDENAR do menu DADOS

44. 36 ORDENAR LISTAS Por defeito o Excel ordena números de acordo com o seu valor E palavras por ordem alfabética Ordenação inteligente Meses, dias, etc Possibilidade de personalizar lista inteligente

45. 37 ORDENAR LISTAS Ferramentas > Opções > separador Listas personalizadas

46. 38 INSERIR E MODIFICAR FÓRMULAS Para introduzir uma fórmula é sempre necessário começar com = Somatório das células C2 e C3: =C2+C3 Poderá editar a fórmula na barra de fórmulas:

47. 39 INSERIR E MODIFICAR FÓRMULAS NOTA: se o Excel tratar a fórmula como texto mesmo tendo inserido o “=“, verifique se não existe um espaço antes do “=“. DIFERENTE

49. Base de Dados

50. Data e hora

51. Financeiras

52. Informações

53. Lógicas

54. Consulta e referência

55. Estatísticas

57. As fórmulas podem conter diversos elementos:

58. Valores numéricos:100;0.15;15%; etc.;

59. Referências a células: A3; B10;Z150, etc.;

60. Blocos de células:A3:A9; B5;C10;atc.;

61. Nomes atribuídos:”Despesas”; “Nomes”; etc;

63. MÁXIMO Determina o maior de uma série de valores.

64. MÍNIMO Determina o menor de uma série de valores.

65. CONTAR Conta o número de células que contêm valores numéricos.

67. DIAS360 (data inicial;data final)Calcula o número de dias entre duas datas, baseado no calendário financeiro de 360 dias.

68. DIA,SEMANA (número de série) Devolve um número de série como um número de semana onde 1=Domingo e 7=Sábado

69. HORA (número de série) Devolve um número entre 0 (12 A.M.) e 23 (11 P.M.)

71. 45 OUTRAS FUNÇÕES CONTAR.SE(intervalo;critérios) Para contar o número de ocorrências de uma cadeia de texto ou um número num intervalo; Intervalo é o intervalo de células a partir do qual deseja contar células. Critério é o critério (na forma de um número, expressão ou texto) que define quais as células que serão contadas. Por exemplo, critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs". SOMA.SE (intervalo;critérios;intervalo_soma) Para calcular uma soma baseada numa cadeia de texto ou um número num intervalo Intervalo soma são as células a somar. Se omissas utilizam–se as células do intervalo.

72. 46 FUNÇÕES FINANCEIRAS TAXA(nper;pgto;va;vf;tipo;estimativa) Nper é o número total de períodos de pagamento numa anuidade. Pgto é o pagamento feito em cada período e que não pode ser alterado durante a vigência da anuidade. Normalmente, pgto inclui o capital e os juros e mais nenhuma tarifa ou taxa. Se pgto estiver omitido, tem de incluir o argumento vf. Va é o valor actual - o valor total correspondente ao valor actual de uma série de pagamentos futuros. Vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0). Tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos.

73. 47 FUNÇÕES FINANCEIRAS PGTO(taxa;nper;va;vf;tipo) Taxa é a taxa de juro do empréstimo. Nper é o número total de pagamentos do empréstimo. Va é o valor actual ou o montante total que uma série de futuros pagamentos vale actualmente; também conhecido como capital. Vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (zero), ou seja, o valor futuro de um empréstimo é 0. Tipo é o número 0 (zero) ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos. Início ou fim respectivamente

74. 48 FUNÇÕES FINANCEIRAS Observações O pagamento devolvido por PGTO inclui o capital e os juros mas não inclui impostos, pagamentos de seguros ou tarifas, por vezes associados a empréstimos. Certifique-se de que é consistente quanto às unidades utilizadas para especificar taxa e nper. Se efectuar pagamentos mensais para um empréstimo de quatro anos com uma taxa de juro anual de 12%, utilize 12%/12 para taxa e 4*12 para nper. Se efectuar pagamentos anuais para o mesmo empréstimo, utilize 12 por cento para taxa e 4 para nper.

75. 49 FUNÇÕES Função SE

76. 50 GRÁFICOS Para adicionar um gráfico basta seleccionar os dados e clicar em ASSISTENTE DE GRÁFICOS

77. 51 GRÁFICOS Seleccione TIPO e SUBTIPO Pré-visualização Seguinte

78. 52 GRÁFICOS Verifique intervalo dedados Adicionar outrasséries

79. 53 GRÁFICOS Escolha a opção adequada Tamanho da folha inteira em nova folha Como objecto de uma determinada folha

80. 54 GRÁFICOS Redimensione e personalize o gráfico Clique com o botãodireito do rato -> OPÇÕES DO GRÁFICO

81. 55 DIAGRAMAS Inserir > Diagrama ORGANOGRAMA: Utilizado para mostrar as relações hierárquicas DIAGRAMA CIRCULAR: Utilizado para mostrar um processo cíclico DIAGRAMA RADIAL: Utilizado para mostrar as relações de um elemento fundamental DIAGRAMA TIPO PIRÂMIDE: Utilizado para mostrar as relações baseadas numa infra-estrutura DIAGRAMA DE VENN: Utilizado para mostrar as áreas de sobreposição de elementos DIAGRAMA TIPO ALVO: Utilizado para mostrar os passos necessários para atingir um objectivo

82. 56 DIAGRAMAS Formatar Diagrama ou apenas texto

83. 57 FORMATAÇÃO DE CÉLULAS As ferramentas de formatação podem ser encontradas na barra de ferramentas FORMATAÇÃO

84. 58 FORMATAÇÃO DE CÉLULAS Seleccione as células e clique na opção desejada NOTA- Apagar as células não apaga a formatação Para isso terá de aceder ao menu EDITAR-> LIMPAR - > FORMATOS

85. 59 FORMATAÇÃO DE CÉLULAS Desenhar limites Desenhar limite Desenhar grelha de limite Apagar Estilo de linha Cor de linha

86. 60 FORMATAÇÃO DE CÉLULAS Por defeito a Fonte do Excel é ARIAL Para alterar: Menu FERRAMENTAS OPÇÕES Separador GERAL

87. 61 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Menu FORMATAR -> FORMATAÇÃO CONDICIONAL Permite alterar a formatação de uma ou mais células de acordo com determinados critérios

88. 62 ESTILOS DE CÉLULAS Desenvolva os seus próprios Estilos Pode aplicar às células que desejar Poupe tempo e aumente a produtividade

89. 63 ESTILOS DE CÉLULAS Clique no nome do estilo e escreva o seu Clique em Modificar e personalize ao seu gosto

90. 64 ESTILOS DE CÉLULAS Se desejar uma formatação aplicada recentemente no seu trabalho existe uma forma mais adequada: Pincel de Formatação 1 Clique memoriza para uma operação Duplo clique memoriza até pressionar [ESC]

91. 65 ESTILOS DE CÉLULAS Pode também utilizar a Formatação Automática caso queira formatar um conjunto de células para uma formatação predefinida:

92. 66 MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNAS Alterar dimensões de linhas e colunas Alterar várias em simultâneo Inserir linhas e colunas Clique direito -> inserir Será inserida linha por cima da seleccionada Menu Inserir Inserir células Menu inserir -> Célula

93. 67 MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNAS Apagar células Seleccionar as células em causa e DELETE ou menu EDITAR Menu Inserir – Permite inserir também uma linha ou coluna Menu Editar [Apagar] – permite também apagar uma linha ou coluna completa

94. 68 MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNAS Esconder temporariamente linhas ou colunas: Seleccionar a linha ou coluna Menu FORMATAR - > LINHA / COLUNA -> Esconder Volte ao menu FORMATAR - > LINHA / COLUNA -> Mostrar, para reverter o processo

95. 69 MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNAS Depois de inserir linha ou coluna:

96. 70 FORMATAR FOLHA No menu Janela, opção DISPOR, poderá escolher a forma que deseja ver:

97. 71 FORMATAR FOLHA Uma outra forma de comparar dados é copiar uma folha para outro livro: Ao seleccionar a caixa Criar uma cópia, permite deixar uma copia na origem da folha. Caso contrário será apagado da origem e copiado para o destino

98. 72 FORMATAR FOLHA Poderá distinguir a folha que copiou, dando uma coloração diferente ao respectivo separador:

99. 73 FORMATAR FOLHA Poderá também Ocultar as folhas desejadas:

100. 74 CRIAR LIVROS DE MODELOS Criar livro de um modelo Painel de tarefas - CTRL+F1 Consultar on-line Testar alguns

101. 75 CRIAR PRÓPRIO MODELO Limpar conteúdos Deixar apenas formatação e fórmulas Apagar ou acrescentar separadores necessários Por exemplo se quiser um livro com análise anual, poderá ter necessidade de criar 12 folhas GUARDAR COMO->MODELO Não alterar pasta de destino

102. 76 CRIAR PRÓPRIO MODELO Pode alterar pasta dos modelos no menu OPÇÕES->separador GERAL

103. 77 CRIAR HYPERLINK TIPOS Entre células Entre ficheiros Entre qualquer PC do mundo / Web Links por clicar a azul, e clicados a roxo (por defeito)

104. 78 CRIAR HYPERLINK Para criar um hyperlink basta clique direito CTRL+K

105. 79 LAYOUT MOLDAR texto permite ajustar texto à célula

106. 80 LAYOUT Alterar alinhamento facilita distinção entre rótulos e conteúdos Fixar painéis Fixa por cima e à esquerda da célula activa

107. 81 CONFIGURAR PÁGINA Cabeçalho e rodapé Permite imprimir informação no topo ou na parte inferior da folha. Por exemplo, páginas, autor, data, etc Menu FICHEIRO-> CONFIGURAR PÁGINA

108. 82 CONFIGURAR PÁGINA Pode adicionar o cabeçalho e rodapé predefinido que melhor se adequar:

109. 83 CONFIGURAR PÁGINA Se clicar em personalizar, poderá ajustar às suas necessidades. É possível também inserir imagem e formatá-la. (Função disponível a partir da versão 2002)

110. 84 CONFIGURAR PÁGINA O primeiro passo é pré visualizar a página: Ajustar margens Da folha Do cabeçalho e rodapé

111. 85 CONFIGURAR PÁGINA Mudar orientação e escala

112. 86 GUARDAR INFORMAÇÃO GUARDAR Guarda a informação no ficheiro actual GUARDAR COMO Guarda para um novo ficheiro deixando o anterior sem alterações

113. 87 GUARDAR INFORMAÇÃO Qual a periodicidade para guardar um ficheiro? 30 em 20 minutos? 5 em 5 minutos? Sempre que fizer uma alteração que justifique

114. 88 IMPRIMIR Se não deseja personalizar impressão basta clicar no botão de impressão: Pré visualizar impressão:

115. 89 IMPRIMIR

116. 90 IMPRIMIR NOTA: As alterações às configurações aplicam-se apenas ao livro respectivo

117. 91 IMPRIMIR

118. 92 IMPRIMIR Em certos casos tem interesse mudar ordem de impressão:

119. 93 TABELAS DINÂMICAS

120. 94 TABELAS DINÂMICAS

121. 95 TABELAS DINÂMICAS

122. 96 EXERCÍCIOConverter Libras em Euros Valor em Euros de vendas em libras

123. 97 EXERCÍCIOInflação Actualize a seguinte lista de preços, sabendo que os preços serão aumentados 1,5%

124. 98 EXERCÍCIO Percentagem Calcule a percentagem de vendas:

125. 99 EXERCÍCIOSE e MÁXIMO

126. 100 EXERCÍCIOUtilizar duas vezes a função SE

129. 103 EXERCÍCIOCalcular IVA

130. 104 EXERCÍCIOCalcular Média

131. 105 Pirâmide de idades

132. 106 Agrupar, destacar e subtotais

133. 107 Formatação condicional

134. 108 PGTO

135. 109 soma.se contar.se

136. 110 Quiz em Excel

137. 111 AUTOMATIZAÇÃO DE TAREFAS COM MACROS

138. 112 MACROS As tarefas mais frequentemente realizadas podem ser automatizadas através da utilização de uma macro. Uma macro não é mais do que um conjunto de instruções que executam um conjunto de operações numa sequência predeterminada. Existem dois tipos de macros: as macros de comandos e as macros de funções.

139. 113 MACROS As macros de comandos armazenam uma acção ou sequência de acções realizadas pelo utilizador. Neste caso, o utilizador terá apenas de executar a acção, ou a sequência de acções, durante o processo de criação da macro.

140. 114 MACROS As macros de funções são criadas pelo utilizador que envolvem conceitos de programação avançados, na linguagem VBA (Visual Basic for Applications).

141. 115 MACROS Gravar Macro - Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro… Executar macro – Ferramentas -> Macro -> Macros… Ferramentas -> Macro -> Macros… escolhendo-se o botão Editar. Atribuição de um botão a uma macro - é possível acrescentar um botão a uma Barra de ferramentas, para executar rapidamente uma macro, através da personalização da Barra de ferramentas.

142. 116 MACROS Criar botão para o seguinte código: Sub ConvertToUpperCase() Dim Rng As Range For Each Rng In Selection.Cells If Rng.HasFormula = False Then Rng.Value = UCase(Rng.Value) End If Next Rng End Sub

143. 117 VBA – Visual Basic for Applications

144. 118 VBA Variáveis Uma variável é um depósito para se guardar informação. Com relação à nomenclatura, as variáveis devem começar por uma letra ou pelo underscore '_', o restante da definição do nome pode conter qualquer letra ou número. O VBA é Case-Unsensitive, ou seja a é igual de A. De igual modo, a variável Codigo é igual à variável codigo, que por sua vez é igual a CODIGO. Sintaxe para Declarar variáveis: Dim <nome da variável> As <tipo da variável> Exemplo: Dim Apostilas As String Exemplo de uma variável do tipo Integer dentro de um Sub: Private Sub Command1_Click() Dim Texto As String Texto = “OLA” End Sub

145. 119 VBA Tipo de Dados Tipos de Dados definem a forma como a informação é guardada nas variáveis. Os tipos de dados mais usados no VBA são: Boolean, true ou false Byte, 0 a 255 Integer, -32.768 a 32767 Long, -2.147.483.648 a 2.147.483.647 Double, valores fraccionários. Currency, -922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807 Date, 1/1/100 a 31/12/9999 e horas de 00:00:00 a 23:59:59 String, como “OLA” e permite 231 caracteres (2 mil milhões de caracteres) Object, para guardar objectos. Variant, pode assumir qualquer outro Tipo de Dados. User Defined, tipos de dados definidos pelo programador.

146. 120 VBA VBA a desenvolver para os seguintes problemas: Taxas proporcionais Taxas equivalentes Taxas anuais efectivas Capital acumulado Taxa anual nominal Taxa efectiva mensal Capital comum Plano de fundo de amortização

147. 121 VBA UDFs a desenvolver: Cálculo de imposto sobre aquisição de imóveis Função para arredondamento de valores em Euro Função para cálculo do rendimento disponível Função de conversão de valores numéricos para extenso Funções adicionais chamadas pela função extenso Função dia da semana Cálculo da idade

148. 122 SITES RELACIONADOS http://www.ozgrid.com/ http://www.mrexcel.com/ http://office.microsoft.com/pt-pt/FX010858002070.aspx http://www.sabine.k12.la.us/class/excel_resources.htm http://lacher.com/ http://www.mvps.org/dmcritchie/excel/excel.htm http://einstein.cs.uri.edu/tutorials/csc101/pc/excel97/excel.html http://www.excel-downloads.com/ http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel