Curso Microsoft Excel Specialist

Curso Microsoft ExcelCurrículo Microsoft Excel Specialist1

2PROGRAMACriação de Dados e ConteúdoAnálise de DadosFormatação de Dados e ConteúdoGestão de FicheirosPersonalização do ExcelMacros e VBA (Visual Basic for Applications)

4O QUE É O EXCEL?É uma folha de cálculo que pode ser utilizada para manipular tabelas de dados, especialmente numéricos e, assim, representar e analisar uma grande quantidade de informação quantitativa.Pertence ao Microsoft Office pelo que se pode integrar facilmente as tabelas de dados em qualquer aplicação como o Word ou PowerPoint.

5DADOSPodemos escrever em cada célula as cadeias de texto que quisermos, desde que não ultrapasse um determinado número de caracteres ( máximo 32630 )Os dados podem ser de vários tipos e/ou formatos: números inteiros, positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, percentagens, notação cientifica, etc.

6O QUE É UMA CÉLULA?Ponto de intersecção de uma linha com uma colunaExemplo: A1

7REFERÊNCIAS A CÉLULASUma referência de célula consiste no conjunto de coordenadas (coluna, linha) que identifica a célula da folha de cálculo. As referências a células podem ser utilizadas em fórmulas, sendo na prática substituídas pelos valores por elas contidos. Nas fórmulas e funções pode usar referências relativas, absolutas ou mistas sendo esta distinção importante para as operações de cópias de uma fórmula.

8REFERÊNCIAS A CÉLULASReferência Relativa: A1 (a cópia provoca a actualização da linha e da coluna)Referência Absoluta: $A$1(a cópia não provoca qualquer actualização).

Se usou A1+B3 numa fórmula e copiou essa fórmula para outra célula e deseja que ela continue A1+ B3.

Para indicar este tipo de endereçamento, há que inserir o símbolo dólar antes dos indicadores de linha ou coluna (ou tecla F4).=$A$1+$B$3.

$A1 (a coluna mantém-se variando apenas a linha)

A$1 (a coluna varia mas a linha mantém-se inalterada)9REFERÊNCIAS A CÉLULASReferencia mistaO Excel permite fixar apenas uma parte da referência da célula, da coluna ou da linha;

Por exemplo, $A1, fixa a coluna A, e A$1 fixa a linha 1 numa operação de cópia ou preenchimento automáticoDefinir nomeMenu Inserir + Definir + Nome (digitar o novo nome) + Adicionar;

Para apagar o nome repetir os passos + Eliminar10ALGUNS ATALHOSCTRL + Scroll (roda do rato)CTRL + ZCTRL + CCTRL + VCTRL + XCTRL + GCTRL + P

15FORMATAÇÃOTipo e tamanho de letraNegrito; Itálico e SublinhadoAlinhamento na célulaMoeda; Percentagem; Milhares;Arredondamento decimalLimites (ou bordas)Sombreados (ou padrões)Cor de letra

16INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOSActivar / desactivar conclusão automáticaMenu FERRAMENTAS -> OPÇÕES

17INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOSIntroduzir dados repetidos (AutoFill)Digite o dado pretendido; posicione o cursor no canto inferior direito da célula; prima o botão esquerdo do rato quando o ponteiro fica com a seguinte forma:+ (fill handle) arraste-o até à última célula que pretende preencher

Criar uma série de valores (FillSeries)Em células contíguas, digite os valores que irão definir a sequência; utilize a técnica de Auto Fill:

Por ordem crescente: arraste para baixo ou para a direita;

Por ordem decrescente, arraste para cima ou para a esquerdaCTRL+ENTER Seleccione o conjunto de células pretendido; digite o valor pretendido na célula activa; prima, simultaneamente as teclas CTRL e Enter.

18INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOSActivar / desactivar opções de colagemMenu FERRAMENTAS -> OPÇÕES

19CORRECTOR ORTOGRÁFICOVerificar ortografia – F7Adicionar palavra desconhecidaAceitar sugestãoAnularRefazer

20FLiP5Inclui, para o português europeu, um corrector sintáctico e estilístico, um corrector ortográfico, oito dicionários temáticos, um hifenizador, um dicionário de sinónimos, um conjugador de verbos, quatro auxiliares de tradução e um editor de texto.Também já pode comprar o FLiP 5 por downloadwww.webboom.pt

21Dicionários e dúvidas de portuguêspriberam.pt/duvidaste.ptportoeditora.ptciberduvidas.sapo.ptFlip.pt/online

22Fontes de conhecimentoPensador.infoWikipedia.orgWikiquote.orgInfopedia.ptArchive.orgUniversal.ptb-on.ptUmi.com - 2 milhões de teses de Doutoramento e Mestrado, desde 1861Bl.uk - british library – mais de 150 milhões de artigos científicosBn.pt - Biblioteca nacionalIpq.pt - Norma portuguesa para referências bibliográficas Apastyle.org - Norma da APA para referências bibliográficas

23INTRODUZIR E EDITAR CONTEÚDOSNovo no Office 2003Dicionário de sinónimosTraduçõesEnciclopédiaSites de pesquisaSites de comércio e finançasOutros recursos

24Sites de traduçãoworldlingo.combabelfish.comaskoxford.comthefreediciotnary.comfreetranslation.com/ translation2.paralink.com/ babelfish.altavista.com/ translation-guide.com/free_online_translations.htm dictionary.reference.com/wikipedia.org

25Software de traduçãowww.trados.comwww.systransoft.com

26NAVEGAR PARA CONTEÚDO ESPECÍFICO DE UMA CÉLULALocalizarSubstituirIr para

27NAVEGAR PARA CONTEÚDO ESPECÍFICO DE UMA CÉLULANovo no Office 2003Localizar por formatoDica: utilize formatação diferente para dados susceptíveis de alterações

28LOCALIZAR, SELECCIONAR, E INSERIR INFORMAÇÃO DE AJUDAInserir e localizar comentáriosClique direito > inserir comentárioMostrar / ocultar comentárioCélulas com comentáriosEditar > Ir para > Especial

29INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENSBom negócio - boa imagemUsar logótipo da empresa em todos os documentosImagem corporativaPublicidade Estimula contacto e comunicação

30INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENSINSERIR -> IMAGEM -> DO FICHEIRO

31INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENSQuando inserir uma imagem irá aparecer a Barra de Ferramentas de ImagemEsta barra possui botões para ajustes diversosContrasteBrilho, etc

32INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENSPoderá aceder à janela de formatação detalhada através de:FORMATAR -> IMAGEMouClique com botão direito -> formatar imagem

33INSERIR, POSICIONAR E AJUSTAR TAMANHO DE IMAGENSAlterar tamanho através da imagem ou da caixa de diálogo FORMATAR IMAGEMPode definir imagem de fundo em FORMATAR -> FOLHA -> FUNDO

34FILTRAR LISTAS USANDO FILTRO AUTOMÁTICOLimitar quantidade de informação a ser visualizadaFiltro automático seleccionando a célula e depois no menu DADOS -> FILTRO AUTOMÁTICOConvém ter um cabeçalho que identifique a coluna

35ORDENAR LISTASPermite saber maior ou menor facturaçãoAnalisar dadosQuando ordenamos uma coluna, as outras serão reordenadas correspondentementeOrdenação com mais de um critério através da caixa de diálogo ORDENAR do menu DADOS

36ORDENAR LISTASPor defeito o Excel ordena números de acordo com o seu valorE palavras por ordem alfabéticaOrdenação inteligenteMeses, dias, etcPossibilidade de personalizar lista inteligente

37ORDENAR LISTASFerramentas > Opções > separador Listas personalizadas

38INSERIR E MODIFICAR FÓRMULASPara introduzir uma fórmula é sempre necessário começar com =Somatório das células C2 e C3: =C2+C3Poderá editar a fórmula na barra de fórmulas:

39INSERIR E MODIFICAR FÓRMULASNOTA: se o Excel tratar a fórmula como texto mesmo tendo inserido o “=“, verifique se não existe um espaço antes do “=“.DIFERENTE

40INSERIR E MODIFICAR FÓRMULASInserir funçãoMenu Inserir - >Função / botão fxSão divididas em nove classes:Matemáticas e Trigonométricas

Texto41INSERIR E MODIFICAR FÓRMULASSão equivalentes a expressões matemáticas, em que se recorre a operadores aritméticos ou lógico e funções, para efectuar cálculos entre valores;

As fórmulas podem conter diversos elementos:

Valores numéricos:100;0.15;15%; etc.;

Referências a células: A3; B10;Z150, etc.;

Blocos de células:A3:A9; B5;C10;atc.;

Nomes atribuídos:”Despesas”; “Nomes”; etc;

Funções :SOMA; MÁXIMO;SE;42ALGUMAS FUNÇÕES ESTATÍSTICASMÉDIA Devolve a média aritmética dos argumentos cujo conteúdo deve ser numérico.

MÁXIMO Determina o maior de uma série de valores.

MÍNIMO Determina o menor de uma série de valores.

CONTAR Conta o número de células que contêm valores numéricos.

CONTAR.VAL Conta o número de células não em branco.43ALGUMAS FUNÇÕES DATA HORAAGORA() e HOJE() Devolve a data e a hora ou só a data como um número de série baseado no relógio do computador.Estas funções não possuem argumentos. A data e a hora são actualizados quando abrimos a Folha de Cálculo ou quando a função for executada.

DIAS360 (data inicial;data final)Calcula o número de dias entre duas datas, baseado no calendário financeiro de 360 dias.

DIA,SEMANA (número de série) Devolve um número de série como um número de semana onde 1=Domingo e 7=Sábado

HORA (número de série) Devolve um número entre 0 (12 A.M.) e 23 (11 P.M.)

TEMPO (hora;min;seg)Devolve o número de série (entre 0 e 0.99999) de uma determinada hora.44FUNÇÃO DE PROCURA E REFERÊNCIAPROCV (valor_proc; matriz_tabela; núm_índice–coluna; procurar_intervalo)Valor_proc É o valor, expressão ou célula que contém essa indicação que pretendemos encontrarMatriz_tabela Tabela onde vai ser efectuada a pesquisaNúm_índice_coluna Número da coluna dentro da tabela que apresenta os dados que pretendemos retornarProcurar_intervalo Argumento facultativo que por defeito tem o valor de Verdadeiro (true); falso (false) significa que se procura o valor ou expressão exacta não ocorrendo o retorno de valores ou expressões aproximadas.Nota: procura por intervalo a lista sobre a qual incide a pesquisa tem que estar ordenada ascendentemente. Por defeito, no caso de o valor ou expressão não ser identificado é considerado o valor ou expressão imediatamente inferior ao pedido.

45OUTRAS FUNÇÕESCONTAR.SE(intervalo;critérios)Para contar o número de ocorrências de uma cadeia de texto ou um número num intervalo;Intervalo é o intervalo de células a partir do qual deseja contar células. Critério é o critério (na forma de um número, expressão ou texto) que define quais as células que serão contadas. Por exemplo, critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs".SOMA.SE (intervalo;critérios;intervalo_soma)Para calcular uma soma baseada numa cadeia de texto ou um número num intervalo Intervalo soma são as células a somar. Se omissas utilizam–se as células do intervalo.

46FUNÇÕES FINANCEIRASTAXA(nper;pgto;va;vf;tipo;estimativa)Nper é o número total de períodos de pagamento numa anuidade.Pgto é o pagamento feito em cada período e que não pode ser alterado durante a vigência da anuidade. Normalmente, pgto inclui o capital e os juros e mais nenhuma tarifa ou taxa. Se pgto estiver omitido, tem de incluir o argumento vf.Va é o valor actual - o valor total correspondente ao valor actual de uma série de pagamentos futuros.Vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).Tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos.

47FUNÇÕES FINANCEIRASPGTO(taxa;nper;va;vf;tipo)Taxa é a taxa de juro do empréstimo.Nper é o número total de pagamentos do empréstimo.Va é o valor actual ou o montante total que uma série de futuros pagamentos vale actualmente; também conhecido como capital.Vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (zero), ou seja, o valor futuro de um empréstimo é 0.Tipo é o número 0 (zero) ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos. Início ou fim respectivamente

48FUNÇÕES FINANCEIRASObservaçõesO pagamento devolvido por PGTO inclui o capital e os juros mas não inclui impostos, pagamentos de seguros ou tarifas, por vezes associados a empréstimos. Certifique-se de que é consistente quanto às unidades utilizadas para especificar taxa e nper. Se efectuar pagamentos mensais para um empréstimo de quatro anos com uma taxa de juro anual de 12%, utilize 12%/12 para taxa e 4*12 para nper. Se efectuar pagamentos anuais para o mesmo empréstimo, utilize 12 por cento para taxa e 4 para nper.

50GRÁFICOSPara adicionar um gráfico basta seleccionar os dados e clicar em ASSISTENTE DE GRÁFICOS

51GRÁFICOSSeleccione TIPO e SUBTIPOPré-visualizaçãoSeguinte

52GRÁFICOSVerifique intervalo dedadosAdicionar outrasséries

53GRÁFICOSEscolha a opção adequadaTamanho da folha inteira em nova folhaComo objecto de uma determinada folha

54GRÁFICOSRedimensione e personalize o gráficoClique com o botãodireito do rato -> OPÇÕES DO GRÁFICO

55DIAGRAMASInserir > DiagramaORGANOGRAMA: Utilizado para mostrar as relações hierárquicasDIAGRAMA CIRCULAR: Utilizado para mostrar um processo cíclicoDIAGRAMA RADIAL: Utilizado para mostrar as relações de um elemento fundamentalDIAGRAMA TIPO PIRÂMIDE: Utilizado para mostrar as relações baseadas numa infra-estruturaDIAGRAMA DE VENN: Utilizado para mostrar as áreas de sobreposição de elementosDIAGRAMA TIPO ALVO: Utilizado para mostrar os passos necessários para atingir um objectivo

56DIAGRAMASFormatar Diagrama ou apenas texto

57FORMATAÇÃO DE CÉLULASAs ferramentas de formatação podem ser encontradas na barra de ferramentas FORMATAÇÃO

58FORMATAÇÃO DE CÉLULASSeleccione as células e clique na opção desejadaNOTA- Apagar as células não apaga a formataçãoPara isso terá de aceder ao menu EDITAR-> LIMPAR - > FORMATOS

59FORMATAÇÃO DE CÉLULASDesenhar limitesDesenhar limiteDesenhar grelha de limiteApagarEstilo de linhaCor de linha

60FORMATAÇÃO DE CÉLULASPor defeito a Fonte do Excel é ARIALPara alterar:Menu FERRAMENTASOPÇÕESSeparador GERAL

61FORMATAÇÃO CONDICIONALMenu FORMATAR -> FORMATAÇÃO CONDICIONALPermite alterar a formatação de uma ou mais células de acordo com determinados critérios

62ESTILOS DE CÉLULASDesenvolva os seus próprios EstilosPode aplicar às células que desejarPoupe tempo e aumente a produtividade

63ESTILOS DE CÉLULASClique no nome do estilo e escreva o seuClique em Modificar e personalize ao seu gosto

64ESTILOS DE CÉLULASSe desejar uma formatação aplicada recentemente no seu trabalho existe uma forma mais adequada: Pincel de Formatação 1 Clique memoriza para uma operaçãoDuplo clique memoriza até pressionar [ESC]

65ESTILOS DE CÉLULASPode também utilizar a Formatação Automática caso queira formatar um conjunto de células para uma formatação predefinida:

66MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNASAlterar dimensões de linhas e colunasAlterar várias em simultâneoInserir linhas e colunasClique direito -> inserirSerá inserida linha por cima da seleccionadaMenu InserirInserir célulasMenu inserir -> Célula

67MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNASApagar célulasSeleccionar as células em causa e DELETE ou menu EDITARMenu Inserir – Permite inserir também uma linha ou colunaMenu Editar [Apagar] – permite também apagar uma linha ou coluna completa

68MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNASEsconder temporariamente linhas ou colunas:Seleccionar a linha ou colunaMenu FORMATAR - > LINHA / COLUNA -> EsconderVolte ao menu FORMATAR - > LINHA / COLUNA -> Mostrar, para reverter o processo

69MODIFICAR FORMATO DE LINHAS E COLUNASDepois de inserir linha ou coluna:

70FORMATAR FOLHANo menu Janela, opção DISPOR, poderá escolher a forma que deseja ver:

71FORMATAR FOLHAUma outra forma de comparar dados é copiar uma folha para outro livro:Ao seleccionar a caixa Criar uma cópia, permite deixar uma copia na origem da folha. Caso contrário será apagado da origem e copiado para o destino

72FORMATAR FOLHAPoderá distinguir a folha que copiou, dando uma coloração diferente ao respectivo separador:

73FORMATAR FOLHAPoderá também Ocultar as folhas desejadas:

74CRIAR LIVROS DE MODELOSCriar livro de um modeloPainel de tarefas - CTRL+F1Consultar on-lineTestar alguns

75CRIAR PRÓPRIO MODELOLimpar conteúdos Deixar apenas formatação e fórmulasApagar ou acrescentar separadores necessáriosPor exemplo se quiser um livro com análise anual, poderá ter necessidade de criar 12 folhasGUARDAR COMO->MODELONão alterar pasta de destino

76CRIAR PRÓPRIO MODELOPode alterar pasta dos modelos no menu OPÇÕES->separador GERAL

77CRIAR HYPERLINKTIPOSEntre célulasEntre ficheirosEntre qualquer PC do mundo / WebLinks por clicar a azul, e clicados a roxo (por defeito)

78CRIAR HYPERLINKPara criar um hyperlink basta clique direitoCTRL+K

79LAYOUTMOLDAR texto permite ajustar texto à célula

80LAYOUTAlterar alinhamento facilita distinção entre rótulos e conteúdosFixar painéis Fixa por cima e à esquerda da célula activa

81CONFIGURAR PÁGINACabeçalho e rodapéPermite imprimir informação no topo ou na parte inferior da folha. Por exemplo, páginas, autor, data, etcMenu FICHEIRO-> CONFIGURAR PÁGINA

82CONFIGURAR PÁGINAPode adicionar o cabeçalho e rodapé predefinido que melhor se adequar:

83CONFIGURAR PÁGINASe clicar em personalizar, poderá ajustar às suas necessidades. É possível também inserir imagem e formatá-la. (Função disponível a partir da versão 2002)

84CONFIGURAR PÁGINAO primeiro passo é pré visualizar a página:Ajustar margensDa folhaDo cabeçalho e rodapé

85CONFIGURAR PÁGINAMudar orientação e escala

86GUARDAR INFORMAÇÃOGUARDARGuarda a informação no ficheiro actualGUARDAR COMOGuarda para um novo ficheiro deixando o anterior sem alterações

87GUARDAR INFORMAÇÃOQual a periodicidade para guardar um ficheiro?30 em 20 minutos?5 em 5 minutos?Sempre que fizer uma alteração que justifique

88IMPRIMIRSe não deseja personalizar impressão basta clicar no botão de impressão:Pré visualizar impressão:

90IMPRIMIRNOTA: As alterações às configurações aplicam-se apenas ao livro respectivo

92IMPRIMIREm certos casos tem interesse mudar ordem de impressão:

96EXERCÍCIOConverter Libras em EurosValor em Euros de vendas em libras

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