O documento descreve um projeto do Bureau Veritas para automatizar processos de certificação de fornecedores usando BPMS. O projeto automatizou 6 processos com relatórios e dashboards, permitindo que analistas, clientes e fornecedores participassem online de qualquer lugar. Isso aumentou a produtividade e permitiu que a equipe de operação, agora menor, certificasse 500 fornecedores em diversos países.
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Desafios
•Realizar a certificação de plantas fabris e insumos fornecidos ao cliente do segmento de alimentação.
•O serviço abrange as unidades América Latina e os fornecedores estão distribuídos em todo o globo.
•Eliminar uso de e-mails e controles com planilhas, promovendo altíssima produtividade para a equipe de operação, sob responsabilidade do próprio Bureau Veritas.
•Garantir controle de prazos, em especial para recertificação.
•Suportar participantes nas línguas portuguesa, inglesa e espanhola.
•Publicar consultas online para acompanhamento dos processos e ajudar a área de suprimentos na seleção do fornecedor ideal.
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Solução
1.Identificar processos “As Is” e realizar a modelagem “ToBe” direto no BPMS.
2.Automatizar todos os processos na solução BPMS adotada pelo Bureau Veritas LATAM.
3.Criar portal, relatórios e painéis dashboard utilizando recursos do próprio BPMS.
4.Localizar processos automatizados e relatórios em inglês e espanhol.
5.Treinar fornecedores do cliente e iniciar a operação com equipe BV.
6.Melhoria contínua com geração de novas versões dos processos a partir de demandas do cliente e sugestões da equipe interna de operação.
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Automatização dos Processos
•Durante a fase de projeto foram automatizados 6 processos, contando com 10 relatórios customizados e 2 painéis de gestão (“dashboards”).
•A automatização dos fluxos e criação dos relatórios foi realizada pelo próprio fabricante/fornecedor.
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Automatização dos Processos
•Procuramos utilizar técnicas e recursos do BPMS para promover ações proativas: followup de tarefas, iniciar recertificaçãoda planta etc.
•A máquina de processos do BPMS identifica o evento e toma ações automáticas.
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Operação
•Utilizando a web analistas BV, profissionais do cliente e fornecedores participam dos processos.
•Assistente de processos para orientar o analista BV na execução correta do processo.
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Acesso do Fornecedor
•Os fornecedores são acionados por e-mail e direcionados para site web para participação no processo.
•No mesmo site existem relatórios sobre suas plantas e produtos oferecidos.
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Gestão
•Foram criados diversos relatórios e dashboards para gestão dos fornecedores.
•Alguns destes dashboards são enviados para gestores com visualização em tablets e smartphones.
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Resultados
•Duração do Projeto: 4 meses.
•Equipe Bureau Veritas em projeto: 4 pessoas.
•Equipe Bureau Veritas em operação: 3 pessoas.
•Quantidade de fornecedores: 500 fornecedores.
•Quantidade de certificações: 240 certificações desde Maio de 2014.
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