Disciplina Organizacao de Eventos (I) (IFSP Campus Cubatao) (aulas 09 e 10)

Prof. Aristides Faria | Curso de TurismoProf. Aristides Faria | Curso de Turismo
Organização de eventos (I)
IFSP Campus Cubatão | 2016
Prof. Aristides Faria Lopes dos Santos

CONCEITUAÇÃO
Planejamento e organização de eventos

ASPECTOS OPERACIONAIS
Briefing e Check list

Elaboração do briefing do evento
• Em inglês, Briefing significa “Resumo”:
– É um documento contendo a descrição da situação da marca ou empresa, seus problemas,
oportunidades, objetivos e recursos para atingi-los.
– É a base do processo de planejamento.
– Quando fala-se em “Brifar” quer dizer o ato de passar o briefing para outra parte
envolvida.
– O processo de Briefing acontece quando uma informação vai de um ponto para outro –
ou seja, de uma pessoa para outra, de uma empresa para outra – e seu propósito pode ser
estabelecido como uma forma de organizar a passagem da informação certa – das pessoas
certas para outras pessoas certas –, na hora certa, da maneira certa e pelo custo certo.

• Continuação:
• Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário, ou
seja, ele deve conter todas as informações relevantes e nenhuma que não seja.
– Um briefing muito grande, por exemplo, é ruim não só por ser extenso, mas
principalmente porque não é seletivo, e sem seleção todo processo se torna dispersivo. Já
um briefing excessivamente reduzido é incompleto, e abre espaço para a imaginação das
pessoas que trabalharão na tarefa.
– A imaginação é fundamental, é claro, mas para resolver o problema e não para se ficar
imaginando como ele de fato seria.

Briefing
Público-
alvo
Data
Hora
Local
Tema
Dimensão
Adesão
Abrangência
Programa
Serviços

Check List de eventos
• Lista todas as necessidades levantadas no briefing de forma pontual, de acordo
com o que foi colocado como necessidade para execução do projeto!
• Considere toda a “logística” envolvida:
– Considerando a logística na sua principal definição que é a de planejar, elaborar,
realizar projetos e desenvolvimento.
– É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de criar comissões ou
equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como suporte para a
realização do evento.
– A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade Organizadora ou de pessoas
por ela designada.

Check List de eventos (exemplo)
• Infraestrutura
– Planta (engenharia)
– Instalação elétrica
– Instalação hidráulica
– Montagem de barracas de entidades
– Montagem de barracas de entretenimento
– Montagem de barraca de bingo (arquidiocese)
– Montagem de bilheteria
– Grades para isolamento da área
– Barricadas (tribuna/camarote)
– Canalização de área para estacionamento
• Palco
– Serviço de sonorização e iluminação
– Decoração típica
– Locutor
– Carregador
– Mapa de palco (equipe técnica)

• Documentação
– Projeto da festa (croqui/planta baixa)
– Número de participantes (estimado)
– Roteiro de segurança (plano de emergência/contingência)
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Segurança do Trabalho
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Instalações elétricas (capacidade de carga, geradores)
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Estrutura do palco (montagem)
– Emissão de alvará (Prefeitura Municipal / Secretaria de Obras, por exemplo)
– Recolhimento de taxas (Escitório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD))
• Segurança
– Plano Operacional Padrão (POP)
– Plano de Contingência
– Plano de Emergência
– Contratação de prestadores de serviços terceirizados
– Equipamentos de monitoramento
– Sistema de comunicação entre equipes de trabalho
– Registro e análise de ocorrências

• Divulgação
– Cartaz
– Flyer
– Carro de Som
– Faixas
– Rádio
– TV
– Website e mídias sociais
– Assessoria de Imprensa
– Relações Públicas
• Captação de recursos financeiros
– Cessão ou locação do espaço/local
– Venda de ingressos
– Captação de patrocinadores
– Planejamento de mídia (pró investidores)
– Doações e permutas
– Parcerias

• Shows
– Escolha dos artistas
– Contratação e pagamentos
– Agenda/logística (deslocamento, hospedagem, alimentação)
– Camarim e acolhimento
• Decoração
– Palco
– Camarotes
– Entrada e saída do evento (acessos VIP, saídas de emergência)
– Áreas comuns (sinalização de segurança)
– Áreas comuns (publicidade)
– Fogos: abertura e encerramento
• Conservação de limpeza
– Área total do evento
– Camarotes e áreas comuns
– Palco e camarins
– Banheiros
– Entrada e saída do evento
– Reciclagem

Contratações importantes
Gestão
de
Eventos
Local
Artistas,
palestrantes,
etc)
Emissoras e
assessorias
Fornecedores e
prestadores de
serviços
Clientes e
expositores
Patrocinador
Parceiros
Apoiadores

Pós–evento
Arquivo de
informações do
evento
Agradecimentos
Balanço ($)
Análise dos
contratos firmados
Memorial (lições
aprendidas)

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