Planejamento de Eventos

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Aula sobre gestão e organização de eventos.

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Planejamento de Eventos

  1. 1. +Montagem de EventosOrganização e Gestão de Eventos
  2. 2. +IntroduçãoCuriosidade: O termo “montagem” se origina daapresentação de peças de teatro. Refere-se àreunião de todos os componentes de umaprodução teatral para sua apresentação em umpalco. Muitos dos eventos que usam esse termosão apresentados em um só local e requerem umaorganização similar à de uma produção teatral.
  3. 3. +IntroduçãoA montagem também pode dizer respeito àorganização de um determinado local dentro de umfestival maior.Ex: SWU
  4. 4. +
  5. 5. +Montagem de eventos Os principais questões/elementos da montagem são:Temática e formato do eventoProgramaçãoEscolha do localPúblico e convidadosPalcoForça, iluminação e somAudiovisuais e efeitos especiaisServiços de alimentaçãoArtistasPessoalHospitalidadeCronograma da produçãoRegistro do eventoContingências
  6. 6. + Em cada evento, a ordem de importância desseselementos varia.Ex: Galetto/Culinária Elementos comuns: palco, lista de contato e deresponsáveis, cronograma de produção.
  7. 7. +Temática e Formatodo Evento
  8. 8. +Temática e Formato do Evento A principal decisão artística e criativa a ser tomada é adeterminação do tema. É o tema do evento que odiferencia de outros eventos. Tudo começa na temática do evento. Tudo vai girar emtorno do tema.
  9. 9. +TemaLocalServiço de BufêAudiovisuais e efeitosespeciaisLuzes e somArtistas, entretenimentos,apresentadoresDecoração, objetoscenográficos e cenário
  10. 10. +Programação
  11. 11. +ProgramaçãoToda a programação montada do evento. É comoordem de apresentações, escala detempo, definido de uma forma linear. O programade um festival de grande porte é um conjunto deatividades.
  12. 12. +Programação“A programação da noite deve começar criando uma atmosfera...não é aconselhável comandar o público – dê tempo para queeles se acomodem. Então, o mestre de cerimônia deveapresentar a festa, de modo que o propósito do evento seja bemconhecido por todos. (...) Programe-a para que termine em ummomento de ápice, seja enquanto o público estádançando, aplaudindo ou cantando.”Colin Slater
  13. 13. +Escolha do Local
  14. 14. +Local do Evento A escolha do local é uma decisão crucial que, em ultimaanálise, irá determinar muitos dos elementos demontagem. Muitos eventos acontecem dentro de quatro paredes eum teto, sendo o local escolhido por outros fatores.Pode-se considera-lo uma tela em brando, não qual oevento é “pintado”. Pode haver eventos, não seja necessário usar todas oscargos costumeiros, pois pode haver outro tipo deinteiração por parte dos convidados.
  15. 15. +Local do Evento Sempre visitar o local do evento. Veracidade dos documentos Imagens desatualizados
  16. 16. +
  17. 17. +Público e Convidados
  18. 18. + As considerações da montagem do evento com respeitoao público são: Combinar o local ao tema do evento Combinar o tamanho do local ao porte do evento Configuração do local, inclusive as linhas de visão e aconfiguração dos assentos. Histórico dos eventos no local, incluindo a reputação dolocal Disponibilidade
  19. 19. + O que o local pode proporcionar Transporte de/para e em torno do local;estacionamento Acesso para público, equipamentos, artistas, vips, pessoal e pessoascom necessidades especiais Toaletes e outros detalhes de infra-estrutura Aparelhos de jantar e serviços de bufê preferidos Comunicação , incluindo telefone/internet Clima, incluindo microclima e ventilação Planos e saídas de emergência
  20. 20. +O Palco
  21. 21. +O Palco
  22. 22. +O Palco
  23. 23. +O Palco
  24. 24. +O Palco
  25. 25. +O Palco Uma ferramenta indispensável no elemento palco é a Planta dePalco. É uma planta baixa, geralmente desenhada porengenheiro, que contem todos os detalhes do palco e o que estádiretamente ligado a ele. Existem algumas sub-plantas (planta desom, planta de luz, planta de assentos). Essas plantas são usadaspelos profissionais de cada área. Ela deve ser rica em detalhes paraque os profissionais consigam prever qualquer tipo de problema.Desde microfonia até cadeiras que não conseguiram ver o telão.
  26. 26. +
  27. 27. +Energia Elétrica
  28. 28. +Energia Elétrica Não pode ser tratada como um fator sem importância. Ainda maisquando envolve um grande número de pessoas. Tipo de energia – Trifásica Bifásica Quantidade de energia necessária, especialmente horário de pico(Chitaozinho e Xororó) Luzes de emergências Posição e número de tomadas
  29. 29. +Energia Elétrica Tipos de conduítes e distância da tomada até o aparelho Fiação atual do local, uma vez que locais antigos geralmente podemser mal aterrados Voltagem/amperagem do equipamento que será trazido Fatores de segurança, inclusive a cobertura de conduítes e apossibilidade de escape de eletricidade no terreno por causa dachuva Normas locais e estaduais referentes à energia elétrica
  30. 30. +Luzes
  31. 31. + Possui duas funções: Estética e Pragmaticamente Pragmaticamente: permitem a todos ver o que está acontecendo. Primeiro item da lista a ser verificado. Iluminação interna: Sinais luminosos (saída, toaletes), bem como áreas deserviços alimentícios e bilheterias. Iluminação externa: Identificação do local, segurança e propaganda dospatrocinadores. Fatores de cunho prático e estético: Ela combina com a temática do evento e poderá contribuir para enriquecê-la? Poderá ser usada tanto para iluminação do ambiente quanto para as exibições?
  32. 32. +
  33. 33. + Há um gerador reserva? (Plano B) Quais são os requisitos de energia elétrica (as luzes podem usar bem maisenergia que o sistema de som?) Ela causará interferência nos campos magnéticos de outros sistemas? Porexemplo: um painel para regular a intensidade da luz pode criar um ruído audívelno sistema de som. Ela virá com uma pessoa responsável pelo planejamento da iluminação com opainel de iluminação? (operador de iluminação) Quais são os efeitos luminosos necessários (efeitos de luzes. Estroboscópica,penumbra progressiva.) E se as luzes do local prestam pra isso. (natural) Qual é o equipamento necessário (árvores e latas) e há algum espaço no localpara montá-lo?
  34. 34. +
  35. 35. +Som De que maneira a iluminação pode auxiliar na segurança do evento? Plano de iluminação: É uma mapa do local que mostra o tipo e aposição da iluminação. Plano: Disposição das luzes, tipos de luzes, inclusive canhões erefletores móveis, direção para onde as luzes devem apontar, quecores usar.
  36. 36. +Som
  37. 37. +
  38. 38. +Som A principal razão de se ter um equipamento de som em um evento épermitir que a platéia ouça com clareza a música, as palestras e osefeitos de áudio. Diferenciação de público: Público jovem (som mais alto), públicomais velho (som mais baixo)
  39. 39. +
  40. 40. +Som Disposição das caixas de som diferente para cada evento Estética do sistema de som Acústica do local Antecedência nos testes Testando, 1, 2, som.
  41. 41. +
  42. 42. +Audiovisuais e Efeitos Especiais
  43. 43. + Esse tema influencia diretamente no qualidade percebida pelopúblico. É diferente alugar um equipamento de audiovisual e contratar umaequipe de produção e consultoria. Swu: Projeção na Água, Jornalzinho, Comerciais, VJ queacompanhava o show, etc. Raves: VJ, Os efeitos espaciais de um evento são usados para atrair aatenção, gerar entusiasmo e manter o interesse. Pirotecnica(fogos)se tornou parte da logística.
  44. 44. +
  45. 45. +Objetos Cenográfios eDecoração
  46. 46. + Fazem o público interagir com o ambiente, fazendo com que o temaamplie a sensação e possam viver em um mundo imaginário. A forma como esses elementos de montagem são combinados e suarelativa ênfase no evento geralmente refletem o estilo pessoal daempresa.
  47. 47. +Serviço de Bufê
  48. 48. +Bufê Disposição dos alimentos. Ordem com os quais eles são servidos eapresentados (conforme o tema) Decisão do acesso a bebidas alcoólicas podem representar grandedecisão para o gerente do evento por conta do público (se todosestão aptos a consumir) e o comportamento causado por ela(geralmente no final do evento) Serviço da casa ou contratado Fatores de controle de qualidade a se considerar Custos Manuseio do lixo
  49. 49. +Artistas
  50. 50. + Variações de tratamento dependendo do artista Contato: Verificar se contato é direto com o “talento” ou possuiempresário. A quem irá se dirigir resolver os detalhes do evento Requisitos de Montagem: Plano de palco. Cada Talento tem a suaforma de apresentação. Variando formato de som, luzes edisposições Disponibilidade para ensaio, atenção da mídia e atuação: Se é em umfestival, há um tempo cronometrado para cada atividade. Há tempopara entrarem, se acomodarem e deixarem o local. É necessário queo tempo seja computado, pois pode haver programa de série deensaios com outros artistas
  51. 51. + Contratos e Exigências: Taxas mínimas, condições de sindicatos,estrutura legal dos artistas e seu Copyright Pagamento: Há artistas que possuem uma estrutura organizada pararecebimento de pagamento, mas o esquema 30, 60, 90 não seencaixa para a maioria, que espera o recebimento imediato. Diversos meios culturais, dependendo de cada artista e suaapresentação.
  52. 52. +Equipe
  53. 53. + Não sobrecarregar com informações desnecessárias para osmembros da equipe Briefing enxuto Equipamentos complexos específico não deixam espaço parainexperiências. É necessário muito profissionalismo e segurança. Nomes e funções dos membros da equipe são mantidos numa listade contatos e numa folha de responsabilidade.
  54. 54. +Hospitalidade
  55. 55. + O que os patrocinadores esperam que o gerenciamento do eventoproporcione para eles e seus convidados? A forma que todas as pessoas que estão no evento são tratadas, sejaele uma festa corporativa ou um festival, é primordial. Eles precisamse sentir confortáveis e com vontade de voltar outra vez ou feliz como resultado. 1º estágio: saber as expectativas dos convidados. 2º estágio: superaras expectativas dos convidados, especialmente proporcionando maisconforto. 3º estágio: é ser flexível a mudanças nas necessidades dosconvidados durante o evento. 4º estágio: é avaliar a hospitalidade doevento de forma que ela possa ser aperfeiçoada da próxima vez.
  56. 56. +Cronograma de Produção
  57. 57. + O cronograma de produção é o principal documento para amontagem. Ele é o documento mestre a partir do qual vários outroscronogramas são criados. Lista detalhada de tarefas com horas definidas para iniciar eterminar. Esse cronograma geralmente toma forma de um gráfico de Gannt.(Hora, atividade, local e responsável)
  58. 58. +
  59. 59. +Registrando o Evento
  60. 60. + O registro do evento é tão importante quanto o próprio evento. Elevai servir para analisar a competência da equipe organizadora e podeser usado para promover a empresa patrocinadora. Pode servir de referencia para os eventos futuros. O registro pode ser em vídeo, foto, som ou relatório escrito. O registro do evento não deve ser deixado pra ultima hora. É umelemento a ser considerado logo da organização do evento.
  61. 61. +Contingências
  62. 62. + Umas das coisas importantes a se considerar quando se monta umevento é a possibilidade dos erros. É preciso considerar o “e se”. Tersempre um plano B. O palco do festival pode ter um blecaute. Os artistas podem nãochegar. É necessário se preparar para o pior. Ter um plano de emergência. Etodos os profissionais envolvidos no evento devem ter conhecimentodesses planos de emergência.
  63. 63. +Conclusão
  64. 64. Obrigado!

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