O documento fornece um exemplo de checklist para planejamento e organização de eventos, cobrindo todas as etapas e necessidades logísticas, como infraestrutura, segurança, divulgação, shows, limpeza, contratações e pós-evento. É destacada a importância de se criar comissões responsáveis pelas diversas tarefas e da coordenação das equipes.

1. Organização de eventos (I)
Prof. Aristides Faria Lopes dos Santos

2. CONCEITUAÇÃO
Planejamento e organização de eventos

3. Check List de eventos
• Lista todas as necessidades levantadas no briefing de forma pontual,
de acordo com o que foi colocado como necessidade para execução
do projeto!
• Considere toda a “logística” envolvida:
– Considerando a logística na sua principal definição que é a de planejar,
elaborar, realizar projetos e desenvolvimento.
– É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de criar
comissões ou equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como
suporte para a realização do evento.
– A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade Organizadora ou de
pessoas por ela designada.

4. Check List de eventos (exemplo)
• Infraestrutura
– Planta (engenharia)
– Instalação elétrica
– Instalação hidráulica
– Montagem de barracas de entidades
– Montagem de barracas de entretenimento
– Montagem de barraca de bingo (arquidiocese)
– Montagem de bilheteria
– Grades para isolamento da área
– Barricadas (tribuna/camarote)
– Canalização de área para estacionamento

5. Check List de eventos (exemplo)
• Palco
– Serviço de sonorização e iluminação
– Decoração típica
– Locutor
– Carregador
– Mapa de palco (equipe técnica)

6. Check List de eventos (exemplo)
• Documentação
– Projeto da festa (croqui/planta baixa)
– Número de participantes (estimado)
– Roteiro de segurança (plano de emergência/contingência)
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Segurança do Trabalho
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Instalações elétricas (capacidade de
carga, geradores)
– Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ART) / Estrutura do palco (montagem)
– Emissão de alvará (Prefeitura Municipal / Secretaria de Obras, por exemplo)
– Recolhimento de taxas (Escitório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD))

7. Check List de eventos (exemplo)
• Segurança
– Plano Operacional Padrão (POP)
– Plano de Contingência
– Plano de Emergência
– Contratação de prestadores de serviços terceirizados
– Equipamentos de monitoramento
– Sistema de comunicação entre equipes de trabalho
– Registro e análise de ocorrências

8. Check List de eventos (exemplo)
• Divulgação
– Cartaz
– Flyer
– Carro de Som
– Faixas
– Rádio
– TV
– Website e mídias sociais
– Assessoria de Imprensa
– Relações Públicas

9. Check List de eventos (exemplo)
• Captação de recursos financeiros
– Cessão ou locação do espaço/local
– Venda de ingressos
– Captação de patrocinadores
– Planejamento de mídia (pró investidores)
– Doações e permutas
– Parcerias

10. Check List de eventos (exemplo)
• Shows
– Escolha dos artistas
– Contratação e pagamentos
– Agenda/logística (deslocamento, hospedagem, alimentação)
– Camarim e acolhimento
• Decoração
– Palco
– Camarotes
– Entrada e saída do evento (acessos VIP, saídas de emergência)
– Áreas comuns (sinalização de segurança)
– Áreas comuns (publicidade)
– Fogos: abertura e encerramento

11. Check List de eventos (exemplo)
• Conservação de limpeza
– Área total do evento
– Camarotes e áreas comuns
– Palco e camarins
– Banheiros
– Entrada e saída do evento
– Reciclagem

12. Contratações importantes
Gestão
de
Eventos
Local
Artistas,
palestrantes, etc)
Emissoras e
assessorias
Fornecedores e
prestadores de
serviços
Clientes e
expositores
Patrocinador
Parceiros
Apoiadores

13. Pós–evento
Arquivo de
informações do
evento
Agradecimentos
Balanço ($)
Análise dos
contratos firmados
Memorial (lições
aprendidas)

14. Bons estudos!