Organização de eventos

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Organização de eventos

  1. 1. Marta Jorge nº9773
  2. 2. Evento Experiência única; Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração; Desperta interesse e causa impacto; 2CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  3. 3. Objetivos de um Evento CONVIVER FESTEJAR ENVOLVER APRESENTAR INAUGURAR PROMOVERAGRADECER DIVULGAR PARTILHAR EXPERIMENTAR 3CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  4. 4. Organização de eventos É o processo de planeamento que inclui:  Orçamentos;  Estabelecimento de datas e limites;  A seleção e a reserva do local do evento;  A aquisição de licenças;  Coordenação do transporte e estacionamento. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
  5. 5. Feiras Profissionais  Conjunto de vários stands;  Cada um pertence a uma organização, conjunto de organizações ou a um país. Promoverem a sua imagem; Produtos e serviços; Aumentarem a sua reputação no mercado. Para que…. Possam estimular o comércio eo desenvolvimento económico 5CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  6. 6. As entidades organizadoras/empresas de serviços especializados dedicam-se a assegurar:  Decoração standard ou especial (design de interiores design gráfico);  Aluguer de mobiliário e colocação de alcatifas;  Produção e afixação de sinalética e de suspensões publicitárias;  Seleção e disponibilização de plantas e arranjos florais;  Disponibilização de infraestruturas e tecnologias;  Contratação de hospedeiras/rececionistas;  Catering;  Reportagem fotográfica;  Vigilância;  Entre outros. 6CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  7. 7. Os regulamentos gerais disponibilizados pelas entidades, contém informações sobre:  Âmbito, datas, duração e horário das exposições;  Condições de admissão;  Forma de inscrição;  Atribuição de espaços e sua localização;  Custo de participação e cancelamento;  Produtos a expor;  Cartões de livre-trânsito;  Bilhetes de convite. 7CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  8. 8. Preparativos para uma feira ▪ Inscrição e reserva de espaço; ▪ Seleção dos materiais ou produtos a expor; ▪ Questionários dos organizadores; ▪ Inscrição nos catálogos; ▪ Design e decoração; ▪ Publicidade. 8CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  9. 9. Planeamento do Evento 1. Público alvo  Identificar e selecionar o público de interesse;  Perceção das suas necessidades;  Número de pessoas a atingir. Para que o evento corra da melhor forma deve seguir as seguintes etapas: Torna todas as decisões de planeamento mais claras 9CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  10. 10. Continuação… 2. Orçamento disponível  Verificar e analisar o orçamento disponível;  Estabelecer um limite;  Definir o grau de flexibilidade. Permite distribuir as verbas pelas atividades a incluir no evento 10CET- Secretariado e Assessoria Administrativa
  11. 11. ▪ 3. Estratégia do evento  Optar pela melhor estratégia para a execução do evento; 4. Definição do tema  Definir, explicitar e divulgar;  O mais rápido possível; IMPLICA  Escolha dos meios de divulgação;  Escolha do local;  O público alvo;  Potenciais Patrocinadores;  Convites. O tema deve ser curto e claro, de modo a resumir a finalidade que se espera alcançar com ele. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa 11
  12. 12. 5. Data e local Para decidir uma altura que melhor se adeque para a realização:  Os feriados;  Os eventos concorrentes;  As épocas altas e baixas;  As datas comemorativas;  Dias da semana mais adequados. A definição do local deve atender aos seguintes dados: Gerais:  Objetivo do evento;  Formato, interesses e expectativas público-alvo;  Disponibilidade do espaço; Específicos (condições do espaço):  Questionar se tem os equipamentos precisos para o evento;  O estacionamento;  Serviços de restauração/ bar por perto. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
  13. 13. 6. Programa Definição do programa em geral do evento:  Horários;  Interrupções;  Refeições;  Duração;  Conteúdo;  Espetáculos.  Dias;  Hora de início e fim;  Tema principal;  Oradores e pequeno histórico profissional;  Resumo de cada intervenção;  Sala onde terá lugar à atividade;  Horários e local de refeições;  Valor e condições de pagamento. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#› Qualquer q seja o programa deve constar É em si um mapa que orientará os participantes até ao final do evento
  14. 14. 7. Afetação de Recursos Recursos financeiros:  Capital disponível;  Despesas a efetuar;  Fontes de financiamento; Recursos humanos  Determinar necessidade pessoal;  Analisar e descrever funções;  Definir políticas e procedimentos;  Elaborar orçamento;  Efetuar recrutamento e seleção;  Supervisionar e avaliar desempenho;  Formar equipa. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
  15. 15. (continuação) Recursos físicos, materiais e serviços:  Infraestruturas;  Equipamentos diversos;  Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc;  Serviços de apoio: abastecimento, limpeza. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#› Um levantamento exaustivo dos recursos a precisarpara cada evento revela-se por si uma etapa fundamental
  16. 16. 8. Reunir envolvidos  Transmitir a informação aos colaboradores envolvidos no planeamento, execução e controlo. 9. Contratação de serviços  Catering;  Animação;  Decoração; CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#› 10. Estratégia de Comunicação Atráves de :  Outdoors;  Cartazes;  Banners em fachadas;  Flyers;  Desdobráveis;  Cartas e convites;  Comunicação de imprensa.
  17. 17. 11. Planeamento Logístico  Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desenvolver;  Atribuir responsabilidades e tarefas;  Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas;  Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklist e diário de gestão de espaço. ▪ 12. Avaliação Permite:  Balanço construtivo sobre o evento;  Identificar os erros cometidos;  Aspectos positivos a reter. CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›
  18. 18. FIM ! CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›

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