O documento discute a importância da administração do tempo e como as pessoas gastam seu tempo. Sugere que as pessoas devem focar em tarefas importantes e urgentes, criar planos de ação diários, ter períodos de concentração e pausas, e organizar documentos para melhor aproveitar seu tempo.

1. C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S
D E N E G Ó C I O S - V I L A E M A 1
DEUS E SEUS
NEGÓCIOS
BOA NOITE
SEJA
BEM VINDO

3. TEMPO
TANTO PARA FAZER ... TÃO POUCO TEMPO
O bem mais importante que alguém pode ter é o
TEMPO. Numa estória em quadrinhos o
personagem principal faz uma observação:
"Deus me colocou na Terra para realizar um
certo número de coisas. No momento estou
tão atrasado que nunca vou morrer".
C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S
D E N E G Ó C I O S - 3

4. Se você viver 72 anos, terá gasto:
C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S
D E N E G Ó C I O S - V I L A E M A 4
 21 anos dormindo
 14 anos trabalhando
 9,5 anos assistindo televisão
 7 anos dentro do banheiro com os cuidados de higiene básicos
 6 anos comendo
 5 anos esperando em filas
 4 anos estudando
 2 anos retornando chamadas telefônicas
 1 ano procurando por coisas perdidas (eu já passei por isso)
 22 meses em cultos
 6 meses esperando em semáforos e em portas de elevadores!
O tempo é a sua vida e, portanto, se você está matando tempo,
está matando a si mesmo. Se você não aprender como
administrar o seu tempo, nada será administrável em sua vida.

5. QUEM TEM TEMPO NÃO É QUEM NÃO FAZ NADA: É QUEM CONSEGUE
ADMINISTRAR O TEMPO QUE TEM DE MODO A PODER FAZER AQUILO QUE
QUER.
SER PRODUTIVO NÃO É EQUIVALENTE A ESTAR OCUPADO: HÁ MUITAS
PESSOAS QUE ESTÃO O TEMPO TODO OCUPADAS EXATAMENTE PORQUE SÃO
IMPRODUTIVAS - NÃO SABEM ONDE CONCENTRAR SEUS ESFORÇOS E, POR
ISSO, CISCAM AQUI, CISCAM ALI, MAS NUNCA PRODUZEM NADA !
SER PRODUTIVO É, EM PRIMEIRO LUGAR, SABER
ADMINISTRAR O TEMPO, TER SENTIDO DE DIREÇÃO,
SABER AONDE SE VAI
O ÚNICO DERROTADO É AQUELE QUE DESISTIU DE LUTAR !

6. TESTE: RESPONDA SIM OU NÃO
Estou sempre querendo ganhar tempo.
Sou tão rápido, que enquanto faço duas ou três tarefas, as
pessoas normalmente executam uma.
Fica magoado quando me sinto sem tempo e alguém diz:
"Calma, não tenha pressa. Temos tempo”.
Me sinto até impotente, sem tempo de viver
Eu acho que 24 horas é pouco. Queria que tivesse mais
As vezes eu trabalho de madrugada porque não tive tempo de
fazer durante o dia
Estou sempre querendo ganhar tempo.

7. RESULTADO
Se você concordou com duas ou mais
afirmações, há indícios de que o tempo é seu
inimigo e você deve estar sofrendo com isso.
Se você concordou com apenas uma afirmação
ou discordou de todas elas, parabéns, você
deve estar lidando bem com o seu tempo !

8. COMO TER TEMPO ?

9. ADMINISTRAR O TEMPO
Primeiro passo: Administrar o tempo não é uma questão de
ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é
uma questão de saber definir prioridades
(numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos
ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos
fazer !
Tempo6.flv

10. ADMINISTRAR O TEMPO
O segundo passo é começar a estrategiar: transformar
objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir,
em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. Para
isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos
chegar (definição de objetivos). Onde quero estar, o que
quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos?
Tempo.flvTempo4.flv

11. ADMINISTRAR O TEMPO
O terceiro passo é criar planos táticos: como atingir as
metas estabelecidas
Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito: como no
vídeo, criar listas semanais com atividades, criar maneiras
de priorizar atividades.
Importante saber delegar:
focar nas atividades que são
relevantes, e delegar. (lembre
da aula anterior, o empresário é
cabeça, precisa dirigir e guiar, a
cabeça não faz atividade das
mãos, e mesmo se fizer, não vai
ficar tão bom quanto) !

12. 24 HORAS
Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo
diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma
proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em
coordenar este recurso tão limitado e precioso
Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo
bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou
fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.

13. SUGESTÕES: IMPORTANTES E URGENTES
Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias,
algumas estarão ali porque nos são importantes, outras
porque são urgentes.
E também sei que na lista de todo mundo haverá coisas
que são IMPORTANTES E URGENTES
Imagino que algo que não é NEM importante NEM urgente
não estará na lista de ninguém. (óbvio não é?)
O problema surge com coisas que consideramos
importantes mas não urgentes, e com coisas que são
urgentes mas às quais não damos muita importância !

14. Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para
entregar, etc.
São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”...
Não faça isto!
SUGESTÕES: TAREFAS A LONGO PRAZO
Data Executar:
10/02 Procurar o relatório do ano anterior para servir
de modelo
15/02 Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20
linhas, o que acharam que realizado de
importante no ano anterior (novos clientes,
treinamento, nova forma de trabalho, etc.)
10/03 Escrever a primeira versão do relatório,
juntando o modelo + o que o pessoal já
escreveu
20/03 Revisão e alterações
25/03 Enviar o relatório para a Diretoria
EXEMPLO TAREFA: Escrever o
relatório anual de desempenho de
minha seção.
Prazo para entrega: 25 de março
Distribuição das tarefas menores:
Aplique um plano rápido e
pequeno para você vencer uma
grande tarefa, com prazo
marcado.

15. SUGESTÕES : PLANO DE AÇÃO
 Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se
não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer
primeiro na sua mesa.
 Trabalhe com o que é IMPORTANTE e não somente com o
que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema
geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes
que gostaria de realizar. Não permite que suas
preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu
esquema.
 À medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que
você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já
que, ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente)
poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!

16. Exemplo:
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatório da diretoria
8.30 horas: Reunião com chefia
8.50 horas: leitura dos e-mails
9.10 horas: Projeto do novo produto
9.50 horas: Pausa para ginástica
10 horas: Atendimento do cliente
IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatório da visita do cliente
12 horas: Almoço
13.30 horas: Telefonemas e pendências
14.30 horas: Leitura da correspondência
15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e
Desenvolvimento
15.30 horas: Reunião do Departamento
Comercial e Marketing
17.00 horas: Revisão final do relatório de
visita do cliente
17.50 horas: Programação geral para o dia
seguinte
(as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas!)
Exemplo: (Rafael)
7hs – 9hs: Assuntos Urgentes
9hs – 12hs: Assuntos Importantes
12hs – 13hs: Almoço
13hs – 15hs: Reuniões, discussões e
acompanhamentos.
10min: Descanso
15hs-16hs: Assuntos Posteriores
16hs – 17hs: Planejamentos e preparação
para o dia seguinte
Cada um deve achar a melhor maneira
para se organizar, mas o planejamento
deve ser feito.

17. SUGESTÕES: CONCENTRAÇÃO
 A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no
que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo
tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não
interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc.
VÁ ATÉ O FIM Poucos problemas resistem a um ataque
maciço.
 Como aumentar sua concentração? Talvez você terá que
desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante
a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo
tempo tentar redigir um relatório técnico é algo
extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu
relatório! Concentração e
Eficiência em uma
determinada
atividade.
tempoinício fim

18. SUGESTÕES: CRIE MODELOS
Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar
certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador
modelos ou relatórios que você já elaborou.
Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de
tempo, padronizando-se os procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do
Excel (planilha eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e
controles financeiros diários.
Outro exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar
diariamente em um só lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a
qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou
arquivos.

19.  Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos
documentos necessita espaço e tempo para administrar, o
que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na
cesta!):
 Ao final do dia, limpe a mesa, o dia seguinte começará livre
do dia anterior.
 Arranje 3 caixas e coloque os papéis (cada caixa deve ter
uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:
Pasta Azul: Para leitura posterior
Pasta Verde: Prioridade menor
Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!
SUGESTÕES: ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA
Durante seu horário produtivo: Ataque, de imediato, a pasta
vermelha (ou aquela que você separou para as
PROVIDÊNCIAS IMEDIATAS).

20. SUGESTÕES: APROVEITE MELHOR O TEMPO
Aproveite brechas nas suas atividades. Leia um livro enquanto
espera na fila do lava-rápido, em consultórios médicos, ou
durante viagens de avião.

21. SUGESTÕES: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO
 Uma das nossas tendências,
quando estamos com pouco tempo,
é tentar fazer tudo ao mesmo tempo,
no mesmo dia, nem que para isso
fiquemos trabalhando até as 23
horas. Mas trabalhar durante longas
horas não é bom modo de aproveitar
o tempo. A energia acaba e o
cansaço físico e mental terminam por
sepultar o aproveitamento

22.  Defina um horário (é uma Lei), em que
você fará uma pausa no seu trabalho e
se dedicará a uma rápida relaxada,
organizada ou ginástica.
 De uma organizada na mesa, veja se há
papéis bagunçados (resista a tentação
de mergulhar nas tarefas)
 Veja como estão as lista de ações para
atividades a longo prazo (se estão
preenchidas) (resista a tentação de
mergulhar nas tarefas)
 Dê uma volta, converse um pouco, veja
algumas notícias
SUGESTÕES: RELAXE (CONSIDERE OBRIGATÓRIO)
Isso te dará um ânimo novo
para começar novamente
depois do seu break.

23. 0 (zero) para “NUNCA”
1 para “DE VEZ EM QUANDO”
2 para “QUASE SEMPRE”
3 para “SEMPRE”:
( ) Se você erra ao escrever um bilhete (a mão), ao invés de riscar o erro, você
escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Você revisa um relatório, a procura de erros, mesmo depois de já ter sido
entregue.
( ) Você “enfeita” (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que
possível, para agradar a quem o recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinião sobre um assunto, em que você é um
especialista. Você dá sua opinião, mas se estende nos detalhes, e fala por pelo
menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunião, você precisa votar num assunto. Além de votar, você faz
questão de explicar aos outros por que votou daquela maneira.
( ) Você passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou
de redigir o texto definitivo.
“O PERFECCIONISTA “

24. Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um
perfeccionista!
De 6 a 10: está na média, mas lembre-se que o
perfeccionismo não significa, necessariamente, melhor
qualidade no trabalho...
Acima de 10: você tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe
custa isto? Vale a pena?
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

25. Existe diferença entre esforçar-se por executar um trabalho
ótimo e empenhar-se para atingir a perfeição.
O primeiro caso é alcançável, produtivo e (algumas vezes)
necessário.
O segundo é quase inatingível.
Por que se esforçar para fazer uma carta perfeita, se o seu
chefe irá ler apenas os aspectos principais, para depois jogá-
la num arquivo qualquer ou no lixo?
Por que imprimir 10 páginas novamente na impressora, se o
erro está apenas na palavra “comecar”, que você esqueceu
de colocar o “ç”? É mais sensato, econômico e rápido apenas
incluir o sinalzinho abaixo do “c”!!!!
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

26. Raramente os perfeccionistas,
aqueles que querem a perfeição em
tudo (ou quase tudo) tem tempo para
si, para os outros, ou para serem
perfeitos!
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO

27. DIGA NÃO
 O uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de economia
de tempo. Aprenda a recusar, com educação mas
firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça
imprescindível para alcançar os resultados.
 Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se
do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente
considera importante, e assim poderá ter chance de livrar-
se dos trabalhos improdutivos.
 Quando nossa única preocupação é não ofender aos
outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.

28. DIGA NÃO- EXEMPLOS
 Você foi convidado para estar numa reunião de outro
departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com
os clientes. Apenas convidaram você porque querem valorizar a
“turma”. Recuse sem hesitação!
 Você recebe um telefonema para dar uma opinião de marketing
para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e
responder a um questionário na internet, com 50 perguntas (ou
mais...!). Delicadamente, diga que você não dispõe do tempo
necessário para dar atenção devida ao assunto e ... tchau!

29. C O R T E !
Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo
sobre futebol na hora do trabalho, falar ao telefone além do
imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que
não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão de
malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....
Estabeleça horários em que atenderá telefonemas de marketing
direto (se é que você quer atender este tipo de telefonema...) e seja
rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper suas atividades
para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas de
conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você
tem!

30. C O R T E !
 Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não
há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida.
 Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o
mesmo tempo.
 Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração
que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.
Basta um pouco de esforço e determinação.
Um cartaz do lado de fora de um viveiro de planejamento paisagístico dizia:
"O melhor momento para se plantar uma árvore foi há 25
anos... O segundo melhor momento é hoje". Aja, agora!
Tempo3.flv