Gestão de projetos no Judiciário, maturidade e tendências

1. © Direitos Reservados ProValore 2014
Joel Solon Farias de Azevedo, PMP, CBPP
Gerenciamento de projetos no Judiciário
Tribunal de Justiça de Rondônia, 25 de setembro de 2014

2. © Direitos Reservados ProValore 2014
A produtividade é a mesma dos anos 70 e isso tem graves implicações para o país e para as organizações.
Fonte: Exame, Out/12
Combinação cruel: burocracia + excesso de recursos + pedagogia do desperdício
Produtividade no Brasil, problema ou oportunidade de melhoria?

3. © Direitos Reservados ProValore 2014
Miopia organizacional
Estrutura de gestão de risco nas organizações
Práticas, métodos, ferramentas, pessoas, competências, cultura organizacional, responsabilidades, autoridade, procedimentos, etc.
Foco
“O que pode dar errado?”
Foco
“O que pode dar mais certo do que ocorre hoje?”
Resultado
Resultado
Redução de perdas
Alcance de novos ganhos
Para a maioria é visão de passado e não visão de futuro

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Valor nos resultados
Cooperação
Ambiente Político
Oferta
Controles e influências
Setor Público
Setor Privado
Mudanças de gestão alteram a estratégia
Gestão mais profissionalizada e menos sensível à mudança de controle
Monopólio de oferta e prestação de serviços
Ambiente em ampla concorrência
Controles externos e internos pouco efetivos
Influência direta dos stakeholders e dos clientes
Demanda crescente por transparência nos resultados
Resultados positivos como fator de sobrevivência
Baixa cooperação
Inteligência competitiva, benchmarking, associações
O setor público sofre mais do efeito monopólio

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Modelo
Burocrático
Gerencial
Abordagem
Técnica
Gerencial
Gestão de pessoas
Gestão do recurso
Otimização do recurso
Visão do recurso humano
Recurso comum
Recurso crítico
Interesse das pessoas
Emprego
Carreira e reconhecimento
Foco
Procedimentos
Resultados
Poder
Concentrado
Delegado
Liderança
Autocrático
Situacional
Avaliação
Outros
360 graus
Estrutura
Funcional , vertical
Rede
Processo decisório
Racional
Contingencial
Decisões
Programadas
Não programadas
Metas
Impostas, de cima para baixo
Negociadas
Orientação
Legal/ regras
Oportunidades/ riscos
Habilidades preferidas
Técnicas
Gerenciais
Modelo de decisão
Monocrático
Colegiado
Evolução da gestão pública no Brasil ainda em estágio inicial

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Processo de Trabalho
Processo de Trabalho
Processo de Trabalho
Governança e processos de gestão ainda rudimentares
Sociedade
Modelo adotado
Estratégia
Cadeia de Valor
Fornecedores
Processos de Gestão
Processos de Suporte
Clientes

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O processo de gestão da mudança é mal conduzido
1.Estabelecer senso de urgência, a partir de comunicação efetiva;
2.Criar uma coalizão das lideranças para a mudança;
3.Desenvolver uma visão e estratégia de longo prazo;
4.Comunicar a visão da mudança a toda a organização;
5.Desenvolver cultura de medição e orientação a resultados, por meio de metas desafiadoras;
6.Delegar poder às pessoas para realização das ações;
7.Gerar vitórias de curto prazo, com benefícios para as pessoas;
8.Consolidar os ganhos para produzir mudanças ainda maiores;
9.Incorporar as mudanças à cultura da organização.
Fonte: KOTTER, Leading Change, 1996, adaptado

8. © Direitos Reservados ProValore 2014
Os resultados devem ser negociados, quantificados, temporizados, e confirmados

9. © Direitos Reservados ProValore 2014
Resultados e projetos devem ser gerenciados o tempo todo
Problema a resolver
Geração de alternativas
Análise de viabilidade
Autorização do projeto
Execução do projeto
Entregas do projeto
Resultados do projeto
Fase pré-projeto
Visão integrada do ciclo da mudança e ciclo de vida do projeto
Fase de projeto
Fase pós projeto
Desenvolvimento do estudo de caso
Aprovação do projeto
Decisão de continuar ou não
Confirmação dos benefícios esperados
Fonte: OGC 2009 – processo de business case

10. © Direitos Reservados ProValore 2014
Escritório de processos
Áreas funcionais
Comitê operacional de processos
Escritório de projetos
Comitê gestor da estratégica
Planejamento estratégico
Acompanhamento dos benefícios
Gestão da mudança
•Capacitação e disseminação de conhecimento
•Análise de impactos
•Comunicação
Coleta de informações
Métodos, técnicas e ferramentas
Repositório de processos
Avaliação de portfólio de processos
Identificação e seleção de oportunidades
Gestão de projetos e programas de melhoria de processos
Avaliação de custo benefício
Avaliação das iniciativas
A governança é realizada nos resultados dos processos

11. © Direitos Reservados ProValore 2014
Gestão de portfólio de processos
Coleta de informações
Avaliação do portfólio de processos
Identificação e seleção de oportunidades
Avaliação de benefícios e esforço
Avaliação das iniciativas
Áreas funcionais
Comitê operacional de processos
Escritório de processos
Escritório de processos
Repositório de processos
Priorização das iniciativas
Autorização
Planejamento, execução, implantação e controle
Encerramento
Acompanhamento de benefícios e mudanças
Escritório de projetos
Comitê gestor da estratégia
Escritório de projetos
Repositório de projetos
A mudança é gerida no gap de resultados reduzido pelos projetos

12. © Direitos Reservados ProValore 2014
Escolas de gestão tradicionais? Não, transformação e projetos ágeis
PMI-PBA

13. © Direitos Reservados ProValore 2014
Os modelos precisam ser simplificados, eis o sucesso do Canvas

14. © Direitos Reservados ProValore 2014
Projeto com abordagem de resultados: Project Model Canvas
Pra que?
Por que?
O que?
Pra quem?
Com quem?
Quando ?
Quanto ?
Como maximizar?
Como ?
Como ?
Como ?
O que?

15. © Direitos Reservados ProValore 2014
Respeite o ciclo de planejamento: gatilho lento, bala rápida
Incerteza
Padrões
Foco
Pesquisa
Conceito
Desenho

16. © Direitos Reservados ProValore 2014
Resultados
Conhecimento
Conhecimento existente na organização
Conhecimento existente adquirido
Difícil
Conhecimento inexistente
Mais ou menos fácil
Adote o benchmarking como regra, admita que não sabe que não sabe

17. © Direitos Reservados ProValore 2014
Acelere a inovação e a mudança, o céu é o limite
Quantidade de conhecimento
Limite de conhecimento atingível – tende ao infinito
Tempo de vida
Curva do potencial mental
Curva real de aquisição de conhecimento
Morte
R
M

18. © Direitos Reservados ProValore 2014
Tecnologia
Possibilidade
Viabilidade
Pessoas
Necessidades
Desejos
Negócio
Sustentabilidade
Viabilidade
Inovação funcional
Inovação processual
Inovação emocional
Inovação
Design thinking: a mudança de verdade é sempre integrada
Inovação
Incremental ou disruptiva?

19. © Direitos Reservados ProValore 2014
Inovação incremental e disruptiva

20. © Direitos Reservados ProValore 2014
E o que é gerenciamento de projetos?
Fonte: PMBOK 5ª edição, 2012
Atender interesses, necessidade e desejos
Contribuir para o alcance de resultados
Negociar e quantificar resultados
Negociar requisitos
Negociar prazos
Negociar padrões de qualidade
Negociar ordem das entregas
Balancear restrições e conflitos
Interesses
Integração
Comunicação
Escopo
Qualidade
Riscos
Aquisições
Recursos humanos
Tempo
Custo

21. © Direitos Reservados ProValore 2014
Principais deficiências dos gerentes de projetos
Item
Peso
Comunicação
45%
Gerenciamento de conflitos
43%
Conhecimento em gerencia de projetos
35%
Liderança
27%
Negociação
27%
Politica
25%
Trabalho em equipe
22%
Atitude
21%
Organização
20%
Iniciativa
18%
Conhecimento técnico
12%
Fonte: Duarte, 2013, Gestão de equipes remotas

22. © Direitos Reservados ProValore 2014
Características de projetos complexos
Item
Peso
Múltiplas partes interessadas
57%
Ambiguidade do projeto
48%
Significativas influencias politicas e de autoridades
35%
Desconhecimento das funcionalidades
33%
Governança de mudanças dinâmica
29%
Significativa influencia externa
28%
Uso de tecnologia nova para a organização
26%
Uso de tecnologia ainda não completamente desenvolvida
25%
Significativa influencia interpessoal e social
23%
Ambiente altamente regulado
18%
Duração do projeto excedendo o ciclo das tecnologias
10%
Fonte: Pulse of the Profession, Report 2012

23. © Direitos Reservados ProValore 2014
O maior problema brasileiro: transformar a ideia em projeto

24. © Direitos Reservados ProValore 2014
Respeite o ciclo de vida: gatilho lento, bala rápida
Fonte: PMBOK 5ª edição, 2012

25. © Direitos Reservados ProValore 2014
Negocie e temporize as entregas

26. © Direitos Reservados ProValore 2014
A comunicação é fator de sobrevivência de todos no projeto
Plano de comunicação
Ação
Objetivo
Meios
Responsável
Clientes
Frequência
Data/ horário
Local
Interesses das Partes:
Necessidade de ser informado
Direito de ser informado
Interesses do Gerente:
Requisitos
Necessidades
Desejos
Envolvimento
Comprometimento
Patrocínio

27. © Direitos Reservados ProValore 2014
Informação de qualidade e não quantidade, na dose e na hora certa
O que fazer:
Conversar muito formal e informalmente
Trabalhar junto (war room)
Fazer reuniões de ponto de controle no máximo quinzenais O que não fazer jamais:
Conversar por escrito
Passar uma semana sem ver e falar com o seu cliente

28. © Direitos Reservados ProValore 2014
Quem define requisitos é o seu cliente, não fale por ele

29. © Direitos Reservados ProValore 2014
Gerenciar os riscos ou as incertezas?
Incertezas recorrentes (ou fato?)
Mudança frequente nas metas e objetivos
Imprecisão nas metas e objetivos
Pressa em executar, pressões de prazo
Planejamento sem o detalhamento necessário
Urgência para resolver problemas e prioridade sobre a melhoria
Frequente realocação de recursos entre os projetos
Dificuldade de evitar a entrada de novos projetos
Concorrência dos recursos entre os projetos
Conflito de prioridade
Ambos, mas com foco nas oportunidades

30. © Direitos Reservados ProValore 2014
Qualifique seus riscos e oportunidades, isto facilita a decisão proativa
Fonte: PMBOK 5ª.Edição

31. © Direitos Reservados ProValore 2014
Mitigar
Eliminar/
Evitar
Aceitar
Transferir/
Compartilhar
3
2
4
1
1 Probabilidade 5
5
I
m
p
a
c
t
o
1
3
2
4
1
(-) Impacto (+)
(-) Probabilidade de Ocorrência (+)
Decida antecipadamente em relação aos riscos, compartilhe
Concordar
Contingenciar
Fugir
Terceirizar

32. © Direitos Reservados ProValore 2014
Use sistemas de gestão colaborativos e integradores
PERT
CPM
PDM
GANTT

33. © Direitos Reservados ProValore 2014
Prefira generalistas com visão de negócio e perfil analítico
Respeite os talentos, não aceite gente normal
Exija Águias, não aceite Patos (anda, nada, voa, mas não faz nada direito)
Quem trabalha com projeto é diferente, não admita pessoas normais
Não concorde com superalocação, Super-Homem só existe no cinema

34. © Direitos Reservados ProValore 2014
Gerenciar é gerir resultados e mudança ao mesmo tempo
1.Estratégia
1.Ajustes de metas
2.Processos
1.Realocação de recursos
2.Redistribuição de atribuições e funções
3.Reestruturação de processos
4.Terceirização
3.Projetos
1.Repriorização
2.Suspensão
3.Redução
4.Eliminação
5.Aceleração
6.Desaceleração
7.Inclusão
8.Aumento
9.Fusão
10.Cisão
11.Incorporação
A cada 15 dias?
A cada 7 dias?
Decidir
Gestão de portfólio exige decisão o tempo todo

35. Treinamento presencial e consultoria e assessoria em gestão para a gestão da estratégia, projetos, processos e pessoas.
Educação a distância para o desenvolvimento gerencial.
Base de conhecimento em gestão da estratégia, projetos, processos e pessoas.
www.canaldaestrategia.com.br
joel@eadpro.com.br
Joel Solon Farias de Azevedo, PMP, CBPP
Fones 61 4063 9066 e 61 8111 3586