Aprovisionamento: conceitos chave

Curso: EFA Secundário – Técnico(a) Comercial
Turma S 74
Componente de Formação Tecnológica
Componente de Formação Tecnológica
UFCD (7851) - 7: APROVISIONAMENTO, LOGÍSTICA E GESTÃO DE STOCKS
Aprovisionamentos: conceitos chave
Gestão de Compras
11 Maio 2021
Miguel Alexandre

Capital:
• Infraestruturas
•Equipamentos
•Materiais de
trabalho
•Matérias primas
•Outras matérias
BENS :
• Materiais
F
O
R
N
E
C
O
N
C
O
VISÃO DA EMPRESA NA SOCIEDADE DE CONSUMO
•Outras matérias
e energia
Trabalho:
Capacidade de
trabalho,
envolvendo
atitude e
qualificações
EMPRESA
• Materiais
(Tangíveis)
• Serviços
(Intangíveis)
E
C
E
D
O
R
E
S
MERCADO
O
R
R
E
N
T
E
S

Bens
Infraestruturas
•Equipamentos
•Materiais de
trabalho
•Matérias primas
•Outras matérias
BENS :
• Materiais
F
O
R
N
E
C
O
N
C
O
VISÃO DA EMPRESA NA SOCIEDADE DE CONSUMO
APROVISIONAMENTO
•Outras matérias
e energia
Serviços:
Realização de
trabalho,
externalizado
ou em
outsourcing
EMPRESA
• Materiais
(Tangíveis)
• Serviços
(Intangíveis)
E
C
E
D
O
R
E
S
MERCADO
O
R
R
E
N
T
E
S

Do dicionário
Provisão (provimento):
- Conjunto de coisas necessárias a algo;
- Acumulação de coisas ou bens, de reserva;
- Fornecimento, abastecimento.
- ….
Aprovisionamento:
Aprovisionamento:
- ato de aprovisionar;
Aprovisionar:
- fornecer(-se) de provisões; abastecer; munir; prover.
- abastecer-se do que é necessário para determinado fim.

Da importância do Aprovisionamento
Em média, cerca de 2/3 do valor das vendas das empresas
industriais, referem-se aos custos dos bens materiais.
Sendo assim, facilmente se percebe a necessidade e a importância
da função Aprovisionamento.
Trata-se de gerir o que corresponde, a uma importante, senão a
maior despesa das empresas.
maior despesa das empresas.
E respeita aos materiais necessários à produção dos bens
destinados à satisfação dos clientes.
É, portanto, uma área muito pressionada em termos de eficiência e
eficácia.
É inquestionável o reconhecimento da importância das atividades
de “aprovisionamentos" no sucesso da empresa.

O que se pretende:
Garantir a disponibilidade das “existências” no momento certo:
1. Ter um sistema logístico de abastecimento eficaz;
2. Constituir stocks de artigos, evitando faltas (ruturas de stock)
que possam comprometer o bom funcionamento da empresa.
que possam comprometer o bom funcionamento da empresa.
Responder a três perguntas:
O que é necessário?
Quanto é necessário?
Quando é necessário?

O quê, quanto e quando …
A gestão da cadeia de abastecimento é a integração de processos desde o
consumidor final até o fornecedor original, que disponibiliza produtos, serviços e
informação que acrescentam valor ao consumidor final.
Os “Aprovisionamentos” são principalmente responsáveis pelas atividades
mais a montante do canal - o abastecimento

GESTÃO – Função Aprovisionamento
Conjunto de atividades, tendo como objetivo:
 pôr à disposição dos utilizadores internos,
os bens e serviços de que estes precisam
FORNECEDORES
UTILIZADORES
INTERNOS
BENS E SERVIÇOS
os bens e serviços de que estes precisam
para poderem exercer as atividades que lhe estão atribuídas,
e respondendo a exigências de:
 Prazo necessário;
 Qualidade requerida;
 Quantidades estabelecidas;
 Aos melhores custos.
Fazer
Acontecer

Tipos de Aprovisionamento
APROVISIONAMENTO
de SERVIÇOS
de BENS
APROVISIONAMENTO
GESTÃO DE COMPRAS GESTÃO DE STOCKS
SERVIÇOS -----
IMOBILIZADO
(Bens de Património)
-----
Bens de CONSUMO DIRETO -----
Artigos ou Produtos de STOCK
(1.º armazenados e depois utilizados)
Artigos ou Produtos de STOCK
(1.º armazenados e depois utilizados)

Tipos de Aprovisionamento
APROVISIONAMENTO
de SERVIÇOS
de BENS
APROVISIONAMENTO
COMPRA: Processo de aquisição de
bem ou serviço, com dadas
características de preço, qualidade,
quantidade, prazo e termos de
entrega, prazos de pagamento, …,
para ser utilizado pela organização.
• A QUEM COMPRAR
• COMO COMPRAR
Processos de armazenamento,
manuseamento e disponibilização de
bens a utilizador interno.
GESTÃO PREVISIONAL
GESTÃO ADMINISTRATIVA
GESTÃO FÍSICA

Aprovisionamento de Serviços
1. Avaliar se o serviço deve ser feito na empresa, ou contratado
ao exterior (externalizar: sim ou não?).
2. Contratos - ocasionais ou regulares - que se estabelecem com
entidades prestadoras de serviços (ex.: serviços de higiene e
limpeza; manutenção; consultadoria; formação profissional;
segurança; auditorias; certificações de qualidade; …).
segurança; auditorias; certificações de qualidade; …).
3. Etapas:
I. Rigor nas especificações e termos de referência do serviço
(de forma a que sejam consideradas nas propostas dos
fornecedores);
II. Seleção do prestador de serviço;
III. Controlo de execução
Análise
Custo /
Benefício

Componentes da Gestão de Stocks
GESTÃO PREVISIONAL
(feita em função do que
prevemos utilizar, consumir ou
vender)
O QUE COMPRAR
QUANTO COMPRAR
QUANDO COMPRAR
GESTÃO ADMINISTRATIVA
(Controlo de existências, registo
O QUE EXISTE
(Controlo de existências, registo
de entradas e saídas por
produto/código)
Inventário permanente de:
GESTÃO
FÍSICA
Envolve:
QUANTO EXISTE
ONDE ESTÁ
Rececionar os
produtos
comprados
Armazená-los
e
movimentá-los
Entregá-los aos
utilizadores
internos
Organização e gestão do armazém e do processo de
armazenamento: lay out, arrumação, movimentação, …

Procurement – é o processo de garantir eficácia a qualidade a
toda a aquisição de materiais ou serviços fora da organização
com o objetivo de servirem de suporte às operações normais
da empresa, visando a satisfação dos seus clientes.
Sourcing - Trata-se de escolher os melhores fornecedores para a
empresa. Isso é feito após uma extensa pesquisa de mercado.
A ideia é encontrar parceiros confiáveis, com preços e prazos
adequados às necessidades do negócio.

1. ÂMBITO DA FUNÇÃO COMPRA
A função compra consiste, como Já foi referido no Início, em
saber
" A QUEM COMPRAR" E "COMO COMPRAR".
Gestão de Compras
Ao departamento de compras são feitos pedidos de compra
que partem dos utilizadores internos e
que devem vir devidamente especificados.
Ao serviço de compras compete-lhe EXECUTAR a compra e não
decidi-la.

À medida que as organizações se especializam e fazem a
externalização (outsourcing) de muitas atividades, os
recursos gastos em "Aprovisionamentos" ao exterior
(atividades logísticas, por exemplo) aumentam relativamente
às despesas internas as atividades de “compra” passam a
Papel estratégico dos aprovisionamentos
às despesas internas as atividades de “compra” passam a
receber maior atenção!
Em consequência da evolução das tecnologias de informação
e da automatização, a função "Aprovisionamentos"
encontra-se numa fase de elevada mudança, com um
crescente /alargamento do seu papel na contribuição para
os objetivos globais da empresa: a satisfação global do
consumidor.

Desempenhar atividades relacionadas com o abastecimento,
como suporte aos objetivos globais da organização:
1. O acesso aos mercados permite-lhe e prospeção de:
• informações de novas tecnologias
• novos materiais ou serviços
• novas fontes
• alterações no mercado
Que podem apoiar reformulações da estratégia da organização
para ganhar vantagens no mercado

2. Desenvolvimento e gestão do relacionamento com os
fornecedores (como parceiros estratégicos):
– desenvolver ou encontrar novos fornecedores
– trazer os fornecedores para o desenvolvimento de novos
– trazer os fornecedores para o desenvolvimento de novos
produtos
– seleção de fornecedores, avaliação e gestão corrente,
gestão da qualidade total, planos de compra e pesquisa…
– Diferenciação que pode significar a liderança

3. Todos os departamentos dentro da organização dependem
dos “Aprovisionamentos” para algum tipo de informação ou
de suporte, desde o nível eminentemente operacional até
estratégico!
Uma vez que os “Aprovisionamentos” fornecem valor a outras
áreas funcionais, estas têm que estar presentes no processo
de decisão de compra - o facto da função
“Aprovisionamentos” estar bem informada, atempadamente,
permite a antecipação de necessidades específicas

A determinação da quantidade de bens e serviços a adquirir,
o que implica, de imediato, o conhecimento:
 da rapidez de utilização dos bens e serviços;
 do período de tempo que medeia entra a formulação de uma
Elementos essenciais do aprovisionamento
 do período de tempo que medeia entra a formulação de uma
encomenda e a sua entrega nos armazéns da empresa;
 da vantagem ou desvantagem que há entre o adquirir-se
determinada quantidade de bens face ao custo adicional
resultante de stocks elevados;
 das previsões de vendas a curto e médio prazos;

A qualidade dos bens a adquirir,
que deve ajustar-se perfeitamente aos requisitos
preestabelecidos pelos serviços da empresa.
Daí que a qualidade do bem seja um fator decisivo a ter em
conta na sua aquisição.
É óbvio, pois, que o bem a adquirir deve ser de boa qualidade,
mas já poderá ser um exagero a empresa abastecer-se com
bens de qualidade superior à necessária

Prazos de entrega.
É de primordial importância saber se o fornecedor tem
capacidade para efetuar o fornecimento dos bens no prazo
previamente acordado, uma vez que o não cumprimento dos
prazos pode ,
prazos pode ,
não só provocar paragens no funcionamento da empresa,
como também denegrir a sua imagem por contratos que esta,
por sua vez, venha a não cumprir;

Preços dos bens
Ter em atenção que
artigos de baixo preço são, em geral, de baixa qualidade,
mas que o facto de os artigos terem um preço elevado não é
garantia de boa qualidade,
isto é, a empresa
não deve necessariamente efetuar as suas aquisições à
empresa que oferece os melhores preços,
mas deve negociar o melhor preço para o produto que
pretende, de facto, adquirir.

Tempo certo para adquirir,
para que a empresa não crie stocks demasiadamente
elevados,
nem fique com os stocks esgotados,
o que lhe acarretaria paragens no processo de fabrico ou a
impossibilidade de responder às solicitações dos seus clientes.

2. FASES DA COMPRA
Poderemos decompor a função compra nas seguintes fases:
1.ª Fase: Pedido
2.ª Fase: Prospeção do Mercado Fornecedor
Gestão de Compras
2.ª Fase: Prospeção do Mercado Fornecedor
3.ª Fase: Negociação e Contrato
4.ª Fase: Execução da Compra
5.ª Fase: Assistência Pós-Compra
6.ª Fase: Conferência de Faturas

Receber e
analisar
pedidos de
compras
Selecionar
fornecedores
Negociar
contrato
Acompanhar a
execução da
execução da
compra
Acompanhar o
recebimento e
aceitação do bem
ou serviço
Conferir e
aprovar faturas

2. FASES DA COMPRA
1.ª Fase: Receção do Pedido de compra, identificação,
encaminhamento e classificação.
2.ª Fase: Preparação da compra.
Prospeção do Mercado Fornecedor, envolvendo:
Gestão de Compras
Prospeção do Mercado Fornecedor, envolvendo:
– operações de "Procurement Sistemático" com criação de uma base
de dados atualizada e útil sobre os fornecedores mais consultados,
– operações de "Procurement Específico" ou consulta quando tal se
justificar;
Seleção de Fornecedores comparando e avaliando as condições
de oferta.

2. FASES DA COMPRA
3.ª Fase: Negociação e contrato tendo em conta as especificidades
de cada fornecimento, a legislação em vigor e, especialmente o
interesse da nossa organização: garantia
Gestão de Compras
da satisfação das necessidades
no tempo oportuno
nas quantidades certas e
ao menor custo.

2. FASES DA COMPRA
4.ª Fase: Execução da compra compreendendo a formalização
das encomendas ou assinatura do contrato, o controlo do
prazo de entrega ou prestação (lead time)
Gestão de Compras
Na receção é feita a conferência, quantitativa e qualitativa, da
mercadoria (os artigos até serem totalmente rececionados
são da responsabilidade das compras).
Disponibilização no armazém, ou diretamente ao cliente
interno do bem não sujeito a stock.

2. FASES DA COMPRA
5.ª Fase: Assistência Pós-Compra, comprovando que nem mesmo
após a receção, as compras se devem desligar do processo de
aquisição.
Gestão de Compras
Na verdade, esta assistência permite corrigir procedimentos e
não repetir erros.

2. FASES DA COMPRA
6.ª Fase: A conferência de faturas, confrontação das quantidades
recebidas com as quantidades encomendadas e com as
quantidades referidas no documento de transporte (guia de
remessa ou de transporte) do fornecedor ou transportador,
Gestão de Compras
remessa ou de transporte) do fornecedor ou transportador,
bem como verificação de outras condições contratuais (prazo,
preço dos artigos e serviço, qualidade, etc.).
A Conferência de Faturas é, na maioria dos casos entregue à
Contabilidade. Trata-se de uma operação onde devem intervir
sempre outras duas entidades, as compras e o utilizador. Só
assim se conseguirá o controlo necessário.

• Manter elevados padrões de qualidade dos materiais, tendo
em atenção a sua conceção e aplicação;
• A procura de materiais ao mais baixo custo, em consonância
com a qualidade e serviço pretendidos pela empresa;
• A garantia de continuidade de fornecimento, de forma a
Objetivos do setor de Compras
• A garantia de continuidade de fornecimento, de forma a
cumprir o planeamento de produção (no caso de empresas
produtoras) ou os níveis de serviços prestados (empresas
prestadoras de serviços, distribuição, etc.);
• Praticar os pontos atrás referidos com o mínimo investimento
em stock de materiais de forma segura e com vantagens
económicas;

• Evitar duplicação, desperdício e obsolescência dos materiais;
• Manter a posição competitiva da empresa, com uma
constante motivação para os resultados, principalmente no
que se refere a materiais;
Objetivos do setor de Compras
• Analisar periodicamente outras possibilidades de
fornecimento e custos de aquisição dos artigos mais
comprados;
• Sondar continuamente o mercado em busca de soluções,
produtos e serviços novos e alternativas cuja adoção permita
melhorar a eficiência da empresa e seus resultados.

A qualidade dos materiais entregues pelos fornecedores
influenciam diretamente a qualidade do produto final.
O Processo de Qualificação compreende um conjunto de análises e
respetivas conclusões, de diferente âmbito, mas que concorrem
para avaliar uma empresa fornecedora na sua globalidade.
O fornecedor, ainda antes da primeira encomenda, deve ser
A Qualificação de Fornecedores
O fornecedor, ainda antes da primeira encomenda, deve ser
submetido ao controlo ou avaliação de três departamentos da
empresa-cliente:
– Departamento de Engenharia, para estudo e classificação do produto;
– Departamento de Compras, para definição das condições contratuais;
– Departamento da Qualidade, para análise e aprovação das condições
organizacionais da função qualidade, de forma a que sejam enviados os
produtos com a qualidade desejada.

A análise completa da prestação global de uma empresa
fornecedora passa por um conjunto alargado de subsistemas que
podem ser englobados em quatro áreas:
1- Estrutura e Condições Organizativas
2- Condições Contratuais
2- Condições Contratuais
3- Rendimento do Fornecimento
4- Capacidade Técnica e Tecnológica
A análise do fornecedor passa por uma classificação da sua
prestação, através de sistemas simples de avaliação de mérito.
A grelha de análise pode ser organizada por áreas .

EMPRESA A EMPRESA B
PESO ABSOLUTO PONDERADO ABSOLUTO PONDERADO
Área 1 30 8 6
Área 2 10 8 6
Área 3 50 5 9
Área 4 10 5 7
TOTAIS
Cada área tem uma escala de 1 (mínimo) a 10 (máximo)

A Qualificação de Fornecimentos
A qualificação de fornecimentos está, associada à qualificação dos
fornecedores. Poderá envolver a utilização de três categorias
para classificar peças ou lotes defeituosos.
Categoria 0: Fornecimento sem anomalias. Material totalmente
conforme. Lote aprovado.
Categoria 1: Unidades ou lotes com anomalias secundárias e
Categoria 1: Unidades ou lotes com anomalias secundárias e
que permitem a sua utilização sem qualquer intervenção de
reparação. Lote aprovado mas sob condição.
Categoria 2: Evidência de anomalias e que requerem
intervenção de recuperação ou reparação. Lote sujeito a
triagem ou reparação.
Categoria 3: Evidência de defeitos críticos e que originam
recusa de utilização. Lote rejeitado.

métodos da valoração
Método 1:
Este método refere-se à entrada de materiais ou mercadorias e não
entra em linha de conta com as quantidades fornecidas ou
recebidas.
Ou seja, o coeficiente ou índice de qualidade é unicamente função
Ou seja, o coeficiente ou índice de qualidade é unicamente função
da importância do defeito, e não do número ou da percentagem
de peças defeituosas.
Cada categoria tem um fator de ponderação específico:
categoria 0: o fator de ponderação 1;
categoria 1: o fator de ponderação será 5;
categoria 2: o fator de ponderação será 30 ;
categoria 3: o fator de ponderação será 100.

Método 1: Exemplo.
Admita-se um conjunto de 17 lotes rececionados durante um
certo período de tempo em análise, assim classificados:
Categoria fator n.º de lotes pontuação
0 1 3
0 1 3
1 5 10
2 30 3
3 100 1
Totais 17
IQ – Índice de Qualidade
IQ = 101 – (total da pontuação / total de lotes)

Método 2:
Este método entra em consideração com o número de unidades
com anomalias, bem como o tipo ou gravidade dessas
anomalias.
Este método de análise e valoração tem em conta a diferente
Este método de análise e valoração tem em conta a diferente
quantidade de unidades em cada lote.
Classificação de unidades defeituosas Letra /Classe Fator de ponderação
Com defeitos secundários A 0,02
Com defeitos principais recuperáveis M 5
Com defeitos críticos, unidade rejeitada R 15

Método 2: Exemplo.
Unidades
por Lote
Amostra Defeitos
por
amostra
Defeitos
por lote
Fator de
ponderação
Pontuação
2000 80 3 M 75 M 5 375
2000 80 3 M 75 M 5 375
3500 125 5 R 140 R 15 2100
5000 125 0 0 --- 0
10500 2475
IQ 76,43
IQ = (1 - total da pontuação / total de unidades) x 100

Método 2:
Qualificação dos fornecedores
Classe IQ Caracterização
A 96 a 100 Consistente – qualificado sem limitações
B 90 a 95,9 Variável – apto a necessitar de ações de melhoria
C 0 a 89,9 Deficiente – Inapto a requerer alterações (correcões) profundas

A Avaliação de fornecedores
Existem muitos métodos, não existindo um que seja o melhor para
todas as empresas
o importante é utilizar procedimentos consistentes de forma a
aumentar a objetividade do processo
genericamente:
 desenvolver uma lista de parâmetros de avaliação
 determinar o peso relativo de cada um dos parâmetros
 o desempenho de cada fornecedor em cada parâmetro numa
mesma escala
 elaborar classificação média ponderada para cada fornecedor
 selecionar o que tiver a classificação mais elevada

A Avaliação de fornecedores
Fase 1 - Fase preliminar
- Estabelecimento de necessidades
em "Aprovisionamentos"
- Caso seja necessário, formar uma
equipa
Fase 2 - Identificação de potencial
fornecedor
- Determinação de critério/aproximação
de seleção
- Identificação de potenciais fornecedores
Fase 3 - escolha e selecção Fase 4 - Estabelecer um relacionamento
Fase 3 - escolha e selecção
- Contactar fornecedor
potencial
- Avaliar o fornecedor
- Escolher
Fase 4 - Estabelecer um relacionamento
- Documentar o que se espera do
fornecedor/contactos
- Nível de atenção elevado
- Dar feedback atempadamente
Fase 5 - Avaliação do relacionamento
- Continua ao nível atual
- Expandir/construir relação
- Reduzir/dissolver a interação

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