Ufcd 0503 eventos - planeamento encadeamento-e_calendarizaao

PLANEAMENTO, ENCADEAMENTO E
CALENDARIZAÇÃO DE ATIVIDADES DE EVENTOS
PEDRO CABRAL

Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos
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Índice
1.1.Como identificar todas as ações necessárias para:....................................................2
1.1.1− Satisfazer as necessidades do cliente.....................................................................2
1.1.2− Cumprir os requisitos da organização ....................................................................3
1.1.3− Cumprir todos os requisitos legais.............................................................................4
1.1.4− Tomar em consideração os resultados das consultas .......................................5
1.1.5− Cumprir quaisquer requisitos especiais definidos pelas autoridades locais 5
1.2.Como é que os diferentes elementos/atividades de um evento interagem
entre si e com o evento...............................................................................................................6
1.3.Cumprir todos os requisitos e como equilibrar e conciliar requisitos
incompatíveis entre si...................................................................................................................9
1.4Importância dos requisitos de saúde e segurança no processo de
planeamento................................................................................................................................10
2.Timing e encadeamento das atividades..............................................................................12
2.1.Definição do timing e o encadeamento das atividades.........................................12
2.2.Como programar as atividades para obter o melhor custo – eficácia...............15
3.Distribuir funções e responsabilidades ...................................................................................17
3.1.Identificação das diferentes áreas de responsabilidade.........................................17
3.2.Distribuição de funções e responsabilidade para as diferentes
atividades/aspetos detalhando as responsabilidades....................................................19
4.Elaboração de planos gerais ...................................................................................................22
4.1.Claros e não ambíguos.......................................................................................................22
4.2.Suficientemente detalhados.............................................................................................28
4.2.1.− Corresponder às expectativas do cliente ..........................................................28
4.2.2− Cumprir requisitos organizacionais.........................................................................28
4.2.3− Apresentar a imagem acordada ..........................................................................29
5.Consequências de um planeamento inadequado..........................................................30
Bibliografia.........................................................................................................................................31

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1.Identificar requisitos
1.1.Como identificar todas as ações necessárias para:
1.1.1− Satisfazer as necessidades do cliente
O cliente deve ser o centro de todas as atenções. A chave do sucesso no
sector dos eventos é compreender as necessidades do cliente, satisfazer
essas necessidades e «orientar» o cliente rumo ao sucesso do evento, o que
pode, por vezes, implicar recusar de forma delicada uma sugestão irrealista
do cliente.
Os clientes são muitas vezes especialistas nos seus sectores de atividade ou
ramo da ciência e têm frequentemente uma ideia precisa do que
pretendem atingir ao realizar um evento. Eles não são especialistas do sector
dos eventos (e por vezes não gostam de reconhecer esse facto), mas o seu
contributo para a forma como o evento deve ser organizado para atingir os
seus objetivos é crucial.
As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas,
para que seja possível gerir a organização do evento de acordo com as
suas necessidades. Por vezes, o objetivo principal é atrair o maior número de
participantes ou utilizar o melhor local disponível e não necessariamente
fazer lucro. Outras vezes, o objetivo principal do evento é, de facto, o lucro.

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Seja qual for o objetivo do evento, o cliente espera sempre um determinado
nível de qualidade e pode ter expectativas quanto à realização dos seus
objetivos dentro de um determinado período de tempo. Genericamente o
cliente espera sempre tirar o máximo partido do evento pelo preço mínimo
(sendo a expectativa dos fornecedores exatamente a oposta). É por isso
necessário encontrar um compromisso adequado.
A maior parte dos organizadores afirma que a satisfação dos clientes (ou
dos delegados) é o principal objetivo da organização do evento, visto que
clientes satisfeitos são a base de um congresso bem-sucedido. O
participante é a pessoa mais importante do evento, cujas expectativas são
geralmente:
• A troca de experiências;
• As intervenções dos especialistas;
• A resolução de problemas;
• A transferência de conhecimentos;
• A troca de resultados;
• Os contactos sociais;
• Encontrar-se com outros participantes para realizar trocas.
1.1.2− Cumprir os requisitos da organização
Todas as organizações no sector dos eventos devem ter uma boa reputação.
Os serviços dos eventos podem ser muito exigentes. Por exemplo, num
congresso científico os delegados são frequentemente cientistas ou
administradores de topo, etc. e as suas necessidades podem estar acima
dos padrões médios.

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Estes delegados recebem por vezes ser «mimados» pelos patrocinadores
(por exemplo, quando as empresas farmacêuticas pagam «tudo» para
alguns dos representantes), o que pode criar problemas em congressos
puramente científicos em que os patrocinadores não estão autorizados ou
não estão interessados em participar e o orçamento é limitado.
Depois de se criar uma boa imagem empresarial, esta deve ser preservada
com o maior cuidado pois pode ser facilmente posta em causa com um
simples erro, que é muitas vezes rapidamente transmitido a outros potenciais
clientes. A manutenção de elevados padrões de qualidade é essencial
para a viabilidade a longo prazo da organização, permitindo conquistar
uma vantagem sobre a concorrência.
1.1.3− Cumprir todos os requisitos legais
A maior parte dos eventos são realizados em países desenvolvidos (UE, EUA,
Ásia- Pacífico) pelo que os requisitos legais são geralmente semelhantes, ou
mesmo idênticos. No entanto, há especificidades locais em todos os países
que os organizadores de eventos devem conhecer.
Por exemplo, em determinados países europeus existe legislação que limita
o acesso dos camiões às autoestradas. Durante os fins-de-semana e feriados
nacionais os camiões não podem circular nas autoestradas, o que pode
trazer problemas logísticos aos organizadores na coordenação dos
transportes de artigos para exposição.

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É por isso essencial conhecer toda a legislação passível de afetar o normal
funcionamento do seu evento e, durante o planeamento, deverá reservar
tempo para verificar se toda a legislação relevante está a ser cumprida.
1.1.4− Tomar em consideração os resultados das consultas
Durante a organização de eventos é necessário realizar reuniões pessoais,
consultas, recolha de informação, negociar e procurar soluções para os
problemas e definir a melhor forma de atingir os resultados desejados.
As consultas podem afetar o planeamento e resultar numa alteração de
estratégia, em função de novas necessidades ou factos que possam surgir.
Este é um processo contínuo durante todas as fases dos projetos de
organização de eventos, e é por isso importante que seja reservado tempo
para um acompanhamento e revisão contínuos das atividades, de forma a
incorporar os resultados das consultas.
1.1.5− Cumprir quaisquer requisitos especiais definidos pelas autoridades
locais
Dada a necessidade de cumprir toda a legislação relevante, é
aconselhável procurar um consultor local que possa aconselhá-lo sobre
regras das autoridades com as quais não esteja familiarizado. Existem muitas
vezes especialistas nas autoridades locais que podem aconselhá-lo e apoiá-
lo.
Como este é essencialmente um exercício de recolha de informação,
seguido da implementação das medidas necessárias para cumprir as regras

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impostas pelas autoridades, como por exemplo obter as licenças
necessárias, deverá planear a atividade tomando em consideração os
funcionários e o tempo disponíveis para a realizar.
1.2.Como é que os diferentes elementos/atividades de um evento
interagem entre si e com o evento
Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito importante para a organização
de eventos, e é necessário identificar quais as áreas de risco e que aspetos
específicos deverão ser cobertos por seguros.
Algumas instalações podem exigir a realização de um seguro como parte
integrante das suas condições para albergar o evento e a maior parte dos
organizadores deve garantir que todos os riscos principais estão cobertos, tal
como o cancelamento do evento e a perda da receita no caso de ações
terroristas, guerras, etc., e também naturalmente a cobertura de
responsabilidades civis.
As companhias de seguro têm geralmente pessoal especializado com
conhecimentos necessários para aconselhar os organizadores em questões
de seguros. O nível de especialização que estes oferecem determina se o
seu evento está ou não devidamente coberto. Esta é uma questão muito
importante, na medida em que uma inadequada cobertura pode ter
consequências desastrosas.

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Serviços de Emergência
No caso de surgir uma emergência, deve ser seguido um plano de
emergência. No entanto, chama-se a atenção que é essencial para os
organizadores saberem como reagir em situações de emergência para
garantir a segurança dos participantes do evento. Os organizadores devem
estar especialmente cientes de:
• A localização das saídas de emergência;
• Os meios de anunciar as emergências;
• Os pontos de encontro em caso de evacuação de um edifício
devido a um incêndio;
• As responsabilidades delegadas e procedimentos de reporte;
• Como ter acesso aos serviços de assistência médica;
• A lista de números de telefone para aceder rapidamente aos
serviços relevantes.
Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das autoridades locais
para a organização dos eventos. A importância de garantir o cumprimento
dos requisitos das autoridades locais não deve nunca ser subestimada. Se
isto não for devidamente acautelado pode resultar no encerramento do seu
evento.
O apoio das autoridades locais concentra-se, por vezes, em aspetos
relacionados com a promoção da cidade (ou da região) destino do evento.
As autoridades locais podem dispor de uma equipa especializada para
prestar assistência na resolução dos aspetos da organização do evento que
podem ter um impacto negativo na vida dos residentes locais.

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Por exemplo, a gestão do trânsito, de engarrafamentos e do
estacionamento automóvel dentro da cidade, ou mesmo o encerramento
de algumas artérias para a realização de um festival ou de uma parada. As
autoridades locais podem também oferecer apoio financeiro para um
evento, de forma a atrair pessoas para a sua cidade. Frequentemente, este
apoio passa por um jantar patrocinado ou outro tipo de evento social, onde
o presidente da câmara local poderá estar presente, dando as boas vindas
aos participantes.
As Autoridades de Licenciamento
É necessário trabalhar em conformidade com a legislação local, regional e
nacional relativamente a licenças necessárias para um evento. Por exemplo
os organizadores devem respeitar as leis locais relativas a eventos ao ar livre,
espetáculos de entretenimento, à venda de álcool ou ao acesso e
utilização de edifícios históricos. Deve notar-se também que a não
obtenção das licenças necessárias para o seu evento pode resultar em
atrasos ou, no pior cenário, levar ao cancelamento do evento.
Organizações
Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofereçam produtos e serviços de
qualidade a um bom preço, é um fator decisivo para o sucesso de um
evento. Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, deverá fazer-
se uma escolha criteriosa dos fornecedores, estudando nomeadamente as
suas referências e padrões de qualidade. Por vezes um fornecedor poderá
estar a sobrestimar os seus preços e este facto pode ter um grande impacto
em eventos em que os números sejam variáveis.

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Isto mostra que é imprescindível obter cotações de preços firmes para cada
um dos eventos que organize. Embora os fornecedores não sejam
aparentemente a parte mais importante de um evento, o seu papel é
indispensável e uma falha por parte de um fornecedor pode afetar
significativamente o resultado do evento.
Organizações especializadas
É necessário por vezes recorrer durante o evento a organizações
especializadas. Por exemplo, durante a cerimónia de abertura, podem ser
necessários fornecedores especializados em stands ou o fornecimento de
efeitos especiais. Alguns dos fornecedores podem não estar familiarizados
com o sector de organização de eventos e será necessário informá-los, o
mais detalhadamente possível, sobre os requisitos necessários e orientá-los
de maneira a obter o resultado desejado.
1.3.Cumprir todos os requisitos e como equilibrar e conciliar requisitos
incompatíveis entre si
Um planeamento inadequado das ações necessárias para identificar e
tomar em consideração as recomendações resultantes das suas consultas,
bem como dos requisitos das autoridades, pode ter consequências graves
no seu evento. Estes especialistas podem fornecer informação essencial
para apoiar o seu evento e se não for reservado tempo para obter a
informação necessária, corre-se o risco de prejudicar o sucesso do evento.

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1.4Importância dos requisitos de saúde e segurança no processo de
planeamento
Para garantir a saúde e segurança dos participantes e funcionários do
evento, o organizador deve antes de mais cumprir todos os critérios
legislativos relevantes no que respeita às questões da saúde e segurança,
bem como qualquer legislação local que possa afetar o evento.
Apresentam-se seguidamente alguns exemplos de legislação sobre
incêndios e segurança:
A administração do local do evento pode determinar a interdição de fumar
ou manusear fogo durante a organização de eventos sociais, culturais, de
vendas, desportivos ou outros. Poderá ser permitido fumar em determinadas
áreas específicas desde que o consultor da segurança contra incêndios dê
o seu acordo.
Todos os acessos devem estar livres de obstáculos de forma a não prejudicar
eventuais operações de evacuação e deve haver uma distância mínima de
2 metros entre as filas de stands, se estes estiverem dispostos em filas
contínuas. Entre as laterais dos stands, devem existir acessos adequados, isto
é, com um espaço mínimo de 85 cm.
As saídas de emergência, caixas de distribuição de eletricidade,
interruptores principais e selos dos distribuidores de gás, eletricidade, água,
etc. não devem estar bloqueados ou colocados em locais demasiado
estreitos. Isto aplica-se também a todo o equipamento de proteção contra
incêndios, por exemplo, extintores, bocas-de-incêndio, sensores de alarme
contra incêndios (EPS), terminais de sistemas de extinção de fogos (sprinklers).

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Os stands localizados junto a superfícies de vidro em torno do perímetro do
edifício, devem ter um afastamento mínimo de 150 cm em relação à
superfície de vidro – a chamada "zona de separação do incêndio". Não
devem existir materiais inflamáveis ou de luta contra incêndios junto da área
envidraçada nem no exterior do edifício.
O organizador de um determinado evento tem a obrigação de fornecer as
características técnicas contra incêndio de todas as substâncias, artigos e
mercadorias utilizados, expostos, vendidos ou armazenados;
É geralmente proibido utilizar, armazenar ou manusear, de qualquer maneira,
substâncias ou líquidos inflamáveis ou incendiáveis, queimadores de gás
engarrafado, fogões e aquecedores portáteis (de gás ou elétricos), bem
assim como tanques sob pressão (garrafas de gás propano ou butano ou
outros gases comprimidos).
O organizador tem a obrigação de garantir que o número de pessoas
dentro do edifício não exceda o máximo autorizado, tendo em vista uma
eventual evacuação. Em segundo lugar, o organizador deve proceder a
uma avaliação de riscos para identificar potenciais perigos resultantes da
natureza específica do evento.
Deve ser elaborado um plano de emergência para identificar as respostas
adequadas a situações de emergência resultantes dos riscos identificados e
as autoridades relevantes e serviços de emergência devem analisar o plano
de emergência para confirmar que este está de acordo com os seus
procedimentos.

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Os organizadores devem também planear todas as ações necessárias para
garantir uma segurança adequada durante o evento. O tipo de segurança
necessário dependerá obviamente da natureza do evento.
Por exemplo, pode ser inadequado contratar os serviços de um corpo de
especialistas (com experiência no controlo de multidões em concertos de
música rock e eventos desportivos) para garantir a segurança durante um
congresso.
No entanto, pode ser necessário contratar pessoal de segurança para um
grande congresso que inclua uma exposição, para vigiar a segurança dos
artigos expostos e impedir o acesso a determinadas áreas por pessoal não
autorizado. Mais uma vez as ações necessárias para obter estes recursos
devem ser planeadas e deverá ser reservado tempo suficiente para as
realizar.
2.Timing e encadeamento das atividades
2.1.Definição do timing e o encadeamento das atividades
É necessário reservar tempo suficiente para realizar todas as atividades de
uma forma eficiente e eficaz. Isto significa que os organizadores devem
calcular quanto tempo deverá levar cada atividade e definir um prazo para
a sua realização. Neste processo, é importante considerar a sequência em
que as atividades devem ser realizadas.

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Por exemplo, não é possível iniciar uma campanha de marketing para um
evento antes de todo o material de marketing (por exemplo, brochuras,
anúncios, etc.) estar concebido e impresso. O que é importante é que as
atividades sejam realizadas de acordo com uma sequência lógica, que os
períodos destinados a estas atividades respeitem os prazos definidos, e que
elas tomem em consideração os requisitos das outras entidades envolvidas
na organização do processo.
As atividades devem ser encadeadas de acordo com uma ordem lógica,
em particular, quando não seja possível começar uma atividade antes de
outra estar concluída. Por exemplo, o equipamento de audiovisual não
pode ser alugado até que sejam conhecidos os requisitos dos oradores. Isto
significa que não só é importante encadear as atividades corretamente
como também reservar tempo suficiente para realizar cada uma delas.
Com a experiência, o organizador vai desenvolvendo a perceção de
quanto tempo é necessário atribuir a cada atividade, mas, em geral, ele
deve permitir realizar a atividade e ainda verificar se esta foi concluída
corretamente e em conformidade com os necessários padrões de
qualidade.
As atividades delegadas devem ser claramente identificadas na agenda
para que os interessados estejam conscientes de quem está a desenvolver
determinada atividade e até quando. Isto ajudará também os colegas
dentro da organização em questão a planear o seu próprio trabalho de
forma mais eficiente, em especial, se estes estiverem envolvidos em
diferentes eventos.

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Por outras palavras, os resultados desejados dependem da definição e
realização dos objetivos dentro dos prazos definidos. Por isso, o timing e a
sequência das atividades devem ser definidos de forma a atingir os objetivos
em conformidade com o acima referido.
Exemplo de agenda de atividades

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2.2.Como programar as atividades para obter o melhor custo –
eficácia
Os organizadores vêm-se muitas vezes confrontados com pedidos para
realizar eventos de elevada qualidade por preços mínimos e dentro de
prazos absolutamente irrealistas. Uma das competências que um
organizador de eventos deve desenvolver é a capacidade de tirar o maior
partido dos recursos disponíveis, mesmo que estes sejam limitados em termos
de orçamento, de funcionários e de tempo.
Para conseguir isto o organizador deve ser capaz de negociar, influenciar e
persuadir terceiros de forma eficaz, de gerir o tempo, delegar tarefas, dar
apoio, avaliar os desempenhos, realizar tarefas múltiplas, liderar com base
no exemplo e, em geral, fazer milagres (neste último caso, diariamente).
Na organização de eventos, o tempo disponível parece ser sempre
insuficiente, porque quando um prazo é atingido surge logo outro no
horizonte. Assim, para atingir todos os objetivos é necessário tirar o maior
partido dos recursos disponíveis.
Para conseguir isto, o organizador poderá delegar algumas tarefas (interna
ou externamente, isto é em fornecedores e prestadores de serviço),
funcionando como o coordenador e assegurando a monitorização dos
desempenhos.
Em determinadas ocasiões, poderão haver poucas pessoas em quem
delegar estas tarefas, por alguns dos colaboradores da sua organização
estarem envolvidos noutros eventos com prazos mais curtos, ou por

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determinados funcionários importantes estarem de férias ou doentes. Outros
recursos, como por exemplo determinados materiais, podem ser difíceis de
encontrar ou demorarem muito tempo a obter.
Por exemplo, para imprimir uma brochura a cores alusiva a uma conferência
é necessário, em primeiro lugar, elaborar um esboço; depois, solicitar uma
prova a uma gráfica, que deverá ser aprovada ou corrigida pelo
organizador do evento, pelo cliente e possivelmente também por outras
pessoas; e só então a brochura poderá ser impressa, o que pode exigir
diferentes métodos de impressão, seguidos pela secagem da tinta.
Isto acentua a importância de manter flexibilidade em relação aos prazos
definidos para a conclusão das atividades, na medida em podem sempre
ocorrer as circunstâncias mais inesperadas (nomeadamente uma avaria do
equipamento de impressão). O mais importante a reter é que nunca é cedo
de mais para iniciar o planeamento, mas pode já ser demasiado tarde.
Os centros de conferências e hotéis devem ser reservados com bastante
antecedência e ao escolher o destino e o timing do evento, é importante
considerar questões como: alterações climáticas, feriados nacionais,
possibilidades de transporte, as atracões locais existentes (em termos de
percursos turísticos, passeios antes e depois do evento, etc.) e serviços
internacionais.
Para atingir os resultados desejados, deverá primeiro definir claramente
quais são esses resultados. Estes dependerão das necessidades e
expectativas do cliente, dos requisitos da sua organização, dos requisitos do
evento (em termos de recursos, autorizações e licenças das autoridades

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locais), das ações a desenvolver e dos meios de avaliar os desempenhos na
realização de todos estes aspetos.
3.Distribuir funções e responsabilidades
3.1.Identificação das diferentes áreas de responsabilidade
A identificação das funções e responsabilidades é o passo mais importante
do processo do planeamento. Geralmente existe sempre um Diretor do
projeto que é responsável pela organização geral do evento e pela
coordenação das atividades que devem ser realizadas para produzir o
evento, em colaboração com a comissão organizadora. Para um congresso
internacional a hierarquia das responsabilidades é a seguinte:
• Organização Internacional (Comissão internacional)
• Organização Nacional (Comissão organizadora local)
• Diretor de Projeto
• Equipa do Evento, fornecedores e empreiteiros

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O Diretor do projeto define as funções que devem ser realizadas pelos outros
colaboradores ou por organizações externas que assumam
responsabilidades na implementação de determinados aspetos do evento.
No caso de um congresso, estas funções podem ser atribuídas a
departamentos ou indivíduos que assumam a responsabilidade dos
seguintes aspetos:
• Fornecimento de material audiovisual e técnico;
• Coordenação da Exposição;
• Marketing, vendas e promoção;
• Acompanhamento financeiro e monitorização orçamental;
• Registo e apoio aos delegados;
• Articulação entre a saúde e a segurança do evento;
• Articulação entre os transportes e a logística;
• Articulação com os oradores, moderadores e animadores;
• Elaboração de materiais.

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É claro que as funções e responsabilidades variam consoante o tipo de
evento, isto é se se tratar de um congresso, de um evento desportivo, de
uma exposição, etc. Sem a devida atribuição de funções e respetivas
responsabilidades, o resultado será funcionários confusos sobre aquilo que se
espera deles. Claro que se esta situação não for resolvida, terá um impacto
negativo no cliente e nos participantes do evento, bem como na reputação
do organizador.
3.2.Distribuição de funções e responsabilidade para as diferentes
atividades/aspetos detalhando as responsabilidades
Do ponto de vista do cliente, deve haver apenas uma pessoa de contacto:
o Diretor do projeto.
Relativamente ao Diretor do projeto, ele tem uma responsabilidade geral
pela implementação da organização do evento, atribuindo funções a
indivíduos ou departamentos dentro da organização e a fornecedores e
empreiteiros externos. A forma como as tarefas e responsabilidades são
atribuídas contribuirá, sem dúvida, para uma gestão sem incidentes.
Todos os indivíduos a quem sejam atribuídas funções e responsabilidades
deverão possuir as competências, a experiência e as qualificações
necessárias ou terem recebido formação para realizarem essas tarefas.
Todos eles devem compreender a estrutura do evento, bem como a forma
como as diferentes funções interagem entre si e estar motivados,
entusiasmados e terem confiança no seu trabalho.

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Uma vez que os organizadores trabalham muitas vezes com prazos muito
apertados, e a correção do trabalho de funcionários sem formação pode
provocar atrasos desnecessários, não se deve subestimar a importância de
funcionários e de empreiteiros competentes e qualificados. Os especialistas
têm uma função crucial na realização do congresso. Uma das funções mais
importantes é desempenhada pelos fornecedores de catering (comida e
bebidas).
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestões acerca do tipo
de comida que se pode oferecer (especialmente no caso de serviços de
catering com produtos dietéticos) bem como da forma de fornecer a
comida, em função dos requisitos do evento (buffet ou refeição servida à
mesa).
Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio técnico) podem
apoiar os organizadores, dando sugestões quanto ao equipamento mais
adequado para o evento e oferecendo apoio técnico durante o evento
para garantir que o evento corre sem incidentes.
As empresas de transportes fornecem veículos para a transferência de
participantes do aeroporto para o hotel, do hotel para o evento, para onde
se realizem acontecimentos sociais ou para outros locais de interesse. É
importante que a empresa de transportes esteja familiarizada com a área
para evitar atrasos e que forneça veículos seguros e de confiança, bem
como condutores seguros e educados. A qualidade do transporte pode
afetar o sucesso do evento.

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Por exemplo, um autocarro velho e sujo, sem ar condicionado e com um
motor barulhento, não transmitirá aos participantes um sentimento de
segurança, podendo prejudicar a sua reputação como organizador. Diz-se
muitas vezes que os participantes se esquecem facilmente do tema de uma
conferência mas que se lembram perfeitamente do que comeram. Um
fornecedor de catering bem escolhido pode inclusive salvar um evento!
Os fornecedores de audiovisuais que ofereçam equipamento de qualidade
e confiança são também essenciais para um evento bem organizado. Nos
eventos internacionais os fornecedores de audiovisuais devem também ter
bons conhecimentos de Inglês técnico, bem como de outras línguas mais
faladas internacionalmente, para facilitar as comunicações entre os
oradores e os funcionários do evento e de apoio.
Há muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente
funcionários de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurança, da
informação, etc. Estas pessoas contribuem para o evento prestando serviços
de apoio. Todos eles devem estar cientes da importância dos clientes.
Devem falar inglês e ser educados e corretos.
Qualquer funcionário que não esteja ciente da importância dos clientes
pode prejudicar o evento, ou por não prestar os serviços com a devida
qualidade ou por prestar os serviços de forma grosseira, deixando os
participantes insatisfeitos. E isto pode, mais uma vez, resultar num evento de
fraca qualidade para o participante e numa má reputação para o
organizador.

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4.Elaboração de planos gerais
4.1.Claros e não ambíguos
É essencial elaborar um plano geral que cumpra os objetivos nele definidos.
O plano deve ser claro e sem ambiguidades, específico quanto aos
requisitos do evento, realizável e realístico nos seus pormenores, mensurável
para efeitos de monitorização dos desempenhos e do cumprimento dos
objetivos, devendo ainda incluir um calendário de atividades onde são
definidas as datas de início e de conclusão de cada uma.
Este plano é geralmente elaborado pelo Diretor do projeto e aprovado pela
comissão organizadora ou pelo cliente. O plano deve ser flexível para que
possa ser retificado e melhorado em função de alterações nas
circunstâncias no decorrer do evento. O nível de pormenor do plano
dependerá das funções e responsabilidades do indivíduo a quem estas
forem atribuídas.
Por exemplo, para os funcionários mais importantes é necessário um nível de
pormenor superior ao dos funcionários subordinados que atuam sob
supervisão. Os funcionários mais importantes irão também necessitar de
acesso aos pormenores das funções e responsabilidades dos outros
departamentos ou indivíduos cujo trabalho pode ter implicações nas suas
próprias atividades.

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O plano deve também permitir que os departamentos e organizações
externas possam elaborar planos mais detalhados de acordo com as suas
próprias práticas de trabalho, sendo por isso necessário que o nível de
pormenor seja suficiente para garantir que todo o planeamento
subsequente realizado por terceiros esteja de acordo com as necessidades
e expectativas dos clientes, requisitos da organização para manter a sua
imagem, requisitos do evento em termo dos padrões da qualidade,
mercados alvo, etc.
Por exemplo, se a monitorização financeira e a gestão orçamental for
atribuída a um gestor financeiro especializado dentro da sua organização,
ele vai necessitar de pormenores, nomeadamente quanto aos limites
orçamentais, objetivos de lucro definidos pelo cliente, padrões de qualidade
requeridos, número de participantes esperados, geração potencial de
receitas, lista de recursos a serem adquiridos e respetivo custo, de forma a
elaborar um plano financeiro adequado.

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Uma conferência de um dia, por exemplo, poderá incluir as seguintes
atividades:
HORA FUNÇÃO ATIVIDADE RESPONSÁVEL
9.00 h- 9.30
h
Inscrição e boas-
vindas
dos delegados
Assegurar o atendimento da mesa
de
inscrições
Distribuir pacotes de informação
Distribuir identificações
Encaminhar os delegados para a
sala do café
Encaminhar os delegados para o
local de arrumação de malas e
bagagens
Encaminhar os delegados para o
vestíbulo
Linda
A partir das
9.00 h
Inscrição e boas-
vindas
dos oradores
de
inscrições
Distribuir pacotes de informação
Distribuir identificações
Encaminhar os oradores para a sala
de
preparação
do
café
da
conferência
Sílvia
9.15 h- 9.30
h
Ensaio das
apresentações
Recolher slides da sala de
preparação dos oradores
Montar o projetor
Ensinar os oradores a utilizar o
equipamento
Verificação dos requisitos de saúde
e
segurança – verificar a existência
Jorge

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de
obstruções e riscos na sala da
conferência
9.30 h Conferência Encaminhar os delegados para a
sala da conferência às 09.30 horas.
Dar instruções aos responsáveis do
catering para retirarem os cafés
Linda
9.30 h –
10.45 h
Apresentações na
conferência
Dar apoio técnico Jorge
10.30 h Preparar o intervalo
para café
Confirmar hora do café da manhã
e
número de pessoas com os
responsáveis
do catering
Sílvia
10.45 h –
11 .00 h
Intervalo para café Assegurar o atendimento da mesa
de
inscrições para responder a
quaisquer
questões
Sílvia
sala da conferência às 11.00 horas
catering para retirarem os cafés
Linda
11.10 h Verificar as instalações
do evento
e
de
conferência
Linda
11 h – 12.30
h
Apresentações na
conferência
Dar apoio técnico Jorge
12.15 h Preparar intervalo para Confirmar hora do almoço e
número
de pessoas com os responsáveis do
Sílvia

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o almoço catering
13.15 h Ensaio com as
apresentações da
tarde
Recolher slides da sala de
preparação
dos oradores
Ensinar os oradores a utilizar o
equipamento
e
de
conferência
Linda
sala
da conferência às 13.30 horas
catering para retirarem o almoço
Jorge
13.30 h –
15.00 h
Apresentações na
conferência
Dar apoio técnico Linda
do evento
e
de
conferência
Jorge
14.45 h Preparar o intervalo
para o lanche
Confirmar hora do lanche e número
de
pessoas com os responsáveis do
catering
Sílvia
15.00 h Intervalo para o
lanche
de
inscrições para responder a
quaisquer
questões
Linda
sala
Sílvia

27
da conferência
15.15 h –
16.00 h
Conferência Dar apoio técnico Jorge
16.00 h Encerramento da
conferência
de
inscrições
Recolher folhas de avaliação
Recolher identificações
Distribuir as bagagens
Chamar táxis para os delegados
Sílvia
do
evento
Verificar que todos os delegados
abandonaram as instalações
Linda

28
4.2.Suficientemente detalhados
4.2.1.− Corresponder às expectativas do cliente
O cliente é o centro de toda a atividade organizacional. Sem o cliente e as suas
necessidades não haveria evento. Assim, todas as necessidades do cliente
devem, se possível, ser satisfeitas e cabe ao organizador fornecer os bens e
serviços necessários a essa satisfação, recorrendo à sua organização ou a
especialistas e fornecedores externos.
O planeamento de recursos faz por isso parte das funções de um
organizador e as ações para obter esses recursos devem ser decompostas
em atividades planeadas e realizadas ou delegadas.
O cliente poderá também exigir que lhe sejam apresentados relatórios de
progresso regulares, para se manter informado sobre o andamento das
atividades de planeamento, e definir datas para a conclusão de
determinadas atividades, devendo esta exigência ser considerada no seu
calendário de atividades e ser planeada durante o encadeamento das
atividades de planeamento.
4.2.2− Cumprir requisitos organizacionais
Por vezes o organizador de eventos pode ser responsável pela organização
de mais do que um evento em simultâneo, devendo, neste caso, tentar
equilibrar as necessidades do cliente com as necessidades da sua própria

29
organização. O encadeamento das atividades e a definição de prazos para
a conclusão das tarefas são por isso essenciais.
As necessidades organizacionais, designadamente garantir que existem
funcionários disponíveis, ocupados a tempo inteiro, que dispõem de tempo
suficiente para contribuir para os eventos pelos quais são responsáveis,
devem ser asseguradas. Além disso, devem também ser mantidos os
padrões de qualidade no fornecimento de serviços.
4.2.3− Apresentar a imagem acordada
Os funcionários mais importantes devem ter acesso aos pormenores do
trabalho desenvolvido por outras pessoas que possam ter impacto sobre as
suas próprias atividades. Isto pode abranger muitos aspetos do evento, na
medida em que apesar das várias pessoas, departamentos e organizações
estarem a trabalhar para atingir os objetivos que lhes foram delegados,
todos eles trabalham para um só objetivo principal, e devem por isso
trabalhar em uníssono.
Tal como no exemplo anteriormente apresentado, o gestor financeiro terá
de conhecer as implicações, em termos de custo, das atividades realizadas
pelo pessoal do marketing e por aqueles que são responsáveis por obter
recursos, os custos prováveis das atividades de avaliação de riscos para
garantir condições de saúde e segurança no evento, etc.
Isto porque despesas excessivas numa determinada área podem reduzir os
recursos financeiros disponíveis para outras.

30
5.Consequências de um planeamento inadequado
As consequências de um planeamento não rigoroso ou incompleto podem
ser muito graves.
Se as licenças emitidas pelas autoridades locais não forem devidamente
identificadas e obtidas, se o processo de aquisição de recursos não for
gerido de forma eficaz ou se o planeamento não for adequadamente
monitorizado para identificar eventuais omissões por parte de terceiros, o
sucesso geral do evento será necessariamente afetado.
Assim, como foi referido anteriormente, o Diretor do evento (organizador)
deve ser uma pessoa bem qualificada, com competências múltiplas e
capaz de fazer milagres.

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Bibliografia
• Allen, John. et al. Organização e gestão de eventos. Ed. Campos, 2002
• Giacaglia, Maria Cecília, Organização de eventos: teoria e prática, Ed.
Thomson, 2003
• Pedro, Filipe et.al, Gestão de eventos, Ed. Quimera, 2005
• Watt, David, Gestão de eventos em lazer e turismo, Ed. Bookman

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