Planeamento de eventos

1. 4. PLANEAMENTO DE EVENTOS
ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS - GRC

2. PLANEAMENTO DE EVENTOS
Consiste em estabelecer as diretrizes para atingir os fins previamente definidos,
tendo sempre em consideração que os planos não devem ser estanques,
devendo ser adaptados ou alterados consoante as necessidades.

3. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“Planear é determinar o que deve ser feito e como”
Watt (2004, p.23)
Devem-se definir claramente os objetivos que se pretendem alcançar, prevendo
e tendo em conta os recursos necessários aos vários níveis.

4. PLANEAMENTO DE EVENTOS
Para se planear um evento a organização deverá estar apta a responder a cinco questões principais + duas
(também principais):
1. “porquê”
2. “quem”
3. “quando”
4. “onde”
5. “o quê”
6. “como”
7. “quais são os custos”
?

5. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“porquê”
…o evento deve ser realizado, tentando determinar quais as razões da sua
produção, analisando a sua sustentabilidade enquanto projeto, e o seu
retorno para diversos intervenientes envolvidos

6. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“Quem”
…será o nosso público-alvo e quais as suas expectativas, conduzindo desta
forma um plano em função dos mesmos e comunicando o evento da forma
mais adequada.

7. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“Quando”
é que o evento será realizado, uma vez que as
condições climatéricas, sazonalidade, datas,
horários, podem determinar o sucesso ou
insucesso de um evento.
Nos casos em que o objetivo é atingir uma larga
cobertura mediática, há que ter em consideração,
se estará a decorrer em simultâneo um outro
evento de mediatismo igual ou superior, que
poderá comprometer a cobertura prevista.

8. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“onde”
de forma a determinar o local que possa atrair o público-alvo, tendo em
consideração as necessidades organizacionais, acessibilidades e custos.

9. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“o quê”
para que se defina concretamente o que deve ser organizado. A filosofia do
evento deve estar sempre presente em toda a organização, devendo existir
uma compreensão clara do que se pretende realizar, de forma a não
comprometer o mesmo.

10. PLANEAMENTO DE EVENTOS
“como”
o que nos permitirá compreender quais os recursos (humanos, fornecedores,
infraestruturas) necessários para a produção do evento.
“quais são os custos” intrínsecos à realização do mesmo.

11. PLANEAMENTO DE EVENTOS

12. PLANEAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO
Conceito-Tipo de evento, objetivos, nome, público alvo, localização, impactos
Desenho - Infraestruturas, som, luz, decoração, animação...
Orçamentação-Rigor, arquivo de orçamentos, 2/3 orçamentos para todos os
produtos e serviços...
Imagem e Comunicação -Leitura, impacto, adaptação ao público alvo...

13. PLANEAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO
Promoção - Diversidade de canais, envolvimento de parceiros, calendarização...
Parcerias e Patrocínios - Sinergias, financiamento, envolvimento da
comunidade...
Planificação-Licenciamento, plano de evento, backups, checklists, segurança,
protocolo, montagem, desmontagem, distribuição de staff e hierarquias...

14. PLANEAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO
Promoção - Diversidade de canais, envolvimento de parceiros, calendarização...
Parcerias e Patrocínios - Sinergias, financiamento, envolvimento da
comunidade...
Planificação- Licenciamento, plano de evento, backups, checklists, segurança,
protocolo, montagem, desmontagem, distribuição de staff e hierarquias...
Contratação ou adjudicação –inclusão de todas as rubricas relevantes ou
irrelevantes, assim como o detalhe de custos e a planificação num documento
validado por ambas as partes.

15. PLANEAMENTO DE EVENTOS – EVENTO
Sala de Produção–mesas e cadeiras, internet, impressora/fotocopiadoras,
quadro de notas, triplas
Fotografia e vídeo –reportagens
Montagens –técnicas, catering, branding, sinalética
Verificações técnicas –principalmente segurança
Ensaios
Handling –voluntários ou hospedeiras (tempo)

16. PLANEAMENTO DE EVENTOS – EVENTO
Hospedeiras –briefing de toda a logística, segurança a visita ao espaço
Acreditação e Diplomas –seriação por letras, calculo da duração do processo !
Catering–acompanhamento permanente em termos de horários e reposição
Protocolo–marcação de lugares
Animação –preparação dos espaços de atuação, dos camarins e da ligação
entre elas, águas, toalhas, catering e tudo o que for necessário

17. PLANEAMENTO DE EVENTOS – EVENTO
Gestão técnica das salas – antecipação de todos os momentos, pilhas em
micros e controlos remotos
Sala de oradores – pc’s com PowerPoint, partilha de rede (dados), deadlines
flexíveis mas rigorosos, área de lazer, área de silêncio, muito café…
Sala dos media - mesas e cadeiras, internet, impressora/fotocopiadoras, plasma
com programa, triplas

18. PLANEAMENTO DE EVENTOS – PÓS-EVENTO
Avaliação–inquéritos e grupos de trabalho, comparação com anos anteriores e
previsão dos anos seguintes
Desmontagens–atenção aos materiais que se devem e não devem de destruir,
transporte de materiais para armazéns

19. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇAO DE EVENTOS
 A avaliação dos eventos permite às empresas identificarem onde e porque
falharam e como podem melhorar.
 Os gestores deveriam dar a maior importância a esta avaliação e fazer chegar
aos parceiros e grupos interessados.
 A avaliação rigorosa permite valorizar a notoriedade dos eventos, e acima de
tudo dos gestores como profissionais.
 O acesso a dados de eventos anteriores e a sua analise permitem melhorar a
tomada de decisão e efetuar um planeamento mais eficaz.

20. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇÃO DE EVENTOS
 A avaliação dos eventos permite às empresas identificarem onde e porque
falharam e como podem melhorar.
 Os gestores deveriam dar a maior importância a esta avaliação e fazer chegar
aos parceiros e grupos interessados.
 A avaliação rigorosa permite valorizar a notoriedade dos eventos, e acima de
tudo dos gestores como profissionais.
 O acesso a dados de eventos anteriores e a sua analise permitem melhorar a
tomada de decisão e efetuar um planeamento mais eficaz.

21. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇÃO DE EVENTOS
Objetivo
 Conhecer melhor os nossos clientes (preferencias, potencial de compra, frequência e duração da permanência
no evento, a categoria de produtos eleitos..);
 Avaliar quais os produtos mais rentáveis e qual a influencia das promoções;
 Efetuar uma previsão das vendas, dos custos operacionais e totais, e do lucro operado por categoria de
produto;
 Definir a quota de mercado da nossa empresa;
 Contribuir para um melhor planeamento do próximo evento;
 Aumentar a possibilidade de captação de eventos;
 Reforçar os laços com os nossos parceiros;
 Introduzir novos produtos;

22. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇÃO DE EVENTOS
Objetivo
 Conhecer melhor os nossos clientes (preferencias, potencial de compra, frequência e duração da permanência
no evento, a categoria de produtos eleitos..);
 Avaliar quais os produtos mais rentáveis e qual a influencia das promoções;
 Efetuar uma previsão das vendas, dos custos operacionais e totais, e do lucro operado por categoria de
produto;
 Definir a quota de mercado da nossa empresa;
 Contribuir para um melhor planeamento do próximo evento;
 Aumentar a possibilidade de captação de eventos;
 Reforçar os laços com os nossos parceiros;
 Introduzir novos produtos;

23. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇÃO DE EVENTOS
Existem 3 momentos decisivos para a avaliação de eventos:
 Avaliação do pré-evento
 Acompanhamento dos resultados quantitativos de todo o processo:
 Avaliação pós-evento

24. PLANEAMENTO DE EVENTOS – AVALIAÇÃO DE EVENTOS
Existem 3 momentos decisivos para a avaliação de eventos:
 Avaliação do pré-evento
 Acompanhamento dos resultados quantitativos de todo o processo:
 Avaliação pós-evento