Módulo 10

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Módulo 10

  1. 1. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10Princípios Básicos de Organização e Gestão de Eventos Introdução Promover um Evento tem por objectivo muito mais do que realizar acontecimentos sociaisfestivos. Ao agendar uma reunião entre o seu cliente – seja ele o seu chefe ou um contratante,o profissional estará organizando um Evento. Estas empresas, visam assim promover e organizar todo o tipo de eventos, quer sejam elespor motivos profissionais, quer sejam sociais e festivos, incluindo a componente turística. Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais). O que são eventos especiais? O termo “eventos especiais” foi criado para descrever rituais, apresentações oucelebrações específicas que tenham sido deliberadamente planeados e criados para marcarocasiões especiais ou para atingir metas ou objectivos específicos de cunho social, culturalou corporativo. De entre os eventos especiais incluem-se os feriados e festividades nacionais,importantes ocasiões cívicas, performances culturais exclusivas, competições desportivasimportantes, funções corporativas, promoções comerciais e lançamento de produtos. Àsvezes parece que os eventos especiais estão por toda parte; eles tornaram-se uma indústriaem expansão. Actualmente o campo de eventos especiais é tão vasto que é impossívelformular uma definição que inclua todas as variações de eventos. No seu trabalhorevolucionário sobre a tipologia dos eventos, Getz (1997: 4) sugere que os eventos especiaissão mais bem definidos pelo seu contexto. Ele apresenta duas definições: uma do ponto de vista do organizador do evento e outra doponto de vista do consumidor ou visitante. 1. Um evento especial é todo o evento excepcional, não muito frequente, que aconteçafora dos programas ou actividades normais do grupo patrocinador ou organizador. Pág. 1Docente: Ivo Mateus
  2. 2. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 2. Para o consumidor ou visitante, o evento especial é uma oportunidade para umaactividade social, cultural ou de lazer fora do âmbito normal de escolhas ou além davivência quotidiana. Segundo o mesmo autor, de entre os atributos que propiciam uma atmosfera especial estãoo espírito festivo, a singularidade, a qualidade, a autenticidade, a tradição, ahospitalidade, a temática e o simbolismo. Tipos de eventos Os eventos especiais são classificados de acordo com seu porte e escala. As categoriascomuns são mega eventos, eventos de marca e eventos de grande porte, embora asdefinições não sejam exactas e as diferenças sejam imprecisas. Os eventos também sãoclassificados conforme o seu propósito ou o sector específico ao qual pertencem, como porexemplo, eventos públicos, desportivos, turísticos ou corporativos. Mega eventos Mega eventos são aqueles cuja magnitude afecta economias inteiras e repercute nos mediaglobais. Entre eles podemos citar os Jogos Olímpicos e as Feiras Mundiais, embora sejadifícil a muitos outros eventos se encaixar nessa categoria. Getz (1997: 6) os define daseguinte maneira: O seu volume deveria exceder um milhão de visitantes, o seu orçamento deveria ser de,pelo menos, US$500 milhões e a sua reputação deveria ser a de um evento “imperdível”. Mega eventos, pela sua grandiosidade ou significado, são aqueles que produzemníveis extraordinariamente altos de turismo, cobertura dos media, prestígio e umimpacto económico para a comunidade local ou de destino. Hall (1992: 5), outro pesquisador no campo de eventos e turismo, apresenta a seguintedefinição: Pág. 2Docente: Ivo Mateus
  3. 3. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 - Mega eventos tais como as Feiras Mundiais e Exposições, Campeonato Mundial ou osJogos Olímpicos, são eventos especificamente direccionados para o mercado de turismointernacional e podem ser adequadamente descritos como “mega” em virtude da suagrandiosidade em termos de público, Mercado-alvo, nível de envolvimento financeiro dosector público, efeitos políticos, extensão de cobertura televisiva, construção de instalações eimpacto no sistema económico e social da comunidade anfitriã. Evento: • Organizado. • Tem um ou mais propósitos. • Tem uma duração limitada. Mega Eventos: • Critérios: Volume: 1 milhão de visitas. • Investimento: investimento muito grande, na ordem de milhões de euros. • Notoriedade: “Must see”. Eventos de marca O termo “eventos de marca” refere-se àqueles eventos que se tornaram tão identificadoscom o espírito ou mentalidade de uma localidade, cidade ou região que se tornam sinónimosdo nome do local, e obtêm amplo reconhecimento e percepção. Ritchie (1984: 2), pesquisador de turismo, define-os como: Eventos grandes de carácter extraordinário ou periódico e duração limitada,desenvolvidos primordialmente para ampliar o apelo e a lucratividade de um destinoturístico a curto e/ou longo prazos. Para o seu sucesso, esses eventos contam com asingularidade, o status ou o senso de oportunidade em gerar interesse e atrair atenção. Pág. 3Docente: Ivo Mateus
  4. 4. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Exemplos clássicos de eventos de marca são o Carnaval do Rio de Janeiro, reconhecidomundialmente como expressão da vitalidade e exuberância dessa cidade, o Kentucky Derbynos Estados Unidos, o Chelsea Flower Show na Inglaterra, a Oktoberfest em Munique,Alemanha, e o Edinburgh Festival na Escócia. Tais eventos, identificados com a própriaalma desses lugares e seus cidadãos, atraem grandes somas de dinheiro, provocam umaforte sensação de orgulho local e reconhecimento internacional. Getz (1997: 5-6)descreve-os em termos de sua capacidade de fornecer vantagem competitiva para ascomunidades anfitriãs: O termo “evento famoso” é usado para descrever um evento periódico que possui umsignificado tal, em termos de tradição, apelo, imagem ou publicidade, que proporcionaao local, à comunidade ou ao destino anfitrião uma vantagem competitiva. Com otempo, o evento e o destino se tornam inseparáveis. Cada vez mais as comunidades edestinos necessitam de um ou mais eventos de marca para proporcionar altos níveis deexposição nos media e evocação positiva que ajudam a criar vantagens competitivas. Classificação de Eventos •Sociais •Utilidade Pública Promocionais •Lançamentos •Etários •Comerciais •Fidelização •Homenagem •Oficiais •Internacionais Pág. 4Docente: Ivo Mateus
  5. 5. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 •Desportivos •Educativos •Ecológicos •Religiosos •Comemorativos Tipos de Eventos •Programa de Visitas – receber grupos de pessoas seguindo uma programação criteriosamente preparada, com objectivo de divulgar a instituição para seu público de interesse, é a chamada "política de portas abertas", que propicia uma aproximação entre o público e a organização. •Concursos – competições que estimulam o interesse do público participante e o familiariza com a organização e suas políticas. Podem ser utilizados com funcionários e familiares, distribuidores, accionistas, revendedores e o público externo. •Exposição - visa apenas divulgar. Em grandes exposições o expositor participará adquirindo espaço físico denominado stand junto com outros expositores. •Feira – é ampla e visa vender. O profissional de Relações Públicas da organização poderá participar assessorando o pessoal de venda, marketing e publicidade. •Salão – é amplo e visa apenas divulgar, embora apresente características de feira. •Mostra – é pequena, circulante e visa divulgar, pode ser vista em vários locais com a mesma forma e conteúdo. •Encontros – eventos com porte e duração variáveis, nos quais as pessoas se reúnem com a finalidade de discutir temas de interesse comum. Pág. 5Docente: Ivo Mateus
  6. 6. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 •Conferência – é a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que geralmente é a pessoa reconhecidamente competente. Pode ser utilizada na abertura de um evento maior. •Palestra – é a exposição de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem algum conhecimento sobre o que será exposto e é aberta para colocar questões. Pode-se organizar um ciclo de palestras. •Simpósio – São vários expositores com a presença de um coordenador, o tema geralmente é científico. O objectivo não é debater mas realizar um intercâmbio de informações. •Painel – há debate entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, a plateia não formula perguntas. •Mesa-redonda – os expositores ficam sob a coordenação de um moderador com tempo limitado para exposição e posterior debate, pode-se encaminhar perguntas à mesa. •Convenção – há exposição de assuntos por várias pessoas, com a presença de um coordenador, é promovida por entidade empresarial ou política. •Congresso – é realizado em vários dias com inclusão de outros encontros dentro deste. Constitui-se em um evento de grande porte que engloba actividades sociais para os participantes. •Seminário – a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador, é de conhecimento da plateia que participa em forma de grupos. Geralmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. As decisões podem ser adoptadas pela área. •Fórum – Caracteriza-se pela discussão e debate, a plateia participa com perguntas. No final o coordenador da mesa recolhe as opiniões e apresenta uma conclusão representando a opinião da maioria. •Debate – é a discussão entre duas pessoas que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema. A plateia só participa com aplausos e protestos moderados. Pág. 6Docente: Ivo Mateus
  7. 7. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 •Brainstorming – tempestade de ideias na qual as pessoas se propõem a apresentar ideias acerca de um problema. É muito utilizado pela área publicitária. •Conclave – caracteriza-se pelo carácter religioso e para o qual são trazidos temas de ordem ética e moral. Os expositores são , na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante à dos congressos. •Semana – é a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual as pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse comum, a dinâmica é a mesma de um congresso. •Entrevista Colectiva – o expositor faz uma rápida explanação e é questionado pelos representantes da imprensa (jornalistas). Dependendo do entrevistado, as perguntas são previamente submetidas à sua apreciação. •Jornada – são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovido por entidades de classe com duração de vários dias. •Workshop – há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objecto (produto) que gerou o evento, poderá fazer um evento de maior amplitude. •Oficina – é semelhante ao workshop, sendo que é mais utilizada na área educacional e segundo a área comercial/empresarial. Pode fazer parte de eventos maiores. •Colóquio – é a exposição de um tema em reunião fechada, que tem por objectivo esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação. •Encontros de convivência – consiste em reunir pessoas para um momento de descontracção, integração ou até mesmo negócios, no qual um serviço de buffet atende de acordo com o tipo de encontro. Outros tipos de eventos • Jantar • Banquete Pág. 7Docente: Ivo Mateus
  8. 8. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 • Churrasco • Happy hour • Cocktails • Coffee break • Café da Manhã • Inauguração de Espaço Físico • Evento Desportivo • Excursões • Lançamento de um livro • Lançamento de um Produto • Leilões • Desfiles • Dias Específicos, etc. Tamanhos de Eventos •pequenos •médios em relação à quantidade de pessoas •grandes •pequenos •médios em relação ao tempo de duração •grandes •pequenos Pág. 8Docente: Ivo Mateus
  9. 9. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 •médios em relação à variedade de públicos •grandes •pequenos • médios em relação ao custo •grandes Escolha da Empresa Organizadora de Eventos  Cliente/Promotor selecciona a Empresa Organizadora de Eventos através de licitação ou concorrência.  As empresas candidatas elaboram a sua proposta através de um projecto.  A empresa seleccionada assinará um contrato de prestação de serviços com o cliente/promotor onde estabelecerá cláusulas de direitos, deveres, obrigações, compromissos, prazos, ganhos, pagamentos etc. Planeamento do evento Por onde passa o processo de planeamento de um evento? A resposta a essapergunta depende do facto de o evento estar a ser feito pela primeira vez ou de serpreexistente. No caso de um novo evento, o gerente ou o organizar terá, juntamente com os seusprincipais parceiros, realizar um estudo de viabilidade. Esse estudo irá permitir saber seo evento tem garantias de poder atender a certos critérios decisivos, tais como o Pág. 9Docente: Ivo Mateus
  10. 10. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10lucratividade do evento. Depois então passa para a fase de desenvolvimento dos planospara a sua criação e aplicação. No caso de um evento preexistente e aberto ao processode oferta, (por exemplo, uma conferência ou um evento desportivo), inicialmente deve-se decidir (após pesquisa preliminar) se ele deverá ou não ser realizado através dapreparação de um documento de oferta. Caso a resposta seja afirmativa, deve-seconduzir um estudo mais detalhado de viabilidade a fim de identificar questões comopreços e benefícios do local sede, antes de se preparar uma oferta normal. Caso a ofertaseja preparada, começa então um planeamento mais detalhado do evento. Processo de planeamento de um evento 1. Conceito ou intenção do departamento do evento de fazer a oferta 2. Estudo de viabilidade - Relação custo-benefício do evento - Recursos requeridos pelo evento 3. Decisão de prosseguir ou parar 4. Planeamento e implementação - Análise situacional - Fixação do objectivo - Avaliação e escolha da estratégia - Desenvolvimento de planos operacionais em áreas como financiamento, organização, marketing e R.H. (Recursos Humanos) Pág. 10Docente: Ivo Mateus
  11. 11. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 5. O Evento - Refinamentos - Resolução de problemas 6. Finalização 7. Avaliação e feedback 1. Conceito ou propósito da oferta Os eventos novos, implicam a tomada de decisões tais como o tipo ou formato do evento(como por ex: festival, parada, etc.), a duração, localização, época apropriada e elementosdecisivos de programação, que servirão para tornar o evento singular ou especial. Após de sedesenvolver o conceito do evento, pode-se submete-lo a uma análise mais detalhada. Nassituações em que ocorre a oferta, primeiro de tudo, é necessário identificar os eventos para osquais se pode fazer uma oferta. Feito isso, pode-se avaliar como se poderá adequar essaoferta aos recursos do corpo de organizadores do evento e ao destino sede. Uma vezconsiderados adequados para avaliações posteriores, os eventos serão submetidos a examesmais minuciosos através de um estudo de viabilidade. 2. Estudo de viabilidade O planeador do evento precisa de se assegurar da capacidade da organização que elerepresenta, e talvez do local anfitrião, em conduzir o evento, juntamente com os seus custos ebenefícios, antes da decisão de prosseguir. Inúmeras considerações podem ser levadas emconta ao se efectuar um estudo de viabilidade. De entre elas temos (conforme o evento) osrequisitos prováveis de orçamento; necessidades de técnica gerencial; recursos do local; Pág. 11Docente: Ivo Mateus
  12. 12. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10impactos na comunidade local e na área de destino; disponibilidade de voluntários,patrocinadores e serviços de suporte (por exemplo, empresas de aluguer de equipamentos);público/participação projectada; requisitos de infra-estrutura; disponibilidade de suportefinanceiro do sector público/privado; nível de apoio político para o evento; e o registro dedesempenho do evento em questões tais como o lucro. Deve-se notar que o grau decomplexidade desses estudos irá variar. Um evento do porte das Olimpíadas, por exemplo,possivelmente irá requerer um processo mais demorado e meticuloso do que, por exemplo,um campeonato de um desporto ou um congresso. Preparação da oferta: aprovação Essa etapa é necessária nos casos em que se decide fazer uma oferta para um eventoexistente com base nos resultados de um estudo de viabilidade. O processo de oferta envolveinúmeros passos, a saber: •Identificar os recursos que podem ser direccionados ao suporte do evento (por exemplo, locais, dotações governamentais) •Desenvolver um caminho crítico para a preparação e apresentação do documento de oferta para os “proprietários” do evento •Desenvolver uma compreensão quanto à organização que está administrando o evento e à natureza exacta do evento em si •Identificar os elementos decisivos de ofertas anteriores bem-sucedidas •Preparar o documento da oferta. Somente após a oferta ter vencido dá-se continuidade ao processo de planeamento doevento. 3. Decisão de prosseguir ou parar Pág. 12Docente: Ivo Mateus
  13. 13. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 No caso de eventos novos, os resultados do estudo de viabilidade terão o papel dedeterminar directamente quando e se o evento terá prosseguimento. 4. Planeamento e implementação O processo estratégico de planeamento de eventos, tem como objectivo produzir o eventono tempo previsto e de forma que ele atenda a objectivos predeterminados através da criaçãode uma estratégia apropriada e de planos operacionais de apoio. Esse aspecto do processo deplaneamento também cria a necessidade de sistemas de monitorização e avaliação paragarantir o andamento na direcção dos objectivos do evento. Além disso, é nesta fase que sedeve determinar uma estrutura organizacional adequada que permita a realização do evento. Um elemento contextual importante associado a esse estágio é orçamento do evento. 5. O Evento Uma vez iniciado o evento, os sistemas de monitorização e avaliação desenvolvidos noestágio anterior devem oferecer subsídios que possam ser usados paraaperfeiçoar/alterar aspectos do evento conforme se faça necessário. 6. Finalização do evento Como parte do processo de planeamento, é necessário desenvolver um plano para afinalização do evento. Esse plano implica o desenvolvimento de uma linha de tempo e adelegação de responsabilidades para tarefas tais como o desmontar e a remoção de estruturasdo local e a retirada do equipamento que fez parte do evento. 7. Avaliação e feedback Conforme observado anteriormente, os mais variados planos operacionais deverão incluirprocessos de avaliação, cujos resultados serão então condensados num relatório final. Além Pág. 13Docente: Ivo Mateus
  14. 14. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10disso, esse documento deverá indicar até que ponto o evento teve êxito em atingir objectivosmais amplos. Problemas e conflitos que tenham sido levantados deverão ser identificados e,caso o evento tenha que ser repetido, eles poderão gerar subsídios preciosos para o futuro.Essas informações deverão ser incorporadas no processo de planeamento para o próximoevento. O planeamento deve atender as expectativas do:  cliente-promotor – conseguir melhor produção técnica com custos económico- financeiros menores.  público participante – procura actualização, novos conhecimentos, confraternização e amizades, bem-estar e conforto, gastos razoáveis.  núcleo receptor sediante – espera que os eventos tenham uma acção positiva sobre seu mercado.  patrocinador – investe uma verba do seu marketing, visando à aproximação da sua imagem com a do público potencial da empresa ou instituição. Finalidade do projecto de um evento O projecto de um evento é um instrumento com quatro funções:  Comunicação  Planeamento  Gestão  Captação de Recursos O Projecto de um evento Pág. 14Docente: Ivo Mateus
  15. 15. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10  O que se pretende fazer? (objecto)  Por quê? (justificativa)  Para quê? (objectivos)  Para quem? (população-alvo)  Como? (estratégias/metodologia)  Com que recursos/meios? (materiais e financeiros)  Com que pessoas? (responsáveis pela facilitação do processo)  Quando, onde e quanto vai custar? (para fazer o que está planeado) A realização de um evento é composta pelas seguintes fases:  Diagnóstico  Planeamento (ou concepção)  Implementação  Execução  Monitorização  Avaliação. Marketing Estratégico Noção: Marketing estratégico de eventos é o processo pelo qual a organização de um evento ajusta os objectivos de negócios e de marketing, e os ambientes nos quais eles ocorrem, parauma actividade de mercado. 1º Passo: A missão e os objectivos Pág. 15Docente: Ivo Mateus
  16. 16. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 O diagrama abaixo, indica as forças que influenciam a missão da organização de um evento, que é o ponto de partida para qualquer planeamento estratégico. Exigência dos Valores pessoais dos parceiros implementadores decisivos Objectivo a longo A missão e os prazo objectivos do evento Visão Intenção estratégica Fig.1 – Missão da organização de um evento Parceiro ExigênciasFuncionários do festival Participarem de um evento cultural de sucesso e reconhecido, que seja bom para as suas carreiras.Patrocinadores Serem associados de uma forma positiva a um evento que atraia a atenção do seu Mercado-alvo.Governo Ser associado a um festival de artes que traga diversão, seja artisticamente moderno e aclamado pela crítica.Câmara Municipal Que as instalações públicas da cidade sejam usadas de forma a valoriza-las sem acarretar danos materiais, ao mesmo tempo em que encorajem o turismo e os gastos na cidade.Polícia e Bombeiros/INEM (ambulâncias) Receberem a aprovação e serem incluídos no planeamento de eventos importantes que atraiam grande número de pessoas.Fornecedores de alimentos e bebidas da Que os consumidores venham em grande número.cidadeConsumidores Serem entretidos e estimulados pelos melhores artistas do país e do mundo. Pág. 16 Docente: Ivo Mateus
  17. 17. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.2 – Parceiros da organização de um evento A partir desta análise pode-se definir qual a missão e saber qual o rumo e os propósitos deuma organização isto é, fica-se a saber qual o papel de uma organização e os grupos aosquais ela serve. Serve ainda de fundamento para o marketing estratégico do festival, que queratingir os seus objectivos de MKT. PASSO 2: ANÁLISE SWOT. (Pontos fortes, Pontes fracos, Oportunidades eAmeaças) No marketing estratégico deve-se fazer uma análise cuidadosa das actividades daconcorrência, dos ambientes político, económico, sócio-cultural e tecnológico nos quais oevento ocorre, e dos recursos internos da organização. A figura abaixo mostra oscomponentes dessa análise, seguida de um comentário sobre cada um deles. O ambienteartístico internacional foi incluído porque as mudanças ocorridas no mundo dosempreendimentos artísticos requerem dos gerentes de eventos e festivais umacompanhamento e uma análise cuidadosa. Deve-se frisar que essas análises são feitas poruma boa razão — estabelecer as oportunidades e ameaças para o festival ou evento e a formacomo é gerida e organizada. A partir daí, as estratégias são formuladas para tirar proveito dasoportunidades e neutralizar as ameaças identificadas na análise. Sócio-cultural Sócio-cultural Tecnológico Tecnológico Político Político Auditoria ou Auditoria ou estudo do estudo do ambiente ambiente Concorrência Concorrência Artístico Artístico Pág. 17Docente: Ivo Mateus Económico Económico
  18. 18. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.3 – Auditoria ou estudo do ambiente Análise da concorrência Para fazer uma análise da concorrência, é preciso analisar as forças que influenciam aactividade da concorrência, entre as quais:  Fornecedores: Os fornecedores de festivais e eventos especiais são os locais, artistas e recursos necessários para produzir shows, tais como a iluminação e a montagem. Aqui tem que se ter em consideração o preço, isto é, assegurar a continuidade do fornecimento de todo o tipo de materiais e equipamentos necessários para assegurar o evento a preços razoáveis.  Compradores A missão do festival é proporcionar o melhor, e o melhor pode custar caro, resultando em preços mais elevados dos ingressos, os consumidores em massa concluem que uma determinada oferta não é um bom negócio e resolvem não prestigiar com a sua presença, para desespero dos organizadores e patrocinadores. A habilidade do responsável pelo marketing é saber, talvez por intuição, mas de preferência com base na experiência e na pesquisa de mercado, em que nível de preço surge essa sensibilidade. Pág. 18Docente: Ivo Mateus
  19. 19. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10  Novos concorrentes Representam uma ameaça de perda da fatia de mercado para um outro festival com actividades similares. A existência de poucas barreiras de entrada para novos concorrentes pode ser uma ameaça à viabilidade de qualquer festival. Por isso, é importante manter os principais patrocinadores satisfeitos com os resultados do evento. E uma maneira de manter patrocínios é estabelecer objectivos e metas e assegurar que eles sejam alcançados.  Substitutos Baseia-se na premissa de marketing de que os consumidores não estão comprando um serviço, mas um pacote de benefícios — neste caso estimulando o entretenimento. Se uma actividade substituta puder oferecer um entretenimento que traga maior grau de satisfação, ou que seja tão bom quanto, porém a preços mais baixos, nesse caso os substitutos poderão ser uma ameaça. Uma estratégia para evitar que isso ocorra é oferecer uma actividade ímpar ou única, impossível de ser substituída, para um segmento de mercado adequado. Análise de ambiente Terminada a etapa anterior da análise, partimos para os ambientes nos quais operam osfestivais e eventos. No entanto, é preciso ter muita cautela. É preciso estar atento a aquiloque realmente interessa à organização em termos de desenvolvimento estratégico para aqueleambiente. Na análise é importante saber identificar estratégias que possam tirar proveito dasoportunidades e neutralizar as ameaças, a fim de alcançar os objectivos de marketing doevento. • Ambiente político: O governo pode ser participante activo, quer na produção, quer no patrocínio de eventos. • Ambiente económico: Aqui é necessário ter em conta: taxas de câmbio; taxas de juros; taxas de desemprego; crescimento da renda familiar; e a política fiscal do governo. Deve-se também desenvolver estratégias no sentido de trazer o melhor Pág. 19Docente: Ivo Mateus
  20. 20. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 em talento (os artistas), dentro de um orçamento cada vez mais apertado para pagá-lo. • Ambiente sócio-cultural: Alguns dos factores que podem ter impactos nas estratégias de marketing, são a variedade dos grupos culturais/sub culturais do Mercado-alvo, tais como: as mudanças no estilo de vida; mudanças nos padrões de trabalho; mudanças na composição demográfica de uma comunidade; mudanças nos níveis de instrução; composição familiar. Por exemplo uma mulher jovem sem filhos tem mais possibilidades de ir a um evento do que uma mulher com filhos e rendas para pagar. • Ambiente tecnológico: Os organizadores de eventos devem estar atentos às inovações tecnológicas que podem causar impacto e fazer a diferença num evento. • Ambiente artístico: Há sempre novas maneiras de expressão que vão sendo desenvolvidas, e para isso os organizadores do evento devem incluir a oferta de novas experiências artísticas aos consumidores. Recursos internos Nas organizações de eventos ou festivais, os recursos são os R.H. (Recursos Humanos),materiais e financeiros. • Recursos Humanos (trabalho): Aqui a análise considera o número e o tipo de funcionários e voluntários disponíveis, as suas capacidades e de forma eles atendem ou respondem às exigências para a produção do evento, assim como é necessário ter em conta os custos em emprega-los, etc. • Recursos materiais: Na organização de um evento, esta categoria abrange os computadores e os seus programas informáticos, os escritórios, equipamentos de publicação, etc. Pág. 20Docente: Ivo Mateus
  21. 21. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 • Recursos financeiros (capital): Aqui é necessário levar em linha de conta a disponibilidade dos fundos necessários para a realização de um evento. É preciso portanto fazer um orçamento do evento e os custos que este poderá envolver. Passo 3: O Mercado-alvo Aqui os profissionais de marketing, tem que pensar nas características dos consumidores que pretender atrair, ou seja qual o público-alvo que pretendem abranger. Dependendo da oferta do produto, existe um público mais indicado ou interessado. Por ex. num evento tipo festival existe uma grande variedade de produtos oferecidos, que podem ser categorizados em música, dança, artes visuais, família, teatro, cinema, etc., e para um desses produtos há um público mais indicado ou interessado. Por outras palavras, cada tipo de público tem diferentes motivações e procura uma oferta ou um produto diferente. Para seleccionar o Mercado-alvo, é necessário ter em conta vários aspectos ou factores, tais como:Cultural: Valores Sociológico: Influência da Económico: Preço;culturais, estilo de vida. classe social, família, grupo. entrega; condições de pagamento Factores psicológicos individuais: Níveis de conhecimento e informação sobre o evento; Características emocionais; Motivações, Atitudes. Atractividade da proposta de compra. Fig.4 – Selecção do mercado-alvo Pág. 21 Docente: Ivo Mateus
  22. 22. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Refira-se ainda que as características do Mercado-alvo influenciam as estratégias e tácticas empregadas para os objectivos de marketing. Passo 4: Estratégia de Marketing Depois de ter sido definida a missão do evento, decididos os objectivos, escolhida a estratégia e analisados os meios externos e internos, é necessário considerar a estratégia de marketing. A figura abaixo ilustra esse processo e os elementos envolvidos. Metas organizacionaisNecessidades do mercado Definição da missãoComportamento doconsumidor; Segmentação de Objectivo corporativomercado; Lacunas nomercado; Fatia de mercado. Estratégia de negócios Posição estratégica no mercado Objectivos de marketing O(s) Implementa mix(es) de ção no Estratégia de marketing mercado mercado Capacidade da organização Oportunidades Auditoria de recursos; Forças e Oportunidades competitivas; Análise pontos fracos; Análise da do ambiente; Atractividade do concorrência; Análise do sector. mercado; Ameaças. Pág. 22 Docente: Ivo Mateus
  23. 23. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.5 – Estratégia de Marketing Passo 5: O Mix de Marketing Agora que os objectivos de marketing para o evento estão definidos, e as estratégias definidas, é hora de implementá-los. Isso é feito através do marketing de eventos. Depois dos elementos da figura anterior estiverem identificados, cabe ao profissional de marketing do evento, criar um mix de marketing, que atendam às necessidades dos consumidores, que tenham um nível de preços apropriado, que sejam bem promovidos ou divulgados no sentido de a informação chegar aos potenciais consumidores, que estejam motivados para comprar e tenham fácil acesso aos ingressos. A figura abaixo mostra a gama de actividades de marketing usadas pelos profissionais da área, conhecida como o mix de marketing dos 7 Ps do evento.Produto Preço Ponto- Eventos em si; - Descontos; - Distribuição usando a- Artistas; - Concessões; Internet;- Locais; - Métodos de - Agência de venda de- Alimentos e bebidas. pagamentos; ingressos; - Outro meio Pacotes nos eventos. Promoção Marketing Mix -Anúncios; - Promoções de venda; - Publicidade; - Venda pessoal. ProcessoIndícios materiais Pessoa - Reserva; - Fila;- Marca; - Decoração; - - Equipa de reserva; - Estacionamento;Ingressos; - Programas; - Equipa de bilheteira; - Entrada e saída;- Tema. - Equipa do local; -Artistas. - Estacionamento/ Transporte. Pág. 23 Docente: Ivo Mateus
  24. 24. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.6 – Marketing-Mix Passo 6: O Planeamento de Marketing A maioria dos eventos tem um corpo administrativo que aprova os gastos maiores.Assim, o primeiro papel do relatório de planeamento de marketing, é normalmenteobter a aprovação para os gastos de marketing por ele recomendados. A segunda razão,de igual importância, é que ele coloca todos os membros mais importantes da equipa apar dos objectivos de marketing do evento, das estratégias e tácticas, das razões pelasquais elas foram escolhidas, e quem serão os responsáveis pela acção táctica. Patrocínio de eventos INTRODUÇÃO O patrocínio é a principal fonte de rendimento da maioria dos eventos novos e jáexistentes. Assim, cabe aos gerentes de eventos identificar os patrocinadores, prepararpropostas para os patrocinadores e atendê-los. O QUE É O PATROCÍNIO? Patrocínio — um investimento no desporto, nas actividades da comunidade ou dogoverno, nas artes, numa causa, indivíduo ou transmissão que ofereça um retorno comercialpara o patrocinador. O investimento pode ser de natureza financeira, material ou humana Pág. 24Docente: Ivo Mateus
  25. 25. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10(Smart Marketing Street Wise Workshops, 2001). Quantia em dinheiro/brindes paga por uma propriedade (tal como um evento) em troca dopotencial comercial explorável daquela propriedade (lnternational Events Group, 1995,citado em Getz, 1977: 216). Trata-se assim de uma transacção/investimento comercial e não de uma doação,conforme pensam algumas pessoas que procuram o patrocínio. O patrocínio pode tomar a forma de um pagamento directo em dinheiro ou de umfornecimento de serviços/produtos da empresa. O retorno esperado do patrocínio poderá vir a afectar positivamente a lucratividadede um negócio, ou no caso dos patrocinadores do sector público, fornecer algum outrobenefício, como por exemplo, gerar uma consciencialização dos problemas associados aofumo.O Evento O NegócioBusca: Busca:- Investimento financeiro - Consciencialização- Exposição nos meios de crescentecomunicação - Melhoria da imagem- Serviços gratuitos - Testes ao produto - Oportunidades de vendas Fig.7 - Relacionamento de troca no patrocínio de eventos Pág. 25Docente: Ivo Mateus
  26. 26. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 PROPOSTA DE PATROCÍNIO Um documento formal em geral é o meio através do qual se busca um patrocínio. Essedocumento, de acordo com Geldard e Sinclair (1996), tem que responder a três questõesbásicas: • O que a organização deve patrocinar? • O que a organização receberá pelo patrocínio? • Quanto ele irá custar? Controlos e orçamentos INTRODUÇÃO Após planear um festival ou evento, a função central do gerenciamento é o controlo. Este capítulo apresenta vários métodos em que os gerentes de festivais ou eventos podemusar para reconhecer se o evento irá planejar e responder a quaisquer mudanças. Oorçamento do evento talvez seja o plano de controlo mais importante. O QUE É O CONTROLO? O controlo consiste em assegurar que todos os acontecimentos numa organização estejamdentro do esperado. O controlo de um evento pode abranger desde a simples presença dogerente de eventos no local e o acompanhamento do progresso diário junto ao pessoal até aimplementação e monitorização de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios eorçamentos. A palavra “controlo” vem do latim contrarotulare, que significa “voltar o rolo”:na Roma antiga, significava a comparação de algo com os registros oficiais, que erammantidos em cilindros de papel ou rolos. Nos tempos actuais, a palavra reteve parte desse significado, e o controlo de qualqueractividade de negócios implica a comparação do progresso de todas as funções essenciais em Pág. 26Docente: Ivo Mateus
  27. 27. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10relação ao plano de gerenciamento para assegurar que os resultados projectados sejamalcançados. O planeamento dos eventos só consegue ser eficaz se a execução do plano forcuidadosamente controlada. Para tanto, é necessário desenvolver mecanismos de controloadequados. Estes métodos são destinados a manter os projectos no seu curso correcto edevolvê-los ao planeamento quando se desviam. O controlo afecta todos os aspectos dogerenciamento de eventos, a saber:  A logística  Os recursos humanos  A administração e a sua natureza básica permanece a mesma em cada área. A natureza do controlo é descrita por Beniger (1986), que identificou duasactividades complementares:  Processamento de informações: Necessário a todo o planeamento. Quando é direccionado a uma meta, permite a constante comparação entre objectivos estabelecidos pela organização e a situação actual.  Comunicação recíproca ou feedback: É preciso haver um intercâmbio constante entre o controlador e as áreas sob controlo. Essas duas actividades dependem de um sistema eficaz de comunicação. COMPONENTES E CATEGORIAS DE CONTROLO O processo do controlo implica estabelecer padrões de desempenho e assegurar queeles sejam atingidos. Esse processo pode ser complexo, mas basicamente consiste de trêsetapas principais: Pág. 27Docente: Ivo Mateus
  28. 28. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10  Estabelecer padrões de desempenho: Estes podem se originar de várias fontes, inclusive as práticas normais na área de planeamento de eventos; directrizes fornecidas pela direcção do evento; exigências específicas do cliente e dos patrocinadores; e expectativas da assistência ou dos convidados. Os padrões precisam ser mensuráveis.  Identificar os desvios dos padrões de desempenho: Isso é feito mensurando-se o desempenho actual e comparando com os padrões estabelecidos. Visto que o orçamento do evento é expresso em termos mensuráveis, ele fornece um importante método para colocar em destaque áreas que estão se desviando o plano e requerem atenção.  Correcção dos desvios: Qualquer desempenho que não atenda aos padrões deve ser corrigido. Isso pode acarretar o uso de várias estratégias de resolução de problemas, inclusive a renegociação de contratos e a delegação de funções. Esses três passos também são chamados de ciclo de controlo (Burke, 1993) e sãodecisivos para o êxito da realização do evento. Esse ciclo é aplicado com frequênciavariável, dependendo da dimensão e complexidade do evento em si. Em geral, os eventos se caracterizam por dois tipos de controlo: operacional eorganizacional. Os controles operacionais são os empregados no dia-a-dia dapreparação do evento. Os organizacionais dizem respeito aos objectivos maiores daorganização do evento, por exemplo, se o evento é rentável e satisfaz o relatóriocondensado do cliente. O ORÇAMENTO O orçamento pode ser descrito como uma declaração quantificada de planos (emoutras palavras, o plano é expresso em termos numéricos). O processo de orçamentoinclui a fixação dos custos e o cálculo da receita, bem como a alocação dos recursosfinanceiros. Pág. 28Docente: Ivo Mateus
  29. 29. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 O orçamento de um evento é usado para comparar os custos reais e a receitacom os custos e a receita projectada. Em especial, calcula-se o limite de gastos porcada área de operação do evento. Para ser eficiente, o orçamento pode tomar váriasformas. Por exemplo, ele pode ser subdividido em sub-orçamentos que se aplicam adeterminadas áreas de um evento complexo ou de grande porte, tais como a montagem,logística, merchandising e recursos humanos. Os orçamentos são de especialimportância para a gestão de eventos porque a maioria dos aspectos do evento incorreem custos cujo pagamento se faz necessário antes do recebimento da receita. Os fluxos de caixa requerem uma atenção especial. A maioria dos organismos definanciamento ou patrocínio necessita ver um orçamento do evento proposto antes decomprometer os seus recursos. PREPARAÇÃO DO ORÇAMENTO Podem-se usar dois tipos de processos de orçamento no gerenciamento de eventos. Oorçamento detalhado, conforme o nome indica, aborda cada item de custo e receita dototal do evento, e o orçamento de programa é elaborado para um componenteespecífico do programa (Getz, 1997). Um exemplo deste segundo é um orçamentoesquematizado para um festival que trata somente das actividades de uma das áreas dedesempenho ou palcos. Esse tipo de orçamento efectivamente isola essa área do evento dosoutros custos do festival. Dessa forma, esses orçamentos podem ser usados para comparartodas as áreas de desempenho ou palcos. O orçamento detalhado é ilustrado na Figuraabaixo. Os itens especificados nesse orçamento são os custos com o local, cachês de artistas,e assim por diante. Pág. 29Docente: Ivo Mateus
  30. 30. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.8 - Hunter Valley Festival 1991 Coordenação de eventos LOGÍSTICA Introdução “Uma das tarefas mais difíceis, tanto para os adeptos quanto para os não-adeptos dalogística, é olhar para um lista e apontar o que está a faltar” (Pagonis 1992: 73). Nas grandes companhias, especialmente as internacionais, é comum encontrar umdepartamento dedicado à coordenação dos requisitos de logística de cada departamento. Alogística tornou-se numa disciplina por força das próprias qualificações. Pág. 30Docente: Ivo Mateus
  31. 31. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Coyle, Bardi e Langley (1988) descrevem a logística como o planeamento, implementação e controle do fluxo, e armazenamento de produtos e das suas informações pertinentes desde a produção até o momento do consumo, de acordo com os requisitos dos consumidores. A qualidade do produto de uma empresa pode ser melhorada pela coordenação eficiente da sua logística. Componentes da logística de eventos Os vários elementos da logística de elementos podem ser organizados nos sistemas de logística mostrado na figura abaixo:Suprimento deconsumidores- Marketing- Ingressos- Filas- Transporte Logística do local deSuprimento de produtos evento Encerramento do- Transporte - Fluxo do público, artistas evento- Acomodação e equipamentos no local do - Retirada- Necessidades dos evento - Limpezaartistas - Comunicação - Quitação do contrato - Infra-estrutura de apoio - Artigos de consumo - Exigências dos VIPs e dos meios de comunicaçãoSuprimento deinstalações, inclusive- Segurança- Força Pág. 31- Água Docente: Ivo Mateus- Firmas contratadas
  32. 32. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fig.9 – Componentes da logística de eventos “A logística de eventos geralmente ocupa-se de um projecto ou de uma campanhaespecífica. Existem os preparativos, os dias até ao evento, a execução e a conclusão.” As áreas de importância para a logística do evento podem ser classificadascomo:  Suprimentos: dividido em três áreas — consumidor, produto e instalações. Os suprimentos também incluem a actividade da aquisição de bens e serviços.  Transporte: o transporte de bens e serviços pode representar um alto custo para o evento e requer especial atenção.  Ligação: a logística é parte do planeamento global de um evento e está ligada a todas as outras áreas. Em grandes eventos com múltiplas sedes, a logística torna- se tão complexa que geralmente nomeia-se um gerente de operações ou logística.  Controle de fluxo: refere-se ao fluxo dos produtos, serviços e consumidores durante o evento.  Rede de informações: o fluxo eficiente de informações durante o evento é geralmente o resultado do planeamento eficiente da rede de informações. Todas essas áreas precisam ser consideradas ao se elaborar um plano de logística. Mesmopara eventos menores, do tipo casamentos, ou um lançamento de produtos para um públicoreduzido, é necessário incorporar um plano de logística ao plano geral do evento. Paraeventos desse tipo, a logística vem sob o título de “montagem”. Suprimento de consumidor Os consumidores de um evento são aqueles que pagam para assisti-lo. Eles podem ser aplateia (concertos e festivais), os espectadores (desportos) e os patrocinadores ou clientes Pág. 32Docente: Ivo Mateus
  33. 33. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10(eventos corporativos). Os consumidores têm expectativas que devem ser atendidas para umresultado bem sucedido. A forma como o evento é promovido irá influenciar suasexpectativas de forma decisiva. Essas expectativas incluirão aspectos de logística. Ligação com o marketing e a promoção Em última análise, o suprimento de consumidores é da alçada das actividades demarketing. Os números, o alcance geográfico e as expectativas dos consumidores afectarão oplano de logística. A escolha entre a publicidade para nichos de mercado e a publicidade deum evento irá requerer um plano de logística com prioridades muito diferentes. Por exemplo,os requisitos de transporte para os consumidores irão variar de acordo com a distânciapercorrida. Se a publicidade de um evento atingir níveis nacionais, a logística será diferenteda de um lançamento de produto que interesse apenas ao pessoal e aos consumidores de umacompanhia. Dessa forma, a logística está intimamente ligada ao marketing de um evento. Ingressos Os ingressos são importantes para os eventos cuja principal receita provém da venda dasentradas. Muitos eventos corporativos, inclusive festas de empresas e lançamentos deprodutos, e muitos eventos públicos são gratuitos. Por outro lado, em outros eventos, taiscomo os desportivos, a quantidade de ingressos vendidos pode determinar o sucesso ou ofracasso do evento (Graham, Goldblatt e Delpy, 1995). A distribuição de ingressos éconsiderada a primeira decisão importante na logística de um evento. A fixação de preços e a impressão dos ingressos geralmente não competem à área dalogística. No entanto, a distribuição, o recolhimento e a segurança interessam, e muito. Avenda de ingressos no portão de entrada propicia o surgimento de problemas com asegurança na colecta, contabilidade e depósito de importâncias. Um método inovador decontrolo do ingresso em festivais é o uso dos braceletes hospitalares, também chamados defitas de controlo do público. Estas recebem cores codificadas para indicar o tipo do ingresso— de um dia, uma semana, ou especial para artistas. Filas Pág. 33Docente: Ivo Mateus
  34. 34. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Geralmente a primeira experiência do consumidor no evento é a fila para os ingressos oupara estacionar. Uma vez dentro do evento, os consumidores podem ter que entrar em filaspara a comida, para os WCs (casas de banho) e para os seus lugares ou cadeiras. Sendo assimtambém é necessário haver uma logística da fila para um melhor controlo e para que tudocorra da melhor forma, onde é necessário ter em conta certos factores, como porexemplo:  Se foram afixados avisos, inclusive os de tempo de espera previsto;  Se existem um número adequado de recepcionistas, controladores de multidões, bilheteiros e seguranças;  Como se pode reduzir o tempo de espera;  Se foram tomadas providências em termos de primeiros socorros, acesso e emergência, etc. O excesso de consumidores em um evento comercial pode dar lugar a uma série deproblemas de segurança pública que devem ser previstos no plano de logística. Somente a venda antecipada dos ingressos será capaz de indicar o número exacto depessoas esperadas. Quando os ingressos são vendidos na entrada do evento, o plano delogística deve incluir a possibilidade de um excesso de público. O comparecimento emmassa pode ser agradável para o promotor do evento, mas pode produzir um pesadelologístico sobre o que fazer com o excesso de pessoas. Transporte do consumidor O transporte para o local do evento é geralmente o primeiro compromisso concreto daaudiência para com o evento. O método de fixar horários de chegada para o transportepúblico ou privado é importante para o plano de logística global. Os termos usados pelosgerentes de eventos são “torrente”, quando o público chega quase ao mesmo tempo, e “aconta-gotas”, quando eles vêm e vão por um longo período. Cada uma dessas situaçõesrequer uma estratégia de logística diferente. Igualmente, deve-se pensar no transporte paraoutras instalações. Um evento que implica uma “viagem forçada” aumentará os custos geraisde uma conferência ou evento, além de contribuir para a confusão organizacional.Para os eventos de grande porte, festivais e paradas, são introduzidos componentes mais Pág. 34Docente: Ivo Mateus
  35. 35. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10avançados de logística para o transporte do consumidor ao evento. Mais especificamente, asautorizações (Câmara Municipal, Polícia, etc.). Aqui é necessário ter alguns factores em conta:  Se as autoridades competentes como a Câmara Municipal e a polícia já foram contactadas para informações e autorizações?;  Qual é o tipo de transporte público disponível, e se existem horários predeterminados? ;  Algum transporte de apoio organizado (caso o sistema de transporte normal entre em colapso)?  Se o sistema de táxis é adequado e já foi informado acerca do evento?;  Se as vias de acesso são adequadas e se tem pessoal de apoio?;  Se existe estacionamento e se é suficiente?, etc. Suprimento de produto — carteira de produto Todo evento pode ser visto como a apresentação de um produto. A maioria dos eventostem uma variedade de produtos e serviços — uma carteira de produtos — e cada um delesajuda a construir a experiência do evento para o consumidor. Os requisitos de logística paraos vários produtos precisam ser incorporados num plano de logística. Num festival de grande porte, a carteira de produtos pode incluir mais de 200 grupos deartistas. Já numa conferência de pequeno porte, o produto pode ser a pessoa que vai dar a palestrae o material de vídeo. Deve-se ter em mente que o produto também pode incluir asinstalações do evento. Eis por que a expressão “experiência do evento” é usada para abrangertodos os aspectos da experiência do consumidor. Ela pode incluir, por exemplo, a plateia e osimples encontro com os amigos, quando então as pessoas se tornam parte da carteira deprodutos. Acomodações Os requisitos de acomodação dos artistas têm que receber um tratamento especial emrelação à acomodação para a audiência. Pág. 35Docente: Ivo Mateus
  36. 36. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 O objectivo do gerente de eventos é obter o melhor do seu “produto”. Uma vez que osartistas estão lá para trabalhar, a sua acomodação tem que ser tratada como uma forma deaumentar o valor do investimento no entretenimento. Necessidades dos artistas no local do evento Uma série de necessidades dos artistas precisam ser atendidas, inclusive o transporte nolocal, depósito e movimentação de equipamentos, instalações de palco, alimentos e bebidas(geralmente incluídos no contrato), som e luzes. Todos eles têm uma componente delogística. Como no caso das acomodações, o gerente de eventos eficiente irá prever as necessidadesdos artistas no local do evento. Geralmente isso só se aprende com a experiência. O gerenteprecisa de estar atento aos requisitos de motivação cultural, tais como alimentos, camarins(separados) e a equipe adequada para auxiliar o artista. Suprimento das instalações O suprimento de infra-estrutura de um evento apresenta muitos dos conceitos da logísticade negócios. O armazenamento de consumíveis (alimentos e bebidas) e equipamentos, e amanutenção de equipamentos se tornam especialmente importantes. Para um evento pequeno que aconteça em uma só noite, a maioria das instalações serásuprida pelo local. Os serviços alimentícios, os WCs e a força, por exemplo, serão todosparte do contrato de locação. Os festivais de maior grandeza ou os eventos mais inovadores requerem a contratação demuitas das instalações. Logística no local de evento O local de um evento pode variar de um velho palco para dança folclórica a umestacionamento subterrâneo para uma festa de Natal, até uma área de 50 hectares para umfestival. Quanto maior o evento mais se tem que considerar sobre a logística ou esta é maiscomplexa. O fluxo de materiais e pessoas em volta do local, e as redes de comunicações,tornam-se as áreas mais importantes da logística. Pág. 36Docente: Ivo Mateus
  37. 37. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Fluxo Nos festivais e eventos maiores, o movimento da audiência, voluntários, artistas eequipamentos pode tomar mais tempo e esforço do gerente ou gestor de logística do que apreparação para o evento, sobretudo quando o local é complexo ou com múltiplas sedes ecom uma grande audiência. Durante a preparação para um evento, muitos dos componentesde logística podem ficar a cargo das firmas contratadas. Por exemplo, o deslocamento dosgeradores de energia eléctrica para o local do evento é da responsabilidade da companhia queo alugou. No entanto, quando o equipamento está no local, ele passa a ser daresponsabilidade do gerente de logística quanto ao seu posicionamento, deslocação eoperação. As vias de acesso num grande festival e durante um evento têm que considerar:  O transporte de artistas e equipamentos;  A remoção do lixo;  O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;  A instalação, o suprimento contínuo e a remoção de quiosques;  A segurança;  O suprimento de alimentos e bebidas;  Posicionamento, a manutenção e a remoção do equipamento de palco;  A comunicação do local. Comunicação A comunicação local para o pessoal de um evento pequeno pode ser o telemóvel ouo megafone do gerente de eventos. Com a complexidade dos eventos de grande porte, no entanto, o plano de logísticaprecisa prever um esquema de comunicações no local (sigla CP — CommunicationsPlot). O esquema de comunicações inclui fax, rádios de comunicação, pagers,telemóveis e extensões de telefone. As placas do local são uma parte importante da comunicação com o público deum evento. Elas podem ser simples mensagens em um quadro no refeitório dos Pág. 37Docente: Ivo Mateus
  38. 38. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10voluntários ou enormes mapas indicando ao público a localização das instalações. Duasquestões importantes da sinalização são o posicionamento e a clareza. Um cartaz que apresenta um emaranhado de mensagens dos patrocinadores éde pouca utilidade para um evento. Para os eventos de grande porte, assinalizações necessitam de um plano detalhado. As questões a se considerar são: • Localização global dos cartazes — nos cruzamentos, locais perigosos, de forma que sejam integrados ao evento • Tipos de sinais necessários, tais como os direccionais, institucionais (avisos legais), operacionais, de infra-estrutura e patrocinador • Capacidade de compreensão de sinais da plateia — a que tipo de sinais está ela acostumada? • Real posicionamento dos sinais — na entrada, ao longo da estrada, suspensos • Suprimento de sinais, a sua manutenção física e remoção • Manutenção da credibilidade dos sinais — se determinada instalação mudar de lugar, a sinalização consequentemente precisará ser alterada. A forma mais eficiente de comunicação com a platéia de um evento é oferecerinformações suficientes no programa. MONTAGEM DOS EVENTOS Introdução A montagem diz respeito à organização de um determinado local para um festivalde grandes dimensões. Um grande festival pode ter áreas de exibições posicionadas por Pág. 38Docente: Ivo Mateus
  39. 39. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10todo o local. Cada uma dessas áreas pode ter uma série de eventos com uma temáticadiversa. Como fazem parte de uma área maior, cada uma dessas áreas ou eventos temque se encaixar no planeamento global do evento e também se inserir na programaçãoe logística do festival. As principais questões da montagem são:  Temática e formato do evento (é o tema do evento que o diferencia de outros eventos);  Escolha do local (local de realização do evento);  Audiência e convidados;  Palco;  Iluminação e som;  Audiovisuais e efeitos especiais;  Serviços de alimentação (buffets);  Artistas;  Pessoal, ou equipa (funcionários e voluntários de um evento);  Hospitalidade;  Cronograma da produção (ensaio e reunião sobre o evento);  Registro do evento (o evento pode ser registrado através de vídeo, som ou fotografia, que podem ser usados para promover esse evento);  Contingências (planos de contingência para qualquer eventualidade ou problema que possa entretanto surgir no decorrer do evento). Este capítulo analisa a montagem de um evento de acordo com esses elementos.Também demonstra que esses elementos giram em torno de um tema central do evento. O tipo do evento irá determinar a importância relativa de cada um desses elementos.No entanto, em comum com a montagem de diferentes eventos, temos as ferramentas,o palco, a lista de contacto e de responsáveis, e o cronograma de produção. AVALIAÇÃO DE EVENTOS Pág. 39Docente: Ivo Mateus
  40. 40. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 IntroduçãoA avaliação do evento é essencial para o processo de gestão de eventos. A avaliação doseventos, desde que devidamente utilizada e aplicada, é a chave para o aperfeiçoamentocontínuo dos eventos, e para o prestígio e reputação da indústria do evento. Assim, todos osgerentes ou gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à devida avaliação dos seuseventos e à divulgação desses resultados aos parceiros e grupos interessados. Caso seja bemconduzida, ela não apenas irá valorizar a fama dos seus eventos, como também delespróprios como verdadeiros profissionais. O que é a avaliação de eventosA avaliação do evento é quando se observa e se faz uma monitorização crítica daimplementação de um evento a fim de avaliar os seus resultados de forma precisa. Assim épossível criar um perfil de evento que mostra as características básicas e dados estatísticosimportantes desse mesmo evento. Ela também permite que se apresente um feedback aosparceiros do evento, permitindo analisar e aperfeiçoar esse evento. O processo de gestão deeventos é um ciclo, no qual o fornecimento e a análise de dados de um evento permitem atomada de decisões mais precisas e um planeamento mais eficaz, melhorando assim osresultados do evento. Pág. 40Docente: Ivo Mateus
  41. 41. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10 Planeamento, baseado em objectivos e Implementação, do pesquisa plano de evento Avaliação, baseada na observação, feedback e estudos. Fig.10 – Ciclo de gestão de um evento Os estudos de viabilidade identificam os custos e benefícios prováveis dos eventos eajudam a decidir por sua continuidade ou interrupção. A monitorização do evento determinase ele está no rumo certo e permite ao gerente de eventos reagir a mudanças e alterar planos.A avaliação pós-evento mede os resultados do evento em relação aos seus objectivos. Anatureza exacta dessa avaliação dependerá das perspectivas e necessidades dos parceiros.Uma série de técnicas é usada na avaliação de eventos, quais sejam a colecta de dados,observação, reuniões de feedback, questionários e estudos. A boa avaliação é planeada eimplementada desde o princípio do processo de gestão do evento, com todos os participantesa par dos seus objectivos e metodologias. Um dos factores decisivos ao se calcular o impacto económico do evento é a medição dosgastos de visitantes através do uso de estudos de visitantes. Uma vez reunida a informação das várias fontes, deve-se preparar um relatório deavaliação do evento e distribuí-lo para todos os parceiros. Esse relatório pode oferecer a base para os lançamentos dos media que promovem osresultados do evento, além de ser usado no planeamento para o futuro e a busca de Pág. 41Docente: Ivo Mateus
  42. 42. AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10patrocínio. Ao finalizar um evento, é importante resolver as eventuais pendências e aplicar aslições aprendidas com o evento nos futuros processos de gestão de eventos. Exemplo de uma lista para a avaliação do evento Fig.11 – Exemplo de um modelo de avaliação de um evento Pág. 42Docente: Ivo Mateus

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