So you want to plan an event, eh? By popular demand, this session was designed to help teach you the tricks of the trade for organizing an impactful and memorable event, no matter the size! The session's facilitators will take you through events big and small, sharing their experiences along the way. By the end of this session, you will have an idea of what to consider when planning fundraising galas, district conferences, international events, and smaller-scale club projects in a way that contributes to the community, stays within budget, and is of course both fun and memorable! The session will provide you with a toolkit of your own that you can take with you to plan fantastic Rotaract events. 

1. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
FACILITADORES:
ANTIGO RDR KAITLYNN ALMEIDA & ANTIGO RDR ELYSE LIN
PRÉ-CONVENÇÃO DO ROTARACT – 31 DE MAIO DE 2019
PT

2. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
TRADUTOR: Danito Angorete (Moçambique)
EDITOR: Eduardo Filipe de Miranda Souto (Brasil)
COORDENADOR DA LÍNGUA: Williams Obinna Obiya (Nigéria)
COORDENADOR DE
PROJETOS DE TRADUÇÃO: Clement Chinaza Owuamalam (Nigéria)
PLANIFICAÇÃO DE EVENTOS DO
ROTARACT

3. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Boas vindas e Introdução
• Experiências do público (ou da plateia)
• Táticas para planejar um evento bem-sucedido do
Rotaract
• Partilhando experiências
• Período de questões e discussões
• Seu Kit de ferramentas de avanço
ESBOÇO DA SESSÃO

4. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
● Que tipo de Clubes do Rotaract já fez parte: Da
comunidade ou baseado numa Universidade/ num
colégio?
● Que tipo de desafios encontrastes na planificação de
eventos do Rotaract?
EXPERIENCIAS DO PÚBLICO
2-3
pessoas para
partilhar

5. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
TÁTICAS PARA A PLANIFICAÇÃO
DE EVENTOS BEM-SUCEDIDOS
DO ROTARACT

6. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
● Realize uma avaliação de necessidades
● Faça uma carta de projeto
● Construa sua equipe “A”!
● Estrutura da equipe, funções e responsabilidades
● Alavancar pontos fortes e interesses
● Faça o orçamento
1ª FASE: PLANIFICAÇÃO

7. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
● Monitoria do progresso: ferramentas de gerenciamento de
projetos
● “Trello” para a monitoria do progresso e sincronização de
equipe
● “Google Drive” para armazenamento e gestão de documentos
● Recursos/Angariação de fundos/ Patrocínio
● Governo
● Rotary
● Órgãos sociais
2ª FASE: COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO

8. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Comunicação da equipe: Reuniões e actualizações
• Estratégias de ações para acompanhamento de item
• acautele-se do “silo effect”
• Gestão de Marca/ Marketing/ Promoção
• Desenhe uma estratégia (ex: pré e pós eventos).
• Redes sociais, blogues, jornalistas
• Use uma marca consistente.
2ª FASE: COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO

9. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
● Pesquise para colher comentários (por exemplo: dos clientes/comunidade,
voluntários, etc.)
● Comemore a realização!
● Reunião de equipe para ajudar na melhoria
● Faça um relatório/ documento de referência para ajudar no esforço da
futura planificação
3ª FASE: AVALIAÇÃO PÓS-EVENTO

10. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
PARTILHA DE
EXPERIÊNCIAS

11. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
UMA EXPERIENCIA PARA KAITLYNN
Serviço internacional “Bottle Drive”
Capital do suor
• Localmente, unam forças para apoiar
numa causa internacional
Seja Criativo
• Entenda o ambiente/comunidade e seus
recursos
Seja estratégico
• Seja proativo, persistente e persuasivo

12. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
UMA EXPERIÊNCIA
PARA ELYSE
Interota (Convenção
Internacional do
Rotaract) Taipei 2017
• Parcerias
empresariais
• Recursos
governamentais
• Aproveitamento dos
serviços de registos
existentes

13. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• De forma breve, partilhe uma experiência de planejamento
de evento do Rotaract
• Qual foi a maior força do evento?
• Mencione algo que traria potenciais mudanças no futuro
para aumentar o sucesso nos eventos?
PARTILHE A SUA EXPERIENCIA
COM UM PARCEIRO!
5
Minutos

14. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
PERGUNTAS E
DISCUSSÕES

15. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
SEU KIT DE FERRAMENTAS
DE AVANÇO

16. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Identifique quem serão os participantes do evento, pense sobre suas expectativas/ no
que daria a eles uma experiencia memorável.
• Se estiver planejando um evento comunitário, visite a comunidade local e fale com as
pessoas. Descubra:
• Quais são as maiores necessidades da comunidade?
• Possui os recursos ou organizações que voltadas a suprir a mesma
necessidade, com a qual Rotary/Rotaract pode ser parceiro?
• A iniciativa que se propõe, sobrepõe-se às outras que existem/ ou estão sendo
planejadas?
• Há fatores importantes que o Rotary/Rotaract poderia estar a par para aumentar
a probabilidade de sucesso no evento comunitário(ex. Barreiras, práticas
culturais)?
• Referência: Ferramenta do rotary para avaliação comunitária
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
AVALIAÇÃO DAS NECESSIDADES

17. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• A carta do projeto é o andaime do seu evento, este pode estar nos formatos
“DOC” ou “XLS”
• Itens a incluir:
• Nome do evento
• Finalidade e objetivo
• Data e Hora
• Local
• Público alvo e número estimado de participantes
• Métodos de ingresso e taxas
• Programas
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CARTA DO PROJETO – PARTE 1

18. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Itens a incluir:
• Logística (instalações, comida e transporte...)
• Plano de promoção
• Estrutura da equipe, função e responsabilidade
• Linha de tempo
• Plano orçamental (despesas e patrocínios)
• Organização que acolhe e informações de contato
• …
*Dependendo do tipo do evento que está sendo organizado, adicione mais
itens que achas que também são importante por exemplo, suporte
tecnológico, mercadorias...
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CARTA DO PROJETO – PARTE 2

19. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Identifique as funções necessárias para formar as equipe e
alcance dos objetivos do evento
• Pergunte a sua equipe sobre seus interesses e talentos
• Sugira funções que alavancam suas forças e oferecem
oportunidades para crescer em suas habilidades
• Descreva claramente as responsabilidades (envie um apanhado
escrito das responsabilidades decididas).
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CRIANDO SUA EQUIPE ‘A’

20. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Identifique os recursos (ex. Fotografo pago, talheres, decoração)
necessários para tornar seu evento uma realidade
• Custo aproximado de cada item através de pesquisa
• Ao estimar os custos, identifique um ‘limite topo’ (ex. Aprovado a
gastar acima de $100 na decoração do evento)
• Fato engraçado: Se comprares itens reutilizáveis, podem
reduzir seu orçamento para eventos subsequentes
• Garanta que os compradores saibam que devem ter recibos
descriminados para todos os itens
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CRIE UM ORÇAMENTO - PARTE 1

21. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Há muitas formas de fazer isso! Aqui vai uma forma simples:
Projeto/Nome da iniciativa Item
Orçamento
($) Custos ($)
Nome do
comprador Reembolsado?
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CRIE UM ORÇAMENTO - PARTE 2

22. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Benefícios do uso do TRELLO no planejamento de eventos:
• Cria e atribui tarefas claras para cada membro da equipe.
• Facilita os líderes das equipes no acompanhamento do progresso de
cada equipe
• Uma visão clara dos agentes responsáveis e data de vencimento de cada
item.
• Os membros da equipe podem facilmente sincronizar o progresso
• Dicas
• Quadro (Evento/Lista/ Funções/Cartão) = tarefas por executar
• Use a função “CHECKLIST” para cruzar tarefas com as prioridades.
• Use a função “CHECKLIST” para elaborar a lista dos itens necessários
para o evento
Baixe “TRELLO” aqui:
https://trello.com/
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
CRIE UM ORÇAMENTO - PARTE 2

23. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Nome do evento
encontro e
checklist
Cadastro e
promoção
Local e
comidas/bebidas
Programa
Finanças e
angariação de
fundos
Plano
orçamental
Plano de
angariação de
fundos
Responsabi
lidade dos
membros
da equipe
para a
tarefa
Tarefas a
executar
Defina as colunas baseadas nas funções

24. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Governo
• Verifique nos diferentes departamentos do governo qualquer tipo de
oportunidades
• Tipos de parcerias
■ Subsídios
■ Brindes (ex. Departamentos de turismo são sempre benvindos a fornecer
brindes)
■ Descontos no aluguel do espaço
■ Apoio em transporte (ex. A polícia escoltando o ônibus do evento).
■ Endereço do prefeito no evento/ comunicado de imprensa.
■ ...
• Apenas peça! Diga a eles que este evento beneficia os cidadãos. Peça a eles
por qualquer apoio que possam providenciar
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
RECURSOS/ANGARIAÇÃO DE FUNDOS/ PARCERIA PARTE 1

25. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Rotary
• Dependendo da escala do evento, fale com a liderança distrital do Rotary ou
Rotary clube parceiro sobre oportunidades de parceria
• Trabalhe com rotarianos para desenvolver estratégias de angariação de
fundos, ex Interota (Convenção internacional do Rotaract) 2017, Taipei incluiu
a parceria do Rotary Clube na premiação anual de Governador Distrital.
• Tipos de parcerias
■ Doações
■ Descontos ou brindes das empresas de rotarianos, ex. Quartos de hotel,
produtos, serviços...
■ Oportunidades de eventos conjuntos
■ Canecões com o governo e outros grupos corporativos
■ ...
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
RECURSOS/ANGARIAÇÃO DE FUNDOS/ PARCERIA PARTE 2

26. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Órgãos sociais/Grupos corporativos
• Explicam claramente as oportunidades de publicidade durante o evento
• Venha com um plano de parceria para orgãos sociais para facilmente escolher
com o qual seguir, ex. Plano A com $1000 para a página completa de folheto,
Plano B $3000 para o logotipo no pano de fundo.
• Crie exemplos de designs para a melhor visualização dos efeitos das
publicidades
• Confirmação dupla com a *agencia publicitária* antes de imprimir as
publicidades, certifique que estão alinhadas com as políticas de uso das suas
identidades visuais (muito importante!!!)
• Tire fotos das atuais impressões e envie as fotos para o parceiro
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
RECURSOS/ANGARIAÇÃO DE FUNDOS/ PARCERIA PARTE 3

27. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Identifique timelines para completar as ações, e partilhe de forma
individual para os envolvidos (exemplo disso é a imagem seguinte)
• Providencie lembretes amigáveis e/ou siga os items de ações
• Conduz de forma regular e amigável, verificações para certificar se os
membros da equipe tem o apoio que necessitam, e previna
desalinhamentos e esforços duplicados.
Líderes do
projeto
Projeto/Nome da iniciativa Detalhes do evento Actualizações Limites
(datas limite)
Trimestre
do ano
Estado
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
COMUNICAÇÃO DA EQUIPE

28. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Crie uma estratégia de marketing
• Inclua uma estratégia promocional de pré-evento para
depositar interesse.
• Planifique um tempo para postagens pós-evento para o
evento!
▪ Fato engraçado: isto também funciona como uma
ferramenta de referência para seu clube durante os anos,
para uma rápida visão do passado em eventos que tenham
acontecido antes.
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
MARCAS/MARKETING/PROMOÇÃO PARTE 1

29. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Alavanque as variadas plataformas de redes sociais e as postagens da moda no
meio/ público (ex. Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat)
• Veja as postagens nos blogues (ex. No seu sitio ou outro sitio) como estratégia de
Marketing para pós-evento
• Partilhe seu evento no Rotary Showcase!
• Convide a média para o seu evento!
• Use marcas consistentes nas postagens para esse evento especifico
• Se o teu clube possui um modelo de marca preferida, certifique que pode ser usado
para todos eventos
• Encorajem os membros com habilidades em relações públicas, desenho gráfico, e/ou
comunicação para estar envolvido no desenvolvimento de estratégias de marketing e
materiais!
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
MARCAS/MARKETING/PROMOÇÃO PARTE 2

30. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Procure respostas!
• Alcance seu público alvo (ex. Clientes/comunidade) - - eles são a chave para o
sucesso do teu evento.
• Alcance seus voluntários – eles foram críticos para fazer o evento acontecer!
• Se quiseres um comentário formal, desenvolva um breve questionário com múltipla
escolha/ com escalas de classificação e uma curta opção de respostas.
• Plataformas a ter em atenção: Google Forms, SurveyMonkey, FluidSurveys
• Questões a considerar:
• Como classificas o evento de 0-10?
• O que foi bom?
• O que gostaria de ver no futuro?
• O público alvo sentiu que o evento esteve alinhado com suas expectativas?
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
PESQUISE POR COMENTÁRIOS

31. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Você e seus membros do clube colocaram muito do seu tempo e energias na
planificação, implementação e avaliação do evento.
• Certifique-se de que vai tirar um tempo para celebrar vossas contribuições e o
que vocês passaram juntos como uma equipe!
• Isto é importante para o reconhecimento das contribuições e
manutenção da motivação
• Encoraja os membros do clube a partilhar o que eles mais gostaram e/ou
suas grandes aprendizagens.
• Isto pode alavancar no futuro.
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
COMEMORE A CONQUISTA!

32. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Conduza um encontro pós-evento com os membros da equipe para refletir em
ambos aspectos de sucessos do evento e os que necessitam de melhorias
• Revise as informações colhidas na pesquisa tanto dos participantes como dos
membros de equipe, especialmente leia suas recomendações pois são muito
importantes para futuros planejamentos.
• Fases para reflexão: fase de planejamento, fase de preparação (pré-evento),
fase de execução (no dia do evento)
• Evite perder muito tempo em coisas que aleatoriamente aconteceram. Se foque
na melhoria das coisas que poderão acontecer novamente no futuro
• Grave as conclusões e o plano de ação discutidos durante o encontro pós-
evento e faça um relatório para referência em eventos futuros.
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
ENCONTRO DA EQUIPE E RELATÓRIO PÓS-EVENTO

33. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
• Veja no Manual do Rotaract
• Seção 4: Serviços Sustentável e de
Inovação
SEU KIT DE FERRAMENTAS DE AVANÇO
MANUAL DO ROTARACT

34. Encontro Rotaract Pré-Convenção
de 2019
#Rotaract19
Não se esqueça de avaliar
esta sessão na aplicação
de celular Rotary Events.