SlideShare uma empresa Scribd logo
Patricia Quitero
PLANEJAMENTO E
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Conceitos, objetivos e justificativas
•Conceituação
São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing,
aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais,
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.
Eventos especiais
•Conceituação
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
Conceitos, objetivos e justificativas
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado?
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha
para a platéia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,
expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
AS FASES DE UM EVENTO
O desenvolvimento de um evento
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de
três fases distintas:
a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do
planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas,
escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros.
Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do
atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos
financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou
não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
• Todos os eventos são concebidos por:
1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.
2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na
área médica.
O desenvolvimento de um evento
a. Pré-evento
Contratação da organizadora de eventos:
• Definição de critérios de avaliação e seleção.
1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;
2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;
3. Espaço físico;
4. Situação econômica;
5. Recursos auxiliares;
• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:
1. Coordenação e planejamento das atividades;
2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores;
4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;
5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
O desenvolvimento de um evento
7. Confirmação de convidados;
8. Banco de dados;
9. Documentação oficial;
10. Inscrições e adesões,entre outros.
• Processo de escolha por licitação ou indicação.
Contratos
1. Parceria ou risco:
Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a
remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as
partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe
contrato para eventos considerados seguros.
2. Remuneração fixa:
Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado
em eventos de curta e média duração.
O desenvolvimento de um evento
• Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados
em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à
remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de
resultados financeiros alcançados no evento.
Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.
1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,
técnica, cerimonial e protocolo e segurança.
O desenvolvimento de um evento
O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de
cenário:
1. Históricos de eventos realizados;
2. Quem é o seu cliente?;
3. Que se espera do evento?
O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e
indicar como serão avaliados seus resultados.
O desenvolvimento de um evento
Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
1. O que?
2. Como?
3. Quando?
4. Quanto?
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.
Tipologia e título do evento:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura,
o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.
O desenvolvimento de um evento
A cidade:
Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-
alvo, são eles:
a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;
b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;
e. Atrações turísticas;
f. Conveniências dos patrocinadores;
g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
O local:
Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões,
estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários,
telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a
capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas
as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem,
aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas
• Hotel – Flat :43,7%,
• Teatro – Auditório:25,5%
• Clube- Estádio:8,1%
• Centro de convenções:5,4%
• Buffet – Restaurantes:4,3%
• Hotel de lazer:4,8%
• Pavilhão de exposições: 2,8%
• Business Center: 2,1%
• Casa noturna:1,4%
• Outros:1,9%
O desenvolvimento de um evento
O desenvolvimento de um evento
Data e duração do evento
Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos,
religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou
internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem
sua duração pré-determinada.
Público-alvo
Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O desenvolvimento de um evento
Tipos de usuários finais
1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea,
hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o
evento;
3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é
proveniente da comercialização de estandes;
4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os
esforços de venda;
5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem
potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento
acontece.
O desenvolvimento de um evento
Tipos de acesso ao evento
O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:
1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do
governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;
2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;
3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do
evento;
4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
Justificativa
Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para
o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a
importância do evento que justifiquem sua realização.
Temário, programação e formato
Juntos definem a realização do evento.
1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão
definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de
interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão
no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário
escolhido.
O desenvolvimento de um evento
O desenvolvimento de um evento
3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento
necessário para cumprir a programação desejada.
Estudo de viabilidade econômica
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como
os filantrópicos ou os de finalidade institucional.
Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o
evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição
anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do
evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com
valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas
de pagamentos.
3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio
ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do
participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais,
paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim
promocional, banners, uniformes, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
FASES DE UM EVENTO
4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;
5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como
forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre
outros;
6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao
evento;
7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas
durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da
marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do
evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor
pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas
ou cotas.
FASES DE UM EVENTO
As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma
delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente
tipos de ganhos.
• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições
passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as
despesas.
1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação
e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição
e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o
público-alvo.
FASES DE UM EVENTO
2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser
padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:
 Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são
eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou
branco, entre outros;
 Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e
Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;
 Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a
refeições e estacionamento;
 Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
 Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-
evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones,
impressora, microfones, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
 Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus,
entre outros.
3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o
evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles:
profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.
4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento,
metas, padrão de qualidade e atendimento.
FASES DE UM EVENTO
5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional
necessária:
 Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material,
horários disponíveis para o serviço, entre outros;
 Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a
realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;
 Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento
da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
 Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o
cumprimento da programação sugerida;
 Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o
evento;
 Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento:
localização,identificação e circulação;
 Limpeza e segurança.
FASES DE UM EVENTO
6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o
funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.
 Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador
uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no
aeroporto);
 Posto de atendimento em hotéis;
 Transporte local.
7. Eventos paralelos.
8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores,
convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.
9. Tributos, impostos e taxas.
10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.
11. Administrativo e logístico.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O uso do checking list
• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
a. Checking list de atividades
Atividades Responsável Data de entrega Status
Apresentação da
proposta ao cliente
Diretoria Jul/2007
Aprovação da
proposta
Cliente Ago/2007
Preparação da
campanha
Marketing Set/2007
Contrato com
fornecedores
Operações Set/2007
Contratação de
palestrantes
Operações Out/2007
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Tamanho do grupo Nº de pessoas
Dia e horário
Cidade
Local
Decoração Tema
Elementos da
decoração
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Cardápio Pratos
Serviço
Equipamentos Microfone
Sonorização
Púlpito
Palco
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas,
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Mesas Tamanhos
Formatos
Localização
Recursos Humanos Garçons
Maître
Recepcionistas
O uso do cronograma
Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde
são indicados os prazos de execução.
• Cronograma
a. Temporal
b. Responsabilidade
c. Atividade
Estratégias de Comunicação e Marketing
Marketing
“Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”.
McCarthy & Perault.
“... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no
sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.”
Theodore Levitt.
• Na gestão de marketing de eventos devem-se :
a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes
apropriados ao evento;
b. Estabelecer padrões exclusivos;
c. Prever o público que o assistirá;
d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;
e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo
sobre o evento;
f. Definir a venda de ingressos.
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:
a. Boca a boca;
b. Experiência prévia de outros eventos;
c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;
d. Imagem da marca do evento.
Mix de Marketing
“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.”
McCarthy & Perault
Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção,
mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e
iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos,
qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu
significado para o público.
Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do
consumidor.
b. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços
especiais para determinados mercados-alvo;
c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP,
folhetos,brochuras, vendas pessoais;
d. Ponto - canais de distribuição.
• Os 7 Ps de Marketing
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)
g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)
Estratégias de Comunicação e Marketing
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Os 8 Ps de Marketing
Por Getz
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Programação
g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)
h. Participações (parceiros na produção do evento)
(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)
Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing
ETAPAS NO PROCESSO DE
TOMADA DE DECISÃO DO
CONSUMIDOR
IMPLICAÇÕES PARA AS
ESTRATÉGIAS DE MARKETING
DECISÕES DE MARKETING
Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo
apropriado
Qual o mercado? De massa ou
específico?
Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade,
anúncios, entre outros.
Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do
evento. Mensagem promocional
Mudar o produto ou o mix
promocional?
Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os
vendedores?
Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento
será proposta? Como será
monitorada satisfação do
consumidor?
Estratégias de Comunicação e Marketing
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES
OFERECIDOS PELOS EVENTOS
Físicos – necessidades fisiológicas motivam a
necessidade de:
•Comer e beber;
•Exercitar-se;
•Relaxar;
•Segurança;
•Satisfação sexual
•Comer e beber itens diferentes,
•Participar de atividades esportivas;
•Entretenimento relaxante;
•Diversão em ambiente seguro;
•Conhecer pessoas
Socias/interpessoais – necessidades de
inclusão, amizade e amor motivam:
•Socialização;
•Romance;
•Ligações com raízes culturais e étnicas;
•Expressões da comunidade e de nacionalismo;
•Busca de reconhecimento por ações notáveis
•Compartilhar ambiente novo;
•Conhecer pessoas;
•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;
•Compartilhar o uso de símbolos e rituais
específicos;
•Obter prestígio através do evento.
Estratégias de Comunicação e Marketing
Estratégias de Comunicação e Marketing
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES
CORRESPONDENTES OFERECIDOS
PELOS EVENTOS
Pessoais – necessidade da compreensão,
julgamento estético,crescimento e auto
aperfeiçoamento motivam:
•Busca do conhecimento;
•Criatividade;
•Procura de novas atividades;
•Realização de aspiração
•Aprendizado formal / informal;
•Programas exclusivos;
•Participação em projetos artísticos;
•Participação em ações exclusivas e pessoais
Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:
a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;
b. Personalidade;
c. Cultura
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS
OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS
QUE O GRUPO TEM
PROBABILIDADE DE
ASSISTIR
A Classe média alta Profissionais de alto
nível de gerência,
advogados, médicos,
altos funcionários
públicos, etc
Eventos beneficentes,
culturais e esportivos de
alto nível
B Classe média Profissionais de médio
nível de gerência, entre
outros
Eventos beneficente,
culturais e esportivo
C Classe média baixa Profissionais de níveis
juniores, entre outros
Eventos culturais mais
populares, festivais
comunitários e
esportivos
Estratégias de Comunicação e Marketing
Estratégias de Comunicação e Marketing
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS
OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS
QUE O GRUPO TEM
PROBABILIDADE DE
ASSISTIR
D Classe trabalhadora
especializada
Trabalhadores
especializados:
construtores,
encanadores,
policiais,etc
Festivais comunitários,
eventos esportivos,etc
E Classe trabalhadora Trabalhadores não
especializados:
trabalhadores da
construção
civil,faxineiros,etc
Festivais comunitários,
eventos esportivos,etc
F Previdência Social Trabalhadores com nível
baixo de subsistência
Eventos com entrada
franca
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)
Promoção de Eventos
A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de
que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.
a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,
competições, concursos, entre outros.
b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:
1. Por quê?
2. Quem?
3. Quando?
4. Onde?
5. O quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing
Estratégias de Comunicação e Marketing
c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas,
propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico,
serviços de listas, busdoor, entre outros.
d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet,
banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e
psicográficos.
e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou
serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem
estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.
f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.
(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,
festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,
receita e alocação de recursos financeiros.
a. Fluxo de caixa
b. Custos
c. Receitas:
1. Recursos próprios do promotor
2. Inscrição dos participantes
3. Apoios, patrocínios e permutas
4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros
5. Atividades paralelas
6. Venda de produtos próprios
Orçamento
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Dotações Administração
Doações Publicidade
Patrocínio Custos do local
Vendas de ingresso Equipamento
Cachês Salários
Programas especiais Seguro
Descontos Autorizações
Segurança
Contabilidade
Limpeza
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Viagem
Acomodação
Documentação
Hospitalidade
Grupos comunitários
Voluntários
Contingências
Total Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA
Aluguel do escritório Arte
Fax/Fotocópia Impressão
Computadores Panfletagens
Impressoras Kit da imprensa
Telefones Preparação da
campanha
Papelaria Pesquisa
Recursos Humanos Lançamento do evento
Tarifas postais Recursos Humanos
Subtotal Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA
Comunicação Bebidas alcoólicas
Primeiros socorros Alimentos
Tendas Recreação infantil
Mesas e cadeiras Estacionamento
Geradores Outros
Uniformes
Estacionamento
Outros
Total Total
Custos projetados
LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA
Aluguel Incêndio
Ambientação Indenização dos
trabalhadores
Infra-estrutura Outros
SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA
Coordenador Consultores
Artistas Equipe de produção
Trabalhadores Outros
Subtotal Total
Custos projetados
SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA
Checagem de segurança Formas de pagamento
Equipamento Auditoria
Recursos Humanos Outros
Total Total
LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIA
Antes Staff
Durante Convidados
Depois Carga
Total Total
Custos projetados
ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA
Meios de hospedagem Documentação
necessária para
realização do evento
Total Total
Custos projetados
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Total
COORDENAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO
• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,
armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e
consumo.
a. Suprimentos
b. Transporte
c. Operação
d. Controle de fluxo
e. Rede de informações.
Coordenação e desenvolvimento
Elaboração de estratégias
• Planejamento Estratégico:
a. Missão
b. Visão
c. Valores
d. Metas
e. Objetivos
f. Análise da situação
g. Parceiros no evento
h. Identificação de estratégias alternativas
i. Avaliação e seleção de estratégia
j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles
k. Avaliação do evento e feedback
Recursos Humanos
Estratégias e objetivos dos recursos humanos:
a. Melhoria da qualidade
b. Eficácia organizacional
c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e legais
d. Formação de pessoal:
1. Análise da função
2. Descrições da função
3. Especificações de função
4. Políticas e procedimentos
5. Recrutamento e seleção
6. Entrevistas
7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional
8. Supervisão e avaliação
ORGANIZAÇÃO:
MOMENTO DE VERIFICAÇÃO
E CHECAGEM
Verificação e checagem
• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos
da montagem, como:
a. Local
b. Audiência e convidados
c. Palco
d. Energia elétrica
e. Luzes
f. Som
g. Audiovisuais e efeitos especiais
h. Objetos cenográficos
i. Decoração
Verificação e checagem
a. Serviço de A&B
b. Artistas
c. Equipe
d. Hospitalidade
e. Cronograma da produção
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou
distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a
característica do evento. São e elas:
a. Mesa em I
1. Imperial ou francesa
2. Inglesa:
b. Mesa em T
c. Mesa em U
d. Mesa em E
e. Mesa em V
f. Mesa em leque ou espinha de peixe
g. Outras formações de disposição das mesas
h. Mesa redonda
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição das cadeiras
• Decoração da mesa principal
• Enxoval de mesa:
a. Toalhas
b. Guardanapos
c. Plissês para carrinho ou balcão;
d. Saias de mesa;
e. Cobre-manchas;
a. Tecidos de proteção
PÓS-EVENTO:
O QUE REALIZAR?
Pós-Evento
• Pós-evento:
a. Pontualidade do evento
b. Local
c. Ingresso e entrada
d. Montagem
e. Padrão de atuação
f. Número de pessoal e desempenho de tarefas
g. Segurança
h. Comunicações
i. Informação e sinalização
j. Transporte
k. Estacionamento
l. A&B
Pós-Evento
• Toaletes
• Atendimento médico
• Presença do patrocinador ou apoiador
• Decoração
• Divulgação
• Agradecimentos
• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.
MESTRE DE CERIMÔNIAS
Mestre de cerimônias
• Função
• postura
• preparação Anterior
• Exercícios de relaxamento
Bibliografia
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de
eventos. Rio de Janeiro:Editora
Campus,2003.
• Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de
eventos, 1997.
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de
eventos. São Paulo:Atlas,2003.

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Aula Organização de Eventos Patricia.ppt

Manualdeanimao
ManualdeanimaoManualdeanimao
Manualdeanimao
Amélia Borges
 
Manualdeanimao
ManualdeanimaoManualdeanimao
Manualdeanimao
Amélia Borges
 
Projeto De Eventos
Projeto De EventosProjeto De Eventos
Projeto De Eventos
Rony Santana
 
Projeto de eventos
Projeto de eventosProjeto de eventos
Projeto de eventos
petrus genuino
 
Guia de eventos
Guia de eventosGuia de eventos
Planeamento de eventos
Planeamento de eventosPlaneamento de eventos
Planeamento de eventos
JorgeSoares62
 
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
SILVIA G. FERNANDES
 
Planeamento geral seminário_30_6
Planeamento geral seminário_30_6Planeamento geral seminário_30_6
Planeamento geral seminário_30_6
SILVIA G. FERNANDES
 
Manual de eventos planno
Manual de eventos plannoManual de eventos planno
Manual de eventos planno
Planno
 
Marketing de eventos
Marketing de eventosMarketing de eventos
Marketing de eventos
Soluções Marketing Digital
 
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandesUc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
SILVIA G. FERNANDES
 
Planificação de Marketing e Comunicação
Planificação de Marketing e Comunicação Planificação de Marketing e Comunicação
Planificação de Marketing e Comunicação
dianasofia123
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
CatarinaGola
 
$Rgz5 m7m
$Rgz5 m7m$Rgz5 m7m
$Rgz5 m7m
brunaserra
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
soraiaaleixo
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
tatianaquintas17
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
sandrabacky
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
cheila98
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
Soraia Direitinho
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
tininhasousa
 

Semelhante a Aula Organização de Eventos Patricia.ppt (20)

Manualdeanimao
ManualdeanimaoManualdeanimao
Manualdeanimao
 
Manualdeanimao
ManualdeanimaoManualdeanimao
Manualdeanimao
 
Projeto De Eventos
Projeto De EventosProjeto De Eventos
Projeto De Eventos
 
Projeto de eventos
Projeto de eventosProjeto de eventos
Projeto de eventos
 
Guia de eventos
Guia de eventosGuia de eventos
Guia de eventos
 
Planeamento de eventos
Planeamento de eventosPlaneamento de eventos
Planeamento de eventos
 
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
Uc 4 work_planeamento_24_6[1]
 
Planeamento geral seminário_30_6
Planeamento geral seminário_30_6Planeamento geral seminário_30_6
Planeamento geral seminário_30_6
 
Manual de eventos planno
Manual de eventos plannoManual de eventos planno
Manual de eventos planno
 
Marketing de eventos
Marketing de eventosMarketing de eventos
Marketing de eventos
 
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandesUc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
Uc 1 desenvolvimento_conceitos_projectos_eventos_reflexão_sílvia_fernandes
 
Planificação de Marketing e Comunicação
Planificação de Marketing e Comunicação Planificação de Marketing e Comunicação
Planificação de Marketing e Comunicação
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
$Rgz5 m7m
$Rgz5 m7m$Rgz5 m7m
$Rgz5 m7m
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 
Planificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º anoPlanificação mc 15.16 10º ano
Planificação mc 15.16 10º ano
 

Aula Organização de Eventos Patricia.ppt

  • 2. Conceitos, objetivos e justificativas •Conceituação São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais •Conceituação São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
  • 3. Conceitos, objetivos e justificativas Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. •Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. •Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. •Quando o evento será realizado? •Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. •Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
  • 4. AS FASES DE UM EVENTO
  • 5. O desenvolvimento de um evento Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de três fases distintas: a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas. b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais. c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho. • Todos os eventos são concebidos por: 1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. 2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.
  • 6. O desenvolvimento de um evento a. Pré-evento Contratação da organizadora de eventos: • Definição de critérios de avaliação e seleção. 1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação; 2. Estrutura administrativa e recursos técnicos; 3. Espaço físico; 4. Situação econômica; 5. Recursos auxiliares; • Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos: 1. Coordenação e planejamento das atividades; 2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento; 3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores; 4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias; 5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra; 6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
  • 7. O desenvolvimento de um evento 7. Confirmação de convidados; 8. Banco de dados; 9. Documentação oficial; 10. Inscrições e adesões,entre outros. • Processo de escolha por licitação ou indicação. Contratos 1. Parceria ou risco: Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe contrato para eventos considerados seguros. 2. Remuneração fixa: Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado em eventos de curta e média duração.
  • 8. O desenvolvimento de um evento • Misto: Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de resultados financeiros alcançados no evento. Comissão organizadora: É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante. 1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas, técnica, cerimonial e protocolo e segurança.
  • 9. O desenvolvimento de um evento O pré-projeto: Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de cenário: 1. Históricos de eventos realizados; 2. Quem é o seu cliente?; 3. Que se espera do evento? O projeto: Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e indicar como serão avaliados seus resultados.
  • 10. O desenvolvimento de um evento Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos: 1. O que? 2. Como? 3. Quando? 4. Quanto? A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. Tipologia e título do evento: O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.
  • 11. O desenvolvimento de um evento A cidade: Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público- alvo, são eles: a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros; b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos; c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis; d. Eventos paralelos e serviços auxiliares; e. Atrações turísticas; f. Conveniências dos patrocinadores; g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo; h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
  • 12. O local: Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas • Hotel – Flat :43,7%, • Teatro – Auditório:25,5% • Clube- Estádio:8,1% • Centro de convenções:5,4% • Buffet – Restaurantes:4,3% • Hotel de lazer:4,8% • Pavilhão de exposições: 2,8% • Business Center: 2,1% • Casa noturna:1,4% • Outros:1,9% O desenvolvimento de um evento
  • 13. O desenvolvimento de um evento Data e duração do evento Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem sua duração pré-determinada. Público-alvo Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir. (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
  • 14. O desenvolvimento de um evento Tipos de usuários finais 1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento; 2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento; 3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes; 4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda; 5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento acontece.
  • 15. O desenvolvimento de um evento Tipos de acesso ao evento O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser: 1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros; 2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores; 3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do evento; 4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
  • 16. Justificativa Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a importância do evento que justifiquem sua realização. Temário, programação e formato Juntos definem a realização do evento. 1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo. 2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário escolhido. O desenvolvimento de um evento
  • 17. O desenvolvimento de um evento 3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada. Estudo de viabilidade econômica Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como os filantrópicos ou os de finalidade institucional. Os estudos de viabilidade econômica devem permitir: 1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino; 2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas; 3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas; 4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
  • 18. • Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas: 1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais. 2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos. 3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros. FASES DE UM EVENTO
  • 19. FASES DE UM EVENTO 4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos; 5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre outros; 6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento; 7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento; 8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas.
  • 20. FASES DE UM EVENTO As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente tipos de ganhos. • Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas. 1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.
  • 21. FASES DE UM EVENTO 2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:  Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros;  Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;  Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento;  Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;  Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré- evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.
  • 22. FASES DE UM EVENTO  Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre outros. 3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento. 4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.
  • 23. FASES DE UM EVENTO 5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional necessária:  Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros;  Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;  Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;  Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida;  Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento;  Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização,identificação e circulação;  Limpeza e segurança.
  • 24. FASES DE UM EVENTO 6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.  Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto);  Posto de atendimento em hotéis;  Transporte local. 7. Eventos paralelos. 8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores, convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros. 9. Tributos, impostos e taxas. 10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas. 11. Administrativo e logístico. (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
  • 25. O uso do checking list • Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. a. Checking list de atividades Atividades Responsável Data de entrega Status Apresentação da proposta ao cliente Diretoria Jul/2007 Aprovação da proposta Cliente Ago/2007 Preparação da campanha Marketing Set/2007 Contrato com fornecedores Operações Set/2007 Contratação de palestrantes Operações Out/2007
  • 26. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Quant Descrição Status Tamanho do grupo Nº de pessoas Dia e horário Cidade Local Decoração Tema Elementos da decoração
  • 27. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Quant Descrição Status Cardápio Pratos Serviço Equipamentos Microfone Sonorização Púlpito Palco
  • 28. O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Quant Descrição Status Mesas Tamanhos Formatos Localização Recursos Humanos Garçons Maître Recepcionistas
  • 29. O uso do cronograma Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde são indicados os prazos de execução. • Cronograma a. Temporal b. Responsabilidade c. Atividade
  • 30. Estratégias de Comunicação e Marketing Marketing “Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. McCarthy & Perault. “... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.” Theodore Levitt. • Na gestão de marketing de eventos devem-se : a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes apropriados ao evento; b. Estabelecer padrões exclusivos; c. Prever o público que o assistirá; d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar; e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo sobre o evento; f. Definir a venda de ingressos.
  • 31. Estratégias de Comunicação e Marketing • Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por: a. Boca a boca; b. Experiência prévia de outros eventos; c. Combinação de mensagens de marketing do organizador; d. Imagem da marca do evento. Mix de Marketing “As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.” McCarthy & Perault Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção, mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu significado para o público. Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do consumidor.
  • 32. b. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços especiais para determinados mercados-alvo; c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras, vendas pessoais; d. Ponto - canais de distribuição. • Os 7 Ps de Marketing a. Produto b. Preço c. Promoção d. Ponto e. Pessoas f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros) g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços) Estratégias de Comunicação e Marketing
  • 33. Estratégias de Comunicação e Marketing • Os 8 Ps de Marketing Por Getz a. Produto b. Preço c. Promoção d. Ponto e. Pessoas f. Programação g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos) h. Participações (parceiros na produção do evento) (Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)
  • 34. Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing ETAPAS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO CONSUMIDOR IMPLICAÇÕES PARA AS ESTRATÉGIAS DE MARKETING DECISÕES DE MARKETING Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo apropriado Qual o mercado? De massa ou específico? Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, anúncios, entre outros. Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do evento. Mensagem promocional Mudar o produto ou o mix promocional? Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os vendedores? Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento será proposta? Como será monitorada satisfação do consumidor? Estratégias de Comunicação e Marketing (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)
  • 35. Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES OFERECIDOS PELOS EVENTOS Físicos – necessidades fisiológicas motivam a necessidade de: •Comer e beber; •Exercitar-se; •Relaxar; •Segurança; •Satisfação sexual •Comer e beber itens diferentes, •Participar de atividades esportivas; •Entretenimento relaxante; •Diversão em ambiente seguro; •Conhecer pessoas Socias/interpessoais – necessidades de inclusão, amizade e amor motivam: •Socialização; •Romance; •Ligações com raízes culturais e étnicas; •Expressões da comunidade e de nacionalismo; •Busca de reconhecimento por ações notáveis •Compartilhar ambiente novo; •Conhecer pessoas; •Renovar laços com grupos étnicos e culturais; •Compartilhar o uso de símbolos e rituais específicos; •Obter prestígio através do evento. Estratégias de Comunicação e Marketing
  • 36. Estratégias de Comunicação e Marketing NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES CORRESPONDENTES OFERECIDOS PELOS EVENTOS Pessoais – necessidade da compreensão, julgamento estético,crescimento e auto aperfeiçoamento motivam: •Busca do conhecimento; •Criatividade; •Procura de novas atividades; •Realização de aspiração •Aprendizado formal / informal; •Programas exclusivos; •Participação em projetos artísticos; •Participação em ações exclusivas e pessoais Fatores sociais de influência no comportamento de lazer: a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião; b. Personalidade; c. Cultura Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)
  • 37. Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE ASSISTIR A Classe média alta Profissionais de alto nível de gerência, advogados, médicos, altos funcionários públicos, etc Eventos beneficentes, culturais e esportivos de alto nível B Classe média Profissionais de médio nível de gerência, entre outros Eventos beneficente, culturais e esportivo C Classe média baixa Profissionais de níveis juniores, entre outros Eventos culturais mais populares, festivais comunitários e esportivos Estratégias de Comunicação e Marketing
  • 38. Estratégias de Comunicação e Marketing Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE ASSISTIR D Classe trabalhadora especializada Trabalhadores especializados: construtores, encanadores, policiais,etc Festivais comunitários, eventos esportivos,etc E Classe trabalhadora Trabalhadores não especializados: trabalhadores da construção civil,faxineiros,etc Festivais comunitários, eventos esportivos,etc F Previdência Social Trabalhadores com nível baixo de subsistência Eventos com entrada franca (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)
  • 39. Promoção de Eventos A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos. a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos, competições, concursos, entre outros. b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais: 1. Por quê? 2. Quem? 3. Quando? 4. Onde? 5. O quê? Estratégias de Comunicação e Marketing
  • 40. Estratégias de Comunicação e Marketing c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas, propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, serviços de listas, busdoor, entre outros. d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e psicográficos. e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros. f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa. (Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
  • 41. • Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos, receita e alocação de recursos financeiros. a. Fluxo de caixa b. Custos c. Receitas: 1. Recursos próprios do promotor 2. Inscrição dos participantes 3. Apoios, patrocínios e permutas 4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros 5. Atividades paralelas 6. Venda de produtos próprios Orçamento
  • 42. Orçamento genérico RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA Dotações Administração Doações Publicidade Patrocínio Custos do local Vendas de ingresso Equipamento Cachês Salários Programas especiais Seguro Descontos Autorizações Segurança Contabilidade Limpeza
  • 43. Orçamento genérico RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA Viagem Acomodação Documentação Hospitalidade Grupos comunitários Voluntários Contingências Total Total
  • 44. Custos projetados ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA Aluguel do escritório Arte Fax/Fotocópia Impressão Computadores Panfletagens Impressoras Kit da imprensa Telefones Preparação da campanha Papelaria Pesquisa Recursos Humanos Lançamento do evento Tarifas postais Recursos Humanos Subtotal Total
  • 45. Custos projetados ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA Comunicação Bebidas alcoólicas Primeiros socorros Alimentos Tendas Recreação infantil Mesas e cadeiras Estacionamento Geradores Outros Uniformes Estacionamento Outros Total Total
  • 46. Custos projetados LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA Aluguel Incêndio Ambientação Indenização dos trabalhadores Infra-estrutura Outros SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA Coordenador Consultores Artistas Equipe de produção Trabalhadores Outros Subtotal Total
  • 47. Custos projetados SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA Checagem de segurança Formas de pagamento Equipamento Auditoria Recursos Humanos Outros Total Total LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIA Antes Staff Durante Convidados Depois Carga Total Total
  • 48. Custos projetados ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA Meios de hospedagem Documentação necessária para realização do evento Total Total
  • 49. Custos projetados RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA Total
  • 51. • Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo, armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e consumo. a. Suprimentos b. Transporte c. Operação d. Controle de fluxo e. Rede de informações. Coordenação e desenvolvimento
  • 52. Elaboração de estratégias • Planejamento Estratégico: a. Missão b. Visão c. Valores d. Metas e. Objetivos f. Análise da situação g. Parceiros no evento h. Identificação de estratégias alternativas i. Avaliação e seleção de estratégia j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles k. Avaliação do evento e feedback
  • 53. Recursos Humanos Estratégias e objetivos dos recursos humanos: a. Melhoria da qualidade b. Eficácia organizacional c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e legais d. Formação de pessoal: 1. Análise da função 2. Descrições da função 3. Especificações de função 4. Políticas e procedimentos 5. Recrutamento e seleção 6. Entrevistas 7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional 8. Supervisão e avaliação
  • 55. Verificação e checagem • É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos da montagem, como: a. Local b. Audiência e convidados c. Palco d. Energia elétrica e. Luzes f. Som g. Audiovisuais e efeitos especiais h. Objetos cenográficos i. Decoração
  • 56. Verificação e checagem a. Serviço de A&B b. Artistas c. Equipe d. Hospitalidade e. Cronograma da produção
  • 57. Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes • Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a característica do evento. São e elas: a. Mesa em I 1. Imperial ou francesa 2. Inglesa: b. Mesa em T c. Mesa em U d. Mesa em E e. Mesa em V f. Mesa em leque ou espinha de peixe g. Outras formações de disposição das mesas h. Mesa redonda
  • 58. Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes • Disposição das cadeiras • Decoração da mesa principal • Enxoval de mesa: a. Toalhas b. Guardanapos c. Plissês para carrinho ou balcão; d. Saias de mesa; e. Cobre-manchas; a. Tecidos de proteção
  • 60. Pós-Evento • Pós-evento: a. Pontualidade do evento b. Local c. Ingresso e entrada d. Montagem e. Padrão de atuação f. Número de pessoal e desempenho de tarefas g. Segurança h. Comunicações i. Informação e sinalização j. Transporte k. Estacionamento l. A&B
  • 61. Pós-Evento • Toaletes • Atendimento médico • Presença do patrocinador ou apoiador • Decoração • Divulgação • Agradecimentos • Envio de material de registro do evento, book, entre outros.
  • 63. Mestre de cerimônias • Função • postura • preparação Anterior • Exercícios de relaxamento
  • 64. Bibliografia • ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro:Editora Campus,2003. • Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997. • MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.