eSocial
São Paulo, Janeiro de 2017.
Produzido pelo Departamento de Strategic
Marketing&Communications da ADP em parceria com a EY

Sumário
Introdução
O eSocial
O eSocial e o cronograma para as empresas
Principais mudanças para as empresas
A Operação
Primeiros passos
Informações a serem transmitidas ao eSocial
Segurança e Saúde do Trabalho
Organização Interna
Quem cuida das adequações ao eSocial nas empresas
A importância do departamento de TI
Principais cuidados, vantagens e benefícios
Principais pontos de atenção
Vantagens para as empresas
Benefícios esperados pelo governo
Alteração de layout
Alteração de layout: diferenças entre a V.2.1 e a V.2.2
Nosso papel
Como podemos ajudar
Passo a passo
02
21
24
25
14
13
07
05
10
11
09
17
18
16
ADP | EY eSocial02

Introdução
03

Introdução
Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o governo
imprimiu mais controle e agilidade à fiscalização das informações contábeis e fiscais
das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos entre suas
entidades, promovendo ao mesmo tempo uniformidade e racionalização no
cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das companhias para
com o Fisco.
O Sped é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,
armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração
contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, mediante fluxo único e
computadorizado das informações. O Sped é composto pela Escrituração Contábil
Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.
Agora as empresas estão se organizando para cumprir as exigências do eSocial, que
constituirá a maior e mais complexa parte do Sped.
ADP | EY eSocial104

eSocial
05

O eSocial e o cronograma para as empresas
O eSocial é um projeto do
Governo Federal que tem por
objetivo desenvolver um sistema
de coleta de informações para
integrar em um Ambiente
Nacional dados sobre os
trabalhadores constantes na
Previdência Social, Caixa
Econômica Federal, Receita
Federal e Ministério do Trabalho.
Isso possibilitará aos órgãos
participantes do projeto a efetiva
utilização desses dados para fins
trabalhistas, previdenciários,
apuração de tributos e do FGTS.
ADP | EY eSocial
Empresa
Previdência
Social
Ministério
do Trabalho
Caixa Econômica
Federal
Receita Federal
eSocial
A ideia é modernizar os sistemas e otimizar a velocidade e a forma de envio de
informações pelo RH de cada empresa.
Informações mais transparentes,
acesso e cruzamento de dados
mais eficazes e de maneira
eletrônica, crivo mais sofisticado
e imediato, além do aumento da
eficácia e confiabilidade dos
registros. Da mesma forma,
problemas serão reportados mais
facilmente, a fiscalização será mais
assertiva e o feedback mais ágil.
E O QUE ISSO
GARANTE?
06

A nova regra está vigente para
os Empregadores Domésticos
desde dezembro de 2015.
Já para as empresas com
faturamento igual ou superior
a R$ 78 milhões, o governo
alterou o cronograma em 2016,
prorrogando o prazo para
a adoção do sistema até janeiro
de 2018.
Foi determinado pelo governo que até 1º de julho de 2017 será disponibilizado
aos empregadores e aos contribuintes um ambiente de produção restrito,
voltado ao aperfeiçoamento do sistema.
Em relação às microempresas, empresas de pequeno porte, ao
microempreendedor individual com empregado, ao segurado especial e ao
pequeno produtor rural pessoa física, o eSocial prevê tratamento simplificado.
Empresas com
faturamento igual
ou superior a
Janeiro de
2018
R$ 78 milhões
Para as demais companhias,
a norma se torna obrigatória após
seis meses: a partir de julho de 2018.
A resolução também dispensa
a prestação de eventos relativos
à saúde e segurança do trabalhador
(SST) nos seis primeiros meses após
as novas datas para início da
obrigatoriedade.
ADP | EY eSocial07

Esta nova iniciativa do governo está promovendo
a maior mudança em processos envolvendo os
trabalhadores nas últimas décadas. Ela substituirá
outros sistemas rotineiramente utilizados pelo RH
no registro de Informações para a Previdência
Social (Sefip); a Relação Anual de Informações
Sociais (RAIS); a Comunicação de Acidente de
Trabalho (CAT); Declaração do Imposto de Renda
Retido na Fonte (Dirf); o Cadastro Geral de
Empregados e Desempregados (CAGED), e
outras obrigações trabalhistas
Segundo a consultoria EY (Ernst & Young), o nível de investimento de cada
empresa para se ajustar às demandas do eSocial dependerá da maturidade de
seus sistemas e da organização de suas informações, independente do mercado
em que atuem. A estimativa da consultoria é que o período médio para essa
adaptação seja de 12 meses.
O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as
obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno
funcionamento, o sistema unificará o envio dos dados sobre trabalhadores para
o Governo Federal e permitirá que as empresas encaminhem as informações a
partir do meio eletrônico.
Principais mudanças para as empresas
ADP | EY eSocial08
O prazo estimado
pela EY para a
adequação ao
eSocial é de cerca
de 12 meses.

Operação
09

Primeiros passos
O sistema exige que, após o envio de um conjunto inicial de dados, incluindo a
fotografia da empresa, de sua sede e dos empregados ativos, todas as atividades
trabalhistas sejam transmitidas em arquivos individuais para cada evento e inseridas
no banco de dados do Registro de Eventos Trabalhistas (RET).
Isso representará o histórico profissional do empregado. O arquivo da folha de
pagamento e outras contribuições sociais devem ser transmitidos mensalmente.
E para cumprir a legislação, todo empregador deve gerar arquivos eletrônicos
contendo informações especificadas pelo eSocial e assiná-los digitalmente, a fim
de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Estes arquivos serão transmitidos pela internet para o eSocial e, após uma
verificação formal de integridade, o sistema emitirá recibos de entrega (ou
notificação de erro). Estes recibos devem ser armazenados, pois validam a
submissão da obrigação no prazo.
Com isso, será necessária mais experiência do que nunca para administrar processos
do eSocial, especialmente para empresas que estão apenas começando essa
jornada. Múltiplos processos internos precisarão ser consolidados de acordo com as
demandas do governo. Em caso de erro, os custos tendem a ser altos e – se não
houver correção imediata – podem se multiplicar rapidamente.
ADP | EY eSocial
De acordo com a EY, as empresas precisarão investir inicialmente para se
adequarem às demandas do eSocial, principalmente na questão da maturidade na
organização e no registro de informações. Esses investimentos serão voltados a
benefícios a longo prazo e necessários na fase de preparação das empresas. Já os
ajustes no período posterior à implantação do eSocial devem ser pontuais – como
atualização de sistemas ou mudanças eventuais ao layout.
Informações
dos empregados
Transmitir pela
internet para
o eSocial
Aguardar a
emissão dos recibos
autenticados
Armazenar os
documentos finais
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Informações a serem transmitidas ao eSocial
As informações do eSocial são classificadas em três tipos:
Eventos não periódicos: não têm data pré-determinada para ocorrer.
Dependem de acontecimentos entre empresa e trabalhador, que
influenciam no reconhecimento e cumprimento dos deveres trabalhistas,
previdenciários e tributários;
•
Eventos periódicos: ocorrem com periodicidade previamente
definida, baseada nas informações da folha de pagamento.
•
Eventos Iniciais/Tabelas/Cadastramento inicial: primeiro grupo a ser
transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. Estes eventos identificam
o empregador/contribuinte, por meio dos dados básicos de sua
classificação tributária e estrutura administrativa;
•
Há uma agenda exata e uma sequência cronológica para enviar informações
online ao governo, algumas com entrega diária. As empresas precisam, portanto,
garantir o envio das informações em uma ordem exata de eventos: por exemplo,
nunca informar sobre uma ausência do trabalho por acidente antes de enviar um
informe sobre a admissão do empregado. Isso porque o envio que não obedece
a ordem de precedência do eSocial acarretará em erros e rejeições.
11

Segurança e Saúde do Trabalho
A coleta de informações pelo departamento de Segurança e Saúde do
Trabalho nas empresas nem sempre é realizada de maneira clara e
organizada, em especial aquelas distribuídas fisicamente. Em muitos casos,
há mistura de sistemas nas empresas e reports provenientes de áreas
diferentes.
Para uma melhor organização do fluxo de informações, cada empresa terá
que avaliar a responsabilidade pelo envio e atualização de reports. Segundo
a EY, a padronização deste processo ainda não é rotineira nas empresas e
deverá passar a fazer parte de suas culturas a partir da vigência do sistema.
O eSocial, neste caso, irá coibir certos hábitos das companhias e disciplinar
a orquestração das áreas que fornecem dados sobre SST, de acordo com o
que é exigido pela legislação.
ADP | EY eSocial
Principais dicas de conformidade:
Utilize recursos especializados
para revisão das suas políticas
de aderência à última
legislação e procure simplificar
e otimizar o fluxo de dados;
•
Busque um equilíbrio entre
padronização e personalização
da folha de pagamento de
acordo com as políticas das
empresas.
Registre todas as modificações
e certifique-se de que a
conformidade seja
implementada de forma
consistente;
•
•
12

Organização Interna
13

Quem cuida das adequações ao eSocial
nas empresas
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas:
É importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e
incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os responsáveis das
diversas áreas, é o que afirma especialistas da EY. Para a consultoria, será necessário
realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho, bem como a maneira como os
dados circulam dentro da companhia. O eSocial, portanto, imprimirá uma mudança
cultural nas companhias, seja nas práticas do RH como no relacionamento do
departamento com os colaboradores.
E se houve alterações nos prazos atuais de envio de documentos? O envio dos
dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada
evento trabalhista. No caso de contratação, o colaborador não poderá começar a
trabalhar antes de o arquivo de admissão, com suas respectivas informações, ser
transmitido. A folha de pagamento deverá ser enviada mensalmente e até o dia 7 do
mês subsequente.
eSocial
Contábil
Folha de
Pagamento
Tecnologia
Financeiro
Logística
Recursos
Humanos
Medicina
do Trabalho
ADP | EY eSocial14

É importante destacar que o eSocial não altera a legislação, mas muda a forma de
envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Da mesma maneira, a
fiscalização de informações - que atualmente ocorre a partir da visita de um fiscal da
Receita Federal ou do Ministério do Trabalho - passa a ser online. Com o eSocial,
essa conferência poderá ser automática e aplicada à totalidade dos dados
submetidos, e a empresa que não se adequar a essas novas práticas poderá sofrer as
punições já previstas nas legislações tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
A importância do departamento de TI
O eSocial, por caracterizar uma transformação digital das informações obtidas pelo
RH, tem um cunho técnico forte e exige o comprometimento de outros
departamentos de uma empresa, como o de TI. Isso porque, a partir de sua vigência,
o sistema exigirá a catalogação e o registro de dados diariamente, junto a
numerosos recibos e protocolos que deverão ser armazenados pelo empregador,
independentemente de todos os desafios dos centros de processamento de dados,
backups e acessibilidade.
O empregador ainda deverá gerar arquivos eletrônicos contendo informações
especificadas nos modelos do eSocial, assiná-los digitalmente e transformá-los em
documentos eletrônicos de acordo com a legislação brasileira, a fim de assegurar a
integridade dos dados e a autoria do emissor. Portanto, as empresas precisam
garantir que todas as informações estejam corretas antes do envio, caso contrário,
podem receber severas multas.
Para fazer com que tudo flua da forma mais organizada possível, as equipes de TI e
RH devem estar alinhadas durante todo o processo de adequação às exigências do
eSocial, desde a coleta de informações até a realização de ajustes necessários em
sistemas internos. O desafio desta união entre departamentos é tornar o ambiente
mais simples, unificar dados, além de considerar o teor legal de cada processo e
dado.
ADP | EY eSocial15

Principais cuidados,
vantagens e benefícios
16

Principais pontos de atenção
Para o envio de informações no eSocial, as empresas, primeiramente, têm que
revisitar suas práticas: se certificar se conseguirão cumprir prazos; como reunirão
todas as informações necessárias; de onde cada uma virá e como serão registradas.
Será que seus processos de adesão, folha de pagamentos e acidente de trabalho
estão coerentes?
Isso porque a legislação brasileira é extremamente complexa e, ainda que uma
empresa procure fazer tudo corretamente, pode não estar totalmente adequada às
suas exigências e obrigações. Dentre os riscos de uma adesão tardia a todas as
demandas do eSocial, estão:
Um dos problemas mais frequentes no momento do envio são referentes aos dados
do empregado. É preciso garantir que as informações de identificação (CPF, PIS
e/ou data de nascimento) estejam corretas, para que todos os órgãos obtenham o
mesmo cadastro. Segundo a ADP, em média, 20% dos colaboradores têm algum
problema com relação à sua qualificação cadastral, ou mais de um problema em
mais de um órgão nas empresas e é preciso estar atento a esses detalhes!
Porque é necessário encontrar
essas inconsistências e corrigi-las,
adaptar seus sistemas próprios
e atualizá-los com frequência,
de acordo com as atualizações
do eSocial.
E POR QUE
ESTES FATORES SÃO
IMPACTANTES PARA AS
EMPRESAS?
Não conseguir encaminhar as
informações na data limite;
•
Não conseguir manter esses
dados coerentes;
•
Não se preparar com seus
sistemas para registro seguro.
•
ADP | EY eSocial17

Vantagens para as empresas
O eSocial mudará a essência das
interações entre empregadores e
agências governamentais, com o
potencial para dar ao governo algo mais
próximo de uma inteligência em tempo
real nos mercados trabalhistas.
Entre as principais vantagens da adoção do eSocial pelas empresas estão:
ADP | EY eSocial
Padronização e integração
dos cadastros das pessoas
físicas e jurídicas no âmbito
dos órgãos participantes do
projeto.
•
Integração dos sistemas
informatizados das empresas
com o ambiente nacional do
eSocial, possibilitando a
automação da transmissão
das informações dos
empregadores;
•
Atendimento a diversos órgãos
do Governo com uma única
fonte de informações, para o
cumprimento das diversas
obrigações trabalhistas,
previdenciárias e tributárias
atualmente existentes;
•
18

Para o RH, segundo a EY, a adequação para o eSocial será uma maneira de
promover práticas necessárias ao seu dia a dia, e imprimir mais eficiência às suas
operações, já que suas equipes estão se tornando cada vez mais estratégicas e
digitais.
Os empregadores se beneficiarão de uma administração simplificada, bem
como de mais dados sobre diversos aspectos dos indicadores de capital
humano de suas próprias operações - embora incorrendo algumas despesas
diretas relacionadas à administração e operações e despesas indiretas
referentes à adaptação da cultura da empresa ao nível de abertura exigido.
Para os empregados, os benefícios se darão a partir de relatórios mais
assertivos, sem riscos de registros equivocados de dados ao governo, e
processos mais rápidos no momento de concessão de benefícios.
O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a
fiscalização das obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Como
exemplo, pode-se citar nove obrigações realizadas mensalmente e
anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o CAGED, a Rais, a
Dirf e a Sefip) que serão substituídas por um único envio, diretamente para o
sistema do eSocial. Neste ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão
as informações de seu interesse.
Segundo a EY, a expectativa do
governo é arrecadar R$ 20
bilhões no primeiro ano após a
adequação para o eSocial nas
empresas. Esse montante pode
ser justificado pela redução de
fraudes no momento de coleta
de tributos, além da concessão
de multas àqueles que não
registrarem as informações
corretamente ou emitirem algum
dado no período.
Benefícios esperados pelo governo
ADP | EY eSocial
É A EXPECTATIVA DE
ARRECADAÇÃO DO GOVERNO
NO PRIMEIRO ANO APÓS A
ADEQUAÇÃO PARA O ESOCIAL,
SEGUNDO A EY
BILHÕES
R$ 20
19

Dentre outros objetivos do Governo, no que tange à implantação do eSocial, estão:
ADP | EY eSocial
Facilitar a fiscalização por parte dos diversos
órgãos públicos (Receita, INSS, MTE e Caixa)
do cumprimento das obrigações principais e
acessórias por parte das empresas;
Mais controle das informações;
Garantir os direitos previdenciários e
trabalhistas dos empregados;
Melhorar a qualidade das informações prestadas.
Simplificar o cumprimento das obrigações
trabalhistas, previdenciárias e fundiárias;
•
•
•
•
•
20

Alteração de layout
21

A última notificação do governo sobre o tema foi publicada no Diário Oficial da
União, com a Resolução nº 5/2016, de 06 de setembro de 2016, que definiu o novo
layout do eSocial (ou a chamada “versão 2.2”).
É preciso ficar atento para as principais diferenças entre a versão atual e a anterior
(2.1) do sistema, já que alguns campos para o preenchimento de informações
podem ter sido alterados.
Um exemplo da importância da colaboração entre as áreas de TI e de RH para a
emissão de informações ao eSocial está relacionado a eventuais atualizações e/ou
ajustes de sistema.
Alteração de layout: diferenças
entre a V.2.1 e a V.2.2
ADP | EY eSocial22

Abaixo estão as principais delas:
CPF de Dependentes e
Beneficiários de Plano de Saúde:
o CPF dos dependentes de IR ou
beneficiários de plano de saúde
maiores de 14 anos tornou-se
mandatório (anteriormente esse
campo era opcional) para
qualquer tipo de grau de
parentesco (outros, agregados,
avós etc.);
ASO Admissional e Demissional:
Removidos dos eventos de
Admissão e Desligamento. Essas
informações deverão ser
submetidas em “S-2220
Monitoramento de Saúde do
Trabalhador”. Esse evento
detalha as informações relativas
ao monitoramento da saúde de
cada empregado, durante todo o
vínculo laboral com a empresa,
incluindo os atestados de saúde
ocupacional exigidos
periodicamente no curso do
vínculo empregatício, bem como
os exames complementares ao
Atestado de Saúde Ocupacional -
ASO.
Pensão Alimentícia: São incluídas
informações sobre pagamentos e
desligamentos como: CPF, nome,
data nascimento do beneficiário,
assim como valores da pensão
alimentícia;
Informações de Plano de Saúde:
Criação de novos campos e
obrigatoriedade de informações
de plano de saúde no
desligamento do empregado e
TSV (Trabalhadores sem Vínculo),
tais como: CNPJ e ANS do Plano
de Saúde, valores pagos pelo
titular, CPF e data nascimento dos
dependentes etc.;
Descrição Atividade
Desempenhada: Removida do
evento de Admissão e transferida
ao “S-2240 - Condições
Ambientais do Trabalho”. Este
evento é utilizado para registrar as
condições ambientais de trabalho
do empregado, trabalhador avulso
e cooperado de cooperativa de
trabalho, indicando a prestação
de serviços em ambientes com
exposição a fatores de risco;
Excluído evento S1220 –
Beneficiários não identificados:
O mesmo será alocado no escopo
do EFD Reinf– essas informações
são relativas aos pagamentos
efetuados pela pessoa jurídica no
caso de não identificação dos
beneficiários das despesas a título
de remuneração indireta.
ADP | EY eSocial23

Nosso papel
24

ADP eSocial 2017
Como podemos ajudar
Pela complexidade do eSocial, um caminho que as empresas podem seguir é
contar com o apoio de serviços terceirizados realizados por companhias que
estejam acompanhando todo o processo de desenvolvimento/implementação
junto ao Governo.
A vantagem desta proximidade é contar com uma grande infraestrutura que
ofereça segurança e gerenciamento de risco, armazenamento de informações,
necessidade zero de adquirir novas licenças e versões de software e especialistas
disponíveis para os clientes. Estes sistemas têm integração, conformidade e
experiências incorporados – o que significa que as equipes podem obter uma
solução completa e imediata.
A ADP possui um grande legado de implementação de soluções no Brasil;
clientes em diferentes setores do mercado; experiência com pequenas, médias
e grandes empresas; conhecimento; suporte legal para acompanhar todas as
recorrentes mudanças da legislação brasileira; plataforma em nuvem; e
atualização automática do sistema.
Os diferenciais dos serviços da ADP para o eSocial passam pela garantia do
cliente de estar em conformidade com todas as exigências da lei, além de contar
com investimentos constantes na plataforma adquirida e o apoio de consultores
internos para a validação do trabalho.
25

Oito passos para envio
de informações ao eSocial
eSocial
1º Passo
Antes de qualquer outra iniciativa, o RH precisa
fazer a Qualificação Cadastral de todos os
empregados da empresa, ou seja, o
departamento deverá enviar um arquivo para o
site do eSocial contendo o nome do empregado,
data de nascimento, além dos números de PIS
(Programa de Integração Social) e NIT (Número de
Inscrição do Trabalhador).
8º Passo
Por fim, chega-se ao processo de
fechamento da folha de pagamento no
eSocial, que só ocorrerá com a entrega
do DCTF (Declaração de Débitos e
Créditos Tributários Fiscais), cujo
processo será realizado mediante
certificação digital.
7º Passo
O RH será o centro de todo o processo relacionado
ao eSocial. Sendo assim, ele será o responsável pelo
gerenciamento do envio dos arquivos nos quais
constam as informações relacionadas a cada
empregado eSocial, como também ficará a cargo da
área o monitoramento dos protocolos e recibos
gerados pelo sistema.
6º Passo
Após estabelecer o prazo de entrega das informações
referentes às outras áreas da companhia, o RH deve
liderar uma espécie de comitê, no qual representantes
dos demais setores envolvidos estabeleçam um fluxo de
trabalho. Isso é necessário para que nenhuma
informação seja perdida ou comunicada após o prazo
indicado pelo governo.
5º Passo
O RH deve revisar todas as rubricas pagas em sua folha
de pagamento – ou seja, todos os eventos pagos para
cada empregado, como salário, férias, hora extra, entre
oputros - bem como as suas liminares. Ou seja, com o
eSocial, será necessária a definição de parâmetros das
rubricas das folhas de pagamento versus a tabela de
rubricas do eSocial, indicando a incidência tributária de
cada uma delas – e tudo isso deve ser feito pelo
empregador.
4º Passo
Feito isso, o RH deverá olhar para dentro da
empresa e conversar com cada departamento
envolvido no processo de envio das
informações – área financeira, pessoal, contábil
e segurança do trabalho, para que assim sejam
definidos os processos necessários e
estabelecidos prazos para a entrega de dados.
3º Passo
Além de realizar a qualificação cadastral
de cada colaborador, as empresas
também devem estar atentas a revisar
informações como endereço, CPF dos
dependentes, CBO (Classificação
Brasileira de Ocupações), entre outros,
realizando uma espécie de censo dentro
da companhia.
2º Passo
Após a verificação dessas informações, o eSocial retornará
o arquivo para a empresa. Caso seja constatado algum
erro, a área de Recursos Humanos será a responsável por
fazer as devidas avaliações e correções. Caso essas
divergências não sejam corrigidas antes da vigência do
eSocial, a empresa poderá sofrer alguma penalidade,
como o recebimento de multas.
Fique
atento!
* para empresas com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões, o prazo
para a adoção do sistema é até janeiro de 2018.
* Para as demais companhias, a norma se torna obrigatória após seis meses:
a partir de julho de 2018.
* Em média, 20% dos colaboradores têm algum problema com relação à
sua qualificação cadastral.

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EY refere-se à organização global e pode referir-se também a uma ou mais firmas-membro
da Ernst & Young Global Limited (EYG), cada uma das quais é uma entidade legal
independente. A Ernst & Young Global Limited, companhia privada constituída no Reino
Unido e limitada por garantia, não presta serviços a clientes
.
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O material foi produzido a partir de uma parceria da ADP com a consultoria EY
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Produzido pelo Departamento de Strategic
Marketing&Communications da ADP em parceria com a EY