O documento discute as principais mudanças que o programa governamental eSocial trará para as empresas brasileiras, principalmente no que se refere aos processos trabalhistas e de envio de informações ao governo. Em três frases ou menos, o documento resume: 1) O eSocial unificará as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas em um único sistema digital, substituindo diversos processos atuais; 2) As empresas precisarão se preparar com antecedência, revisando processos e envolvendo todos os departamentos, para que possam se

1. ESOCIAL: TUDO O QUE SEU RH
PRECISA SABER

2. Sumário
O que é o eSocial?
O que devo fazer para
me preparar para o eSocial?
O que vai mudar na nossa relação
trabalhista e previdenciária?
Penalidades
03
07
13
35

3. O que é o eSocial?
É a nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita
Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS),
as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO
BANCO DE DADOS na internet.
Instituído pelo Decreto 8.373/14, detalhes são encontrados
no portal www.esocial.gov.br.
Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com
informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas.
Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão
alterados em função do eSocial.
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4. O eSocial, também chamado de SPED Social, é um programa governamental que
promete revolucionar os processos trabalhistas, assim como todo o sistema
de organização das empresas.
A partir dessa plataforma de dados, todas as funções
trabalhistas, fiscais e previdenciárias estarão disponíveis
em um único sistema para acesso digital. E devido ao
grande impacto que o eSocial vai trazer, o quanto antes
sua empresa se preparar para recebê-lo melhor será para
os seus negócios.

5. Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um
detalhamento muito grande no envio das informações. Você e sua empresa não
estão dispostas a perder os prazos e pagar multas, então, atenção as orientações!
A palavra de ordem é ORGANIZAÇÃO, para que sua empresa não tenha transtornos
com a implantação do eSocial. Todas as fases do Faseamento requerem atenção
nas informações passadas, elas respeitam uma ordem cronológica, que sem uma
boa organização, será impossível cumprir os prazos.
As informações referentes a cada empregado, por exemplo, de alteração cadastral
e/ou contratual, afastamento temporário por licença ou doença, relacionada ou
não ao trabalho deverão ser lançados respeitando os prazos estipulados no
MOS-manualdeorientaçãodoeSocial.

6. A agilidade no envio das informações vai exigir um nível
de organização elevado das empresas. Então, se você é
um gestor que se preocupa com o bem-estar de sua
organização, você deve dar atenção a:
Os dados da folha de pagamento e seguridade social deverão ser enviados
depois de fechados, até o dia 7 do mês subseqüente. Para tanto, é interessante
que a empresa desenvolva um cronograma de atividades do que deve ser
realizado até a implantação do eSocial.

7. O que devo fazer para
me preparar para o eSocial?
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8. Envolver toda a empresa no
projeto do eSocial
Toda a empresa deverá ter conhecimento dos riscos que a
empresa está sujeita, caso as regras e prazos não sejam
cumpridas.
As mudanças no processo interno para produzir folha de
pagamento irão ocorrer e, para isso, é preciso preparar
toda estrutura organizacional da empresa. Todos devem
conscientizar-se de que não apenas o departamento pessoal
e o RH devem estar envolvidos no processo.

9. Os processos internos devem
ser revistos
/ Conhecer a rotina da empresa e entender como se dá a
dinâmica dos processos internos, identificar gap´s que
requerem mudanças e/ou ajuste para devida adaptação
ao eSocial. A probabilidade de encontrar erros no
processamento pode ser elevada, e vai variar conforme
o nível de organização de cada empresa.
/ Ter profissionais de RH com conhecimento profundo de
legislação trabalhista vigente, é de suma importância, o
eSocial não muda nada, as irregularidades permanecem
as mesmas.

10. Todos os departamentos
devem estar alinhados
/ Reuniões entre as áreas que vão ser responsáveis pela implantação
do eSocial junto com a diretoria da organização é importante para
identificação dos macros pontos que requerem modificação.
/ A comunicação interna do grupo deve ser assegurada para que
detalhes como aviso prévio, aprovação de férias, entre outros sejam
divulgados, e o grupo se reorganize previamente a eventual ausência
de um componente do grupo.
/ A escolha do software que se adapte ao eSocial e ao mesmo tempo
integre todas as áreas da empresa aos processos do departamento
de Recursos Humanos, é essencial, e facilitará todo processo de
implantação do projeto.

11. Consultoria terceirizada,
investimento imprencindível
/ Implementar o eSocial sem uma consultoria especializada, é
arriscado. Contratar uma empresa que preste os serviços de
capacitação e orientação dos profissionais da empresa a lidar
com o eSocial, é o ideal.
/As consultorias se prepararam, contrataram profissionais
capacitados em preparar os sistemas de Folha de Pagamento
e RH, para receber o eSocial além de serem capazes de prestar
assessoria remota, assegurando a confiabilidade das informações
a serem enviadas para a plataforma de dados, evitandoproblemas
com a legislação brasileira.

12. O contador deve estar alinhado
com todo o projeto
/ A área contábil/fiscal precisa compor a equipe de implementação
do eSocial. Haverá casos que este departamento será o responsável
por lançar os dados e enviar os eventos para o eSocial.
Terceirizado ou da própria empresa, a contabilidade precisa se envolver
com a nova plataforma de informações.

13. O que vai mudar na nossa relação
trabalhista e previdenciária?
13

14. / Termo de rescisão e formulários do
seguro desemprego
/ Guia de Recolhimento do Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e
Informações à Previdência Social (GFIP)
/ Relação Anual de Informações Sociais
(RAIS)
/ Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados (Caged)
/ Declaração do Imposto de Renda
Retido na Fonte (Dirf)
Obrigações acessórias que serão
substituídas pelo eSocial
/ Livro de registro de empregado
/ Folha de pagamento
/ Comunicação de Acidente de
Trabalho (CAT)
/ Perfil profissiográfico previdenciário
/ Arquivos eletrônicos entregues à
fiscalização (Manad - Manual Normativo
de Arquivos Digitais)

15. O governo intensificará as fiscalizações e garantirá que as
obrigações legais sejam cumpridas pelos empregadores.
Se hoje a empresa é fiscalizada quando um fiscal da Receita
Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os
registros dos trabalhadores, comoeSocialafiscalizaçãoserá
automática e contínua.
Fiscalização

16. Responsáveis e responsabilidades
O eSocial é constituídos por informações multas vezes oriundas de empresas terceirizadas,
como por exemplo as obrigações de SST. Estas empresas poderão emitir e enviar os eventos.
Há empresas que não contam com um software de RH e, contrata escritório contábil, clínica
de saúde ocupacional e engenheiros de segurança, responsáveis pelos processos de
admissão, demissão, mudanças de função, afastamentos temporários, desligamento, emissão
dos documentos de saúde dos Funcionários, e Prevenção de Riscos (PPRA), bem como o
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Laudo Técnico das Condições
do Ambiente de Trabalho (LTCAT) e a Comunicação de Ambiente de Trabalho (CAT).

17. Havendo a presença de terceiros, organizo as responsabilidades de cada um, a fim de facilitar
o dia a dia dos profissionais de RH, já ocupados com as atuais transmissões de dados, devemos
imaginar cenários diversos.
A sua empresa é responsável por tudo que diz respeito ao eSocial, ainda que as informações
sejam geradas por terceiros, a transmissão dos dados corretos e dentro do prazo, continua
sendo responsabilidade da sua empresa.

18. Como uma forma de garantir os prazos, o escritório contábil, de acordo com o contrato
firmado, poderá organizar a logística. Por exemplo, quando houver a clínica de saúde
ocupacional, o escritório pode solicitar os documentos à clínica e auditá-los, isto é, conferir
se estão de acordo com a real situação de seu cliente.
Caso a clínica e/ou o engenheiro de segurança não tenha um software de saúde e segurança
do trabalho, para gerar e enviar os eventos em .xml, o próprio escritório, com o seu softwares
de folha, deverá digitá-los, para posterior envio.
DICA

19. Alerta eSocial
Nota: O eSocial irá exigir as leis que já estão vigentes, não há nada de novo no que se
refere as leis trabalhistas, assim como os deveres e obrigações do empregador ou até
mesmo o empregado
O que se renova com o eSocial é a forma de fazer e não o que fazer.
Então o que você precisa estudar, se é que ainda não domina o assunto, as leis.
Vamos então abordar os principais tópicos que você deverá dar muito atenção no eSocial.

20. Natureza Jurídica
A primeira ação é verificar se a natureza jurídica da sua empresa, que consta no seu
sistema de gestão de folha é o mesmo cadastrado no cartão CNPJ.
Nota: Às vezes a empresa faz uma alteração, e o número muda. Então para evitar
erro no envio, consulte! Link:
http://www.receita.fazenda.gov.br/%E2%80%A6/Cnpjreva_Solicitacao.asp

21. Cota Aprendiz
Verificar se a empresa é ou não dispensada de ter APRENDIZ. Empresas Simples Nacional,
Microempresas e empresas de pequeno porte, entidade sem fins lucrativos que tenham
por objetivo a educação profissional, são empresas isentas.
Se a sua empresa não é dispensada, você precisa dar atenção de como é feito esta
contratação, se através de instituição próprias, é preciso informar o CNPJ.
Nota: Se a empresa nãoésimplesnacional e não segue a cota aprendiz, é importante que
a empresa tenha uma declaração da Junta Comercial dizendo que se enquadrada como
ME ou EPP.

22. Cota PCD
Verificar se a empresa é ou não dispensada de ter PCD. - Art. 93 - a empresa com 100
ou mais funcionários está obrigada a preencher o percentual da cota de dois a cinco
por cento dos seus cargos com beneficiários reabilitados, ou pessoas deficiência (PCD).
Nota: Essa cota é por empresa – ou seja, Soma da Matriz + Filial.

23. Procuração Ecac
Se o certificado digital da empresa fica com o prestador de serviço, como por exemplo
escritório de contabilidade ou clinica de medicina do trabalho, é necessário que faça a
procuração no site do ECAC – Receita Federal, selecionando os níveis do eSocial.
Se o empregador NÃO tem certificado digital, poderá fazer a procuração preenchendo o
formulário e levando até a Receita Federal para validar, para isso basta acessar:
(idg.receita.fazenda.gov.br / Aba “Orientação” / “Tributária” - Clica em “Senhas e Procurações”.]
Nota: Empresas lucro presumido, real e empresas simples nacional que tenham acima de 3
empregados - a partir de 07/2018 reduz pra 1 empregado deverão ter o certificado ou
procuração para envio.

24. Cód. Terceiros e FPAS
Muito importante consultar a Tabela 4 do eSocial, se o código de terceiros
e FPAS estão corretos (Acesse o portal esocial / Documentação Técnica / Anexo I)
Cód. RAT
Analisar o Decreto 3.048 (Anexo V) se o RAT está correto em relação ao Cnae
Preponderante.
Nota: O RAT pode mudar mensalmente, se o CNAE for alterado.

25. CNAE Preponderante
É importante confirmar se o CNAE Preponderante está correto.
Nota: Conforme definido no artigo 72 da IN RFB 971/09, CNAE Preponderante é a atividade
na qual o empregador tem mais empregados atuando no mês naquele estabelecimento
na atividade fim (ou seja, pode mudar mensalmente)
Cod. FAP
Atenção à consulta se o FAP está correto no link a seguir:
Nota: No eSocial mesmo as empresas sendo Simples Nacional, devem colocar o FAP
que saiu na consulta.
https://www2.dataprev.gov.br/FapWeb/pages/login.xhtml

26. Qualificação Cadastral
A qualificação cadastral dos empregados é importantíssimo, assim você vai saber
se tem alguma divergência no NIS.
Nota: A consulta será feita pelo CPF do funcionário, e pode ser individual ou em lote
(verifique com seu sistema de folha como importar isso) – Link:
http://portal.esocial.gov.br/…/consulta-qualificacao-cadast…

27. Tabelas de Rubricas
A tabela de rubrica do eSocial segue numeração própria, e certamente diferente do
sistema de folha utilizado pela sua empresa. É importantíssimo conferir se seu sistema
está levando as Naturezas, Incidências e relacionamento com as Rubricas do eSocial
corretamente.
Nota: Consultar a Tabela 3 do eSocial, (Acesse o portal esocial / Documentação Técnica
/ Anexo I)
Detalhe – quem será responsável por estas informações enviadas ao eSocial serão os
empregadores, e uma vez enviado errado, o esocial vai consistir.

28. Classificação Tributária
Consultar a Tabela 8 do eSocial, se a classificação tributária está correta
(Acesse o portal esocial / Documentação Técnica / Anexo I)
CBO
Consultar se o CBO é compatível com a atividade e escolaridade do empregado.
Nota: Já sei que muitos empregados não tem o nível de escolaridade exigido pelo CBO,
porém, no meu entendimento, o cuidado maior é com as profissões regulamentadass e que
as que exijam nível superior para não MASCARAR a cota de aprendiz. Então se tem um
empregado que NÃO tem nível superior e você está usando um CBO que consta nível
superior, o risco da empresa será enorme.

29. Dados Cadastrais / Contratuais
Empregado: Os dados cadastrais deverão ser atualizados. Como por exemplo: Endereço,
nome, dependentes etc..
Nota: Construa um documento com todos os dados do empregado, exigidos pelo eSocial,
solicite a atualização de todos os dados, e obtenha a assinatura, para garantia da veracidade
das informações atualizadas.

30. Dados importantes
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31. Dependentes – CPF
No ano 2018 dependentes de IRRF – devem ter CPF a partir de 8 anos e a partir
do ano 2019 – todas as idades.
Nota: Se não tem ainda o CPF do dependente, solicita para a mãe/pai, para evitar
erro na transmissão do eSocial.
Atenção: a responsabilidade de informar quais e quem são os seus dependentes,
é do funcionário, se a sua empresa dá direito a plano de saúde e/ou odontológico,
com ou sem coparticipação, também deverão ser informados, quando estendia a
dependentes. Você precisa certificar-se de que seu sistema de gestão de folha
identifica individualmente as devidas dependências.

32. Apuração de Ponto
O fechamento deve ser de 1 a 31, e o empregador que não seguir, estará
correndo risco de multa sim.
Nota: A empresa pode apurar o ponto de forma quinzenal ou a cada 10 dias,
quando virar o mês, você não terá que apurar o mês TODO de uma vez. É uma
boa sugestão.
Importante: O empregador tem ciência dos problemas que poderão ocorrer se
ele não fizer dessa forma, mas se ele quiser arriscar, a responsabilidade é
do empregador.

33. Lotação x Seção
Para o eSocial, os empregadores deverão enviar quantas lotações quantos FPAS
existentes, mesmo que existam diversas seções, e a alocação dos funcionários
seja por seção, para o esocial o que vai interessar qual a lotação ele pertence.
Nota: Os sistemas de gestão de folha, hoje, na sua maioria já tem a sua tabela de
seções, mas não tem a tabela de lotação, será necessário se informar de como o
sistema está tratando esta questão no sistema, antes de enviar os eventos de
cadastro da empresa e dos estabelecimentos.

34. Horários
Para o eSocial, o importante é ser informado em que tabela de horário o funcionário
está submetido, nesta tabela as informações de hora inicio, intervalo e fim, serão
enviadas por dia da semana trabalhado, assim como o dia de folga e/ou compensação.
Uma informação importante é a quantidade de horas máximas cumpridas na semana,
que diferencia quando se trata de menor aprendiz, por exemplo.
Comercialização com produtor rural
Se o empregador comprar produtos de produtor rural, deverá informar ao eSocial,
informações desta comercialização por CPF do produtor, agrupadas por tipo de
aquisição.

35. Penalidades
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36. 1. Multa por não informar a admissão
do trabalhador
A multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, que pode dobrar de valor em caso de
reincidência, pode ser aplicada à empresa que não comunicar ao eSocial a contratação de
empregado até um dia antes do início do trabalho.
Hoje esta informação é enviada no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CAGED
que é entregue até o dia sete do mês seguinte ao de contratação.

37. 2. Multa por não informar alterações de
contrato ou cadastrais do empregado
A multa de R$ 201,27 a R$ 402,54 poderá ser aplicada à empresa que não informar ao
eSocial os dados cadastrais de empregado e todas as alterações de seu contrato de
trabalho.

38. 3. Multa por deixar de comunicar
acidente de trabalho
A empresa poderá receber multa que varia entre os limites mínimo e máximo do
salário de contribuição se não comunicar ao eSocial imediatamente acidentes de
trabalho que resultem no falecimento do empregado ou não comunicar acidentes
de trabalho não fatais até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente.
Em caso de reincidência, a multa poderá dobrar de valor. Esta multa não é
novidade pois também é aplicada atualmente caso não seja transmitida a CAT
ao INSS.

39. 4. Multa caso não realize exames
médicos
Poderá ser aplicada à empresa a multa de R$402,53atéR$4.025,33 caso os exames médicos
admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional do empregado
não sejam realizados.

40. 5 . Multa se não informar o empregado
sobre os riscos de seu trabalho
Poderá ser aplicada à empresa multa que varia de R$1.812,87aR$181.284,63 de acordo com
a gravidade de cada situação, caso a empresa não ofereça informações ao empregado sobre
os riscos que ele corre durante o trabalho de exposição de agentes nocivos químicos, físicos e
biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.

41. 6. Multa por deixar de informar afastamento
temporário do empregado
Poderá ser aplicada à empresa multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63 caso a empresa deixe
de informar o afastamento temporário de empregado independente do motivo auxilio
doença, férias, licença maternidade e outros.
Nota: as multas acima já existem hoje, mas sua aplicação está restrita as informações
entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual.
Com o eSocial, a base centralizada repleta de informações detalhadas, permitirá ao fisco
automatizar parte de seus processos de fiscalização agilizando a identificação de possíveis
intercorrências.7/2018 reduz pra 1 empregado deverão ter o certificado ou procuração
para envio.

42. Gina Santos
Especialista em eSocial
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