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[BPM DAY] Berneck – Resultados da Implantação de ECM

  • 1. 04/06/2013 1 26º BPM Day Apresentação Disponibilizada pelo Palestrante 26 de Abril de 2013 - Rio de Janeiro / RJ A ABPMP é uma associação internacional de profissionais da área de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), sem fins lucrativos, independente de fornecedores, e dedicada à promoção dos conceitos e práticas de BPM. É orientada e conduzida por praticantes de BPM. www.abpmp.org e www.abpmp-br.org
  • 2. 04/06/2013 2 CONHECIMENTO - ABPMP CBoK - Grupos de Interesse SIGs - Comitê Educacional TREINAMENTO - Cursos Introdutórios, de formação, específicos e preparatórios - Pontos de Treinamento Certificados - Instituições de ensino - CBPP – Certified Bussines Process Profesional - CBPP – Recertification CERTIFICAÇÃO - Encontro de profissionais - BPM Day - BPM Congress EVENTOS Atuação da ABPMP Agenda 09:00 – Case BNDES – Projeto Agir 09:40 – Case Oi: Escritório de Processos - Alteração 10:20 – Case ABPMP Brasil – Como Estamos Entregando Valor com BPM? 11:00 – Intervalo 11:15 - Mesa Redonda com os CBPPs do RJ 12:00 - Almoço (livre) 13:00 – Dinâmica: Vanda Souza 13:40 – Case Globosat: Gestão de Processos 14:20 – Case Mellita: BPMS como Alavanca de Excelência 15:00 – Case Mongeral Aegon: Escritório de Processos – Alteração 15:40 – Coffee-break 16:10 – Case Bernek: Resultados da Implantação de BPM 16:50 – Case Brasfanta: Gestão de Processos Comerciais 17:30 – Mesa Redonda com Paul Dinsmore
  • 3. 04/06/2013 3 Case Bernek Resultados da Implantação de ECM com Waldir Batista de Oliveira, CIO da Berneck CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Enterprise Content Management Gestão de conteúdo empresarial
  • 4. 04/06/2013 4 AGENDA TOTVS BERNECK CASOS DE USO ECM/BPM MATURIDADE PRÓXIMOS PASSOS 8 Por que a TOTVS é a melhor escolha? Portfólio Completo
  • 5. 04/06/2013 5 9 Obstáculos na Estruturação de Processos Processos não devidamente documentados Gargalos diminuem a produtividade e eficiência Indicadores (KPIs) não estão definidos e controlados Integração complexa entre vários processos Mudança nos processos é trabalhosa e difícil Falta de rastreabilidade e visibilidade Fontes: AIIM 10 Obstáculos na Manipulação do Conteúdo Fontes: AIIM, Gatner, IDC, Forrester O Volume de Informação aumenta em 200% a cada ano 71% das pessoas acredita que é mais fácil encontrar a informação na WEB do que nos Sistemas Internos 15% do tempo é gasto para duplicar informação já existente 80% da informação empresarial não está estruturada em sistemas Uma empresa perde anualmente US$ 5 mil por funcionário com a busca ineficaz de documentos Executivos gastam 40% do tempo gerenciando documentos
  • 6. 04/06/2013 6 11 Transpondo as barreiras com Gestão de Processos e Conteúdo • Potencializar as melhores práticas ao longo da organização • Aumentar a velocidade de execução das atividades • Viabilizar a colaboração das informações entre as pessoas • Melhorar a acuracidade da tomada de decisão • Monitorar e medir os processos visando melhoria contínua • Diminuir os custos e riscos de operação dos processos • Responder rapidamente às mudanças demandas pelo negócio Gestão de Processos e Conteúdo 12 O que é uma Solução de Gestão de Processos e Conteúdo? Conceito
  • 7. 04/06/2013 7 13 Gestão de Processos e Conteúdo / Enterprise Content Management (ECM) são estratégias, métodos e ferramentas usados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdos integrados aos processos de negócio. Conceito CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Enterprise Content Management Gestão de conteúdo empresarial
  • 8. 04/06/2013 8 BERNECK Institucional GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos Divulgação de Normas Contratos Publicação de Comunicados
  • 9. 04/06/2013 9 Integração Equipamentos EMS com GED No cadastro de equipamentos no E.M.S é vinculado o documento ECM que corresponde a foto e manual do item. ao clicar no botão referente a foto, por exemplo, o sistema abre automaticamente o arquivo no ECM. Integração com Outlook Painel de integração com ECM direto no Outlook, facilitando ao acesso as tarefas (Workflow) ou documentos favoritos (GED). Utilizado principalmente pelas gerências.
  • 10. 04/06/2013 10 Processos Workflow Recursos Humanos Principais processos Requisição de Pessoal Auxilio Educação Enquadramento e promoção Programação de Férias Treinamento Desligamento Todos os processos possuem uma hierarquia de aprovação pré-definida pelo RH, de acordo com a lotação do funcionário. RH – Enquadramento e Promoção Gerente ou Supervisor inicia o processo informando a situação atual e proposta do colaborador. As áreas de Medicina e Segurança recebem uma notificação para avaliarem se o colaborador precisa fazer avaliação médica, e verificar os EPI’s utilizados. RH preenche bloco de informações salariais de acordo com cargo e faixa proposta. Hierarquia de aprovação da lotação aprova ou rejeita a solicitação Caso aprovado o RH recebe novamente o processo e executa as alterações solicitadas.
  • 11. 04/06/2013 11 Processo de Desligamento Integração com HCM Processo de desligamento integrado com sistema de Folha de pagamento, trazendo os dados do colaborador e hierarquia de aprovação. Processos Workflow Materiais Principais processos Solicitação de Cadastro de Itens Emissão de Nota Fiscal
  • 12. 04/06/2013 12 Materiais – Cadastro de Itens Toda solicitação de cadastro de item é realizada através de solicitação no ECM. Materiais – Emissão de Nota Fiscal A emissão de todas as notas de remessa para conserto, envio de amostra, por exemplo, são solicitadas via processo no ECM. Encaminhando a atividade para grupos específicos de acordo com o estabelecimento (PR / SC)
  • 13. 04/06/2013 13 Processo Workflow Oficina Central Controle de Manutenção de Equipamentos Controla todas as etapas de manutenção dos equipamentos das fábricas, para serviços realizados interna ou externamente. Controle Manutenção Equipamentos Trabalho externo - quando enviado para um prestador realizar o serviço -controla saída do equipamento da empresa, monitorando o tempo que ficou fora. Trabalho interno - quando o serviço é realizado dentro da empresa controla todas as etapas da manutenção: Inspeção elétrica, recursos necessário, programação e execução do serviço, lubrificação e inspeção geral.
  • 14. 04/06/2013 14 Processos Workflow Informática Principais processos HelpDesk Chamados Sistemas Controle de Acesso de usuário Configuração de Ramal Controle de Acesso de usuário Toda liberação de acesso a rede ou sistemas é realizada somente através a abertura de solicitação via ECM. O processo passa pela aprovação da chefia, e por todas as áreas responsáveis pelos cadastros do usuário. Ao fim do processo, é iniciado automaticament e um processo de ‘Helpdesk’.
  • 15. 04/06/2013 15 Helpdesk Todos os atendimentos da área de Helpdesk são realizados somente via abertura de solicitação de serviço. Helpdesk - Estatísticas Com base nos dados do processo de helpdesk, podemos gerar vários tipos de estatísticas.
  • 16. 04/06/2013 16 Maturidade Processos – TOP 10 Próximos Passos Rede Social Corporativa Interação social Comunidades Perfis Comunicação Interna Tópicos Respostas
  • 17. 04/06/2013 17 Obrigado!!! waldir@berneck.com.br CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Apoio Institucional www.firjan.org.br Organização www.dinsmore.com.br - www.compassbr.com.br Organização www.elogroup.com.br Realização, Apoio e Organização Realização www.abpmp-br.org
  • 18. 04/06/2013 18 www.capital-h.com.br www.lecom.com.br www.totvs.com www.bizagi.com www.iprocess.com.br Patrocinadores Voluntários da ABPMP • Paulo Cesar Barreto, CBPP® – Gestor Regional ABPMP RJ - http://ow.ly/1NMCA • Luiz Antonio Pereira, CBPP® – Delegado Regional RJ - http://ow.ly/3kUpK • Emerson Fernandes, CBPP® – Delegado Regional RJ - http://ow.ly/aSbd5 • Janice Abdue - br.linkedin.com/pub/janice-abdue/24/844/97 • Roberto Chiacchio, CBPP® - http://ow.ly/eDvhD • Bruno Soares, CBPP® - http://ow.ly/7rDdg • Rafael Faria, CBPP® - http://ow.ly/aSbaQ • Antonio Fantoni, CBPP® - http://ow.ly/fyhuu • Leonardo Porto, CBPP® - http://ow.ly/fyhdC • Nizi Salomão, CBPP® - http://ow.ly/aSbhp
  • 19. 04/06/2013 19 26º BPM Day 26 de Abril de 2013 - Rio de Janeiro / RJ