1. BRAVA Janeiro/2011 ByYou ECM TOTVS para Gestão da Qualidade

3. Agenda ECM TOTVS BY You ECM TOTVS Gestão de Documentos Workflow/BPM Qualidade 3

4. ByYou ECM TOTVS 4 A TOTVS possui solução completa para Gestão de Documentos e Processos no ECM

5. ByYou ECM TOTVS 5 A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis. Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.

6. ByYou ECM TOTVS O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução 6

7. ByYou ECM TOTVS 7 Gestão de Documentos

9. Documento individual

10. Múltipla (lote)

11. Captura

12. Integração Office

13. Drag-and-drop

14. Recuperação

15. Categorização em pastas

16. Busca de documentos avançada

17. Perfil de usuário e segurança

18. Navegação pelo histórico

20. 10 ByYou ECM – Gestão de Documentos Interface 100% WEB

21. 11 ByYou ECM – Gestão de Documentos Área de Trabalho

22. 12 ByYou ECM – Gestão de Documentos Categorização em Pastas

23. 13 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com upload

24. 14 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com drag-and-drop

25. 15 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Desenhos

26. 16 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Documentos

27. 17 ByYou ECM – Gestão de Documentos Versionamento e Aprovação

28. 18 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Conteúdo

29. 19 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Formulários

30. 20 ByYou ECM – Gestão de Documentos Navegação no Histórico de Acessos

31. 21 ByYou ECM – Gestão de Documentos Mecanismo de busca por conteúdo

32. 22 ByYou ECM – Gestão de Documentos Documentos Favoritos

33. 23 ByYou ECM – Gestão de Documentos Lixeira

34. 24 ByYou ECM – Gestão de Documentos Integração com Office

35. 25 ByYou ECM – Gestão de Documentos Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

36. 26 ByYou ECM – Gestão de Documentos Outras Características Notificação por e-mail de publicações; Indicação de Leitura; Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas; Atualização de variáveis do documento; Notificações de documentos expirados; Relacionamento de documentos; Histórico e rastreabilidade de aprovação.

37. 27 ByYou ECM – Gestão de Documentos Vantagens e Benefícios Maior velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decisões; Obtenção de vantagem competitiva sustentável; Redução de custos com cópias; Melhor aproveitamento de espaço físico; Disponibilização instantânea de documentos; Evita extravio ou falsificação de documentos; Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos; Continuidade de negócios; Facilitação às atividades que envolvem colaboração.

38. ByYou ECM TOTVS 28 Workflow/BPM

40. Notificação por e-mail

41. Indicação de etapa do processo

42. Preenchimento do formulário

43. Histórico de movimentações

44. Anexos integrados ao GED

45. Encaminhamento de atividades

46. Observações relevantes

47. Execução de aplicativos

48. Timeout de atividade

49. Gestor de Processo

50. Transferência de PendênciasMotor de Processos Editor gráfico de processos Notação BPMN e Swim Lanes Configurações no fluxo Mecanismos de atribuição Inclusão de instruções Controle de versões Exportação e importação Validações lógicas Regras de automáticas Definição de segurança Integrações (SOA) Anexação de formulários

51. ByYou ECM TOTVS 30 Álbum de Fotos

52. 31 ByYou ECM –Workflow/BPM Desenho gráfico de processos com notação BPMN

53. Fluxo automático (timeout) 32 ByYou ECM –Workflow/BPM

54. 33 ByYou ECM –Workflow/BPM Central de Tarefas

55. 34 ByYouECM –Workflow/BPM Categorização de Processos

56. 35 ByYou ECM –Workflow/BPM Ambiente de trabalho

57. 36 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

58. 37 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

59. 38 ByYou ECM –Workflow/BPM CAP - Central de Análise de Processos

60. 39 ByYou ECM –Workflow/BPM Extração de relatórios com BIRT

61. 40 ByYou ECM –Workflow/BPM Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

62. 41 ByYou ECM – Workflow/BPM Outras Características Notificação por e-mail de evoluções e atrasos Atividades paralelas Apontamento de horas para custeio Mecanismos de atribuição automática Scripts para validação de dados Datasets e SOA para customizações e integração Extração de relatórios com BIRT Criação de Portlets para Portais

63. 42 ByYou ECM – Workflow/BPM Vantagens e Benefícios Maior transparência em processos; Combate a fraudes; Rastreabilidade das atividades; Aumento de produtividade e eficiência; Melhor visão organizacional; Maior velocidade na implementação de mudanças em processos; Redução da curva de aprendizado de colaboradores; Preservação do capital intelectual da organização; Redução de retrabalho e processos perdidos; Kits de Implantação Rápida que aceleram o processo de implantação

64. ByYou ECM TOTVS 43 Qualidade

67. 46 ByYou ECM –Qualidade Emissão de Lista Mestra

68. 47 ByYou ECM –Qualidade Emissão de Cópia Controlada

70. Gestão Documental

71. Gestão de Ocorrências

72. Gestão de Auditorias

73. Gestão de Ações

75. Registro de Ocorrência Fluxograma do processo de Registro de Ocorrência 50

76. 51 Atividade Registrar Ocorrência Neste campo o usuário informará a data da ocorrência Nesta seção o usuário informará os detalhes da ocorrência: tipo de ação, tipo de ocorrência, origem, criticidade, se precisa de conteção e o assunto relacionado

77. 52 Atividade Aprovar Solicitação O usuário poderá escolher entre aprovar a ocorrrência ou reprova-la.

78. 53 Atividade Executar Contenção Como este campo está preenchido o processo entrou na atividade automática “Precisa de Contenção”, sendo enviado automaticamente para a atividade “Executar Contenção” Na atividade Executar Contenção o campo “Descrição da contenção” é o único que deverá ser preenchido.

79. Atividade Analisar Causa - Ishikawa 54 Na atividade Analisar Causa o usuário poderá ainda utilizar o diagrama de Ishikawa para auxiliar na análise de causa da ocorrência.

80. 55 Atividade Analisar Causa Nesta atividade o usuário deverá preencher este campo para descrever a análise da causa.

81. 56 Atividade Aprovar Análise da Causa O usuário poderá escolher entre registrar um plano ou reprovar a análise da causa e refaze-la.

82. 57 Atividade Registrar Plano de Ação O usuário poderá escolher entre criar um Plano de Ação como subprocesso ou enviar o processo para a atividade Verificar Eficácia

83. Atividade Verificar Eficácia 58 O usuário poderá escolher entre enviar para a atividade de notificação ou rejeitar, repetindo ciclo.

84. Kit BRAVA ECM Qualidade 59 Plano de Ação

85. Plano de Ação Fluxograma do Processo do Plano de Ação 60

87. 62 Atividade Registrar Plano de Ação Ao enviar a atividade Registrar Plano de Ação, serão criadas as atividades com o prazos e os responsáveis definidos no formulário. Ao iniciar o Plano de Ação pelo processo de Registro de Ocorrência, é possível consultar os dados da solicitação clicando no link Visualizar Ocorrência

88. Na atividade Registrar Plano de Ação o usuário poderá definir atividades a serem executadas, com prazos e responsáveis. Para cada atividade, será inicializado o processo Atividade do Plano de Ação, no qual o usuário responsável irá receber as instruções e poderá descrever o que foi executado durante a tarefa. 63 Atividade Registrar Plano de Ação – Definir Atividades

89. Atividade do Plano de Ação Fluxograma do processo Atividade do Plano de Ação 64

90. Formulário de Atividade do Plano de Ação 65 Ao tomar conhecimento de uma atividade, é possível consultar à qual plano de ação esta se refere, através do link Visualizar Plano de Ação Ao receber uma atividade, pode-se visualizar as instruções entre outras informações na seção Dados da Atividade No campo descrição deve-se informar os procedimento executados durante a execução da atividade

91. 66 Atividade Verificar Eficácia Na atividade Verificar Eficácia é possível escolher entre finalizar o plano de ação ou enviar novamente para o início do processo.

92. Kit BRAVA ECM Qualidade 67 Auditorias

93. Gestão de Auditoria Fluxograma do Processo de Gestão de Auditoria 68

94. 69 Atividade Solicitar Auditoria A atividade Solicitar Auditoria éponto inicial do processo de Auditoria.Nesta seção deve-se preencher os dados iniciais para solicitação da auditoria, como área, comunicado, tipo de auditoria, período da auditoria e áreas notificadas.

95. 70 Atividade Solicitar Auditoria Na atividade de solicitação, no formulário de Gestão de Auditoria, é necessário preencher os dados área, comunicado, tipo de auditoria e período de auditoria

96. 71 Atividade Solicitar Auditoria Ainda na atividade Solicitar Auditoria é necessário informar ás áreas que serão notificadas sobre a auditoria que será realizada. Será enviada uma notificação para cada responsável das áreas selecionadas

97. 72 Atividade Determinar Objetivos Na atividade Determinar Objetivos o usuário preencherá o campo Objetivo da Auditoria

98. Atividade Análise do Auditor Líder 73 Na atividade Análise do Auditor Líder o usuário poderá enviar a atividade para Avaliação da Qualidade ou então replanejar a auditoria

99. Atividade Avaliação Qualidade 74 O usuário poderá enviar para a atividade Convocação para Reunião ou finalizar o processo Na atividade Avaliação Qualidade o usuário responsável informará suas considerações sobre a auditoria realizada no campo Observações

100. Kit BRAVA ECM Qualidade 75 Registro de Documentos

101. Registro de Documento Fluxograma do Processo de Registro de Documento 76

102. Atividade Solicitar Registro 77 A atividade Solicitar Registro é o ponto inicial do processo, sendo que o usuário solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitação, Motivo, Documento, Versão e se necessita contenção ou se é necessário distribuir cópia controlada.

103. 78 Atividade Solicitar Registro Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento

104. 79 Atividade Fazer Triagem O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.

105. 80 Atividade Elaborar Na elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo

106. 81 Atividade Aprovar Alterações O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar

107. 82 Atividade Necessita Capacitação Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.

108. 83 Atividade Distribuir Cópias Controladas Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.

109. Kit BRAVA ECM Qualidade 84 Painéis de Gestão da Qualidade

111. Gráfico de Evolução – número de ocorrências por mês

112. Gráfico por Área – número de ocorrências por área

113. Gráfico por Solicitante – número de ocorrências por solicitante

116. Período

117. Criticidade

118. StatusPara cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

120. Gráfico de Assunto – Participação %

121. Gráfico por Status – Participação %

122. Gráfico por Solicitante – Participação %

125. Período

126. StatusPara cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

127. Kit BRAVA ECM Qualidade 91 Gestão de Indicadores

128. 92 Indicadores O módulo de Indicadores é composto pelo processo e pelo painel de indicadores. No processo o usuário define o indicador e realiza a apuração de dados e no painel é possível visualizar o resultado das medições através de gráficos

129. 93 Indicadores Processo de Indicadores

130. 94 Painel de Indicadores No painel de indicadores é possível visualizar os dados de um indicador, assim como a meta definida. Para isso é necessário clicar no botão adicionar gráfico, localizado no canto superior direito do painel Botão Adicionar Gráfico Ao clicar no botão adicionar gráfico, o usuário poderá escolher o indicador e o tipo de gráfico para visualizar os dados

131. 95 Painel de Indicadores Visualização do Painel de Indicadores

132. 96 ByYou ECM – Qualidade Vantagens e Benefícios Integração nativa com Gestão de Documentos e Workflow/BPM; Possibilidade de extração de relatórios e indicadores que retroalimentam os sistemas de gestão; Possibilidade de transformar os processos estáticos descritos em normas e procedimentos em processos efetivamente “vivos” com o engine de Workflow/BPM; Kits com os principais processos relacionados a gestão da qualidade que permitem a aceleração do processo de implantação; Plataforma Web para colaboração de documentos e processos.

133. Kit BRAVA ECM Intranet 97 Intranet Corporativa

135. Na Gestão da Qualidade tem papel fundamental na colaboração e disseminação de informações corporativas dando muito mais transparência, flexibilidade e velocidade ao fluxo de informações

137. 100 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Notícias e Comunicados

138. 101 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa - Aniversariantes

139. 102 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Documentos e Álbum de Fotos

140. 103 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Busca e Cardápio da Semana

141. Portais Principais Vantagens da Gestão de Portais Criação simplificada de portais Adaptação de portais já existentes Integração com as demais funcionalidades do produto Permite adicionar vídeos, imagens etc. Vasta documentação para utilização de funções da solução ECM TOTVS

142. Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM 105

143. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio. www.bravaecm.com.br/kits 106