C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S
D E N E G Ó C I O S - V I L A E M A 1
DEUS E SEUS
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TEMPO
TANTO PARA FAZER ... TÃO POUCO TEMPO
O bem mais importante que alguém pode ter é o
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Se você viver 72 anos, terá gasto:
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TESTE: RESPONDA SIM OU NÃO
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RESULTADO
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COMO TER TEMPO ?
ADMINISTRAR O TEMPO
Primeiro passo: Administrar o tempo não é uma questão de
ficar contando os minutos dedicados a cada at...
ADMINISTRAR O TEMPO
O segundo passo é começar a estrategiar: transformar
objetivos em metas (com prazos e quantificações) ...
ADMINISTRAR O TEMPO
O terceiro passo é criar planos táticos: como atingir as
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24 HORAS
Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo
diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma
proveitosa e ú...
SUGESTÕES: IMPORTANTES E URGENTES
Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias,
algumas estarão ali porque nos são ...
Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para
entregar, etc.
São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “ú...
SUGESTÕES : PLANO DE AÇÃO
 Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se
não o fizer, irá dedicar tempo precios...
Exemplo:
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatório da diretoria
8.30 horas: Reunião com chefia
8.50 horas: leitura d...
SUGESTÕES: CONCENTRAÇÃO
 A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no
que você faz. Não é possível fazer 2 ou ...
SUGESTÕES: CRIE MODELOS
Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar
certos serviços, como relatórios. Guarde em ...
 Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos
documentos necessita espaço e tempo para administrar, o
que vai ...
SUGESTÕES: APROVEITE MELHOR O TEMPO
Aproveite brechas nas suas atividades. Leia um livro enquanto
espera na fila do lava-r...
SUGESTÕES: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO
 Uma das nossas tendências,
quando estamos com pouco tempo,
é tentar fazer tudo ao mesmo ...
 Defina um horário (é uma Lei), em que
você fará uma pausa no seu trabalho e
se dedicará a uma rápida relaxada,
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Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um
perfeccionista!
De 6 a 10: está na média, mas lemb...
Existe diferença entre esforçar-se por executar um trabalho
ótimo e empenhar-se para atingir a perfeição.
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Raramente os perfeccionistas,
aqueles que querem a perfeição em
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DIGA NÃO
 O uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de economia
de tempo. Aprenda a recusar, com educação mas
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DIGA NÃO- EXEMPLOS
 Você foi convidado para estar numa reunião de outro
departamento, mas que nada tem a ver com suas tar...
C O R T E !
Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo
sobre futebol na hora do trabalho, falar ao te...
C O R T E !
 Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não
há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida.
 Qu...
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Reuniao 3 Administrando o tempo

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Aprenda a administrar melhor o seu tempo e seu dia a dia, ferramentas úteis para gerenciar seu tempo e suas atividades, tempo é vida, quando ele acaba a vida também acaba, aprenda a usar seu tempo nas coisas que são realmente importantes na vida.

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  • DINÂMICA _____ de levar várias coisas de um lado ao outro. Primeira vez, só pode levar uma coisa de cada vez. Depois pode levar várias. Resultado... O transporte ou translado é um disperdício (TPS), quando trocamos de uma tarefa para outra, é um tipo de transporte que precisamos fazer com nosso cérebro, esse tempo de troca até atingirmos o pico de rendimento é um disperdício.

    Vamos aprender, neste curso, as principais técnicas de utilizar adequadamente o tempo. Vá em frente e persista: você vencerá! Quase todos nós somos muito ocupados, mas sempre haverá espaço para nos aperfeiçoarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
  • Conte quantas alternativas são verdadeiras para você.
  • Vivemos hoje em dia com tanta informação e cobrança que duvido que alguém tenha caido na segunda opção.
  • MultiShow – Especialista falando sobre como administrar o tempo, e sobre aquilo que não contamos , mas faz nossa percepção que o tempo passa mais rápido.
  • Eu delego em dois casos:
    1- quando não é algo que esteja no meu escopo.
    2- quando conheço alguém que pode fazer melhor (ou tão bom) quanto eu.
  • Já ouviram falar: “Se tudo é urgente, então nada é urgente!”
  • Sinceramente. Eu não concordo com isso, na minha lista só teria as atividades e destaque para as mais importantes.
  • Lembre da dinâmica.
  • Uma dica: O que mais te toma tempo no dia, ou em uma tarefa? Sempre existe um jeito de fazer melhor. Se você não conseguir pensar em uma maneira logo de cara pense “se não existisse limitação de recurso, em um mundo de ficção, como seria isso feito de uma meneira melhor” e a partir daí veja o que pode ser ou não aplicado a nossa realidade. Isso é um grande diferencial em qualquer situação, poucas pessoas pensam em melhorar.
  • Reuniao 3 Administrando o tempo

    1. 1. C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S D E N E G Ó C I O S - V I L A E M A 1 DEUS E SEUS NEGÓCIOS BOA NOITE SEJA BEM VINDO
    2. 2. TEMPO TANTO PARA FAZER ... TÃO POUCO TEMPO O bem mais importante que alguém pode ter é o TEMPO. Numa estória em quadrinhos o personagem principal faz uma observação: "Deus me colocou na Terra para realizar um certo número de coisas. No momento estou tão atrasado que nunca vou morrer". C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S D E N E G Ó C I O S - 3
    3. 3. Se você viver 72 anos, terá gasto: C O O R D E N A R I A R E G I O N A L D E H O M E N S E M U L H E R E S D E N E G Ó C I O S - V I L A E M A 4  21 anos dormindo  14 anos trabalhando  9,5 anos assistindo televisão  7 anos dentro do banheiro com os cuidados de higiene básicos  6 anos comendo  5 anos esperando em filas  4 anos estudando  2 anos retornando chamadas telefônicas  1 ano procurando por coisas perdidas (eu já passei por isso)  22 meses em cultos  6 meses esperando em semáforos e em portas de elevadores! O tempo é a sua vida e, portanto, se você está matando tempo, está matando a si mesmo. Se você não aprender como administrar o seu tempo, nada será administrável em sua vida.
    4. 4. QUEM TEM TEMPO NÃO É QUEM NÃO FAZ NADA: É QUEM CONSEGUE ADMINISTRAR O TEMPO QUE TEM DE MODO A PODER FAZER AQUILO QUE QUER. SER PRODUTIVO NÃO É EQUIVALENTE A ESTAR OCUPADO: HÁ MUITAS PESSOAS QUE ESTÃO O TEMPO TODO OCUPADAS EXATAMENTE PORQUE SÃO IMPRODUTIVAS - NÃO SABEM ONDE CONCENTRAR SEUS ESFORÇOS E, POR ISSO, CISCAM AQUI, CISCAM ALI, MAS NUNCA PRODUZEM NADA ! SER PRODUTIVO É, EM PRIMEIRO LUGAR, SABER ADMINISTRAR O TEMPO, TER SENTIDO DE DIREÇÃO, SABER AONDE SE VAI O ÚNICO DERROTADO É AQUELE QUE DESISTIU DE LUTAR !
    5. 5. TESTE: RESPONDA SIM OU NÃO Estou sempre querendo ganhar tempo. Sou tão rápido, que enquanto faço duas ou três tarefas, as pessoas normalmente executam uma. Fica magoado quando me sinto sem tempo e alguém diz: "Calma, não tenha pressa. Temos tempo”. Me sinto até impotente, sem tempo de viver Eu acho que 24 horas é pouco. Queria que tivesse mais As vezes eu trabalho de madrugada porque não tive tempo de fazer durante o dia Estou sempre querendo ganhar tempo.
    6. 6. RESULTADO Se você concordou com duas ou mais afirmações, há indícios de que o tempo é seu inimigo e você deve estar sofrendo com isso. Se você concordou com apenas uma afirmação ou discordou de todas elas, parabéns, você deve estar lidando bem com o seu tempo !
    7. 7. COMO TER TEMPO ?
    8. 8. ADMINISTRAR O TEMPO Primeiro passo: Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades (numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer ! Tempo6.flv
    9. 9. ADMINISTRAR O TEMPO O segundo passo é começar a estrategiar: transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. Para isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? Tempo.flvTempo4.flv
    10. 10. ADMINISTRAR O TEMPO O terceiro passo é criar planos táticos: como atingir as metas estabelecidas Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito: como no vídeo, criar listas semanais com atividades, criar maneiras de priorizar atividades. Importante saber delegar: focar nas atividades que são relevantes, e delegar. (lembre da aula anterior, o empresário é cabeça, precisa dirigir e guiar, a cabeça não faz atividade das mãos, e mesmo se fizer, não vai ficar tão bom quanto) !
    11. 11. 24 HORAS Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.
    12. 12. SUGESTÕES: IMPORTANTES E URGENTES Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas estarão ali porque nos são importantes, outras porque são urgentes. E também sei que na lista de todo mundo haverá coisas que são IMPORTANTES E URGENTES Imagino que algo que não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de ninguém. (óbvio não é?) O problema surge com coisas que consideramos importantes mas não urgentes, e com coisas que são urgentes mas às quais não damos muita importância !
    13. 13. Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc. São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”... Não faça isto! SUGESTÕES: TAREFAS A LONGO PRAZO Data Executar: 10/02 Procurar o relatório do ano anterior para servir de modelo 15/02 Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento, nova forma de trabalho, etc.) 10/03 Escrever a primeira versão do relatório, juntando o modelo + o que o pessoal já escreveu 20/03 Revisão e alterações 25/03 Enviar o relatório para a Diretoria EXEMPLO TAREFA: Escrever o relatório anual de desempenho de minha seção. Prazo para entrega: 25 de março Distribuição das tarefas menores: Aplique um plano rápido e pequeno para você vencer uma grande tarefa, com prazo marcado.
    14. 14. SUGESTÕES : PLANO DE AÇÃO  Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa.  Trabalhe com o que é IMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu esquema.  À medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que, ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!
    15. 15. Exemplo: 8 horas: Ler o jornal 8.15 horas: Ler relatório da diretoria 8.30 horas: Reunião com chefia 8.50 horas: leitura dos e-mails 9.10 horas: Projeto do novo produto 9.50 horas: Pausa para ginástica 10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE 11 horas: Redigir relatório da visita do cliente 12 horas: Almoço 13.30 horas: Telefonemas e pendências 14.30 horas: Leitura da correspondência 15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento 15.30 horas: Reunião do Departamento Comercial e Marketing 17.00 horas: Revisão final do relatório de visita do cliente 17.50 horas: Programação geral para o dia seguinte (as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas!) Exemplo: (Rafael) 7hs – 9hs: Assuntos Urgentes 9hs – 12hs: Assuntos Importantes 12hs – 13hs: Almoço 13hs – 15hs: Reuniões, discussões e acompanhamentos. 10min: Descanso 15hs-16hs: Assuntos Posteriores 16hs – 17hs: Planejamentos e preparação para o dia seguinte Cada um deve achar a melhor maneira para se organizar, mas o planejamento deve ser feito.
    16. 16. SUGESTÕES: CONCENTRAÇÃO  A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. VÁ ATÉ O FIM Poucos problemas resistem a um ataque maciço.  Como aumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório! Concentração e Eficiência em uma determinada atividade. tempoinício fim
    17. 17. SUGESTÕES: CRIE MODELOS Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou. Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos. Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e controles financeiros diários. Outro exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar diariamente em um só lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou arquivos.
    18. 18.  Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos documentos necessita espaço e tempo para administrar, o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!):  Ao final do dia, limpe a mesa, o dia seguinte começará livre do dia anterior.  Arranje 3 caixas e coloque os papéis (cada caixa deve ter uma cor diferente, para facilitar). Exemplo: Pasta Azul: Para leitura posterior Pasta Verde: Prioridade menor Pasta Vermelha: Prioridades imediatas! SUGESTÕES: ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA Durante seu horário produtivo: Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que você separou para as PROVIDÊNCIAS IMEDIATAS).
    19. 19. SUGESTÕES: APROVEITE MELHOR O TEMPO Aproveite brechas nas suas atividades. Leia um livro enquanto espera na fila do lava-rápido, em consultórios médicos, ou durante viagens de avião.
    20. 20. SUGESTÕES: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO  Uma das nossas tendências, quando estamos com pouco tempo, é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando até as 23 horas. Mas trabalhar durante longas horas não é bom modo de aproveitar o tempo. A energia acaba e o cansaço físico e mental terminam por sepultar o aproveitamento
    21. 21.  Defina um horário (é uma Lei), em que você fará uma pausa no seu trabalho e se dedicará a uma rápida relaxada, organizada ou ginástica.  De uma organizada na mesa, veja se há papéis bagunçados (resista a tentação de mergulhar nas tarefas)  Veja como estão as lista de ações para atividades a longo prazo (se estão preenchidas) (resista a tentação de mergulhar nas tarefas)  Dê uma volta, converse um pouco, veja algumas notícias SUGESTÕES: RELAXE (CONSIDERE OBRIGATÓRIO) Isso te dará um ânimo novo para começar novamente depois do seu break.
    22. 22. 0 (zero) para “NUNCA” 1 para “DE VEZ EM QUANDO” 2 para “QUASE SEMPRE” 3 para “SEMPRE”: ( ) Se você erra ao escrever um bilhete (a mão), ao invés de riscar o erro, você escreve tudo de novo, em outra folha. ( ) Você revisa um relatório, a procura de erros, mesmo depois de já ter sido entregue. ( ) Você “enfeita” (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possível, para agradar a quem o recebe. ( ) Um amigo lhe pede uma opinião sobre um assunto, em que você é um especialista. Você dá sua opinião, mas se estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos. ( ) Numa reunião, você precisa votar num assunto. Além de votar, você faz questão de explicar aos outros por que votou daquela maneira. ( ) Você passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo. “O PERFECCIONISTA “
    23. 23. Vamos aos resultados: De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um perfeccionista! De 6 a 10: está na média, mas lembre-se que o perfeccionismo não significa, necessariamente, melhor qualidade no trabalho... Acima de 10: você tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena? O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO
    24. 24. Existe diferença entre esforçar-se por executar um trabalho ótimo e empenhar-se para atingir a perfeição. O primeiro caso é alcançável, produtivo e (algumas vezes) necessário. O segundo é quase inatingível. Por que se esforçar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe irá ler apenas os aspectos principais, para depois jogá- la num arquivo qualquer ou no lixo? Por que imprimir 10 páginas novamente na impressora, se o erro está apenas na palavra “comecar”, que você esqueceu de colocar o “ç”? É mais sensato, econômico e rápido apenas incluir o sinalzinho abaixo do “c”!!!! O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO
    25. 25. Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeição em tudo (ou quase tudo) tem tempo para si, para os outros, ou para serem perfeitos! O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO
    26. 26. DIGA NÃO  O uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados.  Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poderá ter chance de livrar- se dos trabalhos improdutivos.  Quando nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.
    27. 27. DIGA NÃO- EXEMPLOS  Você foi convidado para estar numa reunião de outro departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram você porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!  Você recebe um telefonema para dar uma opinião de marketing para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e responder a um questionário na internet, com 50 perguntas (ou mais...!). Delicadamente, diga que você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e ... tchau!
    28. 28. C O R T E ! Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol na hora do trabalho, falar ao telefone além do imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente.... Estabeleça horários em que atenderá telefonemas de marketing direto (se é que você quer atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper suas atividades para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você tem!
    29. 29. C O R T E !  Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida.  Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo.  Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação. Um cartaz do lado de fora de um viveiro de planejamento paisagístico dizia: "O melhor momento para se plantar uma árvore foi há 25 anos... O segundo melhor momento é hoje". Aja, agora! Tempo3.flv

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