1. A Gestão Documental Hoje:
GED/ECM – tecnologias e suas
aplicabilidades
Jorge
Por(lho
Gabriella
Por(lho
Mgi
Tecnogin
2. FATOS
Desde
a
Revolução
Industrial...até
a
Era
Digital
Produção
anual
média
de
bilhões
de
páginas
de
papel
-‐
115
bilhões
na
atualidade;
Cerca
de
1
trilhão
de
páginas
são
impressas,
copiadas
ou
enviadas
via
fax
a
cada
ano;
62%
das
organizações
uFlizam
papel
para
arquivar
documentos
importantes.
4. PANORAMA
DO
MERCADO
Problemas
freqüentes
na
gestão
documental
Suportes
variados
para
a
mesma
informação;
Falta
de
controle
sobre
o
documento
Ksico
x
digital;
Controle
ineficaz
de
versões
de
documentos;
Impressões
e
fotocópias
desnecessárias;
Duplicidade
de
documentos.
Afinal,
onde
está
a
informação?
5. PANORAMA
DO
MERCADO
O
Que
vem
por
aí..
Geração
de
conteúdo
colaboraFvo
através
de
redes
sociais
(Facebook,
Orkut,
YouTube,
TwiXer,
etc)
e
redes
corporaFvas,
como
o
Microso[
SharePoint.
Amparo
legal
para
documentos
digitais/digitalizados;
Gestão
de
conteúdo
em
novos
formatos
(arquivos
de
som
e
vídeo).
6. GESTÃO
DOCUMENTAL
COMO
GERENCIAR
INFORMAÇÕES
E
DOCUMENTOS
DE
MANEIRA
ESTRATÉGICA?
A
gestão
documental
reúne
as
ferramentas
necessárias
para
a
conversão,
localização
e
tratamento
documental,
além
de
oFmizar
processos
produFvos.
A
gestão
documental,
hoje,
é
uma
ferramenta
estratégica
para
o
sucesso
das
organizações.
7. GESTÃO
DOCUMENTAL
Alguns
processos
da
Gestão
Documental
Organização
ArquivísFca;
Tratamento
Técnico
de
Documentação;
Administração
de
Acervos
Documentais;
Tratamento
de
acervos
históricos;
Custódia
de
Documentos;
Microfilmagem;
Digitalização
de
Documentos
e
Microformas;
Indexação
e
Captura
de
Dados
por
OCR,
ICR
e
Digitação.
8. GED
e
ECM
GED
-‐
Gerenciamento
Eletrônico
de
Documentos
ECM
-‐
Enterprise
Content
Management
Conjunto
de
tecnologias
que
permite
o
gerenciamento
de
documentos
de
forma
digital.
Tais
documentos
podem
estar
em
diversos
suportes,
como
papel,
microfilme,
som,
imagem
e
arquivos
originalmente
digitais.
9. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Tecnologias
correlatas
Document
Imaging
(DI)
ou
Gerenciamento
de
Imagens
e
Documentos;
Document
Management
(DM);
COLD/ERM:
em
subsFtuição
ao
COM,
proporciona
o
armazenamento
de
informações
em
discos
ópFcos,
com
gerenciamento
de
relatórios
de
forma
digital.
RIM
(Records
and
InformaFon
Management):
atribui
e
controla
o
ciclo
de
vida
específico
de
um
Fpo
documental.
10. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Microfilmagem
Tipos:
Convencional:
conversão
de
documentos
Ksicos
para
microfilme
/
16
ou
35mm
COM
–
Computer
Output
do
Microfilm:
gravação
de
informações
digitais
em
suporte
micrográfico
(microficha
/
cartão
janela
/
jaqueta)
Eletrônica:
conversão
de
documentos
digitais
para
suporte
micrográfico.
12. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Digitalização
É
a
conversão
de
documentos
Ksicos
ou
em
suporte
micrográfico
em
imagens
digitais
(TIFF
/
JPG
/
PDF).
13. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Indexação
Geração
de
base
de
dados
ligando
a
informação
desejada
à
localização
Ksica
ou
virtual
do
documento
original.
Tipos:
Indexação
manual
e
digitação
OCR
(OpFcal
Caracter
RecogniFon)/
ICR
(Intelligent
Caracter
RecogniFon):
reconhecimento
de
caracteres
em
imagens
digitalizadas,
via
so[ware
(mapa
de
pixels).
UFlizadas
normalmente
em
forms
processing.
14. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Ferramentas
de
Pesquisa
So[wares
de
GED/ECM,
tais
como:
Captaris
Alchemy
Laserfiche
SAP
Business
Object
Indexação
de
conteúdo
colaboraFvo
na
web:
Google
(o
maior
indexador
da
web)
e
demais
sites
de
busca.
15. AGRADECIMENTO
“A
tecnologia
é
um
aliado
para
o
nosso
bem-‐viver.”
Obrigado.