Manual - Gestão de correio eletrónico e perquiza de informação na WEB

1. Manual
Gestão de correio eletrónico e pesquisa de informação na
web (UFCD 0693)

2. Índice
Introdução: .....................................................................................................................................................4
Gestão eletrónica de documentos..................................................................................................................4
Definição.........................................................................................................................................................4
Capture ...........................................................................................................................................................5
Document Imaging (DI)...................................................................................................................................5
Document Management (DM) .......................................................................................................................5
Workflow / BPM .............................................................................................................................................5
COLD/ERM ......................................................................................................................................................5
Forms Processing............................................................................................................................................6
Records and Information Management (RIM) ...............................................................................................6
Agenda eletrónica...........................................................................................................................................7
Correio Eletrónico - Conceito, o que é, Significado:...................................................................................8
Os endereços de correio eletrónico são compostos da seguinte forma:.......................................................8
Organização de pastas e indexação dos documentos electrónicos ...........................................................10
Mensagens eletrónicas: ................................................................................................................................11
Diferença entre correio eletrónico e página web ........................................................................................12
Página web:...................................................................................................................................................12
Servidores de e-mail mais populares............................................................................................................12
Caixa de Entrada ...........................................................................................................................................14
Criar um e-mail no Gmail passo a passo....................................................................................................15
Encaminhar automaticamente mensagens do Gmail para outra conta ..................................................19
Ativar o encaminhamento automático.........................................................................................................20
Desativar o encaminhamento automático...................................................................................................20
Elimine mensagens.......................................................................................................................................21

3. Elimine uma única mensagem......................................................................................................................21
Para eliminar uma única mensagem de uma discussão de email:...............................................................21
Elimine várias mensagens.............................................................................................................................21
Elimine todas as mensagens numa categoria...............................................................................................22
Esvaziar o lixo................................................................................................................................................22
Anular a eliminação de mensagens..............................................................................................................22
Recupere mensagens da pasta Lixo..............................................................................................................23
Bibliografia: ..................................................................................................................................................24

4. Introdução:
Quando se fala em gestão eletrónica de documentos é inevitável pensarmos em correio eletrónico e ao
consumo de tempo associado à leitura e escrita de mensagens. Porém, o gmail é mais do que uma
ferramenta de correio eletrónico e se usada adequadamente, pode ser um bom instrumento para melhorar
a gestão do tempo. Neste curso procurar-se-á introduzir conceitos de planeamento, organização e gestão
do tempo com a utilização eficaz do gmail e de e-mails.
Gestão eletrónicade documentos
Definição:
Gerenciamento Eletrónico de Documentos ou GestãoEletrónica de Documentos (GED) é uma tecnologia que
provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes
em documentos.
O termo GED foi "disseminado" durante a década de 90 no Brasil, mas desde 2000 o termo mais adequado
é ECM(Enterprise Content Management) que condiz com a modernidade que passou esta tecnologia.
Os sistemas GED permitem aos usuários utilizarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via
navegador web por meio de uma intranet corporativa interna ou externamente, sendo esta última forma
mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável
para a Gestão do conhecimento.

5. Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de
advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de
arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e
grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade,
Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema
modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrónico de Documentos.
É a forma de governar através da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao
cidadão o acesso aos serviços governamentais, assimtornando um governo mais prestador de serviços.
Abaixo explicamos melhor cada uma destas tecnologias para que fique mais claro:
Capture – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando
em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de seremintegradas a todas as aplicações de negócios.
Document Imaging (DI) – Conhecido popularmente como digitalização de documentos, muito utilizada
para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização comscanners.
Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite
gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos electrónicos.
Workflow / BPM – Controla e gere processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas
sejamexecutadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas,prazos, trâmites,
documentos e sincroniza a acção das pessoas.
COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento,
gerenciamento e recuperação de dados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua
forma original.

6. Forms Processing (processamento de formulários) – Tecnologia que reconhece e extrai o texto dos
documentos e o relaciona com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. São
principalmente utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition)
para o reconhecimento automático de caracteres.
Records and Information Management (RIM) – É o gerente do ciclo de vida de um documento,
desde a criação, envolvendo armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos
documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

7. Agenda eletrónica
Uma Agenda Eletrónica é um pequeno computador do tamanho de uma calculadora, frequentemente
contendo função interna de diário, entre outras funções, tais como livro de endereços e calendário.
Normalmente, possuem um pequeno teclado alfanumérico e uma tela LCD de uma, duas ou três linhas.
Devido ao advento de assistentes pessoais digitais, e mais tarde smartphones na década de 2000 e de 2010,
respetivamente, ambos possuindo um conjunto maior de recursos, agendas eletrônicas raramente sãovistos
hoje.

8. Correio Eletrónico -Conceito,o que é, Significado:
Este é um dos serviços mais antigos da Internet moderna. O mesmo facilitou durante décadas a interação
entre os usuários de computadores de diferentes continentes, baseadas em mensagens de texto.
O correio eletrónico é um serviço digital que permite aos usuários de computadores o envio e a recepção de
mensagens com conteúdo de texto, assimcomo outras funções adicionais como anexar arquivos junto às
mensagens.
O correio eletrónico é também conhecido como e-mail ou email (a segunda forma é menos frequente) por
causa da abreviatura eletronic em inglês.
Embora não seja estritamente necessário o computador estar conectado a uma rede (podemos enviar uma
mensagem de e-mail a outro usuário do mesmo sistema) e que o serviço de correio eletrónico seja utilizado
em outra rede diferente da Internet, intuitivamente, qualquer um de nós identifica esteserviço com Internet
e com o envio de mensagens a internautas localizados em diferentes lugares.
A história do correio eletrónico se remonta ao final dos anos 60 e no início da década de 1970, no século XX,
quando a partir dos serviços previamente existentes, um serviço de mensagens foi implantado na rede
ARPANET e se estabeleceu como e-mail atual
Foi precisamente nesta época que o símbolo arroba (@) passou a ser utilizado para separar e diferenciar o
nome do usuário que escreve a mensagem do nome do servidor, um símbolo que se tornou universal.
Os endereços de correio eletrónico são compostos da seguinte forma:
nome_do_usuário@serviço. sufixo

9. Por exemplo, guillem@ conceitos.com seria um endereço de correio eletrónico válido em seu formato (mas
já adianto que o mesmo é inexistente).O uso do serviço está baseado em uma série de programas,
começando por um cliente que escreve uma mensagem a ser enviada, uma vez que o usuário pressiona o
botão de saída por meio de um agente de e-mail instalado no dispositivo de saída ou no servidor que está
conectado.
Nas conexões domésticas à Internet o serviço de correio eletrónico costuma ser fornecido pela mesma
operadora, embora possamos inscrever-sede maneira alternativa a um serviço gratuito ou até mesmo pago,
independente do provedor da conexão de rede.
Isto, como principal vantagem, é que se mudarmos o provedor de acesso, manteríamos a caixa de correio
independentemente de qual seja nossa nova empresa.
A mensagem do e-mail é armazenada no servidor que hospeda a caixa de correio eletrónico do destinatário
após ser direcionada ao seudestino através da Internet, alémdisso,é recuperada e lida a partir do momento
que o usuário abre sua caixa de correio.
Inicialmente, o correio eletrónico, em formato de texto, exigia um aplicativo instalado na máquina local
Em seguida vieram os ambientes gráficos e com eles o e-mail e, finalmente, os serviços de webmail que
permitem gerenciar o correio através de uma interface web, cujos expoentes máximos são o Hotmail /
Outlook e o Gamil.
Há pouco tempo os correios electrónicos também chegaram aos telefones celulares, com aplicativos e
serviços dedicados.
Entre os serviços permitidos estão os seguintes: anexar arquivos, responder mensagens e reenviá-las.
Anexar arquivos nos permite utilizar o correio eletrónico para enviar fotos, documentos, apresentações,
planilhas de cálculo e até mesmo programas completos.

10. A resposta nos permite escrever um e-mail diretamente em resposta ao outro semter que voltar a inserir o
endereço do destinatário e mantendo o texto original caso seja de interesse.
Da mesma forma, podemos fazer um envio e responder a vários destinatários e até mesmo reenviar uma
mensagem a um terceiro.
Embora em momentos diferentes fosse buscado um substituto para o correio eletrónico, inicialmente com
as mensagens de voz, até agora nada nem mesmo ninguém conseguiu fazer sombra a este serviço
fundamental da Internet, exceto talvez as mensagens IP.
Aplicativos para smartphones e computadores de mesa, como o WhatsApp, o Facebook, o Messenger, o
Telegram ou o Hangouts, foram os primeiros a ameaçar o uso do correio eletrónico, mas mesmo assimnão
há nenhum perigo real de substituição, pois existem usuários que preferem outras formas de comunicação
e para diferentes fins
Por outro lado, um dos principais problemas desta tecnologia é a quantidade de spam ou "lixo eletrónico"
enviado e recebido por dia. Isso significa que um usuário médio receberá provavelmente muitos e-mails
indesejados todos os dias.
Organização de pastas e indexação dos documentos electrónicos
Como atividade integrante do tratamento temático da informação documental, a indexação tem por
finalidade conhecer o conteúdo de documentos, identificando termos que representem seu assunto, com o
objetivo de referenciá-los para uma melhor recuperação da informação em catálogos e sistemas de
recuperação da informação. Segundo F. W. Lancaster, a indexação de assuntos é normalmente feita visando
a atender às necessidades de determinada clientela, ou seja, é preciso que se tome uma decisão não
somente quanto ao que é tratado no documento, mas por que ele se reveste de provável interesse para
determinado grupo de usuários.

11. A indexação surge no contexto da chamada "explosão bibliográfica" após aII Guerra Mundial para o controle
bibliográfico em centros de documentação especializados, o conceito surgiu da elaboração de índices, e está
hoje vinculada ao conceito de análise de assunto.
A determinação do assunto do documento ocorre por meio da análise conceitual do documento, realizada
pela leitura documental. O bibliotecário é tido como um sujeito leitor, enquanto indexador, porque ele faz
uma leitura técnica antes de indexar um documento. Para haver qualidade na produção dessa leitura, é
viável que as operações documentais sejam feitas de maneira objetiva, visando o acesso a todas as fontes
de informação de uma biblioteca ou centro de documentação.
Com o objetivo de encontrar facilidade emfazer uma indexação, é necessário que o bibliotecário estabeleça
alguns parâmetros para a facilitação do seu trabalho, denominados de política de indexação que analisa as
conceções existentes acerca da política de indexação e as perceções em torno de sua elaboração por parte
de discentes do curso de graduação em Biblioteconomia. Metodologicamente tem-se um estudo de tipo
exploratório-descritivo com abordagem quantitativa e coleta de dados via questionário online. Os resultados
indicam que os graduados entendem a política como um documento formalmente instituído, importante
para todos os elos da cadeia – gestor da biblioteca, bibliotecário e usuário – porque permite aperfeiçoar o
tratamento da informação. Os discentes consideram-se aptos aconstruir uma políticacom apoio dos colegas
de trabalho, sendo que partiriam da compreensão do público da unidade para esse intento. Ainda enxergam
como grande dificuldade na elaboração da política de indexação o estabelecimento de uma visão
institucional forte e unificada sobre o tratamento temático e o delineamento do nível de exaustividade e da
coordenação dos termos. Conclui-se que predomina a conceção de política como normativa de existência
formal e a perceção de elaboração colaborativa centrada no usuário.
Mensagens eletrónicas:

12. O correio eletrónico é como uma caixapostal que pede para uma empresa de correspondência, sóque neste
caso solicita para uma empresa da Internet, como Google, Outlook ou Yahoo! Resumindo, abrir ou criar uma
conta de correio eletrónico é pedir uma caixa postal gratuita para.
Na internet, suacaixapostal estájunto a muitas outras, é algoparecido com um enorme edifício cheio delas.
Este edifício é chamado de Servidor de Correio e é propriedade da empresa da Internet que escolhe para
abrir a sua conta (Google, Outlook, Yahoo!, entre outros ...)
Imagine que neste edifício, chamado “Servidor de Correio”, trabalham carteiros muito eficientes, que são
encarregados de levar as mensagens de caixa postal em caixa postal, de acordo com a direção da pessoa
para quem vai a mensagem.
Por isto, o serviço de correspondência é quase instantâneo, não tem custo e pode viajar ao redor do mundo.
Diferença entre correio eletrónico e página web
Um correio eletrónico e uma página web são coisas muito diferentes. Para entender melhor, retomaremos
o exemplo do correio postal.
Página web:
Imagine que entre na empresa de correspondência que lhe deu a “caixa postal”. Uma vez ali, abre sua caixa
postal para ver as mensagens que recebeu.
Muito bem, neste exemplo, a empresa que lhe dá a “caixa postal”, é a página web do servidor do correio
que escolher para abrir a sua conta: Outlook, Google ou Yahoo!. No entanto, deve entrar primeiro numa
página web e posteriormente no seu correio.
Servidores de e-mail mais populares
Todos os servidores ou serviços de correio eletrónico contam com as mesmas ferramentas. No entanto,
existem características que os diferenciam entre si. A seguir, verá algumas semelhanças e diferenças
entre Gmail, Outlook e Yahoo!. Desta forma poderá escolher aquele que mais gosta e seguir para o próximo
passo: criar ou abrir sua conta de correio eletrónico.

14. Caixa de Entrada
Todos os servidores de e-mail contam com um espaço para que possa ver as mensagens que chegam. Isto é
chamado de Caixa de Entrada e consiste emuma lista das mensagens que recebeu e onde encontrará dados
adicionais como o remetente da mensagem, o título ou assunto da mensagem e a data de envio.
A diferença entre a Caixa de entrada de Gamil, Outlook e Yahoo! está na maneira que organiza e classifica
suas mensagens.
Por exemplo, com Gmail pode identificar suas mensagens com cores e nomes especiais, no Outlook pode
fazer o mesmo, mas sem cores e com Yahoo! pode criar pastas rapidamente e classificá-los comquiser.

15. Criar um e-mail no Gmail passo a passo.
Passo 1:
1. Acedercomo Browserapágina:
2. https://www.google.co m/intl/pt- PT/gmail/about/
3. Ou pesquisar“Gmail”napáginagoogle motorde Busca
4. Selecionaraopção”Create naAccount.

16. Passo 2:
Passo 3:
1.Preencheros camposconforme solicitado.
2.Verificarasdisponibilidadesdo endereço.
3.Efetuara escolhade palavra-passe(atençãotemde serumapalavrapasse forte/8caracteresno
mínimo, comuma letramaiúscula.
4.Pressionarcomobotãoesquerdodo ratoemseguinte.
1.Preencheros camposconforme indicado.
2.O númerode telefoneé opcional,noentantoquandose temtelemóvel androidtorna-se
uma mais valia.
3.Inserirdatade nascimento.
4.Pressioneem seguinte.

17. Passo 4:
Passo 5:
1.Leiaa Privacidade e termosdasuacontagmail.
2.Faça Scroll.
3.Casoconcorde aceite ostermose condições.
4.Pressionenobotão de criarconta.

18. Enviar e-mail:
Anexar Ficheiro:

19. Final:
Encaminhar automaticamente mensagens do Gmail para outraconta
Pode optar por encaminhar todas as suas novas mensagens para outro endereço de email ou encaminhar
apenas certos tipos de mensagem.
Configurar o encaminhamento automático
Pode encaminhar automaticamente as suas mensagens para outro endereço. Pode optar por encaminhar
todas as mensagens novas ou apenas algumas.

20. Nota: apenas pode configurar o encaminhamento num computador, não na aplicação Gmail. Se tiver uma
conta profissional ou escolar e tiver problemas, contacte o administrador.
Ativar o encaminhamento automático
1. No computador, abra o Gmail com a conta a partir da qual pretende encaminhar mensagens. Apenas
pode encaminhar mensagens de um único endereço do Gmail e não de um grupo ou alias de email.
2. Na parte superior direita, clique em Definições .
3. Clique em Definições.
4. Clique no separador Encaminhamento e POP/IMAP.
5. Na secção "Encaminhamento", clique em Adicionar um endereço de email de encaminhamento.
6. Introduza o endereço de email para o qual pretende encaminhar as mensagens.
7. Clique em Seguinte Continuar OK.
8. Será enviada uma mensagem de validação para esse endereço. Clique no link de validação existente
nessa mensagem.
9. Volte à página de definições da conta do Gmail a partir da qual pretende encaminhar mensagens e
atualize o navegador.
10. Clique no separador Encaminhamento e POP/IMAP.
11. Na secção "Encaminhamento", selecione Encaminhar uma cópia do correio recebido para.
12. Escolha o que pretende que aconteça com a cópia dos emails do Gmail. Recomendamos manter a
cópia do Gmail na caixa de entrada.
13. Na parte inferior da página, clique em Guardar alterações.
Desativar o encaminhamento automático

21. 1. No computador, abra o Gmail com a conta a partir da qual pretende deixar de encaminhar emails.
2. Na parte superior direita, clique em Definições .
3. Clique em Definições.
4. Clique no separador Encaminhamento e POP/IMAP.
5. Na secção "Encaminhamento", clique em Desativar encaminhamento.
6. Na parte inferior, clique em Guardar alterações.
Elimine mensagens
Quando elimina uma mensagem, esta fica na pasta Lixo durante 30 dias. Após esse período, a mensagem é
eliminada definitivamente. Se pretende remover uma mensagem da caixa de entrada, mas não pretende
eliminá-la, pode arquivar a mensagem.
Elimine uma única mensagem
1. No computador, aceda ao Gmail.
2. Aponte para a mensagem.
3. À direita, clique em Eliminar.
Para eliminar uma única mensagem de uma discussão de email:
1. Abra a mensagem.
2. Junto a Responder , clique em Mais .
3. Clique em Eliminar esta mensagem.
Elimine várias mensagens

22. 1. No computador, aceda ao Gmail.
2. Selecione as caixas à esquerda das mensagens.
3. Na parte superior, clique em Eliminar.
Elimine todas as mensagens numa categoria
1. No computador, aceda ao Gmail.
2. Na parte superior esquerda, selecione a caixa para escolher todas as mensagens. Se tiver mais do
que uma página de mensagens, clique em Selecionar todas as conversas.
3. Na parte superior, clique em Eliminar.
Esvaziar o lixo
Se não pretender que uma mensagem fique na pasta Lixo durante 30 dias, pode eliminá-la definitivamente.
1. No computador, aceda ao Gmail.
2. No lado esquerdo da página, clique em Mais.
3. Desloque-se para Lixo.
4. Selecione a caixa junto às mensagens que pretende eliminar definitivamente e, em seguida, clique
em Eliminar definitivamente.
Nota: A opção Eliminar definitivamente só está disponível na pasta Lixo. Não irá conseguir eliminar
definitivamente itens a partir da vista Resultado da pesquisa.
5. Para eliminar todas as mensagens no lixo, clique em Esvaziar o Lixo agora.
Anular a eliminação de mensagens
Pode mover mensagens para fora do lixo se as tiver eliminado nos últimos 30 dias.
Veja as mensagens na pasta Lixo

23. 1. No computador, aceda ao Gmail.
2. No lado esquerdo da página, desloque-se para baixo e, em seguida, clique em Mais Lixo.
Recupere mensagens da pasta Lixo
1. No computador, aceda ao Gmail.
2. No lado esquerdo da página, desloque-se para baixo e, em seguida, clique em Mais Lixo.
3. Selecione a caixa junto a quaisquer mensagens que pretende mover.
4. Clique em Mover para .
5. Escolha para onde pretende mover a mensagem.

24. Bibliografia:
https://www.docusign.com.br/blog/gestao-eletronica-de-documentos-o-que-e-e-quais-sao-as-melhores-
praticas/
https://blog.mastermaq.com.br/gestao-eletronica-de-documentos-o-que-e/
https://www.controle.net/faq/ged-o-que-e-gestao-eletronica-de-documentos
https://support.google.com/mail#topic=7065107