A Mgi Tecnogin atua nos setores de gestão documental desde 1989, oferecendo serviços como organização arquivística, microfilmagem, digitalização, indexação e soluções customizadas para organizações. A empresa busca otimizar processos e reduzir custos por meio da gestão estratégica de documentos.

2. Company
Overview:
MgiTecnogin

3. Histórico
Fundada em 1989, a empresa atua nos setores de transcrição
de dados, gerenciamento eletrônico de documentos,
microfilmagem, custódia e gerenciamento de acervos
documentais;
A Mgi Tecnogin atende aos principais centros públicos de
documentação do Rio de Janeiro e em outros estados, e
desenvolve projetos em parceria com conceituadas empresas
de tecnologia e integração de soluções.

4. Expertise
O foco da Mgi Tecnogin abrange o ciclo completo de atividades
voltadas ao tratamento e processamento de documentos,
desenvolvendo projetos específicos para cada cliente, nas
áreas de:
- Organização Arquivística e Tratamento Técnico da
Documentação;
- Administração de Acervos Documentais;
- Tratamento de acervos históricos;
- Custódia de Documentos;
- Microfilmagem Planetária 16 mm ou 35 mm e microfilmagem
eletrônica;

5. Expertise
- Serviços completos de Laboratório de Microfilmes;
- Digitalização de Documentos em papel, microfilmes e
microfichas;
- Captura de Dados por OCR, ICR e Digitação;
- Indexação de Documentos e Imagens e Digitação de dados;
- Utilização de tecnologia COLD (Computer Output to Laser
Disc)/ERM;
- Soluções customizadas.

6. Gestão
Documental:
porquê?

7. Organizações
produzem,a
cadadia...
Créditos das imagens:
1 - hp://capec.org.br/site/blog/3890/hospital-a-c-camargo-pesquisa-tratamento-para-tres-tipos-de-cancer/pesquisa-cientifica-limites-laboratorio-20120111-size-598/
2 - hp://www.fabiocruz.com/2013/03/comunicacao-e-simplesmente-tudo-ou-nada/
3 - Reprodução/Internet
CONHECIMENTO
INFORMAÇÃO
DOCUMENTOS

8. Comoordená-losdemaneiraa
preservarasinformações?

9. Dadosimportantes
- Produção anual média de bilhões de páginas de papel - 115
bilhões na atualidade;
- Cerca de 1 trilhão de páginas são impressas, copiadas ou
enviadas via fax a cada ano;
- 62% das organizações utilizam papel para arquivar
documentos importantes.

10. GestãoDocumental
A geracão desordenada de documentos e informações
prejudica o crescimento da organização, incorrendo em:
- Lentidão no fluxo da informação: compromete a eficiência da
organização em localizar informações e solucionar problemas;
- Falta de rastreabilidade do processo documental: não há
controle e segurança nas informações da organização.

11. GestãoDocumental
- Suportes variados para a mesma informação;
- Falta de controle sobre o documento físico x digital;
- Controle ineficaz de versões de documentos;
- Impressões e fotocópias desnecessárias;
- Duplicidade de documentos.

12. Informação:ativoestratégico
A gestão documental reúne as ferramentas necessárias para a
conversão, localização e tratamento documental, além de
otimizar processos produtivos.
- Mudança de cultura: arquivo não é depósito!
- Ciclo de vida dos documentos: permite maximizar os recursos
utilizados para guarda/consulta de acervos documentais,
estejam estes em mídia (microfilmes e microfichas), papel ou
formato digital.

13. OprojetodeGestãoDocumental
Um projeto de Gestão Documental que abranja todas as esferas
da organização deve ser realizado de maneira planejada e
paulatina, para que mudança de cultura que será o legado do
projeto não cause impactos nas atividades diárias e finais da
organização.
- Pensamento estratégico: ECM (Encterprise Content
Management) é o passo seguinte a implantação de uma cultura
de Gestão Documental. O ECM permite o gerenciamento digital
(por meio de sowares e aplicativos) de todas as informações
geradas e que circulam pela organização.

14. Maximizaçãoderecursos
Com a aplicação das tecnologias de Gestão Documental será
possível definir a destinação final de cada tipo de documento,
assim como seus prazos de permanência em cada “idade” e os
processos de reformatação que poderão ser aplicados para
redução de custos.
A aplicação do plano e da TTD promove economia direta em:
- Insumos (Papel + Tinta)
- Transporte (Correios, Malotes)
- Telefones/Fax/Equipamentos
- Busca em Arquivo Físico
- Distribuição
- Fraude

15. Benefíciosindiretos
A gestão estratégica de documentos beneficia a organização,
indiretamente, nas seguintes situação:
- Comprovação judiciaI: as informações serão facilmente
localizadas;
- Redução dos custos de armazenamento, em meios físicos e
digitais;
- Rastreabilidade: cada documento será controlado a partir de
sua criação, ou seja, não haverá acúmulo de informações
desordenadas.

16. Tecnologiasde
Reformatação

17. Organizaçãoarquivística
A Mgi Tecnogin presta os serviços de conversão de
informações como solução para redução de custos de
armazenagem ou redução do tempo de localização das
informações.
A organização arquivística trata do arranjo documental de
determinado tipo de documento, como ele é armazenado e
quais são suas palavras-chave de busca e localização.
- Pensamento estratégico: mesmo podendo ser aplicada a
acervos documentais de maneira estanque, a Organização
Arquivística provê maior retorno à organização quando é feita
baseada em Plano de Classificação Documental.

18. Microfilmagemconvencional
- A microfilmagem consiste na captação das imagens de
documentos por processo fotográfico sendo juridicamente
amparada.
- O microfilme reduz
drasticamente o volume dos
arquivos, sendo um meio de
armazenamento com
durabilidade superior a 500
anos.

19. Microfilmagemeletrônica
- A microfilmagem eletrônica consiste na transcrição de
imagens digitais para suporte físico.
- A microfilmagem eletrônica é indicada para back-up de
imagens digitais e redução de custos com servidores de
armanezamento.

20. Digitalização
- Consiste na conversão de documentos físicos (papel) ou em
suporte micrográfico (microfilmes ou microformas) em
imagens digitais (TIFF / JPG / PDF).
- A Digitalização dinamiza
extraordinariamente o acesso e a
disseminação das informações entre
os funcionários e colaboradores,
mediante a visualização instantânea e
a multi-usuários das imagens de
documentos, em qualquer computador
conectado à intranet/internet.

21. Indexação
- Geração de base de dados ligando a informação desejada à
localização física ou virtual do documento original.
- Tipos:
- Indexação manual e digitação
- OCR (Optical Caracter Recognition)/ ICR (Intelligent Caracter
Recognition): reconhecimento de caracteres em imagens
digitalizadas, via soware (mapa de pixels). Utilizadas
normalmente em forms processing(processamento de
formulários).

22. Contato
Mgi Tecnogin - Micrográfica no Gerenciamento da Informação Ltda
CNPJ: 32.364.390/0001-75
Ladeira do Faria, 2 - Gamboa - Rio de Janeiro
comercial@grupomgi.com.br
Tel.: +5521 3987.6000
Autores:
Gabriella Portilho
Rosemere Saito
Julho/2013 para o IRB Brasil-Re