O documento descreve um projeto de implantação de um sistema ERP na rede de colégios Rotciv devido ao seu crescimento. O objetivo geral é a implantação de um software ERP para otimizar a gestão e controle do negócio substituindo os atuais sistemas desconexos. Serão realizadas etapas como contratação de consultoria, definição de equipe, instalação e treinamento antes da utilização do novo sistema.

1. Projeto de implantação
de um sistema ERP

2. O software ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de
todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o
balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a
Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do
ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o
trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.
O que é um sistema ERP?

4. Devido ao crescimento, a entidade tem maior necessidade de
que suas operações sejam registradas em tempo real, afim de
gerar informações aos gestores com tempestividade.
Com a utilização de diversos sistemas, um para cada área, e que
não interagem entre si, a empresa não consegue manter o
controle efetivo sobre seus ativos e como consequência os
processos ficam prejudicados.
Justificativa

5. Os Colégios Rotciv vêm crescendo ao longo dos últimos anos, quando
iniciou suas atividades, atuava apenas na educação infantil em um pequeno
imóvel alugado, com o passar dos anos e o sucesso de sua metodologia de
ensino o Centro Educacional Rotciv cresceu e se tornou uma rede de
colégios, que oferecem da educação infantil até o ensino médio.
Caracterização do contexto

6. A empresa vem trabalhando com uma contabilidade externa
(serviço terceirizado), porém com o crescimento demasiado nos
últimos anos, sua contabilidade precisa ser trazida para dentro
da entidade, o que vem a calhar, tendo em vista necessidade de
a empresa integrar seus processos, desde a cotação de preços
com fornecedores até a saída dos materiais.
Caracterização do contexto

7. Falta de controle sobre os ativos;
Falta de integração entre os setores e a contabilidade;
Falta de tempestividade.
Seleção dos problemas
Implantação de um sistema ERP
Solução proposta

8. O objetivo geral deste projeto é a implantação de um sistema
ERP que irá substituir os atuais sistemas, otimizando a
gestão contábil e empresarial.
Objetivo geral

9. Implementar um sistema ERP que poderá sofrer ajustes para atender as
especificações da rede de colégios Rotciv.
Melhorar e ampliar a qualidade nos procedimentos contábeis, além de otimizar
os processos de entrada e saída e um maior controle na estocagem garantindo
maior agilidade e exatidão na distribuição dos materiais.
Otimizar todas as atividades operacionais e administrativas dentro dos
processos organizacionais.
Utilizar uma metodologia de implantação rápida e com menor custo possível e
que não interfira nos processos administrativos da rede de colégios
Objetivos específicos

10.  Otimização da gestão e do controle do negócio; e
 Implantação de um software ERP.
Metas

11.  Contratação de uma consultoria especializada;
 Definição da equipe de contabilidade;
 Segregação dos processos;
 Instalação do software ERP;
 Validação;
 Utilização e Manutenção.
Ações

12.  Inicialmente a empresa atuava com apenas um pequeno imóvel alugado e a
sua contabilidade era externa.
 Devido à complexidade de sua expansão, houve a necessidade de contratar
a consultoria de uma empresa especializada e montar uma equipe para
atuar no novo setor de contabilidade.
Detalhamento de Ações

13.  Dado os primeiros passos, a empresa precisou definir seus processos,
desde a compra até a saída de materiais, afim de estabelecer um padrão
para que as informações coletadas sejam fidedignas e representativas.
 Após a preparação, foi dado treinamento para os funcionários que utilizarão
o sistema, assim como a instalação e validação do mesmo.
Detalhamento de Ações

14. Com todas as etapas deste processo prontas, a empresa pode utilizar o
sistema e usufruir dos benefícios gerados por ele.
Em virtude de possíveis erros, aprimoramento de ferramentas e novas
tecnologias, a manutenção do sistema será feita com o suporte da empresa
responsável.
Detalhamento de Ações

15. A fim de que as metas estabelecidas ocorram de acordo o
planejado deve ser realizado um estudo de viabilidade do
projeto. Após confirmação de viabilidade, segundo PADOVEZE
(2014), precisam ser seguidos os seguintes processos:
 Organização do projeto;
 Implantação;
 Treinamento;
 Operação;
 Avaliação final.
Implementação

16. Estrutura Organizacional
Tendo em vista o crescimento ocorrido a instituição deve dispor
de infraestrutura para atender as novas necessidades. A
estrutura organizacional da empresa precisa então ser revista,
disponibilizando mais espaço para os equipamentos e execução
das atividades.

17. Recursos Humanos
A instituição precisa disponibilizar de mão de obra para atender
as novas necessidades da empresa. Caso o quadro de
funcionários atual não seja suficiente, é preciso que seja feita a
contratação de novos funcionários.
É essencial que os responsáveis pelo projeto tenham habilidade
suficiente para o gerenciamento dos aspectos humanos e
motivacionais envolvidos. É indispensável a qualificação de todo
o quadro de funcionários para a utilização devida do programa.

18. Recursos Materiais
Devem ser reestruturados os computadores já utilizados pela
entidade para que tenham a capacidade de satisfazer os
requisitos necessários para implantação do novo sistema de
informações. A empresa pode ainda optar por adquirir novos
computadores, máquinas mais modernas, possivelmente
melhorando o desempenho do sistema.
Esse aspecto é muito importante no processo pois podem haver
falhas caso não forem atendidos os quesitos propostos.

19. Cronograma de Execução
O cronograma de execução servirá para elencar os processos
necessários para a realização da aquisição do sistema ERP bem
como o término da implantação do mesmo. É uma etapa
essencial para êxito do projeto de implantação pois com base
nele é possível estimar custos, tempo, gerenciamento de
atividades e avalição da viabilidade do projeto.

20. Objetivo do cronograma
O objetivo do cronograma é o de definir como serão os
procedimentos ou as etapas de elaboração do projeto de
implantação do sistema ERP na empresa. Este deve compor uma
lista de atividades/serviços que pretendem ser executados.

21. Etapas do cronograma

22. Custos e financiamentos
Os custos e financiamentos de um determinado sistema ERP,
estará diretamente relacionado com o porte da empresa, com o
grau de necessidade, quais os tipos de módulo e se atende ao
seu negócio de maneira eficiente e eficaz.

23. Custos
• Custos para a contratação do sistema ERP;
• Licença de uso;
• Integração e testes do sistema;
• Custos de manutenção e suporte;
• Consultoria;
• Treinamento;
• Customização.

24. Financiamento
Com relação ao financiamento, é necessário possuir um cadastro
em algum banco. No Brasil, muitas empresas precisam de linha
de crédito, porém poucas conhecem o BNDES (Banco Nacional
de Desenvolvimento Econômico e Social). Este possui juros
baixos e passa credibilidade para as empresas que querem
adquirir algum financiamento.

25. Desembolso
O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de
implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do
produto, que se inicia na implantação e continua durante o seu
uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria
ou por terceiros.

26. Adquirir um ERP: QUANTIDADE UNITÁRIO TOTAL
– licenciamento do fabricante ERP (POR PONTO DE
ACESSO)
90 R$ 189,00 R$17.010,00
– servidor da aplicação do ERP 1 R$40.000,00 R$40.000,00
– consultoria para implantação (POR HORA) 120 R$ 117,00 R$ 14.040,00
– treinamentos (datashows, desktops, material didático e
locais para treinamentos)
1 R$15.000,00 R$15.000,00
– customizações 1 R$ 8.000,00 R$ 8.000,00
– atualização dos desktops 90 R$ 49,90 R$ 4.491,00
– servidor de banco de dados 1 R$28.000,00 R$28.000,00
– licenciamento para o software gerenciador de banco de
dados
1 R$ 899,00 R$ 899,00
– despesas de viagem, estadia e alimentação para o time
de projeto
1 R$12.000,00 R$12.000,00
– sistema operacional para os servidores 2 R$ 239,90 R$ 479,80
– sistema anti-virus para os servidores 2 R$ 399,00 R$ 798,00
– sistema de backup para os servidores (ANUAL) EM
NUVEM
1 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00
– mídias e unidades de backups 2 R$ 9.000,00 R$18.000,00
– datacenter 1 R$30.000,00 R$30.000,00
R$196.017,80

27. Manter um ERP:
– manutenção mensal do fabricante do ERP
(MENSAL)
1 R$ 7.000,00 R$ 7.000,00
– suporte interno ao ERP (EQUIPE DE TI) -
MENSAL
1 R$12.000,00 R$ 12.000,00
– customizações futuras (ajustes a mudanças da
empresa, relatórios e melhorias)
VARIÁVEL
– manutenção das licenças dos demais softwares
envolvidos (ANUAL)
90 R$ 239,90 R$ 21.591,00
– upgrades VARIÁVEL
R$ 40.591,00

28. MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Monitoramento é o acompanhamento contínuo do desenvolvimento da
implantação do sistema, gerenciando o cronograma do projeto garantindo o
cumprimento dos prazos.
Avaliação compreende (dentro das diversas datas cronogramadas):
•Verificação do atendimento dos objetivos previstos;
•Verificação da eficácia das novas operacionalidades pretendidas;
•Verificação do alcance das metas de desempenho determinadas quando da
organização do projeto;
•Verificação do alcance do retorno do investimento pretendido.

29. Obrigado!
Andressa Monteiro
Mithelle Maximino
Rodrigo Borges
Victor Claudio