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1. COTIDIANO DAS EMPRESAS NO BRASIL:
CONHECENDO FUNÇÕES, PROCEDIMENTOS,
TÉCNICAS E O AMBIENTE ORGANIZACIONAL

2. Cotidiano das empresas
• Administrar
– “conjunto de princípios, normas e funções que têm
por fim ordenar a estrutura e o funcionamento de
uma organização (empresa, órgão público, etc.)”.
(Aurélio)

3. Cotidiano das empresas
• Funções do Gestor
– Planejar – definir o futuro da empresa, o ponto
onde se quer chegar;
– Organizar – tornar responsabilidades e graus de
autonomia claros a todos os integrantes da
empresa;

4. Cotidiano das empresas
• Funções do Gestor
– Liderar – influenciar pessoas de forma que os
objetivos planejados sejam alcançados; e
– Controlar – acompanhar as atividades de forma a
garantir a execução do planejado e a correção de
possíveis desvios.

5. Cotidiano das empresas
• 3 novas funções do Gestor
– Visão empresarial – trabalhar dados que a
tecnologia fornece a fim de visualizar o futuro
da empresa;
– Visão ambiental – estar antenado com as
constantes mutações do ambiente; e

6. Cotidiano das empresas
• 3 novas funções do Gestor
– Visão interativa – manter a organização
articulada, atenta às naturais e diárias
alterações originadas do ambiente interno e
externo ou mesmo as do ambiente externo,
mas provocadas em certa dimensão pela
própria empresa.

7. Cotidiano das empresas
• Conhecendo a organização
– Esteja atento a localização das unidades
(andar);
– Nunca hesite em perguntar quando achar
conveniente;
– Pergunte se a empresa possui um manual;
• Manual ?!?!?!

8. Manual
• Definição
– “todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas,
objetivos, instruções e orientações que devem
ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e
funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, seja
individualmente, seja em conjunto”. (Oliveira,
2002).

9. Manual
• Objetivo
– “permitir a reunião de informações dispostas
de forma sistematizada, criteriosa e
segmentada atuando como instrumento
facilitador de entendimento e de
funcionamento da organização”. (Araujo,
2004).

10. Manual
• Finalidade
– Divulgação;
– Coordenação;
– Análise; e
– Treinamento.

11. Manual
• Formatos
– Manual de Organização, Manual de Estrutura;
– Manual de Instruções;
– Manual de Formulários;
– Manual de Seqüência Administrativa; e
– Manual de Normas.

12. Cotidiano das empresas
• Retornando a organização
– Questione a relação das pessoas com a
organização;
– Tente enxergar a organização como um todo;
– Respondendo as suas questões lhe é
apresentado um organograma;
• Organograma ?!?!?!

13. Organograma
• Definição
– É o gráfico representativo da estrutura
organizacional formal num dado momento,
sendo um instrumento facilitador para a
melhor compreensão do todo.

14. Organograma
• Objetivo
– Demonstrar por meio gráfico:
• A divisão do trabalho;
• A relação superior-subordinado; e
• Funções relevantes de algumas ou todas as
unidades.

15. Organograma
• Exemplo
PRESIDÊNCIA
Diretoria
Administrativa
Diretoria
Industrial
Diretoria
Marketing
Diretoria
Financeira
VICE-PRESIDÊNCIA
Assuntos
Coorporativos
VICE-PRESIDÊNCIA
Relações
Institucionais

16. Cotidiano das empresas
• Retornando a organização
– Você é designado(a) para fazer um estudo
organizacional;
• Motivos:
– não está enraizada com a cultura organizacional,
podendo trazer uma solução plausível; e
– por ser nova na empresa quer “mostrar serviço”.
– Completamente desnorteado(a) você se vê
num “beco sem saída”;
• Como fazer este estudo na organização?!?!?!

17. Etapas do estudo organizacional
• 1ª etapa: Definir o objeto de estudo;
• 2ª etapa: Sensibilização;
• 3ª etapa: Promover a pesquisa preliminar;
• 4ª etapa: Planejamento da ação;
• 5ª etapa: Execução;
– Através de três instrumentos:
• Entrevista;
• Questionário; e
• Observação pessoal ou direta.

18. Etapas do estudo organizacional
• Entrevista
– Vantagens
• Obter críticas e sugestões;
• Exposição oral de pontos de vista;
• Obter um maior conhecimento da unidade (seção,
setor) ou cargo em análise;
• Obter informações que estão "guardadas" apenas
na memória do entrevistado;
• Alternativa de análise (não conclusiva) da atitude e
capacitação profissional do entrevistado; e
• Estimula o raciocínio de ambos: entrevistador e
entrevistado.

19. Etapas do estudo organizacional
• Entrevista
– Desvantagens
• Dificuldade de fazer anotações ao longo da
entrevista;
• Freqüência de palpites e adivinhações; e
• Possíveis envolvimentos de natureza emocional.

20. Etapas do estudo organizacional
• Questionário
– Vantagens
• Você poderá obter informações ao mesmo tempo
em que exerce outras atribuições de seu cargo;
• Período quase sempre elástico para respostas; e
• Melhor e/ou maior detalhamento das respostas.

21. Etapas do estudo organizacional
• Questionário
– Desvantagens
• Inibe críticas e sugestões;
• Resistência ao preenchimento;
• Emissão de informações não confiáveis;
• Dupla interpretação de uma mesma pergunta; e
• Lentidão na tomada de informações.

22. Etapas do estudo organizacional
• Observação Pessoal ou Direta
– Vantagens
• Forma de comparar as informações de
entrevistas e questionários com a realidade;
• Melhor receptividade às sugestões do
responsável pelo estudo; e
• Conhecimento técnico e prático do assunto
estudado.

23. Etapas do estudo organizacional
• Observação Pessoal ou Direta
– Desvantagens
• Processo demorado;
• Impressões errôneas;
• Perturbação dos trabalhos regulares;
• Falta de tempo para entrevista; e
• Não pode ser um instrumento único de tomada de
informações, nunca mesmo.

24. Etapas do estudo organizacional
• 6ª etapa: Identificação dos principais
problemas e demandas;
• 7ª etapa: Formular (e escolher) alternativas
de ação;
• 8ª etapa: Implementação; e
• 9ª etapa: Reavaliar.

25. Etapas do estudo organizacional
• Distinção
– Etapas do estudo organizacional – estuda a
organização, ou seja, algo que já existe; e
– Projetos – como o próprio nome sugere, é algo
que ainda não existe no plano físico.

26. Projetos
• Definição
– “um empreendimento (conjunto de ações) não
repetitivo, caracterizado por uma seqüência
clara e lógica de eventos, com início, meio e
fim, que se destina a atingir um objetivo claro e
definido, sendo conduzido por pessoas dentro
de parâmetros predefinidos de tempo, custo,
recursos envolvidos e qualidade”. (Vargas,
2002).

27. Projetos
• Elaboração específica de projetos
– 1ª fase: Iniciação;
– 2ª fase : Planejamento;
– 3ª fase : Execução;
– 4ª fase : Controle; e
– 5ª fase : Finalização.

28. Projetos
• Características
– Ágil;
– Mutável;
– Previsível;
– Sucinto; e
– Temporário.

29. Projetos
• Modelo de um projeto
Título do Projeto
Instituições (Empresas) Participantes (se for o caso)
Temporalidade (prazos, tempo de execução).
Concepção (justificativas, porquê o projeto, histórico etc).
Objetivo(s) (devem ser muito bem redigidos. Não pode haver dúvidas).

30. Projetos
• Modelo de um projeto (cont.)
Insumos
Recursos Financeiros
Recursos Humanos
Recursos Informacionais
Recursos Materiais
Outros Recursos
Detalhamento Modular Programático (a utilização de gráficos é recomendável
e que irão subsidiar fortemente a execução do projeto) e contém:
Alocação dos Recursos
Cronogramas,
Fluxo de Trabalho etc

31. Projetos
• Modelo de um projeto (cont.)
Restrições Ambientais (dificuldades externas que podem limitar ou dificultar o
alcance dos resultados projetados).
Sistemática de Administração (Controle, Avaliação e Ajustamento).
Produto(s) Final(is) (resultados quantificáveis ou não).
Sistemática de Manutenção (ou seja, mapas, gráficos, estatísticas, equipe para
follow-up (acompanhamento) com o propósito exclusivo de atender em
qualquer circunstância. Na impossibilidade do atendimento, uma ação
deverá ser imediatamente tomada para ajuda de elemento externo).

32. Projetos
• Modelo de um projeto (cont.)
Reavaliação (todo projeto após executado deve ser reavaliado, ou seja, após
algum tempo decorrido, o responsável pela execução do projeto deve
retornar as pessoas envolvidos e conversar e reavaliar, tal e qual no estudo
organizacional desenvolvido na seção anterior. Quando reavaliar é uma
pergunta sem resposta, porque vai depender da magnitude do que fora
executado).

33. Cotidiano das empresas
• Retornando a organização
– Você deve fazer as etapas do estudo
organizacional ou as fases da construção e
execução do projeto sem tentar “bancar (o)a
sabe tudo”, pois qualquer conclusão infundada
poderá ser fatal;
– Note que você lídera, mas não está sozinho
nesta batalha;

34. Cotidiano das empresas
• Retornando a organização
– Encare as ferramentas como orientadoras e
não respostas para o seu esforço;
• Será que existe mais algum tipo de ferramenta que
facilite o seu trabalho ?!?!?!
– Conheça mais algumas a seguir.

35. Fluxograma
• Definição
– “Fluxograma é a representação gráfica que
apresenta a sequência de um trabalho de
forma analítica, caracterizando as operações,
os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo”. (Oliveira, 2002).

36. Fluxograma
• Vantagens
– Permitir verificar como funcionam, realmente,
todos os componentes de um sistema, eletrônico
ou não, facilitando a análise de sua eficácia;
– Entendimento mais simples e objetivo do que o de
outros métodos descritivos;

37. Fluxograma
• Vantagens
– Facilitar a localização das deficiências; e
– O rápido entendimento de qualquer alteração
que se proponha nos sistemas existentes.
RESUMINDO: “permite uma visão clara e objetiva dos
processos da organização, de forma a facilitar a
localização de seus pontos críticos”. (Araujo, 2004).

38. Fluxograma
• Objetivo
– Assegurar a fluidez da movimentação de
processos e manter os limites de decisão
dentro de princípios que não permitam a
ineficiência e ineficácia de todo o processo.

39. Fluxograma
• Objetivo
– Segundo Harry Miller (1988)
• Identificar a utilidade de cada etapa do processo;
• Verificar as vantagens em alterar a seqüência das
operações;
• Procurar adequar as operações (passos) às pessoas
que as executam; e
• Identificar a necessidade de treinamento para o
trabalho específico de processo.

40. Fluxograma
• Forma de simplificar processos
– Eliminar passos;
– Criar passos e/ou alterar a seqüência dos
passos; e
– Combinar passos.

41. Formulário
• Definição
– “É a materialização do dado, da informação,
armazenada ou disseminada, veiculada por
pouco período de tempo ou não”. (Araujo,
2001).

42. Formulário
• Problemas que geram uma demanda maior
pela sua elaboração e uso
– Contínua dificuldade na compreensão e
preenchimento;
– Permanência de problemas após a
racionalização do trabalho; e
– Demoras na utilização.

43. Formulário
• Objetivos
– Proporcionar a padronização de
procedimentos;
– Facilitar o fluxo de informações com custos
mínimos e produtividade máxima;
– Centralização de controle a fim de se evitar; e
– Integrar, alimentar e formular sistemas de
informação da organização.

44. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Definição
– “o instrumento utilizado com o objetivo de se
analisar as diversas atividades atribuídas a
cada uma das unidades orgânicas existentes
numa dada empresa, por meio do diagnóstico
das tarefas executadas por seus empregados,
visando aferir a carga de trabalho e a
racionalidade de sua distribuição”. (Cury,
2000).

45. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Vantagens
– Permite...
• Diagnosticar demoras;
• Classificar tarefas;
• Manter uma relação direta entre treinamento das
pessoas da organização e tarefas a estas atribuídas;

46. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Vantagens
– Permite...
• Verificar a coerência na distribuição das tarefas;
• Diagnosticar a qualidade do trabalho; e
• Analisar a veracidade dos dados dispostos na rede
da organização.

47. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Objetivo
– Natureza funcional – voltado essencialmente
para a unidade e para a organização, vista de
uma forma sistêmica, ou seja, como um todo
integrado; e
– Natureza comportamental – através dos
artifícios permitidos pela técnica, os conflitos
possam ser minimizados ou até eliminados.

48. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Etapas específicas para a elaboração do
QDT
1ª) Relacionar as tarefas individuais;
2ª) Agrupar as tarefas semelhantes em
atividades ou serviços;
3ª) Confecção do Quadro de Distribuição do
Trabalho; e
4ª) Análise do Quadro de Distribuição do
Trabalho.

49. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Pontos a serem analisados no QDT
– Nível de capacitação profissional do pessoal analisado;
– Tempo de duração das tarefas e atividades em análise;
– Equilíbrio no volume de trabalho das pessoas
envolvidas no estudo;
– Existência de “picos”;
– O fluxo de informações; e
– Conflitos entre pessoas ou entre unidades.

50. Quadro de Divisão do Trabalho
(QDT)
• Derivações do QDT
– Quadro simplificado da distribuição do
trabalho; e
– Quadro de Custo do Trabalho.

51. EMPRESAS BRASILEIRAS E AS DEMANDAS DE
ESTRUTURAÇÃO E DE AÇÃO ORGANIZACIONAL:
RESULTADOS DE PESQUISA QUE APONTA
CAMINHOS PARA OS PRÓXIMOS TEMPOS
ESTUDO DE CASO

52. Empresas brasileiras e as demandas de
estruturação e de ação organizacional
• Numa organização o gerente, Anderson, está
irritado, pois acaba de descobrir que algumas
empresas são consideradas socialmente
responsáveis, a partir da existência do balanço
social. Ele não entende porque a sua empresa não
possui um balanço. José de Abreu explica que se
tratam de ordens do Marcelo, presidente. Mas é
Marlene quem faz uma colocação interessante:
“nada de anunciar pro mundo essa ou aquela
demonstração de cidadania empresarial, mas fazer
de forma que não sugira venda de imagem para
vender mais alguma coisa”.
• Para você quem tem razão neste caso? Por que?