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CENTRO UNIVERSITÁRIO JORGE AMADO
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM RECURSOS HUMANOS




            PROJETO INTERDISCIPLINAR
               KAISEN CONSULTORIA




                    Salvador
                      2010
INTERGRANTES DA EQUIPE:


    Alessandra Loureiro
      Rita Guimarães
      Saionara Araújo




PROJETO INTERDISCIPLINAR
  KAISEN CONSULTORIA




                    Trabalho         apresentando        às
                    disciplinas: Auditoria e Qualidade em
                    RH         e      Planejamento        e
                    Provisionamento de Pessoas, em
                    atendimento ao projeto integrador.
                    Orientado      pela Coordenadora     do
                    Projeto Suzana Coelho e professores
                    Ricardo Teles e Lucas Freire.




         Salvador
           2010
SUMÁRIO



1. INTRODUÇÃO.........................................................................................................4
2. JUSTIFICATIVA........................................................................................................4
3. OBJETIVOS..............................................................................................................6
4. METODOLOGIA.......................................................................................................8
5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES..........................................................................9
6. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RH......................................9
6.1 MISSÃO DA KAIZEN............................................................................................9
6.2 VISÃO DA KAIZEN.............................................................................................10
7. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕES.............................10
7.1 ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL - BEM
SERVE REFEIÇÕES.................................................................................................10
8. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ....................................................................11
8.1 PROCESSO DE RECRUTAMENTO...................................................................11
8.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOAS........................................................12
9. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICAS................................................14
10. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO................15
11. CONCLUSÃO.......................................................................................................16
REFERÊNCIAS...........................................................................................................17
APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO..................................18
APÊNDICE II – FLUXOGRAMA.................................................................................20
1. INTRODUÇÃO


Este trabalho consiste em realizar diagnóstico organizacional e propor planos de
intervenções acerca dos mesmos, destinado a Empresa Bem Serve Refeições Ltda.
Propõe ainda a prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através de
Consultoria Organizacional em Recursos Humanos, que se constitui na atividade
profissional de diagnóstico e formulação de soluções acerca desta especialidade.
Com base no conhecimento adquirido através das disciplinas Auditoria e Qualidade
em Recursos      Humanos      e Planejamento   e     Provisionamento   de   Pessoas,
mostraremos como pode ser possível estabelecer e alinhar os procedimentos
próprios do processo de Recrutamento e Seleção, para melhor atender às
necessidades da Empresa e posteriormente obter resultados satisfatórios.


A importância de um diagnóstico organizacional está em identificar não só
problemas, mas também potencial, com o propósito de levantar todas as
características: forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, traçando um plano de
ação para manter o potencial ou para melhoria das dificuldades, otimizando assim
os processos organizacionais.


No Planejamento de Recursos Humanos tratamos de antecipar quais as aptidões,
habilidades e talentos necessários para a realização de uma ação organizacional
futura, procurando atingir objetivos organizacionais, e este planejamento depende,
de um modo geral, da necessidade da organização quanto aos seus recursos
humanos; da rotatividade de pessoal; entre outros.


Por questões éticas e atendendo a solicitação da empresa pesquisada, utilizamos
um nome fictício neste relatório.



2. JUSTIFICATIVA


A Bem Serve Refeições possui a necessidade de recrutar, selecionar, administrar e
cuidar do seu capital humano por trabalhar constantemente com pessoas, sendo
elas o recurso que traz o lucro. Se ela medir esforços no que faz de melhor, será

                                                                                  4
uma estratégia contratar serviços para gestão dos seus recursos humanos, com
uma consultoria consolidada, visando um crescimento contínuo.


                     As organizações estão sempre agregando novas pessoas para integrarem
                     seus quadros, seja para substituir funcionários que se desligam, seja para
                     ampliar o quadro de pessoal em épocas de crescimento e expansão.
                     Quando elas perdem funcionários e precisam substituí-los ou quando
                     crescem e sua expansão requer mais pessoas para tocar as atividades; elas
                     ativam o processo de agregar pessoas. A seleção de pessoas integra o
                     processo de agregar pessoas e funciona logo após o recrutamento. Ambos,
                     o recrutamento e a seleção de pessoas fazem parte do mesmo processo: a
                     introdução de novos elementos humanos na organização. (CHIAVENATO,
                     2004, p. 130)


A Kaizen Consultoria irá diagnosticar e propor planos de intervenções referentes ao
processo de Recrutamento e Seleção da referida empresa, sugerindo ainda a
prestação especializada destes serviços para uma melhoria dos seus processos,
propondo alternativas para o suprimento de suas necessidades.


Benefícios do diagnóstico organizacional:


   •   Identificar os pontos fortes e fracos do desempenho organizacional;
   •   Identificar os pontos críticos de mudança;
   •   Ampliar a visão dos processos organizacionais;
   •   Desenvolver planos de ações e prioridades.


Benefícios da prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através de
Consultoria de Recursos Humanos:


   •   Otimização de tempo;
   •   Sigilo da Empresa contratada;
   •   Escolha do melhor candidato;
   •   Mudanças, trazendo experiências novas para a organização;
   •   Enriquecimento dos recursos humanos;
   •   Aumento da relação da empresa com o exterior.
   •   Boa relação custo x benefício.




                                                                                             5
3. OBJETIVOS


Objetivo Geral:


Focando as ameaças diagnosticadas e pensando em proporcionar à Bem Serve
Refeições uma otimização dos seus resultados de R & S, a Kaizen Consultoria tem
como objetivos:


   •   Propor prestar serviços de Recrutamento e Seleção, através de Consultoria
       especializada externa e on-line, para a Bem Serve Refeições Ltda;
   •   Buscar uma otimização no processo de Recrutamento e Seleção, através de
       ferramentas da qualidade.




Objetivo Específico:


   •   Avaliar a eficiência e eficácia do processo de R & S;
   •   Oferecer solução referente a este processo;
   •   Elevar o rendimento do processo de recrutamento, aumentando tanto a
       proporção de candidatos / triados para a seleção;
   •   Estruturar e padronizar as etapas de integração de Novos Colaboradores.




                                                                                 6
O recrutamento corresponde ao processo pelo qual a organização atrai candidatos
para abastecer seu processo seletivo. Funciona como um processo de
comunicação, onde a organização divulga e oferece oportunidades de trabalho. É
um processo de mão dupla, o recrutamento comunica e divulga oportunidades de
emprego, ao mesmo tempo em que atrai os candidatos para o processo seletivo. Se
apenas comunica e divulga, ele não atinge seus objetivos básicos, o fundamental é
atrair e trazer candidatos para preencherem cargos vagos e disponíveis, valendo a
pena acrescer a preocupação em atrair também competências necessárias ao
sucesso organizacional.


A utilidade do recrutamento de pessoas vai depender do seu foco, ou seja, vai
depender do objetivo a que se propõe. Ele pode estar focalizado na busca de
candidatos para preencher cargos vagos na organização e manter inalterado o
status quo, ou pode estar concentrado na aquisição de competências necessárias
ao sucesso organizacional para aumentar a competitividade no negócio.


Nos métodos de recrutamento, analisa-se que o misto é o mais completo, atraindo
mais candidatos para a seleção. Nele, o recrutamento interno completa o externo,
pois o funcionário deslocado para a posição de uma nova vaga precisa ser
substituído em sua posição atual, podendo ser adotado em três alternativas:


   •   Inicia com o externo, seguido do interno caso não apresente resultado
       desejável;
   •   Inicia com o interno, seguindo do externo, dando prioridade aos seus
       funcionários;
   •   Externo e interno, simultaneamente, quando a empresa está mais
       preocupada com o preenchimento da vaga existente.


Encarando o futuro na Gestão de Pessoas de hoje:


                       O lema de muitas empresas: recrute hoje o executivo de amanhã. Elas
                       estão se dedicando a projetar o futuro do negócio para a próxima década,
                       pois o perigo é contatar funcionários que serão inadequados para os
                       próximos cinco anos, quando estarão ascendendo nos quadros.
                       (CHIAVENATO, 2004, p. 121)


                                                                                             7
A seleção de pessoas funciona como uma espécie de filtro permitindo apenas que
algumas pessoas possam ingressar na organização: aquelas que apresentam
características desejadas pela empresa. Esse processo busca entre os vários
candidatos recrutados, aqueles que são mais adequados aos cargos oferecidos na
organização ou às competências necessárias, visando manter ou aumentar a
eficiência e o desempenho humano, bem como a eficácia da organização.


A seleção de pessoas não serve somente para preencher cargos vagos e
disponíveis, isso é necessário, mas não suficiente para os dias de hoje. Seria
apenas uma tarefa vegetativa no sentido de manter e conservar o status quo.
Atualmente, as organizações estão fazendo do processo seletivo um mecanismo
eficiente para aumentar o seu capital humano, e a melhor maneira de fazer isso é
focar a seleção na aquisição de competências individuais indispensáveis ao sucesso
organizacional.


4. METODOLOGIA


Para atrair talentos e assertividade no Recrutamento e Seleção de pessoal, utiliza-se
cadastro de dados dos candidatos, incluindo tópicos como experiência e
qualificações (ou competências); requisição e aprovação de pessoal; registro de
todo o processo de recrutamento e seleção com controle por etapas (pesquisa no
banco de currículos, entrevistas, testes psicológicos, recepção e atendimento de
candidato, recrutamento on-line, Head-Hunting).


Algumas ferramentas da gestão de qualidade e gestão por processos são utilizadas
por nossos profissionais, como fluxograma, diagrama de Ishikawa, lista de
verificação etc., contribuindo significadamente para a excelência de nossos serviços.




                                                                                    8
5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES


                KAIZEN CONSULTORIA EM RECURSOS HUMANOS - CRONOGRAMA
                    Projeto: Consultoria à Empresa Bem Serve Refeições Ltda.
  DATA          ETAPA                          ATIVIDADE                                  LOCAL                    RESPONSÁVEIS
01/11/201
0              Abertura do     Reunião para discussão sobre o Planejamento   Residência de um dos integrantes da
Segunda          Projeto       de Etapas e desenvolvimento do Cronograma.                  equipe                   Toda Equipe
03/11/201
0             Declaração do    Apresentação da Empresa e do Planejamento
Quarta           Projeto       à Orientadora.                                      Sala de Aula - Unijorge          Toda Equipe
07/11/201
0            Desenvolvimento                                                 Residência de um dos integrantes da
Domingo         do Projeto     Apresentação, objetivos e justificativa.                    equipe                   Toda Equipe
08/11/201
0            Desenvolvimento
Segunda         do Projeto     Metodologia e Diagnóstico.                           Biblioteca - Unijorge           Toda Equipe
10/11/201
0            Desenvolvimento
Quarta          do Projeto     Intervenção.                                        Sala de Aula - Unijorge          Toda Equipe
14/11/201
0            Desenvolvimento                                                 Residência de um dos integrantes da
Domingo         do Projeto     Conclusão e Revisão do Relatório.                           equipe                   Toda Equipe
21/11/201
0                                                                            Residência de um dos integrantes da
Domingo       Alinhamentos     Ensaios para apresentação.                                  equipe                   Toda Equipe
24/11/201
0
Quarta         Finalização     Entrega do Relatório.                               Sala de Aula - Unijorge          Toda Equipe
29/11/201
0
Segunda        Finalização     Apresentação do Projeto.                            Sala de Aula - Unijorge          Toda Equipe




6. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RH


A Kaizen possui uma equipe de profissionais qualificados e sistema digital de
recrutamento através de seu site, mantendo um amplo cadastro informatizado de
candidatos que permite atender com rapidez e qualidade.


De acordo com Masaaki Imai, idealizador do conceito, Kaizen é uma palavra de
origem japonesa, onde "Kai" significa “mudar” e "Zen" significa “para melhor”. Porém,
a tradução que expressa melhor o significado da filosofia é "Melhoria Contínua".


                                O método Kaizen é baseado na filosofia e nos princípios socioculturais
                                orientais e exige o comprometimento de todos os indivíduos da empresa,
                                desde o operário até o gerente. (FREIRE, LUIZ MEIRA – KAIZEN
                                INSTITUTE)



       6.1       MISSÃO DA KAIZEN



                                                                                                                                  9
Promover informações e soluções para nossos associados, contribuindo com o
     aumento de sua produtividade, qualidade de serviços e melhoria na gestão.



     6.2       VISÃO DA KAIZEN


     Capacitar as pessoas a planejar mudanças, diante de uma nova consciência,
     despertando o interesse em alcançar sucesso profissional.



7. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕES


A Bem Serve Refeições é uma empresa do ramo de alimentação, de médio porte e
de sociedade limitada, com sede em Lauro de Freitas – Ba., que está no mercado há
5 anos. Atua no fornecimento de refeições para hospitais e secretarias públicas do
Estado da Bahia, reunindo um quadro de aproximadamente 30 colaboradores
distribuídos nas regiões de Lauro de Freitas e Salvador. Possui uma Cultura
conservadora, pouco inovadora, onde as decisões são centralizadas na diretoria
administrativa, sem a participação ativa dos funcionários, e uma Gestão com fortes
características    do Método Científico ou Teoria de Taylor, focada na produção,
dando ênfase nas tarefas, com treinamentos e trabalho especializados para
desenvolver a tarefa com maior rapidez, produzindo mais e melhor, visando o
aumento da produtividade, padronizando a execução de tarefas, partindo daí
também     um     pouco       do   Modelo   Burocrático,   com   estrutura   vertical,   e
departamentalização.

     7.1       ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL -

     BEM SERVE REFEIÇÕES


           •    Missão: Fornecer refeições balanceadas, atendendo as necessidades
                dos clientes com garantia de qualidade e segurança.


           •    Visão: Manter sempre a credibilidade pela excelência das refeições
                oferecidas.


                                                                                         10
•   Valores:
                   - Qualidade;
                   - Responsabilidade;
                   - Dinamismo.



8. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

   8.1       PROCESSO DE RECRUTAMENTO


   Analisando o comportamento e os procedimentos da Bem Serve Refeições,
   verifica-se que a mesma recruta pessoas basicamente através do Serviço
   Municipal de Intermediação de Mão-de-Obra (SIMM) e do Sistema Nacional de
   Empregos (SINE - BAHIA), divulgando a vaga através da internet, no sistema
   digital destes órgãos. O SINE faz a triagem dos candidatos que chegam mais
   próximos ao cargo oferecido, através de entrevistas, dinâmicas de grupo e
   testes práticos, já o SIMM não realiza esta triagem. O impacto         deste
   recrutamento feito pelo Sistema SIMM e SINE BAHIA, causa para a Bem
   Serve Refeições uma perda de tempo e até mesmo prejuízos, por não ter
   currículos e candidatos suficientes e com perfis adequados para a vaga,
   impedindo um avanço para a seleção. Este atual processo de Recrutamento e
   Seleção que a empresa utiliza é limitado, percebe-se a necessidade de agregar
   outros métodos para encontrar candidatos satisfatórios. Percebe-se também
   que a Bem Serve Refeições não oferece a oportunidade de vaga existente aos
   seus funcionários, ou seja, ela não pratica o recrutamento interno, que seria
   uma forma de promoção ou fonte de motivação para seus funcionários. Por não
   ter pessoas qualificadas para o Recrutamento e Seleção e não ter o
   conhecimento da importância do recrutamento na organização, deixa a
   responsabilidade da divulgação de vagas somente nos sistemas do SIMM e
   SINE-BAHIA.


   Através da Gestão da Qualidade, apresentamos o Diagrama de Ishikawa
   referente a este diagnóstico:


                                                                             11
8.2   PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOAS


A própria empresa realiza o processo de seleção de pessoal através da
Secretária e Nutricionista. Sem muita prática e aptidões, estas funcionárias
realizam somente as etapas de entrevistas e testes práticos para os cargos de
Cozinheiro e Nutricionista, e para os outros cargos como Motorista, Auxiliar de
Cozinha, Copeira, Auxiliar de Serviços Gerais e cargos administrativos realizam
somente a etapa das entrevistas, selecionando os que consideram aptos
posteriormente. Observa-se que não          possui um Recursos Humanos
estruturado para fazer o processo de recrutamento e seleção, como também
não existe pessoas qualificadas.


Verifica-se que um processo que é focado simplesmente na etapa da entrevista
é um processo que resulta em subjetividade. É importante utilizar todas as
etapas necessárias, procurando eliminar a subjetividade no processo de
seleção, como: aplicação de testes de conhecimentos ou de capacidades;
aplicação de teste psicológico; aplicação de dinâmica de grupo; entrevista com



                                                                            12
o requisitante da vaga e verificação da referência, podendo fundamentar mais a
escolha, obtendo um maior índice de acertos.


A Empresa não tem ideia da importância na escolha de um candidato apto para
desempenhar as tarefas de determinado cargo. É importante todo o empenho
no momento de recrutar e selecionar pessoas, pois é através destes processos
que eles são alocados em vagas onde precisa ser analisado a relação entre o
perfil do funcionário e o cargo.


Uma das consequências que tem-se percebido em função da escassez de
etapas, da subjetividade e da falta de habilidades utilizadas no processo de
seleção é o índice de Turn-over elevado, tendo em vista que os profissionais
contratados normalmente não são compatíveis com os perfis requeridos pelos
cargos. Existe uma taxa significativa de funcionários que se desligam da
empresa em poucos meses. O Turn-over na Bem Serve Refeições não é
consequência     somente     de    problemas   diagnosticados   com    o   clima
organizacional, essa rotatividade também existe devido ao processo de
recrutamento e seleção mal conduzidos, dessa forma a empresa corre o risco
de não selecionar a pessoa correta, perdento tempo e gerando custos.


Diagrama de Ishikawa referente a este diagnóstico:




                                                                             13
9. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICAS


Para obter serviços de qualidade e ter garantia dos
mesmos, sugere-se mudanças e melhorias através de
um plano de intervenção a respeito dos problemas
diagnosticados no item 8 deste relatório, como forma
de otimizar estes processos organizacionais.




                                                       14
10. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO


A importância do POP (Procedimento Operacional Padrão) está em evitar erros ou
etapas na execução de uma atividade, objetivando fazê-la com qualidade através de
um roteiro padronizado para realizar a mesma. Elaboramos o POP da Bem Serve
Refeições para a Integração de Novos Colaboradores (apêndice I) e o
representamos esquematicamente através do Fluxograma (apêndice II), mostrando



                                                                              15
a transição de informações entre os elementos que o compõe, apresentando um
sistema de documentação eficaz e de fácil utilização.


Principais vantagens do Fluxograma:


   •   Visão integrada de todo o processo;
   •   Identificação de inconsistências e pontos frágeis;
   •   Verificação e aprimoramento no processo decisório;
   •   Inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos;
   •   Integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada
       área.


Integrar novos colaboradores consiste em proporcionar uma atividade fundamental
                                     para a boa adaptação do colaborador à
                                     empresa, sendo também uma forma de fazer
                                     com que as normas da empresa e seus padrões
                                     de qualidade sejam respeitados e seguidos,
                                     conhecendo      o      Modelo   de   Gestão   da
                                     organização e se alinhando ao mesmo. Os
                                     benefícios são mútuos e ambos os lados saem
                                     ganhando.



11. CONCLUSÃO

Com base no que foi diagnosticado na Empresa Bem Serve, identifica-se e concluí-
se que não há qualidade tanto no processo de Recrutamento que se inicia junto ao
SIMM e no SINE, quanto na continuidade do processo de Seleção que ocorre na
própria empresa sendo este, mal estruturado por falta de conhecimentos técnicos e
pela própria empresa ser pouco inovadora.

Acredita-se que, para fazer a diferença no mundo atual, as organizações devem
estar cada vez mais preparadas para receber uns dos seus maiores bens: Pessoas.
É importante estar investindo e atentos às novas ferramentas e técnicas utilizadas
nas seleções, para a melhor escolha dos candidatos e se elas estão coerentes com

                                                                                   16
as exigências e valores da empresa. Além disto, o profissional de RH hoje, para
recrutar e selecionar as pessoas requer uma postura madura, sensibilidade,
profissionalismo e coragem para entender os anseios do indivíduo frente ao
mercado de trabalho e tomar a decisão correta escolhendo o candidato ideal, que
possa criar e manter a competitividade da organização.

Esta   tarefa de recrutar e selecionar pesoas, é extremamente importante. Para
muitos, é o início da sua jornada dentro de um negócio, por isso deve ser feita de
forma planejada e estruturada, buscando sempre o sucesso organizacional.




REFERÊNCIAS


                                                                               17
COLENGHI, Vitor Mature. O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. Rio de
Janeiro: Qualitymark. 1997.


TELES, Ricardo; Apostila da disciplina Auditoria e Qualidade em RH, 4º Semestre,
2010.2.


CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos
nas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 1999. 21ª ed.


CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. 3ª ed.


CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Organização:Recrutamento,
Planejamento e Seleção de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1991.


LODI, Jõao Bosco. Recrutamento de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1998.




APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO


                                                                              18
19
APÊNDICE II – FLUXOGRAMA




                           20

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Projeto Integrador - Gestão de Recursos Humanos

  • 1.
  • 2. CENTRO UNIVERSITÁRIO JORGE AMADO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM RECURSOS HUMANOS PROJETO INTERDISCIPLINAR KAISEN CONSULTORIA Salvador 2010
  • 3. INTERGRANTES DA EQUIPE: Alessandra Loureiro Rita Guimarães Saionara Araújo PROJETO INTERDISCIPLINAR KAISEN CONSULTORIA Trabalho apresentando às disciplinas: Auditoria e Qualidade em RH e Planejamento e Provisionamento de Pessoas, em atendimento ao projeto integrador. Orientado pela Coordenadora do Projeto Suzana Coelho e professores Ricardo Teles e Lucas Freire. Salvador 2010
  • 4. SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO.........................................................................................................4 2. JUSTIFICATIVA........................................................................................................4 3. OBJETIVOS..............................................................................................................6 4. METODOLOGIA.......................................................................................................8 5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES..........................................................................9 6. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RH......................................9 6.1 MISSÃO DA KAIZEN............................................................................................9 6.2 VISÃO DA KAIZEN.............................................................................................10 7. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕES.............................10 7.1 ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL - BEM SERVE REFEIÇÕES.................................................................................................10 8. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ....................................................................11 8.1 PROCESSO DE RECRUTAMENTO...................................................................11 8.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOAS........................................................12 9. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICAS................................................14 10. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO................15 11. CONCLUSÃO.......................................................................................................16 REFERÊNCIAS...........................................................................................................17 APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO..................................18 APÊNDICE II – FLUXOGRAMA.................................................................................20
  • 5.
  • 6. 1. INTRODUÇÃO Este trabalho consiste em realizar diagnóstico organizacional e propor planos de intervenções acerca dos mesmos, destinado a Empresa Bem Serve Refeições Ltda. Propõe ainda a prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através de Consultoria Organizacional em Recursos Humanos, que se constitui na atividade profissional de diagnóstico e formulação de soluções acerca desta especialidade. Com base no conhecimento adquirido através das disciplinas Auditoria e Qualidade em Recursos Humanos e Planejamento e Provisionamento de Pessoas, mostraremos como pode ser possível estabelecer e alinhar os procedimentos próprios do processo de Recrutamento e Seleção, para melhor atender às necessidades da Empresa e posteriormente obter resultados satisfatórios. A importância de um diagnóstico organizacional está em identificar não só problemas, mas também potencial, com o propósito de levantar todas as características: forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, traçando um plano de ação para manter o potencial ou para melhoria das dificuldades, otimizando assim os processos organizacionais. No Planejamento de Recursos Humanos tratamos de antecipar quais as aptidões, habilidades e talentos necessários para a realização de uma ação organizacional futura, procurando atingir objetivos organizacionais, e este planejamento depende, de um modo geral, da necessidade da organização quanto aos seus recursos humanos; da rotatividade de pessoal; entre outros. Por questões éticas e atendendo a solicitação da empresa pesquisada, utilizamos um nome fictício neste relatório. 2. JUSTIFICATIVA A Bem Serve Refeições possui a necessidade de recrutar, selecionar, administrar e cuidar do seu capital humano por trabalhar constantemente com pessoas, sendo elas o recurso que traz o lucro. Se ela medir esforços no que faz de melhor, será 4
  • 7. uma estratégia contratar serviços para gestão dos seus recursos humanos, com uma consultoria consolidada, visando um crescimento contínuo. As organizações estão sempre agregando novas pessoas para integrarem seus quadros, seja para substituir funcionários que se desligam, seja para ampliar o quadro de pessoal em épocas de crescimento e expansão. Quando elas perdem funcionários e precisam substituí-los ou quando crescem e sua expansão requer mais pessoas para tocar as atividades; elas ativam o processo de agregar pessoas. A seleção de pessoas integra o processo de agregar pessoas e funciona logo após o recrutamento. Ambos, o recrutamento e a seleção de pessoas fazem parte do mesmo processo: a introdução de novos elementos humanos na organização. (CHIAVENATO, 2004, p. 130) A Kaizen Consultoria irá diagnosticar e propor planos de intervenções referentes ao processo de Recrutamento e Seleção da referida empresa, sugerindo ainda a prestação especializada destes serviços para uma melhoria dos seus processos, propondo alternativas para o suprimento de suas necessidades. Benefícios do diagnóstico organizacional: • Identificar os pontos fortes e fracos do desempenho organizacional; • Identificar os pontos críticos de mudança; • Ampliar a visão dos processos organizacionais; • Desenvolver planos de ações e prioridades. Benefícios da prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através de Consultoria de Recursos Humanos: • Otimização de tempo; • Sigilo da Empresa contratada; • Escolha do melhor candidato; • Mudanças, trazendo experiências novas para a organização; • Enriquecimento dos recursos humanos; • Aumento da relação da empresa com o exterior. • Boa relação custo x benefício. 5
  • 8. 3. OBJETIVOS Objetivo Geral: Focando as ameaças diagnosticadas e pensando em proporcionar à Bem Serve Refeições uma otimização dos seus resultados de R & S, a Kaizen Consultoria tem como objetivos: • Propor prestar serviços de Recrutamento e Seleção, através de Consultoria especializada externa e on-line, para a Bem Serve Refeições Ltda; • Buscar uma otimização no processo de Recrutamento e Seleção, através de ferramentas da qualidade. Objetivo Específico: • Avaliar a eficiência e eficácia do processo de R & S; • Oferecer solução referente a este processo; • Elevar o rendimento do processo de recrutamento, aumentando tanto a proporção de candidatos / triados para a seleção; • Estruturar e padronizar as etapas de integração de Novos Colaboradores. 6
  • 9. O recrutamento corresponde ao processo pelo qual a organização atrai candidatos para abastecer seu processo seletivo. Funciona como um processo de comunicação, onde a organização divulga e oferece oportunidades de trabalho. É um processo de mão dupla, o recrutamento comunica e divulga oportunidades de emprego, ao mesmo tempo em que atrai os candidatos para o processo seletivo. Se apenas comunica e divulga, ele não atinge seus objetivos básicos, o fundamental é atrair e trazer candidatos para preencherem cargos vagos e disponíveis, valendo a pena acrescer a preocupação em atrair também competências necessárias ao sucesso organizacional. A utilidade do recrutamento de pessoas vai depender do seu foco, ou seja, vai depender do objetivo a que se propõe. Ele pode estar focalizado na busca de candidatos para preencher cargos vagos na organização e manter inalterado o status quo, ou pode estar concentrado na aquisição de competências necessárias ao sucesso organizacional para aumentar a competitividade no negócio. Nos métodos de recrutamento, analisa-se que o misto é o mais completo, atraindo mais candidatos para a seleção. Nele, o recrutamento interno completa o externo, pois o funcionário deslocado para a posição de uma nova vaga precisa ser substituído em sua posição atual, podendo ser adotado em três alternativas: • Inicia com o externo, seguido do interno caso não apresente resultado desejável; • Inicia com o interno, seguindo do externo, dando prioridade aos seus funcionários; • Externo e interno, simultaneamente, quando a empresa está mais preocupada com o preenchimento da vaga existente. Encarando o futuro na Gestão de Pessoas de hoje: O lema de muitas empresas: recrute hoje o executivo de amanhã. Elas estão se dedicando a projetar o futuro do negócio para a próxima década, pois o perigo é contatar funcionários que serão inadequados para os próximos cinco anos, quando estarão ascendendo nos quadros. (CHIAVENATO, 2004, p. 121) 7
  • 10. A seleção de pessoas funciona como uma espécie de filtro permitindo apenas que algumas pessoas possam ingressar na organização: aquelas que apresentam características desejadas pela empresa. Esse processo busca entre os vários candidatos recrutados, aqueles que são mais adequados aos cargos oferecidos na organização ou às competências necessárias, visando manter ou aumentar a eficiência e o desempenho humano, bem como a eficácia da organização. A seleção de pessoas não serve somente para preencher cargos vagos e disponíveis, isso é necessário, mas não suficiente para os dias de hoje. Seria apenas uma tarefa vegetativa no sentido de manter e conservar o status quo. Atualmente, as organizações estão fazendo do processo seletivo um mecanismo eficiente para aumentar o seu capital humano, e a melhor maneira de fazer isso é focar a seleção na aquisição de competências individuais indispensáveis ao sucesso organizacional. 4. METODOLOGIA Para atrair talentos e assertividade no Recrutamento e Seleção de pessoal, utiliza-se cadastro de dados dos candidatos, incluindo tópicos como experiência e qualificações (ou competências); requisição e aprovação de pessoal; registro de todo o processo de recrutamento e seleção com controle por etapas (pesquisa no banco de currículos, entrevistas, testes psicológicos, recepção e atendimento de candidato, recrutamento on-line, Head-Hunting). Algumas ferramentas da gestão de qualidade e gestão por processos são utilizadas por nossos profissionais, como fluxograma, diagrama de Ishikawa, lista de verificação etc., contribuindo significadamente para a excelência de nossos serviços. 8
  • 11. 5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES KAIZEN CONSULTORIA EM RECURSOS HUMANOS - CRONOGRAMA Projeto: Consultoria à Empresa Bem Serve Refeições Ltda. DATA ETAPA ATIVIDADE LOCAL RESPONSÁVEIS 01/11/201 0 Abertura do Reunião para discussão sobre o Planejamento Residência de um dos integrantes da Segunda Projeto de Etapas e desenvolvimento do Cronograma. equipe Toda Equipe 03/11/201 0 Declaração do Apresentação da Empresa e do Planejamento Quarta Projeto à Orientadora. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe 07/11/201 0 Desenvolvimento Residência de um dos integrantes da Domingo do Projeto Apresentação, objetivos e justificativa. equipe Toda Equipe 08/11/201 0 Desenvolvimento Segunda do Projeto Metodologia e Diagnóstico. Biblioteca - Unijorge Toda Equipe 10/11/201 0 Desenvolvimento Quarta do Projeto Intervenção. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe 14/11/201 0 Desenvolvimento Residência de um dos integrantes da Domingo do Projeto Conclusão e Revisão do Relatório. equipe Toda Equipe 21/11/201 0 Residência de um dos integrantes da Domingo Alinhamentos Ensaios para apresentação. equipe Toda Equipe 24/11/201 0 Quarta Finalização Entrega do Relatório. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe 29/11/201 0 Segunda Finalização Apresentação do Projeto. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe 6. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RH A Kaizen possui uma equipe de profissionais qualificados e sistema digital de recrutamento através de seu site, mantendo um amplo cadastro informatizado de candidatos que permite atender com rapidez e qualidade. De acordo com Masaaki Imai, idealizador do conceito, Kaizen é uma palavra de origem japonesa, onde "Kai" significa “mudar” e "Zen" significa “para melhor”. Porém, a tradução que expressa melhor o significado da filosofia é "Melhoria Contínua". O método Kaizen é baseado na filosofia e nos princípios socioculturais orientais e exige o comprometimento de todos os indivíduos da empresa, desde o operário até o gerente. (FREIRE, LUIZ MEIRA – KAIZEN INSTITUTE) 6.1 MISSÃO DA KAIZEN 9
  • 12. Promover informações e soluções para nossos associados, contribuindo com o aumento de sua produtividade, qualidade de serviços e melhoria na gestão. 6.2 VISÃO DA KAIZEN Capacitar as pessoas a planejar mudanças, diante de uma nova consciência, despertando o interesse em alcançar sucesso profissional. 7. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕES A Bem Serve Refeições é uma empresa do ramo de alimentação, de médio porte e de sociedade limitada, com sede em Lauro de Freitas – Ba., que está no mercado há 5 anos. Atua no fornecimento de refeições para hospitais e secretarias públicas do Estado da Bahia, reunindo um quadro de aproximadamente 30 colaboradores distribuídos nas regiões de Lauro de Freitas e Salvador. Possui uma Cultura conservadora, pouco inovadora, onde as decisões são centralizadas na diretoria administrativa, sem a participação ativa dos funcionários, e uma Gestão com fortes características do Método Científico ou Teoria de Taylor, focada na produção, dando ênfase nas tarefas, com treinamentos e trabalho especializados para desenvolver a tarefa com maior rapidez, produzindo mais e melhor, visando o aumento da produtividade, padronizando a execução de tarefas, partindo daí também um pouco do Modelo Burocrático, com estrutura vertical, e departamentalização. 7.1 ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL - BEM SERVE REFEIÇÕES • Missão: Fornecer refeições balanceadas, atendendo as necessidades dos clientes com garantia de qualidade e segurança. • Visão: Manter sempre a credibilidade pela excelência das refeições oferecidas. 10
  • 13. Valores: - Qualidade; - Responsabilidade; - Dinamismo. 8. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 8.1 PROCESSO DE RECRUTAMENTO Analisando o comportamento e os procedimentos da Bem Serve Refeições, verifica-se que a mesma recruta pessoas basicamente através do Serviço Municipal de Intermediação de Mão-de-Obra (SIMM) e do Sistema Nacional de Empregos (SINE - BAHIA), divulgando a vaga através da internet, no sistema digital destes órgãos. O SINE faz a triagem dos candidatos que chegam mais próximos ao cargo oferecido, através de entrevistas, dinâmicas de grupo e testes práticos, já o SIMM não realiza esta triagem. O impacto deste recrutamento feito pelo Sistema SIMM e SINE BAHIA, causa para a Bem Serve Refeições uma perda de tempo e até mesmo prejuízos, por não ter currículos e candidatos suficientes e com perfis adequados para a vaga, impedindo um avanço para a seleção. Este atual processo de Recrutamento e Seleção que a empresa utiliza é limitado, percebe-se a necessidade de agregar outros métodos para encontrar candidatos satisfatórios. Percebe-se também que a Bem Serve Refeições não oferece a oportunidade de vaga existente aos seus funcionários, ou seja, ela não pratica o recrutamento interno, que seria uma forma de promoção ou fonte de motivação para seus funcionários. Por não ter pessoas qualificadas para o Recrutamento e Seleção e não ter o conhecimento da importância do recrutamento na organização, deixa a responsabilidade da divulgação de vagas somente nos sistemas do SIMM e SINE-BAHIA. Através da Gestão da Qualidade, apresentamos o Diagrama de Ishikawa referente a este diagnóstico: 11
  • 14. 8.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOAS A própria empresa realiza o processo de seleção de pessoal através da Secretária e Nutricionista. Sem muita prática e aptidões, estas funcionárias realizam somente as etapas de entrevistas e testes práticos para os cargos de Cozinheiro e Nutricionista, e para os outros cargos como Motorista, Auxiliar de Cozinha, Copeira, Auxiliar de Serviços Gerais e cargos administrativos realizam somente a etapa das entrevistas, selecionando os que consideram aptos posteriormente. Observa-se que não possui um Recursos Humanos estruturado para fazer o processo de recrutamento e seleção, como também não existe pessoas qualificadas. Verifica-se que um processo que é focado simplesmente na etapa da entrevista é um processo que resulta em subjetividade. É importante utilizar todas as etapas necessárias, procurando eliminar a subjetividade no processo de seleção, como: aplicação de testes de conhecimentos ou de capacidades; aplicação de teste psicológico; aplicação de dinâmica de grupo; entrevista com 12
  • 15. o requisitante da vaga e verificação da referência, podendo fundamentar mais a escolha, obtendo um maior índice de acertos. A Empresa não tem ideia da importância na escolha de um candidato apto para desempenhar as tarefas de determinado cargo. É importante todo o empenho no momento de recrutar e selecionar pessoas, pois é através destes processos que eles são alocados em vagas onde precisa ser analisado a relação entre o perfil do funcionário e o cargo. Uma das consequências que tem-se percebido em função da escassez de etapas, da subjetividade e da falta de habilidades utilizadas no processo de seleção é o índice de Turn-over elevado, tendo em vista que os profissionais contratados normalmente não são compatíveis com os perfis requeridos pelos cargos. Existe uma taxa significativa de funcionários que se desligam da empresa em poucos meses. O Turn-over na Bem Serve Refeições não é consequência somente de problemas diagnosticados com o clima organizacional, essa rotatividade também existe devido ao processo de recrutamento e seleção mal conduzidos, dessa forma a empresa corre o risco de não selecionar a pessoa correta, perdento tempo e gerando custos. Diagrama de Ishikawa referente a este diagnóstico: 13
  • 16. 9. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICAS Para obter serviços de qualidade e ter garantia dos mesmos, sugere-se mudanças e melhorias através de um plano de intervenção a respeito dos problemas diagnosticados no item 8 deste relatório, como forma de otimizar estes processos organizacionais. 14
  • 17. 10. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO A importância do POP (Procedimento Operacional Padrão) está em evitar erros ou etapas na execução de uma atividade, objetivando fazê-la com qualidade através de um roteiro padronizado para realizar a mesma. Elaboramos o POP da Bem Serve Refeições para a Integração de Novos Colaboradores (apêndice I) e o representamos esquematicamente através do Fluxograma (apêndice II), mostrando 15
  • 18. a transição de informações entre os elementos que o compõe, apresentando um sistema de documentação eficaz e de fácil utilização. Principais vantagens do Fluxograma: • Visão integrada de todo o processo; • Identificação de inconsistências e pontos frágeis; • Verificação e aprimoramento no processo decisório; • Inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos; • Integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área. Integrar novos colaboradores consiste em proporcionar uma atividade fundamental para a boa adaptação do colaborador à empresa, sendo também uma forma de fazer com que as normas da empresa e seus padrões de qualidade sejam respeitados e seguidos, conhecendo o Modelo de Gestão da organização e se alinhando ao mesmo. Os benefícios são mútuos e ambos os lados saem ganhando. 11. CONCLUSÃO Com base no que foi diagnosticado na Empresa Bem Serve, identifica-se e concluí- se que não há qualidade tanto no processo de Recrutamento que se inicia junto ao SIMM e no SINE, quanto na continuidade do processo de Seleção que ocorre na própria empresa sendo este, mal estruturado por falta de conhecimentos técnicos e pela própria empresa ser pouco inovadora. Acredita-se que, para fazer a diferença no mundo atual, as organizações devem estar cada vez mais preparadas para receber uns dos seus maiores bens: Pessoas. É importante estar investindo e atentos às novas ferramentas e técnicas utilizadas nas seleções, para a melhor escolha dos candidatos e se elas estão coerentes com 16
  • 19. as exigências e valores da empresa. Além disto, o profissional de RH hoje, para recrutar e selecionar as pessoas requer uma postura madura, sensibilidade, profissionalismo e coragem para entender os anseios do indivíduo frente ao mercado de trabalho e tomar a decisão correta escolhendo o candidato ideal, que possa criar e manter a competitividade da organização. Esta tarefa de recrutar e selecionar pesoas, é extremamente importante. Para muitos, é o início da sua jornada dentro de um negócio, por isso deve ser feita de forma planejada e estruturada, buscando sempre o sucesso organizacional. REFERÊNCIAS 17
  • 20. COLENGHI, Vitor Mature. O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. Rio de Janeiro: Qualitymark. 1997. TELES, Ricardo; Apostila da disciplina Auditoria e Qualidade em RH, 4º Semestre, 2010.2. CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 1999. 21ª ed. CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. 3ª ed. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Organização:Recrutamento, Planejamento e Seleção de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1991. LODI, Jõao Bosco. Recrutamento de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1998. APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO 18
  • 21. 19
  • 22. APÊNDICE II – FLUXOGRAMA 20