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Introdução
Os papéis de trabalho utilizados pelo auditor constitui o nosso objecto de estudo, e estes
formam um conjunto de formulários e documentos que contém as informações e
apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, as provas e descrições dessas
realizações; iremos abordar de forma sucinta e clara os aspectos relacionados a
Organização e conteúdo dos papéis de trabalho do auditor, entre os quais faremos
menção dos seguintes: Tipos de papéis de trabalho; Natureza dos papéis de trabalho;
Técnicas de elaboração dos papéis de trabalho; Codificação e arquivamento dos papéis
de trabalho; Revisão dos papéis de trabalho; Controlo físico dos papéis de trabalho;
Modelos dos papéis de trabalho, que estes constam nos anexos no final do trabalho,
proporcionando assim uma percepção fácil dos conteúdos dos papeis de trabalho.
É importante ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento
para o treinamento e avaliação de auditores.
4
Objectivos do trabalho
Objectivo geral:
 Estudar a importância da organização e conteúdo dos papéis de trabalho
utilizados pelo auditor.
Objectivos específicos:
 Descrever os tipos de papéis de trabalho usados pelo auditor;
 Conhecer a importância da codificação e arquivamento dos papéis de trabalho;
 Descrever as técnicas usadas na elaboração dos papéis de trabalho;
 Identificar os principais modelos de papéis de trabalho.
Metodologia
Para a concretização do trabalho foi indispensável a pesquisa bibliográfica, tendo se
recorrido a obras de dois autores com mais destaque para o ALMEIDA.
5
1. PAPÉIS DE TRABALHO
Conceito:
Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contém as
informações e os apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as
provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e
o fundamento da sua opinião. (ATTIE, 1998:156)
Ou por outras, segundo ATTIE, os papéis de trabalho são os meios onde estão
evidenciados todos os exames executados, todas as provas e conclusões obtidas pelo
auditor.
1.1 Aspectos fundamentais dos papéis de trabalho
Entre os aspectos fundamentais dos papéis de trabalho, podem se destacar os seguintes:
 Completabilidade: os papéis de trabalho necessitam ser completos por si sós.
Eles precisam relatar o começo, meio e fim do trabalho praticado.
 Objectividade: os papéis de trabalho necessitam ser objectivos e demonstrar os
caminhos trilhados pelo auditor para a condução dos seus intentos.
 Concisão: os papéis precisam ser concisos, de forma que todos entendam, sem
ser necessária a presença de quem os preparou. A concisão determina a clareza e
a auto-suficiência.
 Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados segundo o raciocínio lógico,
apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a ser atingido. É
preciso, portanto, formular um programa lógico de condução do trabalho,
vencendo-se um a um os obstáculos e barreiras do caminho para o atendimento
do objectivo proposto para a tarefa;
 Limpeza: aos papéis de trabalho é necessário esmero na sua preparação,
eliminando-se todas e quaisquer imperfeições e incorrecções.
6
1.2 Tipos de papéis de trabalho
Segundo ALMEIDA:2009, são os seguintes os tipos de papéis de trabalho utilizados
pelo auditor:
1.2.1 Programa de auditoria
Conceito:
É o plano de acção voltado para orientar e controlar a execução dos exames de
auditoria. (ATTIE, 1998:167)
Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padrões, a serem preenchidos
pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e também para outros
assuntos relacionados com o exame de auditoria (planeamento, supervisão, riscos em
auditoria, avaliação do controlo interno, etc.). O esboço gráfico de um programa de
auditoria é apresentado no quadro 4.1. (ALMEIDA, 2009:89)
O programa de auditoria é dividido basicamente em três partes, que são as seguintes:
 Listagem dos procedimentos de auditoria;
 Espaço para o auditor assinar ou rubricar, a fim de evidenciar que o serviço foi
feito e quem o fez;
 Espaço para comentários, observações, referências, etc.
Os principais objectivos dos programas de auditoria são os seguintes:
 Estabelecer por escrito a política da firma de auditoria;
 Padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma
organização;
 Evitar que sejam omissos procedimentos importantes de auditoria;
 Melhorar a qualidade dos serviços de auditoria.
Tendo em vista que o grau de complexidade da auditoria varia de empresa para
empresa, pode ocorrer que determinados procedimentos relatados no programa de
auditoria não sejam aplicáveis, como também pode ocorrer que o auditor tenha de
adicionar outros procedimentos de auditoria, em função de circunstancias peculiares de
determinada companhia. (ALMEIDA, 2009:89)
7
Para ATTIE: 1998, as vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são:
 Estabelecer a forma adequada de realização dos trabalhos;
 As considerações feitas pelo auditor para determinação de seu trabalho;
 Controlar o tempo despendido na realização do trabalho;
 A sequência lógica de realização do trabalho; e
 Evidência dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao
original.
Para a elaboração adequada de um programa de auditoria deve se sempre levar em
consideração:
 Definição dos objectivos da área ou tarefa a auditar;
 Avaliação do controlo interno como base para extensão e profundidade do
trabalho a ser realizado;
 Avaliação da relevância ou relatividade; e
 Definição dos procedimentos de auditoria e o momento da sua aplicação.
1.2.2 Os papéis elaborados pelo auditor
Representam os papéis de trabalho que o auditor prepara à medida que vai analisando as
diversas contas do razão geral da contabilidade, com o objectivo de ter um registo de
serviço executado. Os auditores utilizam folhas quadriculadas de seis, doze e dezasseis
colunas (um exemplo é dado no quadro 4.2). Também são utilizadas folhas de blocos
para redigir explicações mais longas ou memorandos.
1.2.3 Outros papéis de trabalho
Os outros papéis de trabalho compreendem:
1.2.3.1 Cartas de confirmação de terceiros:
 Contas correntes bancárias;
 Aplicações financeiras;
 Contas a receber;
 Stocks, investimentos e imobilizados em poder de terceiros;
 Seguros;
8
 Fornecedores a pagar;
 Empréstimos a pagar;
 Advogados;
1.2.3.2 Cópias de documentos importantes:
 Estatuto social;
 Contratos;
 Manuais de procedimentos internos;
 Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e
conselho fiscal;
 Carta de representação da administração.
1.3 Natureza dos papéis de trabalho
Os papéis de trabalho podem ser de natureza corrente ou permanente. Os correntes são
utilizados em apenas um exercício social, já os permanentes são utilizados em mais de
um exercício social. (ALMEIDA, 2009:90)
São exemplos de papéis de trabalho correntes:
 Caixa e bancos;
 Contas a receber;
 Stocks;
 Aplicações financeiras;
 Investimentos;
 Imobilizados;
 Diferido;
 Contas a pagar;
 Imposto de rendas;
 Resultados de exercícios futuros;
 Património líquido;
 Receitas e despesas;
 Demonstrações financeiras;
 Revisão analítica;
 Questionário de controlo interno
9
São exemplos de papéis de trabalho permanente:
 Estatuto social ou contracto social;
 Copias de contractos bancários de financiamentos a longo prazo;
 Copias de contractos de assistência técnica;
 Cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das
transacções;
 Manuais de procedimentos internos;
 Copias de atas de reuniões (as decisões tomadas devem abranger mais de um
exercício social);
 Legislações específicas aplicáveis a empresa auditada.
1.4 Técnicas de elaboração de papéis de trabalho
Por ocasião da elaboração dos papéis de trabalho, para ALMEIDA:2009, existem
algumas técnicas básicas a serem observadas pelos auditores:
 Os papéis de trabalho devem, sempre que possível, ser escritos a lápis (preto), a
fim de facilitar possíveis alterações durante a execução de serviço,
principalmente em função revisões feitas por auditores mais experientes.
Actualmente, a maioria dos auditores já elabora seus papéis de trabalho no
computador;
 Na parte superior do papel de trabalho devem ser colocados o nome da empresa
auditada, a data-base do exame e o título (caixa, bancos, teste de amortização,
teste das depreciações);
 Não deve ser utilizado o verso da folha do papel de trabalho;
 Os números e as informações devem ser colocados na parte superior do papel de
trabalho (logo após o titulo) e as explicações sobre o trabalho executado na parte
inferior;
 Os tiques ou símbolos são apostos ao lado do número auditado e explicados na
parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o serviço
executado. Segue-se alguns exemplos de tiques:
10
= Soma conferida;
= Conferimos com o razão geral;
= Conferimos com nossos papéis de trabalho do exercício social anterior;
= Cálculos conferidos;
= Conferimos com o somatório dos registos analíticos;
= Conferimos com documentação -suporte;
 O auditor deve evitar a utilização excessiva de tiques em uma mesma folha (o
ideal é até oito símbolos), devido ao facto de que dificulta consultas e revisões
dos papéis de trabalho. Caso seja necessário, o auditor poderá usar letras ou
números dentro de círculos, em vez de símbolos;
 Os tiques ou as letras ou números dentro de círculos devem ser escriturados com
lápis de cor (normalmente vermelho), a fim de identificar claramente o trabalho
executado e também para facilitar revisão dos papéis de trabalho;
 O auditor também pode utilizar o sistema de notas para dar explicações
necessárias nos papéis de trabalho;
 Somente devem ser elaborados os papéis de trabalho que têm um fim útil;
 As informações nos papéis de trabalho devem limitar-se aos dados necessários;
 Os comentários devem ser sucintos e com redacção clara e compreensíveis;
 A forma de apresentação e o conteúdo dos papéis de trabalho devem ser de
modo a permitir que uma pessoa que não participou do serviço de auditoria
possa compreendê-los de imediato;
 Os papéis de trabalho devem indicar as conclusões alcançadas.
1.5 Codificação e arquivamento dos papéis de trabalho
Segundo ALMEIDA:2009, os papéis de trabalho devem ser codificados de forma a
possibilitar que as informações sejam facilmente encontradas. A codificação pode ser
feita por sistema numérico ou alfabético ou, a combinação dos dois. O código deve ser
feito com lápis de cor (normalmente azul) e aposto na parte direita superior do papel de
trabalho. Seguem-se os exemplos de codificação dos papéis de trabalho correntes
utilizando o sistema numérico:
11
1. Demonstrações financeiras.
2. Caixa e bancos.
3. Contas a receber.
4. Stocks.
5. Aplicações financeiras.
6. Despesas antecipadas.
7. Investimento.
8. Imobilizado.
9. Diferido.
10. Contas a pagar.
11. Empréstimos.
12. Imposto de renda.
13. Resultado de exercícios futuros.
14. Património líquido.
15. Receitas e despesas.
16. Revisão analítica.
17. Planeamento.
18. Lançamento de ajustes, reclassificação e eliminações.
19. Pontos para inclusão do relatório-comentário.
20. Programa de revisão e supervisão.
21. Eventos subsequentes.
22. Carta de representação da administração.
23. Carta dos advogados.
24. Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e
conselho fiscal.
25. Levantamento e avaliação do controlo interno.
26. Controlo de horas.
No quadro 4.3 é apresentado o balanço patrimonial. Esse quadro demonstra que os
detalhes de caixa e bancos estão no papel de trabalho 2-1 (quadro 4.4).
O papel de trabalho 2-1 faz referência aos detalhes de bancos no papel de trabalho 2-3
(quadro 4.5). Por outro lado, a folha 2-3 relata que o serviço de auditoria na conta
corrente do Itaú foi realizado no papel de trabalho 2-6 (quadro 4.6). Algumas
conclusões podem se tirar dos factos supracitados:
12
 Todos os papéis de trabalho devem ser codificados;
 Os números das demonstrações financeiras devem ser referenciados ou cruzados
para sãs análises gerais, e dessas para as análises específicas;
 O sistema de codificação e cruzamento deve permitir também que se saia da
análise específica até chegar aos números das demonstrações financeiras.
Os papéis de trabalho são arquivados em pastas próprias, ou seja, uma para os papéis
correntes e outra para os papéis permanentes. Evidentemente, se o volume de papéis de
trabalho for muito grande, poderá ser aberta mais de uma pasta corrente ou permanente.
Essa segregação prende-se ao facto de que os papéis permanentes serão utilizados
durante vários exercícios sociais, enquanto os correntes são apenas usados no ano-base
em que foi realizada a auditoria e para consultas no exercício social seguinte. Na frente
da pasta, são apostos o nome da empresa, a data-base do exame e o índice dos papéis de
trabalho.
1.6 Revisão dos papéis de trabalho
O objectivo principal da revisão dos papéis de trabalho é garantir que o serviço foi
executado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceites. (ALMEIDA,
2009:94)
Uma equipe de auditoria é composta normalmente de auditores-assistentes, semi-
séniores, sénior, gerente e sócio. O auditor-assistente tem de zero à dois anos de
experiência, o semi-sénior de dois à quatro anos de experiência, o sénior de quatro à
oito anos de experiência, o gerente de oito à doze anos e o sócio acima de doze anos.
A revisão dos papéis de trabalho é efectuada em três fases, sendo a primeira pelo sénior,
a segunda pelo gerente e a terceira pelo sócio. A primeira e a segunda revisão são de
carácter mais detalhista, abrangendo cada papel de trabalho. A terceira revisão é feita de
forma mais genérica.
Os papéis de trabalho devem ter a assinatura ou rubrica de quem os preparou e de quem
os revisou (normalmente é aposta no lado direito superior). A revisão deve ser feita no
escritório do cliente, a medida que as áreas são completadas e antes da emissão do
parecer. Se os papéis de trabalho não estão adequados ou foram omissos procedimentos
13
importantes de auditoria, o revisor deve tomar notas em folhas à parte. Essas folhas são
usadas pelos auditores como uma guia para complementação do trabalho de auditoria.
Importa ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento para o
treinamento e avaliação de auditores.
A seguir, relatar-se-ão alguns pontos a serem observados na revisão dos papéis de
trabalho:
 Se todos os programas de auditoria foram completados e assinados;
 Se as folhas de controlo interno foram consideradas no escopo do exame;
 Se as analises especificas foram adequadamente preparadas, ou seja, se
definem, com clareza, natureza, extensão e datas dos procedimentos de
auditoria, identificam o nome da empresa auditada, a data-base do balanço e
quem fez o papel de trabalho;
 Se todos os papeis de trabalho foram codificados e existe perfeita relação entre
eles e as demonstrações financeiras;
 Se os desvios dos princípios de contabilidade geralmente aceites ou
inconsistências na aplicação desses princípios foram considerados no parecer do
auditor.
1.7 Controlo físico dos papéis de trabalho
Os papéis de trabalho são de propriedade dos auditores e representam o registo do
trabalho executado e a base para emissão do parecer; portanto, eles devem ser
adequadamente controlados, no sentido de evitar que terceiros não autorizados tenham
acesso aos papéis de trabalho. Esse facto exige que os papéis de trabalho durante sua
permanência no escritório do cliente sejam guardados em malas com fechaduras, por
ocasião do almoço e à noite. Na empresa de auditoria, os papéis de trabalho devem ser
arquivados em local fechado, com controlo de entrada e saída e protegidos contra
incêndio. Esses procedimentos de controlo são para evitar possíveis modificações no
conteúdos dos papéis de trabalho, resguardar as técnicas específicas desenvolvidas pela
empresa de auditoria e impedir a divulgação de assuntos confidenciais da empresa
auditada. (ALMEIDA, 2009:95)
14
1.8 Modelos de papéis de trabalho
Geralmente, os papéis de trabalho são padronizados para facilitar seu uso,
entendimento, arquivo e sobretudo a arquitectura da evidência do exame praticado.
Quando, por exemplo, o auditor executa um trabalho de contagem física de stocks e
relato dos procedimentos adoptados pela empresa, critérios empregados por ele e pela
empresa, utiliza um papel de trabalho denominado memorando.
Em outras circunstâncias, quando o auditar realiza um exame mais apurado, por
exemplo, uma conciliação ou analise, além de expressar o objectivo, relatará também os
exames e evidências praticados; usará nessas ocasiões um papel de trabalho de sete a
catorze colunas.
O layout dos papéis de trabalhos deve incluir, obrigatoriamente, espaço que determine o
nome da unidade, departamento, empresa ou área que se refere; espaço para a
codificação do papel de trabalho; espaço para a evidenciação de quem o preparou,
revisou, aprovou; e datas. (ATTIE, 1998: 156).
Apresentamos a seguir alguns modelos de papéis de trabalho normalmente utilizados
pelos auditores: (ver anexos)
15
Conclusão
O estudo objectivista deste trabalho dimensionou-se na consolidação de conhecimentos
para um progresso adequado na matéria em estudo e a uma profunda reflexão para a
realidade e complexidade do estudo da organização e conteúdo dos papéis de trabalho.
Visto que auditar em uma organização não tem sido tarefa fácil para o auditor e este
utiliza documentos originais de propriedade da empresa, e é grande o volume de
documentos e transacções. Para evitar o grande volume de documentos e dar outra
forma ao trabalho, o auditor utiliza os papéis de trabalho para registar as descobertas
realizadas e comprovar o trabalho cumprido.
Com este prólogo passamos a verificar que os papéis de trabalho devem ser elaborados
segundo o raciocínio lógico, apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a
ser atingido. São estes propriedade do auditor, devido, principalmente, a neles estar
fundamentada a opinião do auditor.
Deste modo, os papéis de trabalho são espelho do auditor que os prepara, colocando, de
forma escrita, seus sentimentos e pontos de vista a cerca da matéria examinada.
Concluímos por dizer que o produto do trabalho de auditoria é evidenciado nos papéis
de trabalho, que devem formar um conjunto harmonioso e coeso da matéria examinada
e que podem conter dados que sejam aplicáveis a mais de um trabalho, e por vezes,
durante muito tempo.
16
Bibliografia
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria.São Paulo,atlas editora,2aedição,2009.
ATTIE, William. Auditoria. São Paulo,atlas editora,3aedição,1998.
BIOGRAFIA DO AUTOR
Nome Completo: Sérgio Alfredo Macore / Helldriver Rapper
Nascimento: 22 de Fevereiro de 1993
Especialização: Gestão de Empresas e Finanças
Pais / Cidade: Moçambique / Pemba
Contacto: +258 846458829 ou +258 826677547
E-mail: Sergio.macore@gmail.com ou Helldriverrapper@hotmail.com
Facebook: Helldriver Rapper ou Sergio Alfredo Macore

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Papéis de trabalho do auditor

  • 1. 3 Introdução Os papéis de trabalho utilizados pelo auditor constitui o nosso objecto de estudo, e estes formam um conjunto de formulários e documentos que contém as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, as provas e descrições dessas realizações; iremos abordar de forma sucinta e clara os aspectos relacionados a Organização e conteúdo dos papéis de trabalho do auditor, entre os quais faremos menção dos seguintes: Tipos de papéis de trabalho; Natureza dos papéis de trabalho; Técnicas de elaboração dos papéis de trabalho; Codificação e arquivamento dos papéis de trabalho; Revisão dos papéis de trabalho; Controlo físico dos papéis de trabalho; Modelos dos papéis de trabalho, que estes constam nos anexos no final do trabalho, proporcionando assim uma percepção fácil dos conteúdos dos papeis de trabalho. É importante ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento para o treinamento e avaliação de auditores.
  • 2. 4 Objectivos do trabalho Objectivo geral:  Estudar a importância da organização e conteúdo dos papéis de trabalho utilizados pelo auditor. Objectivos específicos:  Descrever os tipos de papéis de trabalho usados pelo auditor;  Conhecer a importância da codificação e arquivamento dos papéis de trabalho;  Descrever as técnicas usadas na elaboração dos papéis de trabalho;  Identificar os principais modelos de papéis de trabalho. Metodologia Para a concretização do trabalho foi indispensável a pesquisa bibliográfica, tendo se recorrido a obras de dois autores com mais destaque para o ALMEIDA.
  • 3. 5 1. PAPÉIS DE TRABALHO Conceito: Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e os apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento da sua opinião. (ATTIE, 1998:156) Ou por outras, segundo ATTIE, os papéis de trabalho são os meios onde estão evidenciados todos os exames executados, todas as provas e conclusões obtidas pelo auditor. 1.1 Aspectos fundamentais dos papéis de trabalho Entre os aspectos fundamentais dos papéis de trabalho, podem se destacar os seguintes:  Completabilidade: os papéis de trabalho necessitam ser completos por si sós. Eles precisam relatar o começo, meio e fim do trabalho praticado.  Objectividade: os papéis de trabalho necessitam ser objectivos e demonstrar os caminhos trilhados pelo auditor para a condução dos seus intentos.  Concisão: os papéis precisam ser concisos, de forma que todos entendam, sem ser necessária a presença de quem os preparou. A concisão determina a clareza e a auto-suficiência.  Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados segundo o raciocínio lógico, apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a ser atingido. É preciso, portanto, formular um programa lógico de condução do trabalho, vencendo-se um a um os obstáculos e barreiras do caminho para o atendimento do objectivo proposto para a tarefa;  Limpeza: aos papéis de trabalho é necessário esmero na sua preparação, eliminando-se todas e quaisquer imperfeições e incorrecções.
  • 4. 6 1.2 Tipos de papéis de trabalho Segundo ALMEIDA:2009, são os seguintes os tipos de papéis de trabalho utilizados pelo auditor: 1.2.1 Programa de auditoria Conceito: É o plano de acção voltado para orientar e controlar a execução dos exames de auditoria. (ATTIE, 1998:167) Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padrões, a serem preenchidos pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e também para outros assuntos relacionados com o exame de auditoria (planeamento, supervisão, riscos em auditoria, avaliação do controlo interno, etc.). O esboço gráfico de um programa de auditoria é apresentado no quadro 4.1. (ALMEIDA, 2009:89) O programa de auditoria é dividido basicamente em três partes, que são as seguintes:  Listagem dos procedimentos de auditoria;  Espaço para o auditor assinar ou rubricar, a fim de evidenciar que o serviço foi feito e quem o fez;  Espaço para comentários, observações, referências, etc. Os principais objectivos dos programas de auditoria são os seguintes:  Estabelecer por escrito a política da firma de auditoria;  Padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma organização;  Evitar que sejam omissos procedimentos importantes de auditoria;  Melhorar a qualidade dos serviços de auditoria. Tendo em vista que o grau de complexidade da auditoria varia de empresa para empresa, pode ocorrer que determinados procedimentos relatados no programa de auditoria não sejam aplicáveis, como também pode ocorrer que o auditor tenha de adicionar outros procedimentos de auditoria, em função de circunstancias peculiares de determinada companhia. (ALMEIDA, 2009:89)
  • 5. 7 Para ATTIE: 1998, as vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são:  Estabelecer a forma adequada de realização dos trabalhos;  As considerações feitas pelo auditor para determinação de seu trabalho;  Controlar o tempo despendido na realização do trabalho;  A sequência lógica de realização do trabalho; e  Evidência dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao original. Para a elaboração adequada de um programa de auditoria deve se sempre levar em consideração:  Definição dos objectivos da área ou tarefa a auditar;  Avaliação do controlo interno como base para extensão e profundidade do trabalho a ser realizado;  Avaliação da relevância ou relatividade; e  Definição dos procedimentos de auditoria e o momento da sua aplicação. 1.2.2 Os papéis elaborados pelo auditor Representam os papéis de trabalho que o auditor prepara à medida que vai analisando as diversas contas do razão geral da contabilidade, com o objectivo de ter um registo de serviço executado. Os auditores utilizam folhas quadriculadas de seis, doze e dezasseis colunas (um exemplo é dado no quadro 4.2). Também são utilizadas folhas de blocos para redigir explicações mais longas ou memorandos. 1.2.3 Outros papéis de trabalho Os outros papéis de trabalho compreendem: 1.2.3.1 Cartas de confirmação de terceiros:  Contas correntes bancárias;  Aplicações financeiras;  Contas a receber;  Stocks, investimentos e imobilizados em poder de terceiros;  Seguros;
  • 6. 8  Fornecedores a pagar;  Empréstimos a pagar;  Advogados; 1.2.3.2 Cópias de documentos importantes:  Estatuto social;  Contratos;  Manuais de procedimentos internos;  Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e conselho fiscal;  Carta de representação da administração. 1.3 Natureza dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho podem ser de natureza corrente ou permanente. Os correntes são utilizados em apenas um exercício social, já os permanentes são utilizados em mais de um exercício social. (ALMEIDA, 2009:90) São exemplos de papéis de trabalho correntes:  Caixa e bancos;  Contas a receber;  Stocks;  Aplicações financeiras;  Investimentos;  Imobilizados;  Diferido;  Contas a pagar;  Imposto de rendas;  Resultados de exercícios futuros;  Património líquido;  Receitas e despesas;  Demonstrações financeiras;  Revisão analítica;  Questionário de controlo interno
  • 7. 9 São exemplos de papéis de trabalho permanente:  Estatuto social ou contracto social;  Copias de contractos bancários de financiamentos a longo prazo;  Copias de contractos de assistência técnica;  Cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das transacções;  Manuais de procedimentos internos;  Copias de atas de reuniões (as decisões tomadas devem abranger mais de um exercício social);  Legislações específicas aplicáveis a empresa auditada. 1.4 Técnicas de elaboração de papéis de trabalho Por ocasião da elaboração dos papéis de trabalho, para ALMEIDA:2009, existem algumas técnicas básicas a serem observadas pelos auditores:  Os papéis de trabalho devem, sempre que possível, ser escritos a lápis (preto), a fim de facilitar possíveis alterações durante a execução de serviço, principalmente em função revisões feitas por auditores mais experientes. Actualmente, a maioria dos auditores já elabora seus papéis de trabalho no computador;  Na parte superior do papel de trabalho devem ser colocados o nome da empresa auditada, a data-base do exame e o título (caixa, bancos, teste de amortização, teste das depreciações);  Não deve ser utilizado o verso da folha do papel de trabalho;  Os números e as informações devem ser colocados na parte superior do papel de trabalho (logo após o titulo) e as explicações sobre o trabalho executado na parte inferior;  Os tiques ou símbolos são apostos ao lado do número auditado e explicados na parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o serviço executado. Segue-se alguns exemplos de tiques:
  • 8. 10 = Soma conferida; = Conferimos com o razão geral; = Conferimos com nossos papéis de trabalho do exercício social anterior; = Cálculos conferidos; = Conferimos com o somatório dos registos analíticos; = Conferimos com documentação -suporte;  O auditor deve evitar a utilização excessiva de tiques em uma mesma folha (o ideal é até oito símbolos), devido ao facto de que dificulta consultas e revisões dos papéis de trabalho. Caso seja necessário, o auditor poderá usar letras ou números dentro de círculos, em vez de símbolos;  Os tiques ou as letras ou números dentro de círculos devem ser escriturados com lápis de cor (normalmente vermelho), a fim de identificar claramente o trabalho executado e também para facilitar revisão dos papéis de trabalho;  O auditor também pode utilizar o sistema de notas para dar explicações necessárias nos papéis de trabalho;  Somente devem ser elaborados os papéis de trabalho que têm um fim útil;  As informações nos papéis de trabalho devem limitar-se aos dados necessários;  Os comentários devem ser sucintos e com redacção clara e compreensíveis;  A forma de apresentação e o conteúdo dos papéis de trabalho devem ser de modo a permitir que uma pessoa que não participou do serviço de auditoria possa compreendê-los de imediato;  Os papéis de trabalho devem indicar as conclusões alcançadas. 1.5 Codificação e arquivamento dos papéis de trabalho Segundo ALMEIDA:2009, os papéis de trabalho devem ser codificados de forma a possibilitar que as informações sejam facilmente encontradas. A codificação pode ser feita por sistema numérico ou alfabético ou, a combinação dos dois. O código deve ser feito com lápis de cor (normalmente azul) e aposto na parte direita superior do papel de trabalho. Seguem-se os exemplos de codificação dos papéis de trabalho correntes utilizando o sistema numérico:
  • 9. 11 1. Demonstrações financeiras. 2. Caixa e bancos. 3. Contas a receber. 4. Stocks. 5. Aplicações financeiras. 6. Despesas antecipadas. 7. Investimento. 8. Imobilizado. 9. Diferido. 10. Contas a pagar. 11. Empréstimos. 12. Imposto de renda. 13. Resultado de exercícios futuros. 14. Património líquido. 15. Receitas e despesas. 16. Revisão analítica. 17. Planeamento. 18. Lançamento de ajustes, reclassificação e eliminações. 19. Pontos para inclusão do relatório-comentário. 20. Programa de revisão e supervisão. 21. Eventos subsequentes. 22. Carta de representação da administração. 23. Carta dos advogados. 24. Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e conselho fiscal. 25. Levantamento e avaliação do controlo interno. 26. Controlo de horas. No quadro 4.3 é apresentado o balanço patrimonial. Esse quadro demonstra que os detalhes de caixa e bancos estão no papel de trabalho 2-1 (quadro 4.4). O papel de trabalho 2-1 faz referência aos detalhes de bancos no papel de trabalho 2-3 (quadro 4.5). Por outro lado, a folha 2-3 relata que o serviço de auditoria na conta corrente do Itaú foi realizado no papel de trabalho 2-6 (quadro 4.6). Algumas conclusões podem se tirar dos factos supracitados:
  • 10. 12  Todos os papéis de trabalho devem ser codificados;  Os números das demonstrações financeiras devem ser referenciados ou cruzados para sãs análises gerais, e dessas para as análises específicas;  O sistema de codificação e cruzamento deve permitir também que se saia da análise específica até chegar aos números das demonstrações financeiras. Os papéis de trabalho são arquivados em pastas próprias, ou seja, uma para os papéis correntes e outra para os papéis permanentes. Evidentemente, se o volume de papéis de trabalho for muito grande, poderá ser aberta mais de uma pasta corrente ou permanente. Essa segregação prende-se ao facto de que os papéis permanentes serão utilizados durante vários exercícios sociais, enquanto os correntes são apenas usados no ano-base em que foi realizada a auditoria e para consultas no exercício social seguinte. Na frente da pasta, são apostos o nome da empresa, a data-base do exame e o índice dos papéis de trabalho. 1.6 Revisão dos papéis de trabalho O objectivo principal da revisão dos papéis de trabalho é garantir que o serviço foi executado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceites. (ALMEIDA, 2009:94) Uma equipe de auditoria é composta normalmente de auditores-assistentes, semi- séniores, sénior, gerente e sócio. O auditor-assistente tem de zero à dois anos de experiência, o semi-sénior de dois à quatro anos de experiência, o sénior de quatro à oito anos de experiência, o gerente de oito à doze anos e o sócio acima de doze anos. A revisão dos papéis de trabalho é efectuada em três fases, sendo a primeira pelo sénior, a segunda pelo gerente e a terceira pelo sócio. A primeira e a segunda revisão são de carácter mais detalhista, abrangendo cada papel de trabalho. A terceira revisão é feita de forma mais genérica. Os papéis de trabalho devem ter a assinatura ou rubrica de quem os preparou e de quem os revisou (normalmente é aposta no lado direito superior). A revisão deve ser feita no escritório do cliente, a medida que as áreas são completadas e antes da emissão do parecer. Se os papéis de trabalho não estão adequados ou foram omissos procedimentos
  • 11. 13 importantes de auditoria, o revisor deve tomar notas em folhas à parte. Essas folhas são usadas pelos auditores como uma guia para complementação do trabalho de auditoria. Importa ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento para o treinamento e avaliação de auditores. A seguir, relatar-se-ão alguns pontos a serem observados na revisão dos papéis de trabalho:  Se todos os programas de auditoria foram completados e assinados;  Se as folhas de controlo interno foram consideradas no escopo do exame;  Se as analises especificas foram adequadamente preparadas, ou seja, se definem, com clareza, natureza, extensão e datas dos procedimentos de auditoria, identificam o nome da empresa auditada, a data-base do balanço e quem fez o papel de trabalho;  Se todos os papeis de trabalho foram codificados e existe perfeita relação entre eles e as demonstrações financeiras;  Se os desvios dos princípios de contabilidade geralmente aceites ou inconsistências na aplicação desses princípios foram considerados no parecer do auditor. 1.7 Controlo físico dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho são de propriedade dos auditores e representam o registo do trabalho executado e a base para emissão do parecer; portanto, eles devem ser adequadamente controlados, no sentido de evitar que terceiros não autorizados tenham acesso aos papéis de trabalho. Esse facto exige que os papéis de trabalho durante sua permanência no escritório do cliente sejam guardados em malas com fechaduras, por ocasião do almoço e à noite. Na empresa de auditoria, os papéis de trabalho devem ser arquivados em local fechado, com controlo de entrada e saída e protegidos contra incêndio. Esses procedimentos de controlo são para evitar possíveis modificações no conteúdos dos papéis de trabalho, resguardar as técnicas específicas desenvolvidas pela empresa de auditoria e impedir a divulgação de assuntos confidenciais da empresa auditada. (ALMEIDA, 2009:95)
  • 12. 14 1.8 Modelos de papéis de trabalho Geralmente, os papéis de trabalho são padronizados para facilitar seu uso, entendimento, arquivo e sobretudo a arquitectura da evidência do exame praticado. Quando, por exemplo, o auditor executa um trabalho de contagem física de stocks e relato dos procedimentos adoptados pela empresa, critérios empregados por ele e pela empresa, utiliza um papel de trabalho denominado memorando. Em outras circunstâncias, quando o auditar realiza um exame mais apurado, por exemplo, uma conciliação ou analise, além de expressar o objectivo, relatará também os exames e evidências praticados; usará nessas ocasiões um papel de trabalho de sete a catorze colunas. O layout dos papéis de trabalhos deve incluir, obrigatoriamente, espaço que determine o nome da unidade, departamento, empresa ou área que se refere; espaço para a codificação do papel de trabalho; espaço para a evidenciação de quem o preparou, revisou, aprovou; e datas. (ATTIE, 1998: 156). Apresentamos a seguir alguns modelos de papéis de trabalho normalmente utilizados pelos auditores: (ver anexos)
  • 13. 15 Conclusão O estudo objectivista deste trabalho dimensionou-se na consolidação de conhecimentos para um progresso adequado na matéria em estudo e a uma profunda reflexão para a realidade e complexidade do estudo da organização e conteúdo dos papéis de trabalho. Visto que auditar em uma organização não tem sido tarefa fácil para o auditor e este utiliza documentos originais de propriedade da empresa, e é grande o volume de documentos e transacções. Para evitar o grande volume de documentos e dar outra forma ao trabalho, o auditor utiliza os papéis de trabalho para registar as descobertas realizadas e comprovar o trabalho cumprido. Com este prólogo passamos a verificar que os papéis de trabalho devem ser elaborados segundo o raciocínio lógico, apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a ser atingido. São estes propriedade do auditor, devido, principalmente, a neles estar fundamentada a opinião do auditor. Deste modo, os papéis de trabalho são espelho do auditor que os prepara, colocando, de forma escrita, seus sentimentos e pontos de vista a cerca da matéria examinada. Concluímos por dizer que o produto do trabalho de auditoria é evidenciado nos papéis de trabalho, que devem formar um conjunto harmonioso e coeso da matéria examinada e que podem conter dados que sejam aplicáveis a mais de um trabalho, e por vezes, durante muito tempo.
  • 14. 16 Bibliografia ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria.São Paulo,atlas editora,2aedição,2009. ATTIE, William. Auditoria. São Paulo,atlas editora,3aedição,1998. BIOGRAFIA DO AUTOR Nome Completo: Sérgio Alfredo Macore / Helldriver Rapper Nascimento: 22 de Fevereiro de 1993 Especialização: Gestão de Empresas e Finanças Pais / Cidade: Moçambique / Pemba Contacto: +258 846458829 ou +258 826677547 E-mail: Sergio.macore@gmail.com ou Helldriverrapper@hotmail.com Facebook: Helldriver Rapper ou Sergio Alfredo Macore