O documento discute vários sistemas de classificação de arquivos, incluindo classificação alfabética, numérica, cronológica, geográfica e ideológica. Ele fornece regras e critérios para cada sistema, além de destacar suas vantagens e desvantagens. A classificação alfabética é explicada com mais detalhes.
O documento descreve os tipos e funções de documentos em empresas, incluindo documentos de transmissão, documentos de posição e impressos. Também discute os diferentes tipos de arquivos em empresas, como arquivos ativos, semi-ativos e inativos, e como os arquivos podem ser organizados, classificados e informatizados.
O documento discute a organização e manutenção de arquivos corporativos. Um arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma organização. Arquivos servem para coletar, organizar e preservar documentos para referência futura e memória organizacional. Técnicas de arquivamento apropriadas permitem localizar informações eficientemente e economizar recursos.
O documento fornece informações sobre organização e manutenção de arquivos. Discute conceitos fundamentais de arquivo, arquivo como sistema de informação e novas tecnologias em arquivo. Também aborda classificação de arquivos, unidades arquivísticas e sistemas de classificação.
Este documento descreve o circuito documental de uma organização, incluindo os tipos de correspondência (recebida, expedida, interna), seus processos e fluxos. Explica como a tecnologia pode apoiar o trabalho administrativo e fornece detalhes sobre normas e registros de correspondência.
[1] O documento descreve técnicas de normalização documental, incluindo normas, formatos e tipos de documentos.
[2] Apresenta normas como NP5, NP6, NP7 e NP9 que estabelecem padrões para cartas, sobrescritos e escrita numérica.
[3] Discutem técnicas de elaboração de documentos como conceitos, classificação, textos, cartas, notas e outros documentos.
1) O documento descreve um curso de formação em Gestão Informatizada de Documentos com 50 horas de duração em Novembro de 2019, abordando temas como bases de dados, Excel, Access e digitalização.
2) O curso inclui módulos sobre o ambiente de trabalho do Excel e Access, operações básicas, fórmulas, gráficos, consultas, formulários e relatórios.
3) A avaliação inclui assiduidade, pontualidade, participação, fichas de trabalho e uma ficha de avaliação final aplicando
1. O documento discute os conceitos e métodos de organização de arquivos, incluindo os tipos de arquivos públicos e privados e a importância da organização, classificação e armazenamento adequados de documentos.
2. São descritos vários métodos de organização de arquivos como cronológico, alfabético e modernos. Também são explicados conceitos como referências cruzadas, transferência, microfilmagem e tempos de retenção de documentos.
3. A conservação adequada de documentos é importante para garantir sua segurança e
Circuito da documentação modulo 14 sonia, catarina11CPTS
O documento descreve o circuito da correspondência em uma empresa, incluindo as etapas de correspondência recebida, interna e expedida. Detalha os procedimentos de abertura, registro, distribuição e arquivamento de cartas e documentos. Também discute o uso crescente do email para comunicação corporativa.
O documento descreve os tipos e funções de documentos em empresas, incluindo documentos de transmissão, documentos de posição e impressos. Também discute os diferentes tipos de arquivos em empresas, como arquivos ativos, semi-ativos e inativos, e como os arquivos podem ser organizados, classificados e informatizados.
O documento discute a organização e manutenção de arquivos corporativos. Um arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma organização. Arquivos servem para coletar, organizar e preservar documentos para referência futura e memória organizacional. Técnicas de arquivamento apropriadas permitem localizar informações eficientemente e economizar recursos.
O documento fornece informações sobre organização e manutenção de arquivos. Discute conceitos fundamentais de arquivo, arquivo como sistema de informação e novas tecnologias em arquivo. Também aborda classificação de arquivos, unidades arquivísticas e sistemas de classificação.
Este documento descreve o circuito documental de uma organização, incluindo os tipos de correspondência (recebida, expedida, interna), seus processos e fluxos. Explica como a tecnologia pode apoiar o trabalho administrativo e fornece detalhes sobre normas e registros de correspondência.
[1] O documento descreve técnicas de normalização documental, incluindo normas, formatos e tipos de documentos.
[2] Apresenta normas como NP5, NP6, NP7 e NP9 que estabelecem padrões para cartas, sobrescritos e escrita numérica.
[3] Discutem técnicas de elaboração de documentos como conceitos, classificação, textos, cartas, notas e outros documentos.
1) O documento descreve um curso de formação em Gestão Informatizada de Documentos com 50 horas de duração em Novembro de 2019, abordando temas como bases de dados, Excel, Access e digitalização.
2) O curso inclui módulos sobre o ambiente de trabalho do Excel e Access, operações básicas, fórmulas, gráficos, consultas, formulários e relatórios.
3) A avaliação inclui assiduidade, pontualidade, participação, fichas de trabalho e uma ficha de avaliação final aplicando
1. O documento discute os conceitos e métodos de organização de arquivos, incluindo os tipos de arquivos públicos e privados e a importância da organização, classificação e armazenamento adequados de documentos.
2. São descritos vários métodos de organização de arquivos como cronológico, alfabético e modernos. Também são explicados conceitos como referências cruzadas, transferência, microfilmagem e tempos de retenção de documentos.
3. A conservação adequada de documentos é importante para garantir sua segurança e
Circuito da documentação modulo 14 sonia, catarina11CPTS
O documento descreve o circuito da correspondência em uma empresa, incluindo as etapas de correspondência recebida, interna e expedida. Detalha os procedimentos de abertura, registro, distribuição e arquivamento de cartas e documentos. Também discute o uso crescente do email para comunicação corporativa.
Este documento fornece informações sobre organização e manutenção de arquivos. Aborda conceitos fundamentais de arquivo, tipos de classificação e ordenação de documentos, equipamentos e tecnologias de arquivo, incluindo microfilmagem. Também discute legislação aplicável, características de arquivos, prazos de conservação de documentos e planos de arquivo.
O documento fornece uma comparação entre arquivos e bibliotecas, destacando suas variáveis como tipo de suporte, tipo de conjunto, produtor, fins da produção, objetivo, entrada dos documentos e público. Também discute conceitos sobre arquivologia, documentos em empresas, funções dos documentos, arquivo e informação, classificação de arquivos e gestão documental.
O documento discute a organização e manutenção de arquivos em empresas. Ele explica o que é um arquivo, os tipos de arquivos, como os arquivos servem, as etapas de organização de arquivos, regras para arquivos digitais e vantagens e estatísticas sobre arquivos.
Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Tipos de Arquivo:...Jader Windson
Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.
Este documento descreve as principais etapas de um curso sobre organização e técnicas de arquivo, incluindo 9 unidades didáticas sobre tópicos como conceitos de documentos de arquivo, sistemas de classificação, tipos de arquivo e aplicações práticas de software de gestão de documentos.
UFCD -6222 -Introdução ao Código de Contas.pptxNome Sobrenome
O documento introduz conceitos-chave da contabilidade como patrimônio, ativo, passivo, capital próprio e demonstrações financeiras. Apresenta as principais funções da contabilidade de registro, controle, avaliação e previsão. Discorre sobre os usuários da informação financeira e elementos que compõem o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.
Este documento fornece uma introdução à metodologia de gestão de documentos e informações. Resume os principais conceitos como diagnóstico, tabela de temporalidade documental, procedimentos operacionais, organização e manutenção de documentos. Explica como aplicar esta metodologia para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente em uma empresa.
O documento discute a origem e definição de arquivos, as classificações de arquivos e unidades arquivísticas. Explica que arquivos são usados para organizar e manter documentos de forma a garantir acesso à informação.
O documento discute técnicas de arquivamento e gestão documental. Em particular, (1) define arquivos e sua origem histórica, (2) descreve os principais tipos de arquivos classificados por entidade mantenedora, estágio evolutivo e extensão, e (3) discute métodos de arquivamento como alfabético, numérico e assunto.
O documento discute arquivos empresariais, definindo-os como locais de armazenamento de documentos que organizam informações para a administração e preservação histórica da empresa. Apresenta problemas comuns como falta de especialistas, espaço inadequado e dificuldade de acesso à informação, além de possíveis soluções como investimento em recursos humanos e tecnologia.
1. O documento discute os conceitos e práticas de arquivamento, incluindo a definição de arquivo, os tipos de arquivos, métodos de classificação e equipamentos de arquivamento.
2. São descritos os tipos de arquivos como ativo, inativo e histórico, assim como as funções e qualidades de um bom arquivo.
3. São explicados os métodos de arquivamento como o alfabético e numérico, e os equipamentos como arquivos verticais e sistemas rotativos.
Organização e manutenção do arquivo de empresas erickv99
O documento discute o que é um arquivo, os tipos de arquivo, as etapas de organização de arquivos e as vantagens de arquivos. Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade jurídica no exercício de suas atividades. Existem arquivos ativos, inativos e mortos, dependendo da frequência de uso. A organização de arquivos envolve seleção, indexação e acondicionamento dos documentos. Arquivos trazem ganhos de eficiência e redução de custos.
Este manual descreve os conceitos e procedimentos fundamentais de arquivo e normalização de documentos em empresas. Apresenta as noções de documento, normalização e tipos de normas, além de abordar impressos, arquivos, fichas, ficheiros, classificação, codificação e ordenação de documentos. Detalha também a planificação e organização do arquivo, incluindo equipamentos, conservação, manutenção, segurança e circuitos administrativos.
O documento discute conceitos de arquivo e documento, definindo arquivo como um conjunto orgânico de documentos independente da data, forma ou suporte material, produzidos no exercício de uma atividade e conservados para prova ou informação. Documentos têm valor administrativo, legal, fiscal ou histórico dependendo do propósito e idade.
O documento descreve as principais etapas do circuito de correspondência em uma empresa: abertura, registo de entrada, distribuição, resposta/arquivo, assinatura, registo e expedição de saída. Detalha alguns procedimentos como a forma cuidadosa de abrir cartas para não danificar o conteúdo.
O documento descreve os elementos básicos da comunicação e correspondência empresarial, incluindo emissor, receptor, mensagem, código, canal e ruído. Também discute tipos de documentos, classificação de correspondência, atas e outros documentos comuns usados em comunicações formais.
1) O documento descreve a aprendizagem do autor em um curso de técnicas administrativas, com foco na unidade de formação de técnicas de digitação.
2) O autor discute as qualidades necessárias de um técnico administrativo e fatores ergonômicos importantes como postura e organização do local de trabalho.
3) O autor também aprendeu sobre os métodos e técnicas de digitação, incluindo a atribuição correta dos dedos às teclas do teclado.
O documento discute os principais conceitos de retribuição e remuneração segundo o Código do Trabalho português, incluindo o cálculo de prestações complementares e subsídios, modalidades de retribuição, e situações em que a retribuição pode ser diminuída.
Este documento descreve os princípios básicos do protocolo e cerimonial, incluindo sua história, definição e tipos. Ele também discute complementos do protocolo como saudação, apresentação, títulos e comportamento em conversas. Por fim, fornece algumas normas gerais de protocolo e a relação entre protocolo e relações públicas.
Sistema de Bibliotecas UCS - Chronica do emperador Clarimundo, donde os reis ...Biblioteca UCS
A biblioteca abriga, em seu acervo de coleções especiais o terceiro volume da obra editada em Lisboa, em 1843. Sua exibe
detalhes dourados e vermelhos. A obra narra um romance de cavalaria, relatando a
vida e façanhas do cavaleiro Clarimundo,
que se torna Rei da Hungria e Imperador
de Constantinopla.
Este documento fornece informações sobre organização e manutenção de arquivos. Aborda conceitos fundamentais de arquivo, tipos de classificação e ordenação de documentos, equipamentos e tecnologias de arquivo, incluindo microfilmagem. Também discute legislação aplicável, características de arquivos, prazos de conservação de documentos e planos de arquivo.
O documento fornece uma comparação entre arquivos e bibliotecas, destacando suas variáveis como tipo de suporte, tipo de conjunto, produtor, fins da produção, objetivo, entrada dos documentos e público. Também discute conceitos sobre arquivologia, documentos em empresas, funções dos documentos, arquivo e informação, classificação de arquivos e gestão documental.
O documento discute a organização e manutenção de arquivos em empresas. Ele explica o que é um arquivo, os tipos de arquivos, como os arquivos servem, as etapas de organização de arquivos, regras para arquivos digitais e vantagens e estatísticas sobre arquivos.
Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Tipos de Arquivo:...Jader Windson
Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.
Este documento descreve as principais etapas de um curso sobre organização e técnicas de arquivo, incluindo 9 unidades didáticas sobre tópicos como conceitos de documentos de arquivo, sistemas de classificação, tipos de arquivo e aplicações práticas de software de gestão de documentos.
UFCD -6222 -Introdução ao Código de Contas.pptxNome Sobrenome
O documento introduz conceitos-chave da contabilidade como patrimônio, ativo, passivo, capital próprio e demonstrações financeiras. Apresenta as principais funções da contabilidade de registro, controle, avaliação e previsão. Discorre sobre os usuários da informação financeira e elementos que compõem o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.
Este documento fornece uma introdução à metodologia de gestão de documentos e informações. Resume os principais conceitos como diagnóstico, tabela de temporalidade documental, procedimentos operacionais, organização e manutenção de documentos. Explica como aplicar esta metodologia para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente em uma empresa.
O documento discute a origem e definição de arquivos, as classificações de arquivos e unidades arquivísticas. Explica que arquivos são usados para organizar e manter documentos de forma a garantir acesso à informação.
O documento discute técnicas de arquivamento e gestão documental. Em particular, (1) define arquivos e sua origem histórica, (2) descreve os principais tipos de arquivos classificados por entidade mantenedora, estágio evolutivo e extensão, e (3) discute métodos de arquivamento como alfabético, numérico e assunto.
O documento discute arquivos empresariais, definindo-os como locais de armazenamento de documentos que organizam informações para a administração e preservação histórica da empresa. Apresenta problemas comuns como falta de especialistas, espaço inadequado e dificuldade de acesso à informação, além de possíveis soluções como investimento em recursos humanos e tecnologia.
1. O documento discute os conceitos e práticas de arquivamento, incluindo a definição de arquivo, os tipos de arquivos, métodos de classificação e equipamentos de arquivamento.
2. São descritos os tipos de arquivos como ativo, inativo e histórico, assim como as funções e qualidades de um bom arquivo.
3. São explicados os métodos de arquivamento como o alfabético e numérico, e os equipamentos como arquivos verticais e sistemas rotativos.
Organização e manutenção do arquivo de empresas erickv99
O documento discute o que é um arquivo, os tipos de arquivo, as etapas de organização de arquivos e as vantagens de arquivos. Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade jurídica no exercício de suas atividades. Existem arquivos ativos, inativos e mortos, dependendo da frequência de uso. A organização de arquivos envolve seleção, indexação e acondicionamento dos documentos. Arquivos trazem ganhos de eficiência e redução de custos.
Este manual descreve os conceitos e procedimentos fundamentais de arquivo e normalização de documentos em empresas. Apresenta as noções de documento, normalização e tipos de normas, além de abordar impressos, arquivos, fichas, ficheiros, classificação, codificação e ordenação de documentos. Detalha também a planificação e organização do arquivo, incluindo equipamentos, conservação, manutenção, segurança e circuitos administrativos.
O documento discute conceitos de arquivo e documento, definindo arquivo como um conjunto orgânico de documentos independente da data, forma ou suporte material, produzidos no exercício de uma atividade e conservados para prova ou informação. Documentos têm valor administrativo, legal, fiscal ou histórico dependendo do propósito e idade.
O documento descreve as principais etapas do circuito de correspondência em uma empresa: abertura, registo de entrada, distribuição, resposta/arquivo, assinatura, registo e expedição de saída. Detalha alguns procedimentos como a forma cuidadosa de abrir cartas para não danificar o conteúdo.
O documento descreve os elementos básicos da comunicação e correspondência empresarial, incluindo emissor, receptor, mensagem, código, canal e ruído. Também discute tipos de documentos, classificação de correspondência, atas e outros documentos comuns usados em comunicações formais.
1) O documento descreve a aprendizagem do autor em um curso de técnicas administrativas, com foco na unidade de formação de técnicas de digitação.
2) O autor discute as qualidades necessárias de um técnico administrativo e fatores ergonômicos importantes como postura e organização do local de trabalho.
3) O autor também aprendeu sobre os métodos e técnicas de digitação, incluindo a atribuição correta dos dedos às teclas do teclado.
O documento discute os principais conceitos de retribuição e remuneração segundo o Código do Trabalho português, incluindo o cálculo de prestações complementares e subsídios, modalidades de retribuição, e situações em que a retribuição pode ser diminuída.
Este documento descreve os princípios básicos do protocolo e cerimonial, incluindo sua história, definição e tipos. Ele também discute complementos do protocolo como saudação, apresentação, títulos e comportamento em conversas. Por fim, fornece algumas normas gerais de protocolo e a relação entre protocolo e relações públicas.
Sistema de Bibliotecas UCS - Chronica do emperador Clarimundo, donde os reis ...Biblioteca UCS
A biblioteca abriga, em seu acervo de coleções especiais o terceiro volume da obra editada em Lisboa, em 1843. Sua exibe
detalhes dourados e vermelhos. A obra narra um romance de cavalaria, relatando a
vida e façanhas do cavaleiro Clarimundo,
que se torna Rei da Hungria e Imperador
de Constantinopla.
REGULAMENTO DO CONCURSO DESENHOS AFRO/2024 - 14ª edição - CEIRI /UREI (ficha...Eró Cunha
XIV Concurso de Desenhos Afro/24
TEMA: Racismo Ambiental e Direitos Humanos
PARTICIPANTES/PÚBLICO: Estudantes regularmente matriculados em escolas públicas estaduais, municipais, IEMA e IFMA (Ensino Fundamental, Médio e EJA).
CATEGORIAS: O Concurso de Desenhos Afro acontecerá em 4 categorias:
- CATEGORIA I: Ensino Fundamental I (4º e 5º ano)
- CATEGORIA II: Ensino Fundamental II (do 6º ao 9º ano)
- CATEGORIA III: Ensino Médio (1º, 2º e 3º séries)
- CATEGORIA IV: Estudantes com Deficiência (do Ensino Fundamental e Médio)
Realização: Unidade Regional de Educação de Imperatriz/MA (UREI), através da Coordenação da Educação da Igualdade Racial de Imperatriz (CEIRI) e parceiros
OBJETIVO:
- Realizar a 14ª edição do Concurso e Exposição de Desenhos Afro/24, produzidos por estudantes de escolas públicas de Imperatriz e região tocantina. Os trabalhos deverão ser produzidos a partir de estudo, pesquisas e produção, sob orientação da equipe docente das escolas. As obras devem retratar de forma crítica, criativa e positivada a população negra e os povos originários.
- Intensificar o trabalho com as Leis 10.639/2003 e 11.645/2008, buscando, através das artes visuais, a concretização das práticas pedagógicas antirracistas.
- Instigar o reconhecimento da história, ciência, tecnologia, personalidades e cultura, ressaltando a presença e contribuição da população negra e indígena na reafirmação dos Direitos Humanos, conservação e preservação do Meio Ambiente.
Imperatriz/MA, 15 de fevereiro de 2024.
Produtora Executiva e Coordenadora Geral: Eronilde dos Santos Cunha (Eró Cunha)
O Que é Um Ménage à Trois?
A sociedade contemporânea está passando por grandes mudanças comportamentais no âmbito da sexualidade humana, tendo inversão de valores indescritíveis, que assusta as famílias tradicionais instituídas na Palavra de Deus.
3. 2
1. O ARQUIVO
Documento é todo o registo que pode servir de consulta ou prova, qualquer que seja a sua forma de
transmissão.
As empresas, em resultado da sua atividade, possuem variados tipos de documentos:
facturas, cartas, contratos, cópias de documentos emitidos pela empresa, legislação oficial,
recortes de jornais, etc.
A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis de tempo,
consoante a sua natureza, podendo alguns ser destruídos ao fim de dez anos, enquanto outros,
pela força da sua natureza e importância, nunca poderão ser destruídos pois têm
permanentemente valor (ex: contratos atas das assembleias gerais, estatutos, escrituras, etc.)
Todos estes documentos têm de ser conservados pois constituem a memoria da empresa,
podendo ser, sempre que necessário, reconstituídos, através deles, os factos passados. Os
documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o bom funcionamento da
empresa.
No entanto, dado o fluxo e a diversidade dos documentos que uma organização
possui, há necessidade de organizar toda essa informação, de forma a possibilitar tomadas
de decisão em tempo útil e assegurar o fornecimento da informação a todos os serviços
que dela começaram com rapidez, garantindo-se, assim, um melhor funcionamento dos
serviços administrativos e consequentemente da própria organização.
A organização e tratamento dos documentos são usualmente designados por Arquivo.
Existem diversos sentidos da palavra Arquivo:
▪ O conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, que constituem a
memória da empresa e permitem a reconstituição de factos passados;
▪ O local, a sala e os móveis onde os documentos estão guardados; O serviço encarregado
de classificar e ordenar os documentos;
▪ O ato, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a sua utilização
futura.
Os quatro sentidos atrás referidos estão sempre presentes quando se fala de arquivo, pois esta
realidade compreende o que se arquiva, onde se arquiva, quem arquiva e como se arquiva.
1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO
Sabendo já como é importante para o bom funcionamento da empresa a tarefa do Arquivo, vejamos
as suas funções:
• Classificar os documentos de acordo com critérios previamente definidos;
• Ordenar e arquivar os documentos classificados; Permitir o acesso rápido aos
documentos;
• Servir de prova.
O registo e a classificação dos documentos exigem o conhecimento dos vários sistemas de
4. 3
classificação e ordenação de documentos e das respectivas vantagens e inconvenientes.
1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
Classificar documentos é agrupar documentos idênticos, com características semelhantes,
segundo regras determinadas com o objectivo de facilitar a sua localização e utilização futura.
A classificação de documentos exige não só conhecimentos específicos para a execução desta
tarefa, mas também o conhecimento das regras e critérios de classificação e a sua correta
aplicação.
A escolha de um determinado sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à
não interferência de outro sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à não interferência
de outro sistema de classificação.
A opção por um outro sistema deverá atender aos seguintes aspectos:
▪ Quais os objectivos que se pretendem atingir com o arquivo;
▪ Conhecimento dos documentos a arquivar;
▪ Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas de
classificação.
Os sistemas de classificação identificam-se da seguinte forma:
▪ Pelo nome do autor, do destinatário, do cliente, do fornecedor ou do documento a classificar
Classificação Alfabética;
▪ Pelo número atribuído ao documento a classificar Classificação numérica:
▪ Pela data de emissão ou recepção do documento a classificar Classificação
cronológica;
▪ Pela origem geográfica do documento Classificação geográfica;
▪ Pelo assunto tratado no documento Classificação ideológica.
Qualquer que seja o sistema de classificação adoptado, há determinadas condições a que
deve obedecer uma classificação:
▪ Certa para que os documentos se encontrem com facilidade;
▪ Uniforme para que cada documento só possa ser classificado de uma forma,
independente da pessoa que procede à classificação;
▪ Extensível para que a classificação se possa desenvolver;
▪ Rápida para que o tempo despendido seja o mais curto possível;
▪ Económica para executar o trabalho de classificação com o mínimo de custos administrativos.
2. CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
5. 4
A classificação dos documentos baseia-se na ordenação alfabética, pela sucessão das
letras do alfabeto.
Este sistema de classificação aparentemente simples implica, todavia, mais que o
conhecimento do alfabeto para determinar com rigor o local de arquivo de cada documento. São
necessárias regras que assegurem o funcionamento e eficácia desta classificação, regras essas
que têm de ser seguidas pelos funcionários que fazem o arquivo.
REGRAS DE CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
Regra 1- Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo
último apelido.
Nomes
João Silva Almeida Costa
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Classificar
Costa, João Silva Almeida
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa
Regra 2- Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de graduação,
apenas se tem em conta o nome.
Nomes
Engenheiro Manuel Lopes General Afonso Paiva
Classificar
Manuel Lopes (engenheiro) Afonso Paiva (General)
Regra 3- As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
Luís Manuel Santos Jr.
Classificar
Luís Manuel Santos
Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, St
os
, St.
as
, estas devem ser
consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
S. Gabriel Classificar
São Gabriel
6. 5
Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes, não
devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
José Lopes dos Santos
Classificar
José Lopes Santos
Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se fossem um
único nome, para efeitos de classificação.
Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação, os
nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados.
Nomes
António Mendes A. Mendes
Classificar
Mendes, A. Mendes, António
Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação.
Nome
Metalúrgica Almeida Classificar
Metalúrgica Almeida
Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.
Nome
6.° Bairro Fiscal
Classificar
Sexto Bairro Fiscal
Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados
para efeitos de classificação.
Nome
O Salão Primavera
Classificar
Salão Primavera (O)
Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma Organização
devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo nome do
Serviço/Departamento.
7. 6
Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação.
Nome
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão
Classificar
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão
Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas, segue-se a
ordem alfabética das localidades.
Nomes
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Funchal Caixa Geral de Depósitos,
Porto
Classificar
Caixa Geral de Depósitos, Funchal
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Porto
Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a
classificação é feita pelo apelido.
Nome
Manuel Lima
Classificar
Lima, Manuel
As regras enumeradas constituem orientações que devem ser seguidas pelos funcionarmos e
responsáveis pelo serviço de arquivo, de modo a organizar com o máximo de eficácia a
informação, tendo em vista a sua futura utilização. Conhecidas as regras para a classificação
alfabética, é necessário fixar o critério a seguir na ordenação alfabética.
Normalmente são seguidos dois critérios de ordenação alfabética: palavra e por apelido.
Vejamos através do exemplo que se segue, a aplicação destes dois critérios:
Cristina Maria Sampaio
Carlos Manuel Sousa
Maria Manuela Ribeiro
Carlos Filipe dos Santos
M. C. Ferreira
8. 7
A ordenação dos nomes propostos, de acordo com o critério palavra a palavra, é a seguinte:
Carlos Filipe dos Santos
Carlos Manuel Sousa
Cristina Maria Sampaio
M. C. Ferreira
Maria Manuela Ribeiro
De acordo com o critério de ordenação por apelido teremos:
Ferreira, M. C.
Ribeiro, Maria Manuela
Sampaio, Cristina Maria
Santos, Carlos Filipe
Sousa, Carlos Manuel
Escolher um ou outro critério de ordenação alfabética depende da situação concreta em que
se está a trabalhar. Usualmente a ordenação por apelidos aplica-se mais na ordenação de
nomes de pessoas, enquanto a ordenação palavra a palavra se aplica aos nomes das firmas.
Como anteriormente referido, todos os sistemas de classificação apresentam vantagens e
inconvenientes. Vejamos as vantagens e os inconvenientes do sistema de classificação
alfabética:
Vantagens:
• Flexibilidade, pois é sempre possível introduzir novos nomes sem que haja
necessidade fazer alterações;
• Familiaridade, na medida em que a ordenação alfabética é do
conhecimento de todos;
• Pesquisa fácil.
Inconvenientes:
• Difícil aplicação quando o número de documentos a classificar é elevado,
pois é frequente surgirem nomes iguais;
• Difícil deteção do extravio de documentos;
• Os nomes classificados podem ser entretanto alterados, o que origina a
necessidade de referências múltiplas para o mesmo caso.
CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA
A classificação dos documentos é feita com base num número, normalmente progressivo.
Este sistema é muito utilizado nas empresas, sendo atribuídos números aos documentos
expedidos e aos documentos recebidos, sendo a ordenação dos documentos baseada na
numeração atribuída.
9. 8
Vantagens:
• Os números permitem uma leitura mais rápida do que as letras;
• O extravio de um documento é facilmente detectável.
Inconvenientes:
• Dificuldade de intercalar novos documentos;
• A procura do documento é difícil quando não se conhece o seu número.
CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA
Segundo este sistema de classificação, os documentos são classificados com base na data de
emissão, recepção ou aquisição.
Normalmente, o documento de data mais recente é o último a ser arquivado, sendo, neste caso,
o arquivo realizado do passado para o presente.
Esta classificação é muito utilizada em arquivo de correspondência, na ordenação de
documentos financeiros, de revistas e de jornais.
Vantagens:
• Rapidez na localização do documento, desde que se conheça a data de saída, de
entrada ou de aquisição;
• Facilidade e rapidez na realização do arquivo;
• É económico, pois não há necessidade de despesas com o pessoal especializado.
Inconvenientes:
• Os documentos não se encontram separados por assuntos, o que torna difícil a
reconstituição dos assuntos ou factos passados;
• Dificuldades em encontrar o documento quando se desconhece a data.
CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA
Os documentos são ordenados pelos seus elementos geográficos: país, região, distrito, conselho,
etc.
Após esta primeira ordenação, segue-se uma segunda ordenação, de tipo alfabético, dentro
das divisões espaciais acima consideradas.
Este sistema de classificação é normalmente utilizado nas empresas que têm filiais ou clientes em
diferentes localidades.
Vantagens:
• A ordenação espacial (por divisões e subdivisões do “espaço”) permite
separar os documentos por grupos com características bem definidas;
• A ordenação alfabética que acompanha este sistema de
classificação permite introduzir novos documentos.
10. 9
Inconvenientes:
• Os mesmos inconvenientes já referidos no sistema alfabético;
• Exige o conhecimento dos limites geográficos das escalas/espaços definidos, de
forma a evitar enganos na ordenação.
CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICA
Neste sistema, os documentos são agrupados por assuntos por assuntos ou temas.
O arquivador terá, em primeiro lugar, de escolher os temas ou os assuntos tendo em vista as
necessidades dos utilizadores e, em segundo lugar, terá de proceder a uma análise detalhada
dos documentos para os ordenar pelos temas considerados.
Este sistema de classificação obriga à elaboração de um plano de Arquivo que preveja as
necessidades dos utilizadores e permita seguir um tratamento e ordenação dos assuntos que
parta do geral para o particular, ou seja:
• Tema/assunto
• Secções
• Parágrafos
• Capítulos
• Artigos
• Alíneas
Para executar tais tarefas é necessário pessoal especializado e com grande capacidade de
análise.
É o sistema mais utilizado em bibliotecas, pois é o mais adequado ao arquivo e consulta dos
documentos.
Vantagens:
• Permite encontrar a documentação necessária ao estudo de um determinado
assunto;
• Responde às necessidades de utilização de uma biblioteca.
Inconvenientes:
• Difícil execução;
• Dispendioso, pois exige pessoal especializado;
• Exige pelo menos uma outra ordenação dentro de cada assunto ou tema (por
autores, por exemplo).
TIPOS DE ARQUIVO
Os Arquivos podem ser classificados segundo dois critérios:
11. 10
Quanto à forma:
• Arquivos horizontais ou planos
• Arquivos verticais
Este critério baseia-se na posição que o documento ocupa no móvel onde é arquivado.
Nos arquivos horizontais, os documentos são guardados uns a seguir aos outros, apoiando-
se sobre a sua superfície maior. Este tipo de arquivo levanta algumas dificuldades de
manuseamento, na medida em que para ter acesso a um documento é necessário deslocar todos
os outros que estão por cima.
Nos arquivos verticais, os documentos apoiam-se na sua superfície mais pequena, uns
após os outros, tal como acontece com os livros de uma biblioteca.
A escolha do tipo de arquivo a utilizar deverá basear-se no espaço disponível, na frequência de
consulta e na natureza do documento a arquivar.
Quanto à frequência de consulta:
• Arquivo ativo
• Arquivo semi-ativo
• Arquivo inativo
• Arquivo Ativo — é constituído por documentos frequentemente utilizados, devendo o arquivo
estar acessível ao seu utilizador.
• Arquivo Semi-ativo — os documentos que o constituem são utilizados ocasionalmente. No
entanto, a sua acessibilidade terá de ser garantida.
• Arquivo Inativo — é constituído por documentos referentes a
atos/acontecimentos passados, sendo, por esta razão, raramente utilizados,
devendo ser guardados em locais adaptados a esse fim. Este tipo de arquivo tem uma
utilização mais de carácter histórico ou jurídico, razão pela qual deverá ser feita a
microfilmagem dos documentos como forma de evitar a sua deterioração.
Quanto à sua localização
• Arquivo centralizado
• Arquivo descentralizado.
▪ Arquivo Centralizado – Os documentos não são separados pelos diversos serviços da
organização, havendo um sector especializado que é responsável pelo arquivo de
todos os documentos da organização, da empresa, etc.
Este tipo de arquivo requer utilização de pessoal especializado e é necessário um
12. 11
trabalho sistemático e regular, de forma a permitir o arquivo de todos os documentos
provenientes dos diversos serviços.
Há, no entanto, o inconveniente da demora excessiva na consulta dos documentos, uma
vez que pode acontecer que vários serviços necessitem de consultar os mesmos documentos,
tendo de esperar pela sua vez.
▪ Arquivo Descentralizado — Neste tipo de arquivo cada serviço ou departamento
organiza e tem a seu cargo o arquivo dos documentos respectivos.
A consulta dos processos ou documentos é mais rápida em comparação com a do arquivo
centralizado mas, por outro lado, pode dar origem a que cada serviço organize o seu
arquivo segundo os seus critérios de classificação e ordenação, não
havendo uma normalização de procedimentos a nível geral da empresa, o
que representa um inconveniente em termos de funcionamento do trabalho administrativo.
A localização do arquivo dentro da organização é uma questão importante e optar por um tipo
ou outro de arquivo requer uma análise do funcionamento da empresa e das finalidades do
Arquivo.
Nas empresas modernas, a utilização das novas tecnologias estende-se ao sector do arquivo,
sendo comum encontrarmos, hoje, empresas que utilizam o processo da microfilmagem dos
documentos como forma de reduzir os espaços ocupados com o arquivo.
Através da microfilmagem, os documentos a arquivar são fotografados e posteriormente
reproduzidos em microfilmes. Estes são arquivados e poderão ser consultados através da
utilização de equipamentos adequados.
A microfilmagem, para além da vantagem que apresenta em termos de economia do
espaço ocupado, dada a pequena dimensão dos microfilmes, permite também conservar e
proteger documentos antigos de grande valor, uma vez que evita o seu manuseamento.
Outras vantagens podem ainda acrescentar-se:
• Facilidade de consulta;
• Exatidão da informação.
Dadas as vantagens enunciadas, o arquivo pelo processo de microfilmagem encontra-se em
rápida difusão, sendo já frequente a sua aplicação nas bibliotecas, nos bancos e na
universidade.