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Material Educativo - Orçamento Matricial
O documento apresenta o orçamento matricial como uma nova abordagem para elaboração e controle orçamentário com o objetivo de reduzir gastos e despesas em R$ 9,5 milhões. Ele descreve os princípios do orçamento matricial, incluindo o controle cruzado de gastos por meio de donos de entidades e pacotes, o desdobramento de custos até o nível de realização, e o acompanhamento sistemático dos gastos. Além disso, explica o processo de elaboração do orçamento matricial em três etapas.
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Material Educativo - Orçamento Matricial
- 1.
- 2. ORÇAMENTO MATRICIAL UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
- 3. META REDUÇÃO DE R$9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS
- 4. Roteiro da Apresentação 1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial 1 Preparação da base orçamentária 2 Preparação para definição das metas 3 Definição preliminar das metas 4 Negociação e consolidação do orçamento 2ª Etapa - Controle Orçamentário 5 Acompanhamento dos gastos 6 Auditoria 3ª Etapa - Organização do Projeto 7 Formação das equipes e forma de atuação
- 5. ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTO
- 6. Fator crítico desucesso Modelo Mental No. 1 LIDERANÇA CONHECIMENTO MÉTODO DO PROCESSO PROATIVA
- 7. ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTO Governança Liderança Liderança Executiva Clima Organizacional Cultura Organizacional A P C D Potencial das pessoas Administração Estabelecer Metas de Método Atingir Metas Empresas Manter Metas Finanças Recursos Humanos Logística Conhecimento Fabricação Marketing Vendas, etc
- 8. O que éMétodo? Método = “Processo para se atingir resultados”.
- 9. Método para AtingirResultados: Modelo Mental PDCA No.2
- 10. Princípios Quem nãomede não gerencial Gerenciar é atingir metas
- 11. 1ª Etapa Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
- 12. Proposta de GestãoOrçamentária ORÇAMENTO MATRICIAL VISÃO •Exame detalhado dos gastos ORÇAMENTÁRIA •Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes
- 13. A Gestão doOrçamento Através do PDCA Elaboração do A P Orçamento Controle C D Orçamentário
- 14. Os Princípios doOrçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes)
- 15. O Princípio do Desdobramento do Custo Presidente $ Diretorias (Entidade) $ $ $ $ Atividades Variáveis Centros de Custo $ $ Pacotes de Gastos
- 16. O Princípio do Controle Cruzado Matriz Corporativa Dono: Presidente Dono da Entidade Dono da entidade Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor do pacote Gasto Gasto Gasto “a” - $ “b” - $ ... “z” - $ Dono do pacote Gestor Gasto Gasto Gasto do pacote “α” - $ “β” - $ ... “σ” - $
- 17. Os Princípios doOrçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes) 2) Foco no Os gastos são desdobrados até desdobramento o nível onde são realizados do gasto
- 18. Os Princípios doOrçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes) 2) Foco no desdobramento Os custos são desdobrados até do gasto o nível onde são realizados 3) Acompanhamento Esforço direcionado à partir sistemático de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos
- 19. O Princípio do Acompanhamento Sistemático Acompanhamento Mensal do Resultado - “Gestão à Vista” Cobertura de Estoque Índice de cobertura de 3 estoque 2,8 2,6 Melhor 2,4 2,2 2 1,8 Meta 1,6 * 1,4 1,2 1 Média Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set 97 Reuniões para Controle de Gastos Auditoria de Procedimentos
- 20. Premissas do Orçamento Matricial Resultado orçamento matricial IGUAL ao resultado contábil Reais históricos Correta alocação dos lançamentos contábeis
- 21. Processo de Elaboraçãodo Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Definição de Pacotes e Variáveis •Definição de Entidades e Níveis •Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades
- 22. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Preparação da Base Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Orçamentária Elementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial” Pacotes Entidades de Gastos da Empresa Quais são Onde os gastos ocorrem os gastos
- 23. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Pacotes PACOTES • Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram. VARIÁVEIS DE PACOTES • Representam o nível de abertura da contabilidade. OBJETIVOS • Montar uma estrutura contábil-gerencial • Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos • Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
- 24. Preparação Preparação Definição Negociação e Como São Formados da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento os Pacotes Salários e Encargos Sociais 500 Custos Fixos Aluguel das Instalações Fabris 60 de Produção “DRE” Salários e Encargos Sociais 250 Despesas Aluguel de Imóveis 30 Administrativas Aluguel de Veículos 25 865 Salários e Encargos Sociais da Produção 500 Pessoal Salários e Encargos Sociais da Administração 250 Pacotes Aluguel das Instalações Fabris 60 Aluguéis Aluguel de Veículos 25 Aluguel de Imóveis 30 865
- 25. Preparação Definição Negociação e Exemplo de Pacotes e Preparação da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Variáveis (Gastos) PACOTES VARIÁVEIS Terceiros Locação de veículos leves Loc. de veículos pesados Aluguéis Locação de ônibus Despesas de Apoio Gasolina Legais e Fiscais Álcool Frota Óleo Diesel Utilidades e Insumos Peças e assessórios Pessoal Seguros Frota Apoio logístico Propaganda Manutenção de veículos
- 26. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Entidades ENTIDADES • Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto) NÍVEIS DE ENTIDADES • É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura organizacional, desde unidades corporativas até centros de custo OBJETIVO • Estabelecer uma clara definição da responsabilidade gerencial pelo controle dos gastos
- 27. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Entidades Empresa Presidência Entidades Dir. Finan Dir. Com. Dir. Oper. Vice-Pres Centros de Financeiro MKT Intercâmbio Pessoal Custo
- 28. Donos, Coordenadores Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento e Gestores Matriz Corporativa Dono da Dono da Dono da Dono: Presidente Entidade Entidade Entidade Coord. Coord. Coord. Dono do Coord. pacote Dono do Coord. pacote
- 29. Processo de Elaboraçãodo Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento • Análise preliminar das variáveis • Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores • Definição de “Clusters” • Preparação do Software e coleta de dados
- 30. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise Preliminar das Variáveis Pacote Priorizar variáveis e verificar Variáveis potencial de ganho comparação Parâmetros gestores de pacote coordenadores e definid nível operacional gerenciados no valore plano de contas último nível do critério de detalh Atividades s as pelos amento do Indicadores item de controle para definição da meta e acompanhamento
- 31. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Atividades, Parâmetros e Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Indicadores Economia Renegociação 1 2 no Parâmetro de Contratos GASTO = CONSUMO X PREÇO ESPECÍFICO UNITÁRIO (R$/m2) (kg detergente/m2) (R$/kg detergente) Gastos com Telefonia Fixa Gastos com Telefonia Fixa 100 500 90 450 80 400 70 R$/Funcionário 350 R$/ funcionario 60 300 50 250 40 200 30 150 20 100 10 50 0 0 Filial São Filial Salvador Filiar São Filial Porto Filial Curitiba Filial Recife Filial Adm. Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia Paulo Paulo Alegre Fortaleza Central (capital) (interior) Entidades Entidades
- 32. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Comparação entre indicadores para definição de metas Entidades: Administrativa, Comercial, Industrial, etc... Identificar “Clusters” Agrupar entidades Comparar indicadores
- 33. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento O que são “Clusters”? São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados Exemplo Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial Característica Pontos de venda/entidade Cluster A Entidades MG - 3.500 PDV Rio de Janeiro Ribeirão Preto - 3.180 PDV Minas Gerais Cluster B Ribeirão Preto Rio de Janeiro - 2.600 PDV Brasília Goiânia - 2.400 PDV Goiânia Cluster C Brasília - 1.730 PDV
- 34. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados PRÉ- REQUISITO: Utilizar mesma base de dados da Contabilidade OBJETIVOS PRINCIPAIS: Levantar dados para definição das metas orçamentárias Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado
- 35. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados Levantar dados para definição das metas orçamentárias • Coletar dados da DRE • Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual • Apresentar os gastos por pacote e entidade
- 36. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado • Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores
- 37. Processo de Elaboraçãodo Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote •Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias •Definição preliminar das metas nas entidades •Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
- 38. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Definição das Metas Definição das Metas Definição preliminar das “Top-Down” 1 metas corporativas Corporativo Análise dos dados coletados e 2 estabelecimento das “réguas” nas entidades Definição preliminar das metas Entidades 3 nos níveis das entidades Definição das “Propostas de 4 Padrões” e “Planos de Redução Níveis das de Gastos” Entidades
- 39. Definição Preliminar das Metas Corporativas As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes Como - Analisar os valores propostos de redução de custos por diretoria que impactam em cada pacote - Analisar o potencial de ganho das demais contas que compõem seu pacote, totalizando a meta de redução global do pacote
- 40. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta Corporativa RESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira Entidades e Donos de Entidades Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José Pereira Dr. José Pereira Donos de Total Pacote Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote Pacotes Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880 10880 Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400 5400 Honorários 500 300 200 1000 1000 Vale Transporte 100 60 40 200 200 Vale Refeição 200 120 80 400 400 PIS 250 150 100 500 500 FGTS 200 120 80 400 400 INSS 300 180 120 600 600 Gratificações 90 54 36 180 180 Aviso Prévio 80 48 32 160 160 Salário Educação 45 27 18 90 90 13o Salário 450 270 180 900 900 Férias 450 270 180 900 900 Benefícios Indiretos 75 45 30 150 150 Marcos Despesas 810 486 324 1620 1620 Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000 1000 Viagens 250 150 100 500 500 Jornais e Revistas 60 36 24 120 120 Total de Gastos Total de Gastos 9375 9375 7365 7365 7760 7760 2450024500 Metas de Redução de Custos por pacotes
- 41. Matriz Corporativa daCCPR Entidade: CCPR Dono: Dr. José Pereira Campos Filho Dono da Entidade Marcos Elias Jacques Gontijo José Pereira José Pereira Coordenador da Osvaldo Joaquim Maurício Borges Rosário Total Entidade Pacotes Coordenador do Diretoria Assessoria da Dono Entidades Diretoria Comercial Diretoria Industrial Pacote Administrativa Presidência Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Marcos E. Osvaldo Pessoal Utilidades e J. Pereira Maurício B. Insumos Marcos E. Humberto Despesas de Apoio Marcos E. Otacílio Financeiro Marcos E. Aécio Terceiros J.Gontijo Juarez Aluguéis Marcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais Despesas de J.Gontijo Joaquim F. Comercialização J.Gontijo Otto Propaganda J.Gontijo Maurício B. Perdas Marcos E. João Aurélio Veículos J. Pereira Rosário Capital Empregado Meta do Total Entidades Presidente
- 42. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise dos Dados Coletados Gastos realizados em mais Gastos realizados em de uma Entidade apenas uma Entidade Ex: Despesas com Ex:Telefone Tarifas Bancárias •Definição de Parâmetros •Análise do potencial de •Comparações sistemáticas redução •Clusters quando necessário
- 43. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento “Réguas” nas Entidades Diretoria Comercial Gastos com Telefonia Fixa 250 200 R$/Funcionário 150 100 Indicadores 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Cluster B Cluster C Cluster A Entidades Cluster B Cluster C
- 44. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Premissas para “Traçar a Régua” Não basear em valores extremos Negociação entre donos e gestores de pacotes e entidades Estabelecimento de metas atingíveis e desafiadoras Resultados obtidos devem ser suficientes para garantir o alcance das metas corporativas
- 45. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta na Entidade Entidade: Comercial Dono de Entidade: Dr. Jacques Gontijo Entidades e Gestores de Entidades Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques Minas Ribeirão Pacotes Variáveis Rio de Janeiro Brasília Gerais Preto Total Pacote Pessoal 490 1306 816 652 3264 Salários e Ordenados 1620 Honorários 300 Vale Transporte 60 Vale Refeição 120 PIS 150 FGTS 120 INSS 180 Gratificações 54 Aviso Prévio 48 Salário Educação 27 13o Salário 270 Férias 270 Benefícios Indiretos 45 Despesas 330 220 170 70 486 de Apoio Telefone Telefone Viagens Jornais e Revistas 45 120 75 45 120 75 60 60 300 150 36 300 Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365 7365
- 46. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento “Réguas” nos Níveis das Entidades Gerência Regional Vendas Minas Gerais Gastos com Telefonia Fixa 160 140 120 R$/ funcionario 100 80 60 Indicadores 40 20 0 Dpto Vendas Leite Depto Vendas Derivados Níveis
- 47. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta nos Níveis da Entidade Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais Dono de Entidade: Sergio T. Humberto P. Sérgio R. Sérgio T. Gestores de Dpto. Vendas Dpto. Vendas Pacotes Variáveis Total Pacote Pacotes Leite Derivados Rubens Pessoal 305 300 1306 Salários e Ordenados 780 Honorários 100 Vale Transporte 70 Vale Refeição 70 PIS 20 FGTS 39 INSS 50 Gratificações 15 Aviso Prévio 5 Salário Educação 10 13o Salário 80 Férias 60 Benefícios Indiretos 7 Valéria Utilidades 120 100 220 Telefone Telefone 80 80 40 40 120 120 Viagens 95 Jornais e Revistas 5 Total de Gastos 1740 606 2346 2346
- 48. Preparação Preparação Definição Negociação e Resumo para Estabelecer da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento as Metas nas Entidades Montagem das árvores de 1 indicadores para as variáveis R$/mês Até 2.000 2.001a Acima PDV 3.000 PDV 3.001 PDV Região Norte 2 Identificação Região dos clusters Sul Região S.P Gastos com telefonia fixa 120 100 Realização das comparações R$/ funcionario 80 3 60 sistemáticas dentro dos clusters 40 20 0 Filial Filial Recife Filial Filial Porto Filial Filial São Filiar São Salvador Fortaleza Alegre Curitiba Paulo Paulo (capital) (interior) Filiais Ganho/ Pacote Meta Real Perda Definição preliminar Pessoal Terceiros 4 das metas Aluguéis Etc
- 49. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Caminho para Redução dos Gastos Custo total de Total de min. Preço por = X telefone fixo falados minuto “Régua” “Padrão” “Renegociação de Contratos” Min. falados Custo Original NOVO CUSTO Preço por minuto
- 50. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Elaboração dos Padrões de Procedimentos O Que São “Padrões de Procedimentos” • “Políticas” Como fazer para • “Regulamentos” se atingir o nível • “Padrões previsto de gastos Operacionais” estabelecido pela “régua”
- 51. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Políticas Corporativas Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia 1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível 2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela Embratel 3)Etc....
- 52. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades Gastos com Telefonia Fixa 250 R$/Funcionário 200 150 100 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Entidades Cluster B Cluster C 1) Deve-se utilizar o serviço de linha 1) Manter atualizado e divulgar direta Embratel para ligações internamente as grades de horários interurbanas entre as Filiais Minas e tarifação promocional fornecidos Gerais, Ribeirão Preto e Rio de pela Embratel Janeiro 2)Etc.... 2)Etc....
- 53. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Padrões POP’s Existem padrões Procedimento Operacional que auxiliam na Padrão para “Testes Industriais” redução de Procedimento Operacional gastos, porém Padrão para “Utilização não são de Cartuchos para Impressão” decorrentes das Políticas Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia de Corporativas tanques”
- 54. Processo de Elaboraçãodo Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Negociação das metas •Revisão e aprovação dos padrões propostos •Consolidação do Orçamento
- 55. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação e Consolidação do Orçamento Negociação das Metas “Botton- Up” 1 Negociação das metas Corporativo 2 Revisão e aprovação dos padrões propostos Entidades 3 Consolidação do Orçamento Níveis das Entidades
- 56. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação das Metas nas Diversas Entidades Entidade: Depto Adminstração diversas entidades Entidade / Responsável Dono da Matriz Marcos A Nádia João Alberto Humberto pacote para as Humberto F. Depto Sete Lagoas Brasília Goiânia BH metas de cada Administ. •Negociação das Gestor Pacote •Negociação das Junior Antônio Pessoal Terceiros 50 25 500 30 700 45 250 300 1.500 400 metas de cada André Julho Desp. de Apoio Utilidades 30 10 20 75 30 95 20 20 100 200 Entidade para os Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130 diversos pacotes GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430 •Ajuste das metas nas entidades da matriz
- 57. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Apr Revisão e Aprovação dos esenta dos Padrões ç Cor Padrõ ão as porati es Sugestões de ajustes Ent vos ida pelos Gestores de des para Pacotes nas Entidades Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes Aprovação final pelos Donos de Pacotes
- 58. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Consolidação do Orçamento Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas da matriz corporativa perante o Presidente CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTO ORÇAMENTO
- 59. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Consolidação do Orçamento Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados para todos os níveis
- 60. 2ª Etapa Controle Orçamentário
- 61. Controle Orçamentário Qual o segredo do sucesso? IA TO R TO EN DI AM OS AU NH ST A GA MP S O DO AC
- 62. Controle Orçamentário ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS Objetivo - Mensurar valor orçado x valor real dos gastos - Informar a ocorrência de anomalias para a análise e tomada de ações corretivas
- 63. Acompanhamento Mensal dos Gastos Equipe OM Gestores de Dono da Matriz Coordenadores de Pacote/Entidade Pacote/Entidade Levantar os dados previsto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista Preparar “Relatório de e identificar resultados ruins Anomalia” Apresentar “Relatório de consolidado para diret Anomalia” Apresentar relatório Aprovar “Relatório de Anomalia”
- 64. Acompanhamento Semanal dos Gastos Equipe OM Gestor de Pacote/ Dono da Matriz Entidade Levantar os dados previsto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins Ação corretiva “in loco”
- 65. Quando Atuar Corretivamente • 5% ou 10% acima da meta Limite de tolerância • Proposto pelos donos de pacote Gasto acima do limite de tolerância Gasto dentro do nível de tolerância Gasto igual ou abaixo da meta • Vermelho Quando Utilizar • Amarelo (2 meses consecutivos) o Relatório de Anomalia?
- 66. Relatório de Anomalia Relatório de Anomalia Mês Mar/2000 Pacote Utilidades Entidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5% Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos Em Ocorreu Ações Previstas Realizado Não realizado P D andamento Impedimento Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular X Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas X Variáveis do Desvio Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo Pacote R$ (%) Aumento do preço do Definir política de abastecimento para Ana Paula C A Combustível 20/Abr combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa Definir política para utilização de taxi Viagens Utilização de taxi especial Roberto Alves 20/Abr comum Mês Acumulado Meta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00 Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00 Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00 Variação (%) 4,35% -6,00%
- 67. Troca de Experiências Experiência com a redução de gastos Tr oc ada im cop pr es iado Instalação de modem para so ra transmissão de dados ra X Y p ela Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
- 68. Reunião Mensal de Acompanhamentodas Metas Apresentação dos resultados ruins Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia ao Dono da Matriz Aprovação do Plano de Ação
- 69. Controle Orçamentário AUDITORIA - Realizada por uma equipe interna da Unimed - Auditoria contábil em todas as entidades - Auditoria no cumprimento dos padrões (Regulamentos) - Análise e orientação sobre anomalias e ações corretivas
- 70. Auditoria Características Frequência Pelo menos uma vez por ano em todas as entidades Auditoria Esporádica Solicitada pelos donos de pacote em unidades específicas
- 71. Auditoria Tipos de Falta 1) Falta Leve Exemplos: - Erro nos lançamentos contábeis - Erro na interpretação dos padrões Ações Corretivas: - Registro dos erros encontrados - Orientação sobre o correto lançamento
- 72. Auditoria Tipos de Falta 2) Falta média Exemplos: - Repetição de faltas leves - Atraso nos lançamentos - Situações de risco fiscal/ trabalhista Ações Corretivas: - Orientação e advertência formal com cópia para o Dono da Entidade
- 73. Auditoria Tipos de falta 3) Falta Grave Exemplos: - Repetição de faltas médias - Uso inadequado dos recursos da empresa - Manipulação dos registros contábeis Ações Corretivas: - Registro formal da falta - Decisão a cargo da Diretoria
- 74. 3ª Etapa Organização do Projeto
- 75. Organização do Projeto EstruturaBásica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial Comitê de Diretoria Liderança Liderança Saide do Projeto Gestores Equipe Gestores De Proativa de pacotes Entidades
- 76. Papéis e Responsabilidades Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar • Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial Apoio / assistende do líder: Saide • Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial; • Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM; • Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.
- 77. Papéis e Responsabilidades Equipe Proativa • Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua importância; • Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para análise dos subitens de despesas; • Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters; • Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos respectivos clusters; • Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de políticas e padrões de gastos corporativos).
- 78. Papéis e Responsabilidades Gestor de Pacotes Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo; • Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade; • Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades; • Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade; • Negociar as metas junto às entidades;
- 79. Papéis e Responsabilidades Gestor de Pacotes Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Elaborar e executar os planos de ação; • Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia) • Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa; • Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.
- 80. Papéis e Responsabilidades Gestor de Entidades Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são: • Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade; • Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios (anomalias); • Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada subitem de despesa; • Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência das contramedidas; • Elaborar e executar os planos de ação.
- 81. Cronograma CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO 10/6/2007 S APOIO/ASSISTENTE UNIMED SÃO LUÍS PRESIDENTE DR. ALCIMAR SAIDE T DO PROJETO A T 2007 2008 ETAPAS U S JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MA JUN P 1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA R P 2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS R P 3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS R P 4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS R P 5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO R P 6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO R PREVISTO EM ANDAMENTO NO PRAZO LEGENDA EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO PARADO CONCLUÍDO
- 82. Próximos Passos Treinar gestoresde pacote e entidade dentro das matrizes. Apoio da equipe Proativa. Acompanhar e analisar os resultados através das “Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes. Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de Acompanhamento do mês de Junho. “Dar a partida e assumir o Controle !!!!”