Manual excel avancado

UFCD 0757 Folha de Cálculo –
Funcionalidades avançadas
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Manual de Formação
FOLHA DE CÁLCULO
Funcionalidades Avançadas
Formadora: Susana Caetano

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Índice
Múltiplas Folhas ......................................................................................................................... 2
Referência 3D......................................................................................................................... 3
Hiperligações para outros livros .............................................................................................. 6
Reunião/Consolidação de folhas de Cálculo ........................................................................... 8
Resumo de dados .................................................................................................................... 10
Tabelas................................................................................................................................. 10
Entrada e Edição de dados numa Tabela.............................................................................. 11
Utilizar formulários para inserção de dados....................................................................... 12
Inserção de subtotais............................................................................................................ 16
Destaques............................................................................................................................. 18
Análise de dados...................................................................................................................... 20
Análise de dados em tabelas e listas .................................................................................... 20
Criação e formatação de uma tabela dinâmica...................................................................... 20
Utilização de totais e subtotais.............................................................................................. 23
Fórmulas em tabelas dinâmicas............................................................................................ 26
Elaboração de gráficos.......................................................................................................... 28
Macros ..................................................................................................................................... 31
Macros de personalização das barras de ferramentas .......................................................... 33
Criação e gravação de uma macro........................................................................................ 35
Atribuição de uma macro a um botão.................................................................................... 36
Execução de uma macro....................................................................................................... 38
Eliminar uma macro .............................................................................................................. 38
Editar uma macro.................................................................................................................. 39

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Múltiplas Folhas
Ao trabalhar num programa de folha de cálculo como o Microsoft Excel é
possível que tenha que trabalhar com várias folhas de cálculo, algumas das
quais com relações entre si.
No sentido de evitar a cópia manual de informação de uma folha para outra
(ou para outro livro) sempre que a mesma é alterada, o Microsoft Excel
permite a ligação de dados entre folhas ou entre livros.
Para tal, conjugam-se numa fórmula referências a outras folhas ou mesmo
livros que contêm os dados a serem tratados.
Referências para outras folhas
No exemplo seguinte é possível verificar a referência a dados presentes
numa outra folha de cálculo:
=SOMA(Folha1!A1:D25)
Nome da folha de cálculo
Função Dados a somar

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DICA: Quando pretender, numa fórmula, fazer referência a um conjunto de
folhas deve:
 Começar por escrever a fórmula na folha pretendida para apresentar
os resultados
 Selecionar o intervalo de células da primeira folha de cálculo onde se
encontram os dados pretendidos
 Premir a tecla SHIFT e sem largar clicar sobre o separador da última
folha de cálculo, do intervalo desejado
 Clicar em Enter para fechar a fórmula sem regressar a página inicial
Referência 3D
Caso pretenda usar sempre o mesmo intervalo de células em diferentes
folhas do livro do Excel, pode usar a referência 3D. Esta permite
“bloquear/trancar” o mesmo intervalo de células nas diversas folhas de
cálculo.
=SOMA(Folha1:Folha5!$a$1:$e$20)
Referências Externas
O Microsoft Excel permite, também, criar uma ligação entre livros. Para tal,
deve realizar o seguinte procedimento:
 Abrir o livro fonte e o livro destino
 No livro fonte copiar a célula ou intervalo de células pretendido

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 Abrir o livro de destino, escolher a opção Colar Especial
 Nas opções do Colar Especial, selecione o botão Colar Ligação
Deste modo, o Microsoft Excel atualiza os dados de forma imediata e
automática sempre que os dados são alterados no livro fonte.
DICA: Por defeito, quando abre o livro destino, o Excel pede ao utilizador
para atualizar as ligações a outros livros.
Para evitar esta situação, deve desativar a opção Solicitar a atualização das
ligações automáticas. Para tal deve ir a Ficheiro – Opções do Excel –
Avançadas – Área Geral

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Também é possível criar a ligação direta a dados de outros livros, bastando
para isso acrescentar o nome do livro na fórmula.
=[NOMELIVRO.XLS]NomeFolha!$A$1

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Hiperligações para outros livros
É possível criar hiperligações para ligar células específicas a outros livros
ou mesmo a células dentro da mesma folha. Para tal usa-se um marcador
que permite ligar a uma determinada célula e livro.
Para fazer hiperligações a outros livros é necessário proceder da seguinte
forma:
 Selecionar a célula onde pretende inserir a hiperligação (por exemplo
C32)
 Escrever o texto que pretende para realizar a hiperligação (por
exemplo: ver as horas trabalhadas)
 Mantendo a célula selecionada, Escolher separador Inserir –
Hiperligação
 Na janela de diálogo que surge, clique no botão marcador
Texto para hiperligação ver na janela

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Após clicar no botão Marcador, surge uma nova janela onde deve escrever
a referência da célula e o documento onde se encontra a célula referenciada
Após clicar em OK volta a janela inicial onde poderá consultar a célula e
folha selecionadas anteriormente no campo Endereço.
Endereço da hiperligação

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Reunião/Consolidação de folhas de Cálculo
O Microsoft Excel permite consolidar de uma forma automática múltiplas
folhas de cálculo numa única folha.
A consolidação de folhas pode ser uma ferramenta muito útil quando, por
exemplo, necessita de mostrar o resultado total de mais de 50 folhas de
cálculo, ou então quando necessita de recolher dados da mesma célula num
determinado número de folhas.
O Excel pode consolidar de forma automática até 255 folhas de cálculo
numa única folha de cálculo.
Consolidação de Folhas de cálculo por posição
A consolidação por posição só funciona bem se a mesma célula nas folhas
“fonte” contiver os dados relevantes para a consolidação (se alguma das
folhas fonte tiver sido alterada – inserção de uma nova coluna por exemplo
– a consolidação por posição não funciona corretamente e pode apresentar
resultados incorretos).
Para consolidar folhas de cálculo por posição deve:
 No livro destino escolha o Separador Dados – Ferramentas de Dados
– Consolidar

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 O Excel mostra a caixa de diálogo Consolidar:
 A função por defeito é a Soma que é a mais indicada para consolidar
múltiplas folhas de cálculo, contudo é possível escolher qualquer
outra.
 Adicionar as referências seguindo os seguintes passos:
 Selecionar a célula pretendida na folha de cálculo em que esta
se encontra
 Clicar no botão adicionar para que a referência seja adicionada
 Repetir este processo para todas as referências a inserir
 No grupo Utilizar Rótulos na deve desativar as opções Linha de cima
e Coluna da esquerda
 Deve ativar a opção Criar ligações aos dados de origem. Esta
opção permite que sempre que os dados de origem sejam atualizados,
os dados consolidados serão atualizados também.

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Resumo de dados
Tabelas
Uma tabela pode ser considerada uma coleção de dados (tal como uma
base de dados) com o objetivo de aceder, guardar e manter a informação
atualizada, estrutura e organizada.
Tal como numa base de dados, cada linha da tabela criada é designada
registo, enquanto que cada linha é chamada de campo.
O Excel considera a primeira linha da tabela como cabeçalho da mesma,
isto é, linha utilizada para identificar os nomes dos campos de acordo com
os registos que serão inseridos.
Os dados inseridos na tabela podem ser de vários tipos, nomeadamente:
número, data, texto, hiperligações, fórmulas, moeda, entre outros).
Para criar uma tabela deve:
 Selecionar o intervalo de células pretendido. Poderá escrever os
cabeçalhos da tabela ou poderá inserir depois
 Escolher o Separador Inserir – Tabelas – Tabela
 Se a tabela tiver linha de cabeçalhos (com os dados já inseridos ou
não) ative a opção A minha tabela tem cabeçalhos

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 Clique em OK. O Microsoft Excel cria a tabela, atribui um nome
automático, cria cabeçalhos e aplica-lhe sombreados em banda. No
separador estrutura é possível alterar o estilo da tabela.
Dicas: na primeira linha da tabela escreva o nome de cada coluna – todos
diferentes e ocupando uma única célula.
Não deixe linhas ou colunas em branco no meio da tabela, pois o Excel
poderá cortar a tabela por aí.
Entrada e Edição de dados numa Tabela
É possível inserir e editar dados numa tabela selecionando a célula que
contém os dados pretendidos e inserindo/modificando ou através de um
formulário.

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Utilizar formulários para inserção de dados.
A utilização de formulários para a inserção de dados pode ser uma opção
muito vantajosa, sobretudo nos casos em que as tabelas são maiores do
que a largura/altura do ecrã.
Um formulário de dados consiste numa caixa de diálogo personalizada que
o Excel cria e preenche com os campos que refletem os cabeçalhos das
colunas na tabela.
Para usar um formulário de dados, pode faze-lo adicionando o comando de
Formulários à barra de ferramentas de acesso rápido. Para tal deve:
 Clicar no botão personalizar barra de ferramentas de acesso rápido e
escolher a opção mais comandos:
Na janela seguinte, deve ter atenção aos seguintes dados:
 Na lista escolher Para todos os documentos se desejar pôr o botão de
formulário disponível para todos os livros. Se desejar que esteja

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disponível apenas para o livro atual, escolher então a opção Para
nome do livro.
 Na lista Escolher comandos de, selecionar Comandos fora do friso.
 Na caixa da esquerda, clicar no comando Formulário e depois clicar
no botão Adicionar. O Excel adiciona o comando na barra de
ferramentas de acesso rápido.
 Clicar no botão OK.
Para usar um formulário de dados, selecionar uma célula dentro da tabela,
clicar no botão formulário. O Excel gera o formulário de dados a partir das
colunas da tabela e mostra os dados do primeiro registo na tabela:

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Para usar um formulário de dados, deve proceder da seguinte forma:
 Selecionar qualquer célula dentro da tabela
 Clicar no botão formulário
 O Excel gera o formulário de dados a partir das colunas da tabela
e mostra os dados do registo selecionado na tabela:

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 Usar os botões Localizar Anterior e Localizar seguinte para
navegar nos outros registos da tabela
 Para alterar um registo, navegar até ao mesmo, fazer as
alterações e carregar em Enter. Para desfazer as alterações
feitas, clicar no botão Restaurar.
 Para adicionar um registo à tabela, clicar no botão Novo. O
Excel adiciona o novo registo no final da tabela
 Para eliminar o registo atual basta clicar no botão Eliminar. O
Excel abre uma nova janela com pedido de confirmação no
qual deve clicar em OK para eliminar permanentemente o
registo.
 Para pesquisar registos que estejam de acordo com
determinado critério, clicar no botão Critérios. O Excel limpa
os campos do formulário e mostra critérios acima do botão
Novo. Deve especificar os critérios nas caixas apropriadas e
clicar nos botões de Localizar anterior e seguinte.

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Os critérios são constituídos com base nos operadores de comparação:
Dica: - Os campos que são editados através de outros não podem ser
editados através do formulário.
- Ao usar um formulário, apagar um registo é irreversível.
Inserção de subtotais
O Excel coloca à disposição do utilizador a opção de cálculo de subtotais
para um dado intervalo de dados, inserindo linhas para os valores de
subtotais calculados. Esta função é apenas possível depois dos dados
serem ordenados.

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- Ordenar a coluna de ‘nome’
- No friso Dados/Subtotais

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O resultado final ficará com a seguinte forma:
O programa define o subtotal de cada um dos nomes da coluna G e o total
geral em que é feito o total de todos os nomes.
Destaques
Ao criar tabelas grandes pode fazer com que a folha de cálculo cresça de
forma a ter uma dimensão maior que o ecrã, o que cria dificuldades e perdas
de tempo especialmente quando é necessário fazer deslizar a folha
frequentemente.
Ao definir uma hierarquia é possível criar destaques de forma a conseguir
ter mais informação disponível no ecrã.
O destaque pode ter até 8 linhas de destaque, permitindo que se possam
criar folhas de sumário.

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Após a definição de subtotais na folha de cálculo as linhas de cada um dos
nomes são agrupadas e é possível agrupar apenas pelos subtotais ou abrir
o destaque com cada um dos elementos dos subtotais.
Do exemplo anterior:

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Análise de dados
Análise de dados em tabelas e listas
Uma tabela dinâmica é uma forma de relatório que organiza os campos e
registos de uma tabela, num formato diferente. Uma tabela dinâmica pode
ser usada para realizar análises de grandes quantidades de dados a nível
da comparação de dados, filtragem e cálculos de subtotais.
Uma tabela dinâmica permite rapidamente fazer resumos de dados na folha
de cálculo. Pode-se mostrar subtotais usando dados numéricos, ou uma
contagem de itens se os dados estiverem em formato de texto.
Pode-se usar uma tabela dinâmica para colocar questões tais como:
- Que categorias dos nossos produtos estão a progredir e quais estão a
regredir?
- Quem são os clientes chave que nos devemos concentrar?
- Como estão as nossas vendas deste ano em comparação com as do ano
passado?
- Que vendedores vendem mais ou menos?
Criação e formatação de uma tabela dinâmica
Para criar uma tabela dinâmica deve selecionar o intervalo de células
pretendido ir a menu Inserir e escolher a opção tabela dinâmica

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Na criação da tabela dinâmica é importante:
- Assegurar-se que a opção Selecionar uma tabela ou intervalo está ativa e
que a tabela ou intervalo de dados está corretamente identificado na
respetiva janela
- Em Escolha onde pretende colocar o relatório da tabela dinâmica
selecionar a opção Nova folha de cálculo ou Folha de cálculo atual conforme
adequado.
- Clicar no botão OK. O Excel cria a nova folha de cálculo ou seleciona a
folha de cálculo existente (dependendo da escolha feita), cria uma tabela
dinâmica em branco e mostra o painel com a lista de campos da tabela
dinâmica em conjunto com uma estrutura em branco para a tabela dinâmica.
O Excel também adiciona a secção de ferramentas da tabela dinâmica ao
Friso e mostra o separador Opções.

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Cria-se a tabela dinâmica selecionando os campos adequados na lista de
campos existente em Escolher campos para adicionar ao relatório. Quando
se seleciona um campo, o Excel automaticamente adiciona o campo à área
adequada da tabela dinâmica.
Ao selecionar na caixa de texto do lado direito o resumo que queremos dos
dados:
Para fazer a tabela dinâmica ter o aspeto desejado, aplica-se primeiro um
estilo. Quando se cria uma tabela dinâmica, o Excel automaticamente aplica
um estilo à mesma. Pode-se aplicar um outro estilo a partir do grupo de
estilos do separador Estrutura:

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Utilização de totais e subtotais
O grupo de Esquema no separador Estrutura permite-nos alterar o esquema
de uma tabela dinâmica, escolhendo se se deseja mostrar subtotais e totais
gerais, trocar entre três tipos de esquemas e inserir uma linha em branco
após cada item para tornar a tabela dinâmica mais fácil de ler:
Subtotais – Clicar neste botão e escolher, conforme adequado:
 Não Mostrar Subtotais,
 Mostrar todos os Subtotais no Fim do Grupo
 Mostrar todos os Subtotais no Início do Grupo:

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Totais Gerais – Clicar neste botão e depois escolher:
 Descativado para Linhas e Colunas,
 Ativado para Linhas e Colunas,
 Ativado apenas para Linhas
 Ativado apenas para Colunas,
Para dizer ao Excel quais os totais gerais de colunas e linhas deverão
ser visualizados.

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Esquema de relatório – Clicar neste botão e escolher Mostrar em Formato
Compacto, Mostrar em Formato de Destaques ou Mostrar em Formato
Tabular, conforme adequado. O Formato Compacto é o esquema por defeito
e é útil para compactar grandes quantidades de dados numa pequena área
do ecrã.
Linhas em branco – Clicar este botão e depois escolher Inserir Linha em
Branco depois de Cada Item se se deseja inserir linhas em branco entre os
itens para tornar a tabela dinâmica menos densa. Para remover as linhas
em brancos existentes, selecionar Remover Linha em Branco depois de
Cada Item

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Fórmulas em tabelas dinâmicas
Posicionar o cursor sobre o campo Categoria e fazer clique na seta
descendente. Selecionar no menu rápido que aparece, a opção Definições
do campo:

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Aparece uma caixa de diálogo com as seguintes opções:
 Nome personalizado – permite fazer a alteração do nome do campo.
 Subtotais – permite colocar ou não subtotais na tabela.
 Automático – insere uma linha com o subtotal sob os dados; se o
campo selecionado for um campo da linha ou coluna externa, usa a
mesma função que o campo de dados.
 Nenhum – não coloca subtotais
 Personalizado – para calcular mais do que um subtotal (como, por
exemplo, a soma e a média).
o Selecionar na opção Personalizado a função SOMA e a função
MÉDIA, fazendo um clique sobre as mesmas:

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Elaboração de gráficos
Um gráfico dinâmico é um gráfico derivado de uma tabela dinâmica. A
vantagem de um gráfico dinâmico sobre um gráfico normal, é que é possível
arrastar campos para localizações diferentes no esquema do gráfico para
mostrar diferentes níveis de detalhes ou diferentes vistas dos dados. Esta
flexibilidade torna os gráficos dinâmicos ideais para a análise de dados.
Para criar um gráfico dinâmico, deve proceder da seguinte forma:
- Criar uma tabela dinâmica
- Clicar em qualquer sítio da tabela dinâmica. O Excel adiciona a secção de
ferramentas da tabela dinâmica ao Friso.
- Escolher Inserir / Gráfico. O Excel mostra a caixa de diálogo de inserir
gráfico dinâmico:

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Opções de gráficos:
Selecionar o tipo de gráfico dinâmico que deseja criar.
- Clicar no botão OK. O Excel fecha a caixa de diálogo de inserir gráfico
dinâmico e cria um gráfico dinâmico como um objeto na folha de cálculo que
contém a tabela dinâmica. O Excel também adiciona a secção de
ferramentas do gráfico dinâmico ao Friso e mostra o painel de tarefas de
filtro do gráfico dinâmico:

30
Quando se cria um gráfico dinâmico, o Excel coloca os campos no mesmo
de acordo com a tabela dinâmica selecionada.
Por vezes verifica-se a necessidade de se reorganizar os dados para fazer
mais sentido.
Para reorganizar os dados no gráfico dinâmico, deve arrastar os campos
para os locais adequados no painel de campos da tabela dinâmica, da
mesma forma como se procedeu para ajustar a tabela dinâmica:
Igualmente pode-se adicionar ou remover campos para dinamizar o gráfico.
Para alterar os campos, selecionar ou desativar as opções na janela:
Escolher campos para adicionar ao relatório, ou arrastar os campos de uma
caixa para a outra na parte inferior do painel de lista de campos da tabela
dinâmica.

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Macros
Macros são programas adequados para a execução de tarefas numa base
regular para automatizar o processo. Quando uma Macro é ativada, ela
executa sequencialmente as instruções que a constituem.
Uma Macro é uma série de comandos Excel e instruções que se agrupam
num ficheiro.
Quando é criada a Macro, em vez de se ter de executar manualmente uma
série de ações, corre-se a Macro e ela executa a tarefa por si.
De recordar que a Macro é uma ferramenta que ajuda em tarefas repetitivas,
e que pode ser tão simples ou complicada como se desejar.
Uma vez que a Macro seja criada, é pode ser ativada através do teclado
(teclas de atalho) ou de um botão na barra de ferramentas, ou de uma lista
de nomes de Macros.
Existem dois tipos de Macros: as macros de comando e as macros de
função, sendo as primeiras as mais utilizadas. As macros de comando
simulam as ações feitas pelos utilizadores, como por exemplo, formatações,
criação de gráficos, etc. As macros de funções incluem funções criadas pelo
utilizador para resolver um problema específico simplificando os seus
cálculos e são adicionadas à lista de funções existentes.
Ativar o separador programador
No caso deste separador não estar disponível deve adiciona-lo. Para tal:
- Clicar no menu Ficheiro, em seguida, clicar em Opções.
- Escolher a opção Personalizar Friso
- Selecionar Mostrar separador Programador no Friso (colocando um visto
na caixa) e clique em OK.

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Segurança das Macros
Os vírus podem agarrar-se às Macros. Dentro do Excel há ferramentas que
podem ser usadas para a respetiva proteção (além de um programa de vírus
adequado).
Para especificar as definições de segurança das macros, proceder da
seguinte forma:
- Selecionar Segurança de Macros, no grupo Código, do separador
Programador.
Na área de Definições das Macros clicar em Ativar todas as macros
Quando terminar o trabalho com as macros e para impedir a execução de
um qualquer código potencialmente perigoso, é recomendável que volte a
ativar uma das definições que permitem desativar as macros.
Para iniciar a construção de uma macro, é necessário preparar o
documento, habilitando-o à realização deste comando:

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No menu Guardar como escolher o tipo de ficheiro: livro com permissão para
macros do Excel:
Macros de personalização das barras de ferramentas
É possível criar um botão de atalho para executar uma macro dentro da
barra de ferramentas de acesso rápido. Para isto, clique com o botão direito
do rato sobre a barra e selecione personalizar barra de ferramentas de
acesso rápido:

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Escolher comandos de macros:
Da mesma forma que se podem adicionar, podem também ser removidas
as macros no mesmo painel.

35
Criação e gravação de uma macro
Para a criação de uma macro, clicar no menu programador/gravar uma
macro:
Neste menu, pode ser definido o nome a dar à macro bem como o local
onde vai ser gravada.
Quando terminar de colocar o nome da macro, clique em ok.
Automaticamente começa a gravação da sua macro! Faça todo
procedimento que deseja que a macro realize e ao finalizar clique em
Terminar Gravação (no quadrado azul da figura abaixo)

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Atribuição de uma macro a um botão
É possível ainda associar uma macro a um botão de controlo, parecido com
este:
Este botão encontra-se no separador Programador – Grupo Controlos –
Inserir – Botão de controlo de formulário
Também é possível utilizar uma forma e transformá-la em um botão. Para
tal, deve ir ao menu Inserir – grupo Ilustrações – Formas

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E então atribuir uma macro ao botão criado, basta clicar com o botão direito
do rato e escolher a opção Atribuir Macro:

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Execução de uma macro
Depois de atribuir a macro, cada vez que clicar no botão, o comando da
macro vai ser executado.
Eliminar uma macro
Se se desejar eliminar uma macro existente, proceder da seguinte forma:
- Abrir o livro que contém a macro que se pretende eliminar
- No separador Programador, grupo Código, clicar em Macros
- Na caixa de diálogo Nome da macro, selecionar o nome da macro que se
pretende eliminar
- Clicar no botão Eliminar. Surge uma caixa de diálogo a confirmar a
eliminação.

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Editar uma macro
Quando se está a criar uma macro com o Gravador de Macros todas as
ações que executam são convertidas em código Visual Basic. Se se
modificar uma macro, pode-se considerar que será talvez mais fácil gravá-
la de novo do que editar o código de programação.
Para editar uma macro:
- Selecionar Macro, do grupo Código, separador Programador.
- Selecionar a macro que se deseja editar e clicar no botão Editar.
- Surge uma nova janela, onde à direita, mostra o respetivo código em Visual
Basic que foi gerado pela macro criada:

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