Gestao-Informatizada

1. Formadora: Ana Dourado
Carga horária: 50 horas
Novembro 2013
Gestão Informatizada de Documentos

2. Conteúdo Programático
 Bases de Dados
 Excel
 Access
 PDF
 Digitalização

3. Excel
 Ambiente de trabalho – separadores (frisos);
 Botão Office – diferentes comandos e barras de
ferramentas
 Operações com folhas de cálculo – criar, abrir, gravar,
fechar e visualizar documentos;
 Introdução de dados – numéricos, textos, data/hora,
fórmulas e formatação de células;
 Cálculos – operadores básicos e com funções (soma e soma
automática, média, máximo e mínimo, se)
 Excel como base de dados
 Gráficos – barras e circular
 Impressão – cuidados

4. Access
 Ambiente de trabalho – separadores (frisos);
 Botão Office – diferentes comandos e barras de
ferramentas
 Operações básicas – abrir existente, criar através de
modelo, criar base de dados vazia;
 Criar tabelas – propriedades dos campos
 Chaves em tabelas
 Relações entre tabelas
 Consultas
 Formulários
 Relatórios

5. Avaliação
 Assiduidade
 Pontualidade
 Participação
 Fichas de trabalho
 Ficha de avaliação final (Excel eAccess)

6. Outros assuntos…
 Horário da formação 14h às 17h30 com 35 min de intervalo…
 Sugestão:
 Início 14h (tolerância 10 min.)
 Pausa 15h45 até 16h05 (20 min)
 Fim 17h15
 Emails dos formandos
 Meu contacto: analuisadourado@gmail.com
Bom trabalho!

7. Office Excel 2007

8. Office Excel 2007
É uma folha de cálculo que permite:
 Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, pen ou noutro suporte,
para posterior utilização;
 Copiar, cortar, localizar e substituir dados;
 Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na globalidade,
antes de as imprimir;
 Inserir células, linhas, colunas e folhas;
 Verificar a ortografia e erros dos dados;
 Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;
 Efetuar cálculos matemáticos e trigonométricos, lógicos, estatísticos,
financeiros, com data e horas e sobre bases de dados;
 Criar gráficos, que facilitam a análise de dados;
 Etc.

9. Ambiente de trabalho

10. Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel é conhecida como Barra
de Estado, uma vez que exibe algumas informações sobre o estado do
documento e do programa.

11. O cursor do Rato
O cursor do rato pode apresentar várias formas, de acordo com a tarefa a
executar.

12. Separadores ou frisos
Há sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que
pode ser ativado a partir das opções de personalização e que se destina
a pessoas que criem macros (conjunto de instruções complexas) com o
Excel.
Os frisos Base, Inserir e Esquema de Página são os três primeiros
da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador são
os três últimos. As alterações, necessárias para as funcionalidades
específicas de cada programa, surgem no friso Fórmulas e Dados.
A exibição de cada friso pode ser alternada manualmente, com um
clique do rato sobre o separador respetivo.

13. Base
Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento
novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas
relacionados com formatação básica:
• tipo de letra,
• alinhamento,
• estilos,
• cor,
• formato de números (data, moeda, …),
• etc.

14. Inserir
Separador referente aos comandos de inserção de:
• tabelas,
• imagens,
• gráficos,
• hiperligações,
• etc.

15. Esquema de Página
Contém comandos relacionados com a formatação do documento,
incluindo margens, dimensões da folha, espaçamento, etc.

16. Fórmulas
Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e às fórmulas
do Excel.

17. Dados
Há um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma
funcionalidade muito interessante do programa que é frequentemente
descurada.

18. Rever
Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe um
separador específico, onde estão também agrupados os comandos de correção
ortográfica e gestão de comentários e alterações.

19. Ver
O último separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades
relativas à visualização do documento.

20. Programador
Um separador adicional pode ser ativado a partir do menu de
configuração, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de
macros (conjunto de instruções complexas).

21. Funcionalidades do friso
Está dividido em secções que agrupam funcionalidades semelhantes de
forma lógica, para facilitar o seu acesso.
Cada uma destas secções tem um nome, inscrito numa barra, na sua
base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena área
que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.

22. Botão do Office

23. Botão do Office
As três primeiras opções (Novo, Abrir e
Guardar) e a última (Fechar) são diretas; as
restantes, que têm uma pequena seta
(triângulo) à frente, têm subopções.

24. Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido
A predefinição inclui três ícones, mas que pode ser personalizada com
mais alguns. Os ícones predefinidos (assinalados com “” são três
(Guardar, Anular e Refazer).
Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista
de outros comandos que podemos colocar nesse espaço. Aqui vamos
colocar a opção Pré-visualizar, que será visualizada com o ícone de um
documento com uma lupa.

25. Barras de ferramentas
flutuantes
Surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas
funções, nomeadamente no âmbito da formatação. Contudo, são
pouco úteis no Excel, pois esta não é uma aplicação vocacionada
para texto, mas sim para números.

26. Operações com
folhas de cálculo

27. Criar um novo documento
Ao iniciar o programa, este cria desde logo um documento novo, vazio.
A predefinição quando se cria um documento novo é de um Livro com três
folhas de cálculo – Folha1, Folha2 e Folha3.
Se já tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer já tenha
aberto um ou não, clique no botão do Office e escolha Novo.
A predefinição é um documento em branco, mas pode escolher de entre
dezenas de modelos – alguns foram instalados juntamente com o Excel.
Para abrir um documento que já tenha sido criado, clique no botão do Office,
clique em Abrir e procure-o através da caixa de diálogo standard.
Procure o documento pretendido e faça duplo clique sobre o ícone que o
representa.

28. Gravar um documento
Para guardar um documento, clique no botão do Office e escolha Guardar ou
pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no
formato e com o nome que já lhe atribuiu.
Se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá um
diálogo de gravação mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a
opção Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a
gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.
Escolha a localização e o formato, (caso não queira guardar no formato
predefinido “.xlsx”). Para finalizar, clique em OK.

29. Exercício 1
Abra um documento novo, em branco, na aplicação Excel.
Guarde o Livro em branco com o nome Grupo de Formação –
Novembro 2013
Crie na sua na folha de cálculo 1 a seguinte tabela:

32. O Excel como base de dados
O Excel pode ser usado para a criação de bases de dados
simples, que facilitam a listagem e ordenação dos dados
introduzidos.
Não é necessária qualquer preparação especial para criar uma
listagem deste tipo. Limitámo-nos a usar uma linha para
colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2,
Código Postal e Localidade, neste exemplo – mas podem ser
quaisquer outros) e por baixo, os elementos respetivos.

33. Função Soma
A função SOMA, soma todos os números que selecionamos como
argumentos. Cada argumento pode ser um intervalo, uma referência
de célula, uma fórmula ou o resultado de outra função. Por exemplo,
SOMA(A1:A5) soma todos os números contidos nas células de A1 a
A5. Um outro exemplo: SOMA(A1; A3; A5) soma os números
contidos nas células A1, A3 e A5.

34. Como a função SOMA é a mais usada no Excel, existem atalhos diretos
que permitem automatizar ainda mais o processo de realização de
somatórios.
1. Comece por selecionar o friso Fórmulas.
2. Depois selecione o grupo de células que pretende somar.
3. Agora clique em Soma Automática
4. O valor da soma é apresentado na célula imediatamente abaixo do grupo
selecionado.
Função Soma

35. Referências Fixas e Relativas
Como padrão, o EXCEL copia as fórmulas ajustando-as
relativamente à sua posição de origem. Porém, em muitos
casos, é necessário realizar a cópia de fórmulas que façam
referências a células específicas e que não podem ter suas
referências ajustadas pois causarão erros nas fórmulas.
O Excel permite "travar" as referências a uma determinada célula
de forma que, mesmo sendo copiada para outras localidades, a
fórmula sempre fará menção à célula original.

36. O endereço de uma célula é uma referência à sua localização dentro da
tabela. Como padrão, as referências a células que são criadas com o
formato letra + número são consideradas referências relativas.
Além de uma referência do tipo relativa, que permite a sua alteração
durante a cópia, o Excel permite criar referências absolutas (fixas) ou
mistas.
Uma referência absoluta não muda nem a linha nem a coluna da
célula especificada.
Uma referência mista pode fixar apenas a linha ou coluna da célula
permitindo o seu ajuste parcial.
Referências Fixas e Relativas

37. Para fixar uma linha ou coluna de uma referência de célula, deve ser
especificado o símbolo cifrão ($) imediatamente antes da letra, se o
usuário desejar fixar a referência à coluna, ou antes do número, se
quiser fixar a linha. Veja os exemplos possíveis de combinações.
$D$4 - Fixa a Linha e a Coluna
$D4 - Fixa apenas a Coluna, permitindo a variação da Linha
D$4 - Fixa apenas a Linha, permitindo a variação da Coluna
D4 - Não fixa Linha nem Coluna
Referências Fixas e Relativas

38. Exercício 2
Crie na sua na folha de cálculo 1 a seguinte tabela:

39. «Função Média», «Função Se» e
«Formatação Condicional»

40. «Função Média», «Função Se» e
«Formatação Condicional»
Célula F2 - Nota final - função média: =MÉDIA(C3:E3)
Esta função faz exatamente o que o nome sugere, ou seja, uma
média aritmética simples dos valores constantes nas células indicadas
como argumento (soma dos valores das células dividido pelo número
de células com valores).

41. «Função Média», «Função Se» e
«Formatação Condicional»
Célula G2 - Situação:
1ª parte - função SE: =SE(F4>=9,5;"Aprovado";"Reprovado")
A função SE é uma função lógica, quer isto dizer que necessita de condições. O
seu cálculo está assim condicionado à existência dessas condições.
A regra de SE é:
=SE(condição; valor se a condição for verdadeira; valor de a condição
for falsa)
Ou
=SE(condição; então; senão)
Condição: é a regra que pretende ser respeitada. Ex: se a célula F4 for maior
ou igual a 9,5
Valor de verdadeiro: se a condição for verdadeira vai aparecerAprovado;
Valor se for falso: se a condição for falsa vai aparecer Reprovado.

42. «Função Média», «Função Se» e
«Formatação Condicional»
A formatação condicional altera a aparência de uma célula com
base numa condição.
As regras de células permitem aplicar uma determinada formatação
a um conjunto de células cujo conteúdo satisfaça uma condição ou
critério de comparação.
Para definir as regras de células devemos:
Selecionar as células onde se encontram os valores a formatar.
No separador Base, grupo estilo, escolhemos formatação
condicional e selecionamos realçar regras de células.
Aqui surgem vários critérios: maior que; menor que, entre; igual
a; …
Neste caso vai ser utilizado o operador de comparação igual a:

45. Exercício 3
Crie na sua na folha de cálculo 1 a seguinte tabela:

46. A função MÁXIMO encontra o número mais alto num intervalo de
números e a função MÍNIMO encontra o número mais baixo num
intervalo.
Para encontrar o valor mais alto num intervalo, clique na célula em que
quer que apareça o resultado e, em seguida, no separador Base, na
secção Edição, clique na seta que aparece no botão  (Soma) e, em
seguida, clique em Máximo na lista, depois prima ENTER.
Para encontrar o valor mais baixo no intervalo, poderá clicar em
Mínimo na lista e premir ENTER.
A fórmula =MÍNIMO( Num1:Num2 ) aparecerá na barra de fórmulas.
Funções Máximo e Mínimo

47. Resultado - Exercício 3

48. Exercício 4
Crie na sua na folha de cálculo 1 a seguinte tabela:

49. Crie na sua na folha de cálculo 2 a seguinte tabela:
Exercício 4

50. Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras
versões é a capacidade de gerar gráficos a partir de valores introduzidos
numa folha de cálculo.
Basta selecionar as células com os valores pretendidos e clicar no
ícone referente ao tipo de gráfico pretendido.
Gráficos
O gráfico surge de
imediato, dentro da
própria folha de
cálculo que contém os
valores que lhe deram
origem.

51. Os gráficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que
pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos é apenas uma
série de números que contribuem para um valor total, o gráfico
mais adequado é do tipo circular. O resultado, tal como no gráfico de
barras, é dado na mesma folha de cálculo.
Gráficos Circulares
Dica: Os gráficos (exceto no caso em que sejam exportados como uma imagem)
mantêm a sua ligação aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados
na folha de Excel e ver o gráfico refletir de imediato essas alterações.

52. Office Access 2007

53. Office Access 2007
O Microsoft Access 2007 é um programa poderoso de gestão de dados
utilizado para classificar e organizar importantes informações de que
precisa todos os dias. Com uma base de dados, podem manipular-se
grandes quantidades de informação e tratar essa mesma informação.
Assim, se o formando/aluno possuir uma grande coleção de vinhos,
selos, porta-chaves, calendários, pacotes de açúcar…pode, com ajuda do
Access 2007, organizar essas coleções e mais facilmente encontrar nas
mesmas a informação que deseja de forma rápida e eficaz.

54. Conceitos básicos
O Microsoft® Office Access 2007 organiza as informações
em Tabelas.
Uma Tabela é apenas um dos vários tipos de objetos (na
designação do Access) que você pode criar. Existem outros
tipos de objetos que se podem criar na base de dados
Access são as Consultas, Formulários e Relatórios.

55. Conceitos básicos
TABELA é um conjunto de dados dispostos em número finito de
colunas (ou campos) e número ilimitado de linhas (ou registos);
1. Registo ou linha
2. Campo ou coluna

56. Conceitos básicos
CONSULTAS são usadas para encontrar e recuperar apenas os dados
que atendem as condições especificadas pelo utilizador. É usada para
visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas;
FORMULÁRIO serve para visualizar, introduzir e modificar com
facilidade os dados diretamente numa tabela. É o elemento de
comunicação entre o banco de dados e o utilizador;
RELATÓRIO é uma forma eficiente para mostrar os seus dados num
formato impresso.

57. Ambiente de trabalho Access

58. Ambiente de trabalho
1. Barra de Titulo – Fornece o nome da aplicação e o nome da base
de dados aberta (se aplicável)
2. Categoria de modelo – Opções que permitem aceder a modelos já
estruturados com base em determinadas áreas de atividades.
3. Nova Base de Dados em Branco – Permite criar uma base de
dados de raiz, se recurso a qualquer modelo.
4. Modelos Online Apresentados – Opções que permitem aceder a
modelos já estruturados, baseados em determinadas áreas de atividades
disponíveis no Microsoft® Access Online. O acesso a estas opções
requer uma ligação ativa à Internet.
5. Office Online – Opções que permitem aceder a vários recursos
disponíveis no Microsoft ® Access Online. O acesso a estas opções
requer uma ligação ativa à Internet.
6. Abrir Base de Dados Recente – Esta área mostra as bases de
dados previamente gravadas e permite aceder-lhes diretamente sem
recurso a menus.

59. Criar uma nova base de dados
Clicamos em Base de Dados
em Branco.
Depois devemos escolher a
pasta onde guardar o documento
e dar o nome ao ficheiro e clicar
em Criar.

60. Criar uma nova base de dados
A sua base de dados foi criada, mas, por predefinição, o Access desativa algumas
opções. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções.
Selecione a opção Ativar este conteúdo.
Clique no botão OK

61. Começar a trabalhar…
Os Frisos:

62. Criar Tabela…
Como o nome indica, a vista de estrutura é a forma
de visualizar um objeto para o “estruturar” (criar,
editar,…) e será uma das vistas privilegiadas para o
criador da base de dados.
Em oposição, temos a vista de dados que é mais
orientada ao utilizador final da base de dados e
destina-se a introduzir ou visualizar os dados que vão
fazer parte da base de dados.

63. Vista de estrutura

64. Criar Tabela…
Vamos dar neste exemplo o nome CLIENTE.
Neste momento você já se encontra na vista de estrutura de tabela, pelo
que só tem de criar (definir) os seus campos e suas propriedades.

65. No Access não basta indicar o nome dos campos, é necessário indicar
também o tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porque
identificar os campos com um tipo de dados vai permitir executar
operações específicas desse tipo de dados.
Está-se a construir uma tabela para registar dados de clientes onde se
pretende registar vários tipos de informação: o nome, morada, telefone,
etc.
Criar Campos…

66. Tipo de dados
No Access 2007, existem vários tipos de dados que são associados a colunas de forma a
garantir que o conteúdo é inserido de forma consistente e no formato correto.
Texto Letras e números com um máximo de 255 caracteres
Memo Letras e números com um máximo de 65 536 caracteres
Número Valores numéricos inteiros ou fracionários
Data/ Hora Datas e horas
Moeda Quantias monetárias
Numeração
Automática
Número sequencial ou aleatório atribuído automaticamente pelo
Access
Sim/ Não Valor Sim/ Não, Ativar/ Desativar ou Verdadeiro/ Falso
Objeto OLE
Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagens, sons,
documentos, etc.)
Hiperligação
Ligação que abre um ficheiro, localização num ficheiro ou
endereço na Web
Anexo Ficheiro ligado a uma tabela (imagens, sons, documentos, etc.)
Assistente de
pesquisa
Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta
existente ou de uma lista introduzida diretamente

67. Definir Propriedades…
Para cada campo de uma tabela é possível também definir
propriedades. Por exemplo, pode-se definir que valores são permitidos
para um determinado campo, para que o Access proíba todos os outros
e, desta forma, criar uma base de dados menos propensa à introdução de
erros por parte do utilizador. Por exemplo as seguintes propriedades do
campo Sexo que foram alteradas:

68. Algumas Propriedades que
podem ser alteradas…
Em Tamanho do campo, podemos estipular um tamanho máximo de
caracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poderá ser útil
para reduzir o tamanho final da sua base de dados.
Em Valor predefinido você pode escolher um valor já predefinido
sempre que um utilizador introduz um novo cliente na tabela. Se, por
exemplo, 90% dos seus clientes fossem do sexo “Masculino”, então
poderá querer poupar trabalho ao funcionário que vai introduzir os
registos, colocando, por pré-definição, este valor no campo Sexo do
novo cliente a inserir. O funcionário só terá de corrigir este valor para os
10% dos clientes que não obedecem a esta condição.

69. Algumas Propriedades que
podem ser alteradas…
Em Regra de Validação poderá impor que o funcionário esteja limitado
a um conjunto finito de valores para preencher o campo. Neste caso, se
quer evitar que o funcionário escreva palavras como “Homem”, ou “M”
ou faça um erro ortográfico (ex: “Fiminino”) então poderá indicar ao
Access quais os valores que são aceites pelo sistema. É o que se passa no
caso do exemplo de Sexo, visto anteriormente.

70. Algumas Propriedades que
podem ser alteradas…
Em Texto de validação poderá definir uma mensagem, a ser dada pelo
Access ao funcionário, quando este comete um erro de preenchimento
(isto é, quando este não coloca um valor “permitido”, como definido na
propriedade Regra de validação)
Em Necessário poderá impor que o campo é de preenchimento
obrigatório (Sim) ou de preenchimento não obrigatório (Não). Esta
indicação obriga que o campo seja preenchido. Se isso não acontecer,
irá surgir uma mensagem de erro.

71. Algumas Propriedades que
podem ser alteradas…
A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto,
Memo e Hiperligação. A sua função é diferenciar um campo que não foi
preenchido e um que, intencionalmente, não tem qualquer conteúdo.
Para permitir que um campo seja intencionalmente deixado em branco, selecione
a opção Sim na propriedade Permitir comprimento zero.
É possível que os dados que pretendemos inserir numa tabela já estejam
presentes numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Código Postal
numa tabela de Distribuidores, por exemplo, poderá ser útil irmos buscar essa
informação a uma tabela de Códigos Postais, onde estes dados já estão
associados às respetivas localidades.
Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introdução de dados, este
campo deve ser definido como Campo de Pesquisa.

72. Formatação…
O formato define a forma como o conteúdo de um determinado campo será
apresentado. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos
Data/Hora, Textos e Sim/Não. Independentemente do tipo de campo, é
possível utilizar os símbolos abaixo indicados para a sua formatação:
Símbolo Função
! Alinha o conteúdo do campo à esquerda
“texto” Mostra o texto do campo entre aspas
(espaço) Introduz um espaço em branco
Mostra o carácter seguinte exatamente como foi inserido
*
Substitui todos os espaços em branco pelo carácter
indicado a seguir ao *
[cor] Mostra o conteúdo do campo na cor escolhida

73. Formatação…
As instruções de formatação limitam-se a alterar a forma como os dados são
visualizados e não altera a sua integridade.
Em campos de texto, podem usar-se os seguintes símbolos:
Símbolo Função
@ Obriga a inserir um caractere ou um espaço
< Coloca todas as letras em minúsculas
> Coloca todas as letras em maiúsculas
& Indica caractere não obrigatório

74. Máscara de Introdução
As máscaras de introdução caracterizam-se por modelos predefinidos para
a inserção de dados. São utilizados quando se pretende aplicar um
tamanho e/ou formato.
Este é o botão Compilar,
ao clicarmos nele surge a
caixa de diálogo do
assistente de máscara
de introdução…

75. Assistente de Máscara
de Introdução •Selecione a máscara que pretende
aplicar.
•Introduza algum texto de exemplo
apenas para verificar que o resultado
será o previsto.
•Clique sobre o botão Seguinte.
•Escolha se deseja que os dados
sejam guardados com ou sem
máscara.
•Clique sobre o botão Concluir.

76. Exercício 1

77. Chave Primária
O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que
permite identificar univocamente um e apenas um registo.
O campo que satisfaça este requisito constitui a chave primária da tabela. Ao
criarmos um campo Código para um Distribuidor e ao definirmos esse campo
como chave primária, estamos a tornar esse distribuidor único para a base de
dados.
Para definir uma chave primária:
1. Selecione a linha correspondente ao campo que pretende transformar em
chave primária.
2. Clique com o botão direito do rato numa das linhas selecionadas e escolha a
opção Chave Primária.

78. Exercício 2

79. Relação entre Tabelas
Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave
primária de uma esteja presente como chave externa na outra.
Relacionar tabelas pode ser muito útil, no sentido em que torna
possível, por exemplo:
- saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um
campo da tabela Códigos Postais;
-saber o Preço Unitário de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo
sendo o Preço Unitário um campo da tabela Artigos.

80. Relação entre Tabelas
Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da
inserção de dados, não só para evitar erros na consistência da
informação, mas também para não haver falhas na articulação dos dados.

81. Criar relação entre tabelas
1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados.
2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.
3. Repita o segundo passo até que todas as tabelas pretendidas estejam
selecionadas.
4. Clique sobre o botão Fechar.
Nota: Todos os relacionamentos entre tabelas
devem ser feitos antes da inserção de dados, não
só para evitar erros na consistência da
informação, mas também para não haver falhas
na articulação dos dados.

82. Resultado final…

83. Relação entre Tabelas
Repare que a ligação é de Um-para-muitos (1 - ∞), isto significa neste caso,
que o mesmo código postal, pode estar presente em vários distribuidores.
Resumindo: Na tabela Códigos Postais, cada código postal só pode existir
uma vez Na tabela Distribuidores, os códigos postais podem repetir-se, visto
que pode haver mais do que um distribuidor na mesma área. Chama-se a este
tipo de relacionamento uma relação de um-para-muitos.
Quando é criada uma relação entre duas tabelas, é importante garantir a
consistência dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se
seleciona a opção Impor integridade referencial, há duas outras que ficam
ativas e que também podem ser importantes.

84. Relação entre Tabelas
Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos
da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão
igualmente eliminados.
Sempre que um valor é
alterado na chave primária de
uma tabela, o Access atualiza
os dados da chave externa de
uma outra tabela relacionada.
Se, por exemplo, alterarmos
um código postal na tabela
Códigos Postais, o mesmo
código postal será
automaticamente alterado no
campo Código Postal da
tabela Distribuidores.

85. Resultado final…

86. Consultas
Uma consulta é um processo das bases de dados do Access que permite
mostrar a informação de uma tabela e relacioná-la com os dados contidos
numa outra, mediante determinados critérios.
Criar uma consulta com o assistente:
1. Clique sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar.
2. Selecione Assistente de Consultas Simples
e clique no botão OK.
3. Clique sobre a lista para selecionar uma tabela ou uma consulta já existente.
4. Selecione um campo, e use os botões.
5. Clique sobre Seguinte.
6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os campos para cada registo)
7. Clique em Seguinte.
8. Atribua um nome à consulta
9. Selecione a opção pretendida.
10. Clique sobre o botão Concluir

87. Consultas
A tabela que é mostrada abaixo é o local onde será construída a consulta.
A primeira linha corresponde aos campos a incluir;
A segunda linha mostra a tabela de onde está a ser extraído o campo.
Para incluir todos os campos de uma tabela numa
consulta, faça duplo clique sobre o asterisco (*)
da caixa que mostra a tabela.
Para remover um campo de uma consulta,
selecione a coluna onde se encontra e pressione a
tecla Del.
Para incluir campos de mais do que uma tabela
numa consulta, é essencial que as tabelas estejam
ligadas entre si pelo menos por uma relação.

88. Consultas
As consultas são uma poderosa ferramenta para filtrar informação de uma base
de dados. Para complementar as consultas, é necessário usar critérios de
seleção de informação que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa
consulta.
Definir critérios
A especificação de critérios numa consulta permite que só sejam visualizados
alguns dos registos incluídos. Por exemplo, podemos, a dados momento, só ter
interesse em ver os distribuidores correspondentes a um determinado código
postal.

89. Consultas
Para definir critérios numa consulta:
1. Clique na célula Critério correspondente ao campo que pretende aplicar
um critério.
2. Introduza o critério pretendido.
3. Clique em Executar no Friso Estrutura.
Apenas serão visualizados os registos que correspondem ao critério inserido.

90. Consultas

91. Exercício 3

92. Consultas
É possível incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de cálculos.
Estas colunas são designadas por campos calculados, pois advêm do resultado
de uma expressão e não de dados armazenados numa tabela.
1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde pretende obter um
valor calculado.
2. Clique sobre o ícone Construtor no friso Estrutura para construir a
expressão ou escreva diretamente no campo.
3. Construa a expressão que irá devolver um valor calculado.

93. Consultas

94. Consultas
Operadores
< Menor
< = Menor ou igual
< > Diferente
= Igual
> Maior
> = Maior ou igual

95. Consultas com parâmetros
É possível criar consultas em que o utilizador especifica os valores que serão
utilizados como critério.
1. Na linha Critério, escreva, entre parênteses retos [ ], o texto ou valor a ser
pedido ao utilizador.
2. Clique em Executar no friso Estrutura.
3. Insira o valor a ser utilizado como critério de consulta.
Irá obter como resultado uma listagem de todos os registos que se enquadrem
dentro do seu critério de pesquisa.

96. Exercício 4

97. Formulários
Os formulários são os ecrãs feitos à medida das necessidades de uma
base de dados e que servem, como o nome pretende indicar,
formas/formulários onde o utilizador dessa base de dados pode
introduzir, alterar e consultar informação.
A forma mais rápida e simples de criar um formulário é através do
Assistente de formulários, no separador Criar.

98. Formulários
Para criar formulários clique no ícone Mais formulários, no friso
Criar, seguido de Assistente de formulários.

99. Formulários
.
2. Clique sobre a lista da área Tabelas/Consultas para selecionar a tabela ou
consulta em que o formulário será aplicado.
3. Selecione os campos que pretende tornar visíveis no formulário.
4. Clique sobre o botão Seguinte.
5. Selecione o esquema que pretende usar no seu formulário.
6. Clique em Seguinte
7. Escolha o aspeto visual que pretende para o formulário.
8. Clique em Seguinte.
9. Introduza um nome que pretende dar ao formulário.
10. Clique em Concluir para ver o resultado final.

100. Formulários
.
De seguida podemos ainda alterar, personalizando, o formulário, através da
vista de estrutura.

101. Alterar formulários
Para alterar um formulário, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode
inserir ou eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre
outras opções.
Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o
cursor assumir a forma de quatro setas, arraste-o para a nova localização.
Nota: Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a
etiqueta. Se quiser arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto
castanho no canto superior esquerdo da caixa de texto.
Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del.
Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue no botão direito
do rato e escolha a cor na opção Cor do tipo de letra/Primeiro plano.
Alterar a cor de fundo dos campos: esta opção permite mudar a cor de
fundo do formulário. Coloque o cursor numa zona do formulário, sem que
nenhum objeto esteja selecionado, e clique com o botão direito do rato.
Escolha a opção Cor de fundo/Preenchimento.

102. Formulários - controlos
Para editar o formulário à medida, tem-se um conjunto de ferramentas,
denominadas controlos.
Alguns destes controlos são bastante úteis, pois podem acrescentar ao
formulário certas operações/comandos que o assistente, por si só, não faz.
Alguns destes controlos têm, eles próprios, um assistente que ajuda o criador
da base de dados a “programar” o seu fim no formulário.

103. Formulários - controlos
Um exemplo: suponha que se quer inserir no formulário um botão que
permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso:
• Comece por ver se o botão indicado em (1) se encontra ativo
(“Assistente de Controlo”).
• Clique então no controlo Botão (2) e “desenhe-o” no formulário.

104. Formulários - controlos
Escolha, a categoria “Navegação entre registos” e a ação “Ir para o
registo anterior”.
Siga os restantes passos do assistente até chegar ao botão Concluir. Tem
agora no formulário um botão que permite ao utilizador da BD executar esta
operação.

105. Formulários - controlos
Mais controlos:

106. Formulários - controlos
Podemos inserir botões no formulário para mais facilmente executarmos
diferentes operações, tais como adicionar novo registo, ir para o primeiro
registo, ir para o registo anterior, ir para o registo seguinte, ir para o último
registo, imprimir, guardar, eliminar, etc…
Para tal temos que ter o Assistente de Controlo ativo e clicar na ferramenta
Botão.

107. Formulários - controlos
Irá abrir uma caixa de diálogo onde teremos que escolher a opção que
preferirmos.

108. Formulários - controlos
Depois pode optar por no botão surgir texto ou imagem…
E clica em Concluir.

109. Formulários - controlos
Resultado em vista de formulário…

110. Formulários – Imagens
Para inserir uma imagem num registo:
Com o botão direito do rato, em cima do espaço da fotografia…
Escolhe a opção Inserir objecto…

111. Formulários – Imagens
De seguida a opção Criar a partir de ficheiro e procura na pasta a imagem
que necessita para o seu registo.

112. Formulários – Imagens
Quando não surge a imagem, mas apenas o ícone da imagem , isso acontece
porque o Access não reconhece os ficheiros JPEG e GIF.
Deve converta as imagens GIF ou JPEG em arquivos .bmp. Embora os
arquivos BMP em geral sejam maiores do que os arquivos GIF ou JPEG,
eles podem ajudar a reduzir o tamanho do banco de dados, pois o Access
não cria arquivos .dib adicionais para dar suporte a eles.

113. Relatórios
Os relatórios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva
no formato impresso.
A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes últimos não
permitem a introdução, modificação ou eliminação de dados na base de
dados. Permitem, no entanto, agregar dados de modo a obter totais,
subtotais e sumários dos dados listados.

114. Estrutura de Relatórios
1. Cabeçalho do Relatório:
Secção não obrigatória. Se existir,
aparece apenas uma vez e
corresponde a um título para o
relatório.
2. Cabeçalho da página: Secção
não obrigatória. Se existir, aparece
uma vez em cada página.
3. Detalhes: Secção obrigatória. Corresponde ao corpo principal dos dados.
4. Rodapé da página: Secção não obrigatória. Se existir aparece no fundo de
cada página.
5. Rodapé do relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez no
final do relatório.

115. Criar Relatórios
1. Clique no ícone Assistente de relatórios, no friso Criar.
2. Clique na lista presente na
área Tabelas /Consultas para
selecionar a(s) tabela(s) a incluir
no relatório.
3. Para cada tabela ou consulta,
indique os campos a incluir no
relatório.
4. Clique sobre o botão
Seguinte.

116. Criar Relatórios
5. Escolha o campo pretende usar para agrupar os dados.
6. Clique sobre o botão Seguinte
7. Clique sobre as listas de ordenação para indicar os campos pelos quais
pretende ordenar o relatório.
8. Clique sobre o botão Seguinte
9. Selecione o esquema pretendido e a orientação da folha.
11. Clique sobre o botão Seguinte
12. Selecione um estilo
13. Clique sobre Seguinte
14. Atribua um nome ao relatório
15. Selecione Pré-Visualizar o relatório para executar o relatório depois de
concluído.
16. Clique sobre Concluir

117. Visualizar Relatórios

118. Imprimir Relatórios
1. Abra o relatório que pretende imprimir
2. Aceda ao menu do Office e selecione a opção Imprimir, seguida de
Imprimir.

119. Exercício 5