Excel avaçado 2003

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Excel avaçado 2003

  1. 1. Apostila de Excel 2003 Módulo Avançado
  2. 2. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 2 / 69 Sumário 1. INTRODUÇÃO.......................................................................................................................................................3 2. FÓRMULAS............................................................................................................................................................6 3. FUNÇÕES.............................................................................................................................................................. 14 4. FORMATAÇÃO CONDICIONAL ..................................................................................................................... 40 5. CLASSIFICAÇÃO E FILTRAGEM DE DADOS DO EXCEL........................................................................ 42 6. ESTRUTURA DE TÓPICOS............................................................................................................................... 43 7. FILTRAGEM........................................................................................................................................................ 46 8. MANIPULANDO BANCO DE DADOS DO EXCEL........................................................................................ 48 9. AUDITORIA E FUNÇÃO DO EXCEL .............................................................................................................. 56 10. PROTEGENDO UMA PLANILHA – DEFININDO UMA SENHA................................................................ 58 11. HIPERLINKS ........................................................................................................................................................ 60 12. ATINGIR META ................................................................................................................................................... 61 13. MACROS E OUTRAS OPERAÇÕES DO EXCEL ........................................................................................... 63 14. SOLVER ...................................................................................................................................................................68
  3. 3. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 3 / 69 1. INTRODUÇÃO O Excel 2003 da Microsoft é uma planilha eletrônica com diversos recursos que auxiliam o controle de várias planilhas de cálculos. Planilha Eletrônica é um programa de computador que consiste numa coleção de fileiras e colunas que são expostas na tela em uma janela. O cruzamento de cada fileira e coluna é chamado de célula. Uma célula pode conter um número, um caractere de texto ou uma fórmula que executa um cálculo usando uma ou mais células. Uma planilha eletrônica facilita ações como copiar, mover células ou modificar qualquer fórmula criada. A planilha pode ser formatada (ter sua aparência modificada) em diversos aspectos. Você pode modificar as letras, cores, aparência dos números, acrescentar bordas, etc. A maior vantagem de uma planilha eletrônica é que você pode construir fórmulas, relacionando diversos valores digitados em células diferentes, e ao modificá-los, as fórmulas serão recalculadas automaticamente. Com isso você pode fazer análises e simulações rapidamente. A tela do Excel 2003 Barra de ferramenta padrãoÁrea de edição da planilha Barra de Fórmulas Barra de Ferramenta de Formatação Guia de planilhas Barra de Ferramenta de Desenho Menu de comandos
  4. 4. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 4 / 69 O objetivo desta apostila é apoiar o desenvolvimento de competências relativas ao uso de recursos considerados avançados disponíveis no programa Excel 2003. A seguir, será apresentado um breve resumo as áreas abordadas neste material. Fórmulas e Funções As Fórmulas são instruções inseridas no Excel para calcular dados. São operações matemáticas conhecidas e utilizadas em nosso dia-a-dia, como por exemplo, a soma de contas a pagar ou despesas de supermercado. A criação de fórmulas é tão simples quanto operar uma calculadora. As Funções substituem de forma simplificada fórmulas longas no sentido de facilitar cálculos específicos. Formatação Condicional Formatando células os formatos, como a cor da fonte e o sombreamento de células, modificam-se automaticamente, se forem aplicados formatos condicionais a uma célula, o Microsoft Excel aplicará os formatos se o valor da célula ou outros dados avaliados atenderem a uma condição especificada por você, isso quer dizer, formatar a célula mediante um critério. Se você basear a condição de formatação no valor das células selecionadas, as células que contiverem texto serão avaliadas como seqüências ASCII. Os formatos, como negrito ou a cor da fonte, poderão ser alterados se você modificar o texto. Classificação e Filtragem de dados do Excel Você pode digitar todos os dados da planilha, e depois selecionar uma ordem para organizar os mesmos, a classificação destes dados pode ser crescente ou decrescente, caso sejam encontrados na lista dados coincidentes podemos utilizar as demais opções do comando classificar para assim reclassificar os dados. Estrutura de tópicos Sobre a organização de uma planilha em tópicos, O Excel pode criar uma estrutura de tópicos para os seus dados e permite que você exiba ou oculte níveis de detalhes com um único clique do mouse. Você pode clicar nos símbolos de estrutura de tópicos e para exibir
  5. 5. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 5 / 69 rapidamente somente as linhas ou colunas que fornecem resumos ou cabeçalhos das seções da planilha, ou você pode usar os símbolos para ver detalhes sob um resumo ou cabeçalho individual. Filtragem A filtragem é uma maneira rápida e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados em uma lista. Uma lista filtrada exibe somente as linhas que atendem aos critérios especificados para uma coluna. Ao contrário da classificação, filtrar não reorganiza uma lista. Filtrar oculta temporariamente as linhas que você não deseja exibir. Manipulando banco de dados do Excel No Excel podemos facilmente usar uma lista como banco de dados. Quando executamos tarefas de banco de dados, tais como, localizar, classificar ou subtotalizar dados. O programa Excel reconhece automaticamente a lista para organizar os dados então podemos utilizar as mesmas criando formulários, Tabela dinâmica, Gráfico Dinâmico, etc. Macros e outras operações do Excel Caso você execute uma tarefa várias vezes no Excel, é possível automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos e funções armazenados em um módulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. A macro é gravada da mesma forma que uma música em um toca-fitas. Em seguida você executa a macro para repetir, ou “reproduzir”, os comandos. Protegendo uma planilha – definindo uma senha Sobre a proteção de planilhas e de pastas de trabalho O Excel fornece diversas camadas de proteção para controlar quem pode acessar e alterar seus dados do Excel: proteção de planilhas, você pode proteger elementos em uma planilha — como células com fórmulas — do acesso de todos os usuários ou pode conceder acesso a usuários individuais nos intervalos especificados. Proteção de nível de pasta de trabalho você pode aplicar proteção a elementos da pasta de trabalho e pode proteger um arquivo da pasta de trabalho evitando a sua exibição ou
  6. 6. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 6 / 69 alteração. Se uma pasta de trabalho estiver compartilhada, você poderá protegê-la para evitar seu retorno para uso exclusivo e evitar que o histórico de alterações seja excluído. Hiperlinks Você pode usar hiperlinks para: Navegar para um arquivo ou página da Web em uma rede, intranet ou na Internet Navegar para um arquivo ou página da Web que você planeja criar no futuro enviar uma mensagem de email iniciar uma transferência de arquivo, como através de download ou de um processo FTP quando você aponta para texto ou uma figura que contém um hiperlink, o ponteiro se transforma em uma mão, indicando que o texto ou a figura é um item em que é possível clicar. Atingir Meta Atingir meta faz parte do conjunto de comandos algumas vezes chamado de ferramentas de análise hipotética. Quando você conhece o resultado desejado de uma fórmula única, mas não conhece o valor de entrada que a fórmula precisa para determinar o resultado, você pode usar o recurso de atingir meta disponível através do clique em Atingir meta no menu Ferramentas. Enquanto está atingindo a meta, o Excel varia o valor em uma célula específica até que uma fórmula dependente daquela célula retorne o resultado desejado. Solver O comando Solver é utilizado para maximizar ou minimizar o valor de uma célula que está dependente da variação dos valores em várias outras células, dentro de restrições previamente definidas. Quando utilizar o Solver, as células com que estiver a trabalhar terão que estar relacionadas através de fórmulas na folha de cálculo. 2. FÓRMULAS Como as fórmulas calculam valores? Uma fórmula é uma equação que analisa e faz cálculos com os dados em uma planilha. As fórmulas efetuam operações como adição, multiplicação e comparação em valores da planilha; além disso, podem combinar valores. As fórmulas podem referir-se a outras células na mesma planilha (por exemplo: A1, C25, Z34, etc), a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em
  7. 7. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 7 / 69 outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir adiciona o valor da célula B4 e 25 e divide o resultado pela soma das células D5, E5 e F5. Observe: neste exemplo, estamos utilizando a função SOMA. Trataremos, em detalhes, sobre funções, nas demais lições deste Curso. Sobre a sintaxe da fórmula As fórmulas calculam valores em uma ordem específica conhecida como sintaxe. A sintaxe da fórmula descreve o processo do cálculo. Uma fórmula no Microsoft Excel começa com um sinal de igual (=), seguido do cálculo da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da fórmula é exibido na célula. =5-1 Obs: o sinal de menos (-) é chamado de operador de subtração. Na próxima lição falaremos mais sobre operadores. Sintaxe da fórmula É a estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula. As fórmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (os operandos) e dos operadores de cálculo. Cada operando pode ser um valor que não se altera (um valor constante), uma referência de célula ou intervalo, um rótulo, um nome ou uma função de planilha. Por padrão, o Microsoft Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Você pode controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir fornece “11” como resultado, pois o Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3
  8. 8. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 8 / 69 Por outro lado, se usar parênteses para alterar a sintaxe, você pode adicionar, primeiro, 5 e 2 e, em seguida, multiplicar esse resultado por 3 para obter 21 como resultado. =(5+2)*3 Sobre as referências da célula Uma fórmula pode referir-se a uma célula. Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual seguido da referência da célula, por exemplo =A10; a célula onde você inserir essa fórmula irá conter o mesmo valor da célula A10. A célula que contém a fórmula é denominada dependente – seu valor depende do valor de outra célula. Sempre que a célula à qual a fórmula fizer referência for alterada, a célula que contiver a fórmula será atualizada. A fórmula a seguir multiplica o valor na célula B15 por 5. A fórmula será recalculada sempre que o valor na célula B15 for alterado. =B15*5 As fórmulas podem fazer referência a células ou intervalos de células, ou a nomes ou rótulos que representem as células ou intervalos. Sobre as funções de planilha O Excel contém muitas fórmulas predefinidas ou internas conhecidas como funções de planilha. As funções podem ser usadas para efetuar cálculos simples ou complexos. A função mais comum em planilhas é a função SOMA( ), que é usada para somar os valores de um intervalo de células. Embora você possa criar uma fórmula para calcular o valor total de algumas células que contêm valores, a função de planilha SOMA() calculará diversos intervalos de células. OPERADORES EM FÓRMULAS DO EXCEL Os operadores especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar nos elementos de uma fórmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo: • aritméticos • de comparação • de texto • de referência
  9. 9. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 9 / 69 Operadores aritméticos: Efetuam operações matemáticas básicas como adição, subtração ou multiplicação, combinam números e produzem resultados numéricos. Na tabela a seguir, temos uma descrição desses operadores utilizados em fórmulas do Excel: Operador Descrição Exemplo + Adição =B2+B3+B4 - Subtração =C5-D5 * Multiplicação =C5*2 / Divisão =A20/B4 % Porcentagem. Utilizado para especificar porcentagens. Por exemplo, para inserir o valor de cinco por cento em uma célula, digite o seguinte: 5% ou 0,05. =A2*20% ou =A2*0,2 ^ Exponenciação. É utilizado para elevar o primeiro operando ao expoente definido pelo segundo operando. O seguinte exemplo eleva 2 no expoente 3: =2^3 =A2^B2 Operadores de comparação: Comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, se utilizarmos a seguinte fórmula: =F2<F5 Se o valor contido na célula F2 for menor do que o valor contido na célula F5, a fórmula irá retornar VERDADEIRO; caso contrário, irá retornar FALSO. A seguir, a descrição desses operadores disponíveis no Excel:
  10. 10. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 10 / 69 Operador Descrição Exemplo = Igual Igual: Retorna verdadeiro quando os dois valores forem iguais. =F2=F5 > Maior do que: Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior do que o segundo. =F2>F5 < Menor do que: Retorna menor quando o primeiro valor for menor do que o segundo. =F2<F5 >= Maior ou igual a: Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior ou igual ao segundo. =F2>=F5 <= Menor ou igual a: Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for menor ou igual ao segundo. =F2<=F5 <> Diferente: Retorna verdadeiro quando os dois valores comparados forem diferentes =F2<>F5 Operadores de texto O operador de texto & é utilizado para concatenar (juntar) texto. Por exemplo, se tivermos o nome do contribuinte na coluna A e o sobrenome na coluna B, podemos utilizar o operador & para gerar o nome completo na coluna C. Para isso, utilizaríamos a seguinte fórmula: =A1 & " " & B1 Observe que utilizamos um espaço em branco entre aspas (" "). Esse espaço em branco é utilizado para que o sobrenome não fique "grudado" com o nome. Utilizamos o operador & para concatenar as diferentes partes que formam o nome completo: 1. O nome que está na coluna A. 2. Um espaço em branco (" "). 3. O sobrenome que está na coluna B. Operadores de referência - Combinam intervalos de células para cálculos. Operador: (dois pontos)->Operador de intervalo: produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências, como por exemplo: B5:B15. Utilizaremos esse operador quando aprendermos a utilizar fórmulas no Excel. Apenas a título de exemplo, considere a fórmula: =SOMA(A1:A30). Essa fórmula irá retornar a soma de todos os valores contidos na faixa de célula A1 até A30. Essa fórmula é equivalente à seguinte fórmula:
  11. 11. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 11 / 69 =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15+A16+A17+A18+A19+ A20+A21+A22+A23+A24+A25+A26+A27+A28+A29+A30 Operador união ";" (ponto-e-vírgula): Esse operador é utilizado para "unir" vários intervalos de células, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um único intervalo. Por exemplo, para somarmos os valores dos intervalos B5:B15, mais os valores do intervalo C32:C200 mais o valor da célula X45, utilizamos a seguinte fórmula: =SOMA(B5:B15;C32:C200;X45) ORDEM DE AVALIAÇÃO DOS OPERADORES NO MICROSOFT EXCEL: Operador Descrição : (dois pontos) Operador de referência ; (ponto-e-virgula) Operador de referência (espaço simples) Operador de referência - Negação (como em -1) % Percentagem ^ Exponenciação * e / Multiplicação e divisão + e - Adição e subtração & Conecta duas sequencias de texto (concatenação) = < > <= >= <> Comparação Vamos a alguns exemplos práticos para entender a ordem de avaliação. Ex. 1. Qual o resultado da seguinte fórmula: =5*6+3^2 R: Primeiro, o 3 é elevado ao quadrado e nossa expressão fica assim: =5*6+9. Depois, é feita a multiplicação e nossa expressão fica assim: =30+9. Finalmente, é feita a soma, obtendo-se o resultado 39. Ex. 2. Vamos utilizar parênteses para modificar a ordem de avaliação da expressão anterior. Qual o resultado da seguinte fórmula:
  12. 12. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 12 / 69 =5*(6+3)^2 R: Primeiro, é feita a operação entre parênteses e a nossa expressão fica assim: =5*9^2. Entre a multiplicação e a exponenciação, primeiro é efetuada a exponenciação e a nossa expressão fica assim: =5*81. A multiplicação é calculada e o resultado 405 é obtido. Veja como um simples parêntese altera completamente o resultado de uma expressão. UM EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO DE FÓRMULAS Abra o Excel e digite os dados indicados na figura a seguir: Nesse exemplo, vamos utilizar fórmulas para calcular o desconto para o sindicato (coluna F) e o valor do salário líquido (coluna G). Os valores do INSS (coluna D) e do IRPF (coluna E) já são os valores finais em R$. A seguir, orientações para o cálculo das colunas F e G:
  13. 13. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 13 / 69 Nota: os percentuais e formas de cálculo utilizados no exemplo não têm qualquer relação com a legislação do INSS e do IRPF. Estamos utilizando percentuais e fórmulas de cálculo fictícios, apenas para ilustrar a utilização de fórmulas no Microsoft Excel. 1. O desconto para o sindicato é correspondente a 3% do salário bruto. Para isso, na célula F6, digite a seguinte fórmula: =C6*3%. Estamos multiplicando o valor do salário bruto (C6) por 3%, para obter o valor do desconto para o sindicato. Estenda a fórmula para as demais células, até a célula F24. Para informações sobre como estender uma fórmula para uma faixa de células. 2. O valor do salário líquido, coluna G, é calculado subtraindo, do salário bruto (coluna C), os valores do INSS (coluna D), IRPF (coluna E) e Sindicato (coluna F). Para isso, na célula G6, digite a seguinte fórmula: =C5-D5-E5-F5. Estenda a fórmula para as demais células, até a célula F24. Após a utilização dessas fórmulas, você deverá obter os resultados indicados:
  14. 14. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 14 / 69 Nota: os resultados, no seu caso, podem não aparecer formatados com o sinal de R$ e com duas casas decimais 3. FUNÇÕES A utilização das funções do Excel visa facilitar bastante a realização de cálculos em planilhas. Uma função é uma fórmula especial, predefinida, que toma um ou mais valores (os parâmetros), executa uma operação e produz um valor ou valores. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas. O uso de funções simplifica as planilhas, especialmente aquelas que realizam cálculos extensos e complexos. Por exemplo, ao invés de digitar a fórmula =A1+A2+A3+A4+...+A200, você pode usar a função SOMA(A1:A200), para calcular a soma das células do intervalo entre a célula A1 e a célula A200. Se uma função aparecer no início de uma fórmula, anteceda-a com um sinal de igual, como em qualquer fórmula. Os parênteses informam ao Excel onde os argumentos iniciam e terminam; lembre-se de que não pode haver espaço antes ou depois dos parênteses. Os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos ou referências. Para usar uma função, basta incluí-la nas fórmulas da planilha. A seqüência de caracteres usada em uma função é chamada sintaxe. Todas as funções têm basicamente a mesma sintaxe. Se você não a seguir, o Microsoft Excel exibirá uma mensagem indicando que há um erro na fórmula. Seja qual for o tipo de fórmula, ao incluir uma função no início de uma fórmula, inclua um sinal de igual antes da função. Os argumentos são especificados sempre dentro dos parênteses. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, matrizes, valores de erro ou referências a uma célula ou faixa de células. Para que o argumento seja válido, é preciso que ele gere um valor válido. Algumas funções aceitam argumentos opcionais, não necessários para que a função execute os cálculos. Os argumentos também podem ser constantes ou fórmulas. As fórmulas podem conter outras funções. Uma função que tem como argumento uma outra função é chamada função aninhada. No Microsoft Excel, você pode aninhar até sete níveis de funções em uma fórmula. Veremos exemplos de funções aninhadas no decorrer deste Curso. As funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem, denominada sintaxe. Por exemplo, a função SOMA() adiciona valores ou intervalos de células, e a função PGTO() calcula os
  15. 15. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 15 / 69 pagamentos de empréstimos com base em uma taxa de juros, na extensão do empréstimo e no valor principal do empréstimo. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D, ou referências de célula. O argumento atribuído deve produzir um valor válido para esse argumento. Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções. A sintaxe de uma função começa com o nome da função, seguido de um parêntese de abertura, os argumentos da função separados por ponto-e-vírgula (;) e um parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digite um sinal de igual (=) antes do nome da função. Essa sintaxe não possui exceções, ou seja: 1. Em primeiro lugar vem o nome da função e uma abertura de parênteses. Ex.: =SOMA( 2. Em seguida, vem uma lista de parâmetros separados por ponto-e-vírgula (;). O número de parâmetros varia de função para função. Algumas possuem um único parâmetro, outras possuem dois ou mais, e assim por diante. Por exemplo, a função soma pode conter, no mínimo, um parâmetro e, no máximo, trinta parâmetros. Por Ex. =SOMA(A1;C3;F4). Essa fórmula retorna o valor da soma dos valores das células passadas como parâmetros, ou seja, essa fórmula é equivalente à: =A1+C3+F4. 3. Após a lista de parâmetros, fechamos os parênteses. Por Ex. =Soma(A1;C3;F4). Agora nossa fórmula está completa. Para exemplificar melhor, detalharemos 4 funções básicas: • SOMA() • MÉDIA() • MÁXIMO() • MÍNIMO() SOMA( ) Essa função produz a soma de todos os números incluídos como argumentos, ou seja, que estiverem dentro do intervalo especificado. Sintaxe: =SOMA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...)
  16. 16. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 16 / 69 São permitidos de 1 a 30 argumentos. Os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números. Exemplo: Se A1, A2 e A3 contiverem respectivamente os números 5, 8 e 2, então: =SOMA(A1:A3) resultará 15 =SOMA(A1:A3;15;5) resultará 35 Na tabela a seguir temos mais alguns exemplos de utilização da função SOMA(). Exemplo – função SOMA Descrição =SOMA(A1:A20) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20. =SOMA(A1:A20;C23) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20, mais o valor da célula C23. =SOMA(A1:A20;C23;235) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20, mais o valor da célula C23, mais o valor 235, o qual foi passado diretamente como parâmetro. =SOMA(A1:A20;C10:C50) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20 mais os valores do intervalo de C10 até C50. MÉDIA( ) Essa função produz a média (aritmética) dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números. Importante: o nome da função deve ser escrito com o acento; caso contrário será gerado um erro. Sintaxe: =MÉDIA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...) Por ex.: =MÉDIA(5;6;7) irá retornar o valor 6. =MÉDIA(A1:A20) irá retornar a média dos valores na faixa de A1 até A20.
  17. 17. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 17 / 69 MÁXIMO( ) Essa função retorna o maior número da lista de argumentos, ou seja, fornece o valor do maior número que estiver dentro do intervalo de células passado como parâmetro. A função MÁXIMO( ) aceita até 30 argumentos. Os argumentos devem ser números ou matrizes ou referências que contenham números. Importante: o nome da função deve ser escrito com o acento; caso contrário será gerado um erro. Sintaxe: =MÁXIMO(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...) São usados argumentos que sejam números, células vazias, valores lógicos ou representações de números em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que não possa ser traduzido em números causarão erros. Exemplo: Se o intervalo A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÁXIMO(A1:A5) resultado 27 =MÁXIMO(A1:A5;30) resultado 30 MÍNIMO( ) Essa função é bem parecida com a função MÁXIMO(), só que retorna o menor número de uma lista de argumentos, ou que esteja dentro do intervalo de células. Essa função também aceita até 30 argumentos que devem ser números, ou matrizes ou referências que contenham números. Sintaxe: =MÍNIMO(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo2;...) Exemplo: Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÍNIMO(A1:A5) resultado 2 =MÍNIMO(A1:A5;0) resultado 0
  18. 18. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 18 / 69 FUNÇÕES DE DATA E HORA AGORA() Retorna o número de série seqüencial da data e hora atuais. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. ANO() Retorna o ano correspondente a uma data. O ano é retornado como um inteiro no intervalo de 1900-9999. Exemplo: =ANO(A2) retorna 2008 MÊS() Retorna o mês de uma data representado por um número de série. O mês é fornecido como um inteiro, variando de 1 (janeiro) a 12 (dezembro). Exemplo: =MÊS(A2) retorna 7. DIA() Retorna o dia de uma data representado por um número de série. O dia é dado como um inteiro que varia de 1 a 31. Exemplo: =DIA(A2) retorna 5 DIA.DA.SEMANA() Retorna o dia da semana correspondente a uma data. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão. As datas devem ser inseridas com a função DATA, como resultado de outras fórmulas ou funções ou digitadas em uma célula. Exemplo: =DIA.DA.SEMANA(A2) retorna 7, ou seja, Domingo. DATA() Retorna o número de série seqüencial que representa uma determinada data. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. Sintaxe: DATA(ano;dia;mês) Exemplo: =DATA(2006;7;24) retorna 24/07/2006, se a célula estiver formatada como Geral.
  19. 19. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 19 / 69 HOJE() Retorna a data atual numa célula. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. Comentários: O Excel armazena datas como números de série seqüenciais para que eles possam ser usados em cálculos. Por padrão, 1°de janeiro de 1900 é o número de série 1 e 1°de janeiro de 2008 é o número de série 39448 porque está 39.448 dias após 1°de janeiro de 1900. HORA() Retorna a hora de um valor de tempo. Exemplo: =HORA(A1) retorna 14; =HORA(A2) retorna 6 MINUTO() Retorna os minutos de um valor de tempo. Exemplo: =MINUTO(A1) retorna 5; =MINUTO(A2) retorna 10. SEGUNDO() Retorna os segundos de um valor de tempo. Exemplo: =SEGUNDO(A1) retorna 30; =SEGUNDO(A2) retorna 45. FUNÇÕES MATEMÁTICAS E TRIGONOMÉTRICAS ABS() Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal. Exemplos: =ABS(2) retorna o valor absoluto de 2 (2); =ABS(-2) retorna o valor absoluto de -2 (2).
  20. 20. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 20 / 69 ALEATÓRIO() Retorna um número aleatório maior ou igual a 0 e menor que 1 distribuído igualmente. Um novo número aleatório é retornado toda vez que a planilha for calculada. Exemplo: =ALEATÓRIO() • Para gerar um número real aleatório entre 0 e 50, por exemplo, use: =ALEATÓRIO()*50. Se quiser somente mostrar a parte inteira desse número aleatório use a função INT, juntamente com a função ALEATÓRIO, da seguinte maneira: =INT(ALEATÓRIO()*50) ARRED() Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos. Sintaxe: ARRED(núm;núm_dígitos) • Núm é o número que você deseja arredondar. • Núm_dígitos especifica o número de dígitos para o qual você deseja arredondar núm. Observações • Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número especificado de casas decimais. • Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais próximo. • Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a esquerda da vírgula decimal. Exemplos: Fórmula Descrição (resultado) =ARRED(2,15; 1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal (2,2) =ARRED(2,149; 1) Arredonda 2,149 para uma casa decimal (2,1) =ARRED(-1,475; 2) Arredonda -1,475 para duas casas decimais (-1,48) =ARRED(21,5; -1) Arredonda 21,5 para uma casa à esquerda da vírgula decimal (20) ARREDONDAR.PARA.BAIXO() Arredonda um número para baixo até zero. Sintaxe: ARREDONDAR.PARA.BAIXO(núm;núm_dígitos)
  21. 21. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 21 / 69 • Núm é qualquer número real que se deseja arredondar. • Núm_dígitos é o número de dígitos para o qual se deseja arredondar núm. ARREDONDAR.PARA.BAIXO funciona como ARRED, com a diferença de sempre arredondar um número para baixo. • Se núm_dígitos for maior do que 0, então o número será arredondado para baixo pelo número de casas decimais especificado. • Se núm_dígitos for 0, núm será arredondado para baixo até o inteiro mais próximo. • Se núm_dígitos for menor do que 0, então o número será arredondado para baixo à esquerda da vírgula decimal. Fórmula Descrição (resultado) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(3,2; 0) Arredonda 3,2 para baixo, para zero casa decimal (3) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(76,9;0) Arredonda 76,9 para baixo, para zero casa decimal (76) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(3,14159; 3) Arredonda 3,14159 para baixo, para três casas decimais (3,141) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(-3,14159; 1) Arredonda -3,14159 para baixo, para uma casa decimal (-3,1) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(31415,92654; -2) Arredonda 31415,92654 para baixo, para 2 casas à esquerda da vírgula decimal (31400) ARREDONDAR.PARA.CIMA() Arredonda um número para cima afastando-o de zero. Sintaxe: ARREDONDAR.PARA.CIMA(núm;núm_dígitos) • Núm é qualquer número real que se deseja arredondar. • Núm_dígitos é o número de dígitos para o qual se deseja arredondar núm. • Comentários ARREDONDAR.PARA.CIMA funciona como ARRED, com a diferença de sempre arredondar um número para cima. • Se núm_dígitos for maior do que 0, então o número será arredondado para cima pelo número de casas decimais especificado. • Se núm_dígitos for 0, núm será arredondado para cima até o inteiro mais próximo. • Se núm_dígitos for menor do que 0, então o número será arredondado para cima à esquerda da vírgula decimal.
  22. 22. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 22 / 69 Fórmula Descrição (resultado) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(3,2;0) Arredonda 3,2 para cima, para zero casa decimal (4) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(76,9;0) Arredonda 76,9 para cima, para zero casa decimal (77) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(3,14159; 3) Arredonda 3,14159 para cima, para três casas decimais (3,142) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(-3,14159; 1) Arredonda -3,14159 para cima, para uma casa decimal (-3,2) =ARREDONDAR.PARA.CIMA(31415,92654; - 2) Arredonda 31415,92654 para cima, para 2 casas à esquerda da vírgula decimal (31500) INT() Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. Sintaxe: INT(núm) • Núm é o número real que se deseja arredondar para baixo até um inteiro. Exemplos: Fórmula Descrição (resultado) =INT(8,9) Arredonda 8,9 para baixo (8) =INT(-8,9) Arredonda -8,9 para baixo (-9) =A2-INT(A2) Retorna a parte decimal de um número real positivo na célula A2 (0,5) MOD() Retorna o resto depois da divisão de núm por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que divisor. Sintaxe: MOD(núm,divisor) • Núm é o número para o qual você deseja encontrar o resto. • Divisor é o número pelo qual você deseja dividir o número. Fórmula Descrição (resultado) =MOD(3; 2) O resto de 3/2 (1) =MOD(-3; 2) O resto de -3/2. O sinal é igual ao do divisor (1) =MOD(3; -2) O resto de 3/-2. O sinal é igual ao do divisor (-1) =MOD(-3; -2) O resto de -3/-2. O sinal é igual ao do divisor (-1)
  23. 23. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 23 / 69 MULT() Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto. Sintaxe: MULT(núm1;núm2;...) • Núm1, núm2,... são números de 1 a 30 que você deseja multiplicar. Fórmula Descrição (resultado) =MULT(A2:A4) Multiplica os números acima (2250) =MULT(A2:A4; 2) Multiplica os números acima e 2 (4500) PI() Retorna o número 3,14159265358979, a constante matemática PI, com precisão de até 15 dígitos. Fórmula Descrição (resultado) =PI() O PI (3,14159265358979) =PI()/2 O PI/2 (1,570796327) =PI()*(A2^2) A área de um círculo com o raio indicado na figura ao lado (28,27433388) POTÊNCIA() Fornece o resultado de um número elevado a uma potência. Sintaxe: POTÊNCIA(núm;potência) • Núm é o número base. Pode ser qualquer número real. • Potência é o expoente para o qual a base é elevada. O operador "^" pode substituir POTÊNCIA para indicar a potência pela qual o número base deve ser elevado, tal como em 5^2. Fórmula Descrição (resultado) =POTÊNCIA(5;2) 5 ao quadrado (25) =POTÊNCIA(98,6;3,2) 98,6 elevado à potência 3,2 (2401077) =POTÊNCIA(4;5/4) 4 elevado à potência 5/4 (5,656854) RAIZ() Retorna uma raiz quadrada positiva.
  24. 24. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 24 / 69 Sintaxe: RAIZ(núm) • Núm é o número do qual você deseja obter a raiz quadrada. • Se núm for negativo, RAIZ retornará o valor de erro #NÚM!. Exemplos: =RAIZ(16) retorna 4. SEM() Retorna o seno de um ângulo dado. Sintaxe: SEN(núm) • Núm é o ângulo em radianos para o qual você deseja obter o seno. • Se o argumento estiver em graus, multiplique-o por PI()/180 ou use a função RADIANOS para convertê-lo em radianos. Fórmula Descrição (resultado) =SEN(PI()) O seno de radianos de pi (0, aproximadamente) =SEN(PI()/2) O seno de radianos de pi/2 (1) =SEN(30*PI()/180) O seno de 30 graus (0,5) =SEN(RADIANOS(30)) O seno de 30 graus (0,5) SOMARPRODUTO() Multiplica os componentes correspondentes nas matrizes fornecidas e retorna a soma destes produtos. Sintaxe: SOMARPRODUTO(matriz1;matriz2;matriz3; ...) Matriz1, matriz2, matriz3,... são matrizes de 2 a 30 cujos componentes se deseja multiplicar e depois somar. Os argumentos da matriz devem ter a mesma dimensão. Se não tiverem, SOMARPRODUTO fornecerá o valor de erro #VALOR!. Exemplo:
  25. 25. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 25 / 69 Fórmula Descrição (resultado) =SOMARPRODUTO(A2:B4; C2:D4) Multiplica todos os componentes das duas matrizes e depois adiciona os produtos — ou seja, 3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3 (156) O exemplo anterior retorna o mesmo resultado que a fórmula SOMA(A2:B4*C2:D4) inserida como -uma matriz. Usar matrizes oferece uma solução mais geral para fazer operações semelhantes a SOMARPRODUTO. Por exemplo, você pode calcular a soma dos quadrados dos elementos em A2:B4 usando a fórmula SOMA(A1:B4^2) e pressionando CTRL+SHIFT+ENTER. SOMASE() Adiciona as células especificadas por um determinado critério. Sintaxe: SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma) Intervalo é o intervalo de células que se deseja calcular. Critérios são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que define quais células serão adicionadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs". Intervalo_soma são as células que serão realmente somadas. =SOMASE(A2:A5;">160000";B2:B5) retorna a soma das comissões para valores de propriedade acima de 160000 (63.000). TRUNCAR() Trunca um número para um inteiro removendo a parte fracionária do número. Sintaxe: TRUNCAR(núm;núm_dígitos) • Núm é o número que se deseja truncar. • Núm_dígitos é um número que especifica a precisão da operação. O valor padrão para núm_dígitos é 0 (zero). TRUNCAR e INT são semelhantes pois os dois retornam inteiros. TRUNCAR remove a parte fracionária do número. INT arredonda para menos até o número inteiro mais próximo de acordo com o valor da parte fracionária do número. INT e TRUNCAR são diferentes apenas
  26. 26. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 26 / 69 quando usam números negativos: TRUNCAR(-4,3) retorna -4, mas INT(-4,3) retorna -5, porque -5 é o número menor. Fórmula Descrição (resultado) =TRUNCAR(8,9) A parte inteira de 8,9 (8) =TRUNCAR(-8,9) A parte inteira de -8,9 (-8) =TRUNCAR(PI()) A parte inteira de pi (3) FUNÇÕES ESTATÍSTICAS CONT.NÚM() Conta quantas células contêm números e também os números na lista de argumentos. Sintaxe: CONT.NÚM(valor1;valor2;...) • Valor1; valor2, ... são argumentos de 1 a 30 que contêm ou se referem a uma variedade de diferentes tipos de dados, mas somente os números são contados. Fórmula Descrição (resultado) =CONT.NÚM(A2:A8) Conta o número de células que contêm números na lista ao lado (3) =CONT.NÚM(A5:A8) Conta o número de células que contêm números nas últimas 4 linhas da lista (2) =CONT.NÚM(A2:A8;2) Conta o número de células que contêm números na lista e o valor 2 (4) CONT.SE() Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. Sintaxe: CONT.SE(intervalo;critérios) • Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. • Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs".
  27. 27. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 27 / 69 O Microsoft Excel fornece funções adicionais que podem ser usadas para analisar seus dados com base em uma condição. Por exemplo, para calcular uma soma baseada em uma seqüência de caracteres de texto ou em um número contido em um intervalo, use a função de planilha SOMASE. Para que a fórmula retorne um de dois valores com base em uma condição, como uma bonificação de vendas baseada em um valor de vendas especificado, use a função de planilha SE. Fórmula Descrição (resultado) =CONT.SE(A2:A5;"maçãs") O número de células com maçãs na primeira coluna (2) =CONT.SE(B2:B5;">55") O número de células com um valor maior que 55 na segunda coluna (2) CONT.VALORES() Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos. Use CONT.VALORES para calcular o número de células com dados em um intervalo ou matriz. Sintaxe: CONT.VALORES(valor1;valor2;...) • Valor1; valor2;... são argumentos de 1 a 30 que representam os valores que você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informações, incluindo texto vazio (""), mas não incluindo células em branco. Fórmula Descrição (resultado) =CONT.VALORES(A2:A8) Conta o número de células não vazias na lista (6) =CONT.VALORES(A5:A8) Conta o número de células não vazias nas últimas 4 linhas da lista (4) =CONT.VALORES(A1:A7;2) Conta o número de células não vazias na lista e o valor 2 (7) =CONT.VALORES(A1:A7;"Dois") Conta o número de células não vazias na lista e o valor "Dois" (7) CONTAR.VAZIO() Conta o número de células vazias no intervalo especificado. Sintaxe: CONTAR.VAZIO(intervalo)
  28. 28. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 28 / 69 • Intervalo é o intervalo no qual se deseja contar as células em branco. Células com fórmulas que retornam "" (texto vazio) também são contadas. Células com valores nulos não são contadas. Fórmula Descrição (resultado) =CONTAR.VAZIO(A2:B5) Conta as células vazias no intervalo. A fórmula retorna texto vazio. (4) MAIOR() Retorna o maior valor k-ésimo de um conjunto de dados. Você pode usar esta função para selecionar um valor de acordo com a sua posição relativa. Por exemplo, você pode usar MAIOR para obter o primeiro, o segundo e o terceiro resultados. Sintaxe: MAIOR(matriz;k) • Matriz é a matriz ou intervalo de dados cujo maior valor k-ésimo você deseja determinar. • K é a posição (do maior) na matriz ou intervalo de célula de dados a ser fornecida. Fórmula Descrição (resultado) =MAIOR(A2:B6;3) O terceiro maior entre os números (5) =MAIOR(A2:B6;7) O sétimo maior entre os números (4) MÁXIMO() Retorna o valor máximo de um conjunto de valores. Sintaxe: MÁXIMO(núm1;núm2; ...) • Núm1, núm2,... são de 1 a 30 números para os quais você deseja saber o valor máximo. Fórmula Descrição (resultado) =MÁXIMO(A2:A6) O maior entre os números (27) =MÁXIMO(A2:A6; 30) O maior entre os números e 30 (30)
  29. 29. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 29 / 69 MED() Retorna a mediana dos números indicados. A mediana é o número no centro de um conjunto de números; isto é, metade dos números possui valores que são maiores do que a mediana e a outra metade possui valores menores. Sintaxe: MED(núm1;núm2;...) • Núm1; núm2;... são de 1 a 30 números dos quais você deseja obter a mediana. Se houver uma quantidade par de números no conjunto, MED calculará a média dos dois números do meio. Fórmula Descrição (resultado) =MED(A2:A6) A mediana dos primeiros 5 números da lista acima (3) =MED(A2:A7) A mediana de todos os números acima ou a média de 3 e 4 (3,5) MÉDIA() Retorna a média aritmética dos argumentos. Sintaxe: MÉDIA(núm1;núm2; ...) • Núm1; núm2;... são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais você deseja obter a média. Fórmula Descrição (resultado) =MÉDIA(A2:A6) A média dos números acima (11) =MÉDIA(A2:A6; 5) A média dos números acima e 5 (10) MENOR() Retorna o menor valor k-ésimo do conjunto de dados. Use esta função para retornar valores com uma posição específica relativa em um conjunto de dados. Sintaxe: MENOR(matriz;k)
  30. 30. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 30 / 69 • Matriz é uma matriz ou intervalo de dados numéricos cujo menor valor k-ésimo você deseja determinar. • K é a posição (a partir do menor) na matriz ou intervalo de dados a ser fornecido. Fórmula Descrição (resultado) =MENOR(A2:A10;4) O quarto menor número na primeira coluna (4) =MENOR(B2:B10;2) O segundo menor número na segunda coluna (3) MÍNIMO() Retorna o menor número na lista de argumentos. Sintaxe: MÍNIMO(núm1;núm2;...) • Núm1, núm2,... são de 1 a 30 números dos quais você deseja saber o valor mínimo. Fórmula Descrição (resultado) =MÍNIMO(A2:A6) O menor entre os números (2) =MÍNIMO(A2:A6;0) O menor entre os números ao lado e 0 (0) PROCH() Localiza um valor específico na linha superior de uma tabela ou matriz de valores e retorna um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou matriz. Use PROCH quando seus valores de comparação estiverem localizados em uma linha ao longo da parte superior de uma tabela de dados e você quiser observar um número específico de linhas mais abaixo. Use PROCV quando os valores de comparação estiverem em uma coluna à esquerda dos dados que você deseja localizar. O H de PROCH significa "Horizontal." Sintaxe: PROCH(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_lin;procurar_intervalo)
  31. 31. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 31 / 69 • Valor_procurado é o valor a ser localizado na primeira linha da tabela. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto. • Matriz_tabela é uma tabela de informações onde os dados devem ser procurados. Use uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. • Os valores na primeira linha de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. • Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira linha de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADEIRO, caso contrário, PROCH pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada. • Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. • Núm_índice_lin é o número da linha em matriz_tabela de onde o valor correspondente deve ser retirado. Um núm_índice_lin equivalente a 1 retorna o valor da primeira linha na matriz_tabela, um núm_índice_lin equivalente a 2 retorna o valor da segunda linha na matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_lin for menor do que 1, PROCH retornará o valor de erro #VALOR!; se núm_índice_lin for maior do que o número de linhas na matriz_tabela, PROCH retornará o valor de erro #REF!. • Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer que PROCH localize uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência aproximada é retornada. Em outras palavras, se uma correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, PROCH encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for localizada, o valor de erro #N/D será retornado. Se PROCH não localizar valor_procurado, e procurar_intervalo for VERDADEIRO, ela usará o maior valor que é menor do que o valor_procurado. Se o valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira linha de matriz_tabela, PROCH retornará o valor de erro #N/D.
  32. 32. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 32 / 69 PROCV() Localiza um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados que você deseja procurar. O V em PROCV significa "Vertical". Sintaxe: PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo) • Valor_procurado é o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto. • Matriz_tabela é a tabela de informações em que os dados são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de dados ou Lista. • Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ... , A-Z, FALSO, VERDADEIRO; caso contrário, PROCV pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada. • Você pode colocar os valores em ordem ascendente escolhendo o comando Classificar no menu Dados e selecionando Crescente. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. • Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. • Núm_índice_coluna é o número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará o valor na Fórmula Descrição (resultado) =PROCH("Eixos";A1:C4;2;VERDADEIRO) Pesquisa Eixos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 2 da mesma coluna (4) =PROCH("Rolamentos";A1:C4;3;FALSO) Pesquisa Rolamentos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 3 da mesma coluna (7) =PROCH("B";A1:C4;3;VERDADEIRO) Pesquisa B na linha 1 e retorna o valor que está na linha 3 da mesma coluna. Como B não é uma coincidência exata, será usado o maior valor que seja inferior a B: Eixos (5) =PROCH("Parafusos";A1:C4;4) Pesquisa Parafusos na linha 1 e retorna o valor que está na linha 4 da mesma coluna (11)
  33. 33. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 33 / 69 primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_coluna for menor do que 1, PROCV retornará o valor de erro #VALOR!; se núm_índice_coluna for maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #REF!. • Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, uma correspondência aproximada é retornada; em outras palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o valor maior mais próximo que é menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, PROCV encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de erro #N/D é retornado. Se PROCV não localizar valor_procurado e procurar_intervalo for VERDADEIRO, ela usará o maior valor que for menor do que ou igual a valor_procurado. Se valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira coluna de matriz_tabela, PROCV fornecerá o valor de erro #N/D. Se PROCV não localizar valor_procurado e procurar_intervalo for FALSO, PROCV fornecerá o valor #N/D. FUNÇÕES DE TEXTO CONCATENAR() Fórmula Descrição (resultado) =PROCV(1;A2:C10;2) Pesquisa 1 na coluna A e retorna o valor que está na mesma linha na coluna B (2,17) =PROCV(1;A2:C10;3;VERDADEIRO) Pesquisa 1 na coluna A e retorna o valor que está na mesma linha na coluna C (100) =PROCV(0,7;A2:C10;3;FALSO) Pesquisa 0,746 na coluna A. Como não existe correspondência exata na coluna A, é retornado um erro (#N/D) =PROCV(0,1;A2:C10;2;VERDADEIRO) Pesquisa 0,1 na coluna A. Como 0,1 é inferior ao menor valor da coluna A, é retornado um erro (#N/D) =PROCV(2;A2:C10;2;VERDADEIRO) Pesquisa 2 na coluna A e retorna o valor que está na mesma linha na coluna B (1,71)
  34. 34. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 34 / 69 Agrupa várias seqüências de caracteres de texto em uma única seqüência de caracteres de texto. Sintaxe: CONCATENAR (texto1;texto2; ...) • Texto1; texto2;... são 1 a 30 itens de texto a serem agrupados em um único item de texto. Os itens de texto podem ser seqüência de caracteres de texto, números ou referências de célula única. • O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR para agrupar itens de texto. Exemplo: =CONCATENAR("A população do rio de ";A3;" ";A2;" é de ";A4;"/m") concatena uma frase a partir dos dados acima (A população do rio de espécie truta é de 32/m) DIREITA() DIREITA retorna o último caractere ou caracteres em uma seqüência de caracteres de texto com base no número de caracteres especificado por você. Sintaxe: DIREITA(texto;núm_caract) • Texto é a seqüência de caracteres de texto que contém os caracteres que você deseja extrair. • Núm_caract especifica o número de caracteres a ser extraído por DIREITA. • Núm_caract deve ser maior ou igual a zero. • Se núm_caract for maior do que o comprimento do texto, DIREITA retornará todo o texto. • Se núm_caract for omitido, será considerado 1. Exemplo: =DIREITA(A1;4) resulta nos 4 últimos caracteres de “People Computação”, ou seja, “ação”. =DIREITA(A1) resulta “o”. ESQUERDA()
  35. 35. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 35 / 69 ESQUERDA retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma seqüência de caracteres de texto baseado no número de caracteres especificado por você. Sintaxe: ESQUERDA(texto;núm_caract) • Texto é a seqüência de caracteres de texto que contém os caracteres que você deseja extrair. • Núm_caract especifica o número de caracteres que você deseja que ESQUERDA extraia. • Núm_caract deve ser maior ou igual a zero. • Se núm_caract for maior do que o comprimento do texto, ESQUERDA retornará todo o texto. • Se núm_caract for omitido, será considerado 1. Exemplo: =ESQUERDA(A1;6) resulta nos 6 primeiros caracteres de “People Computação”, ou seja, “People” MAIÚSCULA() Converte o texto em maiúsculas. Sintaxe: MAIÚSCULA(texto) • Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto. Fórmula Descrição (resultado) =MAIÚSCULA(A2) Coloca em maiúsculas a primeira seqüência de caracteres (TOTAL) =MAIÚSCULA(A3) Coloca em maiúsculas a segunda seqüência de caracteres (RENDIMENTO) MINÚSCULA() Converte todas as letras maiúsculas em uma seqüência de caracteres de texto para minúsculas. Sintaxe: MINÚSCULA(texto) • Texto é o texto que você deseja converter para minúscula. MINÚSCULA só muda caracteres de letras para texto.
  36. 36. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 36 / 69 Exemplo: =MINÚSCULA(A1) coloca em minúsculas o texto “People Computação”, ou seja, “people computação” PRI.MAIÚSCULA() Coloca a primeira letra de uma seqüência de caracteres de texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. Sintaxe: PRI.MAIÚSCULA(texto) FUNÇÕES LÓGICAS E() Retornará VERDADEIRO se todos os argumentos forem verdadeiros; retornará FALSO se um ou mais argumentos forem falsos. Essa função é muito usada juntamente com a função SE. Sintaxe: E(lógico1;lógico2; ...) • Lógico1; lógico2;... são de 1 a 30 condições que você deseja testar e que podem ser VERDADEIRO ou FALSO. Os argumentos devem ser avaliados para valores lógicos, como VERDADEIRO ou FALSO, ou devem ser matrizes ou referências que contêm valores lógicos. Se um argumento de uma matriz ou referência contiver texto ou células vazias, esses valores serão ignorados. Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, E retornará o valor de erro #VALOR!. Fórmula Descrição (resultado) =E(VERDADEIRO; VERDADEIRO) Todos os argumentos são VERDADEIRO (VERDADEIRO) =E(VERDADEIRO; FALSO) Um argumento é FALSO (FALSO) =E(2+2=4; 2+3=5) Todos os argumentos são avaliados como VERDADEIRO (VERDADEIRO) =E(10>20;50<100) Um argumento é FALSO (FALSO)
  37. 37. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 37 / 69 NÃO() Inverte o valor do argumento. Use NÃO quando quiser ter certeza de que um valor não é igual a outro valor determinado. Sintaxe: NÃO(lógico) • Lógico é um valor ou expressão que pode ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Se lógico for FALSO, NÃO retornará VERDADEIRO; se lógico for VERDADEIRO, NÃO retornará FALSO. Fórmula Descrição (resultado) =NÃO(FALSO) Reverte FALSO (VERDADEIRO) =NÃO(1+1=2) Reverte uma equação que é avaliada como VERDADEIRO (FALSO) OU() Retorna VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO; retorna FALSO se todos os argumentos forem FALSOS. Sintaxe: OU(lógico1;lógico2;...) • Lógico1;lógico2,... são de uma a 30 condições que você deseja testar e que podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO. Os argumentos devem ser avaliados como valores lógicos, como VERDADEIRO ou FALSO, ou em matrizes ou referências que contenham valores lógicos. Se um argumento de uma matriz ou referência contiver texto ou células vazias, esses valores serão ignorados. Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, OU retornará o valor de erro #VALOR!. Você pode usar uma fórmula de matriz OU para verificar se um valor ocorre em uma matriz. Para inserir uma fórmula de matriz, pressione CTRL+SHIFT+ENTER. Fórmula Descrição (resultado) =OU(VERDADEIRO) Um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO) =OU(1+1=1;2+2=5) Todos os argumentos são avaliados como FALSO (FALSO) =OU(VERDADEIRO;FALSO;VERDADEIRO) Pelo menos um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO)
  38. 38. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 38 / 69 SE() Retorna um valor se uma condição que você especificou avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. Sintaxe: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) • Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, A10=100 é uma expressão lógica; se o valor da célula A10 for igual a 100, a expressão será considerada VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão será considerada FALSO. Esse argumento pode usar qualquer operador de cálculo de comparação. • Valor_se_verdadeiro é o valor retornado se teste_lógico for VERDADEIRO. Por exemplo, se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Dentro do orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO, a função SE exibirá o texto "Dentro do orçamento". Se teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for vazio, o argumento retornará 0 (zero). Para exibir a palavra VERDADEIRO, use o valor lógico VERDADEIRO para esse argumento. Valor_se_verdadeiro pode ser outra fórmula. • Valor_se_falso é o valor retornado se teste_lógico for FALSO. Por exemplo, se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Acima do orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado FALSO, a função SE exibirá o texto "Acima do orçamento". Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido (ou seja, se não houver vírgula após valor_se_verdadeiro), o valor lógico FALSO será retornado. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for vazio (ou seja, se houver uma vírgula após valor_se_verdadeiro seguida do parênteses de fechamento), o valor 0 (zero) será retornado. Valor_se_falso pode ser outra fórmula. É possível aninhar até sete funções SE como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Consulte o último dos exemplos a seguir. Quando os argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso são avaliados, SE retorna o valor que foi retornado por estas instruções. O Microsoft Excel fornece funções adicionais que podem ser usadas para analisar os dados com base em uma condição. Por exemplo, para contar o número de ocorrências de uma seqüência de caracteres de texto ou um número dentro de um intervalo de células, use a função de planilha CONT.SE. Para calcular uma soma baseada em uma seqüência de caracteres de
  39. 39. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 39 / 69 texto ou em um número dentro de um intervalo, use a função de planilha SOMASE. Saiba como calcular um valor baseado em uma condição. Exemplo 1: Exemplo 2: Exemplo 3: No exemplo anterior, a segunda instrução SE também é o argumento valor_se_falso para a primeira instrução SE. Da mesma maneira, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (Média>89) for VERDADEIRO, "A" será retornado. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução SE é avaliada e assim por diante. As letras são atribuídas a num Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2<=100;"Dentro do orçamento";"Acima do orçamento") Se o número acima for menor ou igual a 100, a fórmula exibirá "Dentro do orçamento". Caso contrário, a função exibirá "Acima do orçamento" (Dentro do orçamento) =SE(A2=100;SOMA(B5:B15);"") Se o número acima for 100, o intervalo B5:B15 será calculado. Caso contrário, o texto vazio ("") será retornado () Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2>B2;"Acima do orçamento";"OK") Verifica se a primeira linha está acima do orçamento (Acima do orçamento) =SE(A3>B3;"Acima do orçamento";"OK") Verifica se a segunda linha está acima do orçamento (OK) Fórmula Descrição (resultado) =SE(A2>89;"A";SE(A2>79;"B"; SE(A2>69;"C";SE(A2>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao primeiro resultado (F) =SE(A3>89;"A";SE(A3>79;"B"; SE(A3>69;"C";SE(A3>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao segundo resultado (A) =SE(A4>89;"A";SE(A4>79;"B"; SE(A4>69;"C";SE(A4>59;"D";"F")))) Atribui uma letra ao terceiro resultado (C)
  40. 40. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 40 / 69 eros usando a seguinte chave. 4. FORMATAÇÃO CONDICIONAL É um recurso que permite dar ênfase a determinadas células. Inclui a modificação do estilo da fonte, bem como a adição de bordas e preenchimentos, a partir de uma condição imposta por você. Para exemplificar a utilização desse recurso, vamos montar uma tabela e salvá-la como Controle de Estoque.xls: Planilha de Controle de Estoque Se o resultado for Então retornará Maior do que 89 A De 80 a 89 B De 70 a 79 C De 60 a 69 D Menor do que 60 F
  41. 41. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 41 / 69 Neste primeiro exemplo, vamos fazer com que os valores acima de R$ 700,00 sejam exibidos em negrito. Execute os procedimentos a seguir: Selecione a área de células C7:H21. Para que o comando tenha sucesso, é necessário selecionar a área de células previamente; Abra o menu Formatar e clique sobre o comando Formatação Condicional. Será exibida uma caixa de diálogos, assim como a mostrada na figura abaixo: Como nossa condição para formatação tem como base um valor determinado, devemos manter a expressão O valor da célula é, no primeiro menu desdobrável; O segundo menu trata do operador da condição. Como queremos atingir somente as células cujos valores excedem 700, é escolhido no menu o operador maior do que. Para isso, clique na seta e, em seguida, sobre o operador; Na caixa de entrada seguinte, devemos informar a condição em si. Neste exemplo, a condição é o valor dado para a formatação, no caso, 700. Digite o valor direto na caixa de entrada.
  42. 42. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 42 / 69 Clique sobre o botão Será exibida uma caixa de diálogos, como a mostrada na figura abaixo: Segundo o requerimento, os valores maiores que 700 deverão ser formatados apenas com o estilo negrito. Clique no botão OK para finalizar a operação. 5. CLASSIFICAÇÃO E FILTRAGEM DE DADOS DO EXCEL CLASSIFICANDO OS DADOS DA PLANILHA Para que os dados possam ser classificados, é necessário que a planilha tenha sido desenvolvida na forma de um banco de dados, no qual o rótulo de cada coluna representa um campo e as informações, dispostas e linhas, representam os registros. Posicione o apontador do mouse na célula inicial, ressione e arraste o mouse até cobrir toda a área de dados referida; Abra o menu Dados e clique no comando Classificar, quando será exibida uma caixa de diálogos como a mostrada pela figura:
  43. 43. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 43 / 69 No menu desdobrável Classificar por, você pode selecionar o nome do principal campo que será tomado como classificar por. Selecione a opção Produto; a classificação pode ser em ordem crescente ou decrescente. Selecione a classificação crescente, clicando sobre a opção correspondente e clique no botão OK 6. ESTRUTURA DE TÓPICOS A estrutura de tópicos organiza os dados em níveis. Desse modo, podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar através da planilha Relatório de vendas:
  44. 44. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 44 / 69 Planilha Relatório de vendas estruturada em tópicos
  45. 45. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 45 / 69 Nessa planilha temos três opções de exibição: podemos mostrar todos os dados, ou apenas os resultados por região, ou só o resultado geral do país: Planilha Relatório de vendas com tópicos recolhidos parcialmente Planilha Relatório de vendas com tópicos totalmente recolhidos Fazemos as mudanças no modo de exibição clicando nos botões + e – do lado esquerdo da planilha. São os botões da estrutura de tópicos. O botão + expande a exibição. O botão – recolhe a exibição. Para criar uma estrutura de tópicos na planilha faça o seguinte: 1. Selecione os dados da planilha que serão estruturados; 2. No menu Dados clique em Organizar estrutura de tópicos. Em seguida clique em AutoTópicos. 3. Pronto. O Excel criará a estrutura de tópicos. Esse método simples só funciona para algumas planilhas como a que usamos no exemplo. A criação automática só dá certo quando o Excel encontra a planilha preparada. A inclusão de células com a função SOMA ajuda a estruturação em tópicos. Se o comando AutoTópicos não funcionar você poderá criar a estrutura manualmente. É simples. Você só tem que agrupar as linhas para criar as chaves da estrutura de tópicos.
  46. 46. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 46 / 69 Para agrupar as linhas da região Centro-Oeste, por exemplo, faça assim: • Selecione as linhas 5,6 e 7; • No menu Dados, clique em Organizar estrutura de tópicos e no comando Agrupar. Repita a mesma operação para agrupar as demais regiões. Para criar a chave geral selecione as linhas de 4 a 20 e aplique o comando Agrupar: Menu Tópicos 7. FILTRAGEM A ferramenta Filtragem é boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar é exibir dados que atendem uma certa condição e ocultar os demais. Vamos filtrar a planilha Preços de automóveis da seguinte maneira: vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan; vamos construir a tabela Preços de Automóveis: Planilha Preços de Automóveis
  47. 47. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 47 / 69 1. Selecione o intervalo de dados (A3:D20); 2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgirão botões ao lado de cada título de coluna; 3. Clique no botão do título Categoria e selecione a opção Sedan. 4. Pronto. O Excel exibirá apenas as linhas de carros Sedan Planilha Preços de Automóveis filtrada Para exibir as linhas ocultas pela filtragem, clique no menu Dados, em Filtrar e na opção Mostrar tudo. Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que custam menos de R$ 20.000,00. Faça assim: 1. Clique no botão da coluna Preço; 2. Escolha ao opção Personalizar... Surgirá a caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro; 3. No primeiro campo selecione É menor do que e, no segundo campo, digite 20.000,00; 4. Clique em OK: Caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro
  48. 48. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 48 / 69 Planilha Preços de Automóveis filtrada por preço Para remover um filtro clique em Dados, em Filtrar... e desmarque a opção AutoFiltro. 8. MANIPULANDO BANCO DE DADOS DO EXCEL FORMULÁRIOS Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer à ajuda dos formulários do Excel. Digitar dados num formulário muitas vezes é mais prático que digitálos diretamente na lista. Antes de trabalhar com formulários vamos entender os termos usados. Um formulário é uma caixa de diálogo com vários campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compõe um registro. Agora vamos exemplificar. Clique em alguma célula da lista de preços da planilha Preços de automóveis; No menu Dados clique em Formulário. Surgirá um formulário na tela; Para incluir um registro no formulário clique em Novo; Digite os dados nos campos do formulário. Para passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitação tecle ENTER. Os registros novos serão incluídos no final da lista; Depois de digitar os novos registros, clique em Fechar:
  49. 49. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 49 / 69 Formulário SUBTOTAIS O comando Subtotais permite obter várias informações de uma lista de dados. Vamos partir da planilha Preços de automóveis. Com o comando Subtotais podemos obter informações como as seguintes: 1. Saber quantos carros de cada marca estão na tabela; 2. Saber o preço médio dos carros de cada categoria; 3. Saber o preço máximo dos carros de cada marca; 4. Saber o preço mínimo dos carros em cada categoria. Vamos usar os subtotais para saber qual é o preço médio dos carros em cada categoria. Faça assim: 1. Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por categoria e depois por preço decrescente. Caso não se lembre como fazer isso volte atrás no item Classificação desta apostila; 2. No menu Dados escolha Subtotais... Surgirá a caixa de diálogo Subtotais; 3. No campo A cada alteração escolha Categoria; 4. No campo Usar função escolha média;
  50. 50. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 50 / 69 5. Clique em OK.6. Pronto. O Excel cria os subtotais para nós: Planilha Preços de Automóveis com Subtotais Para cancelar a exibição de subtotais, clique no menu Dados e no comando Subtotais. Na caixa de diálogo, clique no botão Remover todos. VALIDAÇÃO DE DADOS É um mecanismo que permite controlar a digitação de dados. Podemos definir que alguns valores não serão aceitos numa célula. Vamos a um exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de informática tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra há uma tabela com as seguintes colunas: quantidade, produto, preço unitário e preço total. Vamos criar uma validação de dados nas células de quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa e inteiros porque não dá para cortar os equipamentos e vendê-los em pedacinhos.
  51. 51. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 51 / 69 Planilha Pedido de compra Para criar uma validação de dados faça assim: 1. Selecione as células do item Quantidade (A4:A7); 2. No menu Dados escolha Validação... Surgirá a caixa de diálogo Validação de dados; 3. No campo Permitir escolha Número inteiro; 4. No campo Dados escolha maior do que; 5. No campo Mínimo digite 3; 6. Na guia Mensagem de entrada digite o título Quantidade e a mensagem Mínimo 3; 7. Na guia Alerta de erro digite o título Quantidade e a mensagem A quantidade mínima é 03; 8. Clique em OK. 9. Pronto. O Excel não aceitará qualquer valor na coluna das quantidades. Quando o usuário selecionar uma célula receberá uma mensagem de entrada. Se o usuário tentar digitar um valor inválido será avisado por uma caixa de alerta: Mensagem de entrada
  52. 52. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 52 / 69 Alerta de validação Para remover uma validação, primeiro selecione as células. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validação... Na caixa de diálogo clique no botão Limpar tudo. TABELAS DINÂMICAS As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar dados de grandes listas. Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle diário de vendas: Planilha Controle diário de vendas O gerente da empresa quer saber informações como: qual é a região que está comprando mais; qual o tipo de produto que está vendendo mais; quem é o melhor vendedor. As tabelas dinâmicas tornam essas análises muito fáceis. Elas resumem os dados. Vamos criar uma tabela dinâmica para a planilha Controle diário de vendas. Faça assim:
  53. 53. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 53 / 69 1. No menu Dados escolha Relatório de tabela e gráficos dinâmicos... Surgirá o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico; 2. Na etapa 1 indique que a tabela dinâmica usará dados de uma lista do Excel e que quer uma tabela dinâmica; 3. Na etapa 2 indique o local onde a tabela dinâmica vai colher os dados. É só selecionar com o mouse as células da lista de dados; 4. Na etapa 3 indique o local onde a tabela dinâmica vai ficar. Escolha na planilha atual. Digite apenas o endereço da célula onde ficará o canto superior esquerdo da tabela. Por exemplo: H3. 5. Clique em Concluir. Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico Pronto. A estrutura da tabela dinâmica está montada. O próximo passo é definir as posições dos campos na tabela. Isso é simples. Basta arrastar o nome do campo que está na barra Tabela dinâmica para uma das áreas da tabela. Faça o seguinte: 1. Arraste o campo Região para a área Campos de coluna; 2. Arraste os campos Vendedor e Tipo para a área Campos de linha; 3. Arraste o campo Valor para a área Itens de dados:
  54. 54. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 54 / 69 Barra Tabela dinâmica Pronto. Uma tabela dinâmica está montada: Tabela dinâmica O nome do recurso é tabela dinâmica porque os campos podem ser arrastados para posições novas. Com isso produzimos novas combinações de dados que permitem análises diferentes. IMPORTAÇÃO DE DADOS Muitas vezes os dados que você precisaria digitar para criar uma planilha estão prontos em outro arquivo. O Excel pode importar informações da Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto:
  55. 55. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 55 / 69 Menu Obter dados externos Da Internet Para importar dados de uma página de Internet você deve informar o endereço da página e quais dados serão importados. Faça assim: No menu Dados clique em Obter dados externos e em Criar consulta à Web. Surgirá a caixa de diálogo Nova consulta à Web: Caixa de diálogo Nova consulta à Web De bancos de dados O Excel pode importar dados de vários tipos de bancos de dados. Para isso ele conta com o auxílio do programa Microsoft Query, que faz a tarefa de se conectar a um banco de dados. Para importar dados de um banco de dados faça assim:
  56. 56. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 56 / 69 Caixa de diálogo do Microsoft Query Escolha o tipo de banco de dados desejado e siga as instruções do Microsoft Query. Para cada banco de dados a seqüência a seguir é diferente. De arquivos de texto Arquivos de texto podem ser importados para o Excel. Lembre-se que o texto precisa estar dividido em partes, cada parte será inserida numa célula. O Excel procura os separadores de texto para saber como colocar cada parte do texto numa célula. Os separadores comuns são tabulação, vírgula, ponto-e-vírgula ou espaço. Devemos definir um separador na hora de importar os dados. Para importar dados de um arquivo de texto faça assim: 1. No menu Dados, escolha Obter dados externos e clique em Importar arquivo de texto; 2. Selecione o arquivo na lista de pastas do computador; 3. Responda às perguntas do assistente e clique em Concluir. 9. AUDITORIA E FUNÇÃO DO EXCEL A auditoria de células serve para que o usuário saiba as procedências de uma determinada fórmula inserida numa célula, ou ainda, qual ou quais as células dependentes na planilha. Para que a auditoria seja feita com sucesso, a célula deve ter obrigatoriamente uma fórmula, a qual deve apresentar por sua vez pelo menos uma referência de outra célula qualquer da planilha. Para a construção de uma planilha de auditoria devemos iniciar uma nova pasta de trabalho: Preencha o intervalo das células B1:B4, assim como é mostrado na figura
  57. 57. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 57 / 69 Tabela para iniciar a auditoria Posicione, em seguida, o seletor na célula D2 e digite a seguinte fórmula: =SOMA(B1:B4); Na célula F3 digite a fórmula =(D2*100); Posicione o seletor em D2, abra o menu Ferramentas, posicione o apontador sobre Auditoria e clique sobre o comando Rastrear precedentes. Será mostrada a figura: Tabela de auditoria
  58. 58. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 58 / 69 10. PROTEGENDO UMA PLANILHA – DEFININDO UMA SENHA Apresentação: nesta lição, aprenderemos a proteger uma planilha do Excel, através da definição de uma senha. Podemos definir uma senha para leitura da planilha e outra para alteração da planilha. Ao abrir a planilha, em primeiro lugar será solicitada a senha para leitura. Em seguida, é solicitada a senha para alteração (caso esta tenha sido definida). Se o usuário souber apenas a senha para leitura, ele poderá abrir a planilha, porém, não poderá fazer alterações. Se ele souber a senha para alteração, poderá alterar a planilha e salvar as alterações. As senhas são definidas para cada planilha individualmente. Um detalhe importante é que, se você esquecer a senha de leitura, não será mais possível abrir a planilha. A única maneira de voltar a ter acesso à planilha é lembrando da senha. Se você esquecer a senha de gravação, poderá abrir a planilha, porém, não poderá fazer alterações. Como definir as senhas de leitura e alteração? 1. Abra a planilha na qual você deseja definir a(s) senha(s). 2. Selecione o comando Arquivo -> Salvar como. Surgirá a janela indicada na figura a seguir:
  59. 59. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 59 / 69 3. Dê um clique no botão Opções. Na janela que surge (conforme indicado na figura a seguir), você pode definir uma senha para leitura (senha de proteção) e também uma senha para gravação/alteração (senha de gravação). Se for definida apenas a senha de proteção, a senha será solicitada na abertura da planilha. Se você fornecer uma incorreta, a planilha não será carregada. Se você definir apenas a de gravação, a senha será solicitada no momento da abertura da planilha. Se você não fornecer a senha de gravação ou fornecer uma incorreta, a planilha será carregada, porém, não poderá ser alterada. Na figura a seguir, definiremos uma senha de proteção e também uma de gravação: 4. Após digitar as senhas, dê um clique no botão OK. Será exibida uma janela pedindo confirmação para a senha de proteção. Digite a senha novamente e dê um clique em OK. Surgirá uma janela pedindo a confirmação da senha da gravação. Digite-a novamente e dê um clique em OK. Você estará de volta à janela Salvar como. Dê um clique no botão Salvar. Você estará de volta à planilha. Nota: as senhas de gravação e proteção não precisam ser iguais. 5. Feche a planilha. Marcando aqui sempre criará um Backup automático Não poderá salvar as mudanças, só se mudar o nome do arquivo.
  60. 60. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 60 / 69 6. Abra a planilha novamente e observe que, em primeiro lugar, será solicitada a senha de proteção. Digite-a, conforme indicado na figura a seguir, e dê um clique no botão OK: Se você não digitar a senha ou digitar uma incorreta, a planilha não será aberta. 7. Em seguida, será solicitada a senha de gravação. Digite-a, conforme indicado na figura a seguir, e dê um clique no botão OK: Se você não souber a senha, pode clicar no botão Somente leitura. A planilha será aberta, porém, não poderão ser feitas alterações. 8. Se você não quiser mais utilizar senhas em uma planilha, utilize o comando Arquivo -> Salvar como. Na janela que surge, dê um clique no botão Opções e defina as duas senhas em branco. Salve a planilha. Na próxima vez que a planilha for aberta, não serão mais solicitadas as senhas de proteção e gravação. 11. HIPERLINKS Um hiperlink é um vínculo de um documento que, quando clicado, abre outra página ou arquivo. O destino é normalmente outra página da Web, mas também pode ser uma figura, um endereço de email ou um programa. O hiperlink em si pode ser um texto ou uma figura. Quando um visitante do site clica no hiperlink, o destino é mostrado em um navegador da Web e aberto ou executado, dependendo do tipo de destino. Por exemplo, um hiperlink para uma
  61. 61. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 61 / 69 página mostra a página no navegador da Web e um hiperlink para um arquivo AVI abre o arquivo em um mídia player. 12. Atingir Meta Quando você sabe o resultado de uma única fórmula, mas não o valor de entrada que a fórmula precisa para determinar o resultado, pode usar o recurso Atingir Meta. Ao atingir meta, o Excel varia o valor em uma janela específica até uma fórmula dependente de aquela célula retomar o resultado desejado.
  62. 62. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 62 / 69 Vamos analisar o seguinte ex.: Temos então uma planilha para controlar os produtos de um depósito de bebidas Vamos então fazer a seguinte simulação: Menu Ferramentas – Atingir Meta Definir célula -> $F$11 ( Valor de venda do Wisky) Para valor -> 45,50 Alternando célula -> $d$11 (está é a porcentagem no momento) Resultado -> 203% e no valor de R$ 45,50
  63. 63. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 63 / 69 13. MACROS E OUTRAS OPERAÇÕES DO EXCEL Macro é um programa gerado pelo usuário, cujo conteúdo são instruções armazenadas exclusivamente para ações a serem feitas. Com o Macro, o usuário pode executar várias ações ao mesmo tempo, simplesmente clicando em botões ou executando um comando, diminuindo consideravelmente seu trabalho. Nossa primeira macro tem como função inserir uma nova planilha e formatar determinadas células com cores de procedimentos a seguir: 1. Abra o menu Ferramentas, posicione o apontador em Macro e clique sobre o comando Gravar Nova Macro; 2. Na caixa exibida, você pode: 3. Nomear a macro, digitando seu nome na caixa de entrada Nome da Macro. Para o exemplo, foi digitado Macro_Teste; 4. Definir um atalho de teclas para macro, começando por CTRL. Apenas digite o caractere que, em conjunto com essa tecla, fará a macro agir; 5. Definir o local de armazenamento da macro. 6. Clique no botão OK. A área de trabalho do Excel será visualizada, juntamente com a presença de uma pequena barra denominada Parar macro. Ela será necessária para concluir as ações que comporão as instruções da macro: Barra de Gravação
  64. 64. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 64 / 69 Quando você abrir uma pasta de trabalho que contenha uma macro, aparecerá uma mensagem de aviso, pedindo-lhe que ative ou desative todas as macros da pasta de trabalho. Desativar as macros o ajudará a reduzir o risco de que um vírus de macro, que pode estar, por exemplo, em uma pasta de trabalho de uma rede ou site da Web inseguros, danifique seus arquivos ou computador. Como o Excel não determina de fato se uma macro na pasta de trabalho contém um vírus, certifique-se de que a fonte da pasta de trabalho seja confiável, ou passe um antivírus. 1. Abra o menu Inserir e clique no comando Planilha; 2. Escolha aleatoriamente células da planilha e aplique diferentes cores de fundo para eles; 3. Selecione o intervalo A1:D10, formate-o como Moeda; 4. Clique no botão Gravação na Barra de Gravação, concluindo a gravação da macro. EXECUTANDO A MACRO Para executar a macro vamos seguir estes passos: Abra o menu Ferramentas e, no submenu Macro, clique no comando Macros; Na caixa exibida, selecione o nome a ser executado e, para isso, clique no botão Caixa de edição e manipulação de macros
  65. 65. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 65 / 69 Os códigos da macro podem ser não só visualizados como também alterados pelo usuário. Execute os procedimentos a seguir para entender melhor: Tecle ATL F8, abrindo a caixa de diálogos Macro; Selecione o nome da macro desejada e clique no botão Editar. Esse botão faz com que seja aberto o Editor do Visual Basic, linguagem de programação da qual se constituem as macros do Excel: Janela do Visual Basic Por essa janela, o usuário com experiência e conhecimento em Visual Basic poderá alterar quaisquer características e ações da macro através desse editor. Pode-se criar um botão de atalho que execute a macro desejada. Na verdade, esse botão também é constituído por um conjunto de instruções em Visual Basic e está vinculado diretamente à macro. Acione a barra de ferramentas Formulários. Essa barra possui botões e outros elementos que podem ser inseridos na planilha, com funções específicas; esses elementos vão desde botões de atalho, passando por menus desdobráveis, até botões de rádio e caixas de verificação:
  66. 66. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 66 / 69 Barra de ferramentas Formulários Clique na ferramenta de botão representada na barra pelo ícone . O apontador do mouse toma a forma de uma pequena cruz. Pressione e arraste o mouse na diagonal, mais ou menos no local onde deseja que o botão fique posicionado; Após a colocação do botão na planilha, a caixa de diálogos Atribuir macro se torna disponível. Pode-se atribuir um nome ou aproveitar outro já existente; Ao retornar à planilha, clique em qualquer outra célula, a fim de tirar a seleção do objeto: Botão de Macro CONFIGURANDO BOTÕES DA MACRO Como vimos anteriormente, podemos inserir botões de macro em nossa planilha. Agora iremos inserir botões que nos permita ir de uma planilha para outra sem necessitar utilizar as guias de planilha para alternar entre elas. 1. Clique na opção Botão que se encontra na Barra de Formulário. 2. Vá com o cursor do mouse para qualquer lugar da planilha e dê um clique com o botão direito do mouse. Automaticamente aparecerá esta tela.
  67. 67. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 67 / 69 3. Clique no botão Novo Automaticamente aparecerá a tela do Microsoft Visual Basic.
  68. 68. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 68 / 69 14. SOLVER O comando Solver é utilizado para maximizar ou minimizar o valor de uma célula que está dependente da variação dos valores em várias outras células, dentro de restrições previamente definidas. Quando utilizar o Solver, as células com que estiver a trabalhar terão que estar relacionadas através de fórmulas na folha de cálculo. Exemplo: Imagine que pretende comprar 100 animais com 100 escudos. Os preços unitários dos diferentes animais são aqueles que se apresentam, de seguida: Preço Unitário Ovelhas 100,00 Patos 200,00 Galinhas 50,00 Vamos formular o problema da forma que se apresenta no quadro seguinte, atribuindo quantidades a cada animal, relacionando as quantidades com o preço unitário e calculando os respectivos totais (em quantidade e dinheiro). C D E F 3 Preço Unitário Quantidade Total 4 Ovelhas 100,00 1 100,00 5 Patos 200,00 1 200,00 6 Galinhas 50,00 1 50,00 7 Total 3 1.250,00 Os valores da coluna F resultam todos de fórmulas bem como os Totais. Daqui resulta que em F4 se encontra a fórmula =D4*E4 e que em E7 se encontra a fórmula =Soma(E4:C6). Se o solver não se encontrar disponível em Ferramentas ® Solver então deve fazer Ferramentas ® Suplementos e seleccionar Suplemento Solver. Utilizando o Solver vamos definir:
  69. 69. Excel 2003 – Módulo Avançado Página 69 / 69 Uma última restrição que não se encontra visível refere-se a F7 que também tem que ser igual a 100. Quando pedimos para solucionar, o Solver apresenta-nos a seguinte solução: C D E F 3 Preço Unitário Quantidade Total 4 Ovelhas 100,00 1 100 5 Patos 200,00 27 540 6 Galinhas 50,00 72 360 7 Total 100 1000 Perguntando-nos o que pretendemos fazer com o resultado.

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