Manual de coaching_ufrj

Empresa Júnior de Gestão de Negócios da UFRJ

AYRA CONSULTORIA
EMPRESA JÚNIOR DE GESTÃO DE NEGÓCIOS DA UFRJ

Manual do Departamento
Coaching

Última Atualização:
Março de 2012

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www.ayraconsultoria.com


Sumário
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................ 3
HISTÓRICO .................................................................................................................................................... 3
ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS ................................................................................................................ 3
IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA ........................................................................................................................ 4
PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES .............................................................................................................................. 4
I.

REALIZAR AS SESSÕES DE COACHING INTERNO COM OS MEMBROS; .......................................................................... 5
1ª sessão: Construindo a confiança ............................................................................................................. 6
2ª sessão: Estabelecendo planos de ação .................................................................................................... 7
3ª sessão: Avaliação de desempenho + follow up ....................................................................................... 7
4ª sessão: Resultado do PSI + Follow up + novos planos de ação (se necessário) ....................................... 8
5ª sessão: Follow up..................................................................................................................................... 8
6ª sessão: Revisão do Plano de Carreira ...................................................................................................... 8

II.

REALIZAR AS SESSÕES DE COACHING DE EQUIPE;................................................................................................... 8
1ª sessão: Primeiro contato com a equipe (No começo do rodizio) ............................................................. 8
2ª sessão: Segundo contato com a equipe (No meio do rodizio) ................................................................. 9
3ª sessão: Terceiro contato com a equipe (Final do rodizio) ....................................................................... 9

III.

REALIZAR O PROCESSO SELETIVO INTERNO; .................................................................................................. 10
1ª fase: Análise da avaliação de desempenho ........................................................................................... 10
2ª fase: Simulação ..................................................................................................................................... 10
3ª fase: Feedback ....................................................................................................................................... 12
4ª fase: Resultado ...................................................................................................................................... 12

IV.
V.

AUXILIAR A ALOCAÇÃO EM DEPARTAMENTOS ESPECIALIZADOS, JUNTO AO DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS; ........... 12
AUXILIAR A ALOCAÇÃO EM DEPARTAMENTOS FUNCIONAIS, JUNTO AO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE PESSOAS E AO

DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS; ....................................................................................................................................... 13

VI.

ORGANIZAR E REALIZAR TREINAMENTO DE COACHING COM OS FUTUROS MEMBROS DO DEPARTAMENTO; ................. 14

VII.

ACOMPANHAR MEMBROS DO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE PESSOAS PARA PREPARÁ-LOS PARA DEPARTAMENTO DE

COACHING.

14

OBRIGAÇÕES DO MEMBRO ..........................................................................................................................14
REVISÃO TEÓRICA SOBRE O TEMA DO DEPARTAMENTO ..............................................................................15
EX-MEMBROS DO DEPARTAMENTO .............................................................................................................15
BIBLIOGRAFIA ..............................................................................................................................................15

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Este manual explicita todo o trabalho desempenhado pelo departamento de Coaching. Seu
objetivo é servir como guia para os membros do departamento, deixando-os a par das atividades
desenvolvidas pelo mesmo de forma detalhada. É importante que todo membro que ingressar em
Coaching tenha acesso a este manual e o leia com atenção.

Sempre que um procedimento ou atividade relacionado ao departamento de Coaching for
criado ou modificado, o manual deve ser atualizado imediatamente.

O departamento de Coaching foi idealizado durante a gestão 2011.2 pela então diretora de
Recursos Humanos, Ana Luísa Reis e pelo diretor de Projetos, Pedro Teixeira.

A metodologia foi desenvolvida por Ana Luísa, junto aos membros do departamento de
Gestão de Pessoas do segundo trimestre da gestão 2011.2, Fernando Corrales, João Vitor Dutra
Maciel e Tayane Vieira.

Com a implementação de um novo organograma para a Ayra Consultoria na gestão 2012.1,
foi criado o departamento de Coaching, ocupando a linha especializada da diretoria de Recursos
Humanos.

Na gestão de 2012.1, pertenciam ao departamento o diretor de Recursos Humanos, Erick
Freitas, e os consultores Lucca Belli, Tayane Vieira e Vanessa Alves.

O Coaching dentro da Ayra tem por objetivo melhorar o acompanhamento dos membros
que era realizado de forma ineficaz, pois o departamento de Gestão de Pessoas realiza uma série
de outras tarefas e seus consultores não possuiam tempo hábil para focar nesta tão importante
3


função. O departamento de Coaching será formado por uma equipe treinada para direcionar os
membros da empresa de acordo com seus objetivos.

A divisão em um departamento exclusivo trará um foco maior a essa atividade, que é
importante para a empresa e para o desenvolvimento dos seus integrantes. A finalidade do
Coaching é aumentar o tempo de permanência dos membros através do auxílio para o
autoconhecimento no curto prazo e do desenvolvimento em busca de um objetivo, no longo prazo.

O Departamento de Coaching é responsável pelo acompanhamento individual dos
consultores da empresa e das equipes. O acompanhamento será realizado por um coach com cada
membro da empresa a fim de que sejam diagnosticados os problemas da pessoa e quais
competências ela precisa desenvolver para chegar onde quer.

O trabalho deste departamento é extremamente estratégico para a empresa e para o
desenvolvimento de seus membros, colocando em prática seus planos de carreira e ajudando o
coachee a conquistar seus objetivos.

Abaixo, listamos as principais atribuições do Departamento de Coaching, de acordo com o
Regimento Interno de 2012.1:

 Realizar as sessões de Coaching interno com os membros;
 Realizar as sessões de Coaching de equipe;
 Realizar o Processo Seletivo Interno;
 Auxiliar a alocação em departamentos especializados, junto ao diretor de Recursos
Humanos;
 Auxiliar a alocação em departamentos funcionais, junto ao departamento de Gestão de
Pessoas e o diretor de Recursos Humanos;
 Organizar e realizar treinamento de Coaching com os futuros membros do departamento;
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 Acompanhar membros do departamento de Gestão de Pessoas para prepará-los para o
Departamento de Coaching.

I.

Realizar as sessões de Coaching interno com os membros;

Quantidade de sessões:
O programa de Coaching será composto por 6 (seis) sessões fixas, além de conversas
periódicas, que terão o intuito de acompanhar o membro de forma mais natural. As sessões
ocorrerão de mês em mês, totalizando o período de gestão da empresa: seis meses.

Sessões:
Cada sessão do Coaching interno na empresa será constituída por 5 (cinco) etapas básicas,
com exceção da primeira e última sessão, que terão suas particularidades.

Follow-up
Plano de sessão
Desenvolvimento da sessão
Aprendizados
Tarefas (To do list - planos de ação para a próxima sessão)

Observação: Em todas as sessões haverá perguntas a serem seguidas, porém o ideal é que
haja uma conversa e, dependendo de como está o andamento da sessão, poderá haver mudança
na ordem das perguntas.

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1ª sessão: Construindo a confiança

Objetivo geral: Nessa sessão, o imprescindível é começar a construir um vínculo de
confiança com o membro da empresa, a fim de que futuramente o mesmo consiga confiar no
coach para ajudá-lo da melhor forma durante seis meses irão suceder tal sessão.

Levar o coachee para um lugar descontraído, onde possam conversar não só sobre a Ayra
e o processo de Coaching, mas também possam se conhecer melhor.

Análise pessoal:

Dar o resultado do PSI.
Dar as notas da Avaliação de Desempenho
Preencher o perfil do coachee.
Realizar a entrevista com as seguintes perguntas:

1. Como você se vê daqui a 10 anos? O que está fazendo para alcançar esse objetivo?
2. Como você se vê daqui a 2 anos? O que está fazendo para alcançar esse objetivo?
3. Como você se vê daqui a 1 ano? O que está fazendo para alcançar esse objetivo?
4. Como você se vê daqui a 6 meses? O que está fazendo para alcançar esse objetivo?
5. Quais eram seus objetivos ao entrar pra Ayra?
6. O que te motiva?
7. Como você se sente com o fato de ter alcançado ou não seus objetivos na Ayra?
8. O que você sente que fez dentro da Ayra da melhor forma possível e que trouxe bons
resultados?
9. O que você acha que faz muito bem?
10. Você conseguiu alcançar seus objetivos dentro da Ayra? Se não, o que acha que faltou?
11. O que você sente que fez dentro da Ayra que poderia ter feito de forma melhor?
12. Defina quais pontos você considera que precisa se desenvolver.
13. Considerando seu tempo de empresa, qual pode ser sua principal ameaça para atingir seus
objetivos?
14. Você está enfrentando conflitos com alguém dentro da empresa? Existe alguma prédisposição pra isso?
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15. Até quando pretende ficar na Ayra?
16. Quais são as coisas que deixam você feliz em sua vida?
17. De que forma a Ayra interfere na sua vida pessoal?
18. De que forma a Ayra interfere na sua vida acadêmica?
19. Você está satisfeito com seu trabalho na Ayra?
20. Existe algo que você queira dizer que não foi tratado nesta conversa?

Preencher a visão de futuro do coachee, após a sessão.

2ª sessão: Estabelecendo planos de ação

Objetivo geral: Nessa sessão, o fundamental é que seja iniciada uma trajetória de planos
de ação com o coachee. Após conhecê-lo melhor, saber de suas dificuldades e de seus objetivos, o
coach terá a função de traçar os primeiros planos de ação para o alcance de resultados do
membro.

Seguindo o objetivo do coachee, é necessário traçar planos de ação para desenvolver as
competências necessárias para ele alcançar o cargo almejado.

Apesar de já existirem planos de ação pré-definidos para cada competência, é dever do
coach adequá-los ao perfil e necessidades do coachee.

3ª sessão: Avaliação de desempenho + follow up

Objetivo geral: Essa sessão tem como objetivo dar continuidade ao follow up do membro.
Ocorrerá um acompanhamento da sessão anterior, ou seja, será analisado se os planos de ação
estão sendo cumpridos e trazendo resultados ao coachee em questão.

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4ª sessão: Resultado do PSI + Follow up + novos planos de ação (se necessário)

Objetivo geral: Nessa sessão ocorrerá um novo follow up seguido da estipulação de novos
planos de ação para o coachee. Isso ocorre devido ao andamento dos resultados alcançados ou
não, que podem ser verificados através do resultado do PSI ou dos objetivos almejados. Além
disso, como terá sido realizada uma nova Avaliação de Desempenho, o Coach deverá dar o
resultado das notas para seus acompanhados.

5ª sessão: Follow up

Objetivo geral: A finalidade dessa etapa é de dar continuidade ao acompanhamento do
membro, através não só da verificação dos resultados dos planos de ação estipulados ao longo
dos meses anteriores, como também do estado emocional do coachee em relação aos seus
objetivos na empresa.

6ª sessão: Revisão do Plano de Carreira

Objetivo geral: Após todo o trabalho realizado nos meses precedentes a essa sessão, o
essencial é que seja feita uma avaliação final, levando em consideração todos os planos de ação
que foram alcançados e aspectos pessoais/profissionais que o coachee ainda precisa melhorar.

II.

Realizar as sessões de coaching de equipe;

1ª sessão: Primeiro contato com a equipe (No começo do rodizio)

Nesse primeiro contato, o Coach deve buscar ter conhecimento:

Das expectativas da Equipe: objetivos e resultados a serem alcançados - O Coaching é uma
ferramenta que visa à obtenção de metas. Portanto, nessa etapa devem-se ter as mesmas
estipuladas de forma clara.
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Regras de convivência (direitos e deveres) - Deve passar para os coachees que o bom
funcionamento de uma equipe passa necessariamente pelo o cumprimento de direitos e deveres
dos componentes da mesma.

Análise dos fatores facilitadores e dificultadores do trabalho coletivo - Ter conhecimento
de possíveis entraves para o desenvolvimento do trabalho, buscando desde já estimular a equipe
para removê-los, além de incentivar a equipe a melhorar os facilitadores.

Alternativas para elevar a performance - Deve implementar na equipe a necessidade da
busca de novas ferramentas e o desenvolvimento das já existentes, de maneira que possam
melhorar o trabalho do grupo.

2ª sessão: Segundo contato com a equipe (No meio do rodizio)

Nesse contato, o Coach deverá ter em mãos os objetivos traçados no primeiro encontro e,
o que foi atingido até o dado momento. Diante disso, deverá dar feedbacks sobre os quesitos que
devem ser melhorados para alcançar o objetivo, ou seja, que teria condições de apresentar um
desempenho

mais

satisfatório.

Porém,

deve-se

nessa

sessão

levantar

eventuais

resistências/dificuldades encontradas durante o caminho pela equipe, e que dessa forma
prejudicaram o rendimento do grupo. E ainda, deve estimular os componentes a buscarem
soluções para superar essas dificuldades, ao passo que elas não continuem a ser um entrave para
o sucesso. Feito isso, o Coach deve fazer nesse encontro uma avaliação do atual cenário da
equipe, ou seja, deve ter condições de analisar se a mesma tem condições de atingir todos os
objetivos estipulados. Se não tiver, deve fazer com a mesma a priorização das metas a serem
alcançadas. Caso seja necessário deve estimular os componentes a focarem nos objetivos
principais, que trarão retornos mais expressivos para a empresa, não se prendendo tanto a
objetivos menos importantes.

3ª sessão: Terceiro contato com a equipe (Final do rodizio)

No último contato, o coach deve fazer uma análise dos resultados obtidos durante o
processo, destacando principalmente a obtenção dos objetivos principais. Mas também deve
estimular a equipe a pensar sobre o porquê da não obtenção de outras metas (se houver). Se
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necessário for, deve indicar, pessoal ou coletivamente, possíveis treinamentos para a melhora de
aspectos críticos.

III.

Realizar o Processo Seletivo Interno;

1ª fase: Análise da avaliação de desempenho

Preparação

Nessa fase usa-se a avaliação de desempenho 360º para uma análise da performance
do membro dentro da diretoria na qual está trabalhando, a planilha é preenchida por todos
que trabalharam com o membro no período de 3 meses.

Análise

Na primeira fase do PSI a equipe avaliará a avaliação de desempenho dos candidatos
em dois aspectos, são eles: média geral maior ou igual a 60% e média mínima de 70% nas
competências consideradas principais para o departamento. Tais competências serão
levantadas com o banco de competências, a primeira fase é apenas classificatória e pode ser
usada como critério de desempate, porém não é eliminatória.

2ª fase: Simulação

Estruturação

Em relação às simulações propriamente ditas, cada diretoria terá sua avaliação
personalizada, de acordo com o perfil dos departamentos especializados e com as
necessidades da empresa no momento.

Além disso, é de encargo do diretor de Recursos Humanos cobrar a simulação aos
outros diretores, para que o PSI seja realizado no prazo e com qualidade.

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- Gerenciamento de Projetos

A simulação será feita através de uma entrevista situacional, sendo avaliado como o candidato
reage a situações adversas, comuns no departamento supracitado.

O mais importante nesse teste será avaliar se o candidato conseguirá reagir positivamente a
ocasiões desfavoráveis, como problemas com a equipe no aspecto motivacional ou de integração, por
exemplo. Além disso, também será analisado se o membro consegue ter destreza ao lidar com clientes de
diferentes personalidades.

- Coaching

A simulação de uma sessão de coaching será realizada pelo próprio diretor juntamente a algum
representante do departamento de Coaching.

Será avaliado como o candidato realiza o acompanhamento do membro, dando ênfase à:

Rapport com o membro acompanhado
Identificação do problema do outro coachee;
Follow up do acompanhamento;
Elaboração dos planos de ação;

- Comercial

O processo seletivo interno do departamento comercial terá como objetivo filtrar os consultores
mais experientes e capacitados para lidarem com as negociações e clientes da Ayra. Esse processo
consistirá na realização de uma simulação de negociação, a qual é dividida em pelo menos 3 reuniões, e as
quais o candidato ao departamento será submetido e avaliado conforme o seu desempenho durante a
negociação, e a competências que serão observadas durante o seu tempo de empresa.

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- Gerência Financeira

A simulação será uma atividade onde o consultor sênior colocará em prática conhecimentos como
planejamento financeiro, sua administração e controle do mesmo. Esta simulação será acompanhada pelo
diretor administrativo-financeiro.

3ª fase: Feedback

Essa etapa do PSI tem como intuito proporcionar feedbacks embasados a todos os
participantes deste. Após a estruturação desse feedback, o Coach de cada membro
participante deverá não só passar essas informações ao mesmo, como também
reestruturar os planos de ação da pessoa de acordo com a mudança de trajetória na
empresa.

4ª fase: Resultado

Feita a alocação, os Coachs deverão conversar com seus coachees de modo a
fornecer um feedback estruturado sobre o resultado final, para que os mesmos não fiquem
sabendo do resultado final do PSI somente por e-mail, principalmente com os reprovados
no processo seletivo interno. Feito isso, o diretor de Recursos Humanos deverá enviar um
e-mail comunicando toda a empresa a nova alocação de todos os membros e se
disponibilizando para esclarecer qualquer dúvida.

IV.

Auxiliar a alocação em departamentos especializados, junto ao
diretor de Recursos Humanos;

Alocação

A alocação para os departamentos, que ocorrerá de três em três meses, será feita
da seguinte forma:

Cada membro da empresa fará o máximo de 2 (duas) simulações por rodízio;
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O consultor sênior ou master deverá escolher até dois departamentos
especializados e mais dois outros departamentos funcionais; já o consultor escolherá
3(três) departamentos funcionais;

A alocação será realizada pelo diretor de Recursos Humanos e pelo departamento
de Coaching.

Reunião de alocação

Será feita uma reunião para a alocação dos membros, onde serão levadas em conta
as preferências de cada consultor, necessidades da empresa e o desempenho do membro
nas demais etapas do Processo Seletivo Interno. A planilha de preferência de
departamentos terá quatro opções de departamentos, sendo no máximo dois
especializados. A alocação será realizada por todos os Coachs junto com o diretor de
Recursos Humanos. A decisão será levada para aprovação de toda a diretoria.

V.

Auxiliar a alocação em departamentos funcionais, junto ao
departamento de Gestão de Pessoas e ao diretor de Recursos
Humanos;

Alocação

A alocação para os departamentos, que ocorrerá de três em três meses, será feita
da seguinte forma:

O consultor recém-efetivado deverá escolher três departamentos funcionais.

A alocação será realizada pelo diretor de Recursos Humanos em conjunto com o
departamento de Coaching e Gestão de Pessoas.

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Reunião de alocação

Será feita uma reunião para a alocação dos membros, onde serão levadas em conta
as preferências de cada consultor, necessidades da empresa e o desempenho do membro.
A planilha de preferência de departamentos funcionais terá três opções de departamentos.
A alocação será realizada por todos os membros de Recursos Humanos junto com o diretor.
A decisão será levada para aprovação de toda a diretoria.

VI.

Organizar e realizar treinamento de coaching com os futuros
membros do departamento;
Após a alocação dos novos membros de Coaching, é dever dos antigos membros do
departamento estruturar um treinamento explicando todas as etapas do Coaching de
Equipe e Coaching Individual, além de passar toda a metodologia utilizada para o
acompanhamento.

Apesar da individualidade de cada coachee, as reuniões devem seguir certo padrão
objetivando uma maior harmonia na realização das funções da empresa.

VII.

Acompanhar membros do departamento de Gestão de Pessoas para
prepará-los para Departamento de Coaching.
Além do acompanhamento dos membros da empresa, o coach acompanhará os membros

do departamento de Gestão de Pessoas, incluindo trainees, para que os mesmos se familiarizem
com a metodologia utilizada pelos coachs, preparando-os para fazer parte do departamento.

Desenvolver todas as atividades pré-estabelecidas do departamento dentro dos prazos
estipulados e manter contato com todos os membros, de modo a poder acompanhá-los e ajudá-los
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a resolver possíveis problemas relacionados à empresa ou a outros membros. E desta forma
proporcionar um bom clima na empresa e consequentemente o bem-estar dos membros.

Para desenvolver um trabalho que atenda às expectativas, os membros de Coaching devem
ser capacitados no início da gestão pelos antigos membros do departamento. Ter senso crítico, ser
compreensivo, saber lidar com pessoas diferentes, ser próximo de seus acompanhados e
transparecer confiança são princípios essenciais para um membro do departamento. É necessário
possuir um conhecimento básico no software Excel.

Os membros que já passaram por Coaching e têm um maior conhecimento a respeito do
assunto são: Erick Freitas, Luana Amatto, Lucca Belli, Tayane Vieira e Vanessa Alves.

Treinamento de Coach realizado pela empresa Argumentare

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