O documento discute a gestão de associações de estudantes, destacando suas vantagens, relações internas e externas, requisitos de inscrição em registros oficiais e reconhecimento legal. Descreve também os órgãos associativos, princípios gerais, funções da assembleia geral, direção e conselho fiscal. Fornece sugestões para promover atividades e recursos humanos versus financeiros.

1. Gestão Associação Estudantes Workshop gestão associativa ‘09

2. Associativismo na Escola Vantagens para os estudantes : Maior representação; Maior defesa dos seus interesses; Realização de projectos e actividades; Desenvolvimento da capacidade de organização.

3. Associativismo na Escola Relações Internas e Externas: Fomentar uma boa relação com o Conselho Executivo: _ Oportunidade de parceria e desenvolvimento de projectos em conjunto; _ Maior cumplicidade e compreensão; _ Mais liberdade e confiança. No início do ano, notificar o Conselho Executivo e a Divisão da Juventude dos projectos que a AE tenciona realizar;

4. Inscrição no RNAJ 1º - Cópia da Acta da Constituição aprovada em Assembleia Geral; 2º - Cópia dos estatutos de constituição publicados em Diário da República e/ou alterações realizadas; 3º - Cópia do Cartão de Contribuinte; 4º - Cópia da Acta de eleição e tomada de posse dos Órgãos Sociais; 5º - Cópia do Cartão de Contribuinte de todos os elementos do Órgão Executivo; 6º - Cópia do Bilhete de Identidade de todos os elementos do Órgão Executivo

5. Reconhecimento de uma AE Indicar que são uma Associação de Estudantes com Personalidade Jurídica; O pedido deverá ser feito ao Ministério da Educação, e será necessário: _ Cópia da Acta da Constituição da AE; _ Cópia dos Estatutos Actualizados;

6. Órgãos Associativos Assembleia-Geral Direcção Conselho Fiscal

7. Princípios Gerais Democraticidade e participação activa de todos os alunos Eleição por sufrágio directo e secreto de todos os cargos Independência a todos os níveis (política, religiosa, entre outros aspectos)

8. Assembleia-Geral

9. O que é? É o órgão deliberativo máximo da Associação, no qual todos os alunos são intervenientes e todos os sócios efectivos têm poder de voto

10. O que lhe compete? Discutir e votar alterações aos estatutos Aprovação de relatórios e contas, bem como no início do ano proceder à aprovação do orçamento e plano de actividades elaborado pela Direcção Destituir os titulares dos órgãos gerentes da Associação

11. Como funciona? Convocação R.G.A’s, por meio elementos Assembleia, pedido da Direcção e/ou Conselho Fiscal, ou ainda a pedido de pelo menos 10% dos alunos Convocadas entre 8 a 15 dias úteis antes, sendo que uma alteração em qualquer aspecto implica nova convocatória O carácter extraordinário de convocação pode ser exercido unicamente pelo Presidente, 48h antes da R.G.A.

12. Como funciona? - Continuação Nomeação Mesa de Assembleia, cujos membros são responsáveis pela condução das R.G.A.’s e não têm direito de voto Presença de pelo menos 50% dos alunos para tomadas de decisões, aprovadas unicamente por maioria simples Casos especiais: alteração estatutos e revisão/alteração estatutos necessita voto favorável ¾ membros Associação

13. Quem a compõe? Presidente Secretário Podem ocorrer casos em que existem 1º Secretário e 2º Secretário

14. Direcção

15. O que é? É o órgão responsável pelo plano anual de actividades, desde a sua concepção até à sua execução Devem cumprir integralmente o orçamento aprovado

16. O que lhe compete? Elaboração e apresentação do plano anual de actividades e do seu orçamento Após aprovação, execução do mesmo Promoção de actividades desportivas e culturais, preenchendo com sugestões interessantes e criando uma agenda de valor acrescentado para a vida escolar

17. Como funciona? Modelos de gestão dinâmicos e únicos

18. Sugestões Criação de uma newsletter de envio regular com novidades Utilização de redes sociais online Promoção de eventos desportivos e de lazer pagos Promoção de eventos culturais gratuitos, complementares à formação escolar Criação de apoios sociais, e implementação de políticas respeitantes da sociedade de direito actual

19. Quem a compõe? Presidente Vice-Presidente Tesoureiro Secretário Vogais (mínimo 3)

20. Conselho Fiscal

21. O que é? O Conselho Fiscal é um órgão autónomo e independente, que corresponde a uma componente do poder central da Associação de Estudantes. O Conselho Fiscal, cada vez mais, tem-se estruturado ao definir competências e critérios específicos especializados que asseguram o desempenho de todas as suas atribuições com competência, a fim de maximizar os escassos recursos financeiros.

22. O que lhe compete? Controlar as actividades financeiras da Direcção da Associação de Estudantes tendo acesso a todos os respectivos documentos Convocar R.G.A. para resolução de assuntos da sua competência Realizar e apresentar inquéritos sobre a situação financeira da Direcção sempre que a R.G.A. o solicite Apreciar e dar pareceres fundamentados acerca dos relatórios apresentados pela Direcção.

23. Como funciona? Ao Conselho Fiscal devem chegar, por via da Direcção, todos os documentos respeitantes à actividade desenvolvida pela Associação de Estudantes; Com base nesta informação, o Conselho Fiscal verifica se tais dados estão de acordo com as observações que registou através da proximidade com que acompanhou as actividades desenvolvidas.

24. Como funciona? - Continuação Através dos Relatórios de Contas elaborados mensalmente pela Tesouraria, o Conselho Fiscal confirma a informação fornecida e vai utilizar este instrumento como base para um outro relatório respeitante a todo o período, no qual vai acrescentar às contas uma opinião imparcial sobre as decisões económico-financeiras que se tomaram e como se deverá proceder à gestão dos recursos no futuro tendo em conta o panorama actual da Associação.

25. Quem o compõe? Presidente Relator Secretário

26. Recursos Humanos vs. Financeiros Dinâmica necessária

27. Os 6 passos Controlo (que produz) Nicho (rentável) Alavancagem (que funciona) Equipa (sem mim subsiste, através dos que me completam) Sinergias (expansão) Resultados (liberdade)

28. 1. Áreas Controlo Destino Financeiro Tempo Entrega

29. Destino Visão (futuro) Objectivos (defini-los) Razões (porquê, como)

30. Financeiro Orçamento Reporting Demonstrações financeiras Break-even point: encontro entre custos totais e vendas, 0€ lucro e 0€ prejuízo Cash Gap: diferença entre o dia em que recebo dinheiro, e o dia em que pago o inventário

31. Tempo Não urgente e não importante (distracções) Urgente mas não importante (ilusão) Urgente e importante (resposta) Não urgente mas importante – ZONA – Estratégia e Administração, Direcção “ O que é verdadeiramente importante não é urgente, só se torna urgente quando já é tarde demais”

32. Entrega Consistência está ligada às expectativas do cliente “ A consistência é mais importante do que a excelência”

33. 2. Nicho Sem competição pelo preço: Proposta única de venda Definição de garantia Cada € gasto em marketing , pode equivaler a muitos mais em vendas

34. Marketing Modos baratos, persuasivos e inovadores Plano de marketing constante Operação dentro e fora da escola Constante esforço para trazer alunos inactivos, manter os activos, e gerar novas oportunidades para estudantes interessados

35. O chassis do sucesso No. de contactos No. de alunos Vendas X = X = X Taxa de conversão No. de transacções Margens L U C R S O Não podemos actuar directamente sobre o número de alunos, vendas e lucros, mas podemos fazer variar os outros indicadores indirectos.

36. 3. Alavancagem Sistematizar o processo operacional, no sentido de fazer um trabalho, um sistema, uma vez, e se rentabilize todas as vezes seguintes em que este processo se fará sem a minha intervenção. É assim possível subir no organigrama da AE, ao delegar, libertando-me da urgência do operacional: Sistematizar a rotina (80%) Humanizar a excepção (20%)

37. 4. Equipa (vencedora) + Forte liderança; por coacção tiramos o mínimo, por soft power e influência obtemos excelência + Objectivo comum + Regras do jogo + Plano de acção, definição de estratégia, apontar o caminho, assegurar que cada um está ciente do que deve fazer + Encorajar a inovação + Envolvimento e integração a 100%

38. 5. Sinergias O conceito está ligado a crescimento, aumentar a quantidade de actividades e projectos assegurando-se que os sistemas aguentam; Estabelecer parcerias, procurar o exterior e novos públicos que se possam interessar; Desenvolver o multilateralismo entre entidades que tenham objectivos comuns, aonde seja possível fazer convergir as estratégias.

39. 6. Resultados Com o resultado do trabalho, obtém-se liberdade para: Investir dinheiro Investir tempo Investir outros recursos

40. Competências pessoais Boas práticas Servir a muitos Não há pessoas incapazes

41. Estrutura dos objectivos +Clareza +Porquê? +Acção massiva +Feedback +Afinar Metodologia SMART

42. Objectivos SMART Específicos Mensuráveis Alcançáveis Resultados (orientados para) Tempo (enquadrado no)

43. Formação de um líder Planear Informar Controlar Apoiar Avaliar

44. Um trabalho da autoria de: Diogo Barbosa Mateus e Inês Pepe Quaisquer dúvidas poderão ser esclarecidas através do contactos: [email_address] [email_address]