SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 37
Baixar para ler offline
1

        FGV/BAUGU – GP7

CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02




                                      ESCOPO
               Grupo 7 – Projeto ERPX




           Alunos:
           Alexandre Moisés de Goys
           Aline Sayuri Galelli
           Natália Venanzoni Ferreira Corrêa
           Paulo José China

                Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
2

Termo de Abertura do Projeto
                Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa        IMPORTEX LTDA                                          Versão      1.0

Autor          GP                                                        Data 08/01/2011

Aprovador      Diretor Executivo - Dex                         Confidencial ( )Sim (x )Não

    1. Título do Projeto

Implantação de um Sistema ERP - ERPX

    2. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na     obtenção     de     informações,     e    por   conseqüência      perda     na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.


    3. Justificativa do projeto
Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para
todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de
negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios:
a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na
qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais
competitiva.


    4. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.


Códig o    Nome do documento              Projeto   Emitente    Versão     Data           Página 1/4

001/2011   Termo de Abertura do Projeto   ERPX      GP          1.0        08/ 01/ 2011


                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
3

    5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade

O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.


    6. Principais stakeholders e seus interesses

Função                Nome         Grau de           Interesse                          e-mail
                                   importância
Diretor Executivo     Dex          Alto              Patrocinador                       d.ex@importex.com
Gerente do            GP           Alto              Gerenciar                          gp@importex.com
Projeto                                              projeto
Gerente de TI         GFti         Alto              Prover estrutura                   gf.ti@importex.com
Gerente de            GFcp         Médio             Prover                             gf.cp@importex.com
Aquisições                                           aquisições
Gerente de RH         GFrh         Médio             Prover recursos                    gf.rh@importex.com
Gerente               GFfin        Alto              Prover verba                       gf.fin@importex.com
Financeiro


    7. Produto e cronograma básico

                             ERPX – Implantação de um sistema ERP
                                                                                        Mese s
                                                                                              10
                                                                                                   11
                                                                                                        12
                                                                                                             13
                                                                                                                  14
                                                                                                                       15
                                                                                                                            16
                                                                                                                                 17
                                                                                                                                      18
                                                     1
                                                         2
                                                              3
                                                                  4
                                                                      5
                                                                          6
                                                                                7
                                                                                    8
                                                                                         9




Planejamento
Estudo processos organizacionais atuais
Estudo de viabilidade
Seleção e definição do ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos
operacionais à nova realidade sistêmica
Implantação (parametrização,
customização, testes e homologação)
Treinamento
Acompanhamento início operação
Documentação




Códig o    Nome do documento               Projeto       Emitente         Versão             Data                      Página 2/4

001/2011   Termo de Abertura do Projeto    ERPX          GP               1.0                08/ 01/ 2011

                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
4

       8. Premissas e restrições iniciais

7.1.      Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto


7.2.      Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
contabilidade e faturamento.
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

8. Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

9. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração
Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00.

Códig o      Nome do documento              Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 3/4

001/2011     Termo de Abertura do Projeto   ERPX      GP         1.0      08/ 01/ 2011


                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
5

10. Controle e gerenciamento das informações
Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões informados pelo GP.

11. Riscos de alto nível
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

12. Acompanhamento do projeto
O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para
o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos.

13. Requisitos para aprovação do projeto
Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do
projeto.
Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto,
contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção
atualizada para o término do projeto.
No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser
justificado e apresentado um plano de ação.


14. Aprovação do Termo de Abertura

Data: 08/01/2011

Autorização



_________________________
Dex - Diretor Executivo




Códig o    Nome do documento              Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 4/4

001/2011   Termo de Abertura do Projeto   ERPX      GP         1.0      08/ 01/ 2011

                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
6

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
                    Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa             IMPORTEX LTDA                                        Versão      1.0

Autor               GP                                                      Data 20/01/2011

Aprovador           Diretor Executivo - Dex                       Confidencial ( )Sim (x )Não



                                 REQUISITOS DO PROJETO
 Stakeholder            Requisito detalhado     Categoria           Prioridade       Critério de aceitação
Diret or             O ERP deverá estar Patrocinador                Alta             Atender custos e
executivo       -    implantado em até 18                                            prazos.
Dex                  meses.
                     O orçamento para o
                     projeto é R$ 1.500.000,00.

Gerente       de     Prover a gerenciamento e Gestão                Alta             Criação
Projeto              controle do projeto                                             planejamento      de
                                                                                     projeto
                     Priorizar os processos e                                        Controle          de
                     opções embutidas no ERP                                         customizações
                                                                                     Controle do projeto
Gerente              Prover     liberação     de Prover             Alta             Atender orçamento
Financeiro           recursos financeiros        recursos                            e fluxo de caixa
                                                 financeiros                         previsto

Gerente              Prover os recursos para Apoio                  Média            Equipe de trabalho
Funcionais           trabalhar no projeto.                                           formada (key users
                                                                                     selecionados)
Gerente    de        Assinar contratos dos          Suporte         Alta             Contratos assinados
Aquisições           softwares/infra requeridos     técnico
Gerente              Capacitação da equipe          Prover          Médio            Equipe de projeto
Recursos             para execução do projeto       recursos                         treinada.
Humanos
                     Capacitação              dos                                    Funcionários
                     funcionários            para                                    treinados            e
                     utilização do ERP,     antes                                    avaliados.
                     do GO live.




Códig o      Nome do documento               Projeto   Emitente    Versão     Data           Página 1/2

003/2011     Matriz de Rastreabilidade        ERPX     GP          1.0        20/ 01/ 2011


                                                    Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
7




                                 REQUISITOS DO PRODUTO
 Stakeholder           Requisito detalhado    Categoria         Prioridade     Critério de aceitação
Gerente             Suporte    a transações Prover              Alta           No      mínimo      3
financeiro          multimoedas             recursos                           moedas.
                                            financeiros

Gerente de RH       Sistema fácil de ser Prover                 Médio          Interfaces gráficas
                    utilizado, facilitando o recursos                          Navegação simples e
                    trabalho do funcionário humanos                            direta
                    com interface amigável                                     Manuais fáceis de
                                                                               utilizar
Gerente de TI       Escalabilidade e segurança   Prover      Alta              Gestão de senhas
                                                 recursos de                   Rotinas de backup
                                                 TI                            Recuperação         de
                                                                               dados




Códig o      Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 2/2

003/2011     Matriz de Rastreabilidade     ERPX     GP         1.0      20/ 01/ 2011

                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
8

Declaração de Escopo do Projeto
                                        Projeto ERPX


Empresa        IMPORTEX LTDA                                              Versão       1.0

Autor          GP                                                            Data 20/01/2011

Aprovador      Diretor Executivo – Dex                             Confidencial ( )Sim (x )Não

    9. Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP - ERPX

    10. Patrocinador
Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças

    11. Gerente de projetos designado e nível de autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.


    12. Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar
A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber,
contas a pagar, controladoria e faturamento


                                            Sr. Dex
                                         Patrocinador



                                            GP
                                         Gerente de
                                          Projeto


                   GFcp             GFfin              GFti            GFrh
                  Área de          Área de           Área de TI      Recursos
                 Aquisições       Finan ças                          Hum anos




Códig o    Nome do documento               Projeto      Emitente    Versão      Data           Página 1/8

002/2011   Decl. do Escopo do Projeto         ERPX      GP          1.0         20/ 01/ 2011

                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
9

    13. Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.




    14. Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto

          6.1.   Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na     obtenção     de     informações,     e    por    conseqüência     perda     na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

          6.2.   Justificativa do projeto
Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para
todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de
negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios:
a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na
qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais
competitiva.

          6.3.   Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

          6.4.   Objetivo do projeto
Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia
de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio
da empresa e apoiar decisões estratégicas.




Códig o     Nome do documento               Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 2/8

002/2011    Decl. do Escopo do Projeto      ERPX      GP         1.0      20/ 01/ 2011

                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
10

          6.5.   Produto e cronograma básico
                             ERPX – Implantação de um sistema ERP
                                                                                      Mese s




                                                                                            10
                                                                                                 11
                                                                                                      12
                                                                                                           13
                                                                                                                14
                                                                                                                     15
                                                                                                                          16
                                                                                                                               17
                                                                                                                                    18
                                                   1
                                                       2
                                                            3
                                                                4
                                                                    5
                                                                        6
                                                                              7
                                                                                  8
                                                                                       9
Planejamento
Estudo processos organizacionais atuais
Estudo de viabilidade
Seleção e definição do ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos
operacionais à nova realidade sistêmica
Implantação (parametrização,
customização, testes e homologação)
Treinamento
Acompanhamento início operação
Documentação

7. Expectativa do cliente/patrocinador
Projeto em conformidade com Termo de abertura
Projeto dentro do prazo e orçamento previstos.

8. Premissas e restrições iniciais
      8.1. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto

Códig o     Nome do documento            Projeto       Emitente         Versão             Data                      Página 3/8

002/2011    Decl. do Escopo do Projeto    ERPX         GP               1.0                20/ 01/ 2011

                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
11

          8.2.   Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00..
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
contabilidade e faturamento.
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)


9. Fatores de sucesso do projeto
Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos
Todos os módulos implantados estarem em operação.
Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados,
analisados.
Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação
aplicada ao final do treinamento seja no m ínimo 8 (numa escala de 0 a 10)
Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante
o projeto, para medição (comparativo antes x depois)
Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos
durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)


10. Fora do escopo
Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão
implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar,
receber, contabilidade e faturamento.
Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos
excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP
As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do
orçamento do projeto




Códig o     Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 4/8

002/2011    Decl. do Escopo do Projeto   ERPX      GP         1.0      20/ 01/ 2011

                                              Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
12


11. EAP Preliminar




Códig o    Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 5/8

002/2011   Decl. do Escopo do Projeto   ERPX      GP         1.0      20/ 01/ 2011



                                             Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
13


12. Riscos iniciais
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users)
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Falta de apoio da alta direção
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização
Falta de aderência do ERP aos processos da organização.
Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento




13. Principais atividades, estratégias e entregas

O mapeamento e análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o
sucesso do projeto.


          13.1. Plano de entrega e marcos do projeto

                                                   Término
Gerente de Projeto definido                        01/01/ 2011
Termo de abertura aprovado                         08/01/ 2011
Declaração de escopo aprovado                      20/01/ 2011
Cronograma definido                                25/01/ 2011
Plano de projeto concluído                         29/01/ 2011
Aprovação do Plano de projeto                      31/01/ 2011
Estudo processos organizacionais atuais            28/02/ 2011
Estudo de viabilidade                              31/03/ 2011
Seleção e contratação do                           30/04/ 2011
ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos                    31/05/ 2011
operacionais à nova realidade sistêmica
Implantação (parametrização,                       30/04/ 2012
customização, testes e homologação)
Treinamento                                        30/04/ 2012
Auditoria Operacional (acompanhamento)             15/06/ 2012
Documentação                                       25/06/ 2012
Resultados divulgados                              30/06/ 2012
Lições aprendidas registradas                      30/06/ 2012




Códig o     Nome do documento            Projeto    Emitente     Versão   Data           Página 6/8

002/2011    Decl. do Escopo do Projeto   ERPX       GP           1.0      20/ 01/ 2011

                                              Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
14

14. Principais stakeholders e seus interesses

Função                                         Nome                                   Grau de                           Interesse                                           e-mail
                                                                                      importância
Diretor Executivo                              Dex                                    Alto                              Patrocinador                                        d.ex@importex.com
Gerente do                                     GP                                     Alto                              Gerenciar                                           gp@importex.com
Projeto                                                                                                                 projeto
Gerente de TI                                  GFti                                   Alto                              Prover estrutura                                    gf.ti@importex.com
Gerente de                                     GFcp                                   Médio                             Prover                                              gf.cp@importex.com
Aquisições                                                                                                              aquisições
Gerente de RH                                  GFrh                                   Médio                             Prover recursos                                     gf.rh@importex.com
Gerente                                        GFfin                                  Alto                              Prover verba                                        gf.fin@importex.com
Financeiro


15. Orçamento e cronograma básico

O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento
adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de:

                                                                         Fluxo de desembolso previsto
Mês   1               2            3           4            5            6              7              8            9             10           11          12           13           14           15          16          17          18
R$
                                               200.000,00

                                                            200.000,00

                                                                         100.000,00

                                                                                         100.000,00

                                                                                                       100.000,00

                                                                                                                    100.000.00
          10.000,00

                       50.000,00

                                   50.000,00




                                                                                                                                   80.000,00

                                                                                                                                               80.000,00

                                                                                                                                                            80.000,00

                                                                                                                                                                        70.000,00

                                                                                                                                                                                      70.000,00

                                                                                                                                                                                                  65.000,00

                                                                                                                                                                                                              60.000,00

                                                                                                                                                                                                                          55.000,00

                                                                                                                                                                                                                                      30.000,00
16. Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto.




Códig o               Nome do documento                                                               Projeto                    Emitente                  Versão                   Data                           Página 7/8

002/2011              Decl. do Escopo do Projeto                                                      ERPX                       GP                        1.0                      20/ 01/ 2011

                                                                                                                    Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
15

17. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto

Data: 20/01/2011

Autorização



_________________________
Dex - Diretor Executivo




Códig o    Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 8/8

002/2011   Decl. do Escopo do Projeto   ERPX      GP         1.0      20/ 01/ 2011

                                             Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
16

EAP e Dicionário da EAP
               Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa       IMPORTEX LTDA                                        Versão     1.0

Autor         GP                                                      Data 31/01/2011

Aprovador     Diretor Executivo - Dex                       Confidencial ( )Sim (x )Não

EAP até o nível 2




Códig o     Nome do documento         Projeto    Emitente    Versão    Data           Página
                                                                                        1/14
004/2011    EAP e Dicionário de EAP   ERPX       GP          1.0       29/ 01/ 2011

                                                Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
17

EAP Completa




Códig o    Nome do documento         Projeto    Emitente   Versão   Data           Página
                                                                                     2/14
004/2011   EAP e Dicionário de EAP   ERPX       GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
18

EAP Analítica
1 Implantação de um ERP - ERPX
     1.1 Gerenciamento de Projeto
           1.1.1 Reunião de início do projeto
           1.1.2 Escopo
           1.1.3 Tempo
           1.1.4 Custo
           1.1.5 Integração
           1.1.6 Riscos
     1.2 Definição
           1.2.1 Definição do escopo do produto
           1.2.2 Análise dos impactos
           1.2.3 Comprometimento com o projeto
           1.2.4 Formação da equipe
     1.3 Estudo de viabilidade
           1.3.1 Relatório técnico preliminar
           1.3.2 Medida dos impactos nos negócios
           1.3.3 Avaliação do custo
           1.3.4 Relatório consolidado
           1.3.5 Apresentação do estudo
     1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais
           1.4.1 Mapeamento dos processos
                  1.4.1.1 Coleta de informação
                  1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos
           1.4.2 Revisão dos processos
           1.4.3 Relatório analítico dos processos
           1.4.4 Apresentação do estudo
     1.5 Seleção do ERP
           1.5.1 Solicitação de propostas
           1.5.2 Análise das propostas
                  1.5.2.1 Análise dos custos
                  1.5.2.2 Análise de características
           1.5.3 Relatório da seleção
     1.6 Contratação do ERP
           1.6.1 Redação contrato
           1.6.2 Negociação do contrato
           1.6.3 Parecer jurídico
           1.6.4 Assinatura do contrato
     1.7 Preparação da implantação
           1.7.1 Sensibilização dos usuários
                  1.7.1.1 Palestra
                  1.7.1.2 Reunião departamental
           1.7.2 Reestruturação dos processos
           1.7.3 Treinamento
           1.7.4 Infra-estrutura
                  1.7.4.1 Aquisição de novo hardware
                  1.7.4.2 Atualização do banco de dados

Códig o    Nome do documento         Projeto    Emitente   Versão   Data           Página
                                                                                     3/14
004/2011   EAP e Dicionário de EAP   ERPX       GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
19

       1.8 Customização
             1.8.1 Adaptações do software
             1.8.2 Interface com sistema legado
             1.8.3 Migração
             1.8.4 Testes
             1.8.5 Correções
       1.9 Implantação
             1.9.1 Instalação
             1.9.2 Treinamento
             1.9.3 Migração final
             1.9.4 Validação
             1.9.5 Correções
       1.10 Início da Operação
             1.10.1 Acompanhamento inicial
             1.10.2 Correções
       1.11 Encerramento
             1.11.1 Contratos
             1.11.2 Termo de Aceite do Projeto
             1.11.3 Divulgação dos resultados
             1.11.4 Documentação
             1.11.5 Lições aprendidas
             1.11.6 Reunião de encerramento




Dicionário da EAP
1 Implantação de um ERP - ERPX
1.1 Gerenciamento de Projeto
1.1.1 Reunião de início do projeto    Descrição:      Reunião     inicial   para
                                      divulgação do início do projeto aos
                                      interessados, apresentação do Gerente de
                                      projeto (GP) e esclarecimento de dúvidas.
                                      Duração:
                                      Critérios de aceitação: Todos os
                                      envolvidos devem estar presentes.
                                      Ata de reunião preenchida pelo GP e
                                      assinada por todos os presentes
                                      Recursos:
1.1.2 Escopo                          Descrição: Gerenciamento do Escopo do
                                      Projeto
                                      Duração:
                                      Critérios de aceitação: Escopo do projeto
                                      concluído conforme requisitos iniciais.
                                      Recursos:
1.1.3 Tempo                           Descrição: Gerenciamento do tempo
                                      Duração:
                                      Critérios de aceitação: Cumprir o prazo
                                      inicial requerido de 18 meses
                                      Recursos:

                                     Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
20

1.1.4 Custo                            Descrição: Gerenciamento de custos
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Cumprir o
                                       orçamento de R$1.500.000,00
                                       Recursos:
1.1.5 Integração                       Descrição: Gerenciamento da integração
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Concluir o projeto
                                       dentro das expectativas dos stakeholders
                                       Recursos:
1.1.6 Riscos                           Descrição: Gerenciamento de Riscos
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Evitar todos os
                                       riscos identificados para que o projeto seja
                                       feito conforme o planejado.
                                       Recursos:
1.2 Definição
1.2.1 Definição do escopo do produto   Descrição: Definir as funcionalidades,
                                       características e requisitos do produto.
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Criação de um
                                       documento com as definições detalhadas.
                                       Esse documentos deve ser assinado pelo
                                       Patrocinados (Dex) e revisado pelo GP.
                                       Recursos:
1.2.2 Análise dos impactos             Descrição: Identificar, quantificar e
                                       qualificar os impactos da implementação
                                       do projeto na empresa.
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Criação de um
                                       documento que descreva o impacto e
                                       detalhe a análise de cada um.
                                       Recursos:
1.2.3 Comprometimento com o projeto    Descrição:        Definição/análise       do
                                       comprometimento          requerido       para
                                       execução do projeto pelos envolvidos
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Criar um
                                       documento que defina as funções e
                                       comprometimento esperados perante o
                                       projeto
                                       Recursos:
1.2.4 Formação da equipe               Descrição: Definição das pessoas que
                                       devem fazer parte do projeto / Divulgação
                                       para os envolvidos. Seleção dos key users.
                                       Duração:
                                       Critérios de aceitação: Criação de um
                                       documento que mostre o organograma e


                                       Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
21

                                         pessoas que farão parte do projeto. O
                                         membro deve estar ciente de que faz parte
                                         da equipe do projeto.
                                         Recursos:
1.3 Estudo de viabilidade
1.3.1 Relatório técnico preliminar       Descrição: Coleta/pesquisa sobre dados
                                         técnicos necessários para viabilização do
                                         projeto.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Criação de um
                                         relatório com os dados técnicos.
                                         Recursos:
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios   Descrição: Identificar e medir os impactos
                                         da implementação do projeto, no negócio.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Documento que
                                         detalhe a medida dos impactos nos
                                         negócios.
                                         Recursos:
1.3.3 Avaliação do custo                 Descrição: Levantamento e avaliação dos
                                         custos envolvidos para a viabilização do
                                         projeto.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Documento que
                                         detalhe os custos envolvidos, bem como
                                         avaliação dos mesmos.
                                         Recursos:
1.3.4 Relatório consolidado              Descrição: Reúne informações sobre o
                                         estudo, de tal forma que seja possível
                                         analisar a viabilidade ou não do mesmo.
                                         Esse documento será destinado à análise
                                         da diretoria executiva (patrocinador). Com
                                         base nele, a diretoria dirá se o projeto
                                         parará ou continuará.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Documento
                                         contendo as informação de viabilidade
                                         (estudo).
                                         Recursos:
1.3.5 Apresentação do estudo             Descrição: Processo em que é apresentado
                                         o estudo para a diretoria (patrocinador)
                                         para que seja avaliada a continuidade ou
                                         não do projeto
                                         Duração:
                                         Critérios: Todos os envolvidos devem
                                         estar presentes na apresentação.
                                         Recursos:



                                         Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
22

1.4 Estudo dos processos organizacionais
atuais
1.4.1 Mapeamento dos processos
1.4.1.1 Coleta de informação             Descrição: Entrevista/reunião com usuário
                                         final de cada área para que sejam
                                         coletadas informações sobre o fluxo dos
                                         processos.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Criação de um
                                         documento que detalhe o fluxo do s
                                         processos. Esse documento terá validade
                                         apenas após assinatura (aprovação) do
                                         usuário, atestando que o processo foi
                                         descrito corretamente.
                                         Recursos:
1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos   Descrição: Com base nos dados coletados,
                                         é necessário desenhar o fluxo do processo,
                                         para facilitar o         entendimento     e
                                         documentação do mesmo.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Criação de um
                                         documento com o desenho do fluxo dos
                                         processos. Tal documento terá validade se
                                         o usuário final, assinar, atestando que o
                                         fluxo está conforme os procedimentos
                                         executados na empresa.
                                         Recursos:
1.4.2 Revisão dos processos              Descrição: Com base no mapeamento dos
                                         processos será feita a revisão de cada um,
                                         para identificação de pontos de retrabalho,
                                         redundância, falhas. Desta forma, é
                                         possível propor melhorias no fluxo.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Criação de um
                                         documento que descreva a análise
                                         efetuada em cada processo, identificando
                                         pontos de atenção, pontos de falha e
                                         redundância.
                                         Recursos:
1.4.3 Relatório analítico dos processos  Descrição: Dados consolidados dos
                                         processos      analisado:     mapeamento,
                                         desenho do fluxo, revisão dos processos e
                                         proposta de otimização do processo.
                                         Duração:
                                         Critérios de aceitação: Criação de um
                                         documento que descreva/mostre a situação
                                         atual dos processos organizacionais, bem
                                         como, proposta de otimização nos
                                         processos.

                                         Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
23

                                     Recursos:
1.4.4 Apresentação do estudo         Descrição: Processo em que é apresentado
                                     o estudo para a diretoria (patrocinador)
                                     para que seja avaliada a continuidade ou
                                     não do projeto
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Todos os
                                     envolvidos devem estar presentes na
                                     apresentação
                                     Recursos:
1.5 Seleção do ERP
1.5.1 Solicitação de propostas       Descrição: Criação da proposta e envio
                                     para os fornecedores selecionados
                                     (vários).
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Documento da
                                     proposta criado, mediante aprovação do
                                     patrociandos     e    revisão do   GP.
                                     Confirmação de recebimento da proposta
                                     pelo fornecedor, por e- mail.
                                     Recursos:
1.5.2 Análise das propostas
1.5.2.1 Análise dos custos           Descrição: Análise dos custos envolvidos
                                     na proposta enviada pelo fornecedor.
                                     Custo de preparação, reestruturação de
                                     processos, treinamento, infraestrutura e
                                     implantação.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Documento que
                                     identifique os custos envolvidos e detalhe
                                     o valor de cada proposta enviada pelo
                                     fornecedor.
                                     Recursos:
1.5.2.2 Análise de características   Descrição: Para cada proposta recebida
                                     será feita a análise das características
                                     funcionais, confiabilidade, usabilidade,
                                     eficiência,              manutenibilidade,
                                     portabilidade, aderência aos processos
                                     organizacionais da empresa.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Criação de um
                                     documento que descreva cada uma das
                                     características para cada proposta
                                     recebida.
                                     Recursos:
1.5.3 Relatório da seleção           Descrição: Comparativo dos dados das
                                     propostas, juntamente com a análise de
                                     custos e características e mostre qual a


                                     Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
24

                                    ordem de seleção dos fornecedor.
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Documento
                                    detalhando os fatores de cada fornecedor,
                                    gerando um comparativo e mostrando a
                                    ordem de seleção dos mesmos. Os dados
                                    devem estar detalhados, a tal ponto que os
                                    envolvidos consigam selecionar um
                                    fornecedor     utilizando     justificativas
                                    concretas.
                                    Recursos:
1.6 Contratação do ERP

1.6.1 Redação contrato              Descrição: Análise dos termos do contrato
                                    que será criado, conforme proposta
                                    enviada pelo fornecedor.
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Criação do contrato
                                    para análise do fornecedor
                                    Recursos:
1.6.2 Negociação do contrato        Descrição: Processo em que ocorre a
                                    negociação dos termos do contrato
                                    (empresa x fornecedor)
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: As partes chegarem
                                    em um comum acordo nos termos do
                                    contrato.
                                    Recursos:
1.6.3 Parecer jurídico              Descrição: Após contrato negociado, é
                                    passado para o jurídico dar o parecer.
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Jurídico deve dar o
                                    parecer do contrato por e- mail, liberando
                                    para assinatura.
                                    Recursos:
1.6.4 Assinatura do contrato        Descrição: Processo em que ocorre a
                                    assinatura do contrato (empresa e
                                    fornecedor)
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Contrato assinado
                                    por ambas as partes e com firma
                                    reconhecida.
                                    Recursos:
1.7 Preparação da implantação
1.7.1 Sensibilização dos usuários
1.7.1.1 Palestra                    Descrição: Palestra para os envolvidos no
                                    projeto e usuários finais. Explanação
                                    sobre      o        ERP,       benefícios,


                                    Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
25

                                        responsabilidades dos usuários quanto à
                                        informações que eles passam à equipe do
                                        projeto. Quebra de barreiras.
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação: Coleta de uma
                                        pesquisa de opinião, após a palestra, para
                                        avaliar a receptividade dos usuários.
                                        Recursos:
1.7.1.2 Reunião departamental           Descrição: Nesse momento são feitas
                                        reuniões em cada departamento, dessa vez
                                        explanando sobre o ERP de forma mais
                                        diretamente relacionado aos processos do
                                        departamento em questão.
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação: Coleta de uma
                                        pesquisa de opinião, após a palestra, para
                                        avaliar a receptividade dos usuários.
                                        Recursos:
1.7.2 Reestruturação dos processos      Descrição: Confrontando os processos
                                        organizacionais atuais da empresa X fluxo
                                        de processo do ERP, é feita a
                                        reestruturação para adaptação.
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação: Documento
                                        mostrando o antes e depois do processo,
                                        bem como justificativa de cada mudança.
                                        Recursos:
1.7.3 Treinamento                       Descrição:      Treinamento     para    os
                                        envolvidos no projeto, mostrando a
                                        funcionalidade do ERP e interação do
                                        sistema com o usuário.
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação: Todos os
                                        envolvidos no projetos (selecionados)
                                        devem participar do treinamento.
                                        Recursos:
1.7.4 Infra-estrutura
1.7.4.1 Aquisição de novo hardware      Descrição: Processo de aquisição do
                                        hardware, conforme requisito do ERP.
                                        Duração:
                                        Critérios de aceitação: Hardware deve
                                        estar instalado, operante e preparado para
                                        instalação do ERP
                                        Recursos:
1.7.4.2 Atualização do banco de dados   Descrição: Processo de aquisição do
                                        banco de dados, seguindo os requisitos do
                                        ERP.
                                        Duração:


                                        Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
26

                                     Critérios de aceitação: Banco de dados
                                     deve estar instalado, operante e preparado
                                     para instalação do ERP
                                     Recursos:
1.8 Customização
1.8.1 Adaptações do software         Descrição: Processo em que alterações no
                                     software são feitas para que seja adaptado
                                     ao processo da empresa.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: A adaptação deve
                                     ser aprovada pelo key user e GP.
                                     Recursos:
1.8.2 Interface com sistema legado   Descrição: Processo que desenvolve a
                                     interface do sistema legado com o ERP, já
                                     que a implementação do ERP será feita
                                     em apenas alguns módulos e os demais
                                     continuarão utilizando o sistema antigo.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Documento
                                     informando o detalhamento de como será
                                     feita a interface entre o sistema legado X
                                     ERP.
                                     Recursos:
1.8.3 Migração                       Descrição: Migração dos dados para o
                                     ERP, desta forma será possível testar os
                                     processos customizados do ERP e a
                                     interface com o sistema legado.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Todos os dados
                                     tenham sido migrados para o ERP, para
                                     que os testes sejam efetuados.
                                     Recursos:
1.8.4 Testes                         Descrição: Processo em que serão testadas
                                     as customizações e interfaces.
                                     Duração:
                                     Critérios de aceitação: Criação de um
                                     Mapa de Teste para cada processo
                                     (customização/interface) para que sejam
                                     evidenciados os pontos testados, bem
                                     como resultado. Em caso de reprovação
                                     do teste, serão necessário informar no
                                     documento a evidência do erro.
                                     Recursos:
1.8.5 Correções                      Descrição:        Mediante       problemas
                                     detectados pelo teste, é nesse momento
                                     que as correções serão feitas.
                                     Duração:
                                     Critérios     de    aceitação: Correções


                                     Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
27

                       efetuadas e gerado novo Mapa de teste e
                       entregue ao usuário para que seja testado
                       novamente.
                       Recursos:
1.9 Implantação
1.9.1 Instalação       Descrição: Processo de instação do ERP
                       em produção (processos standards e
                       customizados)
                       Duração:
                       Critérios de aceitação: Todos os processos
                       terem sido instalados em produção e
                       estarem sendo executados sem falha
                       técnica (exemplo: sem problema de
                       conexão com Banco de dados)
                       Recursos:
1.9.2 Treinamento      Descrição: Processo em que ocorre o
                       treinamento dos usuários finais. Esse
                       treinamento é realizado com a ajuda dos
                       key users)
                       Duração:
                       Critérios de aceitação: Avaliação do
                       treinamento deve ser ministrada após o
                       término e o usuário deverá ter nota maior
                       ou igual a 8 para considerar-se aprovado
                       no treinamento, caso contrário, terá que
                       ser refeito. Todos os usuários terem tido
                       nota maior ou igual a 8 na avaliação
                       ministrada após o treinamento.
                       Recursos:
1.9.3 Migração final   Descrição: Migração dos dados para o
                       ERP, desta forma será possível testar os
                       processos customizados do ERP e a
                       interface com o sistema legado. Essa é a
                       migração final. Á partir daqui, os dados
                       serão de produção (considerados reais)
                       Duração:
                       Critérios de aceitação: Todos os dados
                       tenham sido migrados para o ERP, para
                       que a validação seja efetuada.
                       Recursos:
1.9.4 Validação        Descrição: Validação dos processos do
                       ERP que foram implantados.
                       Duração:
                       Critérios de aceitação: Gerado um
                       documento de solicitação de correção
                       (caso seja reprovador algum processo no
                       ERP), ou gerado um documento de
                       conformidade, caso tenha sido validado
                       com sucesso.

                       Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
28

                                    Recursos:
1.9.5 Correções                     Descrição:      Mediante       problemas
                                    detectados durante a implantação, é nesse
                                    momento que as correções serão feitas.
                                    Duração:
                                    Critérios   de    aceitação: Correções
                                    efetuadas e gerado novo Mapa de teste e
                                    entregue ao usuário para que seja testado
                                    novamente.
                                    Recursos:
1.10 Início da Operação
1.10.1 Acompanhamento inicial       Descrição:     Acompanhamento          dos
                                    processos em suas primeiras execuções
                                    para garantir que não há dúvidas do
                                    usuário quando à ferramenta, nem
                                    problemas nos processos.
                                    Duração:
                                    Critérios      de       aceitação:      O
                                    acompanhamento deve ser realizado junto
                                    com o usuário final (na estação de
                                    trabalho).
                                    Recursos:
1.10.2 Correções                    Descrição:      Mediante        problemas
                                    detectados durante a implantação, é nesse
                                    momento que as correções serão feitas.
                                    Duração:
                                    Critérios   de    aceitação: Correções
                                    efetuadas e gerado novo Mapa de teste e
                                    entregue ao usuário para que seja testado
                                    novamente.
                                    Recursos:
1.11 Encerramento
1.11.1 Contratos                    Descrição: Processo que os contratos são
                                    encerrados.
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Assinatura do
                                    distrato dos contratos
                                    Recursos:
1.11.2 Termo de Aceite do Projeto   Descrição: Momento em que é assinado o
                                    termo de aceite de conclusão total do
                                    projeto
                                    Duração:
                                    Critérios de aceitação: Termo de aceite
                                    assinado.
                                    Recursos:
1.11.3 Divulgação dos resultados    Descrição: Processo em que o resultados
                                    da implantação do ERP são levantados e
                                    divulgados para a empresa e envolvidos.


                                    Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
29

                                               Duração:
                                               Critérios de aceitação: Criação de um
                                               documento com as informações sobre os
                                               resultados da imprlantação. Veiculação
                                               do documento na intranet da empresa,
                                               disponível para todos os usuários.
                                               Recursos:
1.11.4 Documentação                            Descrição: Nesse processo é efetuada a
                                               documentação          dos         processos
                                               customizados/interface / informações do
                                               projeto.
                                               Duração:
                                               Critérios de aceitação: Criação de um
                                               documento que informe a documentação
                                               do projeto e de processos do ERP.
                                               Recursos:
1.11.5 Lições aprendidas                       Descrição: Processo em que são
                                               identificadas/analisadas/registradas     as
                                               lições aprendidas durante o projeto
                                               Duração:
                                               Critérios de aceitação: Registro das lições
                                               aprendidas, no documento estipulado
                                               previamente      pelo     documento      de
                                               Planejamento do Escopo do Projeto.
                                               Recursos:
1.11.6 Reunião de encerramento                 Descrição: Processo em que os envolvidos
                                               com o projeto (diretoria, gerentes e key
                                               users) se reunem para encerrar
                                               oficialmente o projeto.
                                               Duração:
                                               Critérios de aceitação: Todos envolvidos
                                               participem da reunião.
                                               Recursos:




Códig o    Nome do documento         Projeto    Emitente   Versão   Data            Página
                                                                                     14/14
004/2011   EAP e Dicionário de EAP   ERPX       GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                               Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
30

Plano de Gerenciamento do Escopo
                Implantação de um sistema ERP - ERPX


Empresa        IMPORTEX LTDA                                        Versão      1.0

Autor          GP                                                      Data 29/01/2011

Aprovador      Diretor Executivo - Dex                       Confidencial ( )Sim (x )Não

    1. Objetivos

Estabelecer como o escopo do projeto será gerenciado, bem como, serão tratadas e
controladas as alterações de escopo

    2. Gerenciamento do escopo

O escopo deste projeto foi definido inicialmente com a declaração de escopo
correspondente e detalhado conforme apresentado na EAP (Estrutura analítica do
projeto). A aprovação do documento contendo o escopo foi feita pelo Diretor executivo,
Sr. Dex, enviado ao gerente do projeto após o recebimento da declaração.

Durante as fases do ciclo de vida do projeto, são elaborados estudos a fim de reduzir
as incertezas através da elaboração de uma solução técnica, estudos estes que
podem gerar alterações de escopo. Essas alterações de escopo obedecerão as regras
descritas a seguir visando garantir um completo alinhamento entre as partes
envolvidas no projeto, no que diz respeito ao escopo definido e a expectativa dos
produtos a serem gerados pelo projeto. Tais alterações serão documentadas visando
a criação de um documento contendo todas as alterações que poderá ser usado como
mecanismo de consultas em caso de dúvidas a respeito do escopo por ambas as
partes.

O escopo será gerenciado do início ao final do projeto e as mudanças podem ser
solicitadas por qualquer parte interessada no projeto.

Durante a fase de projeto, quando necessário, serão realizadas reuniões de
acompanhamento. O mecanismo das reuniões é descrito a seguir.




Códig o    Nome do documento            Projeto   Emitente    Versão     Data           Página 1/4

004/2011   Plano de Gerenc. de Escopo    ERPX     GP          1.0        29/ 01/ 2011

                                             Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
31

    3. Reuniões

Quem pode convocar: Gerente do Projeto ou Patrocinador.

Local de realização: Conforme a conveniência. O local deve ser acertado entre as
partes quando da solicitação da reunião.

Participantes: devem estar presentes sempre o Gerente do Projeto e o solicitante da
reunião e outras pessoas cujas presenças forem necessárias para o andamento da
reunião.

Conteúdo das reuniões: elas serão reuniões de acompanhamento do andamento do
projeto ou de uma situação específica de uma fase do projeto, chamadas de reuniões
de ponto da situação e também para discussão das solicitações de mudança de
escopo no que se refere aos seus impactos no escopo, custo, prazo e qualidade.
Também serão tomadas as decisões se tais pedidos de solicitação de mudança de
escopo serão aceitos ou não.

Produto de cada reunião: o produto de cada reunião é uma ata na qual contém os
pontos abordados e as decisões tomadas. Essa ata ficará armazenada na pasta do
projeto e será distribuída via e-mail a todos os participantes da reunião.


    4. Gerenciamento de Comunicações

Toda e qualquer modificação deverá ser originada através do preenchimento
do formulário de Solicitação de Mudança de Escopo. Além disso, toda
solicitação de mudança de escopo será registrada no formulário de Controle
das Solicitações de Mudança de Escopo visando controlar o histórico das
modificações. Esses formulários foram enviados aos participantes do projeto
pelo gerente do projeto, quando do envio da Declaração de Escopo.

Toda solicitação de mudança de escopo feita será analisada pelo gerente de
projeto e seus impactos serão devidamente documentados através da
realização de uma reunião entre as partes. Nessa reunião serão analisados
todos os impactos dessa solicitação de mudanças. Caso o gerente de projeto
não tenha delegação para aprovar as mudanças solicitadas ele seguirá o
processo de escalada dentro da empresa para obter as requeridas aprovações.

O gerente de projetos será o responsável em garantir que todas as áreas da
empresa sejam envolvidas para a análise das solicitações de mudança do
escopo, de forma que se a mesma for aprovada não haverá problemas futuros
para implementação da mudança de escopo.

Se a solicitação de mudança de escopo for reprovada ela será arquivada e se
for aprovada será incorporada no projeto. A aprovação ou reprovação da
mudança de escopo será enviada aos participantes via e-mail, com o formulário
de solicitação de mudança com o campo parecer devidamente preenchido.
Códig o    Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 2/4

004/2011   Plano de Gerenc. de Escopo   ERPX      GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                             Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
32


          4.1. Fluxo para controle de mudanças




    5. Lições aprendidas

Ao final do projeto a empresa irá fazer um balanço e serão guardadas as lições
aprendidas onde serão expostos os pontos positivos e negativos ocorridos
durante a fase de projeto.

Dessa forma para os próximos projetos a serem executados, a empresa não
cometerá os mesmos erros, visando a melhoria contínua dos seus processos
buscando sempre melhorar a implementação dos projetos.


Códig o     Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 3/4

004/2011    Plano de Gerenc. de Escopo   ERPX      GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                              Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
33


    6. Mudanças no plano de gerenciamento de escopo

Caso se deseje alterar este documento visando adequar algum procedimento à
sua realidade, o interessado deverá fazê -lo através de solicitação via e-mail. Se
ninguém se manifestar quando da aprovação do escopo esse plano será
tomado como mecanismo oficial de comunicação entre as partes no que diz
respeito à gerência do escopo na fase de projeto.




Códig o    Nome do documento            Projeto   Emitente   Versão   Data           Página 4/4

004/2011   Plano de Gerenc. de Escopo   ERPX      GP         1.0      29/ 01/ 2011

                                             Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
34

                             Ata de reunião
                  Implantação do sistema ERP - ERPX
  Empresa       Importex Ltda                          Versão 1.0

  Autor         GP                                         Data XX/XX/XX

  Aprovador     Dex – Diretor Executivo          Confidencial ( )Sim (X )Não



   Data     da      reunião: Local:                                    Ata  número:
   XX/XX/XXXX                                                          XXXX
   Projeto:
   Gerente de Projeto:
   Relatado por:
   Presentes:



   Objetivos:



   Decisões



   Item                         Responsável                   Data Alvo


   Assinaturas               e Assinatura Redator             Assinatura Gerente do
   Aprovações                                                 Proj.




                                Data: __/__/__
                                                              Data: __/__/__




Códig o     Nome do documento     Projeto   Emiten   Versão     Data           Página 1/1
                                            te
007/2011    Ata de Reunião         ERPX              1.0        29/ 01/ 2011
                                            GP


                                            Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
35

    Solicitação de mudança de Escopo de Projeto
                  Implantação do sistema ERP - ERPX
  Empresa       Importex Ltda                             Versão     1.0

  Autor         GP                                           Data XX/XX/XX

  Aprovador     Dex – Diretor Executivo            Confidencial ( )Sim (X )Não



  Data da solicitação: XX/XX/XXXX              Solicitação número: XXXX
  Projeto:
  Gerente de Projeto:
  Requerido por:
  Descrição:




  Motivo:




  Impactos
  Escopo:

  Custo:

  Prazo:

  Observações:



  Anexos:                                      Documentos de referência:
  Parecer:




Códig o     Nome do documento   Projet    Emiten    Versão    Data           Página 1/1
                                o         te
008/2011    Solicitação de                          1.0       29/ 01/ 2011
            Mudança de Escopo    ERPX     GP

                                           Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
36

           Formulári o de regist ro de mud anç as
                   Implantação do sistema ERP - ERPX
  Empresa          Importex Ltda                                  Versão 1.0

  Autor            GP                                                Data XX/XX/XX

  Aprovador        Dex – Diretor Executivo               Confidencial ( )Sim (X )Não


  Ident     Sumário        Solicitante        Data            Data      Situação    Prazo e
            da                                solicitação     avaliação             custo
             mudança                                                                adicionais




OBS: Preencher no campo “Situação”:
Em análise – Análise de impacto sendo realizada pelo responsável;
Autorizada – A mudança foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execução;
Rejeit ada – A mudança foi rejeitada pelo CCM, não será realizada;
Concluída – A mudança já foi autorizada e o serviço foi concluído




Códig o     Nome do documento        Projet     Emiten      Versão    Data         Página 1/1
                                     o          te
009/2011    Formulário de registro                          1.0       29/ 01/ 20
            de mudanças              ERPX       GP                    11


                                                  Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
37

           Formulário de lições aprendidas
                   Implantação do sistema ERP - ERPX
Empresa          Importex Ltda                                 Versão 1.0

Autor            GP                                               Data XX/XX/XX

Aprovador        Dex – Diretor Executivo               Confidencial ( )Sim (X )Não


Descrição       Fase do Área         Fato           Ações               Data de       Registrado
da     lição    Projeto              gerador        Planejadas          Registro      por
aprendida




Códig o     Nome do documento      Projet   Emite     Versão     Data              Página 1/1
                                   o        nte
010/2011    Formulário de Lições                      1.0        29/ 01/ 2011
            Aprendidas             ERPX     GP

                                                 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Project model-canvas-apresentacao
Project model-canvas-apresentacaoProject model-canvas-apresentacao
Project model-canvas-apresentacaoleopaiva217101
 
Construção de uma casa
Construção de uma casaConstrução de uma casa
Construção de uma casaMarco Coghi
 
Termo de abertura do projeto - beauty
Termo de abertura do projeto - beautyTermo de abertura do projeto - beauty
Termo de abertura do projeto - beautyMLGV
 
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...nvenanzoni
 
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rh
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rhGerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rh
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rhFernando Palma
 
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_doc
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_docGestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_doc
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_docneyfds
 
Kerzner gerenciamento de projetos uma abordagem sistêmica para o planejamen...
Kerzner gerenciamento de projetos   uma abordagem sistêmica para o planejamen...Kerzner gerenciamento de projetos   uma abordagem sistêmica para o planejamen...
Kerzner gerenciamento de projetos uma abordagem sistêmica para o planejamen...Tatiana Jatobá
 
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoes
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoesGerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoes
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoesJucioliver
 
Gerenciamento de Projetos de TI
Gerenciamento de Projetos de TIGerenciamento de Projetos de TI
Gerenciamento de Projetos de TIEliseu Castelo
 
modelo de documento de gestão de projetos.pdf
modelo de documento de gestão de projetos.pdfmodelo de documento de gestão de projetos.pdf
modelo de documento de gestão de projetos.pdftiagoRocha693580
 
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in SumaréCase de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in SumaréEli Rodrigues
 
EAP - Estrutura analítica de projetos
EAP -  Estrutura analítica de projetosEAP -  Estrutura analítica de projetos
EAP - Estrutura analítica de projetosAragon Vieira
 
Pmbok
PmbokPmbok
Pmboklcbj
 
Declaracao de escopo projeto novas fronteiras
Declaracao de escopo projeto novas fronteirasDeclaracao de escopo projeto novas fronteiras
Declaracao de escopo projeto novas fronteirasRicardo Hippler
 
Construção de uma nova casa
Construção de uma nova casaConstrução de uma nova casa
Construção de uma nova casaMarco Coghi
 

Mais procurados (20)

Project model-canvas-apresentacao
Project model-canvas-apresentacaoProject model-canvas-apresentacao
Project model-canvas-apresentacao
 
Construção de uma casa
Construção de uma casaConstrução de uma casa
Construção de uma casa
 
Termo de abertura do projeto - beauty
Termo de abertura do projeto - beautyTermo de abertura do projeto - beauty
Termo de abertura do projeto - beauty
 
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...
FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v2 - Disciplina Concorrênci...
 
EAP
EAPEAP
EAP
 
Gerencia de custo
Gerencia de custoGerencia de custo
Gerencia de custo
 
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rh
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rhGerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rh
Gerenciamento de Projetos PMBOK cap9 rh
 
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_doc
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_docGestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_doc
Gestao de projetos_-_exercicio_1._com_gabarito_doc
 
Kerzner gerenciamento de projetos uma abordagem sistêmica para o planejamen...
Kerzner gerenciamento de projetos   uma abordagem sistêmica para o planejamen...Kerzner gerenciamento de projetos   uma abordagem sistêmica para o planejamen...
Kerzner gerenciamento de projetos uma abordagem sistêmica para o planejamen...
 
Gerenciamento de Recursos Humanos
Gerenciamento de Recursos HumanosGerenciamento de Recursos Humanos
Gerenciamento de Recursos Humanos
 
Modelos eap
Modelos eapModelos eap
Modelos eap
 
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoes
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoesGerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoes
Gerenciamento de-projetos-exercicios-resolvidos-estudo-de-casos-e-simulacoes
 
Gerenciamento de Projetos de TI
Gerenciamento de Projetos de TIGerenciamento de Projetos de TI
Gerenciamento de Projetos de TI
 
modelo de documento de gestão de projetos.pdf
modelo de documento de gestão de projetos.pdfmodelo de documento de gestão de projetos.pdf
modelo de documento de gestão de projetos.pdf
 
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in SumaréCase de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré
Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré
 
EAP - Estrutura analítica de projetos
EAP -  Estrutura analítica de projetosEAP -  Estrutura analítica de projetos
EAP - Estrutura analítica de projetos
 
Pmbok
PmbokPmbok
Pmbok
 
Declaracao de escopo projeto novas fronteiras
Declaracao de escopo projeto novas fronteirasDeclaracao de escopo projeto novas fronteiras
Declaracao de escopo projeto novas fronteiras
 
Declaracao de escopo de um projecto
Declaracao de escopo de um projectoDeclaracao de escopo de um projecto
Declaracao de escopo de um projecto
 
Construção de uma nova casa
Construção de uma nova casaConstrução de uma nova casa
Construção de uma nova casa
 

Semelhante a FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v1 - Disciplina Concorrência de Projetos

Portfolio patricia rodrigues 20130401
Portfolio patricia rodrigues 20130401Portfolio patricia rodrigues 20130401
Portfolio patricia rodrigues 20130401pagurodrigues
 
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total Cosmos
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total CosmosCustomização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total Cosmos
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total CosmosMarco Coghi
 
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status Report
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status ReportGestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status Report
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status ReportAlessandro Almeida
 
Implantação SAP
Implantação SAPImplantação SAP
Implantação SAPMarco Coghi
 
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8Ueliton da Costa Leonidio
 
Atualizações do PMBOK 4ª Edição
Atualizações do PMBOK 4ª EdiçãoAtualizações do PMBOK 4ª Edição
Atualizações do PMBOK 4ª EdiçãoTI Infnet
 
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPA
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPASigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPA
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPAthiagoalbuquerquee
 
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/A
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/AImplantação SAP - Volvo do Brasil S/A
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/AMarco Coghi
 
Administração de projetos - Integração - Aula 7
Administração de projetos - Integração - Aula 7Administração de projetos - Integração - Aula 7
Administração de projetos - Integração - Aula 7Ueliton da Costa Leonidio
 
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)maryvascon
 
Gerenciamento projetos cap
Gerenciamento projetos capGerenciamento projetos cap
Gerenciamento projetos capleopaiva217101
 
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)Peter Mello
 
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02Aurivan
 
CV Rogério Casimiro Reis 2015
CV Rogério Casimiro Reis 2015CV Rogério Casimiro Reis 2015
CV Rogério Casimiro Reis 2015Rog Casimiro Reis
 

Semelhante a FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v1 - Disciplina Concorrência de Projetos (20)

Gerenciamento de integracao
Gerenciamento de integracaoGerenciamento de integracao
Gerenciamento de integracao
 
Portfolio patricia rodrigues 20130401
Portfolio patricia rodrigues 20130401Portfolio patricia rodrigues 20130401
Portfolio patricia rodrigues 20130401
 
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total Cosmos
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total CosmosCustomização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total Cosmos
Customização e Implantação do ERPSystem na Empresa Total Cosmos
 
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status Report
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status ReportGestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status Report
Gestão de Projetos e Empreendedorismo - Atividade: Status Report
 
Implantação SAP
Implantação SAPImplantação SAP
Implantação SAP
 
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8
Administração de Projetos - Planejamento - Escopo - Aula 8
 
Atualizações do PMBOK 4ª Edição
Atualizações do PMBOK 4ª EdiçãoAtualizações do PMBOK 4ª Edição
Atualizações do PMBOK 4ª Edição
 
Renova energia windpowertech_pdf
Renova energia windpowertech_pdfRenova energia windpowertech_pdf
Renova energia windpowertech_pdf
 
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPA
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPASigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPA
Sigepca – Uma Aplicação de Enterprise Content Management na CAGEPA
 
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/A
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/AImplantação SAP - Volvo do Brasil S/A
Implantação SAP - Volvo do Brasil S/A
 
Administração de projetos - Integração - Aula 7
Administração de projetos - Integração - Aula 7Administração de projetos - Integração - Aula 7
Administração de projetos - Integração - Aula 7
 
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)
Gerencia deprojeos modulo_2_final_ (1)
 
Arena do Leão
Arena do LeãoArena do Leão
Arena do Leão
 
Arena do Leão
Arena do LeãoArena do Leão
Arena do Leão
 
Gerenciamento projetos cap
Gerenciamento projetos capGerenciamento projetos cap
Gerenciamento projetos cap
 
CV_Roberta_Perussi Abr2015
CV_Roberta_Perussi Abr2015CV_Roberta_Perussi Abr2015
CV_Roberta_Perussi Abr2015
 
Project
ProjectProject
Project
 
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)
Recursos Compartilhados e Portfolio (Sucesu-RS / GUGP)
 
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02
FGP, MBA Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, Aula 02
 
CV Rogério Casimiro Reis 2015
CV Rogério Casimiro Reis 2015CV Rogério Casimiro Reis 2015
CV Rogério Casimiro Reis 2015
 

FGV Bauru GPJ7 - Plano de Gerenciamento de Escopo v1 - Disciplina Concorrência de Projetos

  • 1. 1 FGV/BAUGU – GP7 CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02 ESCOPO Grupo 7 – Projeto ERPX Alunos: Alexandre Moisés de Goys Aline Sayuri Galelli Natália Venanzoni Ferreira Corrêa Paulo José China Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 2. 2 Termo de Abertura do Projeto Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0 Autor GP Data 08/01/2011 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 1. Título do Projeto Implantação de um Sistema ERP - ERPX 2. Resumo das condições de que definem o projeto A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. 3. Justificativa do projeto Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios: a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva. 4. Descrição do projeto O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/4 001/2011 Termo de Abertura do Projeto ERPX GP 1.0 08/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 3. 3 5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos. 6. Principais stakeholders e seus interesses Função Nome Grau de Interesse e-mail importância Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com Projeto projeto Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com Aquisições aquisições Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com Financeiro 7. Produto e cronograma básico ERPX – Implantação de um sistema ERP Mese s 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Planejamento Estudo processos organizacionais atuais Estudo de viabilidade Seleção e definição do ERP/fornecedor. Revisão/adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica Implantação (parametrização, customização, testes e homologação) Treinamento Acompanhamento início operação Documentação Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 2/4 001/2011 Termo de Abertura do Projeto ERPX GP 1.0 08/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 4. 4 8. Premissas e restrições iniciais 7.1. Premissa Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante. Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede). Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto. Disponibilidade de recursos necessários ao projeto. Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações. Livre acesso às áreas para levantamento de informações. A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP. O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh. As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes. A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto 7.2. Restrição O software deverá estar em operação em 18 meses. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok) 8. Comitê de mudanças Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto. Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP. 9. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 3/4 001/2011 Termo de Abertura do Projeto ERPX GP 1.0 08/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 5. 5 10. Controle e gerenciamento das informações Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup implementadas. O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem seguir os modelos/padrões informados pelo GP. 11. Riscos de alto nível Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto. Perda do patrocinador Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP Resistência dos funcionários na implantação do ERP Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização 12. Acompanhamento do projeto O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. 13. Requisitos para aprovação do projeto Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do projeto. Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto, contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção atualizada para o término do projeto. No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser justificado e apresentado um plano de ação. 14. Aprovação do Termo de Abertura Data: 08/01/2011 Autorização _________________________ Dex - Diretor Executivo Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 4/4 001/2011 Termo de Abertura do Projeto ERPX GP 1.0 08/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 6. 6 Matriz de Rastreabilidade de Requisitos Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0 Autor GP Data 20/01/2011 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não REQUISITOS DO PROJETO Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Diret or O ERP deverá estar Patrocinador Alta Atender custos e executivo - implantado em até 18 prazos. Dex meses. O orçamento para o projeto é R$ 1.500.000,00. Gerente de Prover a gerenciamento e Gestão Alta Criação Projeto controle do projeto planejamento de projeto Priorizar os processos e Controle de opções embutidas no ERP customizações Controle do projeto Gerente Prover liberação de Prover Alta Atender orçamento Financeiro recursos financeiros recursos e fluxo de caixa financeiros previsto Gerente Prover os recursos para Apoio Média Equipe de trabalho Funcionais trabalhar no projeto. formada (key users selecionados) Gerente de Assinar contratos dos Suporte Alta Contratos assinados Aquisições softwares/infra requeridos técnico Gerente Capacitação da equipe Prover Médio Equipe de projeto Recursos para execução do projeto recursos treinada. Humanos Capacitação dos Funcionários funcionários para treinados e utilização do ERP, antes avaliados. do GO live. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/2 003/2011 Matriz de Rastreabilidade ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 7. 7 REQUISITOS DO PRODUTO Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Gerente Suporte a transações Prover Alta No mínimo 3 financeiro multimoedas recursos moedas. financeiros Gerente de RH Sistema fácil de ser Prover Médio Interfaces gráficas utilizado, facilitando o recursos Navegação simples e trabalho do funcionário humanos direta com interface amigável Manuais fáceis de utilizar Gerente de TI Escalabilidade e segurança Prover Alta Gestão de senhas recursos de Rotinas de backup TI Recuperação de dados Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 2/2 003/2011 Matriz de Rastreabilidade ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 8. 8 Declaração de Escopo do Projeto Projeto ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0 Autor GP Data 20/01/2011 Aprovador Diretor Executivo – Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 9. Título do Projeto Implantação de um Sistema ERP - ERPX 10. Patrocinador Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças 11. Gerente de projetos designado e nível de autoridade O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos. 12. Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber, contas a pagar, controladoria e faturamento Sr. Dex Patrocinador GP Gerente de Projeto GFcp GFfin GFti GFrh Área de Área de Área de TI Recursos Aquisições Finan ças Hum anos Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 9. 9 13. Comitê de mudanças Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto. Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP. 14. Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto 6.1. Resumo das condições de que definem o projeto A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. 6.2. Justificativa do projeto Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios: a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva. 6.3. Descrição do projeto O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa. 6.4. Objetivo do projeto Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio da empresa e apoiar decisões estratégicas. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 2/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 10. 10 6.5. Produto e cronograma básico ERPX – Implantação de um sistema ERP Mese s 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Planejamento Estudo processos organizacionais atuais Estudo de viabilidade Seleção e definição do ERP/fornecedor. Revisão/adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica Implantação (parametrização, customização, testes e homologação) Treinamento Acompanhamento início operação Documentação 7. Expectativa do cliente/patrocinador Projeto em conformidade com Termo de abertura Projeto dentro do prazo e orçamento previstos. 8. Premissas e restrições iniciais 8.1. Premissa Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante. Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede). Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto. Disponibilidade de recursos necessários ao projeto. Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações. Livre acesso às áreas para levantamento de informações. A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP. O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh. As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes. A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 3/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 11. 11 8.2. Restrição O software deverá estar em operação em 18 meses. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok) 9. Fatores de sucesso do projeto Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos Todos os módulos implantados estarem em operação. Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados, analisados. Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação aplicada ao final do treinamento seja no m ínimo 8 (numa escala de 0 a 10) Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois) Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois) 10. Fora do escopo Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do orçamento do projeto Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 4/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 12. 12 11. EAP Preliminar Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 5/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 13. 13 12. Riscos iniciais Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto. Perda do patrocinador Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users) Resistência dos funcionários na implantação do ERP Falta de apoio da alta direção Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização Falta de aderência do ERP aos processos da organização. Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento 13. Principais atividades, estratégias e entregas O mapeamento e análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o sucesso do projeto. 13.1. Plano de entrega e marcos do projeto Término Gerente de Projeto definido 01/01/ 2011 Termo de abertura aprovado 08/01/ 2011 Declaração de escopo aprovado 20/01/ 2011 Cronograma definido 25/01/ 2011 Plano de projeto concluído 29/01/ 2011 Aprovação do Plano de projeto 31/01/ 2011 Estudo processos organizacionais atuais 28/02/ 2011 Estudo de viabilidade 31/03/ 2011 Seleção e contratação do 30/04/ 2011 ERP/fornecedor. Revisão/adequação dos processos 31/05/ 2011 operacionais à nova realidade sistêmica Implantação (parametrização, 30/04/ 2012 customização, testes e homologação) Treinamento 30/04/ 2012 Auditoria Operacional (acompanhamento) 15/06/ 2012 Documentação 25/06/ 2012 Resultados divulgados 30/06/ 2012 Lições aprendidas registradas 30/06/ 2012 Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 6/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 14. 14 14. Principais stakeholders e seus interesses Função Nome Grau de Interesse e-mail importância Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com Projeto projeto Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com Aquisições aquisições Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com Financeiro 15. Orçamento e cronograma básico O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de: Fluxo de desembolso previsto Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 R$ 200.000,00 200.000,00 100.000,00 100.000,00 100.000,00 100.000.00 10.000,00 50.000,00 50.000,00 80.000,00 80.000,00 80.000,00 70.000,00 70.000,00 65.000,00 60.000,00 55.000,00 30.000,00 16. Controle e gerenciamento das informações Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup implementadas. O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 7/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 15. 15 17. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto Data: 20/01/2011 Autorização _________________________ Dex - Diretor Executivo Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 8/8 002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 16. 16 EAP e Dicionário da EAP Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0 Autor GP Data 31/01/2011 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não EAP até o nível 2 Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/14 004/2011 EAP e Dicionário de EAP ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 17. 17 EAP Completa Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 2/14 004/2011 EAP e Dicionário de EAP ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 18. 18 EAP Analítica 1 Implantação de um ERP - ERPX 1.1 Gerenciamento de Projeto 1.1.1 Reunião de início do projeto 1.1.2 Escopo 1.1.3 Tempo 1.1.4 Custo 1.1.5 Integração 1.1.6 Riscos 1.2 Definição 1.2.1 Definição do escopo do produto 1.2.2 Análise dos impactos 1.2.3 Comprometimento com o projeto 1.2.4 Formação da equipe 1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatório técnico preliminar 1.3.2 Medida dos impactos nos negócios 1.3.3 Avaliação do custo 1.3.4 Relatório consolidado 1.3.5 Apresentação do estudo 1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais 1.4.1 Mapeamento dos processos 1.4.1.1 Coleta de informação 1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos 1.4.2 Revisão dos processos 1.4.3 Relatório analítico dos processos 1.4.4 Apresentação do estudo 1.5 Seleção do ERP 1.5.1 Solicitação de propostas 1.5.2 Análise das propostas 1.5.2.1 Análise dos custos 1.5.2.2 Análise de características 1.5.3 Relatório da seleção 1.6 Contratação do ERP 1.6.1 Redação contrato 1.6.2 Negociação do contrato 1.6.3 Parecer jurídico 1.6.4 Assinatura do contrato 1.7 Preparação da implantação 1.7.1 Sensibilização dos usuários 1.7.1.1 Palestra 1.7.1.2 Reunião departamental 1.7.2 Reestruturação dos processos 1.7.3 Treinamento 1.7.4 Infra-estrutura 1.7.4.1 Aquisição de novo hardware 1.7.4.2 Atualização do banco de dados Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 3/14 004/2011 EAP e Dicionário de EAP ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 19. 19 1.8 Customização 1.8.1 Adaptações do software 1.8.2 Interface com sistema legado 1.8.3 Migração 1.8.4 Testes 1.8.5 Correções 1.9 Implantação 1.9.1 Instalação 1.9.2 Treinamento 1.9.3 Migração final 1.9.4 Validação 1.9.5 Correções 1.10 Início da Operação 1.10.1 Acompanhamento inicial 1.10.2 Correções 1.11 Encerramento 1.11.1 Contratos 1.11.2 Termo de Aceite do Projeto 1.11.3 Divulgação dos resultados 1.11.4 Documentação 1.11.5 Lições aprendidas 1.11.6 Reunião de encerramento Dicionário da EAP 1 Implantação de um ERP - ERPX 1.1 Gerenciamento de Projeto 1.1.1 Reunião de início do projeto Descrição: Reunião inicial para divulgação do início do projeto aos interessados, apresentação do Gerente de projeto (GP) e esclarecimento de dúvidas. Duração: Critérios de aceitação: Todos os envolvidos devem estar presentes. Ata de reunião preenchida pelo GP e assinada por todos os presentes Recursos: 1.1.2 Escopo Descrição: Gerenciamento do Escopo do Projeto Duração: Critérios de aceitação: Escopo do projeto concluído conforme requisitos iniciais. Recursos: 1.1.3 Tempo Descrição: Gerenciamento do tempo Duração: Critérios de aceitação: Cumprir o prazo inicial requerido de 18 meses Recursos: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 20. 20 1.1.4 Custo Descrição: Gerenciamento de custos Duração: Critérios de aceitação: Cumprir o orçamento de R$1.500.000,00 Recursos: 1.1.5 Integração Descrição: Gerenciamento da integração Duração: Critérios de aceitação: Concluir o projeto dentro das expectativas dos stakeholders Recursos: 1.1.6 Riscos Descrição: Gerenciamento de Riscos Duração: Critérios de aceitação: Evitar todos os riscos identificados para que o projeto seja feito conforme o planejado. Recursos: 1.2 Definição 1.2.1 Definição do escopo do produto Descrição: Definir as funcionalidades, características e requisitos do produto. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento com as definições detalhadas. Esse documentos deve ser assinado pelo Patrocinados (Dex) e revisado pelo GP. Recursos: 1.2.2 Análise dos impactos Descrição: Identificar, quantificar e qualificar os impactos da implementação do projeto na empresa. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que descreva o impacto e detalhe a análise de cada um. Recursos: 1.2.3 Comprometimento com o projeto Descrição: Definição/análise do comprometimento requerido para execução do projeto pelos envolvidos Duração: Critérios de aceitação: Criar um documento que defina as funções e comprometimento esperados perante o projeto Recursos: 1.2.4 Formação da equipe Descrição: Definição das pessoas que devem fazer parte do projeto / Divulgação para os envolvidos. Seleção dos key users. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que mostre o organograma e Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 21. 21 pessoas que farão parte do projeto. O membro deve estar ciente de que faz parte da equipe do projeto. Recursos: 1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatório técnico preliminar Descrição: Coleta/pesquisa sobre dados técnicos necessários para viabilização do projeto. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um relatório com os dados técnicos. Recursos: 1.3.2 Medida dos impactos nos negócios Descrição: Identificar e medir os impactos da implementação do projeto, no negócio. Duração: Critérios de aceitação: Documento que detalhe a medida dos impactos nos negócios. Recursos: 1.3.3 Avaliação do custo Descrição: Levantamento e avaliação dos custos envolvidos para a viabilização do projeto. Duração: Critérios de aceitação: Documento que detalhe os custos envolvidos, bem como avaliação dos mesmos. Recursos: 1.3.4 Relatório consolidado Descrição: Reúne informações sobre o estudo, de tal forma que seja possível analisar a viabilidade ou não do mesmo. Esse documento será destinado à análise da diretoria executiva (patrocinador). Com base nele, a diretoria dirá se o projeto parará ou continuará. Duração: Critérios de aceitação: Documento contendo as informação de viabilidade (estudo). Recursos: 1.3.5 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou não do projeto Duração: Critérios: Todos os envolvidos devem estar presentes na apresentação. Recursos: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 22. 22 1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais 1.4.1 Mapeamento dos processos 1.4.1.1 Coleta de informação Descrição: Entrevista/reunião com usuário final de cada área para que sejam coletadas informações sobre o fluxo dos processos. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que detalhe o fluxo do s processos. Esse documento terá validade apenas após assinatura (aprovação) do usuário, atestando que o processo foi descrito corretamente. Recursos: 1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos Descrição: Com base nos dados coletados, é necessário desenhar o fluxo do processo, para facilitar o entendimento e documentação do mesmo. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento com o desenho do fluxo dos processos. Tal documento terá validade se o usuário final, assinar, atestando que o fluxo está conforme os procedimentos executados na empresa. Recursos: 1.4.2 Revisão dos processos Descrição: Com base no mapeamento dos processos será feita a revisão de cada um, para identificação de pontos de retrabalho, redundância, falhas. Desta forma, é possível propor melhorias no fluxo. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que descreva a análise efetuada em cada processo, identificando pontos de atenção, pontos de falha e redundância. Recursos: 1.4.3 Relatório analítico dos processos Descrição: Dados consolidados dos processos analisado: mapeamento, desenho do fluxo, revisão dos processos e proposta de otimização do processo. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que descreva/mostre a situação atual dos processos organizacionais, bem como, proposta de otimização nos processos. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 23. 23 Recursos: 1.4.4 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou não do projeto Duração: Critérios de aceitação: Todos os envolvidos devem estar presentes na apresentação Recursos: 1.5 Seleção do ERP 1.5.1 Solicitação de propostas Descrição: Criação da proposta e envio para os fornecedores selecionados (vários). Duração: Critérios de aceitação: Documento da proposta criado, mediante aprovação do patrociandos e revisão do GP. Confirmação de recebimento da proposta pelo fornecedor, por e- mail. Recursos: 1.5.2 Análise das propostas 1.5.2.1 Análise dos custos Descrição: Análise dos custos envolvidos na proposta enviada pelo fornecedor. Custo de preparação, reestruturação de processos, treinamento, infraestrutura e implantação. Duração: Critérios de aceitação: Documento que identifique os custos envolvidos e detalhe o valor de cada proposta enviada pelo fornecedor. Recursos: 1.5.2.2 Análise de características Descrição: Para cada proposta recebida será feita a análise das características funcionais, confiabilidade, usabilidade, eficiência, manutenibilidade, portabilidade, aderência aos processos organizacionais da empresa. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que descreva cada uma das características para cada proposta recebida. Recursos: 1.5.3 Relatório da seleção Descrição: Comparativo dos dados das propostas, juntamente com a análise de custos e características e mostre qual a Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 24. 24 ordem de seleção dos fornecedor. Duração: Critérios de aceitação: Documento detalhando os fatores de cada fornecedor, gerando um comparativo e mostrando a ordem de seleção dos mesmos. Os dados devem estar detalhados, a tal ponto que os envolvidos consigam selecionar um fornecedor utilizando justificativas concretas. Recursos: 1.6 Contratação do ERP 1.6.1 Redação contrato Descrição: Análise dos termos do contrato que será criado, conforme proposta enviada pelo fornecedor. Duração: Critérios de aceitação: Criação do contrato para análise do fornecedor Recursos: 1.6.2 Negociação do contrato Descrição: Processo em que ocorre a negociação dos termos do contrato (empresa x fornecedor) Duração: Critérios de aceitação: As partes chegarem em um comum acordo nos termos do contrato. Recursos: 1.6.3 Parecer jurídico Descrição: Após contrato negociado, é passado para o jurídico dar o parecer. Duração: Critérios de aceitação: Jurídico deve dar o parecer do contrato por e- mail, liberando para assinatura. Recursos: 1.6.4 Assinatura do contrato Descrição: Processo em que ocorre a assinatura do contrato (empresa e fornecedor) Duração: Critérios de aceitação: Contrato assinado por ambas as partes e com firma reconhecida. Recursos: 1.7 Preparação da implantação 1.7.1 Sensibilização dos usuários 1.7.1.1 Palestra Descrição: Palestra para os envolvidos no projeto e usuários finais. Explanação sobre o ERP, benefícios, Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 25. 25 responsabilidades dos usuários quanto à informações que eles passam à equipe do projeto. Quebra de barreiras. Duração: Critérios de aceitação: Coleta de uma pesquisa de opinião, após a palestra, para avaliar a receptividade dos usuários. Recursos: 1.7.1.2 Reunião departamental Descrição: Nesse momento são feitas reuniões em cada departamento, dessa vez explanando sobre o ERP de forma mais diretamente relacionado aos processos do departamento em questão. Duração: Critérios de aceitação: Coleta de uma pesquisa de opinião, após a palestra, para avaliar a receptividade dos usuários. Recursos: 1.7.2 Reestruturação dos processos Descrição: Confrontando os processos organizacionais atuais da empresa X fluxo de processo do ERP, é feita a reestruturação para adaptação. Duração: Critérios de aceitação: Documento mostrando o antes e depois do processo, bem como justificativa de cada mudança. Recursos: 1.7.3 Treinamento Descrição: Treinamento para os envolvidos no projeto, mostrando a funcionalidade do ERP e interação do sistema com o usuário. Duração: Critérios de aceitação: Todos os envolvidos no projetos (selecionados) devem participar do treinamento. Recursos: 1.7.4 Infra-estrutura 1.7.4.1 Aquisição de novo hardware Descrição: Processo de aquisição do hardware, conforme requisito do ERP. Duração: Critérios de aceitação: Hardware deve estar instalado, operante e preparado para instalação do ERP Recursos: 1.7.4.2 Atualização do banco de dados Descrição: Processo de aquisição do banco de dados, seguindo os requisitos do ERP. Duração: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 26. 26 Critérios de aceitação: Banco de dados deve estar instalado, operante e preparado para instalação do ERP Recursos: 1.8 Customização 1.8.1 Adaptações do software Descrição: Processo em que alterações no software são feitas para que seja adaptado ao processo da empresa. Duração: Critérios de aceitação: A adaptação deve ser aprovada pelo key user e GP. Recursos: 1.8.2 Interface com sistema legado Descrição: Processo que desenvolve a interface do sistema legado com o ERP, já que a implementação do ERP será feita em apenas alguns módulos e os demais continuarão utilizando o sistema antigo. Duração: Critérios de aceitação: Documento informando o detalhamento de como será feita a interface entre o sistema legado X ERP. Recursos: 1.8.3 Migração Descrição: Migração dos dados para o ERP, desta forma será possível testar os processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado. Duração: Critérios de aceitação: Todos os dados tenham sido migrados para o ERP, para que os testes sejam efetuados. Recursos: 1.8.4 Testes Descrição: Processo em que serão testadas as customizações e interfaces. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um Mapa de Teste para cada processo (customização/interface) para que sejam evidenciados os pontos testados, bem como resultado. Em caso de reprovação do teste, serão necessário informar no documento a evidência do erro. Recursos: 1.8.5 Correções Descrição: Mediante problemas detectados pelo teste, é nesse momento que as correções serão feitas. Duração: Critérios de aceitação: Correções Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 27. 27 efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usuário para que seja testado novamente. Recursos: 1.9 Implantação 1.9.1 Instalação Descrição: Processo de instação do ERP em produção (processos standards e customizados) Duração: Critérios de aceitação: Todos os processos terem sido instalados em produção e estarem sendo executados sem falha técnica (exemplo: sem problema de conexão com Banco de dados) Recursos: 1.9.2 Treinamento Descrição: Processo em que ocorre o treinamento dos usuários finais. Esse treinamento é realizado com a ajuda dos key users) Duração: Critérios de aceitação: Avaliação do treinamento deve ser ministrada após o término e o usuário deverá ter nota maior ou igual a 8 para considerar-se aprovado no treinamento, caso contrário, terá que ser refeito. Todos os usuários terem tido nota maior ou igual a 8 na avaliação ministrada após o treinamento. Recursos: 1.9.3 Migração final Descrição: Migração dos dados para o ERP, desta forma será possível testar os processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado. Essa é a migração final. Á partir daqui, os dados serão de produção (considerados reais) Duração: Critérios de aceitação: Todos os dados tenham sido migrados para o ERP, para que a validação seja efetuada. Recursos: 1.9.4 Validação Descrição: Validação dos processos do ERP que foram implantados. Duração: Critérios de aceitação: Gerado um documento de solicitação de correção (caso seja reprovador algum processo no ERP), ou gerado um documento de conformidade, caso tenha sido validado com sucesso. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 28. 28 Recursos: 1.9.5 Correções Descrição: Mediante problemas detectados durante a implantação, é nesse momento que as correções serão feitas. Duração: Critérios de aceitação: Correções efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usuário para que seja testado novamente. Recursos: 1.10 Início da Operação 1.10.1 Acompanhamento inicial Descrição: Acompanhamento dos processos em suas primeiras execuções para garantir que não há dúvidas do usuário quando à ferramenta, nem problemas nos processos. Duração: Critérios de aceitação: O acompanhamento deve ser realizado junto com o usuário final (na estação de trabalho). Recursos: 1.10.2 Correções Descrição: Mediante problemas detectados durante a implantação, é nesse momento que as correções serão feitas. Duração: Critérios de aceitação: Correções efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usuário para que seja testado novamente. Recursos: 1.11 Encerramento 1.11.1 Contratos Descrição: Processo que os contratos são encerrados. Duração: Critérios de aceitação: Assinatura do distrato dos contratos Recursos: 1.11.2 Termo de Aceite do Projeto Descrição: Momento em que é assinado o termo de aceite de conclusão total do projeto Duração: Critérios de aceitação: Termo de aceite assinado. Recursos: 1.11.3 Divulgação dos resultados Descrição: Processo em que o resultados da implantação do ERP são levantados e divulgados para a empresa e envolvidos. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 29. 29 Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento com as informações sobre os resultados da imprlantação. Veiculação do documento na intranet da empresa, disponível para todos os usuários. Recursos: 1.11.4 Documentação Descrição: Nesse processo é efetuada a documentação dos processos customizados/interface / informações do projeto. Duração: Critérios de aceitação: Criação de um documento que informe a documentação do projeto e de processos do ERP. Recursos: 1.11.5 Lições aprendidas Descrição: Processo em que são identificadas/analisadas/registradas as lições aprendidas durante o projeto Duração: Critérios de aceitação: Registro das lições aprendidas, no documento estipulado previamente pelo documento de Planejamento do Escopo do Projeto. Recursos: 1.11.6 Reunião de encerramento Descrição: Processo em que os envolvidos com o projeto (diretoria, gerentes e key users) se reunem para encerrar oficialmente o projeto. Duração: Critérios de aceitação: Todos envolvidos participem da reunião. Recursos: Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 14/14 004/2011 EAP e Dicionário de EAP ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 30. 30 Plano de Gerenciamento do Escopo Implantação de um sistema ERP - ERPX Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0 Autor GP Data 29/01/2011 Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não 1. Objetivos Estabelecer como o escopo do projeto será gerenciado, bem como, serão tratadas e controladas as alterações de escopo 2. Gerenciamento do escopo O escopo deste projeto foi definido inicialmente com a declaração de escopo correspondente e detalhado conforme apresentado na EAP (Estrutura analítica do projeto). A aprovação do documento contendo o escopo foi feita pelo Diretor executivo, Sr. Dex, enviado ao gerente do projeto após o recebimento da declaração. Durante as fases do ciclo de vida do projeto, são elaborados estudos a fim de reduzir as incertezas através da elaboração de uma solução técnica, estudos estes que podem gerar alterações de escopo. Essas alterações de escopo obedecerão as regras descritas a seguir visando garantir um completo alinhamento entre as partes envolvidas no projeto, no que diz respeito ao escopo definido e a expectativa dos produtos a serem gerados pelo projeto. Tais alterações serão documentadas visando a criação de um documento contendo todas as alterações que poderá ser usado como mecanismo de consultas em caso de dúvidas a respeito do escopo por ambas as partes. O escopo será gerenciado do início ao final do projeto e as mudanças podem ser solicitadas por qualquer parte interessada no projeto. Durante a fase de projeto, quando necessário, serão realizadas reuniões de acompanhamento. O mecanismo das reuniões é descrito a seguir. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/4 004/2011 Plano de Gerenc. de Escopo ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 31. 31 3. Reuniões Quem pode convocar: Gerente do Projeto ou Patrocinador. Local de realização: Conforme a conveniência. O local deve ser acertado entre as partes quando da solicitação da reunião. Participantes: devem estar presentes sempre o Gerente do Projeto e o solicitante da reunião e outras pessoas cujas presenças forem necessárias para o andamento da reunião. Conteúdo das reuniões: elas serão reuniões de acompanhamento do andamento do projeto ou de uma situação específica de uma fase do projeto, chamadas de reuniões de ponto da situação e também para discussão das solicitações de mudança de escopo no que se refere aos seus impactos no escopo, custo, prazo e qualidade. Também serão tomadas as decisões se tais pedidos de solicitação de mudança de escopo serão aceitos ou não. Produto de cada reunião: o produto de cada reunião é uma ata na qual contém os pontos abordados e as decisões tomadas. Essa ata ficará armazenada na pasta do projeto e será distribuída via e-mail a todos os participantes da reunião. 4. Gerenciamento de Comunicações Toda e qualquer modificação deverá ser originada através do preenchimento do formulário de Solicitação de Mudança de Escopo. Além disso, toda solicitação de mudança de escopo será registrada no formulário de Controle das Solicitações de Mudança de Escopo visando controlar o histórico das modificações. Esses formulários foram enviados aos participantes do projeto pelo gerente do projeto, quando do envio da Declaração de Escopo. Toda solicitação de mudança de escopo feita será analisada pelo gerente de projeto e seus impactos serão devidamente documentados através da realização de uma reunião entre as partes. Nessa reunião serão analisados todos os impactos dessa solicitação de mudanças. Caso o gerente de projeto não tenha delegação para aprovar as mudanças solicitadas ele seguirá o processo de escalada dentro da empresa para obter as requeridas aprovações. O gerente de projetos será o responsável em garantir que todas as áreas da empresa sejam envolvidas para a análise das solicitações de mudança do escopo, de forma que se a mesma for aprovada não haverá problemas futuros para implementação da mudança de escopo. Se a solicitação de mudança de escopo for reprovada ela será arquivada e se for aprovada será incorporada no projeto. A aprovação ou reprovação da mudança de escopo será enviada aos participantes via e-mail, com o formulário de solicitação de mudança com o campo parecer devidamente preenchido. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 2/4 004/2011 Plano de Gerenc. de Escopo ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 32. 32 4.1. Fluxo para controle de mudanças 5. Lições aprendidas Ao final do projeto a empresa irá fazer um balanço e serão guardadas as lições aprendidas onde serão expostos os pontos positivos e negativos ocorridos durante a fase de projeto. Dessa forma para os próximos projetos a serem executados, a empresa não cometerá os mesmos erros, visando a melhoria contínua dos seus processos buscando sempre melhorar a implementação dos projetos. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 3/4 004/2011 Plano de Gerenc. de Escopo ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 33. 33 6. Mudanças no plano de gerenciamento de escopo Caso se deseje alterar este documento visando adequar algum procedimento à sua realidade, o interessado deverá fazê -lo através de solicitação via e-mail. Se ninguém se manifestar quando da aprovação do escopo esse plano será tomado como mecanismo oficial de comunicação entre as partes no que diz respeito à gerência do escopo na fase de projeto. Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 4/4 004/2011 Plano de Gerenc. de Escopo ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 34. 34 Ata de reunião Implantação do sistema ERP - ERPX Empresa Importex Ltda Versão 1.0 Autor GP Data XX/XX/XX Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não Data da reunião: Local: Ata número: XX/XX/XXXX XXXX Projeto: Gerente de Projeto: Relatado por: Presentes: Objetivos: Decisões Item Responsável Data Alvo Assinaturas e Assinatura Redator Assinatura Gerente do Aprovações Proj. Data: __/__/__ Data: __/__/__ Códig o Nome do documento Projeto Emiten Versão Data Página 1/1 te 007/2011 Ata de Reunião ERPX 1.0 29/ 01/ 2011 GP Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 35. 35 Solicitação de mudança de Escopo de Projeto Implantação do sistema ERP - ERPX Empresa Importex Ltda Versão 1.0 Autor GP Data XX/XX/XX Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não Data da solicitação: XX/XX/XXXX Solicitação número: XXXX Projeto: Gerente de Projeto: Requerido por: Descrição: Motivo: Impactos Escopo: Custo: Prazo: Observações: Anexos: Documentos de referência: Parecer: Códig o Nome do documento Projet Emiten Versão Data Página 1/1 o te 008/2011 Solicitação de 1.0 29/ 01/ 2011 Mudança de Escopo ERPX GP Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 36. 36 Formulári o de regist ro de mud anç as Implantação do sistema ERP - ERPX Empresa Importex Ltda Versão 1.0 Autor GP Data XX/XX/XX Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não Ident Sumário Solicitante Data Data Situação Prazo e da solicitação avaliação custo mudança adicionais OBS: Preencher no campo “Situação”: Em análise – Análise de impacto sendo realizada pelo responsável; Autorizada – A mudança foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execução; Rejeit ada – A mudança foi rejeitada pelo CCM, não será realizada; Concluída – A mudança já foi autorizada e o serviço foi concluído Códig o Nome do documento Projet Emiten Versão Data Página 1/1 o te 009/2011 Formulário de registro 1.0 29/ 01/ 20 de mudanças ERPX GP 11 Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
  • 37. 37 Formulário de lições aprendidas Implantação do sistema ERP - ERPX Empresa Importex Ltda Versão 1.0 Autor GP Data XX/XX/XX Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não Descrição Fase do Área Fato Ações Data de Registrado da lição Projeto gerador Planejadas Registro por aprendida Códig o Nome do documento Projet Emite Versão Data Página 1/1 o nte 010/2011 Formulário de Lições 1.0 29/ 01/ 2011 Aprendidas ERPX GP Fundamentos de Gerenciamento de Projetos