Implantação de um Sistema ERP

1

FGV/BAUGU – GP7

CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02

ESCOPO
Grupo 7 – Projeto ERPX

Alunos:
Alexandre Moisés de Goys
Aline Sayuri Galelli
Natália Venanzoni Ferreira Corrêa
Paulo José China

Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

2

Termo de Abertura do Projeto
Implantação de um sistema ERP - ERPX

Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0

Autor GP Data 08/01/2011

Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

1. Título do Projeto

Implantação de um Sistema ERP - ERPX

2. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na obtenção de informações, e por conseqüência perda na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

3. Justificativa do projeto
Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para
todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de
negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios:
a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na
qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais
competitiva.

4. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página 1/4

001/2011 Termo de Abertura do Projeto ERPX GP 1.0 08/ 01/ 2011


3

5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade

O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.

6. Principais stakeholders e seus interesses

Função Nome Grau de Interesse e-mail
importância
Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com
Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com
Projeto projeto
Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com
Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com
Aquisições aquisições
Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com
Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com
Financeiro

7. Produto e cronograma básico

ERPX – Implantação de um sistema ERP
Mese s
10
11
12
13
14
15
16
17
18
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Planejamento
Estudo processos organizacionais atuais
Estudo de viabilidade
Seleção e definição do ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos
operacionais à nova realidade sistêmica
Implantação (parametrização,
customização, testes e homologação)
Treinamento
Acompanhamento início operação
Documentação




4

8. Premissas e restrições iniciais

7.1. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto

7.2. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

8. Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

9. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração
Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00.




5

10. Controle e gerenciamento das informações
Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões informados pelo GP.

11. Riscos de alto nível
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

12. Acompanhamento do projeto
O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para
o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos.

13. Requisitos para aprovação do projeto
Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do
projeto.
Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto,
contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção
atualizada para o término do projeto.
No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser
justificado e apresentado um plano de ação.

14. Aprovação do Termo de Abertura

Data: 08/01/2011

Autorização

_________________________
Dex - Diretor Executivo




6

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos




REQUISITOS DO PROJETO
Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação
Diret or O ERP deverá estar Patrocinador Alta Atender custos e
executivo - implantado em até 18 prazos.
Dex meses.
O orçamento para o
projeto é R$ 1.500.000,00.

Gerente de Prover a gerenciamento e Gestão Alta Criação
Projeto controle do projeto planejamento de
projeto
Priorizar os processos e Controle de
opções embutidas no ERP customizações
Controle do projeto
Gerente Prover liberação de Prover Alta Atender orçamento
Financeiro recursos financeiros recursos e fluxo de caixa
financeiros previsto

Gerente Prover os recursos para Apoio Média Equipe de trabalho
Funcionais trabalhar no projeto. formada (key users
selecionados)
Gerente de Assinar contratos dos Suporte Alta Contratos assinados
Aquisições softwares/infra requeridos técnico
Gerente Capacitação da equipe Prover Médio Equipe de projeto
Recursos para execução do projeto recursos treinada.
Humanos
Capacitação dos Funcionários
funcionários para treinados e
utilização do ERP, antes avaliados.
do GO live.


003/2011 Matriz de Rastreabilidade ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011


7

REQUISITOS DO PRODUTO
Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação
Gerente Suporte a transações Prover Alta No mínimo 3
financeiro multimoedas recursos moedas.
financeiros

Gerente de RH Sistema fácil de ser Prover Médio Interfaces gráficas
utilizado, facilitando o recursos Navegação simples e
trabalho do funcionário humanos direta
com interface amigável Manuais fáceis de
utilizar
Gerente de TI Escalabilidade e segurança Prover Alta Gestão de senhas
recursos de Rotinas de backup
TI Recuperação de
dados


003/2011 Matriz de Rastreabilidade ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011


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Declaração de Escopo do Projeto
Projeto ERPX



Aprovador Diretor Executivo – Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

9. Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP - ERPX

10. Patrocinador
Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças

11. Gerente de projetos designado e nível de autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.

12. Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar
A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber,
contas a pagar, controladoria e faturamento

Sr. Dex
Patrocinador

GP
Gerente de
Projeto

GFcp GFfin GFti GFrh
Área de Área de Área de TI Recursos
Aquisições Finan ças Hum anos


002/2011 Decl. do Escopo do Projeto ERPX GP 1.0 20/ 01/ 2011


9

13. Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

14. Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto

6.1. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na obtenção de informações, e por conseqüência perda na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

6.2. Justificativa do projeto
Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para
todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de
negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios:
a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na
qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais
competitiva.

6.3. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

6.4. Objetivo do projeto
Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia
de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio
da empresa e apoiar decisões estratégicas.




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6.5. Produto e cronograma básico
ERPX – Implantação de um sistema ERP
Mese s

10
11
12
13
14
15
16
17
18
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Planejamento
Estudo processos organizacionais atuais
Estudo de viabilidade
Seleção e definição do ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos
Implantação (parametrização,
Treinamento
Acompanhamento início operação
Documentação

7. Expectativa do cliente/patrocinador
Projeto em conformidade com Termo de abertura
Projeto dentro do prazo e orçamento previstos.

8. Premissas e restrições iniciais
8.1. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto




11

8.2. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00..
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

9. Fatores de sucesso do projeto
Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos
Todos os módulos implantados estarem em operação.
Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados,
analisados.
Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação
aplicada ao final do treinamento seja no m ínimo 8 (numa escala de 0 a 10)
Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante
o projeto, para medição (comparativo antes x depois)
Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos
durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)

10. Fora do escopo
Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão
implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar,
receber, contabilidade e faturamento.
Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos
excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP
As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do
orçamento do projeto




12

11. EAP Preliminar




13

12. Riscos iniciais
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users)
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Falta de apoio da alta direção
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização
Falta de aderência do ERP aos processos da organização.
Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento

13. Principais atividades, estratégias e entregas

O mapeamento e análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o
sucesso do projeto.

13.1. Plano de entrega e marcos do projeto

Término
Gerente de Projeto definido 01/01/ 2011
Termo de abertura aprovado 08/01/ 2011
Declaração de escopo aprovado 20/01/ 2011
Cronograma definido 25/01/ 2011
Plano de projeto concluído 29/01/ 2011
Aprovação do Plano de projeto 31/01/ 2011
Estudo processos organizacionais atuais 28/02/ 2011
Estudo de viabilidade 31/03/ 2011
Seleção e contratação do 30/04/ 2011
ERP/fornecedor.
Revisão/adequação dos processos 31/05/ 2011
Implantação (parametrização, 30/04/ 2012
Treinamento 30/04/ 2012
Auditoria Operacional (acompanhamento) 15/06/ 2012
Documentação 25/06/ 2012
Resultados divulgados 30/06/ 2012
Lições aprendidas registradas 30/06/ 2012




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14. Principais stakeholders e seus interesses

Função Nome Grau de Interesse e-mail
importância
Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com
Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com
Projeto projeto
Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com
Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com
Aquisições aquisições
Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com
Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com
Financeiro

15. Orçamento e cronograma básico

O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento
adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de:

Fluxo de desembolso previsto
Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
R$
200.000,00

200.000,00

100.000,00

100.000,00

100.000,00

100.000.00
10.000,00

50.000,00

50.000,00

80.000,00

80.000,00

80.000,00

70.000,00

70.000,00

65.000,00

60.000,00

55.000,00

30.000,00
16. Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto.




15

17. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto

Data: 20/01/2011

Autorização

_________________________
Dex - Diretor Executivo




16

EAP e Dicionário da EAP




EAP até o nível 2

Códig o Nome do documento Projeto Emitente Versão Data Página
1/14
004/2011 EAP e Dicionário de EAP ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011


17

EAP Completa

2/14


18

EAP Analítica
1 Implantação de um ERP - ERPX
1.1 Gerenciamento de Projeto
1.1.1 Reunião de início do projeto
1.1.2 Escopo
1.1.3 Tempo
1.1.4 Custo
1.1.5 Integração
1.1.6 Riscos
1.2 Definição
1.2.1 Definição do escopo do produto
1.2.2 Análise dos impactos
1.2.3 Comprometimento com o projeto
1.2.4 Formação da equipe
1.3 Estudo de viabilidade
1.3.1 Relatório técnico preliminar
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios
1.3.3 Avaliação do custo
1.3.4 Relatório consolidado
1.3.5 Apresentação do estudo
1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais
1.4.1 Mapeamento dos processos
1.4.1.1 Coleta de informação
1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos
1.4.2 Revisão dos processos
1.4.3 Relatório analítico dos processos
1.4.4 Apresentação do estudo
1.5 Seleção do ERP
1.5.1 Solicitação de propostas
1.5.2 Análise das propostas
1.5.2.1 Análise dos custos
1.5.2.2 Análise de características
1.5.3 Relatório da seleção
1.6 Contratação do ERP
1.6.1 Redação contrato
1.6.2 Negociação do contrato
1.6.3 Parecer jurídico
1.6.4 Assinatura do contrato
1.7 Preparação da implantação
1.7.1 Sensibilização dos usuários
1.7.1.1 Palestra
1.7.1.2 Reunião departamental
1.7.2 Reestruturação dos processos
1.7.3 Treinamento
1.7.4 Infra-estrutura
1.7.4.1 Aquisição de novo hardware
1.7.4.2 Atualização do banco de dados

3/14


19

1.8 Customização
1.8.1 Adaptações do software
1.8.2 Interface com sistema legado
1.8.3 Migração
1.8.4 Testes
1.8.5 Correções
1.9 Implantação
1.9.1 Instalação
1.9.2 Treinamento
1.9.3 Migração final
1.9.4 Validação
1.9.5 Correções
1.10 Início da Operação
1.10.1 Acompanhamento inicial
1.10.2 Correções
1.11 Encerramento
1.11.1 Contratos
1.11.2 Termo de Aceite do Projeto
1.11.3 Divulgação dos resultados
1.11.4 Documentação
1.11.5 Lições aprendidas
1.11.6 Reunião de encerramento

Dicionário da EAP
1 Implantação de um ERP - ERPX
1.1 Gerenciamento de Projeto
1.1.1 Reunião de início do projeto Descrição: Reunião inicial para
divulgação do início do projeto aos
interessados, apresentação do Gerente de
projeto (GP) e esclarecimento de dúvidas.
Duração:
Critérios de aceitação: Todos os
envolvidos devem estar presentes.
Ata de reunião preenchida pelo GP e
assinada por todos os presentes
Recursos:
1.1.2 Escopo Descrição: Gerenciamento do Escopo do
Projeto
Duração:
Critérios de aceitação: Escopo do projeto
concluído conforme requisitos iniciais.
Recursos:
1.1.3 Tempo Descrição: Gerenciamento do tempo
Duração:
Critérios de aceitação: Cumprir o prazo
inicial requerido de 18 meses
Recursos:


20

1.1.4 Custo Descrição: Gerenciamento de custos
Duração:
Critérios de aceitação: Cumprir o
orçamento de R$1.500.000,00
Recursos:
1.1.5 Integração Descrição: Gerenciamento da integração
Duração:
Critérios de aceitação: Concluir o projeto
dentro das expectativas dos stakeholders
Recursos:
1.1.6 Riscos Descrição: Gerenciamento de Riscos
Duração:
Critérios de aceitação: Evitar todos os
riscos identificados para que o projeto seja
feito conforme o planejado.
Recursos:
1.2 Definição
1.2.1 Definição do escopo do produto Descrição: Definir as funcionalidades,
características e requisitos do produto.
Duração:
Critérios de aceitação: Criação de um
documento com as definições detalhadas.
Esse documentos deve ser assinado pelo
Patrocinados (Dex) e revisado pelo GP.
Recursos:
1.2.2 Análise dos impactos Descrição: Identificar, quantificar e
qualificar os impactos da implementação
do projeto na empresa.
Duração:
documento que descreva o impacto e
detalhe a análise de cada um.
Recursos:
1.2.3 Comprometimento com o projeto Descrição: Definição/análise do
comprometimento requerido para
execução do projeto pelos envolvidos
Duração:
Critérios de aceitação: Criar um
documento que defina as funções e
comprometimento esperados perante o
projeto
Recursos:
1.2.4 Formação da equipe Descrição: Definição das pessoas que
devem fazer parte do projeto / Divulgação
para os envolvidos. Seleção dos key users.
Duração:
documento que mostre o organograma e


21

pessoas que farão parte do projeto. O
membro deve estar ciente de que faz parte
da equipe do projeto.
Recursos:
1.3 Estudo de viabilidade
1.3.1 Relatório técnico preliminar Descrição: Coleta/pesquisa sobre dados
técnicos necessários para viabilização do
projeto.
Duração:
relatório com os dados técnicos.
Recursos:
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios Descrição: Identificar e medir os impactos
da implementação do projeto, no negócio.
Duração:
Critérios de aceitação: Documento que
detalhe a medida dos impactos nos
negócios.
Recursos:
1.3.3 Avaliação do custo Descrição: Levantamento e avaliação dos
custos envolvidos para a viabilização do
projeto.
Duração:
detalhe os custos envolvidos, bem como
avaliação dos mesmos.
Recursos:
1.3.4 Relatório consolidado Descrição: Reúne informações sobre o
estudo, de tal forma que seja possível
analisar a viabilidade ou não do mesmo.
Esse documento será destinado à análise
da diretoria executiva (patrocinador). Com
base nele, a diretoria dirá se o projeto
parará ou continuará.
Duração:
Critérios de aceitação: Documento
contendo as informação de viabilidade
(estudo).
Recursos:
1.3.5 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado
o estudo para a diretoria (patrocinador)
para que seja avaliada a continuidade ou
não do projeto
Duração:
Critérios: Todos os envolvidos devem
estar presentes na apresentação.
Recursos:


22

1.4 Estudo dos processos organizacionais
atuais
1.4.1 Mapeamento dos processos
1.4.1.1 Coleta de informação Descrição: Entrevista/reunião com usuário
final de cada área para que sejam
coletadas informações sobre o fluxo dos
processos.
Duração:
documento que detalhe o fluxo do s
processos. Esse documento terá validade
apenas após assinatura (aprovação) do
usuário, atestando que o processo foi
descrito corretamente.
Recursos:
1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos Descrição: Com base nos dados coletados,
é necessário desenhar o fluxo do processo,
para facilitar o entendimento e
documentação do mesmo.
Duração:
documento com o desenho do fluxo dos
processos. Tal documento terá validade se
o usuário final, assinar, atestando que o
fluxo está conforme os procedimentos
executados na empresa.
Recursos:
1.4.2 Revisão dos processos Descrição: Com base no mapeamento dos
processos será feita a revisão de cada um,
para identificação de pontos de retrabalho,
redundância, falhas. Desta forma, é
possível propor melhorias no fluxo.
Duração:
documento que descreva a análise
efetuada em cada processo, identificando
pontos de atenção, pontos de falha e
redundância.
Recursos:
1.4.3 Relatório analítico dos processos Descrição: Dados consolidados dos
processos analisado: mapeamento,
desenho do fluxo, revisão dos processos e
proposta de otimização do processo.
Duração:
documento que descreva/mostre a situação
atual dos processos organizacionais, bem
como, proposta de otimização nos
processos.


23

Recursos:
1.4.4 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado
o estudo para a diretoria (patrocinador)
para que seja avaliada a continuidade ou
não do projeto
Duração:
envolvidos devem estar presentes na
apresentação
Recursos:
1.5 Seleção do ERP
1.5.1 Solicitação de propostas Descrição: Criação da proposta e envio
para os fornecedores selecionados
(vários).
Duração:
Critérios de aceitação: Documento da
proposta criado, mediante aprovação do
patrociandos e revisão do GP.
Confirmação de recebimento da proposta
pelo fornecedor, por e- mail.
Recursos:
1.5.2 Análise das propostas
1.5.2.1 Análise dos custos Descrição: Análise dos custos envolvidos
na proposta enviada pelo fornecedor.
Custo de preparação, reestruturação de
processos, treinamento, infraestrutura e
implantação.
Duração:
identifique os custos envolvidos e detalhe
o valor de cada proposta enviada pelo
fornecedor.
Recursos:
1.5.2.2 Análise de características Descrição: Para cada proposta recebida
será feita a análise das características
funcionais, confiabilidade, usabilidade,
eficiência, manutenibilidade,
portabilidade, aderência aos processos
organizacionais da empresa.
Duração:
documento que descreva cada uma das
características para cada proposta
recebida.
Recursos:
1.5.3 Relatório da seleção Descrição: Comparativo dos dados das
propostas, juntamente com a análise de
custos e características e mostre qual a


24

ordem de seleção dos fornecedor.
Duração:
detalhando os fatores de cada fornecedor,
gerando um comparativo e mostrando a
ordem de seleção dos mesmos. Os dados
devem estar detalhados, a tal ponto que os
envolvidos consigam selecionar um
fornecedor utilizando justificativas
concretas.
Recursos:
1.6 Contratação do ERP

1.6.1 Redação contrato Descrição: Análise dos termos do contrato
que será criado, conforme proposta
enviada pelo fornecedor.
Duração:
Critérios de aceitação: Criação do contrato
para análise do fornecedor
Recursos:
1.6.2 Negociação do contrato Descrição: Processo em que ocorre a
negociação dos termos do contrato
(empresa x fornecedor)
Duração:
Critérios de aceitação: As partes chegarem
em um comum acordo nos termos do
contrato.
Recursos:
1.6.3 Parecer jurídico Descrição: Após contrato negociado, é
passado para o jurídico dar o parecer.
Duração:
Critérios de aceitação: Jurídico deve dar o
parecer do contrato por e- mail, liberando
para assinatura.
Recursos:
1.6.4 Assinatura do contrato Descrição: Processo em que ocorre a
assinatura do contrato (empresa e
fornecedor)
Duração:
Critérios de aceitação: Contrato assinado
por ambas as partes e com firma
reconhecida.
Recursos:
1.7 Preparação da implantação
1.7.1 Sensibilização dos usuários
1.7.1.1 Palestra Descrição: Palestra para os envolvidos no
projeto e usuários finais. Explanação
sobre o ERP, benefícios,


25

responsabilidades dos usuários quanto à
informações que eles passam à equipe do
projeto. Quebra de barreiras.
Duração:
Critérios de aceitação: Coleta de uma
pesquisa de opinião, após a palestra, para
avaliar a receptividade dos usuários.
Recursos:
1.7.1.2 Reunião departamental Descrição: Nesse momento são feitas
reuniões em cada departamento, dessa vez
explanando sobre o ERP de forma mais
diretamente relacionado aos processos do
departamento em questão.
Duração:
Critérios de aceitação: Coleta de uma
pesquisa de opinião, após a palestra, para
avaliar a receptividade dos usuários.
Recursos:
1.7.2 Reestruturação dos processos Descrição: Confrontando os processos
organizacionais atuais da empresa X fluxo
de processo do ERP, é feita a
reestruturação para adaptação.
Duração:
mostrando o antes e depois do processo,
bem como justificativa de cada mudança.
Recursos:
1.7.3 Treinamento Descrição: Treinamento para os
envolvidos no projeto, mostrando a
funcionalidade do ERP e interação do
sistema com o usuário.
Duração:
envolvidos no projetos (selecionados)
devem participar do treinamento.
Recursos:
1.7.4 Infra-estrutura
1.7.4.1 Aquisição de novo hardware Descrição: Processo de aquisição do
hardware, conforme requisito do ERP.
Duração:
Critérios de aceitação: Hardware deve
estar instalado, operante e preparado para
instalação do ERP
Recursos:
1.7.4.2 Atualização do banco de dados Descrição: Processo de aquisição do
banco de dados, seguindo os requisitos do
ERP.
Duração:


26

Critérios de aceitação: Banco de dados
deve estar instalado, operante e preparado
para instalação do ERP
Recursos:
1.8 Customização
1.8.1 Adaptações do software Descrição: Processo em que alterações no
software são feitas para que seja adaptado
ao processo da empresa.
Duração:
Critérios de aceitação: A adaptação deve
ser aprovada pelo key user e GP.
Recursos:
1.8.2 Interface com sistema legado Descrição: Processo que desenvolve a
interface do sistema legado com o ERP, já
que a implementação do ERP será feita
em apenas alguns módulos e os demais
continuarão utilizando o sistema antigo.
Duração:
informando o detalhamento de como será
feita a interface entre o sistema legado X
ERP.
Recursos:
1.8.3 Migração Descrição: Migração dos dados para o
ERP, desta forma será possível testar os
processos customizados do ERP e a
interface com o sistema legado.
Duração:
Critérios de aceitação: Todos os dados
tenham sido migrados para o ERP, para
que os testes sejam efetuados.
Recursos:
1.8.4 Testes Descrição: Processo em que serão testadas
as customizações e interfaces.
Duração:
Mapa de Teste para cada processo
(customização/interface) para que sejam
evidenciados os pontos testados, bem
como resultado. Em caso de reprovação
do teste, serão necessário informar no
documento a evidência do erro.
Recursos:
1.8.5 Correções Descrição: Mediante problemas
detectados pelo teste, é nesse momento
que as correções serão feitas.
Duração:
Critérios de aceitação: Correções


27

efetuadas e gerado novo Mapa de teste e
entregue ao usuário para que seja testado
novamente.
Recursos:
1.9 Implantação
1.9.1 Instalação Descrição: Processo de instação do ERP
em produção (processos standards e
customizados)
Duração:
Critérios de aceitação: Todos os processos
terem sido instalados em produção e
estarem sendo executados sem falha
técnica (exemplo: sem problema de
conexão com Banco de dados)
Recursos:
1.9.2 Treinamento Descrição: Processo em que ocorre o
treinamento dos usuários finais. Esse
treinamento é realizado com a ajuda dos
key users)
Duração:
Critérios de aceitação: Avaliação do
treinamento deve ser ministrada após o
término e o usuário deverá ter nota maior
ou igual a 8 para considerar-se aprovado
no treinamento, caso contrário, terá que
ser refeito. Todos os usuários terem tido
nota maior ou igual a 8 na avaliação
ministrada após o treinamento.
Recursos:
1.9.3 Migração final Descrição: Migração dos dados para o
ERP, desta forma será possível testar os
processos customizados do ERP e a
interface com o sistema legado. Essa é a
migração final. Á partir daqui, os dados
serão de produção (considerados reais)
Duração:
Critérios de aceitação: Todos os dados
tenham sido migrados para o ERP, para
que a validação seja efetuada.
Recursos:
1.9.4 Validação Descrição: Validação dos processos do
ERP que foram implantados.
Duração:
Critérios de aceitação: Gerado um
documento de solicitação de correção
(caso seja reprovador algum processo no
ERP), ou gerado um documento de
conformidade, caso tenha sido validado
com sucesso.


28

Recursos:
detectados durante a implantação, é nesse
momento que as correções serão feitas.
Duração:
novamente.
Recursos:
1.10 Início da Operação
1.10.1 Acompanhamento inicial Descrição: Acompanhamento dos
processos em suas primeiras execuções
para garantir que não há dúvidas do
usuário quando à ferramenta, nem
problemas nos processos.
Duração:
Critérios de aceitação: O
acompanhamento deve ser realizado junto
com o usuário final (na estação de
trabalho).
Recursos:
detectados durante a implantação, é nesse
momento que as correções serão feitas.
Duração:
novamente.
Recursos:
1.11 Encerramento
1.11.1 Contratos Descrição: Processo que os contratos são
encerrados.
Duração:
Critérios de aceitação: Assinatura do
distrato dos contratos
Recursos:
1.11.2 Termo de Aceite do Projeto Descrição: Momento em que é assinado o
termo de aceite de conclusão total do
projeto
Duração:
Critérios de aceitação: Termo de aceite
assinado.
Recursos:
1.11.3 Divulgação dos resultados Descrição: Processo em que o resultados
da implantação do ERP são levantados e
divulgados para a empresa e envolvidos.


29

Duração:
documento com as informações sobre os
resultados da imprlantação. Veiculação
do documento na intranet da empresa,
disponível para todos os usuários.
Recursos:
1.11.4 Documentação Descrição: Nesse processo é efetuada a
documentação dos processos
customizados/interface / informações do
projeto.
Duração:
documento que informe a documentação
do projeto e de processos do ERP.
Recursos:
1.11.5 Lições aprendidas Descrição: Processo em que são
identificadas/analisadas/registradas as
lições aprendidas durante o projeto
Duração:
Critérios de aceitação: Registro das lições
aprendidas, no documento estipulado
previamente pelo documento de
Planejamento do Escopo do Projeto.
Recursos:
1.11.6 Reunião de encerramento Descrição: Processo em que os envolvidos
com o projeto (diretoria, gerentes e key
users) se reunem para encerrar
oficialmente o projeto.
Duração:
Critérios de aceitação: Todos envolvidos
participem da reunião.
Recursos:

14/14


30

Plano de Gerenciamento do Escopo




1. Objetivos

Estabelecer como o escopo do projeto será gerenciado, bem como, serão tratadas e
controladas as alterações de escopo

2. Gerenciamento do escopo

O escopo deste projeto foi definido inicialmente com a declaração de escopo
correspondente e detalhado conforme apresentado na EAP (Estrutura analítica do
projeto). A aprovação do documento contendo o escopo foi feita pelo Diretor executivo,
Sr. Dex, enviado ao gerente do projeto após o recebimento da declaração.

Durante as fases do ciclo de vida do projeto, são elaborados estudos a fim de reduzir
as incertezas através da elaboração de uma solução técnica, estudos estes que
podem gerar alterações de escopo. Essas alterações de escopo obedecerão as regras
descritas a seguir visando garantir um completo alinhamento entre as partes
envolvidas no projeto, no que diz respeito ao escopo definido e a expectativa dos
produtos a serem gerados pelo projeto. Tais alterações serão documentadas visando
a criação de um documento contendo todas as alterações que poderá ser usado como
mecanismo de consultas em caso de dúvidas a respeito do escopo por ambas as
partes.

O escopo será gerenciado do início ao final do projeto e as mudanças podem ser
solicitadas por qualquer parte interessada no projeto.

Durante a fase de projeto, quando necessário, serão realizadas reuniões de
acompanhamento. O mecanismo das reuniões é descrito a seguir.


004/2011 Plano de Gerenc. de Escopo ERPX GP 1.0 29/ 01/ 2011


31

3. Reuniões

Quem pode convocar: Gerente do Projeto ou Patrocinador.

Local de realização: Conforme a conveniência. O local deve ser acertado entre as
partes quando da solicitação da reunião.

Participantes: devem estar presentes sempre o Gerente do Projeto e o solicitante da
reunião e outras pessoas cujas presenças forem necessárias para o andamento da
reunião.

Conteúdo das reuniões: elas serão reuniões de acompanhamento do andamento do
projeto ou de uma situação específica de uma fase do projeto, chamadas de reuniões
de ponto da situação e também para discussão das solicitações de mudança de
escopo no que se refere aos seus impactos no escopo, custo, prazo e qualidade.
Também serão tomadas as decisões se tais pedidos de solicitação de mudança de
escopo serão aceitos ou não.

Produto de cada reunião: o produto de cada reunião é uma ata na qual contém os
pontos abordados e as decisões tomadas. Essa ata ficará armazenada na pasta do
projeto e será distribuída via e-mail a todos os participantes da reunião.

4. Gerenciamento de Comunicações

Toda e qualquer modificação deverá ser originada através do preenchimento
do formulário de Solicitação de Mudança de Escopo. Além disso, toda
solicitação de mudança de escopo será registrada no formulário de Controle
das Solicitações de Mudança de Escopo visando controlar o histórico das
modificações. Esses formulários foram enviados aos participantes do projeto
pelo gerente do projeto, quando do envio da Declaração de Escopo.

Toda solicitação de mudança de escopo feita será analisada pelo gerente de
projeto e seus impactos serão devidamente documentados através da
realização de uma reunião entre as partes. Nessa reunião serão analisados
todos os impactos dessa solicitação de mudanças. Caso o gerente de projeto
não tenha delegação para aprovar as mudanças solicitadas ele seguirá o
processo de escalada dentro da empresa para obter as requeridas aprovações.

O gerente de projetos será o responsável em garantir que todas as áreas da
empresa sejam envolvidas para a análise das solicitações de mudança do
escopo, de forma que se a mesma for aprovada não haverá problemas futuros
para implementação da mudança de escopo.

Se a solicitação de mudança de escopo for reprovada ela será arquivada e se
for aprovada será incorporada no projeto. A aprovação ou reprovação da
mudança de escopo será enviada aos participantes via e-mail, com o formulário
de solicitação de mudança com o campo parecer devidamente preenchido.



32

4.1. Fluxo para controle de mudanças

5. Lições aprendidas

Ao final do projeto a empresa irá fazer um balanço e serão guardadas as lições
aprendidas onde serão expostos os pontos positivos e negativos ocorridos
durante a fase de projeto.

Dessa forma para os próximos projetos a serem executados, a empresa não
cometerá os mesmos erros, visando a melhoria contínua dos seus processos
buscando sempre melhorar a implementação dos projetos.




33

6. Mudanças no plano de gerenciamento de escopo

Caso se deseje alterar este documento visando adequar algum procedimento à
sua realidade, o interessado deverá fazê -lo através de solicitação via e-mail. Se
ninguém se manifestar quando da aprovação do escopo esse plano será
tomado como mecanismo oficial de comunicação entre as partes no que diz
respeito à gerência do escopo na fase de projeto.




34

Ata de reunião
Implantação do sistema ERP - ERPX
Empresa Importex Ltda Versão 1.0

Autor GP Data XX/XX/XX

Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não

Data da reunião: Local: Ata número:
XX/XX/XXXX XXXX
Projeto:
Gerente de Projeto:
Relatado por:
Presentes:

Objetivos:

Decisões

Item Responsável Data Alvo

Assinaturas e Assinatura Redator Assinatura Gerente do
Aprovações Proj.

Data: __/__/__
Data: __/__/__

Códig o Nome do documento Projeto Emiten Versão Data Página 1/1
te
007/2011 Ata de Reunião ERPX 1.0 29/ 01/ 2011
GP


35

Solicitação de mudança de Escopo de Projeto



Data da solicitação: XX/XX/XXXX Solicitação número: XXXX
Projeto:
Gerente de Projeto:
Requerido por:
Descrição:

Motivo:

Impactos
Escopo:

Custo:

Prazo:

Observações:

Anexos: Documentos de referência:
Parecer:

Códig o Nome do documento Projet Emiten Versão Data Página 1/1
o te
008/2011 Solicitação de 1.0 29/ 01/ 2011
Mudança de Escopo ERPX GP


36

Formulári o de regist ro de mud anç as



Ident Sumário Solicitante Data Data Situação Prazo e
da solicitação avaliação custo
mudança adicionais

OBS: Preencher no campo “Situação”:
Em análise – Análise de impacto sendo realizada pelo responsável;
Autorizada – A mudança foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execução;
Rejeit ada – A mudança foi rejeitada pelo CCM, não será realizada;
Concluída – A mudança já foi autorizada e o serviço foi concluído

Códig o Nome do documento Projet Emiten Versão Data Página 1/1
o te
009/2011 Formulário de registro 1.0 29/ 01/ 20
de mudanças ERPX GP 11


37

Formulário de lições aprendidas



Descrição Fase do Área Fato Ações Data de Registrado
da lição Projeto gerador Planejadas Registro por
aprendida

Códig o Nome do documento Projet Emite Versão Data Página 1/1
o nte
010/2011 Formulário de Lições 1.0 29/ 01/ 2011
Aprendidas ERPX GP


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