O documento discute a gestão eletrônica de documentos em hospitais, incluindo: 1) As vantagens do prontuário eletrônico em relação ao papel; 2) Os desafios para a adoção do prontuário eletrônico, como resistência médica e falta de regulamentação; 3) Estudos de caso de hospitais que implementaram sistemas de gestão eletrônica de documentos com sucesso.

1. Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas (CCJE) Faculdade de Administração e Ciências Contábeis (FACC) Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação (CBG) Disciplina : Gestão Eletrônica de Documentos - GED Professora : Ana Maria Carvalho Grupo : Clarissa Machado, Érica Simões, Igor Dias, Leonardo Kalil, Louise Maia e Sara Pereira Rio de Janeiro, 16 de Julho de 2010.

2. Definições Prontuário em papel Prontuário eletrônico Por que usar o PEP? Por que o PEP é tão pouco utilizado? Aspectos relativos a Segurança da Informação Legislação de GED para digitalização Segurança da Informação Níveis de Garantia de Segurança (NGS1 e NGS2) Assinatura Digital (AD) E-Prescribe Estudos de Caso Considerações Referências Sumário

3. GED : Segundo o Gartner Group , GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu “Ciclo de Vida”. Definição

4. Prontuário : O Conselho Federal de Medicina – CFM define o prontuário como um documento composto pelas informações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada: O prontuário médico é documento único, constituído por informações, sinais e imagens registrados a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, com caráter legal, sigiloso e científico, utilizado para possibilitar tanto a comunicação entre os membros de uma equipe multiprofissional como a continuidade da assistência prestada ao indivíduo (CFM, 2002). Definição

5. VANTAGENS: Maior liberdade na escrita; Facilidade no manuseio; Não requer treinamento; Não têm problemas de sistema DESVANTAGENS: Ilegibilidade; Perda de informações; Necessidade de espaço físico de armazenamento; Dificuldade de recuperação e de pesquisa coletiva; Falta de padronização. Prontuário em papel

6. VANTAGENS: Facilidade de organização e recuperação da informação; Redução no tempo de atendimento; Possibilidade de reconstrução histórica e completa dos casos; Contribuição para pesquisa; Fim do problema de compreensão; Racionalidade do espaço físico; Melhor padronização; Documento multimídia (podem ter sons e imagens); Comunicação entre paciente e equipe de saúde. DESVANTAGENS: Investimentos em hardware, software e treinamento; Falhas na tecnologia. Prontuário Eletrônico

7. “ Um sistema especificamente projetado para dar apoio aos usuários, através da disponibilidade de dados completos e corretos, lembretes e alertas aos médicos, sistemas de apoio à decisão, links para bases de conhecimento médico e outros auxílios.” (MURPHY, HANKEN e WATERS, 1999) Porque usar o Prontuário Eletrônico de Pacientes (PEP)?

8. O envolvimento dos médicos é o fator que determina se um novo Sistema de Informação em Saúde irá funcionar. Requer maior envolvimento sistêmico e mudanças organizacionais. Há uma resistência na utilização do Prontuário Eletrônico (PE), pois não há regras definidas em relação a sua validade legal, segurança e confidencialidade das informações. Sem processos definidos, fica difícil informatizar. Apesar de reconhecer os benefícios a longo prazo, os médicos precisam estar plenamente conscientes do quanto o investimento lhes retornará. Por que o PEP é tão pouco utilizado?

9. Receio de limitar o exercício da profissão; Estudos mostram pouca familiaridade dos médicos com as novas tecnologias da informação e comunicação; Pouco tempo livre para treinamento; Necessita-se de sistemas que sejam facilmente entendidos e operados; Sensação de perda de posição. Por que o PEP é tão pouco utilizado?

10. Sobre a segurança da informação em meio eletrônico ainda não há uma legislação definida. Documento Eletrônico: é a informação gerada, enviada, recebida, armazenada ou comunicada por meios eletrônicos, ópticos-eletrônicos ou similares; Assinatura Digital: é o resultado de um processamento eletrônico de dados, baseado em sistema criptográfico assimétrico, que permite comprovar a autoria e integridade de um documento eletrônico cifrado pelo autor com o uso da chave privada; Aspectos relativos a Segurança da Informação

11. Criptografia Assimétrica: é a modalidade de criptografia que utiliza um par de chaves distintas e interdependentes, denominadas chaves púbica e privada, de modo que a mensagem codificada por uma das chaves só possa ser decodificada com o uso da outra chave do mesmo par; Autoridade Certificadora: é a pessoa jurídica que esteja apta a expedir certificação digital; Certificado Digital: é o documento eletrônico expedido por autoridade certificadora que atesta a titularidade de uma chave privada. Aspectos relativos a Segurança da Informação

12. De acordo com a Resolução de nº 1821/2007 do CFM: Deverão ser controlados por um sistema especializado (Gerenciamento eletrônico de documentos – GED); A autorização legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", estabelecidos no referido manual; Legislação de GED para digitalização

13. Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais. Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização do NGS1; Estabelecer a guarda permanente considerando a evolução tecnológica; Estabelecer o prazo mínimo de 20 anos para a preservação dos prontuários em suporte de papel a partir do último registro , que não foram digitalizados ou microfilmados. Legislação de GED para digitalização

14. O prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes; O sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário, quer eletrônico quer em papel; “ Não há obstáculo à utilização da informática para elaboração de prontuários médicos, desde que seja garantido o respeito ao sigilo profissional” ( Parecer CFM 14/93) Segurança da Informação

15. NGS1 - categoria constituída por S-RES que não contemplam o uso de certificados digitais ICP-Brasil para assinatura digital das informações clínicas, consequentemente sem amparo para a eliminação do papel e com a necessidade de impressão e aposição manuscrita da assinatura; NGS2 - categoria constituída por S-RES que viabilizam a eliminação do papel nos processos de registros de saúde. Para isso, especifica a utilização de certificados digitais ICP-Brasil para os processos de assinatura e autenticação. Para atingir o NGS2 é necessário que o S-RES atenda aos requisitos já descritos para o NGS1 e apresente ainda total conformidade com os requisitos especificados para o nível de garantia 2. Níveis de Garantia de Segurança (NGS)

16. Possui o Certificado Digital, um CRM-digital. Isto garante o valor legal igualmente a prescrição manual. A autoridade responsável pelo CRM-digital é o Conselho Federal de Medicina (CFM) Possui a mesma funcionalidade da Assinatura em papel; Serve para proteger as informações médicas do paciente sem alterações não autorizadas; Quando assinado o médico não tem como negar sua autoria; Não confere sigilo ao documento eletrônico ; Garante a autenticidade e integridade do documento, não sua possível violação. Assinatura Digital (AD)

17. Basicamente, o processo de AD consiste em três passos: Aplicação do algoritmo de hash que gera um message digest ( MD) do documento; Logo após é utilizada a chave privada do usuário para criptografar o MD. Após esta etapa, é anexada ao documento a chave pública do autor, presente no certificado digital, que é um documento eletrônico que identifica um autor por meio de um par de chaves (pública e privada), que serão utilizadas para a AD. Assinatura Digital (AD)

18. O documento chega ao seu destino acompanhado do MD criptografado e da chave pública do autor. O receptor compara o MD gerado com o que foi recebido e decodificado. Se os dois forem iguais, significa que o documento não foi alterado e é autêntico. Caso contrário, depois que o documento foi assinado digitalmente, houve alguma modificação ou não foi o proprietário do certificado digital que o enviou. Assinatura Digital (AD)

19. Teve início nos Estados Unidos Solução GED na área médica que visa a prescrição eletrônica Eliminar os erros de prescrição com a utilização de receitas eletrônicas e acelerar a transferência de informações entre profissionais de saúde e farmácias. De acordo com um relatório do Institute of Medicine (IOM), mais de 1,5 milhões de americanos são prejudicados a cada ano por erros de medicação. Legislação americana já aprovou normas pra implementação do E-Prescribe Sua meta é que todas as prescrições médicas sejam eletrônicas após 2013 E-Prescribe

20. Transmissão através de meios eletrônicos, da prescrição e da informação relacionadas com a prescrição entre prescritor, dispensador, gerente de benefício da farmácia, plano de saúde, diretamente ou por interposta pessoa. E-Prescribing inclui, mas não está limitado as transmissões em dois sentidos entre o ponto de atendimento e do distribuidor. Benefícios : Melhor fiscalização Maior segurança nas receitas médicas Redução de tempo Entre outros E-Prescribe

21. Em 2009, médicos receberam incentivos nos pagamentos anuais para mudar para o E-Prescribe, porém o mesmo acabará, e começará ás sanções para os médicos que prescreverem receitas em papel. E-Prescribe de Incentivo Incentivo Pena 2009 2% Nenhum 2010 2% Nenhum 2011 1% Nenhum 2012 1% 1% 2013 0,5% 1,5% Após 2% E-Prescribe

22. - 2.500 atendimentos diários - Cada um possui um prontuário médico de pelo menos 10 páginas, avaliados por 2 a 3 médicos - Média de 22 mil prontuários gerados mensalmente - Morosidade no atendimento - Vulnerabilidade na segurança do conteúdo Para agilizar seus processos na área de atendimento aos pacientes e também na análise e consulta dos prontuários pela equipe médica, o Hospital do Câncer de Barretos escolheu a Novateccorp para implantar na sua infra-estrutura um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos com a tecnologia GED Laserfiche. Caso 1: Hospital do Câncer em Barretos

23. Solução GED Online Laserfiche : Plataforma Web; Permite que todo o conteúdo digitalizado seja acessado remotamente por profissionais autorizados diretamente no portal do Hospital com total segurança. Caso 1: Hospital do Câncer em Barretos

24. Considerado um dos mais avançados centros hospitalares do País - 22 mil atendimentos mensais - Utilizou o software Datasul WebDesk - O Hospital São Luiz englobou a digitalização dos prontuários médico e financeiro dos pacientes atendidos em Pronto Socorro - Foi utilizada a tecnologia OCR para o reconhecimento do código de barras, que identifica o paciente e, a partir dele, faz a integração com o sistema médico do Hospital Caso 2: Hospital e Maternidade São Luiz

25. O Hospital e Maternidade São Luiz tem as informações médicas dos pacientes centralizadas na intranet/extranet, podendo ser acessadas pelos médicos e colaboradores via Web Estima-se uma economia aproximada de R$ 100 mil no primeiro ano do projeto Na segunda etapa, o projeto vai englobar também a digitalização dos prontuários dos pacientes internados e a implantação de Workflow em alguns processos da empresa Caso 2: Hospital e Maternidade São Luiz

26. - O HERJ é o primeiro hospital evangélico do Brasil. - Sua fundação deu-se no dia 11 de Outubro de 1887 - Problema: Há documentos desde de sua fundação O HERJ é um dos vários casos no Brasil, onde a implantação de uma solução GED é completamente comprometida a não ser que haja uma mudança organizacional completa. - Falta de padronização de documentos - Não aplicação da tabela de temporalidade - Desordem arquivística - Gestão do HERJ não comprometida com a com a gestão documental Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

27. Problemas : - Lentidão na recuperação de documentos - Um prontuário pode levar de 30 minutos a 30 dias para ser recuperado (quando é recuperado) - Lentidão no atendimento - Prejuízo financeiro em causas legais - Último processo -> Mais de R$ 100.000,00 - Entre muitos outros... Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

28. Empresa contratada: GED Brazil Proposta inicial - Reestruturação do acervo - Document Imaging Reestruturação do acervo - Reorganização do arquivo - Aplicação da tabela de temporalidade - Higienização - Padronização - Treinamento Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

29. Document Imaging - Digitalização de: - Prontuários - Financeiro - Boletins médicos -Documentos de farmácia Entre outros... Não prevê o descarte de prontuários médicos Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

30. Benefícios : - Agilidade na consulta de prontuários médicos - Economia de papel - Preservação do documento original - Acabar com perdas de documentos - Entre outros... Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

31. Pela percepção da falta de familiaridade com as constantes inovações tecnológicas no âmbito da informação e pelo fato desse contexto de Sociedade da Informação ser um tanto quanto recente, nota-se uma deficiência na formação do médico para atuar visto que nos cursos de medicina faltam disciplinas de informática médica. E a importância de um bibliotecário ou um arquivista para gerenciar um prontuário eletrônico em vista da falta de preparo dos médicos é percebida, já que o campo profissional do médico em sua grande maioria é voltado para o cuidado com os pacientes. Um profissional de informação que lide com o gerenciamento desse tipo de documento se faz presente. Considerações

32. ANDREASI, Silvia Aparecida. O Prontuário Eletrônico do Paciente e o papel do médico. Brasil: RBSPB, [s.d.] CHARNOVSKI, Rafael; BORGES, Regiane Pizzetti; MARTINS, Paulo João. Uma proposta de uso de Assinatura Digital em prontuário Eletrônico do Paciente . Santa Catarina: UNESC, [s.d.]. Disponível em: < http://www.sbis.org.br/cbis9/arquivos/634.pdf >. Acesso em: 13. Jul. 2010. DIAS, Juliana Lopes. A utilização do prontuário eletrônico do paciente pelos hospitais de Belo Horizonte. Revista Textos de La CiberSociedad , n.16, 2008. Disponível em: < http://www.cibersociedad.net/textos/articulo.php?art=194 >. Acesso em 14 jul. 2010. FREIRE, Ségio Miranda. Sigilo das informações . Disponível em: < http://www.ans.gov.br/data/files/8A958865266CAFE201267FB9CDED2DB2/TT_AS_19_SMirandaFreire_SigiloInformacoes.pdf >. Acesso em: 14 jul. 2010. Referências

33. JUNIOR, Geraldo de Oliveira de Francisco et al. Validade do Prontuário médico eletrônico como prova jurídica . São Paulo: UNIFESP, [s.d.] LEÃO, Beatriz de Faria; COSTA, Cláudio Giulliano Alves as; FORMAN, John Lemos. Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde . SBIS/CFR, 2007. LEGISLAÇÃO GED. Gestão Eletrônica de Documentos. Disponível em: http://www.ged.net.br/resolucaocfm1821.html Acesso em: 14 jul. 2010. PINTO, Virgínia Bentes. Prontuário Eletrônico do Paciente: documento técnico de informação e comunicação do domínio da saúde. Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação . Florianópolis, n.21, 1º sem. 2006. PROJETO Prontuário Eletrônico. Disponível em: < http://www.fmt.am.gov.br/p_eletronico.htm >. Acesso em 14 jul. 2010. Referências