Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Turismo do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (Câmpus Cubatão). Disciplina: Organização de Eventos (I) (OE1T3). Prof. Me. Aristides Faria Lopes dos Santos (2017).

1. Organização de eventos (I)
Prof. Me. Aristides Faria Lopes dos Santos

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Planejamento e organização de eventos

4. Execução do projeto
• Comissão de marketing: Imprensa
– Identificação do perfil dos veículos de comunicação de interesse do projeto,
contato com profissionais-chave dentro destas empresas (editoriais,
departamentos), elaboração e envio de press kit sobre o projeto, elaboração
de um release padrão e planejamento de um cronograma de divulgação das
ações do projeto.

5. Execução do projeto
• Comissão de marketing: Relações Públicas
– Relacionamento entre a organização e o público em geral, através dos meios
de comunicação, coordenação e planejamento de pesquisas da opinião
pública, para fins institucionais, planejamento e supervisão da utilização dos
meios audiovisuais, para fins institucionais e o planejamento e a execução de
campanhas de opinião pública.

6. Execução do projeto
• Comissão de marketing: Publicidade e Propaganda
– Levantar os dados que orientarão a campanha de divulgação do projeto
(atendimento);
– Produzir campanhas publicitárias com base na análise de pesquisas de
mercado (criação);
– Administrar as ações de publicidade e de promoção de vendas do projeto
(gerência do produto);

7. Execução do projeto
• Comissão de marketing: Publicidade e Propaganda
– Planejar e desenvolver estratégias de preço, distribuição e venda, desde a
campanha até a aproximação com o consumidor (marketing);
– Negociar a compra de espaço para anúncios (mídia);
– Avaliar o impacto das campanhas publicitárias sobre o público (pesquisa);
– Fazer jingles, comerciais e anúncios em rádios, TVs, jornais, revistas, outdoors
e websites (produção);
– Desenvolver campanhas promocionais junto a parceiros do projeto
(promoção de vendas).

8. Execução do projeto
• Comissão de marketing: Inscrições
– Gerenciamento das inscrições, implementação de uma estratégia de captação
de participantes e de recursos, se o evento for pago.

9. Estrutura organizacional
• Comissão técnica: Recepção
– Mesmo com a realização de inscrições (pagas ou gratuitas) prévias ao evento,
é importante que os organizadores estejam preparados para receber
participantes sem inscrições feitas com antecedência; devem ser planejados
meios (manuais ou informatizados) para receber estes participantes.

10. Estrutura organizacional
• Comissão técnica: Secretaria
– No caso de eventos pagos, a Secretaria deve atentar para o controle das
inscrições pagas e a consequente emissão de recibos, além do envio das
confirmações e de informações sobre o projeto com antecedência ao evento;
controle de presenças e emissão de certificados de participação.

11. Estrutura organizacional
• Comissão técnica
– Convidados: elaboração da relação de convidados (profissionais do mercado,
autoridades públicas, empresários de destaque, pessoas homenageadas,
potenciais parceiros).
– Palestrantes: a elaboração da agenda de discussões é muito importante e
deve ser planejada com cuidado para promover harmonia entre as falas dos
palestrantes, devem ser evitados conflitos entre os mesmos, então é essencial
que se conheça cada um dos palestrantes. O contato prévio com cada um
destes é fundamental.

12. Estrutura organizacional
• Comissão técnica: Infraestrutura
– Como visto, a infraestrutura pode ser considerada um recurso econômico
(sem o dispêndio direto de dinheiro) ou um adquirida/contratada com
recursos financeiros ($).

13. Estrutura organizacional
• Comissão de finanças: Contas a pagar e receber
– Ainda em relação às inscrições, é fundamental que a “Secretaria” mantenha
controle rigoroso sobre todo o processo, desde as inscrições, a emissão de
confirmações, o acompanhamento dos pagamentos, a emissão de cobranças,
emissão de recibos e gerenciamento dos pagamentos a fazer; essas ações
devem ser realizadas em parceria entre o “Contas a pagar e receber” e a
Tesouraria.

14. Estrutura organizacional
• Comissão de finanças: Tesouraria
– Execução dos controles apresentados pela Secretaria e o departamento de
“Contas a pagar e receber” e a “Secretaria”; é fundamental que haja
transparência no processo, prestação de contas e controle informatizado, se
possível, permanentemente atualizado.

15. Estrutura organizacional
• Comissão de finanças
– Inscrições: o processo de credenciamento dos participantes e dos demais
públicos de interesse é importante para que os organizadores tracem um
perfil do público, possam contata-los durante ou após o evento e mesmo
possam comercializar produtos, serviços ou ofertar benefícios aos inscritos.
– Captação de recursos: os recursos captados podem ser financeiros ou
econômicos!

16. Bons estudos!