Capacitar equipa CPSB planeamento estratégico

“Capacitar, crescer e
fazer a diferença”
Webinar de encerramento do Projecto
29 de Junho de 2023

O que é o Programa
Cidadãos Ativ@s?
• O Programa Cidadãos Ativ@s (2018-2024) foi criado
na sequência do concurso para a gestão em Portugal
do Active Citizens Fund, um fundo destinado a
Organizações Não Governamentais (ONG), no âmbito
do Mecanismo Financeiro do Espaço Económico
Europeu.
• Constituído por recursos públicos da Islândia,
Liechtenstein e Noruega, o Active Citizens Fund em
Portugal está a ser gerido pela Fundação Calouste
Gulbenkian (FCG), em parceria com a Fundação
Bissaya Barreto (FBB).

O que é o Programa
Cidadãos Ativ@s?
• O Programa pretende fortalecer a sociedade civil,
reforçar a cidadania ativa, e a capacitação de grupos
vulneráveis em Portugal, mas também estimular a
cooperação entre a sociedade civil portuguesa,
entidades dos três países financiadores e
organizações intergovernamentais.
• O Programa está organizado em quatro eixos
prioritários de intervenção.
• https://gulbenkian.pt/cidadaos-ativos/videos/cidadaos-ativs/

O que é o Programa
Cidadãos Ativ@s?
• Para promover a sustentabilidade e a capacidade
das ONG a longo prazo, fortalecendo o seu papel na
promoção da participação democrática, da cidadania
ativa e dos direitos humanos, o Programa procura
apoiar projetos que promovam:
• a democracia, a cidadania ativa, a boa governação e a
transparência;
• os direitos humanos e a igualdade de tratamento, através
do combate a quaisquer formas de discriminação;
• a justiça social e a inclusão de grupos vulneráveis;
• a capacitação das ONG.
Eixo específico para apoio a projectos
de capacitação de ONG

Financiador
Entidade
Promotora
Entidade
Gestora em
consórcio
com
E
n
t
i
d
a
d
e
s

Apresentação do Projecto
• http://www.cpsb.pt/?page_id=66154

Projecto “Capacitar, crescer
e fazer a diferença”
• Data de início:
• 1 de Maio de 2021
• Data de conclusão:
• 30 de Junho de 2023
• Componentes:
• Planeamento Estratégio e Operacional
• Turnaround Social
• Avaliação de Impacto
• Sector 3
• Comunicação
• Joana Horta e Costa Consultoria
• Sistema de Gestão da Qualidade
• XZ Consultores/AESE

Sistema de
Gestão da
Qualidade
PE&O
Comunicação
I&E e
Angariação de
fundos
Avaliação de
Impacto
Gestão
Organizacional
e de Pessoas

• Metodologias
• Metodologia participativa promotora da co-construção
• Formação para capacitação da equipa técnica;
• Desenvolvimento dos produtos através da incorporação do
conhecimento na produção colaborativa de ferramentas,
instrumentos e procedimentos;
• Validação colectiva dos produtos do processo e apoio técnico.
• Reuniões de Acompanhamento
• Partilha e diálogo regulares através de reuniões online de
acompanhamento permanente ao Gestor do Projecto e Equipa
de Coordenação, para definição do Plano deActuação,
monitorização do processo e introdução de eventuais
correcções/melhorias
• Participação dos stakeholders em cada fase da
consultoria,
• Sempre que justificável, foi incluída a participação dos
stakeholders para providenciarem geração de conhecimento

• Estratégias transversais à implementação
de todas as actividades do Projecto:
• Apresentação do Projecto e da visão do
Projecto no sentido de promover o
envolvimento e a participação de todos os
trabalhadores, tendo por base a Missão da
Instituição;
• Reuniões de trabalho para a implementação
das medidas do projecto com todos os
trabalhadores;
• Reuniões de feedback e avaliação dos
resultados.

•Visão do projecto:
• Cuidado ao utente e família
• Compromisso com o bem-estar e cresciment0 da equipa
... que todos estejam bem cuidados!

• Planeamento Estratégico e Operacional:
Actividades Objectivos específicos
Acções de consultoria para
definição de um novo modelo
de planeamento estratégico e
operacional e construção de
instrumentos associados
Criar procedimentos para a
realização do planeamento
estratégico
Acções de formação para
capacitação da equipa técnica
nesta área
A capacitação da equipa do CPSB,
para que esta possa garantir a
continuidade das acções do
projecto após o seu término

Planeamento Estratégico e Operacional
• Resumo das principais actividades:
• Formação e Consultoria à EquipaTécnica;
• Formação aos restantes trabalhadores da instituição;
• Definição de um modelo de planeamento estratégico e operacional, com base no qual foi
realizada:
• a análise e formulação estratégica da instituição:
• o diagnóstico estratégico contemplou a análise contextual e o diagnóstico organizacional através
de um processo participativo que contou com os contributos da Direcção, Parceiros, Coordenação
Técnica, EquipaTécnica e restantes trabalhadores do CPSB.

• Construção dos instrumentos e ferramentas associadas ao planeamento estratégico e
operacional:
• o plano estratégico apresenta as linhas de orientação e objectivos estratégicos para o triénio 2023/24/25,
que servem de base para a definição das actividades organizacionais durante este período;
• o planeamento operacional, no seu conjunto, é constituído por uma panóplia de planos operacionais que se
dividem pelas diversas áreas funcionais, procurando implementar as rotinas que asseguram a gestão de
curto prazo.
• Criação de procedimentos escritos associados ao planeamento estratégico e operacional:
• a sistematização escrita foi incorporada no Sistema de Gestão da Qualidade o que facilita a sua replicação e
disseminação sob a forma de boas práticas, de modo a que se incorporem no funcionamento do CPSB.

• Resultados:
• Implementação de um modelo de gestão com a realização de um diagnóstico de
necessidades organizacionais e a elaboração de planos estratégico e operacional;
• Obtenção de uma ferramenta de trabalho dinâmica que se possa ajustar aos
condicionalismos internos ou externos;
• A actividade permitiu rever, clarificar e focar o posicionamento estratégico do
CPSB, definindo uma actuação coerente com a missão e visão institucionais, e
assente nos princípios da qualidade, melhoria contínua e orientação para os
resultados, factores determinantes para o desenvolvimento organizacional;

• Resultados:
• Novos instrumentos e ferramentas associados ao planeamento estratégico e operacional,
passíveis de monitorização e avaliação e construídos como suporte a outros processos;
• Integração do Orçamento das Actividades, como quadro de suporte ao planeamento
operacional, tendo por base as denominações do SNC, permitiu o envolvimento da equipa
técnica no controlo orçamental.

• Resultados:
• Capacitação da equipa técnica na área da Gestão, com ênfase na vertente Estratégica e
desdobramentos Operacionais através da realização de Ações de Formação e participação na
elaboração da componente prática, o que permite garantir a continuidade das ações do projeto
após o seu término, criando condições de sustentabilidade e crescimento para além do
acompanhamento técnico dado;
• O envolvimento de todos os funcionários na análise e formulação estratégica como factor
motivador;
• Contributo para a área da Gestão Estratégica do Sistema de Gestão da Qualidade.

• Comunicação:
Acções de consultoria para a
construção de um Plano de
Comunicação interna e
externa com elaboração de
materiais de divulgação
Implementar procedimentos
e instrumentos que
permitam melhorar a
comunicação interna e
externa
Formação à equipa técnica
que assegurará a gestão da
comunicação e seus
produtos
A capacitação da equipa do
CPSB, para que esta possa
garantir a continuidade das
acções do projecto após o
seu término

Comunicação Interna
• Queremos ter uma organização em que todos falam a uma só voz, todos sentem a
importância do seu trabalho e em que cada um sabe que pode fazer a diferença,
com dedicação, perseverança, competência, sempre ambicionando a excelência
em tudo o que faz.
• Através de:
• Partilha de valores, ideias e objetivos
• Equipa informada, motivada, envolvida

• Consultoria e Formação à Equipa de Coordenação;
• Criação e consultoria à Equipa de Comunicação;
• Criação do Plano de Comunicação Interna;
• Definição de fluxogramas para os vários tipos de comunicação e tipologias de
informação (envio e retroação), com fluxos próprios de envio e retroação;

• Re-organização dos painéis informativos;
• Revisão da missão, visão e valores com o envolvimento de todos os trabalhadores;
• Criação de acções e materiais que permitam a difusão (e interiorização) da missão, da visão e
dos valores da instituição, para que estes sejam lembrados no dia-a-dia (ex: reuniões;
decoração dos espaços);
• Criação de momentos e espaços de envolvimento entre os trabalhadores, geradores de
motivação e sentimento de pertença, enquanto equipa e enquanto indivíduos.

• Resultados:
• Difusão da missão, visão e valores da instituição, criando
uma identidade comum e promovendo a cultura
organizacional;
• Promoção das boas relações dentro da instituição;
• Melhoria do sentimento de pertença nos trabalhadores;
• Garantia de fluxos eficazes na comunicação
organizacional;
• Contribuição para a criação de uma boa imagem da
instituição junto do público interno.

Comunicação Externa
• Consultoria e Formação à Equipa de Coordenação;
• Criação do Plano de Comunicação Externa;
• Reformulação do posicionamento da marca;
• Definição de uma estratégia de conteúdos e respectivas ferramentas e veículos;
• Consultoria à Equipa de Comunicação;

• Reestruturação dos veículos e ferramentas de comunicação já existentes (ex: site, facebook), com
recurso aos conteúdos programados e criação de novas ferramentas de comunicação que
divulguem a organização e a sua oferta, reforcem o posicionamento e alavanquem a missão e os
valores da organização (ex: Instagram):
• identificação dos conteúdos a passar nestas redes;
• tom e personalidade;
• revisão da informação estática do perfil de cada rede de acordo com conteúdos definidos; definição dos
conteúdos dinâmicos a passar nos posts de cada rede;
• definição da regularidade e dos dias e horários em que devem ser feitos os posts; definição da
forma/layout/look&feeldos posts;
• Definição de processos e procedimentos para recolha e disseminação da informação.

• Resultados:
• divulgação, visibilidade e reforço do posicionamento da
Instituição;
• dar a conhecer as mais-valias do trabalho realizado
pela instituição, demonstrando o seu impacto e os
resultados da sua actividade;
• os Planos de Comunicação com elaboração de
materiais, através da identificação e definição de
estratégias, métodos, meios, destinatários, conteúdos
e procedimentos de comunicação, assim como a
consultoria dada, permite actualmente à equipa
interna da instituição assegurar a gestão da
comunicação e os seus produtos de forma autónoma.

- Angariação de Fundos -
• Consultoria e Formação à Equipa de Coordenação
• Criação do Plano deAngariação de Fundos
• Definição do Portfólio de Projectos com a Proposta deValor de cada projeto
• Criação da base de dados de angariação de fundos
• Definição do plano de comunicação para angariação de fundos

• Avaliação de Impacto:
Consultoria consistirá na
identificação dos impactos
desejados e no
desenvolvimento de um
sistema de avaliação e
monitorização, transversal a
todas as respostas do CPSB
Desenvolver mecanismos
que permitam a avaliação do
desempenho organizacional
e o seu impacto, habilitando
o CPSB com competências
para avaliar o valor social das
suas intervenções
Formação à EquipaTécnica
que assegurará a
continuidade do projecto
A capacitação da equipa do
CPSB, para que esta possa
garantir a continuidade das
acções do projecto após o
seu término

Avaliação de Impacto
• Desenvolvimento de um sistema de avaliação e monitorização, transversal a todas as
respostas do CPSB;
• Formação à Equipa que assegurará a continuidade do projecto.

• Considerando que:
• o CPSB não detinha experiência em matéria de medição de impacto
• o carácter convencional da actividade do Centro assente exclusivamente em respostas sociais e
• o prazo de execução do Projecto
• foi decidido um estudo piloto de avaliação de impacto sobre uma intervenção, composta por um
conjunto de actividades integradas numa das suas grandes áreas de expertise, segundo um método que
seja facilmente replicável para outras intervenções semelhantes.

• A metodologia de avaliação de impacto aplicada ao estudo piloto do CPSB, resultou da
combinação singular e customizada de elementos adoptados por outros modelos de
referência, decompõe-se nas etapas seguintes:
• âmbito e finalidade;
• teoria da mudança;
• medição do impacto;
• análise e Report.

• Resultados:
• O CPSB habilitado com competências para avaliar o valor social das suas intervenções e
o impacto da sua intervenção;
• O desenvolvimento de um sistema de avaliação e monitorização, transversal a todas as
respostas do CPSB, de modo a permitir acompanhar a evolução das mudanças
desejadas e ajustar o sistema criado aos diferentes tipos de intervenção da instituição;
• Capacitação da equipa do CPSB, para que esta possa garantir a continuidade das acções
do projecto após o seu término.

Avaliação Impacto
Centro de Dia e Serviço Apoio Domiciliário
26 junho 2023

Âmbito e Finalidade
• Propósito
• Perceber as mudanças no bem estar e qualidade de vida de utentes/cuidadores e familiares.
• Como ajustar a intervenção atual de modo a garantir a continuidade dessa mudanças.
• Objetivos
• As valências de Centro de Dia e Serviço de Apoio Domiciliário têm como objetivos comuns “permitir a permanência do idoso no seu
meio natural de vida, retardando ou evitando o recurso a estruturas residenciais se assim for a sua vontade; “contribuir para a para o
envelhecimento ativo com reforço da participação social e da integração na comunidade.
• Destinatários
• 35 Utentes ( 20 Centro de dia; 15 utentes Serviço apoio domiciliário)
• 35 familiares ( 20 centro de dia e 15 Serviço Apoio Domiciliário)

Âmbito e Finalidade
• Tipologia
Retrospetiva sobre a intervenção em curso (contínua quer antes quer depois do período de
análise e sem alterações durante). Análise experimental durante um período limitado.
• CD – A retrospetiva incidirá sobre o último ano pois este foi o primeiro ano de “
normalidade” pós pandemia em que desenvolvemos a nossa atividade em pleno. Esta
resposta social esteve encerrada por vários períodos de tempo entre 2020 e 2021.
• SAD – A retrospetiva em incidirá nos últimos 6 anos. Durante este período conseguirmos
abarcar uma amostra de utentes com características semelhantes e com elevado nº de
serviços.

Teoria da mudança
• Visão
Espero que a minha dignidade e os meus direitos fundamentais permaneçam assegurados.
Quero sentir-me seguro em casa e, quando necessário, ser acompanhado e apoiado no meu dia-
a-dia, do ponto de vista social e do ponto de vista da saúde, mantendo-me integrado na minha
comunidade.

Teoria da mudança-atividades
Atividades SERVIÇO APOIO DOMICILIÁRIO
Referências técnicas Nº Beneficiários Frequência Duração # Tempo
Alimentação HACCP; Nutricionista; Alimentação
apoiada; Dietas
37 6 0,15h 11544/ano 1735 h/ano
Higiene pessoal e conforto Higiene intima; Cuidados de
imagem
29 6 0,66/h 9048/ano 5971h/ano
Higiene habitacional Limpeza espaços utentes 23 6 0,31/h 7176/ano 2224h/ano
Animação Socialização Ocupacionais; Lúdico-recreativas;
Socioculturais
21 6 0,16/h 6552/ano 1048/ano
Atividades ocupação e apoio
nas AVDI’s
Estimulação cognitiva;
acompanhamento a serviços
8 2/mês 5h/mês 24/ano 120 h/ano

Teoria da mudança - atividades
Atividades Centro de dia
Alimentação HACCP; Nutricionista; Alimentação
apoiada; Dietas
20 5 1,54h/d 5200/ano 8008h/ano
Higiene pessoal e conforto Higiene intima; Cuidados de imagem 7 5 0,11h/d 1820/ano 200h/ano
Animação/Socialização Física e motora; Cognitiva e mental;
Expressão plástica; Performativa;
Lúdica; Desenvolvimento pessoal
20 5 4,5h/d 5200/ano 23400h/ano
Transporte Recolha e entrega idosos no
domiciliio
16 utentes/ 2
transportes dia
5 2 h/d 520/ano 1040 h/ano

Teoria da mudança - atividades
Atividades comuns SAD/CD
Acolhimento temporário (ERPI) Acolhimento temporário para
recuperação ou descanso do
cuidador
12 Ao longo do ano Média
14d/ano/utente
336h/ano
Medicação Apoio na gestão da medicação;
apoio na toma; obtenção de
receitas junto dos medicos
familia
15 6 0,18h/d 4680/ano 842h/ano
Acompanhamento a consultas Este serviço é disponibilizado a todos os utentes quando requerido. Dada a sua natureza ocasional torna-se dificil de quantificar, é no entanto um serviço que
consideramos ser bastante útil para utentes e para cuidadores.
Cedência de ajudas técnicas Este serviço foi disponibilizado aos utentes muito recentemente, por isso não há dados para quantificar o seu

Método recolha de dados
• Utentes CD – Focus group, entrevistas, questionário
Caraterísticas do grupo: Proximidade com os utentes, utentes com poucas limitações em termos cognitivos são fatores que facilitam a aplicação dos
métodos de recolha definidos
• Utentes SAD – Entrevistas e questionários
Características do grupo: Utentes dispersos geograficamente, algumas limitações funcionais
• Cuidadores ( SAD e CD) – Focus group e questionários ou entrevistas
Cuidadores dispersos geograficamente, para este grupo poderão ser utilizados os três métodos de recolha de dados, dependendo da
facilidade /dificuldade em conseguir reunir com eles.
• Entrevistas
• Focus Group
• Questionários

Mudanças - Utentes
• Autoconceito
• Bem estar físico e mental
• Independência
• Segurança
• Interação Social

Mudanças familiares próximos
• Segurança
• Disponibilidade pessoal

Contrafactuais/durabilidade e importância
Para apurar a proporção da evolução registada nos indicadores de mudança
que se considera ser exclusivamente atribuível à intervenção em análise
definimos os seguintes contrafactuais e considerámos as seguintes
durabilidade e importância:

Durabilidade e importância
Índice de Durabilidade Índice de Importância
Nível Legenda Nível Legenda
1 extingue-se de imediato 1 irrelevante
2 permanece apenas durante 1 ano 2 pouco relevante
3 prolonga-se durante vários anos a decrescer 3 relevante
4 permanece estável ao longo de vários anos 4 muito relevante
5 tende a crescer à medida que o tempo passa 5 de vital relevância

Impacto
INDICADOR EVOLUÇÃO
DESCONTO -
A
DESCONTO -
B
QUANTIDADE
DURABILIDA
DE
IMPORTÂNC
IA
IMPACTO
I II III IV = I*(1-II)*(1-III) V VI VII = (IV/100)*V*VI
Independência 60,9 47,4 52,5 16,1 2.86 3.23 1,5
Autoconceito 57,4 33,7 37,1 23,8 3,7 3,3 2,9
Bem-estar físico e mental 65,5 46,8 42,8 19,6 3,3 3.46 2,3
Interação Social 52,5 46,2 27,4 20,9 3 3,1 1,9
Segurança 73,1 50 2 29,2 4 4,8 5,6
Disponibilidade 56,9 47,2 44,8 16,5 3.9 3.48 2,2
Segurança 58,1 47,2 44,8 16,8 3.91 4..19 2,7

Análise e reporte
• Relatório de Impacto
• comunica as mudanças geradas pela intervenção apresentada.

• Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ):
Acções de consultoria para definir e
implementar processos, documentos
associados e avaliar o desempenho do
sistema de gestão
Melhorar o desempenho organizacional de
todos os processos doCPSB pelo Sistema de
Gestão daQualidade
Formação a todos os trabalhadores para
assegurar a eficaz compreensão do Sistema
e o seu integral cumprimento
Integração das actividades desenvolvidas no
projecto em processos, operacionalizadas
em procedimentos, no sentido de facilitar a
continuidade das mesmas após o término do
projecto
Formação específica à equipa técnica no
sentido de garantir a continuidade do
sistema após o fim do projecto
A capacitação da equipa doCPSB, para que
esta possa garantir a continuidade das
acções do projecto após o seu término

Sistema de Gestão da Qualidade
• Consultoria e formação à equipa que assegura a gestão do sistema;
• Formação a todos os trabalhadores para assegurar a eficaz compreensão do
Sistema e o seu integral cumprimento:
• consciencialização para a importância da sua função para a melhoria contínua
do Sistema de Gestão da Qualidade da instituição;

• Definição e implementação de processos e documentos associados:
• procedimentos estabelecidos por escrito, simplificados e adequados face à natureza dos
processos e dos serviços da instituição;
• implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade;
• Avaliação do desempenho do sistema de gestão, de modo a garantir a sua eficácia e
adequação:
• desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade avaliado e definidas as ações de
melhoria, que assegurem a eficácia e adequação do sistema.

• Resultados:
• Melhoria do desempenho dos processos;
• Melhoria da gestão e do desempenho organizacional;
• Prevenir acontecimentos que ponham em causa a sustentabilidade da instituição através da
implementaçãode metodologias de pensamento baseado no risco;
• Redução dos custos e optimização dos recursos pela visibilidade da não qualidade;

• Resultados:
• Capacitação da Equipa Técnica e Responsáveis pela operacionalização dos processos para
assegurar a integral cumprimento do SGQ e para garantir a continuidade das acções do projecto
após o seu término, criando condições de sustentabilidade e crescimento para além do
acompanhamento técnico dado.
• A intervenção nesta área permitiu integrar as actividades desenvolvidas no projecto em
processos e operacionalizar as mesmas em procedimentos, no sentido de facilitar a
continuidade das mesmas após o término do projecto.
• Sinergias com todas as áreas do Projecto.

- Gestão Organizacional e de Pessoas -
• Formação e consultoria à equipa técnica na definição do modelo de gestão organizacional
e de pessoas e suas ferramentas associadas, assim como os respetivos procedimentos:
• O Programa é inspirado num trabalho internacional de título “Sonhando com um hospital optimista”, que
pela 1.ª vez foi transposto para o setor de economia social;
• Formação à equipa técnica em liderança, motivação, gestão da mudança e gestão de
operações;
• Acções de redefinição e disseminação da missão, valores e cultura organizacional da
instituição para aumentar o compromisso e a motivação, o alinhamento com a missão e a
unidade na acção;

• Definição do modelo de gestão da organização no sentido de promover a
apreensão da Missão,Visão eValores do CPSB, assim como a melhoria contínua,
satisfação dos clientes e eficiência da instituição;
• Desenvolvimento de novas ferramentas de gestão de operações aplicadas à
realidade e funções exercidas no CPSB e que podem servir de base à gestão de
recursos humanos, nomeadamente, na admissão, acolhimento e integração de
novos colaboradores;
• Criação de procedimentos escritos relativos às novas ferramentas e práticas de
gestão adoptadas.

• Implementação do programa de capacitação na área da gestão organizacional e de
pessoas na valência de Creche I:
• optou-se por um projecto-piloto para testar as medidas, refiná-las e medir os resultados.
• Formação a todos os trabalhadores da instituição para implementação das metodologias
do “Hospital Optimista”.

Etapas
1
As pessoas e as equipas
estão alinhadas.Têm um
“para quê” trabalhar.
Grupo de interesse que
servimos. Missão.
2
As pessoas e as equipas
foram capacitadas.
Sabem “como” fazer” as
coisas.
Comportamentos e
valores (ADN CO); estilo
de liderança e funções de
dirigente. Formam-se
constantemente.
3
As pessoas e as
equipas esforçam-se
para obter
resultados. “O que”
conseguir.
Nesta etapa vamos
ver os Capitães
Optimistas em acção.
As equipas tomam
iniciativas para cumprir a
missão atribuída e produz-
se um efeito contágio e as
melhores práticas
difundem-se pela
instituição. Medir para
melhorar.

Os nossos primeiros Capitães Optimistas

• Resultados:
• Capacitação da equipa do CPSB em matérias de Gestão Organizacional e de
Pessoas com o desenvolvimento de competências para a utilização das
ferramentas de gestão de pessoas e de operações de forma autónoma;
• Definição de novas ferramentas de gestão de pessoas e de operações aplicadas à
realidade do CPSB;
• Criação de uma política promoção do bem-estar em contexto de trabalho;

• Resultados:
• Redefinição da Missão com a participação de todos os trabalhadores;
• Formalização da cultura da instituição e criação de uma estratégia de adopção da
Missão;
• Modelo de gestão organizacional e de pessoas definido, aprovado e em fase de
implementação.

• Sustentabilidade do Projecto:
• As actividades do projecto dotaram a instituição de
novos procedimentos em áreas chave, que foram
integrados nas suas práticas de gestão e assegurada
a sua continuidade pela equipa interna.
• Replicação do Projecto:
• Os novos procedimentos foram incorporados no
funcionamento e cultura da instituição mas também
são passíveis de replicar, pela sua sistematização
num sistema de gestão, facilitando a sua replicação e
disseminação sob a forma de boas práticas.

• Indicadores e metas:
INDICADOR DE REALIZAÇÃO E META:número de ONG com procedimentos de gestão eficazes (1)  1
número de ONG com procedimentos de prestação de contas e de governação
transparentes (1)  1
número de ONG com procedimentos de gestão eficazes - na área da
comunicação (1)  1
número de profissionais formados (18)  29
INDICADOR DE RESULTADO E META:
número de ONG com procedimentos de gestão eficazes (1)  1
número de ONG com procedimentos de prestação de contas e de governação
transparentes (1)  1
INDICADOR ESPECÍFICO DO
PROJECTO E META:
Procedimento do Planeamento Estratégico definido (1) 1
Relatório de avaliação de impacto (1)  1
Manual da Qualidade aprovado e em aplicação (1)  1
INDICADORES TRANSVERSAIS:
Número de pessoas envolvidas nas actividades (10)  14
Número de beneficiários do projecto (18) 29
Número de ONG directamente financiadas (1)  1

• Avaliação Externa
• Monitorização e avaliação do projecto por parte de
entidade externa:
• avaliar as alterações provocadas pelo projecto na instituição;
• o grau de implementação das atividades previstas e a
concretização dos resultados indicados na fase de candidatura;
• os fatores de sucesso do projeto que possam ser replicados
noutras iniciativas;
• os elementos que devem ser melhorados em futuras
intervenções.

Reflexões adicionais
• Todas as actividades e previstas foram implementadas.
• O s objectivos definidos foram alcançados.
• As actividades do projecto deixaram a instituição mais preparada para definir o
seu planeamento estratégico, gerir os seus recursos, comunicar de forma mais
eficaz, incluindo sobre o impacto do seu trabalho.Tal contribui para gerar mais
visibilidade externa, facilitar o desenvolvimento de acções de fundraising e
melhorar a capacidade de reagir aos desafios com respostas adequadas.

Reflexões adicionais
• As responsabilidades assumidas pela Gestora do Projecto durante a implementação do projecto vão
continuar a ser asseguradas pela mesma, nomeadamente como Gestora da Qualidade.
• As novas competências e conhecimentos da equipa técnica contribuiram para a continuidade das
acções.
• Factor de sucesso: equipa interna motivada e sensibilizada.
• A intervenção de entidades externas constituiu uma mais-valia pelo seu know-how e possibilitou um
processo que de outro modo não seria possível.

• As actividades do projecto foram todas interligadas, o que permitiu potenciar e enriquecer
mutuamente o trabalho feito em cada uma:
• O facto da actividade do Planeamento Estratégico e Operacional ter sido a primeira actividade do
projecto e dada a sua natureza, permitiu integrar estrategicamente as actividades do Projecto no
Plano da instituição e definir a sua continuidade, assim como uma orientação estratégica
exequível e realista que orienta actualmente o nosso trabalho e prioridades de intervenção.
• O trabalho realizado alimentou depois as actividades do Sistema de Gestão da Qualidade, no
processo de Gestão Estratégica, que por sua vez melhorou o trabalho já realizado.
• A área da Comunicação permitiu desenvolver de forma mais profunda parte das actividades
previstas na implementação do modelo de gestão de pessoas e por outro lado, esta concorre para
os objectivos estabelecidos na área da comunicação. Permitiu também melhorar o procedimento
de gestão da comunicação previsto no SGQ.
• A avaliação de impacto constitui um input importante para a área da comunicação externa e
interna.
• A actividade de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade permitiu a formalização de
todas as actividades do Projecto e a sua integração na gestão da instituição.

• Em todas as áreas de intervenção, foram desenvolvidas acções que permitiram o
envolvimento e a participação de todos os trabalhadores da instituição nas actividades do
projecto. A colaboração deles nas mudanças implementadas facilita a sua continuidade e
adesão à mudança.
• Importância do desenvolvimento de acções de team building tendo em conta a natureza
das actividades do Projecto.
• Outras atividades que foram realizadas e que não constavam no plano definido inicialmente:
• Criação de um novo site para a instituição, reformulado ao nivel de conteúdos e design;
• Criação de uma equipa interna na área da comunicação;
• Desenvolvimento da valência de angariação de fundos;
• Envolvimento da equipa técnica no controlo orçamental;
• Apoio na definição de um novo modelo de gestão ao nível da Direcção Geral.

O grande desafio
• A gestão do tempo
• As actividades iniciaram-se mais tarde do que o previsto devido ao atraso na fase da contratação:
• A fase de elaboração de documentação de apoio e a pesquisa da oferta existente no mercado, prolongaram-se para além do
inicialmente previsto. O trabalho realizado assegurou com sucesso um processo de selecção rigoroso e claro para todos os envolvidos,
assim como a qualidade das entidades a concurso, no entanto, atrasou inevitavelmente a contratação e o início das actividades.
• O trabalho realizado internamente envolveu a equipa técnica e paralelamente desenvolvem-se actividades com o objectivo de
envolver os restante trabalhadores:
• os condicionantes do trabalho diário (ex: conciliação dos horários e organização do trabalho interno; grande número de faltas por motivos de saúde e a
menor disponibilidade da equipa de coordenação técnica devido às exigências da gestão diária) diminuíram a disponibilidade das equipas, o que
impediu a celeridade esperada na realização das actividades do Projecto.
• Dinâmica das actividades do Projecto:
• No sentido de potencializar as sinergias entre as diferentes actividades optou-se por trabalhar bem determinadas fases antes de se
avançar para as seguintes, o que levou ao estender das actividades para além da data prevista no cronograma inicial do projecto.

• Soluções encontradas para agilizar as acções do Projecto:
• Reorganização das funções da equipa no Projecto, assumindo a Gestora um papel mais activo nas tarefas a
realizar de modo a acelerar a data de conclusão das actividades, o que exigiu a sua dedicação a 100% ao
Projecto;
• Reuniões internas regulares entre sectores e a coordenação técnica, com a presença da Gestora do Projecto;
• Reuniões regulares entre a equipa de coordenação técnica.
• Conclusão:
• O projecto foi concluído com 2 meses de extensão em relação ao prazo inicialmente contratualizado.

Julho – Dezembro/23
(e mais além)
• Acções previstas:
• Monitorização das acções através do follow up periódico e análise do impacto das medidas;
• Consolidação do sistema;
• Alargamento dos casos piloto:
• HO às restantes valências;
• estudo de novas operações;
• novos projectos de avaliação de impacto;
• Incorporação dos resultados da avaliação de impacto nas acções de comunicação interna e
externa e em acções de motivação e reconhecimento aos trabalhadores.

Julho – Dezembro/23
(e mais além)
• Objectivos pretendidos:
• Transformar o CPSB num exemplo de gestão humanizada e de práticas inovadoras a nível
nacional;
• Garantir a sustentabilidade da instituição na gestão financeira e o fortalecimento da sua
capacidade de intervenção para levar a acabo actividades em prol da comunidade;
• Alcançar a melhoria da gestão e do desempenho organizacional;
• Melhorar o desempenho ambiental da instituição.

• Divulgação:
Meio de divulgação Localização
Criação de página integrada no site do
CPSB, actualizada regularmente
https://www.cpsb.pt/?page_id=47478
Publicitação de actualizações através da
rede social da instituição
https://pt-
pt.facebook.com/centroparoquialsaobernardo
@centroparoquialsaobernardo
Vídeo promocional http://www.cpsb.pt/
https://gulbenkian.pt/cidadaos-ativos/
Website do Programa Cidadãos Ativ@s https://gulbenkian.pt/cidadaos-ativos/
Conferências de início e de
encerramento do projecto
Centro Paroquial de São Bernardo

Obrigada pela atenção!
• Centro Paroquial de São Bernardo
• Largo da Igreja, São Bernardo
• 3810-089 Aveiro
•
•  - geral@cpsb.pt
•  - mariajose@cpsb.pt
•  - 234 340 130
• www - http://www.cpsb.pt
• https://pt-pt.facebook.com/centroparoquialsaobernardo
• @centroparoquialsaobernardo

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