A SECRETÁRIA E OS DESAFIOS
DO
TERCEIRO MILÊNIO

DENIZE DUTRA
CONSULTORA DO INSTITUTO MVC
O CENÁRIO DE MUDANÇAS
 Revolução tecnológica
 Globalização
 Econômica
 Gestão
 Natureza Humana
 Dilema curto prazo X...
RAZÕES PARA UM BOM ATENDIMENTO:
 O cliente bem tratado volta sempre.
 O profissional de atendimento tem 70% da
responsab...
PASSADO PASSADO
EXECUTORA DE
ROTINAS
DATILÓGRAFA
ARQUIVISTA

HOJE...FUTURO
GERENCIADORA DE
EXECUÇÃO
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PASSADO PASSADO

HOJE...FUTURO

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AOS CLIENTES
QUEBRA-GALHOS

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RESOLVEDORA DE
PROBLEMAS

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COMPETÊNCIAS CRÍTICAS...
 INOVAÇÃO
 GESTÃO DO FLUXO DE INFORMAÇÃO
 DOMÍNIO DE NO MÍNIMO DOIS IDIOMAS
 INICIATIVA
 CRI...
COMPETÊNCIAS CRÍTICAS ...
 CULTURA GERAL
 CONHECIMENTO DE TECNOLOGIAS
 CONHECIMENTO DE GESTÃO ESTRATÉGICA
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 ATUALIZAÇÃO
 MATURIDADE
ADAPTABILIDADE ÀS SITUAÇÕES
CAPACIDADE DE ORGANIZAÇÃO
 HABILIDADE ...
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PARCERIA DE SUCESSO
 Conheçam a sua missão de gerente e de

secretária
 Busquem o diálogo
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EXECUTIVO + SECRETÁRIA =
PARCERIA DE SUCESSO
 Enfrentem mudanças e conflitos apoiando um ao

outro
 Assumam as próprias ...
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Relações entre a Secretária e a Empresa
 Um trabalho em equipe só se torna viável se ...
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 A autoridade representada pela direção deve
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Secretaria desafios

  1. 1. A SECRETÁRIA E OS DESAFIOS DO TERCEIRO MILÊNIO DENIZE DUTRA CONSULTORA DO INSTITUTO MVC
  2. 2. O CENÁRIO DE MUDANÇAS  Revolução tecnológica  Globalização  Econômica  Gestão  Natureza Humana  Dilema curto prazo X longo prazo  Concorrência = mercado competitivo  Ambigüidade e incerteza  O poder na mão dos clientes  O papel do ESTADO sendo questionado O CONHECIMENTO É A NOVA MOEDA
  3. 3. RAZÕES PARA UM BOM ATENDIMENTO:  O cliente bem tratado volta sempre.  O profissional de atendimento tem 70% da responsabilidade sobre a satisfação do cliente .  Nem sempre se tem uma segunda chance de causar boa impressão.  Relações eficazes com os clientes , aliadas à qualidade técnica e preço justo , fortalecem a opinião pública favorável à Empresa.  Opinião pública favorável suscita lucros e boas relações profissionais geram produtividade .
  4. 4. PASSADO PASSADO EXECUTORA DE ROTINAS DATILÓGRAFA ARQUIVISTA HOJE...FUTURO GERENCIADORA DE EXECUÇÃO EDITORA DE TEXTOS PLANEJADORA, ORGANIZADORA E MANTENEDORA DE DADOS E INFORMAÇÕES RM ARQUIVOS ( INCLUSIVE ELETRONICOS)
  5. 5. PASSADO PASSADO HOJE...FUTURO ATENDENTE DE TELEFONE ATENDIMENTO GLOBAL AOS CLIENTES QUEBRA-GALHOS INTERMEDIADORA DE ACONTECIMENTOS, NEGOCIADORA, FACILTADORA MECÂNICA CRIATIVA SUBMISSA EMPREENDEDORA DEPENDENTE AUTÔNOMA
  6. 6. PASSADO PASSADO HOJE...FUTURO DISPONÍVEL ACESSÍVEL SEGUIDORA LÍDER RESOLVEDORA DE PROBLEMAS REALIZADORA DE PREVISÕES OBJETIVAS CARTÃO DE VISITA AGENTE DO MARKETING ORGANIZACIONAL E DO ENDOMARKETING
  7. 7. COMPETÊNCIAS CRÍTICAS...  INOVAÇÃO  GESTÃO DO FLUXO DE INFORMAÇÃO  DOMÍNIO DE NO MÍNIMO DOIS IDIOMAS  INICIATIVA  CRIATIVIDADE  DINAMISMO  POLIVALENTE - MULTIPROFISSIONAL  NEGOCIAÇÃO
  8. 8. COMPETÊNCIAS CRÍTICAS ...  CULTURA GERAL  CONHECIMENTO DE TECNOLOGIAS  CONHECIMENTO DE GESTÃO ESTRATÉGICA  DISCRIÇÃO  ÉTICA  VISÃO SISTÊMICA  FACILIDADE DE PERCEPÇÃO  ESPÍRITO DE EQUIPE
  9. 9. COMPETÊNCIAS CRÍTICAS ...  ATUALIZAÇÃO  MATURIDADE ADAPTABILIDADE ÀS SITUAÇÕES CAPACIDADE DE ORGANIZAÇÃO  HABILIDADE DE COMUNICAÇÃO  CAPACIDADE DE GESTÃO DO TEMPO  CONHECIMENTO DE CERIMONIAL DE ETIQUETA  CAPACIDADE DE RESOLVER PROBLEMAS
  10. 10. EXECUTIVO + SECRETÁRIA = PARCERIA DE SUCESSO  Conheçam a sua missão de gerente e de secretária  Busquem o diálogo  Busquem a compreensão reciproca = empatia  Estejam abertos ao aprendizado  Desenvolvam o respeito profissional mútuo
  11. 11. EXECUTIVO + SECRETÁRIA = PARCERIA DE SUCESSO  Enfrentem mudanças e conflitos apoiando um ao outro  Assumam as próprias limitações e erros  Desenvolvam a flexibilidade e a confiança recíproca  Transformem a subordinação em pró-ação  Desenvolvam tarefas conjuntas para a melhoria do seu trabalho
  12. 12. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e a Empresa  Um trabalho em equipe só se torna viável se houver uma meta comum, quando todos os projetos visam a um determinado fim.  Só está integrado à Empresa, aquele que age coerente e lealmente em relação às normas e critérios adotados pela direção, respeitando suas prioridades e empenhando-se pelo bom desenvolvimento do trabalho.
  13. 13. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e a Empresa  O empregado dedicado cativa, mas o servil e bajulador cria antipatia.  Compete à secretária mostrar-se atuante por convicção e não simplesmente para agradar o chefe.  A secretária deve ter sempre o cuidado de tratar os assuntos diretamente com quem compete, seja para sugerir, reivindicar ou contestar.
  14. 14. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e a Empresa  A autoridade representada pela direção deve ser encarada como natural, já que a hierarquia se faz necessária para qualquer organização  Acatar ordens não tem nada a ver com despersonalização.  A hierarquia pode ser respeitada sem desrespeito à nossa individualidade.
  15. 15. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e a Empresa  O empenho no trabalho pressupõe o sigilo exigido pelo cargo de secretária.  Saber calar é uma arte tão importante quanto saber ouvir.  É importante não comentar assuntos relativos à empresa fora dela.
  16. 16. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e os Colegas  As pessoas com quem convivemos diariamente em nossa empresa merecem o nosso respeito.  A conquista do próprio espaço depende das capacidades e oportunidades aproveitadas por cada um..  O ser humano faz parte de uma engrenagem, onde cada peça é responsável pelas demais.
  17. 17. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e os Colegas  Desprestigiar outro colega gera seu próprio descrédito.  O voto de confiança deve ser base de toda ação, até prova em contrário.  A supervalorização do próprio trabalho leva ao desconhecimento do valor da equipe.  Ridicularizar colegas é atestado de insegurança.
  18. 18. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e os Colegas  Erros são comuns no ser humano. Jamais devem ser comentados em público, principalmente na ausência de quem errou.  A dedicação e a iniciativa devem ser sempre ressaltados, de preferência publicamente.  O espírito de equipe deve ser estimulado, mas devese evitar a formação de “panelinhas”.
  19. 19. ÉTICA PROFISSIONAL PARA SECRETÁRIAS Relações entre a Secretária e os Colegas    Usando mais as palavras “obrigada”, “desculpe”e obrigada desculpe “por favor” tornaremos o relacionamento entre favor colegas mais fácil e amistoso. Boa vontade e humildade fazem a vida em grupo mais prazerosa. A base de uma equipe de trabalho sólida e verdadeira, formada por elementos com diferentes capacidades, mas com uma só meta, é a certeza do “EU” mais “VOCÊ” formando o “NÓS”.

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