1. Conhecendo e
organizando um arquivo

2. “A história não se escreverá senão com o
recuar do tempo e com os fatos e
documentos”.
Santos Dumont

3.  Capacitar os aprendizes para
atuarem eficientemente em
arquivos.
 Mostrar os aspectos
fundamentais da classificação
de documentos, com destaque
para a identificação dos tipos
documentais.

5. Origem Histórica dos Arquivos
A origem histórica dos arquivos remonta ao início da
escrita, nas civilizações do Médio Oriente, há cerca de 6
mil anos atrás. Os primeiros arquivos surgiram de forma
espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos
principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla
na Síria, Arquivo do Templo de Medinet no Egito no Séc.
XII a.c.. Os Hititas foram os primeiros povos a a
construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV
A.C.

6. As civilizações Clássicas Grécia e Roma
Os Gregos mais tarde criaram os seus Arquivos por volta do ano 400
a.c. , e no ano 350 a.c. os documentos oficiais passam a concentra-
se no Metroon no Templo de Cibele. Em Roma, a administração do
Império levou a grandes progressos no domínio dos Arquivos.
Certos critérios usados na organização de Arquivos pelos Romanos
continuam ainda hoje válidos. Criaram uma rede de serviços e um
corpo profissional especializado. Além dos Arquivos Centrais,
instituíram a criação de um arquivo próprio para cada corpo de
magistrados: Arquivo de Governadores provinciais.
Em 509 a.c. é criado o primeiro Arquivo em Roma, chamado "
Tabularium", que está relacionado com a natureza do suporte
"tabulare". Definiram um estatuto para o Arquivista (tabularius) com
atribuições no âmbito da conservação, reprodução e validação dos
documentos. Estabeleceram-se também condições de acesso e
escalonamento da carreira.

7. Idade Média
Cristalização e divulgação do conceito de Arquivo, e
ambiguidade entre biblioteca e arquivo. Na Cúria
Romana subsistem Arquivos e também nos Mosteiros.
Em 1325 assiste-se à criação do Arquivo do Estado
Português na Torre do Tombo situado no Castelo de S.
Jorge. O Arquivo funcionava como um guardador de
memórias.

8. Época Moderna
Intensificou-se a acumulação de documentos provindos de
arquivos distintos para um mesmo depósito, como é
exemplo a Companhia de Jesus. é a época dos Arquivos
Estatais que concentram toda a documentação da provinda
de diversas cortes, secretarias de Estado, administração
regionais, protocolos notariais, etc. Os depósitos
aumentaram consideravelmente em extensão e em
diversidade, com a Criação de novos serviços na justiça e
na economia. Procedeu-se á transladação de códices de
chancelaria, por exemplo: Leitura Nova patrocinada por D.
Manuel I e D. João III.

9. Pilhas de documentos
encostados no canto de
uma sala, milhares de
informações importantes
perdidas em papéis sem
qualquer identificação.
A cena é recorrente em
vários órgãos públicos e em
empresas privadas que, na
maioria das vezes, não dão
o valor necessário aos
documentos que contam
sua história.

11. Informação - Todo e qualquer
elemento referencial contido
num documento. A informação
é tudo o que pode ser emitido e
recebido. Compreende uma
mensagem, idéia, noção, notícia
sobre alguém ou algo. É a noção,
idéia ou mensagem contida em
um documento.

12. Documento - é qualquer
elemento gráfico, iconográfico,
plástico ou fônico pelo qual o
homem se expressa.
É o livro, o artigo de revista ou
jornal, o relatório, o processo, o
dossiê, a correspondência, a
legislação, a estampa, a tela, a
escultura, a fotografia, o filme, o
disco, a fita magnética etc.

13. Arquivo - é o conjunto
de documentos que,
independentemente da
natureza do suporte,
são reunidos por
acumulação ao longo
das atividades de
pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou
privadas.

14. Dossiê - é uma coleção
de documentos relativos
a um processo, a um
indivíduo e, por
extensão, a qualquer
assunto.

15. Gestão documental - conjunto de medidas e
rotinas que visam a racionalização e eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso
primário e avaliação de arquivos.

16. Biblioteca - é o conhecimento
genérico e produzido por
terceiros. Corresponde ao
conjunto de material, em sua
maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta com
objetivos culturais.
O documento de biblioteca
instrui e ensina.

17. Museu - é o conjunto de objetos coletados nas
mais variadas fontes e que contam a história de
um povo, sendo sua finalidade essencialmente
cultural. Consiste em uma coleção de peças e
objetos de valor cultural, reunidos, conservados e
colocados à disposição do público.

18. A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.
Formato

19. Configuração física de um suporte, de acordo
com a natureza e o modo como foi
confeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz,
códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,
microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de
microfilme, ultraficha.

20. A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.
Gênero

21. Configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.
É a linguagem usada, a forma como a informação está
registrada no documento. Classifica-se em:
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos
(linguagem básica = escrita);
− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música
(associação do som e da imagem);
− cartográficos – mapas, plantas e projetos;
− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias
(linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;
− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação,
som e hipertexto.

22. A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.
Espécie

23. É a linguagem formal como se apresenta o
documento. A configuração que assume um
documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas, tais como: ata, aviso,
cartas, certidões, circulares, editais, formulários,
memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.

24. A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.
Suporte

25. Materiais sobre os quais as informações são
registradas:
− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,
fotografia, jornal;
− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita
magnética, disquete e CD;
− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo,
negativo e filme cinematográfico;
− metal, argila, madeira, tecido medalha,
monumento, escultura, tela etc.

26. A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.
Natureza

27. Corresponde à classificação de segurança ao
acesso dos documentos.
Quanto à natureza, portanto, os documentos se
subdividem em:
− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação
não prejudica a organização, sem quaisquer
restrições ao acesso.
− Sigilosos – aqueles que devem ser de
conhecimento restrito.

28. Ativo
Temporá
rio
Inativo
Clique na gaveta
apontada pela seta
para conhecer o
tipo de arquivo
correspondente e
os tipos de
documentos que
ele armazena.

29. Conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objetivos imediatos para as
quais foram produzidos ou recebidos e que,
mesmo cessada sua tramitação, se conservam
junto às unidades produtoras em razão de sua
vigência e da frequência com que são
consultados.

30. Ativo
Temporá
rio
Inativo
Clique na gaveta
apontada pela seta
para conhecer o
tipo de arquivo
correspondente e
os tipos de
documentos que
ele armazena.

31. Constituído de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco frequente,
permanecem neste estágio aguardando a
destinação final que poderá ser a eliminação ou
o recolhimento ao arquivo permanente.

32. Ativo
Temporá
rio
Inativo
Clique na gaveta
apontada pela seta
para conhecer o
tipo de arquivo
correspondente e
os tipos de
documentos que
ele armazena.

33. Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
conservam em razão de seu valor documental
legal ou histórico e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. A sua
função é conservar e disponibilizar para
consulta documentos úteis para fins
administrativos e pesquisas históricas.

34. Você já ficou indeciso em
algum momento sobre
jogar ou não determinado
documento? Acompanhe a
seguir alguns critérios que
regulam a eliminação de
documentos.

35.  Documentos cujos textos estejam
reproduzidos em outros documentos de uma
maneira mais completa.
 Cópias cujos originais estejam preservados.
 Documentos de pura formalidade.
 Documentos que cumpram datas específicas.
 Documentos que se tornem obsoletos.

36. Inutilize os documentos antes
de descartá-los.

37.  Consiste em adotar metodologia para a
guarda dos documentos, por meio de um
plano preestabelecido, visando a rapidez no
acesso às informações.
 A escolha do método de arquivamento a ser
utilizado é determinada pela natureza dos
documentos, frequência de consulta, sistema
de recuperação das informações e estrutura
da organização, devendo ser simples e de
fácil entendimento pelos usuários.

38.  Sistema direto – busca o documento
diretamente do local arquivado;
 Sistema indireto – necessita de um sistema
auxiliar para recuperar o documento pelo
Método Alfabético ou visando as
características do acervo na adequação da
seção. Ex.: Setor Financeiro – Contas a pagar
pelo método cronológico (datas de
vencimentos/faturas).

39.  Sistema de busca
direto, que obedece
a sequência das
 Letras do alfabeto.

40. O sistema de busca é indireto, uma vez que
necessita de índice alfabético. Considera o número
da pasta, é um método seguro, simples e de fácil
manuseio, sendo usado quando houver
necessidade de sigilo das informações. Tem ampla
aplicação em arquivos especiais e especializados.

41. O sistema de busca é direto e
as pastas são colocadas na
ordem alfabética. É um
método de fácil manuseio que
considera a procedência ou
local. É aconselhado para ser
usado em organizações que
atuem em várias regiões,
cidades, estados etc.

42. O sistema de busca é direto,
considera a data e o documento
não é numerado. Nesse método a
disposição das pastas e dos
documentos, dentro da pasta, fica
na ordem cronológica. Pode ser
utilizado como método auxiliar.
Usado para controle de
pagamentos, compromissos e
controle de pedidos.

43. Consiste na soma de dois
métodos, alfabético e numérico,
utilizando a simplicidade de um
e a exatidão e rapidez no
arquivamento do outro. Tem
larga utilização em arquivos de
catálogos de fornecedores.

44. http://www.atividadeseducativas.com.br/atividades/553_ordemalfabetica.swf