_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
_____________________________________________________________________
Material de estudo elaborado e organizado por Euler ...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Material de estudo arquilovogia conteudo2011

626 visualizações

Publicada em

Publicada em: Educação
0 comentários
1 gostou
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
626
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
4
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
28
Comentários
0
Gostaram
1
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Material de estudo arquilovogia conteudo2011

  1. 1. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 1 MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA TSE / INSS Matéria auxiliar de estudo: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Atualização para 2011 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. 4. Acessórios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas 5. Arquivos permanentes: princípios e instrumentos de pesquisa Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivista – Novembro 2011 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991 Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados - ACERVO - Conjunto de Documentos - Mobiliário (móvel) para guarda documento
  2. 2. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 2 - Local onde o acervo é guardado - Órgão ou Instituição Arquivística que tem o objetivo de guardar os documentos 1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO 1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos. Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela instituição em que está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA. Arquivo Biblioteca Objetivo Funcional Cultural Formas de ingresso dos documentos na instituição Produção Recebimento Compra Doação Permuta Quantidade de exemplares de cada documento Único exemplar Numerosos exemplares Forma de acumulação de documentos Orgânica Coleção DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo. DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição.
  3. 3. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 3 DICA LEGAL: A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar informações para estudo. Seus documentos são acumulados por meio de compra, doação ou permuta. 1.4 Classificação dos Arquivos Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Público ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente) Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central) 1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas. Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília. DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados. 1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio. Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de determinada área do conhecimento. DICA LEGAL: Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme. Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado a uma área do conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos de Engenharia.
  4. 4. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 4 1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de uso, mas ainda possuem fim administrativo. Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, conservados, pelo seu valor histórico para Instituição. DICA LEGAL: Estágio de Evolução C orrente I ntermediário P ermanente DICA LEGAL: Arquivo Corrente É a fase em que os documentos são criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo Central/Geral). DICA LEGAL: Arquivo Intermediário É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco consultados; - Permite que os setores otimizem seu espaço; - Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente); - É também chamado de limbo ou purgatório.
  5. 5. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 5 DICA LEGAL: Arquivo Permanente É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico, probatório ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados. 1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: São aqueles instalados nos setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais/Gerais: São aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um único local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada. DICA LEGAL: Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo Intermediário DICA LEGAL: Arquivo Setorial É um Arquivo descentralizado Cada setor de trabalho possui o seu. DICA LEGAL: Arquivo Central É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos setores da instituição. 1.5 Classificação dos Documentos Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação Gênero Espécie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto 1.5.1 Gênero Podem ser: 7 • Escritos ou Textuais • Iconográficos • Sonoros • Filmográficos • Informáticos ou digitais • Cartográficos • Micrográficos
  6. 6. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 6 DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões DICA LEGAL: Documentos iconográficos Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete DICA LEGAL: Documentos filmográficos Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word DICA LEGAL: Documentos cartográficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: Mapas, Plantas e Desenhos técnico DICA LEGAL: Documentos micrográficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas 1.5.2 Espécie/Tipologia documental Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições possuem diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão. Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento.
  7. 7. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 7 DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental Espécie Tipologia Contrato Contrato de locação Alvará Alvará de funcionamento Certidão Certidão de nascimento 1.5.3 Forma É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do documento. São as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia. 1.5.4 Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, independente da informação nele registrada. São formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho. 1.5.5 Natureza do assunto Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento. DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. Decreto 4.553/2002 O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. São 4 os graus de sigilo. DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 4 GRAUS Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurança e cujo teor só devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
  8. 8. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 8 são autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Confidencial: Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraços administrativos. Reservado: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. DECRETO Nº 4553/2002, modificado pelo 5.301/2004 normatiza sobre documentos e informações sigilosas Grau de sigilo Quem classifica prazo Ultrassecreto Presidente da República; Vice-presidente, Minstros de Estado; Comandantes do Exército, Marinha ou Aeronáutica; Chefes de missões diplomáticas e consulares. 30 anos Secreto Autoridades que exerçam função de direção, comando e chefia ou assessoramente, de acordo com regulamentação de cada órgão 20 anos Confidencial Servidores civis ou militares, de acordo com regulamentação de cada órgão 10 anos Reservado Servidores civis ou militares, de acordo com regulamentação de cada órgão 5 anos Classificação de documento sigiloso: Procedimento em que autoridade competente atribui grau de sigilo a um documento, informação ou dado. Desclassificação de documento sigiloso: É o cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos os dados, documentos ou informações. Reclassificação de documento sigiloso: Procedimento em que autoridade que classificou o documento, o reclassifica em grau inferior.. DICA LEGAL: Grau de Sigilo – Prazo Os documentos e informações classificados como sigiloso, poderão ter o seu prazo prorrogado uma única vez e por igual período. O prazo de guarda-sigilo, começa a contar a partir da data de produção do documento/informação.
  9. 9. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 9 DICA LEGAL: Grau de Sigilo – Prazo Os documentos e informações de arquivo permanente, uma vez desclassificados quanto ao grau de sigiloso, serão encaminhados a instituição arquivistica pública competente ou ao arquivo permanente do órgão público para serem definitivamente preservados 2 Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente) 1ª idade C Corrente 2ª idade I Intermediário 3ª idade P Permanente DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqüência de uso Documentos em curso Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho Serve a Administração DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário Baixo grau da freqüência de uso Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho A permanência nessa fase é transitória Aguardam destinação final Também é conhecido por limbo ou purgatório Serve a Administração DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente Documentos que não possuem valor de natureza administrativa, mas que são conservados pelo seu valor histórico Permitem conhecer a História da Instituição Revelam a origem e constituição da Instituição Serve a História
  10. 10. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 10 2.1 Valor do Documento O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO. A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO. DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo Dar suporte/apoio às atividades da instituição É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo irá acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administração DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histórico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição Finalidade: Servir a História DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado 1ª idade C Corrente 2ª idade I Intermediário Valor Primário 3ª idade P Permanente Valor Secundário 2.2 Prazo de Guarda dos Documentos O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: • Freqüência do uso das informações contidas nos documentos • Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo prescricional)
  11. 11. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 11 • Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) • Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais) 2.3 Destinação Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua destinação final. A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primário. DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, não apresentar valor histórico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histórico 2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos. Deverá ser composta por: Arquivista ou pessoa responsável pela guarda dos documentos, autoridade administrativa que conheça a estrutura e funcionamento, profissional da área jurídica, financeira e profissionais ligados ao campo do conhecimento de que tratam o documentos avaliados. Ex: Tabela de Temporalidade Prazo de GuardaCódigo Assunto Corrente Intermediários Destinação final Observação 002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente - 022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente - 024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência de QUATRO situações. 002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente. 022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente.
  12. 12. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 12 024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será eliminado. 024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela fase intermediária. DICA LEGAL: Transferência e Recolhimento Transferência: É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária Recolhimento: É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a fase permanente 3 Organização do Arquivo No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada uma campanha de sensibilização a toda empresa, envolvendo os diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em quatro etapas: DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS 1 – Levantamento dos dados 2 – Análise dos dados coletados (diagnóstico) 3 –Planejamento 4 – Implantação e acompanhamento 3.1 Levantamento dos dados Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituição. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento É necessário conhecer, analisar, estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento Gêneros documentos ( textual, iconográfico, sonoro, etc..) Espécies mais freqüentes ( ofício, relatório, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulários em uso Quantidade e estado de conservação do acervo Métodos de Arquivamento utilizados Existência de registro e protocolo
  13. 13. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 13 Média de arquivamento diário Controle de empréstimo e consulta Existência de normas e manuais de arquivo DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento É necessário conhecer, também: Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situação física do arquivo ( área ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteção contra incêndio e outros sinistros) 3.2 Análise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o DIAGNÓSTICO sobre a real situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá propor as alterações, modificações necessárias. O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição quanto ao uso dos arquivo. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados Elaboração do DIAGNÓSTICO 3.3 Planejamento É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso necessário para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento Deverá considerar: • Posição do arquivo na estrutura do órgão • Centralização ou descentralização do Arquivo • Método de arquivamento • Normas de funcionamento • Qualificação de recursos humanos • Instalações e equipamentos • Constituição de Arquivos intermediário e permanente • Recursos financeiros necessários e os disponíveis
  14. 14. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 14 3.4 Implantação e Acompanhamento É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na instituição. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e Acompanhamento Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando necessário 4 Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991 - § 3º A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficiência das atividades DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS • Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração, manutenção e destinação de documentos • Garantir que a informação estará disponível no momento necessário ao usuário (instituição, estado, pessoa) • Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa científica ou histórica • Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados, e outras técnicas da gestão da informação • Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser guardados e
  15. 15. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 15 preservados por seus valores históricos, científicos, valores secundários. 4.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas: PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO 3 FASES BÁSICAS Produção Utilização Destinação P rodução U tilização T ramitação (protocolo) A rquivamento A valiação CORRENTE CORRENTE e INTERMEDIÁRIO INTERMEDIÁRIO 4.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE Otmização na criação de documentos Evitar a reprodução desnecessário de documentos Acontece na fase corrente 4.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após o tramite DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de documentos, controle de acesso e recuperação da informação Elaboração de instrumentos de recuperação. É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários 4.1.3 Gestão de Documentos – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇAÕ – 3ª FASE
  16. 16. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 16 Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário É regida pela lei 8.159/91 4.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos documentos As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente • Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes • Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito • Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou recolhimento • Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3ª idade. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for conhecido: Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou recolhimento
  17. 17. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 17 DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de posse dos setores que os transferiram • Podem consultá-lo • Podem tomá-lo emprestado • A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o transferiu • Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário) são localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação adequada contra incêndio, poluição atmosférica, excesso de umidade e luz. DIAGNÓSTICO: É a análise detalhada do funcionamento do arquivo da instituição, para identificar falhas e deficiências, para em seguida permitir a adoção de medidas que aumentem a eficiência do serviço do arquivo. Permite identificar: 5 Método de Arquivamento Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos são dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimensões como planta, mapa e desenho DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos documentos • Instalação física (situação) • Condições ambientais (T.U.L) • Condições de armazenamento • Estado de conservação do documento • Espaço físico ocupado • Volume documental • Controle de empréstimo • Nº de pessoas, formação e escolaridade • Acesso a informação • Gênero dos documentos • Método de Arquivamento(arranjo classificação) • Tipo de acondicionamento
  18. 18. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 18 Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. DICA LEGAL: Direto e Indireto DIRETO: A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado INDIRETO: É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado Métodos de Arquivamento: Básicos e Padronizados Alfabético Geográfico Básicos Numéricos Simples Cronológico Dígito-Terminal Ideográfico Alfabético Dicionário Enciclopédico Numérico Duplex Decimal Padronizados Variadex Automático Soundex Rôneo Mnemônico Básicos: São os métodos mais comumente utilizados • Método Alfabético • Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal) • Método Geográfico • Método Ideográfico DICA LEGAL: Métodos Básicos e Padronizados DIRETO: A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado INDIRETO: É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado 5.1 Método Alfabético É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no documento. DICA LEGAL: Método Alfabético Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que começam com a mesma letra
  19. 19. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 19 Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o método alfabético(organização a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes: I – Alfredo Maia Rodrigues II – Severino Alves dos Santos Júnior III – Joaquim Pereira da Boa Morte IV – Mauricio Soares Filho V – Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar Qual seria a ordem correta? a) I – VI – III – V – IV – II b) VI – V – IV – II – III – I c) II – V – I – VI – III – IV d) VI – III – I – II – IV – V e) I – II – III – IV – V - VI 3.1.1 Regras de Alfabetação O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, que são as seguintes: DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas Considerar o último sobrenome, depois o prenome. Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otacílio Guedes Marques Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda, Fábio Corrêa Miranda,Luciano Corrêa Miranda, Veneza Firme Miranda, Arquivam-se: Resende, Gilberto Alves Menezes, Frank Marques, Otacício Guedes Furtado, Ariovaldo Dias Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corrêa Miranda, Fábio Corrêa Miranda, Daniele Firme
  20. 20. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 20 OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o início devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem. Exemplo: Adriana P. Santa Fé João do Santo Cristo José Carlos São Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se: Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da São Paulo, José Carlos Santo Cristo, João do Santa Rita, Ricardo Santa Fé, Adriana P.
  21. 21. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 21 OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se: OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto Márcio Mário do Nascimento Marcos Roberto Araújo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se: OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome. Exemplo: Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se: Silva, Everaldo Silva, Estevão Silva, Edis Silva, E. Silva, Marcos Roberto Araújo da Nascimento, Marcio Mário do Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d´ Silva Filho, Wilson Rodrigues da Miranda Neto, Osório Miranda Júnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Márcio
  22. 22. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 22 OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome, entre parênteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se: OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso de nomes espanhóis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de língua espanhola), é registrado pelo penúltimo sobrenome, os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o início. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadia Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro) Schwazenegger, Arnold Hitler, Adolf Chaplin, Charles Bush, George Walker Ramirez Abadia, Juan Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico
  23. 23. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 23 OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARÁBES, são registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah – (árabe) Law Kim Chong – (coreano) Li Yutang – (chinês) Sasazaki Yonoyama (japonês) Arquivam-se: OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam, mas não se consideram os artigos e preposições. Exemplo: Antonio Silva e Cia Associação dos Jornalistas A Tentação El País Arquivam-se: OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3º Curso de Ciências Contábeis Quinto Congresso de Biblioteconomia 24º Seminário de Direito Arquivam-se: Sasazaki Yonoyama Li Yutang Law Kim Chong Abdulah Mustafah Tentação, ( A) País, (El) Associação dos Jornalistas Antonio Silva e Cia Seminário de Direito (24º) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Curso de Ciências Contábeis (3º) Congresso de Biblioteconomia (quino)
  24. 24. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 24 5.2 Método Numérico É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO • Método Numérico Simples • Método Numérico-Cronológico • Método Numérico-Digito-Terminal 5.2.1 Método Numérico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. É dado um número para cada documento A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também conhecido como ONOMÁSTICO. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES • Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS 5.2.2 Método Numérico-Cronológico Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de produção do documento. É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário), contas a pagar, contas a receber. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO Exemplos: Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000 Contas de água por mês: 01, 02, 03 Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente. João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980 Números a serem organizados Método Numérico Simples Método Numérico Digito-Terminal 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98 Organizados em ordem crescente Ordenação feita a partir dos dois últimos dígitos Organizados em ordem crescente
  25. 25. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 25 5.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas vezes, porém, tais números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método Digito-Terminal ( dois últimos números) será o indicado. DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números Ex: Número do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65 OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal 5.3 Método Geográfico Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor. É considerada a origem, a procedência do documento. DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO Podem ser por: • País • Estado • Cidade DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabética Exemplo: MALÁSIA GRÉCIA FRANÇA ESPANHA CANADÁ BÉLGICA ARGENTINA Buenos Aires Córdoba Mar del Plata Mendonza Três Lagos
  26. 26. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 26 DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabética Exemplo: DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por estado, deverão: As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo: TOCANTINS SÃO PAULO PARANÁ GOIÁS CEARÁ BAHIA ALAGOAS Maceió Arapiraca Palmeira dos Índios Penedo Taguatinga (DF) São Paulo (SP) Piripiri (PI) Macapá (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)
  27. 27. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 27 5.4 Método Ideográfico : também denominado Método por assunto Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou códigos numérico a eles atribuídos. Logo poderão ser Alfabético e Numérico. O Alfabético poderá ser enciclopédico ou alfabético, o Numérico poderá ser Duplex ou Decimal. DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionário Exemplo: Assuntos: Como se organizam Férias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admissão Demissão Salários DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS – ENCICLOPÉDICO ENCICLOPEDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e dentro dele alfabeticamente Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admissão Férias DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS NUMERICO Números atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o Particular: DUPLEX: DECIMAL: * Não possui militação de classes * Divisão limitada a 10 classes * Geral para o particular * Geral para o particular Salários Férias Demissão Controle de estoque Contas a receber Contas a pagar Admissão
  28. 28. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 28 * Casa inicial de 1 digito * Casa inicial de 3 digitos * Utilizado pelo CONARQ Exemplos DUPLEX DECIMAL 1 – PESSOAL 1-1 Férias 1-2 Admissão 1-3 Salários 1-4 Demissão 2 – FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber 3 – MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente 020 – Pessoal 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos 022.12 – Promovidos por outra instituição 022.121 – No Brasil 022.122 – No Exterior 022.2 – Estágios 022.21 – Promovidos por outra instituição 022.221 – No Brasil 022.222 – No Exterior 5.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado? Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A instituição poderá adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituição A instituição pode ter quantos métodos forem necessários 6 Protocolo Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: • Recebimento • Registro • Autuação • Classificação • Expedição/Distribuição • Controle/Movimentação
  29. 29. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 29 DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro • Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento • Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) • Os dados são utilizados para localização do documento DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação • Documentos são transformados em processo – abertura de processo • Inserção de capa específica • Numeração das páginas • Atribuição de nº de identificação do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos • Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER ABERTOS no PROTOCOLO • Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto) DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição Enviar os documentos para os seus destinatários • DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio órgão
  30. 30. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 30 • EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação • Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuperá- lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação. • É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo) DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação Tramitação de processo: E a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, feita em sistema próprio. 7 Procedimentos administrativos em relação a Correspondência e a Processo É conjunto de procedimentos aplicados ao manuseio de documentos na Administração pública, em especial aos processos e correspondências. Em geral são abordados em manuais elaborados pela instituição pública e seguem regramentos estabelecidos pela instituição normativa nº 5 do MPOG-Ministério de Planejamento e Gestão. 7.1 Procedimentos administrativos em relação a Processo É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgão ou entidades, com exceção dos processos . É classificada em • Interna e Externa • Oficial e Particular • Recebida e Expedida Interna: É aquela mantida entre os setores do órgão ou instituição. Externa: É aquela mantida entre os órgãos ou instituições da Administração Pública. Oficial: É a espécie formal de comunicação mantida entre órgãos ou instituições públicas ou destes para instituições privadas. Particular: É a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas que não pertençam a administração pública. 7.2 Procedimentos administrativos em relação a Correspondência Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos,
  31. 31. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 31 pareceres técnicos, anexo, instruções de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, são autorizados pelo órgão a executar tal procedimento. • Autuação • Numeração de folhas • Juntada o Juntada por anexação o Juntada por apensação • Desapensação • Desentranhamento de peças • Desmembramento de peças • Diligência • Encerramento de processo e abertura de volume • Encerramento de processo • Abertura de volume • Reconstituição de processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação Também conhecida como formação, abertura de processo • Colocação de capa, ordenação cronológica das peças; • Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo • Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica • Registrar, conferir • Encaminhar fisicamente para o setor pertinente • Descartar o envelope, ele não será peça do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio para colocação de número. Colocar no canto superior direito da página. • A primeira folha é a número 1 • A capa não será numerada • A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial • Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá numerá-las • A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em folha branco maior • Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se a respectiva numeração estiver incorreta • Qualquer solicitação ou informação, deverá ser feita por despacho no próprio documento ou em folha de despacho.
  32. 32. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 32 DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSÓRIO (MAIS RECENTE). Exemplos: Processo Principal Processo Acessório Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do inquérito Aquisição de material Prestação de contas DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação • O processo acessório é renumerado • Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo • Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado) • Registrar no sistema a juntada por anexação DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação • Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a juntada. • Cada processo continua com sua numeração original • Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará em primeiro lugar • Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado • Registrar nos sistema a juntada por apensação DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem • É executada mediante indicação em despacho
  33. 33. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 33 • A desapensação ocorrerá antes do arquivamento • Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a juntada • Colocar despacho de encaminhamento em cada processo • Registrar em sistema a desapensação DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentranhamento de peças A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo, mediante despacho • Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após o último despacho • A numeração continua a mesma • É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças • É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho. • Retirar o documento que constituirá outro processo • Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento • Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas do novo processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensável ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar a pendência. Deverá ser enviado a instituição para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. • Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição anexara cópia da convocação e o devolverá ao órgão que pediu diligência DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume • Um processo não deve exceder a 200 folhas • A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda
  34. 34. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 34 • Colocar na última folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado • Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento • O encerramento acontecerá quando: • Pleito indeferido • Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados • Pela expressa desistência do interessado • Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada DICA LEGAL: PROTOCOLO – Reconstituição • Procedimento em que se pretende reconstituir processo desaparecido, extraviado. • O servidor deverá, ao perceber o extravio, comunicar a chefia imediata, que irá comunicar oficial e formalmente o órgão que originou o processo. Este deverá abrir processo de reconstituição que deverá fazer toda a tramitação do processo extraviado. • O órgão que originou o processo, deverá também, abrir processo administrativo para apurar responsabilidade pelo extravio do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO – Urgência • O documento ou processo identificado com o carimbo de URGENTE, deverá ter preferência quanto ao procedimento administrativo a ser adotado. DICA LEGAL: PROTOCOLO – Despacho • Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. Poderá ser feita em folha de despacho ou no próprio documento. DICA LEGAL: PROTOCOLO – Folha de processo • São duas faces de uma folha/página
  35. 35. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 35 8 Microfilmagem e Automação 8.1 Microfilmagem: Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). Deverá ser feito uma cópia de segurança e uma cópia de trabalho. Que deverão ser armazenadas em locais diferentes por motivo de segurança. Os documentos de arquivo se apresentam em variados suportes (papel, diquete, CD). E o papel é o mais utilizado. Eventualmente há a necessidade de alterar o suporte de determinados documentos, para garantir o acesso, a preservação e a otimização do espaço físico. Existem a microfilmagem de substituição é a de segurança: SUBSTITUIÇÃO: Documentos originais, que não terão valor secundário, permanente, poderão ser eliminados após a microfilmagem. SEGURANÇA: A empresa microfilma os documentos para evitar a perda da informação. DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Razões para utilizar - Economia de espaço físico - Valor legal do microfilme - Documentos que não possuam valor secundário poderão ser eliminados - Documentos de valor histórico não poderão ser eliminados – Nesse caso o objetivo é a preservação do original DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Mobiliário e Equipamento - Mobiliário Arquivo de Microfilmes - Cada rolo deverá conter um índice, para permitir a localização dos documentos - Existência junta ao arquivo de microfilmes, de aparelho leitora de microfilmes DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Benefícios - Validade legal ( Lei 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96) - Redução de espaço - Acesso fácil e rápido, por causa da catalogação e indexação, se comparado ao documento em suporte papel
  36. 36. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 36 - Segurança no acondicionamento, seu tamanho reduzido permite guardar em caixas-forte (arquivo de segurança) - Garantia de confidencialidade – é impossível visualizar a infornmação. - Durabilidade, se respeitadas normas de segurança, controle e manuseio esse suporte pode ser conservado indefinidamente. Microfilmagem Símbolos Adotados nos microfilmes A resolução nº 10 do CONARQ/ARQUIVO NACIOANAL. Deve-se adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990. 1 – Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: Indica início do rolo Início do microfilme Indica fim do rolo Fim do microfilme 2 – Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade: Ou seja os documentos estão neste microfilme, ele acabou mas continuou em outro rolo de microfilme: Continua em outro rolo Este filme continua em outro rolo. Continuação de outro rolo Este filme é a continuação de outro rolo 3 – Símbolos obrigatórios a serem microfilmados juntos com os documentos, conforme situação: Original ilegível O documento original, microfilmad o, é ilegível Original em cores O documento original,microfilmad o, é colorido Numeração incorreta Numeração ou Data incorreta do documento original Página e ou números em falta Texto deteriorado Encadernaçã o defeituosa Repetiçã o de imagem
  37. 37. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 37 8.2 Automação aplicada aos Arquivos: Com a informática os arquivos tem utilizados as novas tecnologias para implementar soluções buscando a otimização do trabalho. Bom exemplo são a existência de protocolos informatizados, sistemas de indexação e recuperação da informação e controles de temporalidade de documentos entre outras técnicas avançadas da GESTÃO DA INFORMAÇÃO. DICA LEGAL: AUTOMAÇÃO - Workflow - Sistema que permite dizer exatamente a localização do documento dentro da organização - É o gerenciamento de qualquer processo de informação de uma empresa, identificando usuários e rotinas e ações pré-definidas - Permite o controle dos entraves operacionais. DICA LEGAL: AUTOMAÇÃO - GED - Processo pelo qual se convertem documentos em suporte de papel ou microfilme para um formato eletrônico, representado pela figura de uma imagem, e o seu gerenciamento por meio de um software permite a indexação, armazenamento, recuperação e visualização. - A conversão se dá pelo scanner - O documento pode ser lido e identificado como texto se for utilizado o processo de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), em que é criado um arquivo de texto, que pode ser usado para indexar o documento - O GED não permite a instituição se valer dele para eliminar os documentos. - É uma boa ferramenta para a preservação de documentos históricos, pois uma vez digitalizados, o acesso ou reprodução se daria a parti da imagem digitalizada, evitando assim o desgaste no documento original ARQUIVAMENTO DE REGISTRO INFOMATIZADOS E-ARQ BRASIL: E-arq Brasil : CONARQ/ARQUIVO NACIONAL - 2006 Câmara Técnica de documentos eletrônicos O que é E-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil - que foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos no período de 2004 a 2006.
  38. 38. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 38 O que é e-ARQ Brasil? É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização rodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD O que é SIGAD: Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD- independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantad O que METADADOS: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo. Requisitos para Armazenamento/arquivamento: A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnológica que permita a preservação e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informações sobre segurança, direitos de acesso e usuários, entre outros), trilhas de auditoria e cópias de segurança. Do ponto de vista físico, tais informações residem em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. Um SIGAD deve utilizar dispositivos e técnicas de armazenamento que garantam a integridade dos documentos arquivísticos digitais. Requisitos de armazenamento organizados segundo os critérios de durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento Durabilidade Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados devem estar sujeitos a ações de preservação que garantam sua conservação de longo prazo. Capacidade Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo a expansão ilimitada dos dispositivos de armazenamento. Efetividade de armazenamento Capacidade de detecção de erros Capacidade de restauração de dados em caso de falhas Capacidade de proteção contra escrita que previna alteração indevida(manter a integridade física) Capacidade de memória secundária Requisitos de ACOMPANHAMENTO transferência(mudança de surporte,mídia ou local) de documentos. Ad Histórico das movimentações e transferências de mídia sofridas por aquele documento ou dossiê/processo Obrigatório 1 - Fornecer um recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informações acerca do local atual e da transferência de dossiês/processos digitais e convencionais. 2 - A função de acompanhamento de transferência tem que registrar metadados que incluam: • número identificador dos documentos atribuído pelo sistema;
  39. 39. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 39 • localização atual e também as localizações anteriores, definidas pelo usuário; • data e hora de envio/transferência; • data e hora da recepção no novo local; destinatário; • Usuário responsável pela transferência (sempre que adequado); • Método de transferência 9 Preservação, Conservação e Restauração de Documentos Além da organização e guarda e disponibilização, o Arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos. A preservação envolve as seguintes atividades: Conservação, Armazenamento e Restauração dos documentos. DICA LEGAL: PRESERVAÇÃO Conservação, Armazenamento e Restauração Conservação: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivo contra agentes de deterioração. Armazenamento: Guarda de documentos em mobiliários ou equipamentos, visando sua preservação e acesso. (também conhecida como acondicionamento) Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. DICA LEGAL: Conservação = Objetivo Principal Estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados. (original) DICA LEGAL: Restauração = Objetivo Principal Revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento 9.1 Agentes exteriores que danificam o documento: FÍSICO - QUIMICO - BIOLÓGICO 9.1.1 FÍSICOS Luminosidade: A luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação. A exposição dos documentos à luz natural e a reprodução causam o envelhecimento do papel.
  40. 40. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 40 Temperatura: A oscilação de temperatura entre baixas e altas aceleram a degradação do papel. A temperatura ideal do papel é de aproximadamente de 22º. Umidade: O Clima seco e o excesso de umidade contribuem para a aceleração do processo de envelhecimento do documento. A oscilação faz o papel se dilatar ou contrair, perdendo ou ganhando água em demasia. DICA LEGAL: Controle de temperatura e umidade A taxa adequada para o controle: Temperatura de 22º a 25ºC e Umidade relativa de 55%. Medir temperatura: Termômetro Medir umidade: Higrômetro Equipamento que faz as duas medidas: Termoigrômetro 9.1.2 QUÍMICOS Poluição atmosférica: É a poeira, a fumaça. É uma das causas da degradação química. Tintas: Contribui para a degradação do documento (a tinta utilizada para escrever no documento). Gordura e oleosidade: O manuseio do documento pode danificar o documento. As mãos deixam oleosidade. Documentos como fotografia, negativo, película filmográfica são mais sensíveis que os que estão em suporte de papel (comum). Nesse caso devemos usar luvas de algodão para o manuseio. Objetos Metálicos: O uso de objetivos metálicos como: grampos, clipes,colchetes devem ser evitados, pois tendem a enferrujar e por conseqüência danificar os documentos. Opte por utilizar material plástico. 9.1.3 BIOLÓGICOS Insetos: baratas, traças e brocas Microorganismos: Fungos Roedores: Ratos Homem: Danifica os documentos, utiliza o documento e nem sempre observa a melhor forma de conservá-la. DICA LEGAL: Estratégias preventivas para evitar a presença de roedores e insetos: - Manter a fonte de alimentos longe do local de guarda dos documentos
  41. 41. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 41 - Evitar comer ou manter comida no local de guarda dos documentos Cuidados Gerais na conservação de documentos: DICA LEGAL: PAPEL - Utilizar estantes de metal pintado com tinta antiferrugem - Evitar comida junto ao documento ou comer no local - Não utilizar fitas adesivas, durex, cola comum ( alta acidez) - Não escrever no documento, não dobrar - Utilizar trincha na limpeza das folhas (escova macia ou flanela de algodão) - Durante a limpeza remover grampos metálicos, fitas e corpos ácidos DICA LEGAL: FOTOGRAFIAS - Receber proteção especial e individual - manusear com luva de algodão e arquivar em mobiliário de aço - Se precisar escrever, somente no verso e com lápis macio DICA LEGAL: DIAPOSITIVOS (slaides) - Utilizar material de acondicionamento adequado – cartelas flexíveis de polietileno e polipropileno - Utilizar mobiliário metálico DICA LEGAL: MICROFILMES - Armazenar os originais em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade - Fazer cópia de consulta - A limpeza deve ser feita com pano limpo que não solte fiapos, umedecido com KODAK film cleaner DICA LEGAL: DISQUETES E CD-ROM E DVD - Usar disquete, cd ou DVD de boa qualidade - Manter os disquetes em local fresco e longe do computador - Usar programas antivírus - Proteger o CD DVD contra aranhões e poeira
  42. 42. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 42 DICA LEGAL: CAIXAS-ARQUIVO - Utilizar caixas de papelão em vez de plástico – as de plástico tranpira quando submetidas a altas temperaturas. OBSERVAÇÃO GERAL: REALIZAR VISTORIA PERIÓDICAMENTE, atentando sempre quantos a limpeza e higiene, pois são fatores essenciais para a preservação. DICA LEGAL: LIMPEZA DO ASSOALHO - Limpeza com panos úmidos e aspiradores – evitar limpeza do piso com água - Utilizar aspirador de pó ou vassoura revestida de pano levemente úmido 10 Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas DICA LEGAL: MODELOS DE ARQUIVOS • ARQUIVO DE GAVETAS • ARQUIVO FICHÁRIO • ARQUIVO DESLIZANTE • ESTANTE DE AÇO • MAPOTECA VERTICAL • MAPOTECA HORIZONTAL Arquivo de Gavetas: Feito de aço ou madeira, normalmente de 4 ou mais gavetas. É indicado para pastas suspensas, que serão arquivadas na posição vertical Muito utilizado em arquivo corrente Arquivo Fichário: Feito de aço ou madeira. Utilizado para arquivar fichas na posição vertical Arquivo Deslizante: Surgiu na década de 40, Feito de aço ou metal pintado com tinta anti-ferruginosa. Possibilita guardar maior quantidade de documentos em menor espaço Pode acondicionar tanto caixa arquivo, quanto pasta suspensa Estante de Aço: Utilizado para acondicionar caixas-arquivo
  43. 43. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 43 Mapoteca Vertical: Utilizada para acondicionar documentos cartográficos ( mapas, plantas, cartazes,etc) Os documentos são acondicionados na posição vertical – um atrás do outro Mapoteca Horizontal: Utilizada para acondicionar documentos cartográficos ( mapas, plantas, cartazes,etc) Mobiliário composto de gavetas, posicionadas umas sobre as outras Os documentos são acondicionados na posição horizontal – um em cima do outro DICA LEGAL: MODELO DE PASTAS • PASTA SUSPENSA • PASTA AZ • PASTA SANFONADA Pasta Suspensa: Indicada para para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta A pasta é colocada em estantes Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou pasta É muito utilizado em arquivo corrente Pasta AZ: Ideal para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 Os documentos são arquivados na posição vertical Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta É muito utilizado em arquivo corrente Pasta Sanfonada: Confeccionada em diversos tamanhos Possui divisórias e guias para indicar o assunto É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 11 Arquivos Permanentes • Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor secundário.
  44. 44. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 44 • Fundo: Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim • Principais atividades realizadas o Arranjo o Descrição DICA LEGAL: ARRANJO Arranjo = Classificação = Organização Física e intelectual A operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos documentais. DICA LEGAL: DESCRIÇÃO Descrição: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. • Instrumentos de Pesquisa o Guia: Apresenta informações básicas sobre a instituição de arquivos, seu acervo, serviços e horários de funcionamento. o Inventário: Descreve o conjunto documental, podendo ou não indica na ordem de numeração sua distribuição e localização nas estantes. o Catálogo: Instrumento de pesquisa organizado por critérios temáticos, cronológicos, onásticos, toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
  45. 45. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 45 o Repertório: Descreve de forma detalhada documentos selecionados de um mais fundos, por critérios temáticos, cronológicos ou assuntos. 11.1 Princípios Arquivisticos Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. • Princípio da Proveniência • Princípio da Organicidade • Princípio da Unicidade • Princípio da Indivisibilidade / Integridade • Princípio da Cumulatividade 11.1.1 PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Proveniência = Respect des fond = Respeito a ordem original Os Arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às atividades da instituição que o acumulou. Os Arquivos de um fundo não devem se misturar a outro fundo. 11.1.2 PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE Organicidade É qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da insituição. 11.1.3 PRINCÍPIO DA UNICIDADE DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA UNICIDADE Unicidade O documento é ÚNICO. 11.1.4 PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE Indivisibilidade / integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida
  46. 46. _____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com 46 11.1.5 PRINCÍPIO DA COMULATIVIDADE DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA COMULATIVIDADE Comulatividade Diz que o Arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica “ É a sedimentçaõ de que trata Lodoline” 2 Fontes: Bellotto, Heloísa Liberalli – Dicionário de terminologia Arquivistica – 1996 Bellotto, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes Schellenberg, Theodore R. – Arquivos modernos princípios e técnicas – 2ª ed. – FGV 2002 Miranda, Elvis Corrêa – Arquivologia para concurso – 2ª ed.Brasília:Vestcon 2009. Arquivo Teoria e Prática – Paes, Marilena Leite – 3ª ed. – FGV 2006 www. arquivonacional.gov.br/conarq Lei 8.159/1991 Decreto 4553/2002 Decreto 5.331/2004 Resolução 10 CONARQ Lei 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96) e-ARQ Brasil: Modelo de Requísitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de Documentos/Câmara Técnica de Documentos Eletônicos. 1.1 versão – Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2011

×