Produção de documentos Estrutura de documento Conceito, objectivos da gestão de documentos Caracteristicas de documentos de arquivo

1. UNIVERSIDADE PEDAGOGICA DE MAPUTO
FACULDADE DE CIÊNCIAS DE COMUNICAÇÃO E LINGUAGEM
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E ARQUIVO DOCUMENTAL
AULA SOBRE: Produção de documento e tipos de documentos
Docente: dra. Telma Amarilis Mboa

2. Produção de documentos
Arquivística, é essencial, visto que é um conjunto de procedimentos e técnicas
que orientam a produção, tramitação, uso e o destino do documento nas fases
corrente e intermediária de um arquivo. Possibilitando assim, criação de
padrões que norteiam todos os procedimentos institucionais, facilitando o seu
acesso de forma segura, eficiente e eficaz.
segundo a norma abnt nbr iso 15489:1 2018
 A produção de documentos é uma actividade relacionada à elaboração de
documentos oficiais, administrativos, formulários e outros;

3. À implantação de sistemas de organização da informação, assim como de novas
tecnologias, aos procedimentos administrativos, obedecem a seguinte estrutura:
 Estrutura do documento
1. Cabeçalho
Que contem os seguintes elementos:
a) Símbolo da instituição
b) Endereço;
c) Nome da Instituição/Direcção orgânica
2. Área de identificação de produção e classificação do assunto e data do
documento;

4. 3. Área do assunto;
4. Área de escopo;
5. Área da finalização do assunto, assinatura e carimbagem do documento.
Documento
E o registo de uma informação independentemente da natureza do suporte que a
contém.
Desta forma, qualquer informação registada em suporte material que possibilita a
consulta, prova, pesquisa, é um documento do arquivo, pois comprova factos
fenómenos e pensamentos de homem em determinado momento histórico.

5. Gestão de Documentos
é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”. (Artigo 3º Lei nº 8.159/91).
Objectivos da gestão de documentos
• Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo
eficiente;
• Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou
científico;
• Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos
cidadãos;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de carácter permanente.

6. Importância
elemento essencial do documento, a informação, pois:
• Racionaliza os espaços;
• Optimiza os recursos humanos, materiais e físicos, e
• Auxilia de forma positiva na organização, administração e na
tomada de decisão.

7.  Características dos documentos de Arquivo:
• Os documentos de arquivo, além de serem produzidos para fins
administrativa da instituição, podem também ser recebidos pela mesma;
• Os documentos de arquivo podem ser registados em qualquer suporte e
serem de vários tipos;
• Os documentos de arquivo possuem um caracter orgânico, por se manter em
um conjunto de documentos produzidos no decorrer das actividades e
funções a qual a instituição foi criada;
• Possuem um valor probatório;

8. • Unicidade – documento de arquivo é único e original
(por ser único sem a duplicidade de documento);
• Naturalidada – documentos acumulados de acordo
com com as actividades desenvolvidas na instituição.

9. • Imparcialidade – relacionada a Produção ou recepção do
documento de uma instituição pois ocorre num determinado
contexto e para determinado fim atendendo um objectivo
específico;
• Autenticidade – são criados, mantidos e custodiados de acordo
com os procedimento para fins de Prova (informações passadas);
• Organicidade – tem um relação entre si(relação que existe entre os
documentos e a forma como são organizada pela instituição
produtora);

10. Tipologia Documental
É o estudo que tem por objecto a divisão de espécies documentais, entendidos
como a actividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registo, isto
é, que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula
diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registo.
Quanto a Forma do documento
Conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registo, da
estrutura da informação e conteúdo de um documento. É o estágio de preparação
e transmissão de documentos.
Ex: cópia, original, minuta, rascunho, esboço, etc.

11. Quanto ao Formato do documento
Conjunto de documentos segundo a apresentação física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi feito.
Ex: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de
filme, tira de microfilme, , pecas tridimensionais, etc.
Quanto a Gênero Documental
Conjunto dos documentos segundo ao aspecto da sua formatação nos diferentes
suportes e são classificados, segundo a forma em que a informação foi registada.
Podendo ser:

12. 1. Documentos textuais
Documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: Documentos
manuscritos, dactilografados ou impressos. contratos, atas, relatórios, certidões.
2. Documento filmográfico
Documentos em peliculas cinematográfica e fita magnética de imagem em
movimento. Ex: programa de paisagem apresentada na televisão.

13. 2. Documento sonoro
Documentos com dimensões em forma de som e rotações variáveis,
contendo registos fonográficos. Ex. discos e fitas Audiomagnéticas, fita
cassete
3. Documentos audiovisuais
Documentos cuja informação esta em forma de imagem em movimento e
som. Ex.: Novelas, telejornais, documentários apresentado na televisão, etc.

14. 4. Documentos micrográficos
Documentos em suporte fílmico, resultantes de microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas especifica microformas. Ex.: microfilmes,
microfichas, rolos.
5. Documentos informáticos ou digitais
Conjunto de documentos codificados em dígitos binários, produzido, tramitados e
armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo em pastas
no computador usando os programas Word, Excel, Arquivo em servidor,

15. 6. Documentos iconográficos
Documentos cuja informação esta em forma de imagem estática. Ex.: fotografias
(que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos),
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.
7. Documentos cartográficos
Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas,
perfis e plantas.
 Quanto a espécie Documental
Designação dos documentos segundo seu aspecto formal ou natureza dos actos
que deram origem ao documento, forma de registo de factos e tomando

16. por base os actos administrativos mais comuns nas actuais estruturas do governo,
podem ser:
carta, certidão, decreto, edital, ofício. relatório, requerimento, gravura,
diapositivo (slide), planta, mapa, etc.
1. Actos normativos
São as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex: medida
provisória, decreto, estatuto, regimento,
regulamento, resoluções, portarias, instrução normativa, ordem de serviço,
decisões, despacho decisório.

17. 2. Actos enunciativos
São os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma
solução. Ex: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.
3. Actos de assentamento
São os configurados por registos consubstanciando assentamento sobre factos ou
ocorrências. Ex: apostilas, actas, termo, auto de infracção.
4. Actos de ajuste
São representados por acordos em que a administração pública(nacionais,
provinciais, distritais ou municipais) é parte. Ex: tratado, convênio, contrato,
transacção, termo, ajuste etc.

18. 5. Actos comprobatório
São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Ex: traslado, certidão,
atestado, copia autenticada ou idêntica.
6. Actos de ajuste
São representados por acordos em que a administração publica(Nacional,
Provincial, Distrital ou Municipal) e parte. Ex: tratado, convénio, contrato,
transação, termo, etc.
7. Actos de correspondência
Aqueles cujo objectivo visam a execução dos actos normativos, em sentido
amplo.

19. Ex: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição
de motivos, notificação, telegrama, telefax, alvará, circular, e-mail.
 Quanto a natureza do assunto
Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de com o assunto que aborda.
1. Documentos ostensivos
São documentos cuja sua divulgação não prejudica a instituição, podendo ser
de domínio publico.
2. Documentos sigilosos
São documentos que, por sua natureza, devem ser do conhecimento restrito,
requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a sua custodia e

20. Divulgação. São documentos cuja a divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e das imagens das pessoas.
Pela sua importância, o sigilo e objecto de uma legislação especifica.
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensão do meio em que pode
circular, existem quatro graus de sigilo, nomeadamente
• Ultra-secreto – conjunto de documentos cujo assunto abordado requerem
excepcional grau de segurança e o teor ou característica so devam ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Ex:
politica governamental de alto nível e segredo de Estado(negociações para

21. alianças politicas e militares; planos de guerra; informações sobre politica
estrageira de alto nível).
• Secreto – são documentos cujo assuntos requerem alto grau de segurança,
teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que , sem
estarem intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
deles tomarem conhecimento funcionamento. Ex: planos, programas e
medidas governamentais, assuntos extraídos da matéria de ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original,
necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes da matéria
militares, planos ou detalhes de operações económicas e financeiras, etc.

22. • Confidenciais – conjunto de documentos cujo assunto não requerem alto grau
de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada, pode ser
prejudicial a um individuo ou criar embaraços administrativos. Em geral são
documentos referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva
ser mantido por interesse das partes. Ex: Cartas, actividades de pessoas e
entidades, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
consideradas importantes para segurança nacional.
• Reservado – Conjunto de documentos cujo assunto não devam ser do
conhecimento do publico, em geral. Ex: parte de planos, programas e

23. • projectos e suas respectivas ordem de execução, cartas e fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações importantes.
NB: É importante destacar que, um documento inserido em um dos tipos
acima referenciado, não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em
outro tipo, isto é, alguns documentos possuem características que lhe
permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos.
Ex: Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em
que é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um
documento iconográfico.

24. BOA LEITURA!