Aulão de Arquivologia

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Transcrição de um aulão de arquivologia de um curso preparatório para concursos. Teoria e resolução de questões cespe e esaf.

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Aulão de Arquivologia

  1. 1. AULA 01 23/05/2014 Conceitos Fundamentais. Arquivo, biblioteca e museu não é a mesma coisa. Arquivo tem caráter funcional, existe para o funcionar da organização. Os documentos existem porque a organização precisa trabalhar. Arquivo é uma junção de arquivos. Documento é isolado, arquivo é o coletivo. Documento é suporte mais informação. Biblioteca e museu têm objetivo cultural. Biblioteca tem um acervo para pesquisa. Museu tem acervo cultural, guardam-se artefatos e instrumentos importantes para a cultura. No arquivo, os documentos são produzidos pela própria organização. A biblioteca e o museu podem comprar, ganhar, doar objetos. Não existe compra e venda no arquivo porque ele é funcional. No arquivo não há um número excepcional de exemplares. O número de cópias é limitado. Exemplo: um memorando é expedido. É arquivado por quem expediu e por quem recebeu, há uma limitação. Já a biblioteca pode ter quantos exemplares conseguir. O arquivo não ocorre só na Administração pública. Pode ser de pessoa física e de pessoas jurídicas, que podem ser tanto públicas quanto privadas. Juntada. Juntar dois ou mais documentos ou documentos ao processo ou dois ou mais processos. Pode ser por: 1) Anexação, quando a juntada é definitiva. Ocorre normalmente quando se trata das mesmas partes, quando o documento nunca será retirado. 2) Apensação, quando é de caráter provisório. Serve para auxiliar, tornar mais rápida a consulta. Da apensação, surge a desapensação, que é a divisão física daquilo que foi juntado por apensação. Desentranhamento, por sua vez, é a retirada física de folhas ou de um volume do processo. Princípios Arquivísticos. 1) Proveniência. É o princípio mais antigo. Arquivologia não é algo moderno, começou a se desenvolver em 1840, pelo francês Natalis Wailly. Os documentos provenientes do mesmo órgão devem ser arquivados juntos. O princípio se subdivide em dois: 1.1) Respeito aos fundos. Quando se juntam documentos em um local, cria-se um fundo de arquivo. Observa-se a ordem original, o local de onde veio, o órgão de onde proveio. 1.2) Respeito à ordem original. Guardam-se os arquivos na mesma ordem dada pelo órgão originário. 2) Proveniência Territorial ou Princípio da Territorialidade. Ao se respeitar o órgão que produziu, respeita-se ao mesmo tempo o território. A ESAF chama de princípio da territorialidade. A maioria dos estudiosos diz
  2. 2. que não é propriamente um princípio, mas uma decorrência lógica do princípio da proveniência. 3) Pertinência. É um princípio que não se usa mais. Os documentos devem ser arquivados conforme o assunto ou por grandes temas, desconsiderando-se a proveniência. Este princípio foi utilizado por algum tempo, hoje prevalece a proveniência. No entanto, as bancas de concurso ainda tentam confundi-lo com a proveniência. 4) Organicidade. Trata da relação orgânica. CONARQ é órgão principal de arquivologia no país e considera a organicidade como a relação orgânica existente entre o órgão que produz o documento e o documento. Exemplo: boletim de ocorrência é inerente à polícia. ESAF tem um conceito próprio, no qual o princípio possui vários nomes, desde organicidade até ordem primitiva, ordem original ou ordem estrutural. O conceito adotado pela ESAF, advindo da doutrina de Meireles, é que organicidade significa manter a ordem original dos arranjos (fundos de documentos) estabelecidos por pessoas jurídicas ou físicas. 5) Unicidade. O documento possui caráter único pela forma como é produzido. Não significa a existência de uma única cópia, mas ao momento, circunstâncias em que é produzido. Exemplo: mulher lavra três boletins de ocorrência contra o marido pela Lei Maria da Penha. São três documentos únicos porque embora possuam a mesma forma, partes e descrevam um delito semelhante, cada um foi lavrado em circunstâncias temporais diferentes. 6) Indivisibilidade. ESAF também chama de Integridade. Um documento não pode ser dividido, alterado, rasurado ou modificado sem autorização. Documentos têm valor probatório, esse princípio quer evitar a perda desse valor. 7) Cumulatividade. Os documentos são produzidos naturalmente, por isso se acumulam à medida que o órgão trabalha. Se documentos não são produzidos é porque o órgão não trabalha mais. Órgão acumulador é o que produz documentos. Desse princípio decorre a diferença entre fundo fechado e fundo aberto. Fundo fechado é aquele órgão que não acumula mais documentos, é quando o órgão para de trabalhar e não produz mais documentos. Já o fundo aberto é quando o órgão trabalha e ainda produz arquivos. As bancas costumam afirmar, para confundir os candidatos, que fundo fechado é privado e fundo aberto é público, mas não é isso. Fundo fechado é a ausência de novos documentos e fundo aberto é a constante produção de documentos, a cumulação. 8) Reversibilidade. Se necessário, todos os documentos arquivísticos podem ser revistos. O processo arquivístico pode ser revertido, mas só se necessário. Não é muito cobrado, apenas na ESAF se menciona.
  3. 3. Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital Arquivístico. A arquivologia tenta reproduzir o ciclo vital de um organismo: juventude, maturidade e velhice. 1) Fase corrente ou primeira idade. Documentos recém-produzidos. O valor atribuído a eles é primário, administrativo ou imediato, ou seja, o documento possui grande trâmite. Documento bastante utilizado, está à mão. Os documentos correntes podem ser centralizados os descentralizados. Centralizar significa enviar para um único local do órgão que contém todos os arquivos. Descentralizar significa guardar os documentos nas suas respectivas seções. A fase corrente é a única fase obrigatória. Todo documento surge na fase corrente, tem valor primário. Passada tal fase, o documento já pode ser descartado. Nessa fase, os documentos podem ser chamados de ativos. Não há limite de permanência nessa fase. A grande tramitação é que define se o arquivo é corrente ou não. Há documentos que permanecem durante anos nos arquivos correntes. Exemplo: ações judiciais. 2) Fase Intermediária ou Segunda Idade. Centralização é obrigatória. Todos os documentos produzidos em diferentes órgãos são arquivados em um local comum a todos eles. Exemplo: todos os documentos das delegacias de um estado são mandados para o arquivo geral da polícia estadual. A justificativa para a criação de um arquivo intermediário é econômica. O arquivo intermediário é feito normalmente em locais mais afastados, de aluguel mais barato, porque a função é guardar documentos que não são mais correntemente usados. Se fossem ser guardados todos na sede da secretaria de segurança pública, que são prédios bem localizados, não haveria espaço, o custo de manter papéis parados não compensaria. O arquivo intermediário ainda possui valor primário; no entanto, esse valor administrativo está decrescendo. Quando o arquivo está na segunda fase, é porque aguarda um prazo: 2.1) Prescricional. Prazo de expiração do direito. 2.2) Precaucional. O órgão, por precaução, guarda os documentos. A lei diz que deve manter por 5 anos. O órgão pode manter por mais tempo se quiser, mas não pode guardar um documento por menos tempo. 2.3) Criação de valor secundário. Com o passar do tempo, os documentos deixam de ter valor administrativo. Alguns criam valor histórico ou cultural. O valor secundário também pode ser informativo ou probatório. O arquivo intermediário que não atinge valor histórico pode ser eliminado. Os documentos podem ser chamados de semiativos. 3) Última Fase ou Terceira Idade. Arquivos que possuem valor secundário, histórico, cultural ou mediato. Só o arquivo permanente possui esse valor. Esses documentos não podem, em hipótese nenhuma, ser eliminados. A única fase do arquivo em que ele é acessível ao público em geral é a terceira. Nas outras fases, há a informação, mas restrita às partes. O arquivo
  4. 4. permanente, assim como o intermediário, é obrigatoriamente centralizado. Os arquivos nessa fase podem ser chamados também de inativos. 4) Quarta Fase ou Idade. Segundo os estudiosos canadenses e italianos, seria necessária mais uma fase de arquivamento. No entanto, eles divergem quanto ao momento dessa nova fase. Para os canadenses, seria na fase corrente. Dividiriam o pré-arquivo e o arquivo central. Haveria arquivos dentro dos setores e, simultaneamente, um arquivo central corrente. Os canadenses acreditam que passar de arquivo corrente para intermediário causa transtorno e constante desarquivamento. Já os italianos defendem a divisão na fase intermediária. Haveria um arquivo intermediário para os documentos que estão no período prescricional e precaucional e um arquivo intermediário para documentos que adquirirão valor secundário. Os arquivos que sabidamente contêm valor histórico seriam melhor conservados dessa forma. Transferência. Movimentação de um documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se o destino final for o arquivo permanente, a movimentação do documento é chamada recolhimento. Um arquivo, mesmo corrente pode adquirir valor secundário. Tanto faz passar pelas três fases ou pular a fase secundária, se o destino é o arquivo permanente, a movimentação de documentos para lá é recolhimento. Fundo. Junção de documentos. O princípio que cria os fundos é o da proveniência. O fundo só ocorre na fase corrente e intermediária. Quando a junção de documentos vai para a fase permanente, passa a ser chamada de arranjo. Protocolo. É a porta de entrada de todos os documentos da organização. Nenhum documento entra ou sai do órgão sem passar pelo setor de protocolos. A fase típica dos documentos que passam pelo protocolo é a corrente. O protocolo tem alguns procedimentos: 1) Recebimento. Primeiro os documentos são recebidos. O recebimento é de documentos de terceiros: outros órgãos, administrados. O protocolo pode receber documentos públicos e privados, embora os privados não devam ser recebidos pelo servidor em local de trabalho. O setor de protocolo separa a correspondência pública da privada. 2) Registro e autuação. Cria-se a ideia de metadados. Metadado é um dado eletrônico, informatizado referente a um artigo físico. Documento particular é recebido, mas não é registrado, não diz respeito ao caráter funcional da administração. Autuação é a numeração das folhas, e, se necessário, encapamento, etc. Não é só o setor de
  5. 5. protocolo que autua, o setor de protocolo faz a primeira autuação, que pode ser continuada em outros órgãos. A função da autuação é preservar a integridade e evitar fraudes ou perdas. 3) Classificação. É a abertura e leitura do documento recebido, registrado e autuado. O setor de protocolo abre e lê para saber se o destinatário indicado é o correto. Documento ostensivo é o documento que contém informação de caráter público, o setor de protocolo pode ler. A maioria dos arquivos dos órgãos públicos é ostensiva, em respeito ao princípio da publicidade. Já os documentos sigilosos precisam de autorização para ser lidos por pessoa diversa do destinatário. Os documentos sigilosos dividem-se em ultra-secretos, secretos, reservados e confidenciais. Os documentos sigilosos só podem ter o grau de sigilo alterado- aumentado ou desclassificado- por um superior hierárquico de quem classificou o sigilo. O presidente da República é o único agente que pode classificar um documento como ultra-secreto. Um documento normalmente não vai ser pra sempre sigiloso. O documento sigiloso não é classificado porque o setor de protocolo não tem permissão para abrir. O documento sigiloso é registrado, mas não classificado. 4) Distribuição e expedição. Distribuição é a primeira entrega do documento, quando sai do protocolo e vai para o primeiro setor. Expedição é quando o documento sai do órgão público. Também tem que passar pelo setor de protocolo. Tramitação não é sinônimo de distribuição. Tramitação vai desde o recebimento até o envio para o arquivo intermediário. A distribuição é a primeira entrega, faz parte da tramitação. Saída do órgão é a expedição. 5) Controle de movimentação. O protocolo sabe de tudo do órgão, deve saber onde está cada documento. Exemplo: o documento é recebido no setor, ganha um despacho e deve ser remetido a outro setor. Essa movimentação é registrada no protocolo, seja com o envio do documento para o protocolo, ou por simples inserção de dados no sistema. Normalmente os documentos possuem prazos legais para serem cumpridos, o protocolo controla esses prazos. Além disso, serve para localizar o arquivo. Caso algum documento suma, o setor de protocolo sabe de quem é a responsabilidade. Se um documento some, o servidor é responsabilizado civil, penal e administrativamente. Não só por extraviar, mas por rasurar, manchar, picar. Anotações devem ser a lápis, caneta estraga o documento. Se o órgão é público, mas está sendo desestatizado, os documentos produzidos até o momento da privatização são públicos, são entregues ao arquivo público. Os produzidos a partir da privatização é que são privados. Arquivo público é todo aquele da Administração direta e indireta de todos os poderes e entes federativos. Os documentos de uma empresa particular que presta serviços para o
  6. 6. Estado, no âmbito de prestação desses serviços são públicos. Todo documento emitido ou recebido por servidor no exercício de sua função tem caráter público. Se o acervo documental for de uma pessoa jurídica privada e tiver valor secundário, o CONARQ requere ao presidente da República um decreto que transforma tais documentos em documentos públicos. Arquivo público são documentos produzidos por pessoas jurídicas públicas e documentos de caráter público (de pessoas jurídicas privadas que de alguma forma se relacionam com o Estado). CONARQ é o órgão maior de arquivologia, responsável por todos os arquivos, sejam públicos ou privados. CONARQ é diferente de SIDAR. CONARQ é órgão superior, colegiado possui 17 conselheiros. SIDAR é a reunião de todos os arquivos menores. SIDAR é um sistema. Tudo o que o CONARQ determina, o SIDAR executa. AULA 02 28/05/2014 Exercícios. 1) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opção correta: O arquivo tem caráter funcional. Arquivo é reunião de documentos com valor funcional. a) Sua finalidade primeira é o registro da história institucional. Não. b) São os conjuntos documentais produzidos por pessoas jurídicas enquanto os produzidos por pessoas físicas são manuscritos. Não. c)São coleções de documentos acumulados por interesse científico. Não. d)Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica ou física. Não. e) São acumulados no curso das atividades, servindo de provas das transições realizadas. Sim. 2) O desentranhamento é a: retirada de folhas do processo. a) Juntada definitiva de um processo a outro. Não b) Juntada provisória de um processo a outro. Não c) Separação de processos após juntada provisória. Não d) Retirada de folhas do processo. Sim e) Abertura de um novo volume no mesmo processo. Não.
  7. 7. 3) Para produzir um fundo de arquivo, uma organização deve possuir os seguintes elementos, exceto: a) Atribuições precisas e estáveis. Sim. Fundo de arquivo é a reunião de documentos provenientes do mesmo órgão. O órgão tem que ter atribuições estáveis. Conforme as suas atribuições será produzido um tipo documento. A existência de atribuições é importante para que o princípio da organicidade seja respeitado. Não há a possibilidade de as atribuições administrativas serem alternadas entre os órgãos. b) Posição no seio da hierarquia administrativa definida com exatidão. Sim. Diferença entre organograma para fluxograma Organograma. Organograma cuida de hierarquia, seja de cargos, departamentos ou organizações. Já o fluxograma é uma representação gráfica de como se desenvolve um processo. c) Política arquivística institucional independente e autônoma. Não. Primeiro, porque existe legislação arquivística. A organização tem autonomia na escolha de alguns métodos, mas a maioria deve ser seguida como está na lei. Todo órgão deve seguir um padrão. d) Chefia responsável gozando de um poder de decisão. Sim. Sempre é necessário um poder para decidir o que é sigiloso, o que deve ser descartado. e) Organização interna e conhecida, fixada em organograma. Sim. É o conhecimento de hierarquia, saber quem manda e quem é subordinado. 4) Entre os itens abaixo, não é função do arquivo: a)Preservar os documentos. Sim. É função do arquivo conservar os documentos, guarda-los, para ser possível encontra-los e ler suas informações. b) Organizar os documentos. Sim. Pode ser organizado por ordem alfabética, numérica ou outra, mas o arquivo contém uma ordem. c) Classificar os documentos. Sim. Função do protocolo abrir, ler e classificar os documentos. d) Proporcionar consulta. Sim. Tanto faz se a consulta é interna, destinada ao próprio órgão que produziu ou externa, destinada ao público em geral. e) Doar os documentos. Não. Compra, doação não existem em um arquivo. Arquivo é sempre funcional, funciona pelo princípio da cumulatividade. 5) O princípio arquivístico envolvido diretamente com a classificação de um documento é:
  8. 8. a) Pertinência. Princípio que não é mais usado. b) Organicidade. Não tem relação com classificação. princípio. c) Reversibilidade. Ideia de reversão e não de classificação. d) Autenticidade. Não existe esse. e) Proveniência. Sim. Organização é conforme a organização que criou. 6) O princípio da ordem original pode ser definido como: Princípio da ordem original é o princípio da organicidade, mesma coisa que ordem primitiva ou estrutural: a) Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e classificação original. É a definição do princípio da pertinência: reclassificar o assunto sem levar em conta a proveniência. b) Princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família, não deve ser misturado ao de outras unidades produtoras. Isso é proveniência, não organicidade. É a ideia de respeitar os fundos. c) Princípio segundo o qual o procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, se necessário. Princípio da reversibilidade. d) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Certo. Esse é o conceito de ordem original, ordem produtiva que a ESAF adota. e) Princípio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi acumulado. Princípio da territorialidade ou proveniência territorial. 7) O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivos do território em que foram produzidos é conhecido como o princípio da: a) Reversibilidade. Não. b) Proveniência. Depende. O princípio da territorialidade advém do princípio da proveniência. c) Territorialidade. Sim. Existe na questão a resposta mais específica. Se não fosse essa, seria proveniência. No entanto, a territorialidade não substitui o da proveniência. d) Pertinência. Não. Classificação por assunto. e) Organicidade. Não. Relação orgânica.
  9. 9. 8) O princípio que gera, com sua aplicação, o fundo de arquivo: Princípio da proveniência, que diz que os documentos devem ser arquivados conforme a sua origem. Cria a ideia de fundo a) Autenticidade. Não b) Proveniência. Sim c) Interdependência. Não Existe. d) Unicidade. Não. e) Organicidade. Não. Relação orgânica. 9) Acerca do princípio da territorialidade, assinale a alternativa correta: a) Não é aplicado no plano institucional. Significa dizer que uma instituição, uma pessoa jurídica não pode usar o princípio da territorialidade. Está errado, é claro que pode. b) Tem o mesmo sentido da pertinência territorial. Não. Se fosse proveniência territorial estaria certo. c) Surgiu da necessidade de superar a organização temática dos documentos. Não. Não foi o princípio da territorialidade que substitui o da pertinência. d) Os arquivos deveriam ser entregues ao serviço com jurisdição arquivística sobre o território ao qual o conteúdo se refere. Não. O erro aqui é querer dizer que o conteúdo se refere a um território. e) Os arquivos deveriam ser conservados no serviço de arquivo do local onde foram produzidos. Certo. Definição do princípio da territorialidade 10) O princípio da ordem primitiva pode ser definido como o princípio segundo o qual: Questão de 2009, idêntica à questão 06, que é de 2010. 11) A teoria das três idades tem aplicação direta nas estratégias de qual função arquivística? Teoria das três idades é a mesma do ciclo arquivístico. Os arquivos são divididos em correntes, intermediários e permanentes. a) Classificação. Não. Classificação trabalha o princípio da proveniência. b) Descrição. Função de descrever é mais do protocolo. Não c) Criação. Não. Ideia de gerenciamento. Gerenciamento é produzir os documentos apenas se forem importantes. Quem cuida é o programa de gerenciamento de arquivística. Não é útil produzir uma quantidade de documentos além da necessária.
  10. 10. d) Preservação. É função do arquivo, aqui entendido como o órgão que guarda os documentos, preservar. e) Avaliação. Sim. Uma avaliação baseada na teoria das três idades desenvolve um plano de classificação, que é como o protocolo vai realizar a classificação dos documentos e, a partir daí, destiná-los; e uma tabela de temporalidade, única de cada órgão, que contém os prazos de armazenamento dos documentos. 12) As quatro idades propostas pelo italiano Elio Lodolini correspondem a: a) Divisão da fase corrente em pré-arquivística e arquivo ativo. Não. Essa seria a divisão dos canadenses. b) Criação de uma fase de armazenamento dos documentos sigilosos. Não. c) Divisão do arquivo intermediário em duas fases. Sim. d) Divisão do arquivo permanente em duas fases. Não e) Criação de uma fase de armazenamento dos documentos reformatários. Documentos reformatários são os microfilmados ou digitalizados. A ideia da microfilmagem é proteger os documentos. É colocar o documento em outro suporte. 13) De acordo com os conhecimento arquivístico sistematizado nas organizações, os documentos mais recentes e frequentemente consultados localizam-se nos: Ser recente não é um dado importante. O documento pode ser criado hoje e criar valor secundário amanhã. O dado importante do enunciado é o frequentemente consultado. a) Arquivo permanente. Não. Arquivo permanente se refere a valor histórico. b) Históricos. Não. c) Arquivos correntes. Sim. Arquivos correntes são os de grande movimentação. d) Arquivo intermediário. Não. A definição de um arquivo intermediário é, justamente, ser pouco consultado. e) Segurança. Não. 14) Além da fase intermediária, em que não são muito consultados, os documentos de arquivo também passam pela fase de: a) De organização. Não existe b) De seleção. Não existe.
  11. 11. c) Corrente, em que não podem ser eliminados. Errado. Na fase permanente é que não podem ser eliminados. d) Temporária. Não existe. e) Permanente, que são abertos à consulta pública. Por exclusão, é a alternativa correta. 15) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) Separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondência particular sem submetê-la às demais rotinas de controle. Certo. A correspondência particular não pode ser aberta e lida pelo protocolo. b) Separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários. Certo. São registradas tanto as correspondências ostensivas quanto sigilosas, mas as sigilosas não são classificadas, porque a classificação requer a abertura e leitura da correspondência. Só quem possui autorização pode abrir e ler um documento sigiloso. c) Interpretar e classificar a correspondência, com base no plano de classificação da instituição, se existente. Certo. Ideia de classificar. d) Ler a correspondência ostensiva e verificar a ocorrência de antecedentes. Certo. Verificar a ocorrência de antecedentes é saber, de pronto, para onde enviar um documento, tendo em vista as repetidas vezes nas quais documentos semelhantes foram encaminhados para determinados locais. e) Atender aos pedidos de empréstimos de documentos das unidades administrativas. Errada. Os documentos podem ser consultados, mas não é o protocolo que realiza tal função. 16) Assinale o item que não faz parte das rotinas do protocolo: a) Receber a correspondência. É a função precípua do protocolo. b) Abrir a correspondência ostensiva. Sim. Protocolo abre, lê, encaminha. c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários. Sim. Os documentos sigilosos não podem ser abertos no protocolo. São apenas registrados e encaminhados ao destinatário. d) Avaliar os documentos de acordo com o valor primário ou secundário. Não. O protocolo é um setor da fase corrente. Na fase corrente, o documento só possui valor primário.
  12. 12. e) Receber dos vários setores os documentos que devem ser redistribuídos. Sim. 17) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) Receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular. Sim. b) Eliminar a correspondência destituída de valor secundário. Isso tem que ser feito, mas não é pelo protocolo. Protocolo lida com documento corrente, tudo na fase corrente tem valor primário. Valor secundário é documento permanente. c) Controlar o trâmite dos documentos da organização. Sim. O protocolo sabe aonde, com quem, e a quanto tempo está com a pessoa um documento. d) Receber a correspondência para expedição. Sim e) Ler a correspondência e verificar a ocorrência de antecedentes. Sim. 18) O setor de expedição de documentos tem por função: Setor de expedição é o protocolo. a) Arquivar os documentos. Não. Protocolo não arquiva. b) Encaminha os documentos acompanhados dos respectivos anexos. Sim. c) Desmembrar os processos realizando a juntada. Juntada é unir, não é função de protocolo. d) Classificar os documentos de acordo com a procedência. A classificação do protocolo é feita para se saber o destinatário e não a procedência. e) Ter acesso aos documentos sigilosos. Não. Só tem acesso aos documentos sigilosos quem possui autorização 19) O controle da correspondência em trâmite na instituição é efetivado por meio da adoção do instrumento denominado: Controle de correspondência é a função do protocolo. a) Livro de protocolo. Sim. b) Agenda diária. Não c) Livro de autenticações. Não. Responsável pela verificação de veracidade dos documentos. d) Livro de registro. É o livro no qual se anotam os metadados. e) Lista de pendência. Não.
  13. 13. 20) Na arquivística, a análise tipológica parte do princípio da proveniência e verifica-se se: Análise tipológica é a análise de espécie, tipo, gênero. a) A expressão diplomática realmente corresponde ao ato jurídico administrativo para o qual ela está servindo de meio. Arquivística e diplomática são coisas opostas. A arquivística trabalha a ideia de que o documento serve para o trabalho, é funcional. Já a diplomática estuda a estrutura. Redação oficial, que descreve os detalhes do documento, é diplomática. b) A tramitação corresponde à diplomática. Errado. Tramitação corresponde à arquivística. c) O ato implícito na espécie teve os trâmites obrigatórios. Espécie não se relaciona ao trâmite obrigatório. A espécie é, por exemplo, um memorando. Um memorando não tem trâmite obrigatório que o caracterize como tal, é a sua estrutura que o caracteriza. d) O levantamento das relações internas do conjunto documental ao qual a unidade é estudada não deve ser feito. Quer dizer que é desconsiderado o princípio da organicidade porque não se faz relação entre o documento e a unidade que o produziu. Errado. Não se pode desconsiderar o princípio da organicidade. e) O conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos. Certa. Os documentos formam um fundo homogêneo se homogêneos forem. São considerados homogêneos porque arquivados conforme o princípio da proveniência. Todos os documentos produzidos por um órgão são arquivados juntos. São todos parecidos porque há uma relação orgânica. Com relação aos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir: 21) O fundo de arquivo do departamento da polícia federal origina-se da aplicação do princípio de respeito aos fundos. Todos os fundos respeitam a proveniência. Os fundos são criados através do princípio da proveniência, que é sinônimo de respeito aos fundos. 22) A organicidade dos arquivos está vinculada à relação orgânica entre o documento e o órgão que o produziu. Certo. Conceito de organicidade. 23) Uma das características dos documentos de arquivo é sua naturalidade, ou seja, o fato de serem coletados artificialmente, não acumulados em razão dos
  14. 14. objetivos da organização. A ideia de ser naturalmente produzido está correta, mas a ideia de coletado artificialmente não. Coletadas artificialmente são as obras em bibliotecas e museus. O arquivo se forma naturalmente, é a ideia da cumulatividade. 24) Em caso de divisão territorial de um estado, a destinação dos arquivos públicos nele acumulados deve ser seguida de acordo com o princípio da proveniência. Certo. Princípio da proveniência territorial, que decorre da proveniência. 25) De acordo com o princípio da pertinência, os documentos de um arquivo ocupam lugares determinados, devendo-se respeitar essa ordem de acondicionamento, ou caso ela tenha sido alterada por alguma razão, restabelecê- la. A pertinência não é isso. Pertinência é arquivar os documentos por assunto e desconsiderar a proveniência. 26) O princípio da cumulatividade decorre do fato de os documentos não serem coletados artificialmente, tais como os objetos de um museu, mas acumulados naturalmente no setor de trabalho em função das atividades de uma organização. Certo. Definiu o princípio da cumulatividade. 27) Quando se preserva a forma original de organização de documentos, aplica-se o princípio da cumulatividade. Não. O respeito à ordem original é uma subdivisão do princípio da proveniência. 28) Para obtenção do fundo de arquivo, aplica-se o princípio da proveniência. Certo. 29) O princípio arquivístico envolvido diretamente com a classificação de documentos é o da proveniência. Correto. 30) O princípio da ordem geral pode ser definido como o princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a
  15. 15. proveniência e a classificação original. Essa é a definição da pertinência e não da ordem original. Assertiva errada. 31) O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território que os produziu é conhecido como o da territorialidade. Certo. Aqui mencionou territorialidade, embora possa usar o sinônimo, proveniência territorial. 32) O princípio que gera, com sua aplicação, o fundo de arquivo é o da organicidade. O princípio que gera o fundo de arquivo é o da proveniência, porque se arquivam os documentos conforme sua origem. 33) O princípio da territorialidade tem o mesmo sentido do princípio da pertinência territorial. Errado. Pertinência territorial não é o mesmo que proveniência territorial.

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