Adm estoque

IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO EM
LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLÍNICAS
Celso Ricardo Paraguay

Celso Ricardo Paraguay
MBA em Gerência empresarial - Faculdades Integradas de Cruzeiro

87janus, lorena, v. 4, n. 5, p. jan./jun., 2007
O controle de estoque em um laboratório é muito importante, visto que
é onde fica guardada grande parte do capital de qualquer empresa. Um
bom dimensionamento do estoque consegue liberar recurso da empresa
para futuros investimentos, como também investimentos no mercado
financeiro, porque estoque alto sem giro é dinheiro parado sem ganhar
e sem agregar valor algum à empresa seja ela de qualquer segmento
de mercado. Da mesma forma, a falta de material em seus estoques
também acarreta grandes prejuízos, porque não atender o cliente em
tempo certo ou tempo hábil também é perda de credibilidade . Neste
trabalho é demonstrado como foi realizada a implantação de um sistema
de gestão de materiais em um laboratório de análises clínicas através
da Classificação ABC para obtenção de tempo de reposição ,estoque
máximo e estoque de segurança .Conclui-se que a implantação foi po-
sitiva para o laboratório evidenciando pois a empresa passou a ter um
gerenciamento melhor do seu estoque.
Estoques. Capital. Investimentos.
RESUMO
pALAVRAS-CHAVE
85-100,

88 janus, lorena, v. 4, n. 5, p. jan./jun., 2007
introdução
A manutenção dos estoques implica em grande mobilização de ca-
pital de giro, além de acarretar outros custos administrativos que afetam
o final da produção e da comercialização de bens e serviços.
O ideal para qualquer organização seria a inexistência de estoques,
na medida em que fosse possível atender ao usuário no momento em
que ocorressem as demandas.
Entretanto, na prática, isto não acontece, tornando-se imperativa
a existência de um nível de estoque que sirva como amortecedor entre
os mercados supridores e os consumidores, a fim de que estes últimos
possa ser plena e sistematicamente atendido.
Existem alguns procedimentos que podem ser empregados como
o objetivo de transferir, sempre que possível os custos de estocagem
Abstract
Keywords
The control of stock in a laboratory is very important, as is where is saved
much of the capital of any company. A good design can make use of the
stock of the company for future investment, but also investments in the
financial market, because high stock without spin is stopped without
money and without gaining any value to the company whether any
market segment. Similarly, the lack of material in their inventory brings
great harm, because not meet the customer at the right time is also loss
of credibility. This work show the deployment of a system of management
of materials in a clinical laboratory for analysis by the ABC classification
to obtain spare time, stock and stock of maximum security. We conclude
that the deployment was positive for the laboratory showing since the
company started to have a better management of its stock.
Inventories; Capital; Investments.
85-100,

para o fornecedor.
Administração de Estoque em um laboratório de análises clínicas
fica por conta da administração de materiais e o controle de produtos a
serem utilizados para realização das análises clínicas e demais trabalhos
que envolvam a rotina desse laboratório, bem como estabelecer cálcu-
los de demanda de serviços, criar estoques de segurança e pontos de
pedidos, procurando ter sempre em seus almoxarifados a quantidade
de matérias que atenda a demanda de seus clientes e ao mesmo tempo
não causem problemas de ordem financeira como ter altos estoques ou
faltar produtos em momentos importantes do dia a dia.
A ferramenta utilizada para o controle de estoque, foi a classificação
ABC, em que os itens foram classificados por seu consumo anual e seus
custos. Pode-se observar quais são os produtos com consumo e preços
mais significativos em relação aos demais produtos.
Inicialmente trabalhou-se com o levantamento da demanda de
exames clínicos ocorridos nos últimos anos, possibilitando o estabeleci-
mento de parâmetros para o cálculo dos estoques ideais e a realização
de previsões de compra de materiais em quantidades satisfatórias e reais
para a utilização na rotina de trabalho.
2 Administração de Estoques
Segundo Arnold (1999), o controle de estoque exerce influência
muito grande na rentabilidade da empresa. Os estoques absorvem
capital que poderia estar sendo investido de outra maneira, desviam
fundos de outros usos potenciais e têm o mesmo custo de capital que
qualquer outro projeto de investimento da empresa. Aumentar a rotati-
vidade do estoque libera ativo e economiza o custo de manutenção do
inventario, considerando que o custo de manutenção do estoque seja
20% ao ano.
As organizações agora exigem estratégias mais rápidas porque
passam a ser baseadas nas necessidades dos clientes. Para compreender
totalmente o papel dos estoques na gestão logística, é necessário que seja
examinado dentro do contexto de todo negócio. É parte das atividades
do planejamento empresarial.
É nesse momento que os diversos elementos de gestão de lo-
gística precisam ser identificados e posicionados dentro da estrutura
85-100,

do negócio global (POZO, 2002).
Para Martins (2002) a principal função da administração de materiais
é maximizar o uso de recursos envolvidos na área logística da empresa
e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porém, irá
deparar-se com este terrível dilema que é o causador da inadequada
gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terrí-
veis problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa,
bem como seu custo.
Bem, por outro lado procura-se manter um volume de materiais
e produtos em estoque para atender as demanda de mercado, bem
como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e por outro
lado buscando diminuir os investimentos em vários tipos de estoques
(MARTINS, 2002).
O trabalho do administrador de materiais é satisfazer as necessi-
dades do sistema de operação tais como: uma linha de produção na
manufatura ou um processo operacional de banco, hospital na área de
serviços. Essas necessidades provêm da demanda dos clientes, das ati-
vidades de promoção e dos programas de planos de distribuição física,
sendo essas necessidades transformadas em sistema de produção ou
operação (MARTINS, 2002).
A administração integrada pode melhorar a coordenação das ativi-
dades e diminuir o custo administrativo: é o futuro da administração de
materiais. A logística ensina a melhor compartilhar a responsabilidade da
administração de materiais e da distribuição física dentro da organização
minimizando custo e maximizando os recursos (MARTINS, 2002).
A função de planejar e controlar estoque são fatores primor-
diais numa boa administração do processo produtivo. Preocupa-se
com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam
eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou
produtos acabados.
Dentro das múltiplas atuações do planejamento do estoque e
pelo fato de sua atual configuração estar acompanhando os volumes
e projeção de vendas e o processo de manufatura, é necessário que o
sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para
acompanhar as constantes mudanças de mercado (POZO, 2002).
A administração de estoque necessita prover os fornecedores dos
volumes precisos para atender a uma demanda que ainda não foi definida
ou acertada pela área de vendas, mas o que o sistema de suprimentos
necessita processar. Cabe ao administrador de estoques prever a demanda
85-100,

e informar aos fornecedores de materiais para que o processo produtivo
não sofra processo de descontinuidade e, assim atenda a nossos clientes
(MARTINS, 2002).
Um problema importante é a determinação do nível de estoques ide-
al para a empresa, sabendo que os custos de estoques são influenciados
por diversos fatores, tais como: volume disponibilidade, movimentação,
mão de obra e o próprio recurso financeiro, e cada variável possui um
determinado peso em relação a uma razão especifica (POZO, 2002).
Considerando Ballou (2001), as razões para se manter estoques
relacionam-se com o serviço ao cliente ou com as economias de custos
derivadas indiretamente dele.
Os estoques fornecem um nível de disponibilidade de produtos e
serviços, os quais, quando localizados nas proximidades dos clientes,
podem satisfazer uma exigência elevada de serviços ao cliente. A pre-
sença desses estoques ao cliente pode não apenas manter as vendas,
mas realmente aumentá-las (MARTINS, 2002).
O objetivo principal do gerenciamento de estoque é assegurar
que o produto esteja disponível no tempo e nas condições desejadas.
Geralmente, é avaliado com base na probabilidade de ser capaz de
preencher um pedido para um produto do estoque atual. Esta pro-
babilidade ou taxa de preenchimento do item é chamada de nível
de serviço (POZO, 2002).
Os custos de manutenção de estoque resultam da estocagem ou da
manutenção dos bens por um período de tempo e são aproximadamente
proporcionais á quantidade média dos bens mantidos.
Para Martins (2002), a manutenção dos estoques implica grande
imobilização de capital de giro que poderia ser investido em outras áreas,
além de acarretar outros custos administrativos que afetam o custo final
da produção e da comercialização de bens e serviços.
O ideal para qualquer organização seria a menor quantidade de
estoques possível, na medida em que fosse possível atender ao usuário
no momento em que ocorressem as demandas.
Entretanto, isso não acontece, tornando-se a existência de um nível
de estoque que sirva como amortecedor entre os mercados supridores
e os consumidores, a fim de que o consumidor possa ser plena e siste-
maticamente atendido.
85-100,

2.1 Tempo de Reposição
Ao emitir um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que
vai desde sua solicitação, colocação de pedido de compra pelo processo
de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos
e o lote estiver liberado para produção. Portanto o tempo de reposição
é composto por alguns elementos: tempo para elaborar e confirmar o
pedido junto ao fornecedor; tempo que o fornecedor leva para processar
e entregar o pedido; tempo para processar a liberação do pedido em
nossa fábrica (MARTINS, 2002).
Uma das informações básicas de que se necessita para calcular o
estoque mínimo é o tempo, o tempo gasto desde a verificação de que o
estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almo-
xarifado da empresa. Este tempo pode ser desmembrado em três partes:
emissão do pedido, preparação do pedido e transporte.
Emissão do pedido é o tempo gasto para emissão do pedido de
compra pela empresa até ele chegar ao fornecedor.
Preparação do pedido é o tempo gasto para fabricá-los separar
os produtos, emitir o faturamento e deixá-los em condições de serem
transportados.
Transporte, tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimen-
to pela empresa dos materiais encomendados (DIAS, 1995).
2.2 Ponto de Pedido
É a quantidade de peças em estoque que garante o processo
produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto
aguardamos a chegada do lote de compra.
Isso quer dizer que quando um item de estoque atinge seu ponto
de pedido deve-se fazer o pedido de compra (POZO, 2002).
Afirma Martins (2002), que o sistema de ponto de pedido é o
mais popular método utilizado nas fábricas e consiste em disparar o
processo de compra quando o estoque de um certo item atinge um
nível previamente determinado. O ponto de pedido é calculado em
função do consumo médio e do prazo de atendimento.
85-100,

Constata-se que determinado item necessita de um novo su-
primento, quando o estoque atingiu o ponto de pedido, ou seja,
quando o saldo disponível estiver abaixo ou igual à determinada
quantidade chamada ponto de pedido.
3 Estoque Máximo
Segundo Martins (2002) é a quantidade de peças especificadas
no pedido de compra, e que estará sujeita à política de estoque de
cada empresa.
Segundo Dias (1995), estoque máximo é a soma do estoque
mínimo mais o lote de compra que pode ser econômico ou não.
Nas condições normais e equilíbrio entre a compra e o consumo, o
estoque irá variar entre os limites máximos e os mínimos. Estes níveis
somente serão válidos sob o enfoque produtivo, não se levando em
consideração aspecto de ordem financeiro nem conjuntural, especu-
lação ou investimentos. Ele sofre também influências da capacidade
de armazenagem disponível, que deve ser levada em consideração
na ocasião do seu dimensionamento.
3.1 Estoque de Segurança
Conhecido também como estoque mínimo ou reserva, é o míni-
mo de peças que tem que existir no estoque para cobrir as possíveis
variações do sistema que podem ser: atrasos no tempo de entrega,
rejeição do lote de compra ou aumento da demanda do produto
ou serviços.
Sua principal finalidade é não afetar o processo produtivo e
principalmente não acarretar transtornos aos clientes por falta de
material e conseqüentemente atrasar a entrega de nosso produto
ao mercado (POZO, 2002).
Um fato importante a ser considerado é referente ao valor de
estoque de segurança, visto que o ideal é ter esse estoque igual a
zero por saber que dentro de uma organização os materiais não
são utilizados em uma taxa uniforme e que também o tempo de
reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos
85-100,

fornecedores em razão das variáveis do mercado.
A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que
supra toda e qualquer variação do sistema, porém, isso implicará
custos elevados e que talvez a empresa possa não suportar (POZO,
2002).
A solução é criar um estoque de segurança que possa otimizar
os recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos.
Esse tipo de estoque é feito para cobrir flutuações aleatórias e
imprevisíveis do suprimento, da demanda ou do tempo de reposição.
Se por alguma eventualidade a demanda ou o tempo de reposição
é maior que o esperado, haverá um esvaziamento do estoque. O
estoque de segurança é mantido para proteger a empresa dessa
possibilidade. Sua finalidade é prevenir perturbações no atendimento
ao cliente. Também denominado estoque de armazenamento inter-
mediário ou estoque de reserva (MARTINS, 2002).
3.2 Sistema ABC de Controle de Estoques
Segundo Ballou (2001), o problema logístico de qualquer empresa
é o total dos problemas dos produtos individuais. A linha de produtos
da empresa é feita de produtos individuais nos diferentes estágios de
seus respectivos ciclos de vida e com diferentes graus de sucesso em
vendas. Em qualquer ponto do tempo isso cria um fenômeno de produto
conhecido como curva 80-20, um conceito valioso para o planejamento
logístico.
O princípio ABC baseia-se na observação de que um pequeno
número de itens freqüentemente domina os resultados atingidos em
qualquer situação. Essa observação foi feita pela primeira vez por um
economista italiano, Vilfredo Pareto, e se chama lei de Pareto. Aplicada
à administração de estoques, observa-se geralmente que a relação entre
a porcentagem da utilização anual em valores monetários segue um
padrão que:
Cerca de 20% dos itens correspondem a aproximadamente 80%•
da utilização em valores monetários;
da utilização em valores monetários;
85-100,

da utilização em valores monetários.
O conceito 80-20 se derivou, após a observação de modelos de
produtos em muitas empresas, do fato de que o volume de vendas é
gerado por poucos produtos no total de produtos.
O controle de estoque é exercido pelo controle de itens individuais,
chamados unidades para armazenamento em estoques. No controle de
estoques quatro itens devem ser levados em consideração:
• Qual é a importância do item no estoque;
• Como os itens são controlados;
• Quantas unidades devem ser pedidas de cada vez;
• Quando um pedido deve ser emitido.
O sistema de classificação ABC de estoques responde aos dois
primeiros itens, determinando a importância dos mesmos, permi-
tindo assim diferentes níveis de controle baseados na importância
relativa dos itens (POZO, 2002).
A maioria das empresas mantém um grande número de itens em
estoque. Para se ter um controle melhor a um custo razoável, é útil
classificar os itens de acordo com sua importância. Geralmente, essa
classificação baseia-se na utilização anual em valores monetários,
mas outros critérios podem ser utilizados.
As porcentagens são aproximadas e não devem ser tomadas
como absolutas. Esse tipo de distribuição pode ser utilizado no
controle de estoques.
Utilizando a abordagem ABC, existem duas regras gerais a seguir:
primeiramente ter grande número de itens de baixo valor. Os itens C
correspondem a cerca de 5% do valor total de estoque. Manter um
estoque extra de itens C acrescenta pouco valor total ao estoque.
Os itens C são realmente importantes apenas se houver uma falta
deles, portanto deve ser mantido sempre um estoque disponível.
Por exemplo, pedir um suprimento para um ano de uma única vez
e manter um estoque e segurança suficiente. Desse modo, haverá a
possibilidade de um esvaziamento do estoque apenas uma vez por
ano (MARTINS, 2002).
85-100,

Utilizar o capital e o esforço de controlar para reduzir o estoque
de itens de alto valor. Os itens A representam cerca de 20% dos itens
e aproximadamente 80% do valor do estoque. São extremamente
importantes e merecem o controle mais apurado e a revisão mais
freqüente (MARTINS, 2002).
Itens A: alta prioridade, um controle acirrado incluindo registros
completos e preciosos, revisões regulares e freqüentes
por parte da administração, revisão freqüente das pre-
visões de demanda, seguimento minucioso e agilização
do tempo de entrega.
Itens B: prioridade média, controles normais com bons registros,
atenção regular e processamento normal.
Itens C: prioridade menor, os mais simples controles possíveis
devem-se garantir que os itens sejam suficientes. Nenhum
registro ou registro simples ou um sistema de revisão peri-
ódica, fazer pedido em grandes quantidades e manter um
estoque de segurança.
Por outro lado, uma análise exclusiva da relação pode levar a distor-
ções perigosas para a empresa, pois ela não considera a importância do
item em relação à operação do sistema como um todo. Itens de manu-
tenção de baixo preço unitário e comprado em pequenas quantidades
podem afetar o funcionamento do sistema produtivo e a segurança da
fábrica. Um parafuso de baixo custo pode afetar o funcionamento do
sistema produtivo de uma organização, sendo geralmente um item da
classe C. No entanto, ele pode interromper a operação de um equipa-
mento ou instalação essencial á produção de um bem ou serviço.
Para solucionar esse problema de analise de custo unitário vezes o
volume, muitas organizações utilizam um conceito chamado de critici-
dade dos itens de estoque (POZO, 2002).
Criticidade é a avaliação dos itens quanto ao impacto que sua falta
causará na operação da empresa, na imagem da empresa perante os
clientes, na facilidade de substituição do item por um outro na veloci-
dade de obsolescência.
Dentro de um conceito de criticidade, os itens podem ser classifi-
cados em classe A (cuja falta provoca a parada da produção de bens
ou serviços e cuja substituição é difícil e sem fornecedores alternativos),
classe B (itens cuja falta não provoca efeitos na produção de bens e ser-
85-100,

viços no curto prazo), itens C (os demais itens) (MARTINS, 2002).
Para realização deste trabalho foi feita uma pesquisa bibliográfica
acerca dos conceitos de administração de estoque, ponto de pedido,
lote de compra, estoque máximo, estoque de segurança, sistema ABC
de controle de estoques e aplicação de um estudo de caso em um labo-
ratório de análises clinicas situado na cidade de Cruzeiro.
Inicialmente trabalhou-se com o levantamento da demanda de
exames clínicos ocorridos nos últimos anos para poder estabelecer pa-
ramentos para o cálculo dos estoques ideais e fazer previsões de compra
de materiais em quantidades satisfatórias e reais para a utilização na
rotina de trabalho.
4 Materiais e Métodos
Para a realização deste trabalho foi feita uma pesquisa bibliográfica
acerca dos conceitos de administração de estoque, ponto de pedido,
estoque máximo, estoque de segurança e sistema ABC de controle de
estoques ,
A classificação ABC dos produtos foi estabelecida juntamente com
proprietário do laboratório através de reuniões com o mesmo onde foi
definido que todo o seu estoque de produtos passaria por mudanças
juntamente com seu processo de compra.
Foram criadas planilhas para controles dos produtos, e também com
base em levantamento de consumos anteriores deu início aos números
que foram utilizados como base para toda a implantação do sistema
de gestão e a Classificação ABC.
5 Resultados
Os dados recolhidos nesse laboratório estimaram demandas futuras
de análises laboratoriais bem como uma gestão de estoque de materiais
utilizados em um laboratório e estabelecendo o que e quanto se deve
ser comprado para atender as necessidades do mesmo.
Com o levantamento de demandas foi possível estimar o que devem
compor em seus almoxarifados de material e também como utilizar uma
boa logística para que esses itens sejam entregues nos prazos determi-
nados e os estoques reguladores estejam sempre com suas quantidades
85-100,

de segurança certas para que em qualquer eventualidade, seja ela de
ordem de abastecimento de seus fornecedores, ou mesmo aumento de
demanda, consiga atender níveis aceitáveis de atendimento.
Antes, as compras dos produtos não seguiam uma metodologia
determinada e nem os estoques eram controlados.
Foram encontrados doze itens como itens Classe A que são respon-
sáveis por 60,37% dos gastos totais com materiais.
Encontraram-se também dezoitos itens com sendo itens B que são
responsáveis por 23,14% dos gastos totais com materiais
Foram detectados também, cinqüenta e seis itens com sendo C que
são responsáveis por 14,76 % dos gastos totais com materiais. Conforme
observado na Figura 1.
Figura 1 – Curva ABC
6 Sugestões para futuros estudos
O presente estudo não tem a intenção de limitar-se a esta pesquisa,
visto que a abrangência do tema é muito ampla.
Com intuito sugestivo, propõe-se a continuidade deste estudo para
aprofundar o assunto “Sistema de Gestão e Classificação ABC” e buscar
demonstrar a importância dessa ferramenta para as diversas especiali-
85-100,

dades da área de saúde tais como hospitais e laboratórios para que os
mesmos possam contar com um controle de seus estoques onde seus
custos podem ser identificados e reduzidos .
7 Conclusão
Conclui-se que antes da implantação do sistema de gestão de
materiais e sua classificação, utilizando a Classificação ABC, os pro-
dutos comprados não tinham uma classificação quanto a seu custo
, também não eram estipuladas as quantidades para cada estoque
, sendo eles mínimo, segurança e máximo,e com isso as compras
não eram planejadas .
Com a implantação da gestão de estoque utilizando a Classi-
ficação ABC todos os produtos receberam quantidades para seus
estoques mínimos, estoques de segurança e estoques máximos, e
as compras estão utilizando informações desses estoques para que
sejam efetuadas.
Antes da implantação não era estabelecido um controle dos es-
toques, as compras eram feitas após a utilização da última unidade
dos produtos; com a implantação do sistema de gestão todo produto
passa por um controle rigoroso e quando atinge uma quantidade
pré estabelecida é solicitada sua compra.
Com a implantação do sistema de gestão também foi dada uma
atenção aos custos de cada produto em seu estoque antes não era
dada devida atenção e quanto maior for seu custo também mais
rígidos serão seus controles .
Antes do sistema de gestão, grande quantidade de capital estava
sendo utilizado na compra de produtos muitas vezes em quantidades
desnecessárias. Com a implantação todo capital economizado tem
como destino outros investimentos.
85-100,

ARNOLD JR., Tony. Administração de materiais: uma introdução. São
Paulo: Atlas, 1999.
BALLOU, Ronaldh. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: pla-
nejamento, organização e logística empresarial. 4.ed. Porto Alegre:
Bookman, 2001.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. 4.ed. São Paulo:
Atlas, 1995.
MARTINS, Petrônio G. Administração de materiais e recursos materiais.
São Paulo: Saraiva, 2002.
POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais.
São Paulo: Atlas, 2002.
REFERÊNCIAS
85-100,

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