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S E P A R A T A
SEPARATA
DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
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«Para servir bem é preciso estarmos preparados para acolher e comunicar.»
«Somos eternamente responsáveis por aquilo que cativamos.»
MANUAL DE ATENDIMENTO
E SERVIÇO AO CLIENTE
Aberto
SEPARATA
DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
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O que espera o cliente quando visita uma empresa,
uma loja ou um serviço público?
Que um profissional o atenda de forma eficaz satis-
fazendo todas as suas expectativas e necessidades. As-
sim, qualquer profissional deve desempenhar as suas
funções dentro de uma orientação de serviço ao cliente
que reforce a imagem e notoriedade da sua empresa ou
da sua instituição.
Perfil operacional da pessoa que contacta com o
cliente:
Atenção (observação do pormenor).
t
Sensibilidade («sentir» o cliente).
t
Compromisso (bem-estar do cliente).
t
Ousadia (não se refugiar em características dos pro-
t
dutos ou em procedimentos).
Bom senso (discernir entre o que pode e não pode
t
ser feito).
Iniciativa (proactividade).
t
A percepção que o cliente tem do atendimento e ser-
viço que lhe é proporcionado é determinante para a
imagem que cria da empresa, da marca ou da insti-
tuição!
O cliente percebe a qualidade de serviço em vários
aspectos:
Acolhimento agradável e simpático.
t
Rapidez no atendimento.
t
Organização e ambiente do espaço.
t
Exposição de produtos e materiais informativos.
t
Disponibilidade e proximidade manifestadas.
t
Competências técnicas de quem o atende.
t
Estilo de comunicação com que é recebido.
t
Credibilidade das explicações que lhe são propor-
t
cionadas.
Qualidade dos produtos/serviços.
t
Etc.
t
«Não há uma segunda ocasião para criar uma pri-
meira boa impressão.»
«As primeiras impressões são determinantes para o
sucesso da relação com o cliente.»
Quando o cliente entra na nossa empresa, mesmo
antes de dialogar connosco já criou uma imagem nossa,
da organização e da marca através dos comportamentos
e ambiente que observou e das experiências anteriores
que possui.
DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
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1. APRESENTAÇÃO
Preocupe-se com a sua aparência. Você é o rosto da em-
presa ou da instituição e é parte integrante da atmosfe-
ra geral do serviço. Não crie dissonância. O profissio-
nal que contacta com o público deve ser notado pela
sua competência, gentileza e profissionalismo. Neste
contexto, o corpo «fala» e diz muito!
Mantenha as costas direitas, utilize gestos suaves
e mantenha uma fisionomia alegre. Dessa forma irá
transmitir disponibilidade e interesse. Uma imagem
corporativa forte dá confiança, reforça o seu sentido de
pertença e contribui para desempenhos mais positivos.
Os clientes gostam de empresas simpáticas e acolhedo-
ras. A imagem de quem contacta com o cliente é fun-
damental para o reforço da imagem e notoriedade da
empresa/instituição.
O vestuário faz parte integrante do processo de
comunicação interpessoal.
Vista-se de acordo com o posicionamento da
marca/empresa/instituição que representa.
Cuidando da sua apresentação será mais eficaz e
sentir-se-á bem consigo próprio.
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DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
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2. ACOLHER/SAUDAR
O acolhimento é uma dimensão muito descurada em
quase todas as interacções comerciais – ou pura e sim-
plesmente não existe ou é feito de forma mecânica e
impessoal.
Encare esta situação como uma oportunidade para
diferenciar a sua empresa/instituição e para aumentar a
sua competitividade no mercado!
Acolher: um estado de espírito que se apoia em ca-
pacidades
O espaço envolvente e o posto de trabalho fazem parte
do acolhimento. Assim, torna-se necessário prepará-los
previamente para receber o cliente.
Verifique se:
O posto de trabalho está organizado e limpo, não
t
contendo elementos pessoais que lhe retiram um
aspecto profissional (fotografias, acessórios, etc.).
Os documentos de trabalho estão preparados para
t
serem utilizados.
O computador e o sistema informático está ligado
t
e testado.
O ambiente do espaço em geral está limpo e ar-
t
rumado (mesmo para além do seu posto de traba-
lho).
A temperatura e o som ambiente estão regulados de
t
forma adequada.
Dirija-se ao cliente sem precipitações
Se possível, coloque-se de preferência do seu lado di-
reito. Evite estar de frente para o cliente (efeito de bar-
reira). Desta forma criará um clima de partilha em vez
de oposição.
Olhe-o nos olhos e mantenha contacto visual per-
manente com ele sempre que fala de forma a demons-
trar segurança, disponibilidade e escuta activa.
Antes de pronunciar qualquer palavra, SORRIA!
Além de ser tranquilizante, demonstra disponibilidade
e simpatia.
Receba o cliente com uma saudação: Bom dia!
Boa tarde! Como está… Seleccione uma frase
de acolhimento adequada à situação em cau-
sa. Evite frases feitas que transmitam uma
ideia de atendimento mecânico e não
personalizado.
Coloque-se respeitando sem-
pre a «zona de intimidade»
(mais ou menos o comprimento do braço), evitando
assim aproximar-se excessivamente da pessoa ou tocá-
-la enquanto fala.
Tenha atenção ao seu tom de voz e à forma como
pronuncia as palavras e constrói as frases.
Tente identificar o estilo da pessoa que vai atender:
o seu nível social e a sua forma de comunicar. Tente
adaptar-se e sincronizar com ela sem sair de um registo
profissional.
Não utilize palavras excessivamente técnicas, siglas
ou códigos que uma pessoa comum não entenda: o que
para si é óbvio, para o cliente comum pode ser «chi-
nês». Se trabalhar na área das tecnologias tenha uma
atenção redobrada, tendo em vista facilitar a percepção
real do que quer transmitir. Tenha paciência e disponi-
bilidade para dar todas as explicações até conseguir o
esclarecimento total do cliente.
Lembre-se que algumas pessoas têm vergonha de
colocar questões e de mostrar que não sabem (sobretu-
do os homens).
Se estiver ocupado a atender outra pessoa, dê de
imediato sinal ao recém-chegado de que reparou nele
sorrindo e acenando com a cabeça (contacto + sorriso
+ saudação).
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«O olhar é um gesto que toca à distância.»
«Uma pessoa que não se sente “vista” tem mais ten-
dência para se irritar.»
Evite dar a entender à pessoa que está a atender que
precisa de «a despachar» e, simultaneamente, que a pes-
soa seguinte fique muito tempo à espera.
Se estiver ao telefone e entrar um cliente deve, de
imediato, estabelecer contacto visual com ele, sorrir-
-lhe e terminar rapidamente a chamada telefónica. De
seguida deve pedir desculpa por tê-lo feito esperar.
Se estiver a atender uma pessoa e o telefone tocar,
não se precipite para o aparelho. Se for mesmo impres-
cindível atender, deve pedir-lhe licença e atender rapi-
damente o telefone de forma a evitar fazê-lo esperar.
Mesmo que o telefonema tenha sido breve, imediata-
mente após desligar deve pedir desculpa à pessoa que
estava a atender por tê-la feito esperar. Fá-la-á sentir-se
importante e isso reflectir-se-á de forma positiva na co-
municação interpessoal.
Se o telefonema for de um outro cliente, deve infor-
má-lo de que está a atender outra pessoa e, se possível,
solicitar-lhe o número, comprometendo-se a devolver a
chamada assim que acabar de atender a pessoa que tem
presencialmente no seu serviço.
Se o telefonema for interno, deve informar a sua
chefia ou colega de que está a atender uma pessoa e
solicitar uma nova chamada noutra altura. Muitas pes-
soas ainda consideram que atender os telefonemas ou
solicitações dos seus chefes é mais importante do que
atender um cliente!
«O cliente que atendemos é a razão de ser do nosso
serviço e da nossa função; valorizá-lo aumenta a sua
auto-estima e contribui para a sua satisfação.»
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3.2. As mãos e a postura
Ao nível da postura, os braços e as mãos são muito re-
presentativos das nossas atitudes. No entanto, são as
palmas das mãos que transmitem mais significados.
Cruzar os dedos – pode significar defesa ou agressi-
vidade.
Fechar as mãos – significa agressividade.
Mãosabertas–significadisponibilidadeeproximidade.
Cruzar os braços – pode significar insegurança, indis-
ponibilidade, indiferença, inactividade e falta de pro-
fissionalismo.
Os exemplos apresentados destinam-se a sensibili-
zar para a importância da postura e comportamentos
de todos os profissionais que de alguma forma contac-
tam com o cliente. Simultaneamente, permite-lhe de-
tectar, através dos sinais do corpo do cliente, informa-
ções importantes que podem contribuir para melhorar
o seu desempenho profissional.
3. COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL – OS
SINAIS DO CORPO
Sentimos a partir daquilo que percepcionamos. Senti-
mos e emocionamo-nos antes de pensar. A comunica-
ção não-verbal é infinitamente mais impactante do que
a comunicação verbal. A postura tem um significado
especial na comunicação não-verbal.
Existem quatro posturas base: submissão, domina-
ção, rejeição e partilha.
3.1. Os olhos
«Os olhos são o espelho da alma.»
Tenha consciência de que os olhos revelarão sempre
a sua atitude. O olhar pode atrair mas pode também
afastar consoante a situação, o ambiente, a distância.
Arregalar os olhos
t pode significar: surpresa, estu-
pefacção, pânico, alegria, reprovação.
Sustentar o olhar
t – transmite segurança, disponi-
bilidade e profissionalismo.
Piscar os olhos
t pode significar: embaraço, conster-
nação, nervosismo e/ou insegurança.
Desviar o olhar
t – significa falta de confiança, dú-
vida.
Franzir os olhos
t – significa desconfiança, estranhe-
za...
Sorrir
t – demonstra simpatia, empatia, disponibili-
dade e partilha.
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4. ATENDIMENTO
Quem atende o público tem que acrescentar valor aos
produtos que vende e ao serviço que presta. O cliente
aprecia um atendimento em que é ouvido, aconselha-
do e servido.
O atendimento é um elo importante na corrente
de relacionamento da empresa com o cliente. Devido
à sua importância estratégica, deve ser realizado ape-
nas por profissionais competentes, conscientes e mo-
tivados.
O atendimento é feito de ATITUDES e COMPOR-
TAMENTOS.
As atitudes comandam o comportamento e, por isso,
o desempenho.
Ser simpático, disponível, atencioso e profissional
são atitudes que dependem da nossa VONTADE. Uma
boa atitude de atendimento é garantia de reconheci-
mento e valorização pelo cliente. As atitudes positivas
no atendimento contribuem grandemente para a sua
satisfação.
«A atitude de qualquer colaborador influencia a
imagem da empresa/instituição. A sua atitude pode
acrescentar valor ou danificar irremediavelmente a
notoriedade da mesma.»
Os comportamentos são a forma como coloca-
mos as nossas atitudes em acção (sorrir, saudar, olhar o
cliente, etc.). Um cliente que é recebido
com um sorriso e um ar dispo-
nível «sente» de imediato
simpatia e profissiona-
lismo.
Um colaborador que recebe um cliente de forma
indiferente, usando uma linguagem ríspida e não o
olhando nos olhos, transmite: sou antipático e odeio o
meu trabalho e o meu serviço...
«A minha atitude profissional não pode ser influen-
ciada pela minha disposição e problemas pessoais.»
4.1. Atendimento telefónico
«O sorriso ao telefone vê-se.»
Devido aos novos estilos de vida e ao desenvolvimento
e massificação das tecnologias, as pessoas recorrem cada
vez mais às diferentes possibilidades de estabelecerem
contacto com as empresas e as instituições em geral:
telefone, fax, e-mail, etc.
O recurso ao telefone é, para muitas pessoas, uma
das formas mais práticas e rápidas de contactar uma
organização.
Um atendimento telefónico de qualidade caracte-
riza-se por ser enfático, passar energia para o cliente e
evidenciar disponibilidade.
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O cliente deve sentir que assumimos o compro-
misso de lhe resolver qualquer problema como se fosse
nosso.
Regras para um atendimento telefónico de quali-
dade:
Atenda rapidamente. Não deixe o telefone tocar
t
mais de três vezes. O pronto atendimento causa
boa impressão.
Dê uma saudação enfática. De seguida diga o nome
t
do serviço e o seu e disponibilize-se.
Tenha atenção ao tom de voz. Pelo tom de voz o
t
cliente «percebe»: disponibilidade, simpatia, sin-
ceridade, boa vontade, gentileza, profissionalismo,
etc., ou o contrário!
Escute atentamente. Tome notas.
t
Seja empático. Ponha-se na «pele» do cliente. Veja
t
a questão do ponto de vista dele. Dessa forma irá
compreendê-lo melhor.
Certifique-se de que entendeu tudo o que a pes-
t
soa pretendia. Não hesite em perguntar para con-
firmar.
Informe com clareza e objectividade.
t
Seja ágil. Tempo é dinheiro (para todos).
t
Após a resolução das situações colocadas pelo clien-
t
te deve reafirmar a sua disponibilidade perguntan-
do, por exemplo: «Posso ser útil em mais alguma
coisa?»
Despeça-se de forma calorosa (ex.: «Sempre ao seu
t
dispor, Obrigado pelo seu telefonema, Tenha um
bom dia, etc.»).
Causas de um mau atendimento telefónico:
Ausência de filosofia de serviço ao cliente.
t
Colaboradores pouco atenciosos.
t
Falta de formação sobre a organização, seus produ-
t
tos e serviços.
Atitudes negativas em relação ao cliente.
t
Percepções erradas do que o cliente queria realmente.
t
Resolução deficiente da reclamação.
t
Colaboradores sem autonomia para resolverem os
t
assuntos, aceitarem responsabilidades ou tomarem
decisões que satisfaçam o cliente.
Falta de proactividade.
t
4.2. Atendimento presencial e comuni-
cação comercial
A fase inicial do atendimento deve ser de escuta activa,
procurando compreender as reais necessidades e expec-
tativas do cliente.
Ao iniciar o contacto verbal com o funcionário o
cliente vai ganhando confiança e sente-se valorizado.
Você tem a oportunidade de demonstrar respeito,
disponibilidade, profissionalismo e confiabilidade (ha-
bilidade de transmitir confiança ao cliente).
10 regras para um bom atendimento telefónico:
Não deixe o telefone tocar mais de três vezes.
t
Cumprimente e identifique-se sorrindo.
t
Faça perguntas abertas.
t
Escute as respostas com atenção e registe informa-
t
ções.
Concentre-se nas reacções do cliente.
t
Mostre compreensão.
t
Argumente com rigor e proactividade.
t
Transmita emoção positiva e confiança.
t
Felicite e agradeça.
t
Mostre disponibilidade para próximos contactos.
t
Aplicando as 10 regras para um bom atendimento
telefónico conseguirá descobrir as motivações do clien-
te e poderá servi-lo com qualidade.
LEMBRE-SE QUE:
«Não aderimos aos produtos/serviços por si mes-
mos, mas sim às vantagens que estes contêm e ao
que eles podem fazer por nós.»
Mesmo que numa determinada fase do atendimen-
to tenha que solicitar algo ao cliente, deve fazê-lo da
forma mais positiva possível. Nunca utilize palavras
SEPARATA
DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
11
como «Tem que…», «Isso não pode ser!», «Não é bem
assim…»
Satisfação do cliente =
PERCEPÇÃO OBTIDA
EXPECTATIVA
A satisfação dos clientes mede-se pela relação entre
o que ele viu (percebeu) e o que esperava ver (expecta-
tiva que tinha).
«Não existe a nossa realidade, existe apenas a reali-
dade que se percebe. É o cliente que define a quali-
dade do nosso serviço.»
Um BOM ATENDIMENTO depende de três pré-
-requisitos fundamentais:
Capacidades técnicas e comportamentais do profis-
t
sional.
Nível de confiança nos produtos/serviços.
t
Estado emocional de quem atende.
t
Competências técnicas e comportamentais
Empenhe-se em conhecer aprofundadamente as ca-
racterísticas técnicas dos produtos que vende e dos
serviços que presta, bem como dos procedimentos de
operação do seu serviço. Analise todas as características
em função dos benefícios que as mesmas proporcio-
nam ao cliente. Evidencie as mais-valias. É isso que o
cliente irá valorizar.
Aproveite bem a formação técnica que lhe é pro-
porcionada mas não deixe também de investir pes-
soalmente na sua valorização profissional. Se quisermos,
aprendemos nas situações mais diversificadas (no dia-a-
-dia de trabalho, em casa, em actividades de lazer, etc.).
Quando surge um novo produto/serviço/procedi-
mento é natural que se coloquem muitas dúvidas.
Coloque todas as suas dúvidas a quem o puder es-
clarecer, debatendo-as igualmente com os seus colegas.
Muitas questões que lhe colocam podem já ter sido an-
teriormente colocadas por outros clientes a outros co-
legas seus. Consulte e analise cuidadosamente todos os
documentos de apoio ao novo produto/serviço/proce-
dimento. Estes constituem importantes fontes de in-
formação técnica e contribuem de forma significativa
para o enriquecimento do seu argumentário de atendi-
mento e serviço ao cliente.
Para o aperfeiçoamento das suas competências
comportamentais comece por realizar uma auto-aná-
lise e peça feedback aos seus colegas (ex.: como gesti-
cula? Como se expressa verbalmente? Qual o seu tom
de voz?).
Recorde situações de atendimento que já viveu e
discuta-as com os seus colegas, analisando alternati-
vas de actuação que lhe possam ser úteis em próximas
oportunidades.
Não caia na rotina. Para si o serviço pode não ser
novidade, pode até já ser o fim do dia de trabalho, mas
lembre-se que cada cliente é uma pessoa diferente.
Deve estabelecer com ele uma relação única, como se
se tratasse da primeira pessoa que atende nesse dia.
Nível de confiança nos produtos/serviços
Quanto maior for o seu conhecimento do serviço que
presta, maior será o seu nível de confiança.
Lembre-se ainda que Portugal é um país de serviços.
Diariamente, largos milhares de profissionais dão o seu
melhor para inovar, melhorar a qualidade de serviço e
resolver problemas.
Orgulhe-se disso e terá mais confiança e segurança
durante toda a sua actuação profissional.
SEPARATA
DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
12
Estado emocional de quem atende
O comportamento de um verdadeiro profissional não
se deixa influenciar negativamente por questões ou
problemas pessoais. O autoconhecimento e o autocon-
trolo constituem, por isso, ferramentas fundamentais
de um bom profissional.
Desenvolva uma atitude positiva face ao trabalho e
terá a tarefa mais facilitada.
Procure ver sempre o lado positivo das situações e
o prazer que constitui transformar um problema. Ha-
bitue-se a partilhar diariamente com os seus colegas
os seus sucessos e situações de atendimento positivas,
que lhe permitiram ultrapassar problemas e melhorar
a qualidade de serviço. Não se deixe «embarcar» em
lamentações sucessivas que só contribuirão para o des-
moralizar.
«Quem não sabe sorrir não pode exercer uma fun-
ção de atendimento e serviço ao cliente.»
5. REMOÇÃO DE OBJECÇÕES
Uma objecção é um argumento que se opõe a uma
afirmação, que traduz uma dúvida ou uma expec-
tativa.
A objecção do cliente pode significar, nomeada-
mente:
insegurança
t
desconhecimento
t
dúvida
t
necessidade de afirmação
t
mas constitui sempre uma oportunidade para quem
atende. Encare-a deste modo e verá como consegui-
rá estabelecer um relacionamento interpessoal muito
mais positivo.
«Uma objecção deve ser acolhida com interesse e
agradecimento.»
4 princípios básicos para lidar com objecções:
Escutar com atenção e interesse.
t
Evitar afirmar, sobretudo quando se trata de ques-
t
tões subjectivas assentes em valores, gostos ou opi-
niões.
Conservar o domínio, sobretudo quando o cliente
t
estiver menos tranquilo.
Falar com franqueza.
t
Algumas técnicas para remover objecções:
SILÊNCIO! Deixar o cliente desabafar. Não res-
t
ponda de imediato.
Transforme a objecção em pergunta (ex.: porque
t
considera insuficiente?).
Utilize os aspectos positivos referidos pelo cliente
t
para desvalorizar a objecção (ex.: «Como reconhe-
ceu anteriormente, a nossa qualidade é valorizada
por si, através…»).
Antecipe a resposta a objecções iminentes.
t
Compare, testemunhe, exemplifique, demonstre.
t
Elimine. Quando o cliente apresenta várias objec-
t
ções simultaneamente, «elimine» as mais complica-
das rebatendo prontamente as mais favoráveis.
Transforme a objecção em argumento (ex.: «Ainda
t
bem que toca nesse aspecto…»).
Compense (ex.: «Sim tem razão, mas em compen-
t
sação já reparou que…»).
6. ÉTICA PROFISSIONAL
Nos nossos dias a ética assume um papel cada vez mais
importante na qualidade e competitividade das empre-
sas e das organizações.
«É regra básica da ética profissional não prejudicar
ninguém conscientemente.»
«O comportamento ético exige atenção e comunica-
ção adequada com o cliente.»
SEPARATA
13
7. GESTÃO DE RECLAMAÇÕES E SER-
VIÇO PÓS-VENDA
«A reclamação deve ser vista como uma oportuni-
dade para melhorarmos a qualidade do nosso ser-
viço.»
Face a uma reclamação você deve:
Demonstrar total disponibilidade e simpatia (aten-
t
ção à sua comunicação não-verbal!).
Tentar, sempre que possível, que o cliente reclame
t
sentado (vai ficar naturalmente mais calmo).
Escutar atentamente. Tomar notas.
t
Demonstrar empatia. Colocar-se no lugar do clien-
t
te.
Reformular o que o cliente disse. Nunca minimizar
t
uma reclamação.
Explicar com objectividade e simplicidade.
t
Propor soluções. Se tal não for possível de imediato,
t
deve garantir que irá tratar o assunto com profis-
sionalismo e celeridade e que irá contactar o clien-
te com a máxima brevidade (não se esqueça de re-
gistar o seu contacto). Se possível, fixe uma data
(hora) para o contacto futuro, transmitindo assim
mais confiança.
Concluir com amabilidade, agradecendo.
t
Quando algo corre mal:
Admita de imediato o erro. Não use evasivas. Não
t
culpe terceiros (colegas, empresa, fornecedores,
etc.).
Peça desculpa.
t
Corrija o erro imediatamente ou diga quando o vai
t
fazer.
Informe quem e como vai resolver o problema.
t
Explique o que sucedeu evitando justificar-se exces-
t
sivamente.
Valorize o futuro.
t
Como deve actuar quando um cliente demonstra,
claramente, que está muito irritado?
Nunca «sintonize» na frequência emocional do
t
cliente quando ela é negativa.
Se ele falar alto, responda-lhe falando baixo e pau-
t
sadamente.
Se ele continuar irritado, mantenha a calma. Ele é a
t
razão de ser do seu posto de trabalho.
Se ele o desafiar, ignore o desafio.
t
Se ele o ameaçar, diga-lhe que decerto existem solu-
t
ções mais fáceis para resolver o assunto.
Se ele o ofender, diga-lhe que o compreende mas
t
que gostaria de ter uma oportunidade de o ajudar.
«Quando um não quer, dois não brigam.»
«Quanto mais complicado for um cliente, maior
é a oportunidade de mostrarmos a nossa compe-
tência.»
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DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008
14
8. CONCLUSÃO
A actividade de atendimento e serviço ao cliente está
cada vez mais exigente e não se compadece com falta
de profissionalismo.
A informação e as exigências dos clientes crescem e
o seu tempo e paciência diminuem.
Um atendimento que satisfaça totalmente ou ultra-
passe as expectativas dos clientes constitui uma estraté-
gia que contribui significativamente para a afirmação
da sua empresa ou instituição.
Um bom atendimento depende grandemente das
atitudes e comportamentos de todos os colaboradores
da empresa.
Quando atendemos alguém devemos querer ser
simpáticos, atenciosos, competentes e disponíveis, in-
teriorizando que o cliente é fundamental para o sucesso
de qualquer serviço e para a nossa realização pessoal e
profissional.
O acto de atendimento e serviço ao cliente exige
profissionais que saibam operacionalizar os mecanis-
mos do atendimento: Acolher; Diagnosticar necessida-
des e Expectativas; Sintonizar, Argumentar; Remover
Objecções; Concluir, Servir e Fidelizar.
«Tenha orgulho em ser um profissional competente
e com espírito de serviço, os clientes agradecem e o
país evolui!»
por: ANA TERESA PENIM – Administradora Delegada do INV – Instituto de Negociação
e Vendas
Edição do Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P.
Suplemento da revista Dirigir Nº 102 - Não pode ser vendido separadamente
1BQFM

3FDJDMBEP
t
Design
e
paginação:
YUSBNFEJB
%FTJHO
4UVEJPT
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Ilustração
YUSBNFEJB
%FTJHO
4UVEJPT
t
Impressão:
Tip.
Peres,
S.A.

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Dirigir 102 separata

  • 1. DIRIGIR S E P A R A T A
  • 2.
  • 3. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 3 «Para servir bem é preciso estarmos preparados para acolher e comunicar.» «Somos eternamente responsáveis por aquilo que cativamos.» MANUAL DE ATENDIMENTO E SERVIÇO AO CLIENTE Aberto
  • 4. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 4 O que espera o cliente quando visita uma empresa, uma loja ou um serviço público? Que um profissional o atenda de forma eficaz satis- fazendo todas as suas expectativas e necessidades. As- sim, qualquer profissional deve desempenhar as suas funções dentro de uma orientação de serviço ao cliente que reforce a imagem e notoriedade da sua empresa ou da sua instituição. Perfil operacional da pessoa que contacta com o cliente: Atenção (observação do pormenor). t Sensibilidade («sentir» o cliente). t Compromisso (bem-estar do cliente). t Ousadia (não se refugiar em características dos pro- t dutos ou em procedimentos). Bom senso (discernir entre o que pode e não pode t ser feito). Iniciativa (proactividade). t A percepção que o cliente tem do atendimento e ser- viço que lhe é proporcionado é determinante para a imagem que cria da empresa, da marca ou da insti- tuição! O cliente percebe a qualidade de serviço em vários aspectos: Acolhimento agradável e simpático. t Rapidez no atendimento. t Organização e ambiente do espaço. t Exposição de produtos e materiais informativos. t Disponibilidade e proximidade manifestadas. t Competências técnicas de quem o atende. t Estilo de comunicação com que é recebido. t Credibilidade das explicações que lhe são propor- t cionadas. Qualidade dos produtos/serviços. t Etc. t «Não há uma segunda ocasião para criar uma pri- meira boa impressão.» «As primeiras impressões são determinantes para o sucesso da relação com o cliente.» Quando o cliente entra na nossa empresa, mesmo antes de dialogar connosco já criou uma imagem nossa, da organização e da marca através dos comportamentos e ambiente que observou e das experiências anteriores que possui.
  • 5. DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 5 1. APRESENTAÇÃO Preocupe-se com a sua aparência. Você é o rosto da em- presa ou da instituição e é parte integrante da atmosfe- ra geral do serviço. Não crie dissonância. O profissio- nal que contacta com o público deve ser notado pela sua competência, gentileza e profissionalismo. Neste contexto, o corpo «fala» e diz muito! Mantenha as costas direitas, utilize gestos suaves e mantenha uma fisionomia alegre. Dessa forma irá transmitir disponibilidade e interesse. Uma imagem corporativa forte dá confiança, reforça o seu sentido de pertença e contribui para desempenhos mais positivos. Os clientes gostam de empresas simpáticas e acolhedo- ras. A imagem de quem contacta com o cliente é fun- damental para o reforço da imagem e notoriedade da empresa/instituição. O vestuário faz parte integrante do processo de comunicação interpessoal. Vista-se de acordo com o posicionamento da marca/empresa/instituição que representa. Cuidando da sua apresentação será mais eficaz e sentir-se-á bem consigo próprio.
  • 6. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 6 2. ACOLHER/SAUDAR O acolhimento é uma dimensão muito descurada em quase todas as interacções comerciais – ou pura e sim- plesmente não existe ou é feito de forma mecânica e impessoal. Encare esta situação como uma oportunidade para diferenciar a sua empresa/instituição e para aumentar a sua competitividade no mercado! Acolher: um estado de espírito que se apoia em ca- pacidades O espaço envolvente e o posto de trabalho fazem parte do acolhimento. Assim, torna-se necessário prepará-los previamente para receber o cliente. Verifique se: O posto de trabalho está organizado e limpo, não t contendo elementos pessoais que lhe retiram um aspecto profissional (fotografias, acessórios, etc.). Os documentos de trabalho estão preparados para t serem utilizados. O computador e o sistema informático está ligado t e testado. O ambiente do espaço em geral está limpo e ar- t rumado (mesmo para além do seu posto de traba- lho). A temperatura e o som ambiente estão regulados de t forma adequada. Dirija-se ao cliente sem precipitações Se possível, coloque-se de preferência do seu lado di- reito. Evite estar de frente para o cliente (efeito de bar- reira). Desta forma criará um clima de partilha em vez de oposição. Olhe-o nos olhos e mantenha contacto visual per- manente com ele sempre que fala de forma a demons- trar segurança, disponibilidade e escuta activa. Antes de pronunciar qualquer palavra, SORRIA! Além de ser tranquilizante, demonstra disponibilidade e simpatia. Receba o cliente com uma saudação: Bom dia! Boa tarde! Como está… Seleccione uma frase de acolhimento adequada à situação em cau- sa. Evite frases feitas que transmitam uma ideia de atendimento mecânico e não personalizado. Coloque-se respeitando sem- pre a «zona de intimidade» (mais ou menos o comprimento do braço), evitando assim aproximar-se excessivamente da pessoa ou tocá- -la enquanto fala. Tenha atenção ao seu tom de voz e à forma como pronuncia as palavras e constrói as frases. Tente identificar o estilo da pessoa que vai atender: o seu nível social e a sua forma de comunicar. Tente adaptar-se e sincronizar com ela sem sair de um registo profissional. Não utilize palavras excessivamente técnicas, siglas ou códigos que uma pessoa comum não entenda: o que para si é óbvio, para o cliente comum pode ser «chi- nês». Se trabalhar na área das tecnologias tenha uma atenção redobrada, tendo em vista facilitar a percepção real do que quer transmitir. Tenha paciência e disponi- bilidade para dar todas as explicações até conseguir o esclarecimento total do cliente. Lembre-se que algumas pessoas têm vergonha de colocar questões e de mostrar que não sabem (sobretu- do os homens). Se estiver ocupado a atender outra pessoa, dê de imediato sinal ao recém-chegado de que reparou nele sorrindo e acenando com a cabeça (contacto + sorriso + saudação).
  • 7. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 7 «O olhar é um gesto que toca à distância.» «Uma pessoa que não se sente “vista” tem mais ten- dência para se irritar.» Evite dar a entender à pessoa que está a atender que precisa de «a despachar» e, simultaneamente, que a pes- soa seguinte fique muito tempo à espera. Se estiver ao telefone e entrar um cliente deve, de imediato, estabelecer contacto visual com ele, sorrir- -lhe e terminar rapidamente a chamada telefónica. De seguida deve pedir desculpa por tê-lo feito esperar. Se estiver a atender uma pessoa e o telefone tocar, não se precipite para o aparelho. Se for mesmo impres- cindível atender, deve pedir-lhe licença e atender rapi- damente o telefone de forma a evitar fazê-lo esperar. Mesmo que o telefonema tenha sido breve, imediata- mente após desligar deve pedir desculpa à pessoa que estava a atender por tê-la feito esperar. Fá-la-á sentir-se importante e isso reflectir-se-á de forma positiva na co- municação interpessoal. Se o telefonema for de um outro cliente, deve infor- má-lo de que está a atender outra pessoa e, se possível, solicitar-lhe o número, comprometendo-se a devolver a chamada assim que acabar de atender a pessoa que tem presencialmente no seu serviço. Se o telefonema for interno, deve informar a sua chefia ou colega de que está a atender uma pessoa e solicitar uma nova chamada noutra altura. Muitas pes- soas ainda consideram que atender os telefonemas ou solicitações dos seus chefes é mais importante do que atender um cliente! «O cliente que atendemos é a razão de ser do nosso serviço e da nossa função; valorizá-lo aumenta a sua auto-estima e contribui para a sua satisfação.»
  • 8. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 8 3.2. As mãos e a postura Ao nível da postura, os braços e as mãos são muito re- presentativos das nossas atitudes. No entanto, são as palmas das mãos que transmitem mais significados. Cruzar os dedos – pode significar defesa ou agressi- vidade. Fechar as mãos – significa agressividade. Mãosabertas–significadisponibilidadeeproximidade. Cruzar os braços – pode significar insegurança, indis- ponibilidade, indiferença, inactividade e falta de pro- fissionalismo. Os exemplos apresentados destinam-se a sensibili- zar para a importância da postura e comportamentos de todos os profissionais que de alguma forma contac- tam com o cliente. Simultaneamente, permite-lhe de- tectar, através dos sinais do corpo do cliente, informa- ções importantes que podem contribuir para melhorar o seu desempenho profissional. 3. COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL – OS SINAIS DO CORPO Sentimos a partir daquilo que percepcionamos. Senti- mos e emocionamo-nos antes de pensar. A comunica- ção não-verbal é infinitamente mais impactante do que a comunicação verbal. A postura tem um significado especial na comunicação não-verbal. Existem quatro posturas base: submissão, domina- ção, rejeição e partilha. 3.1. Os olhos «Os olhos são o espelho da alma.» Tenha consciência de que os olhos revelarão sempre a sua atitude. O olhar pode atrair mas pode também afastar consoante a situação, o ambiente, a distância. Arregalar os olhos t pode significar: surpresa, estu- pefacção, pânico, alegria, reprovação. Sustentar o olhar t – transmite segurança, disponi- bilidade e profissionalismo. Piscar os olhos t pode significar: embaraço, conster- nação, nervosismo e/ou insegurança. Desviar o olhar t – significa falta de confiança, dú- vida. Franzir os olhos t – significa desconfiança, estranhe- za... Sorrir t – demonstra simpatia, empatia, disponibili- dade e partilha.
  • 9. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 9 4. ATENDIMENTO Quem atende o público tem que acrescentar valor aos produtos que vende e ao serviço que presta. O cliente aprecia um atendimento em que é ouvido, aconselha- do e servido. O atendimento é um elo importante na corrente de relacionamento da empresa com o cliente. Devido à sua importância estratégica, deve ser realizado ape- nas por profissionais competentes, conscientes e mo- tivados. O atendimento é feito de ATITUDES e COMPOR- TAMENTOS. As atitudes comandam o comportamento e, por isso, o desempenho. Ser simpático, disponível, atencioso e profissional são atitudes que dependem da nossa VONTADE. Uma boa atitude de atendimento é garantia de reconheci- mento e valorização pelo cliente. As atitudes positivas no atendimento contribuem grandemente para a sua satisfação. «A atitude de qualquer colaborador influencia a imagem da empresa/instituição. A sua atitude pode acrescentar valor ou danificar irremediavelmente a notoriedade da mesma.» Os comportamentos são a forma como coloca- mos as nossas atitudes em acção (sorrir, saudar, olhar o cliente, etc.). Um cliente que é recebido com um sorriso e um ar dispo- nível «sente» de imediato simpatia e profissiona- lismo. Um colaborador que recebe um cliente de forma indiferente, usando uma linguagem ríspida e não o olhando nos olhos, transmite: sou antipático e odeio o meu trabalho e o meu serviço... «A minha atitude profissional não pode ser influen- ciada pela minha disposição e problemas pessoais.» 4.1. Atendimento telefónico «O sorriso ao telefone vê-se.» Devido aos novos estilos de vida e ao desenvolvimento e massificação das tecnologias, as pessoas recorrem cada vez mais às diferentes possibilidades de estabelecerem contacto com as empresas e as instituições em geral: telefone, fax, e-mail, etc. O recurso ao telefone é, para muitas pessoas, uma das formas mais práticas e rápidas de contactar uma organização. Um atendimento telefónico de qualidade caracte- riza-se por ser enfático, passar energia para o cliente e evidenciar disponibilidade.
  • 10. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 10 O cliente deve sentir que assumimos o compro- misso de lhe resolver qualquer problema como se fosse nosso. Regras para um atendimento telefónico de quali- dade: Atenda rapidamente. Não deixe o telefone tocar t mais de três vezes. O pronto atendimento causa boa impressão. Dê uma saudação enfática. De seguida diga o nome t do serviço e o seu e disponibilize-se. Tenha atenção ao tom de voz. Pelo tom de voz o t cliente «percebe»: disponibilidade, simpatia, sin- ceridade, boa vontade, gentileza, profissionalismo, etc., ou o contrário! Escute atentamente. Tome notas. t Seja empático. Ponha-se na «pele» do cliente. Veja t a questão do ponto de vista dele. Dessa forma irá compreendê-lo melhor. Certifique-se de que entendeu tudo o que a pes- t soa pretendia. Não hesite em perguntar para con- firmar. Informe com clareza e objectividade. t Seja ágil. Tempo é dinheiro (para todos). t Após a resolução das situações colocadas pelo clien- t te deve reafirmar a sua disponibilidade perguntan- do, por exemplo: «Posso ser útil em mais alguma coisa?» Despeça-se de forma calorosa (ex.: «Sempre ao seu t dispor, Obrigado pelo seu telefonema, Tenha um bom dia, etc.»). Causas de um mau atendimento telefónico: Ausência de filosofia de serviço ao cliente. t Colaboradores pouco atenciosos. t Falta de formação sobre a organização, seus produ- t tos e serviços. Atitudes negativas em relação ao cliente. t Percepções erradas do que o cliente queria realmente. t Resolução deficiente da reclamação. t Colaboradores sem autonomia para resolverem os t assuntos, aceitarem responsabilidades ou tomarem decisões que satisfaçam o cliente. Falta de proactividade. t 4.2. Atendimento presencial e comuni- cação comercial A fase inicial do atendimento deve ser de escuta activa, procurando compreender as reais necessidades e expec- tativas do cliente. Ao iniciar o contacto verbal com o funcionário o cliente vai ganhando confiança e sente-se valorizado. Você tem a oportunidade de demonstrar respeito, disponibilidade, profissionalismo e confiabilidade (ha- bilidade de transmitir confiança ao cliente). 10 regras para um bom atendimento telefónico: Não deixe o telefone tocar mais de três vezes. t Cumprimente e identifique-se sorrindo. t Faça perguntas abertas. t Escute as respostas com atenção e registe informa- t ções. Concentre-se nas reacções do cliente. t Mostre compreensão. t Argumente com rigor e proactividade. t Transmita emoção positiva e confiança. t Felicite e agradeça. t Mostre disponibilidade para próximos contactos. t Aplicando as 10 regras para um bom atendimento telefónico conseguirá descobrir as motivações do clien- te e poderá servi-lo com qualidade. LEMBRE-SE QUE: «Não aderimos aos produtos/serviços por si mes- mos, mas sim às vantagens que estes contêm e ao que eles podem fazer por nós.» Mesmo que numa determinada fase do atendimen- to tenha que solicitar algo ao cliente, deve fazê-lo da forma mais positiva possível. Nunca utilize palavras
  • 11. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 11 como «Tem que…», «Isso não pode ser!», «Não é bem assim…» Satisfação do cliente = PERCEPÇÃO OBTIDA EXPECTATIVA A satisfação dos clientes mede-se pela relação entre o que ele viu (percebeu) e o que esperava ver (expecta- tiva que tinha). «Não existe a nossa realidade, existe apenas a reali- dade que se percebe. É o cliente que define a quali- dade do nosso serviço.» Um BOM ATENDIMENTO depende de três pré- -requisitos fundamentais: Capacidades técnicas e comportamentais do profis- t sional. Nível de confiança nos produtos/serviços. t Estado emocional de quem atende. t Competências técnicas e comportamentais Empenhe-se em conhecer aprofundadamente as ca- racterísticas técnicas dos produtos que vende e dos serviços que presta, bem como dos procedimentos de operação do seu serviço. Analise todas as características em função dos benefícios que as mesmas proporcio- nam ao cliente. Evidencie as mais-valias. É isso que o cliente irá valorizar. Aproveite bem a formação técnica que lhe é pro- porcionada mas não deixe também de investir pes- soalmente na sua valorização profissional. Se quisermos, aprendemos nas situações mais diversificadas (no dia-a- -dia de trabalho, em casa, em actividades de lazer, etc.). Quando surge um novo produto/serviço/procedi- mento é natural que se coloquem muitas dúvidas. Coloque todas as suas dúvidas a quem o puder es- clarecer, debatendo-as igualmente com os seus colegas. Muitas questões que lhe colocam podem já ter sido an- teriormente colocadas por outros clientes a outros co- legas seus. Consulte e analise cuidadosamente todos os documentos de apoio ao novo produto/serviço/proce- dimento. Estes constituem importantes fontes de in- formação técnica e contribuem de forma significativa para o enriquecimento do seu argumentário de atendi- mento e serviço ao cliente. Para o aperfeiçoamento das suas competências comportamentais comece por realizar uma auto-aná- lise e peça feedback aos seus colegas (ex.: como gesti- cula? Como se expressa verbalmente? Qual o seu tom de voz?). Recorde situações de atendimento que já viveu e discuta-as com os seus colegas, analisando alternati- vas de actuação que lhe possam ser úteis em próximas oportunidades. Não caia na rotina. Para si o serviço pode não ser novidade, pode até já ser o fim do dia de trabalho, mas lembre-se que cada cliente é uma pessoa diferente. Deve estabelecer com ele uma relação única, como se se tratasse da primeira pessoa que atende nesse dia. Nível de confiança nos produtos/serviços Quanto maior for o seu conhecimento do serviço que presta, maior será o seu nível de confiança. Lembre-se ainda que Portugal é um país de serviços. Diariamente, largos milhares de profissionais dão o seu melhor para inovar, melhorar a qualidade de serviço e resolver problemas. Orgulhe-se disso e terá mais confiança e segurança durante toda a sua actuação profissional.
  • 12. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 12 Estado emocional de quem atende O comportamento de um verdadeiro profissional não se deixa influenciar negativamente por questões ou problemas pessoais. O autoconhecimento e o autocon- trolo constituem, por isso, ferramentas fundamentais de um bom profissional. Desenvolva uma atitude positiva face ao trabalho e terá a tarefa mais facilitada. Procure ver sempre o lado positivo das situações e o prazer que constitui transformar um problema. Ha- bitue-se a partilhar diariamente com os seus colegas os seus sucessos e situações de atendimento positivas, que lhe permitiram ultrapassar problemas e melhorar a qualidade de serviço. Não se deixe «embarcar» em lamentações sucessivas que só contribuirão para o des- moralizar. «Quem não sabe sorrir não pode exercer uma fun- ção de atendimento e serviço ao cliente.» 5. REMOÇÃO DE OBJECÇÕES Uma objecção é um argumento que se opõe a uma afirmação, que traduz uma dúvida ou uma expec- tativa. A objecção do cliente pode significar, nomeada- mente: insegurança t desconhecimento t dúvida t necessidade de afirmação t mas constitui sempre uma oportunidade para quem atende. Encare-a deste modo e verá como consegui- rá estabelecer um relacionamento interpessoal muito mais positivo. «Uma objecção deve ser acolhida com interesse e agradecimento.» 4 princípios básicos para lidar com objecções: Escutar com atenção e interesse. t Evitar afirmar, sobretudo quando se trata de ques- t tões subjectivas assentes em valores, gostos ou opi- niões. Conservar o domínio, sobretudo quando o cliente t estiver menos tranquilo. Falar com franqueza. t Algumas técnicas para remover objecções: SILÊNCIO! Deixar o cliente desabafar. Não res- t ponda de imediato. Transforme a objecção em pergunta (ex.: porque t considera insuficiente?). Utilize os aspectos positivos referidos pelo cliente t para desvalorizar a objecção (ex.: «Como reconhe- ceu anteriormente, a nossa qualidade é valorizada por si, através…»). Antecipe a resposta a objecções iminentes. t Compare, testemunhe, exemplifique, demonstre. t Elimine. Quando o cliente apresenta várias objec- t ções simultaneamente, «elimine» as mais complica- das rebatendo prontamente as mais favoráveis. Transforme a objecção em argumento (ex.: «Ainda t bem que toca nesse aspecto…»). Compense (ex.: «Sim tem razão, mas em compen- t sação já reparou que…»). 6. ÉTICA PROFISSIONAL Nos nossos dias a ética assume um papel cada vez mais importante na qualidade e competitividade das empre- sas e das organizações. «É regra básica da ética profissional não prejudicar ninguém conscientemente.» «O comportamento ético exige atenção e comunica- ção adequada com o cliente.»
  • 13. SEPARATA 13 7. GESTÃO DE RECLAMAÇÕES E SER- VIÇO PÓS-VENDA «A reclamação deve ser vista como uma oportuni- dade para melhorarmos a qualidade do nosso ser- viço.» Face a uma reclamação você deve: Demonstrar total disponibilidade e simpatia (aten- t ção à sua comunicação não-verbal!). Tentar, sempre que possível, que o cliente reclame t sentado (vai ficar naturalmente mais calmo). Escutar atentamente. Tomar notas. t Demonstrar empatia. Colocar-se no lugar do clien- t te. Reformular o que o cliente disse. Nunca minimizar t uma reclamação. Explicar com objectividade e simplicidade. t Propor soluções. Se tal não for possível de imediato, t deve garantir que irá tratar o assunto com profis- sionalismo e celeridade e que irá contactar o clien- te com a máxima brevidade (não se esqueça de re- gistar o seu contacto). Se possível, fixe uma data (hora) para o contacto futuro, transmitindo assim mais confiança. Concluir com amabilidade, agradecendo. t Quando algo corre mal: Admita de imediato o erro. Não use evasivas. Não t culpe terceiros (colegas, empresa, fornecedores, etc.). Peça desculpa. t Corrija o erro imediatamente ou diga quando o vai t fazer. Informe quem e como vai resolver o problema. t Explique o que sucedeu evitando justificar-se exces- t sivamente. Valorize o futuro. t Como deve actuar quando um cliente demonstra, claramente, que está muito irritado? Nunca «sintonize» na frequência emocional do t cliente quando ela é negativa. Se ele falar alto, responda-lhe falando baixo e pau- t sadamente. Se ele continuar irritado, mantenha a calma. Ele é a t razão de ser do seu posto de trabalho. Se ele o desafiar, ignore o desafio. t Se ele o ameaçar, diga-lhe que decerto existem solu- t ções mais fáceis para resolver o assunto. Se ele o ofender, diga-lhe que o compreende mas t que gostaria de ter uma oportunidade de o ajudar. «Quando um não quer, dois não brigam.» «Quanto mais complicado for um cliente, maior é a oportunidade de mostrarmos a nossa compe- tência.»
  • 14. SEPARATA DIRIGIR ABRIL - JUNHO 2008 14 8. CONCLUSÃO A actividade de atendimento e serviço ao cliente está cada vez mais exigente e não se compadece com falta de profissionalismo. A informação e as exigências dos clientes crescem e o seu tempo e paciência diminuem. Um atendimento que satisfaça totalmente ou ultra- passe as expectativas dos clientes constitui uma estraté- gia que contribui significativamente para a afirmação da sua empresa ou instituição. Um bom atendimento depende grandemente das atitudes e comportamentos de todos os colaboradores da empresa. Quando atendemos alguém devemos querer ser simpáticos, atenciosos, competentes e disponíveis, in- teriorizando que o cliente é fundamental para o sucesso de qualquer serviço e para a nossa realização pessoal e profissional. O acto de atendimento e serviço ao cliente exige profissionais que saibam operacionalizar os mecanis- mos do atendimento: Acolher; Diagnosticar necessida- des e Expectativas; Sintonizar, Argumentar; Remover Objecções; Concluir, Servir e Fidelizar. «Tenha orgulho em ser um profissional competente e com espírito de serviço, os clientes agradecem e o país evolui!» por: ANA TERESA PENIM – Administradora Delegada do INV – Instituto de Negociação e Vendas
  • 15.
  • 16. Edição do Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P. Suplemento da revista Dirigir Nº 102 - Não pode ser vendido separadamente 1BQFM 3FDJDMBEP t Design e paginação: YUSBNFEJB %FTJHO 4UVEJPT t Ilustração YUSBNFEJB %FTJHO 4UVEJPT t Impressão: Tip. Peres, S.A.