O documento descreve a jornada de transformação ágil de uma empresa de mainframe usando o sistema Kanban como estratégia. A abordagem envolveu mapear processos, analisar demanda e capacidade, propor soluções para problemas e implementar quadros Kanban. Após um ano, foram criados 42 quadros Kanban, 47 squads redesenhados e 50% dos serviços analisados, melhorando indicadores como NPS. O sistema Kanban provou ser uma estratégia efetiva para evoluir a transformação organizacional de forma incremental.

1. Sistema Kanban: Cavalo de Tróia da
transformação organizacional

2. o Pedagogia
o Kanban (KMP, AKT)
o PMI-ACP
o 11 anos de experiência em Lean
o Co-organizadora Agile Campinas & Região
Enterprise Agile Coach | IBM

3. o Mainframe
+ 80 clientes
~ 300 pessoas clientes
o silos

4. Retrato de Mainframe
2017
2018
então...
Workshops +
ferramentas + início da
mudança cultural (Do
Agile)
Agile workshop com
o VP da área
Como viabilizar os
próximos passos
do workshop?

5. Como viabilizar a transformação ágil?
“Kanbanizar”
Kanban pode ser comparado a
um cavalo de Tróia,
sorrateiramente entra no
território e o domina...

6. Step 1: Entenda o que torna o
serviço adequado para o cliente
(fit for purpose)
Step 2: Entenda as fontes de
insatisfação do sistema atual
Step 3: Análise de demanda
Step 4: Análise de capacidade Step 5: Fluxo de trabalho
Step 6: Classe de serviço
Step 7: Desenho do sistema Kanban
Step 8: Socialize o desenho e negocie a
implementação
STATIK (System Thinking Approach to Implement Kanban)

7. Identificar serviço
Step 6
Classe de serviço
Step 7
Desenho do Sistema Kanban
Step 8
Socialize o desenho e negocie a
implementação
3
*NEW* Step
Soluções
4
6
7 8
STATIK na transformação ágil
Step 2
Understand the sources of
dissatisfaction of the current
systemStep 5
Fluxo de
trabalho
2
Step 1
Fit for purposeStep 3
Análise Demanda
Step 4
Análise Capacidade
5
EvolutionSystem
Thinking
1

8. Kanban game
Reforçamos o “por que” de usar o Sistema Kanban através de gameficação com
foco na liderança

9. Evolution
Criação dos squads de acordo
com o direcionamento de Agile
for Services
Consolidação de lista de
serviços
1
Genesis

10. Genesis
Criação dos squads de acordo com o direcionamento de Agile for Services

11. 15
13
22
61
17
32
11
17
9
*
Identificar serviços
Definido que a análise de cada serviço será feito por
Interação (duração de 15 dias)197 serviços identificados

12. Evolution
Criação dos squads de acordo
com o direcionamento de Agile
for Services
Consolidação de lista de
serviços
1
Genesis
Mapear o processo
Indicar hands off
Tempo de espera
Tempo ativo
Pontos de dores
2
Fluxo de
trabalho

13. Fluxo de trabalho
Tempo ativo
Tempo de espera
• Interdependências
• Pontos de dores
Serviço X
Lead time
Processo de
eficiência

14. Evolution
Criação dos squads de acordo
com o direcionamento de Agile
for Services
Consolidação de lista de
serviços
1
Genesis
Mapear o processo
Indicar hands off
Tempo de espera
Tempo ativo
Pontos de dores
2
Fluxo de
trabalho
3
Demanda e
Capacidade
Work type
Clientes
Volume de demanda
Expectativas
Lead time

15. Análise de demanda
- Entender a natureza da demanda:
- quem são os clientes;
- o que eles pedem;
- qual é a taxa de chegada e o padrão de chegada dos pedidos;
- Quais são suas expectativas (uma versão mais suave e qualitativa de adequação a um propósito);
- Identifique os tipos de item de trabalho
- Entenda a taxa de chegada e o padrão

16. Análise de capacidade
- Estude dados históricos:
- tempo de espera;
- qualidade funcional e não funcional;
- previsibilidade;
- Conformidade com requisitos ou normas regulamentares
- Comparar dados com as expectativas do nível de serviço
- Identifique as lacunas entre a capacidade atual e as expectativas existentes do cliente

17. Como acham que foi feita a
maioria do levantamento de
informações?

18. Evolution
Criação dos squads de acordo
com o direcionamento de Agile
for Services
Consolidação de lista de
serviços
1
Genesis
Mapear o processo
Indicar hands off
Tempo de espera
Tempo ativo
Pontos de dores
2
Fluxo de
trabalho
3
Demanda e
Capacidade
Work type
Clientes
Volume de demanda
Expectativas
Lead time
Proposta de soluções de
melhorias do processo:
Automação, melhoria de
processo, upskilling e
redesenho do time
Idea log
4
Proposta de
solução

19. Proposta de solução de problema
Propostas baseada nos dados recolhidos no fluxo de trabalho
Steps
Automação
Melhoria de
processo
Cross Train
Redesenho do
time
1
2
3
4

20. Evolution
Interação
#
Interação dura 15
dias. Cada Agile
Champion escolhe o
serviço ue será
analisado
Agile
Champion
analisa com o
Time o serviço
Revisão
Delivery
Service
Manager
Implementação
de soluções
Kanban & Replenishment Meeting
Apresentação das soluções
propostas de hand off e pontos
de dores.
Fluxo de
trabalho
Demanda &
Capacidade
Delivery Planning
Meeting
Solução Kaizen
Participação do Delivery
Service Leader, DSM e
Agile Champions

21. Quadro Kanban: Evolution
Backlog
Rep
Queue
Workflow
modeling
Demand &
Capability Solutions
SDL
Review
Kanban & Replenishment Meeting
Delivery Planning Meeting

22. Kaizen
Design Thinking: priorização das propostas de soluções

23. Kaizen: melhoria contínua
Priorização
Validação
Planejamento
Implementação
Avaliação
Qualidade
Aplicável para
outros clientes? Se
sim, reinicia o ciclo
Aplicável para
outros clientes?
Se não, finaliza
o ciclo
Ponto de
comprometimento
Ponto de
entrega
Seleção da solução mais
importante de acordo com os
critérios definidos
Consultar com os envolvidos o
quão viável as soluções são
Identificar qual cliente a solução irá ser
aplicada. Envolver os responsáveis.
Quebrar o plano em tarefas
Distribuir e identificar as
tarefas planejadas
Medir os resultados, coletar com
o cliente e os envolvidos
feedback
Documentar e compartilhar a
solução. Novo ciclo de melhoria, se
aplicável, para um diferente cliente

24. Quadro Kanban: Kaizen
Backlog Validate Plan
Kaizen
Deployment Evaluate
Quality
Gate
Closed
Kanban & Replenishment Meeting
Delivery Planning Meeting

25. Foco na resolução do problema
1. Tornamos os problemas visuais
2. Descobrimos os pontos de dores
3. Usamos o Kaizen
Melhoria
contínua

26. System Thinking
Expectativa da liderança e
cliente
F4P score
Score satisfaction
Time, cliente e liderança
satisfação e insatisfação
5
Fit for purpose /
Satisfação e
insatisfação

27. Fit for Purpose
Por que Fit for Purpose?
Necessidade de avaliar se um produto
ou serviço está sendo desenvolvido e
aprimorado de uma forma evolucionário
e experimental e está de fato,
melhorando aos olhos do cliente

28. System Thinking
Expectativa da liderança e
cliente
F4P score
Score satisfaction
Time, cliente e liderança
satisfação e insatisfação
5
Fit for purpose /
Satisfação e
insatisfação
Regras de priorização
Classe de serviço definida
6
Classe de
serviço

29. Classe de Serviço
Class Policy
Expedite
Critical; top priority; no waiting; pre-
empts other work; don’t interrupt the
work on this task
Fixed date
Task has to be completed at a
defined date; give priority where
necessary
Standard
Normal task; First in, first out (FIFO)
principle
Intangible
Not urgent, may become critical over
long term; assisting task and has no
prioritization and release assignment
risco
tempo
Classes de serviço ajudam as equipes a otimizar a execução de seus itens de backlog

30. System Thinking
Expectativa da liderança e
cliente
F4P score
Score satisfaction
Time, cliente e liderança
satisfação e insatisfação
5
Fit for purpose /
Satisfação e
insatisfação
Regras de priorização
Classe de serviço definida
6
Classe de
serviço
7
Desenho do
sistema
Quadro Kanban
Desenho do cartão (MVP)
Regras e responsabilidades
Cadências
Conexão com os quadros
(portfolio)

31. Desenho do Sistema
O desenho do quadro Kanban é discutido e
compartilhado com os squads
- Desenho do cartão (MVP)
- Regras e responsabilidades
- Cadências:
- Kanban Meeting
- Retrospective Meeting
- Replenishment Meeting

32. System Thinking
Expectativa da liderança e
cliente
F4P score
Score satisfaction
Time, cliente e liderança
satisfação e insatisfação
5
Fit for purpose /
Satisfação e
insatisfação
Regras de priorização
Classe de serviço definida
6
Classe de
serviço
7
Desenho do
sistema
Quadro Kanban
Desenho do cartão (MVP)
Regras e responsabilidades
Cadências
Conexão com os quadros
(portfolio)
Aprovação do time, liderança e
cliente
8
Roll out

33. 100%
10%Backlog
20%
30%
80%
50%
60%
70% 90%
Closed
40%
Kanban Portfólio
Visualização, gerenciamento e priorização de fluxo na transformação ágil

34. Unidade: 1 serviço por DSM Interação: 30 dias WIP: 1 cartão/DSM
Management System
- Criação dos
squads de
acordo com o
direcionament
o de Agile for
Services
- Lista de
serviços
- Mapear o
processo
- Indicar hands
off
- Tempo de
espera
- Tempo ativo
- Pontos de
dores
- Work type
- Clientes
- Volume de
demanda
- Expectativas
- Lead time
-
Previsibilidade
- Proposta de
soluções de
melhorias do
processo:
Automação
Melhoria de
processo
Upskilling
Redesenho do
time
- Idea log
- Expectativa
da liderança e
cliente
- F4P score
- Score
satisfaction
- Time, cliente
e liderança
satisfação e
insatisfação
- Regras de
priorização
- Classe de
serviço
definida
- Quadro
Kanban
- Desenho do
cartão (MVP)
- Regras e
responsabilida
des
- Cadências
- Conexão com
os quadros
(portfolio)
- Aprovação do
Time, liderança
e cliente
Proposta
de solução
Fluxo do
trabalho
Análise de
demanda e
capacidade
Fit for
purpose /
Satisfação e
insatisfação
Classe de
serviço
Genesis Roll outDesenho
do
sistema
Evolution System Thinking

35. • 42 Quadros Kanban criados
• Liderança usando o Kanban
• Kanban Maturity Level 1 - 2
Kanban Portfolio
Kanban Evolution + System
Thinking
Kanban Kaizen
Team Kanban
Team Kanban
Team Kanban
Team Kanban
Leadership
Kanban
Management System
O Kanban da transformação alimenta o Kanban dos times

36. Resultados
42
Quadro
Kanban
Todos usando
ferramenta
online
47
Squad /
Chapters
Redesenho
realizado após a
análise dos
serviços prestados
e suas
interdependências
197
Serviços
listados
50%
Serviços
analisados
Aumento de NPS na área
O maior dos últimos anos
278
Propostas de
soluções de
otimização de
serviço
10%
finalizados
Quantitativo

37. Resultados
Evolução da
maturidade
organizacional
Práticas ágeis
alavacam
competências
Serviços
otimizados
Processos padrão,
integrados e
repetíveis
Agile, Design
Thinking e
DevOps
introdução
Novo modo
de trabalhar
Aumento de eficácia
Referência
global
Qualidade
De implementação
ágil na área de
mainframe

38. Sistema Kanban como gestor da transformação organizacional
Agile Workshop
Evolution
Kaizen
Implementação de
projeto estratégico
Showcases
Criação dos
quadros Kanban
Fim
1º
temporada
Prontos para
a 2º
temporada?
Mudança evolucionária
Referência
global
System
Thinking
Como repensamos a agilidade?Como repensamos a agilidade?

39. Inspiração
David J Anderson - Kanban:
Mudança Evolucionária de
sucesso para seu negócio de
tecnologia
David J Anderson - Kanban
Maturity Model
Ray Immelman – Great
Boss, Dead Boss

40. /michellemteodoro Agile Campinas & Região