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PLANO DE AÇÕES PARA O ANO DE 2020
DA SECRETARIA
INTRODUÇÃO
A secretaria e o setor responsável por manter organizada toda escrituração
escolar; à correspondência, a documentação dos alunos, funcionários e da escola no que
se refere à parte administrativa e pessoal, que através de ações planejadas, executa de
forma que correspondam as expectativas e necessidade da clientela escolar e de órgãos
superiores internos e externos. Prezando pelo atendimento a toda a comunidade escolar
com eficiência e eficácia.
HORÁRIO DE ATENDIMENTO
TURNO HORÁRIO RESPONSÁVEL
Matutino 07hrs às 13hrs
Vespertino 12hrs as 18hrs
Matutino
Vespertino
07h15min às 11h15min
13h15min às 17h15min
AÇÕES
 Fazer matrículas de alunos novos de 1º a 9º ano;
 Confeccionar, distribuir e recolher as folhas de frequência dos funcionários da
escola e encaminhar a CRE;
 Conferir documento e confecção de turmas e lançamento no sistema de gestão;
 Realizar reuniões, sempre que necessário, com os funcionários da secretaria;
 Contribuir com a reformulação do Projeto Político-Pedagógico da escola e o
Regimento Escolar, conforme as leis em vigência e garantir o seu cumprimento;
 Imprimir formulário, registro da frequência dos alunos e fechamento da coleta da
frequência escolar;
 Imprimir e entregar, bimestralmente, os boletins a coordenadora pedagógica;
 Acompanhar bimestralmente a realização do Conselho de Classe;
 Realizar sempre que julgar necessária formação com funcionários da secretaria;
 Dar atendimento aos alunos, pais e funcionários da escola;
 Verificar e atualizar a situação dos alunos em cada turma;
 Conferir as notas de cada disciplina após lançamento;
 Acompanhar a documentação da vida escolar dos alunos;
 Alimentar as informações do Censo Escolar;
 Participar de reuniões, formações e eventos quando solicitadas pela CRE;
OBJETIVO GERAL
Manter o planejamento, coordenação e execução da parte burocrática
para o bom andamento dos serviços, em como estudar a aplicação de métodos
racionais de trabalho visando o continuo aperfeiçoamento do mesmo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Responsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar;
 Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
 Cumprir as determinações da Direção Escolar desde que estejam em
consonância com a legislação;
 Organizar o arquivo escolar;
 Manter em dia a escrituração escolar, o arquivo, a correspondência escolar, o
registro de resultados de avaliação de estudantes e as folhas de ponto dos
servidores;
 Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade
escolar;
 Conhecer a legislação de ensino vigente zelando pelo seu cumprimento no
âmbito de suas atribuições;
 Manter o arquivo de documentação de estudantes e funcionários lotados na
unidade escolar, organizado de forma funcional, a fim de proporcionar rapidez
na prestação das informações;
 Analisar juntamente com a Direção o documento de transferência dos alunos
oriundos de outras escolas;
 Encarregar-se da correspondência oficial da unidade escolar submetendo-a a
assinatura da Direção;
 Elaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros
estatísticos;
 Divulgar no prazo estabelecido os resultados bimestrais das avaliações
realizadas;
 Divulgar e subscrever por ordem da Direção instruções, editais e todos os
documentos escolares;
 Secretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela unidade
escolar, quando necessário;
 Manter atualizadas as pastas individuais dos servidores e estudantes da unidade
escolar;
 Prestar esclarecimentos quando solicitado;
 Atender aos corpos Docente, Discente e Técnico Pedagógico, prestando-lhes
informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à legislação de
ensino;
 Atender às solicitações do setor de inspeção escolar da CRE/Seduc e/ou
CIE/SEDUC toda vez que se fizer necessário;
 Participar de reuniões e treinamentos;
 Encaminhar documentação escolar quando solicitado pelos órgãos competentes;
 Participar as reuniões dos Conselhos de Classe e Conselho de Professores,
registrando-a em ata;
 Assinar juntamente com o Diretor a documentação escolar dos estudantes;
 Responsabilizar-se pela autenticidade da documentação escolar expedida;
 Incinerar documentos escolares, de acordo com a legislação vigente;
 Proceder à matrícula e renovação de matrícula dos estudantes, observando os
critérios estabelecidos pelos órgãos competentes;
 Atender estudantes, pais, professores e comunidade escolar com presteza e
eficiência;
 Promover sessões de estudos referentes à legislação de ensino com os auxiliares
de secretaria;
 Elaborar e executar seu plano de ação;
 Participar das discussões para elaboração do Regimento Escolar, do Projeto
Político Pedagógico e do Plano de Intervenção da escola;
 Preparar e fornecer dados sobre o censo escolar; e
 Fazer o censo escolar.
METAS
 O serviço de escrituração Escolar com registro sistemático dos fatos e dados
relativos à vida escolar do estudante e da unidade escolar, com a finalidade de
assegurar em qualquer época a verificação de informações pertinentes;
 A Secretaria Escolar manterá os documentos e arquivos impressos que se fizerem
necessários, observando os dispositivos da lei e o princípio de simplificação, para
registro da vida escolar do estudante.
 A Secretaria Escolar será informatizada, mantendo os documentos e arquivos
manuais que se fizerem necessários, observando os dispositivos da lei e o
princípio de simplificação, para registro da vida escolar do estudante.
 Com o objetivo de preservar a memória da Escola, faz-se necessário o
arquivamento, a guarda e a conservação de documentos escolares em arquivos
assim especificados.
 A documentação dos estudantes em atividades escolares deve ser mantida em
pastas individuais e em rigorosa ordem alfabética e por ano escolar de matrícula
do estudante.
 Poderá ser fornecida a segunda via ou fotocópia de qualquer documento, constante
do arquivo definitivo ou passivo, por solicitação do interessado, na qual deve
constar a referência – segunda via ou fotocópia e será entregue mediante
documento de recebimento.
.
JUSTIFICATIVA
Por entendermos que é necessário realizar o trabalho de forma organizada
para se obter melhores resultados, elaboramos o plano de ações para serem desenvolvidas
ao decorrer do ano de 2020.
Acreditamos que tais ações são possíveis de serem executadas. Para isso,
contamos com a participação de todos os funcionários desta secretaria escolar.
O planejamento constitui-se em uma pratica para tudo que pretendemos
realizar. Assim sendo, através de ações que descrevemos nesse plano, pretende-se
executa-las de forma racional e organizada, com vistas a tornar a escola uma organização
que busca a excelência da qualidade tanto administrativa quanto pedagógica, num
contexto onde o foco principal e o aluno.
CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Nº AÇÃO DATA OU PERÍODO SEGUIMENTO RESPONSÁVEL
01 Matricula Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
02
Entrega do Boletim de
frequência dos servidores
da escola
Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar
03
Lançamento dos alunos
novos no Sistema de
Gestão
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
04
Encaminhamento de
Hora extra dos servidores
da escola
Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar
05
Imprimir formulário,
registrar frequência e
fechamento da coleta
bolsa família.
Bimestralmente Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
06
Fazer registro de atas
quando necessário e
solicitado
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
07
Acompanhar e auxiliar os
professores no Conselho
de Classe
Bimestralmente Administrativo Secretário Escolar
08
Conferir o lançamento
das notas bimestrais
Bimestralmente Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
09
Impressão de boletim
Bimestralmente Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
10
Atualizar Censo Escolar
dentro do prazo
determinado pela
SEDUC
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
11
Atualização da listagem
dos alunos
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
12
Manter atualizado todos
os registros e a
documentação da escola
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
13
Auxiliar a Direção da
Escola sempre que
necessário
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
14
Receber e encaminhar
documentos em tempo
hábil
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
15
Atendimento aos
funcionários, alunos da
escola e ao público.
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
16
Emissão de declarações,
ofícios e transferências.
Janeiro a dezembro Administrativo
Secretário Escolar e
auxiliares de
secretaria
AVALIAÇÃO:
No final ou no decorre do ano, havendo necessidade, será realizado uma reunirão
com os envolvidos nesse processo administrativo, com a finalidade de avaliação das ações
realizadas e alterá-las se for preciso.

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Plano de ações secretaria 2020

  • 1. PLANO DE AÇÕES PARA O ANO DE 2020 DA SECRETARIA
  • 2. INTRODUÇÃO A secretaria e o setor responsável por manter organizada toda escrituração escolar; à correspondência, a documentação dos alunos, funcionários e da escola no que se refere à parte administrativa e pessoal, que através de ações planejadas, executa de forma que correspondam as expectativas e necessidade da clientela escolar e de órgãos superiores internos e externos. Prezando pelo atendimento a toda a comunidade escolar com eficiência e eficácia. HORÁRIO DE ATENDIMENTO TURNO HORÁRIO RESPONSÁVEL Matutino 07hrs às 13hrs Vespertino 12hrs as 18hrs Matutino Vespertino 07h15min às 11h15min 13h15min às 17h15min AÇÕES  Fazer matrículas de alunos novos de 1º a 9º ano;  Confeccionar, distribuir e recolher as folhas de frequência dos funcionários da escola e encaminhar a CRE;  Conferir documento e confecção de turmas e lançamento no sistema de gestão;  Realizar reuniões, sempre que necessário, com os funcionários da secretaria;  Contribuir com a reformulação do Projeto Político-Pedagógico da escola e o Regimento Escolar, conforme as leis em vigência e garantir o seu cumprimento;  Imprimir formulário, registro da frequência dos alunos e fechamento da coleta da frequência escolar;  Imprimir e entregar, bimestralmente, os boletins a coordenadora pedagógica;  Acompanhar bimestralmente a realização do Conselho de Classe;  Realizar sempre que julgar necessária formação com funcionários da secretaria;  Dar atendimento aos alunos, pais e funcionários da escola;  Verificar e atualizar a situação dos alunos em cada turma;  Conferir as notas de cada disciplina após lançamento;  Acompanhar a documentação da vida escolar dos alunos;  Alimentar as informações do Censo Escolar;  Participar de reuniões, formações e eventos quando solicitadas pela CRE;
  • 3. OBJETIVO GERAL Manter o planejamento, coordenação e execução da parte burocrática para o bom andamento dos serviços, em como estudar a aplicação de métodos racionais de trabalho visando o continuo aperfeiçoamento do mesmo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:  Responsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar;  Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;  Cumprir as determinações da Direção Escolar desde que estejam em consonância com a legislação;  Organizar o arquivo escolar;  Manter em dia a escrituração escolar, o arquivo, a correspondência escolar, o registro de resultados de avaliação de estudantes e as folhas de ponto dos servidores;  Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade escolar;  Conhecer a legislação de ensino vigente zelando pelo seu cumprimento no âmbito de suas atribuições;  Manter o arquivo de documentação de estudantes e funcionários lotados na unidade escolar, organizado de forma funcional, a fim de proporcionar rapidez na prestação das informações;  Analisar juntamente com a Direção o documento de transferência dos alunos oriundos de outras escolas;  Encarregar-se da correspondência oficial da unidade escolar submetendo-a a assinatura da Direção;  Elaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros estatísticos;  Divulgar no prazo estabelecido os resultados bimestrais das avaliações realizadas;  Divulgar e subscrever por ordem da Direção instruções, editais e todos os documentos escolares;  Secretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela unidade escolar, quando necessário;  Manter atualizadas as pastas individuais dos servidores e estudantes da unidade escolar;  Prestar esclarecimentos quando solicitado;  Atender aos corpos Docente, Discente e Técnico Pedagógico, prestando-lhes informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à legislação de ensino;  Atender às solicitações do setor de inspeção escolar da CRE/Seduc e/ou CIE/SEDUC toda vez que se fizer necessário;  Participar de reuniões e treinamentos;
  • 4.  Encaminhar documentação escolar quando solicitado pelos órgãos competentes;  Participar as reuniões dos Conselhos de Classe e Conselho de Professores, registrando-a em ata;  Assinar juntamente com o Diretor a documentação escolar dos estudantes;  Responsabilizar-se pela autenticidade da documentação escolar expedida;  Incinerar documentos escolares, de acordo com a legislação vigente;  Proceder à matrícula e renovação de matrícula dos estudantes, observando os critérios estabelecidos pelos órgãos competentes;  Atender estudantes, pais, professores e comunidade escolar com presteza e eficiência;  Promover sessões de estudos referentes à legislação de ensino com os auxiliares de secretaria;  Elaborar e executar seu plano de ação;  Participar das discussões para elaboração do Regimento Escolar, do Projeto Político Pedagógico e do Plano de Intervenção da escola;  Preparar e fornecer dados sobre o censo escolar; e  Fazer o censo escolar. METAS  O serviço de escrituração Escolar com registro sistemático dos fatos e dados relativos à vida escolar do estudante e da unidade escolar, com a finalidade de assegurar em qualquer época a verificação de informações pertinentes;  A Secretaria Escolar manterá os documentos e arquivos impressos que se fizerem necessários, observando os dispositivos da lei e o princípio de simplificação, para registro da vida escolar do estudante.  A Secretaria Escolar será informatizada, mantendo os documentos e arquivos manuais que se fizerem necessários, observando os dispositivos da lei e o princípio de simplificação, para registro da vida escolar do estudante.  Com o objetivo de preservar a memória da Escola, faz-se necessário o arquivamento, a guarda e a conservação de documentos escolares em arquivos assim especificados.  A documentação dos estudantes em atividades escolares deve ser mantida em pastas individuais e em rigorosa ordem alfabética e por ano escolar de matrícula do estudante.  Poderá ser fornecida a segunda via ou fotocópia de qualquer documento, constante do arquivo definitivo ou passivo, por solicitação do interessado, na qual deve constar a referência – segunda via ou fotocópia e será entregue mediante documento de recebimento. .
  • 5. JUSTIFICATIVA Por entendermos que é necessário realizar o trabalho de forma organizada para se obter melhores resultados, elaboramos o plano de ações para serem desenvolvidas ao decorrer do ano de 2020. Acreditamos que tais ações são possíveis de serem executadas. Para isso, contamos com a participação de todos os funcionários desta secretaria escolar. O planejamento constitui-se em uma pratica para tudo que pretendemos realizar. Assim sendo, através de ações que descrevemos nesse plano, pretende-se executa-las de forma racional e organizada, com vistas a tornar a escola uma organização que busca a excelência da qualidade tanto administrativa quanto pedagógica, num contexto onde o foco principal e o aluno. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES Nº AÇÃO DATA OU PERÍODO SEGUIMENTO RESPONSÁVEL 01 Matricula Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 02 Entrega do Boletim de frequência dos servidores da escola Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar 03 Lançamento dos alunos novos no Sistema de Gestão Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 04 Encaminhamento de Hora extra dos servidores da escola Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar 05 Imprimir formulário, registrar frequência e fechamento da coleta bolsa família. Bimestralmente Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria
  • 6. 06 Fazer registro de atas quando necessário e solicitado Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 07 Acompanhar e auxiliar os professores no Conselho de Classe Bimestralmente Administrativo Secretário Escolar 08 Conferir o lançamento das notas bimestrais Bimestralmente Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 09 Impressão de boletim Bimestralmente Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 10 Atualizar Censo Escolar dentro do prazo determinado pela SEDUC Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 11 Atualização da listagem dos alunos Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 12 Manter atualizado todos os registros e a documentação da escola Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 13 Auxiliar a Direção da Escola sempre que necessário Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 14 Receber e encaminhar documentos em tempo hábil Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 15 Atendimento aos funcionários, alunos da escola e ao público. Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria 16 Emissão de declarações, ofícios e transferências. Janeiro a dezembro Administrativo Secretário Escolar e auxiliares de secretaria
  • 7. AVALIAÇÃO: No final ou no decorre do ano, havendo necessidade, será realizado uma reunirão com os envolvidos nesse processo administrativo, com a finalidade de avaliação das ações realizadas e alterá-las se for preciso.