O documento discute os tipos e estruturas de documentos formais usados em comunicação administrativa, como ofícios, cartas, memorandos, atas e outros. Ele explica as qualidades necessárias na redação desses documentos e como evitar erros comuns. Além disso, fornece exemplos de como cada tipo de documento deve ser estruturado.

1. REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA

2. REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
• A correspondência institucional é um
esclarecimento por escrito dentro dos
procedimentos legais, representando uma
operação da organização.

3. Qualidades exigidas na redação e nas
correspondências administrativas
• Uma boa comunicação (oral ou escrita) deve basear-se na
clareza, transparência e simplicidade da linguagem para
alcançar a compreensão de todos os envolvidos no
processo comunicativo.
• Na comunicação oral, o comunicador dispõe de inúmeros
recursos extralingüísticos, como os gestos e o timbre de
voz, a expressão facial e a entonação, para maior eficácia
de sua comunicação.
• Já na comunicação escrita, não se tem a possibilidade de
sanar dúvidas do receptor no ato da comunicação, por
isso, deve-se atentar, mais do que nunca, para a clareza,
objetividade e precisão da mensagem enviada.

4. REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
Devem ser evitadas construções como estas:
a) Fazem dez anos que estamos aqui. (Faz)
b) Haviam mais de duzentos candidatos
inscritos. (Havia)

5. REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
c) Segue algumas informações. (Seguem)
d) Obteve-se bons resultados. (Obtiveram)
e) Foi morar à rua do Seminário. (na rua)
f) Fulano obedece o pai. (ao pai)
g) Não diga-me isto. (Não me diga)
h) O advogado chegou atrasado na reunião. (atrasado à
reunião)

6. Vícios do texto institucional
• Chavões em introduções
• Por intermédio desta, solicitamos...
• Vimos, pelo presente, solicitar...
• Sirvo-me deste ofício para ...
• Tem este a finalidade de apresentar...

7. • Segundo Beltrão (1995) o correto, nestes casos,
é iniciarmos apenas com o verbo que veicula a
mensagem que se pretende transmitir:
• Solicitamos...
• Comunicamos...
• Apresentamos...
• Outras introduções como:
• Acusamos o recebimento...
• Chegou-nos às mãos...
• Encontra-se em nosso poder...

8. Chavões em conclusões:
• Finalizando este, enviamos...
• Sendo o que se nos oferece para o momento,
subscrevemo-nos...
• Sem mais para o momento, apresentamos...

9. Algumas sugestões que poderão ser adotadas:
• Atenciosas saudações.
• Cordialmente,
• Atenciosamente,
• Na expectativa de mantermos relações
cordialmente comerciais, ...
• Aguardando seu pronunciamento, ...
• Subscrevo-me cordialmente.

10. REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA
ADMINISTRATIVA
• A redação comercial é um esclarecimento
escrito de dentro dos procedimentos legais,
representando uma operação da empresa.

11. Documentos Formais
• Devemos nos atentar para a linguagem que
é usada nesse tipo de documento e nos
outros: ofício, carta, requerimento, etc., ou
seja, na redação oficial.
• Esse tipo de linguagem é formal e enquadra-
se no padrão de linguagem de prestígio.
Assim, fazem parte dessa linguagem
algumas regras, que ressaltamos a seguir:

12. Documentos Formais
• a) Locais e datas
• Devem ser escritos por extensos:
• Rio Branco, em 23 de junho de 2017.
• O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo
1(primeiro).
• Não é necessário a colocação de um zero à esquerda da
escrita de número que indica dia do mês:
• Vitória, 2 de agosto de 2017.
• Lei n. 1.233, de 6 de abril de 2002.

13. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA
ADMINISTRATIVA
• Ofício: é o documento que expõe o assunto
de forma clara, usando uma linguagem
formal. É um documento privativo e muito
usado em Entidade Públicas, eficaz na
comunicação entre autoridades.

14. Exemplo de Ofício
Of. 12/2017
Vitória(ES), 15 de janeiro de 2017.
Prezado (a) Colega:
Em virtude da impossibilidade do comparecimento do Sr. Reitor à
Reunião programada pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
para amanhã, levamos ao seus conhecimento que, por decisão do Pró-
Reitor, Sr. Fulano de Tal, o encontro entre os cursos de Pós-Graduação
foi transferido para o próximo dia 28, às 17 horas, no mesmo local.
Contando com sua presença,
Atenciosamente,
Profª Dr. Fulana de Tal
Coordenadora

16. Circular
• Na circular não precisa constar o endereço
nem o nome do destinatário, já que se trata
de um comunicado que se dirige a muitas
pessoas.
• O endereçamento e/ou nome do destinatário
deve vir escrito no envelope da circular.

19. Circular

20. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA
ADMINISTRATIVA
• Carta: é o documento que transmiti informações
em uma linguagem formal, sem obedecer ao
processo rígido do ofício. É um dos documentos
comerciais mais utilizados para a transmissão de
informações.

21. Estrutura da Carta Comercial
• A carta comercial obedece a uma estrutura-padrão, que é
seguida por quase todas as organizações, com pequenas
variações:
• 1. Local e data – Cidade onde se localiza a organização que
está enviando a carta e a data em que a carta foi redigida.
• 2. Destinatário – Nome da pessoa que irá receber a carta,
nome e endereço completo da organização.
• 3. Contexto ou assunto – Assunto de que trata a carta.
• 4. Vocativo – Pronome de tratamento para se dirigir a
alguém. Exemplo:
• Prezados Senhores.
• 5. Despedida – Finalização cordial da carta, antes da
assinatura. Exemplo:
• Atenciosamente.
• 6. Assinatura – Assinatura do remetente da carta.

24. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA
ADMINISTRATIVA
• Memorando: é documento interno, que trata de
qualquer assunto de trabalho, utilizada entre
unidades administrativas da mesma instituição, com o
mesmo nível hierárquico ou não, este documento
estabelece uma comunicação rápida somente para
funcionários, sem formalidades.
• Contudo, também não pode ser tão informal ao
ponto de parecer com uma carta social, com beijos
e abraços na despedidas.

25. Estrutura do Memorando
• A estrutura do memorando deve conter:
• O nome ou cargo do destinatário ou a indicação do setor.
• O nome ou cargo do emissor ou o setor que envia.
• Data.
• Assunto.
• A mensagem.
• Saudação final
• A assinatura.

27. Exemplo de Memorando Empresarial Interno.
Memorando nº 10/GS Em 11 de janeiro de 2017.
Ao Gerente da Tesouraria
Assunto: Depósito bancário
Sr. Tesoureiro,
Solicito a gentileza de depositar o valor referente à Nota Fiscal de
nº000213, na conta da Empresa B & S, CNPJ 01.04.907/0002-38,
agência CEF, conta 124-4 até às 18 horas.
Atenciosamente,
Maria Antonia Mariano
Gerente do Setor de Compras

28. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
• Edital: é um documento que comunica ao público
interessado, condições e prazos de forma
amplamente divulgada, deve ser exposto em local de
grande circulação, como por exemplos, órgãos de
imprensa escrita. Edital têm efeitos jurídicos, que
evitam alguém alegar que não estava avisado.

30. Ata
Conceitualmente, define-se ata como um registro das ocorrências
de uma reunião de pessoas para determinado fim.
Estrutura da ata
1. Título;
2. Data, hora e local;
3. Presenças;
4. Convocação (reunião ordinária ou extraordinária);
5. Presença (nome dos presentes ou referência que os identifique);
6. Composição da mesa (nome do presidente e do secretário
escolhidos em assembléia);
7. Ordem do dia (especificação do(s) assunto(s) de que tratará a
reunião);
8. Deliberações (decisões aprovadas em assembléia);
9. Fecho: Nada mais havendo a tratar foi a presente Ata lavrada e
após lida e achada conforme, foi por todos os presentes assinada.

32. JS INSTITUIÇÃO RSA.
CGC 28 685 100/0001-00
ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA 20
Aos oito dias do mês de janeiro de dois e treze e cinco dias, às oito horas, na
sede da empresa na Rua dos Almirantes, número seis, Vila Velha – Espírito
Santo, reuniu-se a diretoria JS Instituição RSA. A reunião foi presidida pela
senhora Ana Serafim e secretariada pela Sra. Maira Rita Sá. Os assuntos em
discussão: decidir sobre o conserto ou troca de uma bomba centrífuga,
alegando ser mais econômico. A Sra. Joana Justo contestou apresentando
orçamento de compra e instalação por R$ 6000,00. Argumentou que este
seria o nono conserto em menos de dois anos. Tania Bandeira concordou que
a compra acarretaria despesa muito grande, mas sugeriu o parcelamento,
caso os juros não fossem muito altos. Foi deliberado por maioria de votos que
procurariam novos orçamentos. Colocada em pauta a admissão de um novo
eletricista, houve unanimidade quanto à urgência da contratação. Nada mais
havendo a tratar, foi encerrada a reunião às dez horas e dez minutos,
lavrando-se a presente ata que, lida e aprovada, vai ser assinada por todos os
presentes. Vila Velha, 08 de janeiro de 2017. Ana Serafim, Presidente da
mesa; Maria Rita Sá, Secretária; Tânia Bandeira, Diretora-presidente; Joana
Justo, Diretora-financeira.
Assinaturas:

33. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
• Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade
provar alguma coisa.
• Atestado é o documento firmado por uma pessoa
favor de outra, atestando a verdade a respeito de
determinado fato.
• Exemplos: sanidade, óbito, bons antecedentes,
boa conduta, os atestados médicos, entre outros.

34. ATESTADO
• A diferença entre uma declaração e um
atestado é que a declaração é dada pelo
cidadão e o atestado por uma autoridade
competente e por ele assinado.

35. Exemplo de Atestado

36. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
• Declaração: Significa a afirmação da existência de um
fato, existência ou não de um direito.
• Tem valor documental e pode ser de vários tipos:
• Para atestar comparecimento, freqüência, realização
de cursos; para atestar recebimentos, pagamentos,
doação; para atestar que profissional atuou no
Estabelecimento, etc.
• Pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas.

37. Declaração
• Observação:
• Segundo SOUZA (2007, p. 29) enquanto o
atestado é redigido por pessoas ou órgão
investido de autoridade para declarar o seu
conteúdo.
• A declaração tem mais força de informação,
pois não necessita do caráter de documento
oficial específico de um órgão ou instituição.
Qualquer pessoa pode redigi-la.

39. Declaração

41. REQUERIMENTO
• É um documento de solicitação redigido e
encaminhado a uma autoridade do serviço
público, no qual o interessado (pessoa física ou
jurídica), depois de fazer a sua qualificação,
solicita à autoridade competente o
reconhecimento de seu direito ou benefício,
de forma concisa e clara, alegando as suas
razões de maneira respeitosa. Também pode
ser chamado de petição.

42. REQUERIMENTO
• Deve conter em sua estrutura o Requerimento :
• Título: a palavra REQUERIMENTO, escrito em letras
maiúsculas e centralizado.
• Abaixo, o cargo a quem é direcionado o documento;
• Petição ou contexto: identificação completa do
requerente, o que se deseja obter e a justificativa do
pedido;
• Fecho: frases de encerramento e assinatura;
• Local e data.

45. Procuração
• É o documento pelo qual uma pessoa ou
outorgante, dá poderes a outras pessoas para
executarem uma operação em seu nome. Os
poderes são mencionados na procuração e
assinalados por ambos.

46. Procuração
• É o instrumento que a pessoa física ou jurídica utiliza para
outorgar poderes a outra, ou seja, conferir mandato.
• Quem passa a procuração é chamado de outorgante e
quem recebe os poderes é chamado de outorgado.
• A procuração pode ser pública ou particular. A pública é
feita em cartório e a particular é feita pela própria pessoa.
• Pode transmitir poderes gerais ou pode especificar
exatamente como o outro pode agir em seu nome e em
quais situações. Para que a procuração tenha valor legal,
todas as assinaturas constantes devem ser reconhecidas
em cartório.

47. Procuração
Estrutura:
a) Título: Procuração
b) Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil,
profissão, CPF e residência do outorgante
(constituinte, mandante) e também do outorgado
(procurador ou mandatário).
c) Finalidade e poderes: parte em que o outorgante
declara a finalidade da procuração em como
autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais
é nomeado.

48. Procuração
d) Data e assinatura do outorgante.
e) Assinatura das testemunhas se houver. Essas
assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura
do outorgante à esquerda.
f) As firmas devem ser reconhecidas em cartório.

51. CERTIDÃO

52. CERTIDÃO

53. CERTIDÃO
• Declaração legal registrada em
livros e papéis oficiais.
• Deve ser feita em papel
timbrado.

56. CERTIFICADO
• Instrumento particular que atesta um
conhecimento adquirido em uma atividade,
função ou cargo.
• Geralmente é confundido com certidão.
Certificado pode ser, por exemplo, de
conclusão de curso.

57. CERTIFICADO
• O certificado tem a obrigatoriedade de certificas
e/ou comprovar que alguém participou de uma
eventualidade, como concerto, simpósio, desfile,
festas, série de estudos, palestras, etc.
• Pode também comprovar algum curso de extensão
cultural, que são cursos que não estão inclusos como
parte integrante ou obrigatório do ensino de
graduação e pós-graduação. Certificados só são
válidos para fins curriculares.

58. CERTIFICADO

59. DIPLOMA
• Diploma é um documento formal, mais oferecido
em cursos profissionalizantes e superior. É
comunicado, enviado ou transmitido por escolas,
faculdades, universidades e outras instituições
de ensino.
• Este documento é registrado em um órgão
competente, ou seja, um local que seja capaz de
registrar esse documento, para que ele seja
reconhecido pelo MEC (Ministério da Educação e
Cultura).

60. DIPLOMA

61. Ordem de Serviço
• Segundo Medeiros (1997) “ordem de serviço é
uma comunicação feita para que seja
executada determinada tarefa”. Em geral,
encerra orientação precisa para execução de
serviços ou cumprimentos de obrigações.

62. Exemplo de ordem de serviço

63. PORTARIA
• Instrução concernente à gestão administrativa
com referência a pessoal (designação, delegação
de competência, admissão, dispensa, elogio,
punição etc) ou à organização e funcionamento
de serviços e, ainda, orientação para a aplicação
de textos legais e disciplinar matéria não
regulada em lei, além de outros atos de sua
competência.

65. TIPOS DE REDAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
• Aviso: é o documento que têm como finalidade
advertir, notificar e regulamentar disposições.
• O aviso procura alertar sobre algo que foi
liberado ou proibido, e que deve ser cumprido,
é importante definir prazos e níveis
hierárquicos que serão atingidos.

66. AVISO
• Meio de comunicação de rotina entre
funcionário e departamento de uma empresa
de maneira simplificada.
• Modelo 1º
• É PROIBIDO FUMAR NESTE RECINTO
• Modelo 2º

68. COMUNICADO
• Maneira pela qual se divulga uma
mensagem para várias pessoas de modo
simples, direto, de fácil entendimento.
Pode ser transmitido por meio de quadro
de avisos, rádio, televisão, cartazes e
jornais etc.

69. COMUNICADO

70. COMUNICADO

71. CONVITE
• O convite é o instrumento pelo qual se faz
uma convocação, pede-se o
comparecimento de alguém ou solicita-se
sua presença no Estabelecimento de
Ensino.
• A convocação corresponde ao convite,
mas tem o sentido de intimação, exigindo
o comparecimento, devendo ser justificado
o não comparecimento. Já o convite é
somente uma solicitação.

73. CONVITE

74. CONVOCAÇÃO

75. CONVOCAÇÃO

76. Relatório
• Definição
• Relatório é o documento elaborado com a
finalidade de apresentar e descrever informações
detalhadas relativas a fatos vivenciados, ouvidos
ou observados, ou historiar a execução de
serviços ou experiências, visando a conclusões ou
decisões.

77. Tipos de Relatório
• Relatório de Estágio
• Trata-se de um texto específico, elaborado por um
especialista no assunto. É o documento que visa
fornecer informações relativas às experiências que
o estagiário adquiriu durante um período
determinado. Deve fornecer informações sobre o
local onde foi realizado o estágio, o período de
duração e as atividades desenvolvidas.

78. Tipos de Relatório
• Relatório de viagem e de participação em eventos
• É o documento que tem por objetivo a
apresentação de informações e experiências
relativas à viagem realizada ou ainda a participação
em algum evento. Deve fornecer informações como
data, destino, duração, participantes, objetivos e
atividades desenvolvidas.

79. Tipos de Relatório
• Relatório administrativo
• É o documento elaborado por um ou vários
membros de uma organização com o objetivo de
relatar a atuação administrativa de uma unidade
ou de toda a organização. Este documento deve
ser submetido é apreciado de uma autoridade
superior, geralmente ao término de um
exercício.

80. Tipos de Relatório
• Relatório de visita técnica
• É o documento que tem por objetivo a
apresentação de experiências e registros
técnicos adquiridos como resultados de uma
visita técnica. Deve fornecer informações sobre
o local onde foi realizada a visita, o período de
duração e as observações feitas pelo visitante.

84. Estrutura básica:
• Para exemplificar esta estrutura básica,
vejamos a seguir o relatório apresentado por
um aluno à professora, informando sobre sua
participação numa palestra ocorrida no
auditório do SENAI.

85. EXEMPLO

87. RELATÓRIO
Revisão
Faça uma releitura antes da redação final para:
• Checar as informações;
• Corrigir os erros gramaticais;
• Eliminar as repetições;
• Cortar o desnecessário.
→ Reveja a redação final do relatório antes da
digitação, pois as primeiras versões nem sempre
são perfeitas, não significando, porém,
despreparo do autor.

88. Formulários
• Formulários: neles são registradas todas as
informações necessárias para as providências
sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou
eletrônica. Podemos citar como exemplos de
formulários: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas
de Controle, Ficha de Inscrição de Matrícula, entre
outros.

90. Formulários

91. Formulários

92. E-mail empresarial
• O e-mail é um meio de comunicação muito
utilizado pelas empresas para transmitir
informações para clientes internos e externos.
• Pelo e-mail recebemos convites, cartas, informes
sobre diferentes eventos ou importantes decisões;
comunicados dos diferentes setores, muitos dos
quais esperam de nós uma resposta.
• Segundo GOLD (2010, p.166) “É um meio mais
moderno e eficaz de fazer chegar com rapidez a
informação”.

93. E-mail empresarial
• Orientações importantes para redação de um e-
mail empresarial:
a) A linguagem empregada deve estar de acordo
com a situação e a cultura interna da empresa.
• Em todos os casos recomenda-se utilizar
vocabulário preciso e uma estrutura lógica, de
acordo com a capacidade de entendimento de
quem vai ler.

94. E-mail empresarial
• Exemplo 1:
Pessoal,
Estou confirmando nossa reunião de sexta-feira,
às 08horas. Não se atrasem, pois temos vários
assuntos para avaliar. Vocês estão sabendo que
as conclusões deverão ser apresentadas à
diretoria na próxima terça-feira, portanto,
tragam já os assuntos estudados.
Um abraço,
Manoela

95. E-mail empresarial
• Exemplo 2:
Equipe,
Estou confirmando nossa reunião de sexta-feira,
às 08 horas. Solicito que não se atrasem, pois
temos vários assuntos para avaliar. Como as
conclusões serão apresentadas à diretoria na
próxima terça-feira, tragam os assuntos
estudados.
Atenciosamente,
Manoela

96. Orientações importantes para redação de um e-
mail empresarial:
b) O campo do assunto deve ser preenchido de modo a
facilitar a organização documental tanto do
destinatário quanto do remetente. Utilize poucas
palavras; palavras demais ficarão confusas quando a
linha do assunto aparece na caixa de e-mail do
destinatário.
Abaixo exemplos de bons campos de assunto:
Assunto: Pedido de entrevista
Assunto: Consulta: “Possíveis nomes do artigo”
Assunto: Resposta ao anúncio em “Mundo dos Escritores”

97. Orientações importantes para redação de um e-
mail empresarial:
c) Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de
confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve
constar da mensagem pedido de confirmação de
recebimento.
d) O vocativo1 - Dependendo do assunto, da formalidade e
do destinatário são possíveis várias formas de saudação.
Exemplo:
Prezado João, Olá, João, Bom dia, João! Caro João.
Caso não conheça o seu correspondente, dirija-se a ele
como o Sr. ou Sra.

98. Orientações importantes para redação de um e-
mail empresarial:
e) Sua mensagem deve ser revisada. Certifique-se de que
não tem erros de ortografia, digitação e gramaticais
antes de colocá-la na internet. Em muitos casos, o seu e-
mail é a primeira impressão que uma empresa associa a
você. Faça com que seja positiva.
f) O fecho deve conciliar com a mensagem. Em e-mails
mais formais, usa-se atenciosamente, e em
mensagens mais informais, dependendo da cultura da
empresa pode-se usar um abraço.

99. E-mail empresarial

100. E-mail empresarial