SECRETÁRIA

1. 1
Prof.ª Esp. Bárbara Franco

2. São aquelas
trocadas entre
empresas ou entre
empresas e pessoas
físicas. 2

3. TIPOS
DE
CORRESPONDÊNCIAS 3

4. Carta Comercial: também chamada de
correspondência técnica, é um documento
com objetivo de executar-se uma
comunicação comercial, empresarial.
Deve ser organizada, com linguagem
correta e impessoal, em papel com timbre
da empresa contendo todos os dados
necessários.
4

5. A redação comercial tem
como características
comuns:
a) clareza: o texto, além
de ser claro, deve ser
objetivo, como forma de
evitar múltiplas
interpretações, o que
prejudica os comunicados e
negócios. 5

6. b) estética: a fim de
causar boa impressão, o
texto deve estar bem
organizado e dentro da
estruturação cabível. Não
pode haver rasuras ou
“sujeiras” impregnadas ao
papel. 6

7. c) linguagem: seja
objetivo: passe as
informações necessárias,
sem ficar usufruindo de
recursos estilísticos. Seja
impessoal, ou seja, não use
de sentimentalismo.
Escreva com simplicidade,
mas observando a norma
culta da língua.
7

8. É muito importante que
haja correção, pois um
possível equívoco pode
gerar desentendimento
entre as partes e
possíveis prejuízos de
ordem financeira.
Como fazer uma carta
comercial? Vejamos a
estrutura que deve ser
seguida:
8

9. 1º passo: O papel deve ter o timbre e/ou
cabeçalho, com as informações necessárias
(nome, endereço, logotipo da empresa).
Normalmente, já vem impresso.
2º passo: Coloque o nome da localidade e
data à esquerda e abaixo do timbre. Coloque
vírgula depois do nome da cidade! O mês
deve vir em letra minúscula, o ano dever vir
junto (2009), sem ponto ou espaço. Use
ponto final após a data. 9

10. 3º passo: Escreva o nome e o
endereço do destinatário à esquerda
e abaixo da localidade e data.
4º passo: Coloque um vocativo
impessoal: Prezado(s)
Senhor(Senhores), Caro cliente,
Senhor diretor, Senhor Gerente, etc.
10

11. 5º passo: Inicie o texto fazendo referência ao
assunto, tais como: “Com relação a...”, “Em
atenção à carta enviada..”, “Em atenção ao
anúncio publicado...”, “Atendendo à
solicitação...”, “Em cumprimento a...”, “Com
relação ao pedido...”, “Solicito que...”,
“Confirmamos o recebimento”, dentre outras.
Evite iniciar com:
“Através desta”,
“Solicito através desta”,
“Pela presente” e similares,
Está claro que o meio de comunicação adotado é a carta.
11

12. 6º passo: Exponha o texto, de forma clara e objetiva.
Pode-se fazer abreviações do pronome de tratamento
ao referir-se ao destinatário: V.Sª.; V. Exa.; Exmo.; Sr.;
etc.
7º passo: Corresponde ao fecho da carta, o qual é o
encerramento da mesma. Despeça-se em tom
amigável: Cordialmente, Atenciosamente,
Respeitosamente, Com elevado apreço, Saudações
cordiais, etc.
Observação: Evite terminar a carta anunciando tal
fato (Termino esta) ou de forma muito direta (Sem mais
para o momento, despeço-me). 12

13. Antes de escrever, organize seu
pensamento, traçando um plano:
• o que vai comunicar;
• a quem;
• como deve transmitir;
• que informações são relevantes.
Quando o papel é timbrado, pode-se suprimir
o local antes da data, uma vez que o
endereçamento completo aparece no pé de
página. 13

14. 14

15. Goiânia, 03 de março de 2009.
Ao diretor
Joaquim Silva
Rua das Amendoeiras, 600
Belo Horizonte – MG
Prezado Senhor:
Confirmamos ter recebido uma reivindicação de depósito no valor três mil reais referente ao mês
de fevereiro. Informamo-lhe que o referido valor foi depositado no dia 1º de março, na agência 0003,
conta corrente 3225, Banco dos empresários. Por favor, pedimos que o Sr. verifique o extrato e nos
comunique o pagamento. Pedimos escusas por não termos feito o depósito anteriormente, mas não
tínhamos ainda a nova conta bancária.
Nada mais havendo, reafirmamos os nossos protestos de elevada estima e consideração.
Atenciosamente,
Amélia Sousa
Gerente comercial
Maria e Cia. Ltda. - Comércio de Utensílios. Av. João, 100 -Goiânia – GO
15

16. Circular: é uma carta destinada a
funcionários de um determinado setor,
remetida pelo chefe da repartição ou do
departamento. Tem o objetivo de transmitir
normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de
delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas.
Tem o nome de circular porque indica a
função de divulgar as informações entre
todos os destinatários.
16

17. Externa: é utilizada para comunicar mudanças de
endereço, abertura de novas filais, alterações de
preços, lançamentos de novos produtos etc.;
Interna: é utilizada para comunicar férias coletivas,
alterações no horário de trabalho, bem como outros
fatos que sejam do interesse de todos dentro da
empresa.
As circulares, por interessarem a várias pessoas ou
empresas, são feitas com cópias de igual conteúdo e
finalidade. Por este motivo, nelas não constam os
dados de identificação do destinatário, os quais
serão subscritos somente nos envelopes.
17

18. Este documento oficial deve ter:
1. Timbre (logotipo do órgão, brasão,
símbolo do departamento);
2. Título e número (circular nº. 02/2009);
18

19. 3. Data (sem a localidade, nome da
cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será
abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome
de tratamento adequado;
19

20. 6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve;
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome
datilografado, com o cargo de quem
assina);
Ao final da página, caso haja necessidade de um
controle maior por parte da administração, pode-se
colocar (em letras menores) as iniciais de quem
redigiu e de quem digitou a circular. Veja o modelo.
20

21. CIRCULAR Nº. 02/09. Em 14 de fevereiro de 2009.
Ementa: Feriado de carnaval
Senhores funcionários:
Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e 25 que,
respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá expediente. Em relação a este
fato, estimo bom descanso a todos.
Atenciosamente,
Joaquim João de Oliveira.
Gerente administrativo
R:ACM
D: CVS
Maria e Cia. Ltda. - Comércio de utensílios. Av. João, 100 -Goiânia – GO
21

22. Memorando:é um aviso por escrito de
caráter interno e administrativo, uma vez que
estabelece a comunicação entre as
unidades, departamentos ou setores de uma
mesma empresa, instituição, órgão.
Pode apresentar algumas finalidades:
1. complementar uma correspondência anteriormente
enviada,
2. expor projetos e ideias,
3. apresentar novas diretrizes, dentre outras.
22

23. É uma carta de tramitação rápida,
simples e eficaz, sem se prender a
burocracias iminentes. O despacho
pode ser realizado na própria folha do
memorando de modo resumido, o que
permite agilidade e transparência no
andamento das decisões tomadas.
23

24. A estrutura, do memorando deve ter
identificação por número, local e data,
assunto, vocativo, texto objetivo e claro,
despedida e destinatário com a menção
do cargo que o mesmo ocupa. A
linguagem é formal. Veja o modelo.
24

25. Memorando Nº. 01/09 Belo Horizonte, ____ de _____ de ______.
Ao Sr. Chefe de Recursos Humanos
Assunto: Desligamento de funcionário
Com base na determinação do próprio funcionário Luciano da Silva, comunicamos que o mesmo foi
desligado, hoje, deste departamento e, portanto, está sob orientação dos senhores para as tramitações
legais.
Atenciosamente,
Chefe administrativo do Departamento de Produção.
Maria e Cia. Ltda. - Comércio de utensílios. Av. João, 100 -Goiânia – GO
25

26. Requerimento:deriva-se do verbo requerer,
de acordo com seu sentido denotativo, significa
solicitar, pedir, estar em busca de algo. E
principalmente, que o pedido seja deferido, ou seja,
aprovado.
Podemos fazer um requerimento a um órgão público,
a um colégio, a uma faculdade, e mais a uma
infinidade de outros destinatários.
É importante sabermos que o requerimento pertence
à chamada redação técnica, pois como todo texto, o
mesmo constitui-se de algumas técnicas específicas
para redigi-lo.
26

27. Quanto à estrutura, ele compõe-se de:
Título da autoridade - A quem se dirige o texto.
Texto
Nome do solicitante
Identificação do solicitante
Exposição do que se quer
Fecho
A fórmula convencional
Local e data
Assinatura
27

28. Observações importantes:
Num requerimento, as expressões “abaixo-
assinado”, “muito respeitosamente” já se tornaram
arcaicas, devem ser abolidas.
O nome do solicitante deve vir acompanhado de
informações que o identifiquem, conforme a natureza
do requerente.
Para se fazer o pedido, pode-se usar uma das
seguintes formas:
Pede a V. S.ª, Solicita a V. S.ª, Requer a V. S.ª
28

29. As fórmulas convencionais de
requerimento admitem as seguintes
variações:
• Pede a aguardar deferimento - P. e A. D.
• Termos em que pede deferimento
• Espera deferimento - E. D.
• Aguarda deferimento - A. D. 29

30. Il.mº. SR. Diretor da Escola Estadual Dom Bosco
(Nome da pessoa que solicita o requerimento), aluna
regularmente matriculada no nono ano do ensino
fundamental desta escola, vem respeitosamente solicitar
a V. Sª a expedição dos documentos necessários à sua
transferência para outro estabelecimento de ensino.
Nestes termos, pede deferimento.
Londrina, 04 de novembro de 2009.
(Assinatura)
30

31. Declaração:pode ser manuscrita em papel
almaço simples (tamanho ofício) ou
digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal,
divide-se nas seguintes partes:
• Timbre – impresso como cabeçalho, contendo o
nome do órgão ou empresa. Atualmente a
maioria das empresas possui um impresso com
logotipo. Nas declarações particulares usa-se
papel sem timbre.
• Título – deve-se colocá-lo no centro da folha, em
caixa alta.
• Texto – deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do
título. Nele deve constar:
31

32. • Identificação do emissor. Se houver vários
emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os
abaixo assinados.
• O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente
do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural.
• Finalidade do documento: em geral costuma-se usar
o termo “ para os devidos fins”, mas também pode-se
especificar: “ para fins de trabalho” , “para fins
escolares” ,etc.
• Nome e dados de identificação do interessado. Esse
nome pode vir em caixa alta, para facilitar a
visualização.
• Citação do fato a ser atestado. Veja o modelo. 32

33. (TIMBRE)
DECLARAÇÃO
Paulo Barbosa de Castro, diretor da Divisão de Transportes da
Empresa de Laticínios Santa Cruz, declara para os devidos fins
que o Sr. ANTÔNIO CARDOSO, portador da cédula de identidade
n° 023.875.773-82, fez parte do nosso quadro de funcionários, no
período de 2 de janeiro de 1990 a 30 de abril de 1996, quando se
efetivou a sua cessão para o Setor Almoxarifado.
Poços de Caldas, 5 de junho de 1996.
Assinatura
33

34. ATA
É um documento que registra
resumidamente e com clareza as
ocorrências, deliberações, resoluções e
decisões de reuniões ou assembleias.
Deve ser redigida de maneira que não
seja possível qualquer modificação
posterior. 34

35. Para que isso deve ser escrita:
- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o
espaço da página);
- sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- números por extenso;
- sem emendas ou rasuras;
- sem uso de corretivo (tipo erro-ex);
- com emprego do verbo no tempo pretérito
perfeito do indicativo (Exemplo: verbo falar: falou,
falaram; verbo discutir: discutiu, discutiram; verbo
comentar: comentou, comentaram). 35

36. - com verbo de elocução para registrar as
diferentes opiniões. Quem redige a Ata não põe
os participantes da reunião a falar diretamente,
mas faz-se intérprete delas, transmitindo ao
leitor o que elas (as pessoas) disseram.
(Exemplo: Em vez de "Inicialmente, eu Manuel
de Araújo, presidente do Centro, determino a
sra. vice-presidente, que apresente o calendário
que fizemos para que os presentes o
conheçam." 36

37. Deve ser redigida assim: "Inicialmente o sr.
Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, sra.
Maria de Souza, que apresentasse o calendário
elaborado para que os presentes tivessem seu
conhecimento.)"
Se o relator (secretário) cometer um erro, deve
empregar a partícula retificativa digo, como neste
exemplo: "Aos dez dias do mês de dezembro,
digo, de janeiro, de dois mil e quatro...".
Quando se constatar erro ou omissão depois de
lavrada a ata, usa-se em tempo. Exemplo: "Em
tempo: Onde se lê senhor janeiro, leia-se
fevereiro".
37

38. MODELO DE ATA
Data, horário, local e objetivos:
Aos vinte e três dias do mês de janeiro de dois mil e quatro, com início às vinte horas, na sala
de reuniões do Centro Espírita Amigos de Jesus, sito à na Rua Euclydes de Oliveira, número
trezentos e vinte e cinco, Ribeirão Preto, realizou-se uma reunião administrativa da diretoria do
Centro, com o objetivo de preparar o calendário de atividades para o ano de dois mil e quatro.
O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes:
A reunião foi presidida pelo presidente do Centro, sr. Manuel de Araújo, tendo como secretária a
sra. Joaquina da Silva. Contou com a participação de doze diretores e três conselheiros.
Relato da reunião propriamente dita:
Inicialmente, o sr. Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, sra. Maria de Souza, que
apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento. Foi
esclarecido que a meta, do ano em curso, é divulgar por todos os meios a Doutrina Espírita,
tanto em atividades internas como externas. Após ouvidas variadas sugestões, o presidente da
reunião solicitou fosse votado o calendário apresentado, submetido às sugestões oferecidas,
para que se chegasse a um consenso, o qual seria, posteriormente, divulgado no próprio
Centro, bem como no Jornal Verdade e Luz, mantido pelo órgão de unificação dos espíritas da
cidade e região de Ribeirão Preto. Após debatidas as sugestões apresentadas, obteve-se,
democraticamente, a uma conclusão, que considerada excelente.
Encerramento:
Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que assinada por mim, Joaquina da
Silva, secretária, pelo presidente da reunião e pelos demais presentes.
38

39. Recibo
A comprovação de pagamentos ou
entrega de objetos entre pessoas físicas
ou mesmo jurídicas se faz, geralmente,
por meio de um recibo.
Modelo de recibo: 39

40. RECIBO
Recebi do
Sr._________________________________________________
__,
portador de RG____________________ e CPF
____________________a importância de R$ __________(
_________________________), referente à venda de
___________________________________________________
marca ___________________________ , modelo
_____________conforme, Nota Fiscal nº _______________ em
anexo.
Assinatura
Nome: ______________________________
RG: _______________________________
CEP________________________________
Londrina, ____ /_________________/ _______
Obs.: Firma reconhecida
40

41. Abreviaturas mais usuais na
Correspondência Empresarial
aos cuidados
apartamento
Avenida
Artigo
Assinado
Caixa
Capítulo
Citação
Código
companhia
com cópia
confere, confira,
conforme
a/c ou A/C
ap. ou apart.
Av.
Art.
(a)
cx.
cap.
Cit.
Cód.
Cia.
c/c
cf.
conta corrente
crédito
decreto
desconto
documento
em mãos
endereço telegráfico
exemplo
folha., folhas
grama (s)
idem
Índice
Companhia
nesta cidade
Observação
c/c
créd.
Dec.
Desc.
Doc.
E.M.
End. Tel.
Ex.
Fl. Fls.
g
id.
Índ.
Cia
N/C
Obs.
41

42. PRONOMES
DE TRATAMENTO
São pronomes usados no trato
com as pessoas, conforme a
categoria destas, usamos
expressões mais ou menos
cerimoniosas.
Alguns pronomes de
tratamento: 42

43. Você (V): no tratamento de pessoas do nosso
nível
Senhor (Sr.); Senhora (Sr.ª): tratamento
respeitoso
Senhorita (Srta.): para moças solteiras
Vossa Senhoria (V.S.ª); Vossas
Senhorias (V.S.as): para pessoas de
cerimônia (muito usado em cartas comerciais)
Vossa Excelência (V.Ex.ª) Vossas
Excelências (V.Ex.as): para altas autoridades
43

44. Vossa Reverendíssima (V.Rev.ª): para
padres, pastores
Vossa Eminência (V.Em.ª): para
cardeais, bispos
Vossa Santidade (V.S): para o papa
Vossa Majestade (V.M.): para reis,
rainhas
Vossa Alteza (V.A .): para príncipes,
princesas, duques
Meritíssimo (M.): para juízes
Doutor (Dr.): para pessoas de curso
superior em geral, médicos e advogados.
44

45. S I G L A S
CAN = Correio Aéreo Nacional
CDB = Certificado de Depósito Bancário
CEP = Código de Endereçamento Postal
CEEBJA= Centro Estadual de Educação
Básica de Jovens e Adultos
CES = Centro de Estudos Supletivos
CGC = Cadastro Geral dos Contribuintes
CNPJ= Cadastro Nacional de pessoas
jurídicas
CIC = Cadastro de Identificação do
Contribuinte
45

46. CPI = Comissão Parlamentar de Inquérito
CUT = Central Única dos Trabalhadores
DNER = Departamento Nacional de Estradas
de Rodagem
EMBRATEL = Empresa Brasileira de
Telecomunicações
FBI = "Federal Bureau of Investigation"
(Serviço Federal de Investigação)
FGTS = Fundo de Garantia por Tempo de
Serviço
46

47. FIFA = "Fedération Internationale de Foot-Ball
Association" (Federação Internacional de Futebol
IBGE = Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatística
IBOPE = Instituto Brasileiro de Opinião Pública e
Estatística
ICMS = Imposto Sobre Circulação de
Mercadorias e Serviços
ONU = Organização das Nações Unidas
PROCON = Procuradoria e Defesa do
Consumidor
RG = Registro Geral
47

48. SEED = Secretaria de Estado de Educação
SENAC = Serviço Nacional de Aprendizagem
Comercial
SENAI = Serviço Nacional de Aprendizagem
Industrial
SESI = Serviço Social da Indústria
SESC - Serviço Social do Comércio
SPC = Serviço de Proteção ao Crédito
SINE = Sistema Nacional de Emprego
UF = União Federativa ( = Estado )
UNICEF = "United Nations International Children's
Emergency Fund”( Fundo Internacional de
Emergência das Nações Unidas em prol da
Criança).
48

49. 49